Bahan Ajar Manajemen Arsip Vital Dan Bentuk Khusus Oleh Dra. Ngesti Lestari, M.si, Dra. Sri Indrahti, M.hum, Dr. Haryono Rinardi, M.hum.

BAHAN AJAR
MANAJEMEN ARSIP VITAL

DAN BENTUK KHUSUS
Oleh :
1. Dra. Ngesti Lestari, M.Si.
2. Dra. Sri Indrahti, M.Hum.
3. Dr. Haryono Rinardi, M.Hum.
SEKOLAH VOKASI
PROGRAM DIPLOMA IV KEARSIPAN
UNIVERSITAS DIPONEGORO
2019
i | Manajemen dan Praktik Sistem Kearsipan
BAHAN AJAR
MANAJEMEN ARSIP VITAL

DAN BENTUK KHUSUS
Oleh :
1. Dra. Ngesti Lestari, M.Si.
2. Dra. Sri Indrahti, M.Hum.
3. Dr. Haryono Rinardi, M.Hum.
SEKOLAH VOKASI
PROGRAM DIPLOMA IV KEARSIPAN
UNIVERSITAS DIPONEGORO
2019
Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus | i

KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, taufik dan
hidayahNya sehingga “Bahan Ajar Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus” dapat
diselesaikan.
Modul ini materinya diambil dari Buku Ajar Sistem Kearsipan (2008) dan
disempurnakan dalam bentuk modul Sistem Kearsipan (2016).
Sehubungan dengan perubahan struktur kelembagaan mulai tahun akademik 2017 DIII
Kearsipan masuk dalam sekolah vokasi Universitas Diponegoro, maka kurikulumnya
mengalami perubahan sehingga mata kuliah “Sistem Kearsipan” berubah namanya menjadi
“Manajemen dan Praktik Sistem Kearsipan” dengan SKS yang sama yaitu 3 sks, ditawarkan
pada semester genap.
Kami menyadari bahwa “Bahan Ajar Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus” ini
masih banyak kekurangannya, sehingga kritik dan saran yang bersifat membangun sangat
kami harapkan demi kesempurnaannya.
Semarang, 9 Agustus 2019

Penulis
Dra. Ngesti Lestari, M.Si.
ii | Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ...................................................................................................... i

KATA PENGANTAR .................................................................................................... ii
DAFTAR ISI ............................................................................................................ iv
ARSIP DINAMIS VITAL ............................................................................................. 1

A. Pengantar ............................................................................................................ 1
B. Pengertian Arsip Dinamis Vital .......................................................................... 1
C. Identifikasi dan Analisis Arsip Dinamis Vital .................................................... 2
D. Analisis Risiko .................................................................................................... 6
E. Metode Perlindungan Arsip Dinamis Vital ........................................................ 8
F. Transfer Arsip Dinamis Vital dan Prosedur Penyimpanan ................................. 10
G. Perlindungan Arsip Dinamis Elektronik Vital .................................................... 11
H. Pedoman Perlindungan Arsip Dinamis Vital ...................................................... 15
I. Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Arsip Vital ............................... 15
J. Identifikasi Dokumen/Arsip Vital Negara .......................................................... 17
K. Perlindungan dan Pengamanan Dokumen/Arsip Vital Negara .......................... 22
L. Penyelamatan dan Pemulihan Arsip Vital .......................................................... 24
M. Program Arsip Vital ............................................................................................ 27
N. Arsip Bentuk Khusus .......................................................................................... 35
O. Penataan Arsip Foto ............................................................................................ 39
P. Arsip Film ........................................................................................................... 44
Q.
Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus | iii

ARSIP DINAMIS VITAL
A. Pengantar
Badan korporasi maupun perorangan perlu menyimpan arsip dinamis yang dianggap
penting bagi kegiatan masing-masing. Karena arsip dinamis dan informasi semakin
penting demi kelangsungan hidup badan korporasi, maka perlu perhatian lebih banyak
demi keamanan serta keutuhan isi arsip dinamis karena arsip dinamis asli yang rusak
tidak dapat diperbaiki. Harga arsip dinamis tidak dapat dinilai dengan uang, namun
kerugian akibat rusaknya arsip dinamis tidak dapat dihitung dengan uang. Misalnya
kontrak dagang, tagihan, rencana strategis, atau daftar gaji yang hilang atau musnah akan
mengakibatkan mandegnya jalannya roda badan korporasi. Arsip dinamis umumnya tidak
diasuransikan atau seringkali ditaksir nilainya di bawah nilai sesungguhnya. Bila arsip
dinamis inventaris rusak, badan korporasi akan sulit mengajukan klaim asuransi.
B. Pengertian Arsip Dinamis Vital

Arsip dinamis vital atau vital records adalah arsip dinamis yang penting bagi kegiatan
badan korporasi. Arsip dinamis vital disebut juga arsip dinamis kelas 1. Arsip dinamis
vital dapat berwujud berbagai media seperti copy makas (hard copy), media magnetis,
mikrobentuk atau bentuk mikro (microform), atau cakram optik (optical disc). Arsip
dinamis vital dapat berupa arsip dinamis aktif ataupun inaktif. Contoh arsip dinamis vital
inaktif adalah anggaran dasar badan korporasi, yang mungkin saja disimpan di arsip
dinamis badan korporasi. Apa pun bentuk medianya maupun tingkat hidupnya, informasi
yang terekam dalam arsip dinamis vital diperlukan demi kelangsungan hidup badan
korporasi.
Program perlindungan arsip dinamis vital mengidentifikasi apa saja yang dicakup
oleh arsip dinamis vital, prosedur penyimpanan, atau prosedur penyimpanan duplikat
arsip dinamis di tempat yang aman. Program arsip dinamis vital adalah metode
pemilihan, perlindungan secara sistematis serta menyediakannya dalam waktu darurat
berupa : (1) arsip dinamis yang dianggap mutlak untuk kepentingan badan korporasi
termasuk tanggung jawabnya dalam keadaan darurat; (2) arsip dinamis yang diperlukan
untuk melindungi hak seseorang serta pemerintah, dan (3) arsip dinamis yang mutlak
perlu untuk pembangunan kembali badan korporasi.
Salah satu bagian inventarisasi arsip dinamis ialah identifikasi arsip dinamis vital.
Selama proses penaksiran (appraisal) hanya arsip dinamis yang mutlak dan perlu bagi
kelangsungan kegiatan badan korporasi saja yang dipilih sebagai arsip dinamis vital.
Biasanya arsip dinamis vital berjumlah antara 3-5 persen dari arsip dinamis yang
disimpan badan korporasi. Untuk mampu memilih arsip dinamis vital, manajer arsip
dinamis harus mengetahui fungsi arsip dinamis dan wawasan tentang siklus hidup arsip
dinamis.
C. Identifikasi dan Analisis Arsip Dinamis Vital

1. Analisis Badan Korporasi
Sebelum menentukan program pengamanan yang komprehensif perlu melakukan
kajian terhadap badan korporasi dan fungsi vital badan korporasi. Hal ini dilakukan
dengan memeriksa bagan badan korporasi. Fungsi vital badan korporasi mungkin
berupa fungsi administrasi, keuangan, penelitian dan pengembangan, sumber daya
manusia, pemasaran, penjualan, atau manufakturing. Dalam menentukan kegiatan
operasional badan korporasi, peraturan perundang-undangan mungkin dapat
membantu identifikasi fungsi utama badan korporasi. Misalnya badan korporasi yang
bergerak dalam bidang real property dapat diidentifikasi arsip dinamis vital
berdasarkan ketentuan real property yang dikeluarkan oleh pemerintah. Pada
dasarnya pertanyaan yang diajukan ialah “Informasi dan/atau arsip dinamis apakah
yang diperlukan guna melanjutkan kegiatan badan korporasi setelah terjadi bencana”.
Pertanyaan tersebut berlaku untuk perorangan dan badan korporasi, baik swasta
maupun pemerintah.
2. Klasifikasi Arsip Dinamis Vital

Hingga saat ini belum ada ketentuan pemerintah Indonesia menyangkut arsip
dinamis vital. Sebagai contoh berikut ini klasifikasi arsip dinamis vital dari National
Fire Protection Association Amerika Serikat.
2 | Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus

Tabel 1. Klasifikasi Arsip Dinamis
Kelas Definisi Contoh Saran Pengamanan
Kelas 1 Arsip dinamis dinamis Tagihan Lemari tahan api
(Vital) (arsip dinamis) yang vital Inventaris Khasanah tahan api
bagi kelanjutan badan Kontrak
korporasi. Arsip dinamis ini Materi kreatif
tidak dapat diganti dengan Dokumentasi
arsip dinamis lain karena Penelitian
merupakan bukti
kepemilikan, status hukum,
dan status keuangan. Arsip
dinamis vital umumnya
disimpan di tempat
penyimpanan arsip dinamis
aktif.
Kelas 2 Arsip dinamis dinamis Tagihan Lemari besi

(Penting) (arsip dinamis) yang Pengarahan
perlukan untuk Daftar Gaji
kelangsungan hidup badan
korporasi. Walaupun arsip
dinamis ini dapat diganti
atau direproduksi namun
memerlukan biaya serta
waktu. Arsip dinamis
penting dapat disimpan di
penyimpanan arsip dinamis
aktif atau inaktif.
Kelas 3 Arsip dinamis dinamis Pernyataan Filing Cabinet

(Bermanfaat) (arsip dinamis yang bank (bank
dibutuhkan demi statement)
kelangsungan operasi badan Korespondens
korporasi. Walaupun arsip
dinamis ini tergantikan
namun kehilangannya akan
menyebabkan kemandegan
sementara.
Kelas 4 Arsip dinamis yang tidak Permintaan Gunakan kemudian

(Tidak memiliki nilai dimusnahkan yang sudah musnahkan
penting) dijawab
Iklan
Pengumuman
Pada klasifikasi di atas, arsip dinamis badan korporasi dibagi menjadi arsip
dinamis vital, penting, bermanfaat, dan tidak penting. Arsip dinamis vital merupakan
Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus | 3

arsip dinamis yang diperlukan bagi badan korporasi guna kelangsungan hidup badan
korporasi. Musnahnya arsip dinamis vital akan menyebabkan badan korporasi tidak
dapat beroperasi. Contoh arsip dinamis vital berbeda antara satu badan korporasi
dengan badan korporasi lain atau antara badan dengan badan lain. Contoh umum
arsip dinamis vital ialah account receivable, hak cipta, paten, saham, surat piutang,
daftar pajak, daftar pemegang saham, kontrak, notulen pertemuan pimpinan puncak,
dan sewa kontrak. Arsip dinamis vital terdapat di semua bagian badan korporasi.
Arsip dinamis penting merupakan arsip dinamis yang diperlukan untuk
melanjutkan kegiatan badan korporasi. Arsip dinamis penting dapat diganti namun
memerlukan biaya yang mahal. Waktu dan tenaga yang digunakan untuk mengganti
arsip dinamis ini tidaklah murah. Arsip dinamis penting mencakup account payable,
inventaris, catatan nasabah, catatan produksi, pemesanan, dan daftar gaji. Banyak
dari arsip dinamis ini berkaitan dengan kegiatan sehari-hari.
Arsip dinamis yang bermanfaat adalah arsip dinamis yang diperlukan agar
kegiatan badan korporasi tidak terganggu, disebut pula arsip dinamis kelas 3. Arsip
dinamis yang bermanfaat dapat dibuatkan salinan atau reproduksi, walaupun
demikian kehilangan arsip dinamis yang bermanfaat akan menyebabkan terjadinya
gangguan. Contoh arsip dinamis yang bermanfaat adalah rekening bank, surat
lamaran, dan korespondensi umum. Arsip dinamis bermanfaat biasanya merupakan
bahan referens (rujukan) yang memiliki nilai terbatas bagi badan korporasi. Arsip
dinamis vital dan penting dapat turun derajat menjadi arsip dinamis bermanfaat bila
informasi yang terekam dalam arsip dinamis vital dan penting sudah ketinggalan
zaman atau tergantikan oleh informasi yang lebih mutakhir.
Arsip dinamis tidak penting merupakan arsip dinamis yang tidak memiliki
nilai bagi badan korporasi, disebut pula arsip dinamis kelas 4. Contoh arsip dinamis
tidak penting adalah permintaan yang telah dijawab, iklan dan pengumuman. Arsip
dinamis tidak penting tidak punya nilai retensi atau nilai gunanya bagi badan
korporasi telah habis.
Klasifikasi informasi yang ada pada arsip dinamis dilakukan berdasarkan
pedoman yang ada atau berdasarkan survei. Senarai arsip dinamis vital dibuat dengan
menggunakan jadwal retensi dan pemusnahan serta pertimbangan fungsi vital dari
masing-masing bagian dalam sebuah badan korporasi, organisasi, atau badan. Setiap
jenis arsip dinamis vital diberi kode identifikasi. Kode identifikasi ini nanti

digunakan untuk menyusun daftar arsip dinamis vital serta merunut keberadaan arsip
dinamis.
Berikut ini contoh lain tentang arsip dinamis yang secara potensial dianggap
vital.
Polis dan jadwal asuransi Daftar inventaris

Notulen pertemuan pimpinan Dokumen hukum
Dokumen kebijakan intern Kontrak pinjaman
Catatan laboratorium Surat jaminan utang
Catatan produksi Daftar gaji
Skala gaji Arsip dinamis personalia
Laporan tahunan Arsip dinamis kesejahteraan karyawan
Laporan rekening bank Catatan penelitian
Hak cipta Sekuritas
Akte notaris Surat pengisian pajak
Kontrak Laporan teknik
Perangkat lunak komputer Kontrak sewa
Buku kas induk terutang
Tabel 2. Arsip Dinamis Vital

Pentingnya jenis arsip dinamis vital
Kelas Contoh
bagi badan korporasi
Kelas 1 Tanpa arsip dinamis ini, badan Notulen rapat pimpinan
Vital korporasi tidak dapat beroperasi, arsip Accounts receivable
dinamis yang memberikan bukti status Spesifikasi produksi
hukum badan korporasi, melindungi
aset dan kepentingan badan korporasi,
nasabah serta pemeham sahamnya.
Sifatnya tidak tergantikan.
Kelas 2 Penting bagi kelangsungan badan Pedoman prosedural

Penting korporasi. Accounts receivable
Dapat direproduksi dari sumber asli
namun memerlukan biaya tinggi.
Kelas 3 Kehilangan arsip dinamis akan Surat-menyurat

Bermanfaat menyebabkan gangguan terhadap
badan korporasi.
Sifatnya tergantikan.
Kelas 4 Tidak ada nilai mutakhirnya. Surat edaran tentang

Tidak penting Seharusnya dimusnahkan. kegiatan yang telah
berjalan.
Iklan.
Sumber : Disesuaikan dari Fire Protection Handbook 15th ed. 1981 oleh penulis.

3. Volume Ruang Penyimpan Arsip Dinamis Vital
Kemudian mungkin timbul pertanyaan berapa meter persegikah yang diperlukan
untuk menyimpan arsip dinamis. Hal ini terpulang pada masing-masing badan
korporasi yang melakukan survei masing-masing. Misalnya berapakah kemampuan
filing cabinet atau file drawer atau berapakah luas yang diperlukan untuk satu filing
cabinet. Dari total luas ruangan yang diperlukan untuk menyimpan arsip dinamis,
berapa persenkah yang diperlukan untuk arsip dinamis kelas 1? Berapakah yang
diperlukan untuk arsip dinamis kelas 2 dan kelas 3. Apakah tindakan badan korporasi
terhadap arsip dinamis kelas 4?
4. Ruang Penyimpan Arsip Dinamis yang Telah Diinventaris
Setelah arsip dinamis diinventaris, kemudian dibuat klasifikasi, berapakah ruang
yang tersedia untuk masing-masing kelas? Bagaimanakah laju pertumbuhan arsip
dinamis untuk masing-masing kelas? Bagaimanakah laju transfer ataupun laju
pemusnahan bagi masing-masing kelas? Berapakah total ruangan yang diperlukan
bila alokasi total ruangan termasuk juga arsip dinamis baru dan arsip dinamis yang
ditransfer?
5. Perlindungan Untuk Penyimpanan Arsip Dinamis yang Aman
Penentuan dan jenis perlindungan yang diperlukan tergantung pada hasil survei. Jenis
penyimpanan diukur berdasarkan uji coba pada kondisi kebakaran.
Setiap arsip dinamis yang tidak tersimpan di lemari, lemari besi, atau lemari
terisolasi merupakan bahaya terbakar tanpa memandang cara menyimpan, lokasi
penyimpanan, maupun media arsip dinamis. Adanya kecenderungan
memaksimumkan ruangan dengan menyimpan arsip dinamis di lemari terbuka
merupakan bahaya karena letaknya yang berdekatan dapat menyebabkan percepatan
penjalaran api. Semakin tinggi rak penyimpan arsip dinamis, semakin sempit gang
antara lemari, maka semakin cepat api menjalar. Media magnetik, kotak polystyrene,
dan gulungan polystyrene bila terbakar akan menimbulkan kobaran api.
D. Analisis Risiko
Seringkali masalah penyimpanan arsip dinamis ini diabaikan, termasuk juga oleh pucuk
pimpinan. Untuk menghitung analisis risiko kerusakan, cara yang objektif ialah
menghitung biaya bagi badan korporasi, badan, atau organisasi bila arsip dinamis vital
rusak total. Bila arsip dinamis vital itu musnah, maka berapa lamakah waktu yang

diperlukan untuk menyusun kembali informasi yang tercantum pada arsip dinamis
informasi? Berapakah biayanya? Berapa lama waktu yang tidak produktif digunakan
untuk merunut informasi yang hilang itu? Berapakah kontrak yang hilang dan berapakah
nilai rupiahnya?
Semua biaya yang dikeluarkan akibat kehilangan arsip dinamis vital harus
dijumlah dan proses yang sama juga dilakukan pada jenis arsip dinamis lainnya. Semua
biaya yang dikeluarkan akibat kehilangan semua arsip dinamis harus dihitung dan
dijumlah. Jumlah total akan lebih tinggi daripada perkiraan semula. Untuk Indonesia
belum ada kajian menyangkut badan korporasi yang bangkrut karena arsip dinamisnya
hilang. Di amerika Serikat ternyata 35% badan korporasi bangkrut karena arsip
dinamisnya hilang. Ini membuktikan pentingnya perlindungan bagi arsip dinamis vital.
1. Kebakaran
Walaupun banyak ancaman terhadap keamanan arsip dinamis, ancaman terbesar
berasal dari kebakaran. Kerusakan yang timbul dapat berasal dari api atau air untuk
memadamkan api maupun busa kimiawi untuk memadamkan api. Di Jakarta setiap
tahun terjadi puluhan kali kebakaran, yang menimpa daerah permukiman maupun
daerah perkantoran. Hal tersebut berakibat banyak arsip dinamis yang terbakar.
Lebih-lebih lagi kini di Jakarta semakin banyak pencakar langit sedangkan di segi
lain kemampuan dinas kebakaran tidak mampu mengimbangi pembangunan gedung
tingkat tinggi. Bila terjadi kebakaran, peluang terbesarnya adalah kantor beserta arsip
dinamis yang ada akan musnah. Sebagai contoh kebakaran gedung Sarinah di Jakarta
tahun 1984, insiden Juni 1996, atau kerusuhan bulan Mei dan November 1998 yang
merusak banyak gedung beserta arsip dinamisnya.
Di Indonesia belum ada ketentuan perundang-undangan yang mewajibkan
persetujuan Dinas Pemadam Kebakaran pada gambaran arsitektur dan cetak biru
gedung, mulai dari pemancangan baru pertama sampai ke penyelesaian gedung. Bila
hal itu dilakukan mungkin gedung yang baru dibangun akan memiliki ketahanan api
yang lebih baik dan sistem deteksi awal kebakaran yang lebih dini daripada gedung-
gedung sebelumnya. Pengawasan berkala oleh Dinas Pemadam Kebakaran terhadap
gedung juga perlu dilaksanakan. Kalau dilihat dari segi arsip dinamis vital,
pemeriksaan juga dilakukan terhadap ruangan penyimpan arsip dinamis vital.

2. Air dan Gangguan Lainnya
Banjir dapat menyebabkan kerusakan arsip dinamis. Kerusakan lain akibat adanya
gempa bumi, angin, pipa bocor, lumut, tikus, serangga, debu, pencurian bahkan juga
vandalisme.
E. Metode Perlindungan Arsip Dinamis Vital

Arsip dinamis yang diperlukan bagi kelangsungan badan korporasi, badan, atau
organisasi harus diamankan. Program pengamanan dan perlindungan melibatkan seluruh
struktur badan korporasi sehingga biayanya mahal serta makan waktu. Arsip dinamis
vital terdapat pada setiap bagian yang berkaitan dengan masalah hukum, keuangan, dan
operasional. Karena perlindungan dan pengamanan arsip dinamis vital melibatkan banyak
orang sekaligus menjamin agar badan korporasi, badan, atau organisasi tetap beroperasi,
maka program perlindungan sebaiknya merupakan bagian sistem arsip dinamis total.
Seringkali ada pegawai yang bertanya mengapa program pengamanan arsip dinamis vital
lebih penting daripada asuransi. Jawabannya adalah kelanggengan arsip dinamis vital
menjamin kelangsungan hidup badan korporasi sedangkan asuransi baru dibayar kalau
ada bencana.
1. Duplikasi atau Penggandaan
Duplikasi adalah metode pembuatan turunan dokumen asli. Untuk menentukan bahwa
duplikasi merupakan sarana pencegahan, hal yang perlu diperhatikan adalah :
a. Bentuk duplikat
Duplikat dapat mengambil bentuk kertas copy, gulungan, mikrofilm, mikrofis,
pita magnetik, atau media lain yang digunakan badan korporasi. Penentuan jenis
media dilakukan berdasarkan keperluan badan korporasi, perlengkapan, dan
fasilitas yang tersedia. Misalnya jika membuat duplikat dalam bentuk mikrofilm
namun tidak tersedia microreader (alat baca mikrofilm), maka inventasi tersebut
sia-sia belaka.
b. Apakah duplikatnya masih ada
Bila duplikatnya masih ada, bagaimanakah bentuknya dan di manakah
penyimpanannya?
c. Kapan saatnya membuat duplikat
Pembuatan duplikat dilakukan pada saat arsip dinamis diciptakan atau pada saat-
saat tertentu. Keputusan ini berkaitan dengan tempat pembuatan duplikat. Bila

duplikat dibuat pada waktu penciptaan arsip dinamis, maka perlu kendali tentang
pembuatan duplikat. Bentuk duplikat yang lazim pada saat penciptaan arsip
dinamis adalah dalam bentuk kertas. Bila duplikat dibuat pada saat-saat tertentu,
bentuk duplikat tidak perlu dalam bentuk kertas, dapat saja dalam media lain
seperti mikrofilm.
d. Di mana pembuatan duplikat
Bila pembuatan duplikat dilakukan di luar kantor, perlu disediakan perlengkapan.
Setelah duplikat dibuat, perlu perhatian terhadap akses pada duplikat.
e. Berapa kali pemutakhiran (updating) dilakukan
Untuk meremajakan arsip dinamis sebaiknya dibuatkan jadwal pemutakhiran.
Selang waktu antara satu pemutakhiran dengan pemutakhiran berikutnya
berimbas pada rekonstruksi arsip dinamis setelah terjadi bencana. Misalnya bila
arsip dinamis diremajakan setiap enam bulan sekali, maka seluruh data harus
dikumpulkan selama enam bulan atau dua kali setahun untuk menyusun arsip
dinamis sesuai dengan basis arsip dinamis dewasa ini.
Dalam masalah duplikasi seringkali timbul pertanyaan kapan arsip dinamis
asli digunakan dan kapan duplikat digunakan. Bila arsip dinamis vital merupakan
arsip dinamis aktif, maka pemakai biasanya menggunakan dokumen sumber (arsip
dinamis dinamis {arsip dinamis} asli) sedangkan duplikatnya disimpan di tempat lain.
Contoh arsip dinamis vital yang merupakan arsip dinamis aktif adalah accounts
receivable, kontrak mutakhir, dan karya kreatif yang sedang berlangsung. Arsip
dinamis vital asli disimpan sedangkan yang digunakan adalah duplikatnya. Contoh
arsip dinamis vital inaktif adalah anggaran badan korporasi, notulen pertemuan
pemegang saham, dan karya kreasi yang sudah selesai.
Berbagai badan korporasi menyadari perlunya perlindungan terhadap duplikat
serta penyimpanan yang bebas dari gangguan. Dalam hal ini dikenal istilah “risiko
minimum” artinya risiko ditekan serendah mungkin namun tidak mungkin mencapai
100% bebas risiko. Oleh karena itu, beberapa badan korporasi berupaya menyimpan
duplikat arsip dinamisnya di tempat yang dianggapnya aman. Sebagai contoh arsip
dinamis keuangan Wall Street New York, dibuatkan mikrofilm-nya, kemudian
disimpan di ladang garam di negara bagian Utah, disimpan di khasanah bawah tanah.
Sebuah badan korporasi yang berkaitan dengan pembuatan data bibliografi (data
tentang buku dan sejenisnya) menyimpan datanya di pegunungan di Colorado,
Amerika Serikat yang konon tahan ledakan bom atom terkecuali bila terkena

langsung! Untuk Indonesia, beberapa departemen dan bank menyimpan arsip
dinamisnya di gedung khusus yang berada di luar kota termasuk menyimpan di
berbagai commercial records centre.
2. Pemencaran
Dengan cara ini, copy dokumen asli disebarkan kepada pihak dalam maupun luar.
Biasanya metode penyebaran dilakukan untuk media berupa kertas. Untuk
pemencaran intern, copy diberikan kepada orang yang berminat terhadap dokumen
tertentu. Arsip dinamis ekstern dilakukan bila informasi dikirim ke pihak luar.
Misalnya bila rekening bank hilang, maka badan korporasi dapat minta tembusan
kepada bank yang bersangkutan atau badan korporasi asuransi dapat memberikan
duplikat.
F. Transfer Arsip Dinamis Vital dan Prosedur Penyimpanan

Rencana perlindungan arsip dinamis vital memerlukan prosedur pemindahan dan
penyimpanan. Prosedur pindah simpan mencakup senarai (daftar) induk arsip dinamis
vital, transfer arsip dinamis vital, prosedur penanganan arsip dinamis, serta pendidikan
keselamatan.
1. Senarai Induk Arsip Dinamis Vital
Setelah mengindentifikasi arsip dinamis vital, langkah berikutnya adalah pembuatan
senarai induk arsip dinamis vital untuk masing-masing bagian. Senarai ini
mengidentifikasi arsip dinamis vital untuk masing-masing bagian serta memberikan
informasi mengenai prosedur melindungi arsip dinamis. Tidak ada senarai yang baku
namun pada umumnya sebuah senarai induk memuat nama bagian, lokasi
penyimpanan, jumlah halaman, kode identifikasi arsip dinamis vital, nama arsip
dinamis vital, periode retensi, bagian yang menciptakan arsip dinamis, perlindungan
arsip dinamis vital, dan instruksi perlindungan. Himpunan senarai induk disimpan di
pusat arsip dinamis vital.
2. Transfer Arsip Dinamis Vital
Badan korporasi harus menentukan prosedur transfer dan perlindungan arsip dinamis
vital serta menyebarkannya ke semua bagian. Arsip dinamis vital dipindah ke pusat
arsip dinamis secara ajeg, misalnya harian, mingguan, atau bulanan. Di setiap bagian
ditunjuk petugas yang bertanggung jawab atas transfer arsip dinamis vital ke pusat
arsip dinamis sesuai dengan prosedur. Guna menjamin ketepatan transfer maka dibuat

slip deposit arsip dinamis vital yang akan digunakan bagi semua transfer. Slip ini
menyebutkan transaksi dengan menyertakan nama badan, deskripsi arsip dinamis,
media deposi, nomor kendali, dan instruksi pemusnahan.
3. Prosedur Penanganan Arsip Dinamis
Prosedur yang disusun mengenai arsip dinamis vital hendaknya menyertakan
prosedur penanganan arsip dinamis dalam situasi normal, selama kondisi yang buruk
dan kondisi pasca kondisi buruk. Prosedur tersebut mencakup :
a. Bila terjadi bencana selama jam kerja, maka arsip dinamis harus dikembalikan ke
tempat semula bila mungkin ke dalam berkasnya. Untuk menangani masalah
tersebut harus ditunjuk petugas yang bertanggung jawab.
b. Arsip dinamis yang digunakan namun biasa disimpan di lemari besi atau brankas
harus dikembalikan ke tempat semula pada akhir jam kerja. Arsip dinamis vital
tersebut tidak boleh ditinggal di luar walaupun semalam saja.
c. Karyawan tidak diperkenankan menumpuk arsip dinamis penting di mejanya.
Arsip dinamis ini harus segera dikembalikan ke tempat yang aman.
d. Arsip dinamis yang biasa terlindung dapat menjadi tidak terlindung bila berada di
pihak lain. Misalnya dokumen penting mungkin dipinjam oleh pengacara;
gambaran rekayasa mungkin berada di lokasi pembangunan; arsip dinamis
mungkin masih diolah di bagian lain. Bila memungkinkan, arsip dinamis asli
disimpan di tempat terlindung sedangkan kopinya didistribusikan dan digunakan.
G. Perlindungan Arsip Dinamis Elektronik Vital

Dalam menyusun program kesiagaan menghadapi bencana atau menyusun program arsip
dinamis vital hendaknya dipikirkan kemungkinan terjadinya gangguan pada sistem
pengolahan data elektronik. Kini dengan berkembangnya teknologi informasi, khususnya
komputer dan telekomunikasi, mungkin saja terjadi gangguan pada pengolahan data
elektronik. Banyak badan korporasi tidak akan tahan bila fungsi pengolahan data mereka
terganggu, walaupun hanya beberapa jam saja. Misalnya badan korporasi penerbangan,
pariwisata, program bencana, dan pertahanan nasional.
Ada perbedaan hakiki antara rencana penanggulangan bencana arsip dinamis
kertas dengan arsip dinamis elektronik karena adanya ketidaksamaan menyangkut media
simpan (yang satu kertas dan yang lain elektronik), persyaratan penyimpanan berdasarkan

masing-masing media, perlengkapan yang diperlukan untuk menemukan balik atau
analisis, dan menggandakan informasi.
1. Analisis Aplikasi Komputer
Badan korporasi yang menggunakan komputer untuk kepentingan bisnisnya harus
memperhitungkan aplikasi pada seluruh bagian badan korporasi. Ada aplikasi yang
dianggap penting bagi badan korporasi namun ada pula yang dianggap tidak penting.
Masing-masing aplikasi harus dipisahkan dan dianalisis pentingnya bila terjadi
bencana. Hal ini menyangkut : (a) persyaratan masing-masing aplikasi termasuk
perangkat keras, perangkat lunak, staf, dan media penyimpan; (b) apa yang akan
terjadi bila sistem tidak memiliki cadangan serta tidak ada rencana menanggulanginya.
Masing-masing aplikasi komputer harus dikaji, lalu diperhitungkan dampaknya bila
terjadi bencana terhadap kegiatan badan korporasi. Klasifikasi ini dapat berupa
kerusakan kecil, menengah dan berat bagi kelangsungan hidup badan korporasi.
2. Penyusunan Prosedur
Karena arsip dinamis tersimpan dalam media elektronik, arsip dinamis tersebut
dikenal dengan nama arsip dinamis elektronik. Badan korporasi berupaya melindungi
informasi yang tersimpan dalam arsip dinamis elektronik. Prosedur perlindungan
mencakup rencana membuat cadangan, siapa yang menunjang sistem, frekuensi
pelaksanaan dan dimana informasi cadangan disimpan. Bila prosedur pembuatan
cadangan arsip dinamis elektronik sudah terbentuk kemudian dikeluarkan, maka
prosedur tersebut harus diikuti dengan seksama. Bila arsip dinamis dibuatkan
cadangan setiap hari akan ada pembuatan cadangan harian. Untuk itu ditunjuk seorang
petugas yang bertanggung jawab atas pembuatan cadangan berdasarkan ketentuan
prosedur perlindungan. Bila ada aplikasi baru yang ditambahkan ke sistem, maka
aplikasi baru tersebut dimasukkan ke dalam rencana perlindungan.
Cadangan arsip dinamis elektronik disimpan di tempat kedap api atau bila
mungkin di simpan di luar. Hal ini sudah dilakukan berbagai badan korporasi yang
menyimpan arsip dinamis elektroniknya di pegunungan. Lokasi penyimpanan harus
aman dari bahaya api dan bencana lainnya seperti banjir, tanah longsor, pencurian,
vandalisme, atau gempa bumi. Copy cadangan informasi penting artinya bagi badan
korporasi ketika terjadi bencana. Dengan adanya copy cadangan diharapkan badan
korporasi tetap dapat beroperasi walaupun terjadi bencana. Karena hal tersebut, badan
korporasi perlu membuat rencana darurat untuk perangkat keras dan perangkat lunak
bila terjadi bencana. Selama terjadi bencana, informasi yang disimpan di komputer,

perangkat lunak, dan perangkat keras akan hilang atau tak berfungsi. Maka dalam
rencana cadangan bila terjadi bencana perlu dibuatkan lokasi cadangan setelah terjadi
bencana. Berikut ini metode memilih lokasi cadangan guna memungkinkan badan
korporasi mulai mengorganisasi pengolahan data elektronik setelah terjadi bencana,
seperti tabel di bawah ini.
Tabel 3. Lokasi Alternatif Setelah Terjadi Bencana
Metode Karakteristik Keuntungan Kerugian
Kesepakatan Kesepakatan Murah, tidak Perangkat lunak dan
timbal balik. antara dua badan memerlukan perangkat keras
korporasi atau biaya tambahan. mungkin berubah
lebih yang setara sesuai dengan
untuk perkembangan
menyediakan teknologi; mungkin
waktu dan kedua badan korporasi
komputer bila ada sama-sama mengalami
yang mengalami bencana; hanya untuk
bencana. jangka pendek.
Tempat yang Sebuah tempat Murah, dapat Bila berpatungan

dianggap tenang. alternatif tanpa digunakan oleh mungkin terjadi
kontrol lingkungan dua badan bahwa dua badan
maupun perangkat korporasi atau korporasi akan
keras. lebih, menggunakannya
berlangsung pada waktu yang
untuk jangka bersamaan.
panjang.
Tempat yang Sebuah tempat Lebih mahal, Bila berpatungan

dipilih dengan alternatif dengan dapat digunakan mungkin terjadi
memperhitungkan kendali lingkungan oleh dua badan bahwa dua badan
beberapa faktor. dan beberapa korporasi atau korporasi akan
periferal komputer. lebih, menggunakannya
penggunaan pada waktu yang
jangka panjang. bersamaan.
Tempat yang Fasilitas yang

khusus dibuat. lengkap, siaga
terus menerus,
siapa yang pertama
datang dialah yang
pertama dilayani.

Persetujuan Badan korporasi Fasilitas sudah Mungkin kurang
dengan penjaja. yang berminat tersedia, biaya bermanfaat pada
mengontrak lebih murah jangka panjang;
fasilitas badan daripada pilihan ketiadaan kesetaraan
korporasi yang lainnya. atau compatability;
dimiliki penjaja. badan korporasi lain
mungkin juga
melakukan kontrak
dengan penjaja yang
sama.
Biro jasa Badan korporasi Hanya Jasa badan korporasi

komersial ini menyediakan membayar waktu bermacam-macam,
fasilitas menggunakan mungkin timbul
pengolahan data. fasilitas, fasilitas masalah pengamanan
tersedia data badan korporasi;
langsung. bila menggunakan
jangka panjang, biaya
akan lebih mahal;
mungkin badan
korporasi yang disewa
tidak memiliki
fasilitas dan waktu
pengolahan.
Penggandaan Duplikat data Kesetaraan Pilihan ini merupakan

lokasi disimpan di tempat terjamin, data pilihan paling mahal;
lain yang masih selalu tersedia, harus mengusahakan
menjadi bagian mudah agar ada kesetaraan
perpustakaan. melakukan melalui rekonfigurasi
pengamanan, dan pemutakhiran
mudah perangkat lunak.
pemakaiannya.
Electronic Cadangan Akses langsung, Sangat mahal,
vaulting (backup) dilakukan tape vaults merupakan teknologi
berdasarkan waktu dengan fasilitas baru untuk mencegah
nyata (real time komunikasi. bencana.
basis), data
diduplikasikan
dalam waktu nyata
dan ditransfer ke
tempat lain namun
terkait dalam
sistem.
3. Lokasi Alternatif
Untuk menentukan lokasi alternatif setelah terjadi bencana, perlu dipertimbangkan 8
faktor (Tabel 3).
4. Rencana Tindakan
Badan korporasi harus memiliki rencana untuk melindungi semua arsip dinamis
elektronik. Rencana tersebut hendaknya mencakup :
a. Petugas yang bertanggung jawab atas pembuatan cadangan arsip dinamis
elektronik.
b. Siapa yang meninjau prosedur tersebut secara berkala.
c. Siapa yang mengambil alih pimpinan bila terjadi bencana.
d. Prosedur sesudah terjadi bencana.
e. Apa yang perlu dilakukan secara sistematis.
f. Di mana, bagaimana, mengapa, dan bagaimana arsip dinamis vital dilindungi, dan
g. Proses pemulihan yang dilakukan sesudah bencana.
5. Uji Kesiagaan
Setelah rencana menghadapi bencana dibuat, maka rencana itu harus diuji. Uji ini
harus sama intensitasnya dengan latihan kebakaran yang dilakukan di kantor. Dari
hasil uji ini akan ditemukan titik-titik lemah yang harus segera disempurnakan. Uji ini
harus dilakukan sebelum terjadi bencana sesungguhnya. Penanggung jawab harus
membuat laporan yang mencakup keunggulan dan kelemahan rencana serta masalah
yang dihadapi ketika uji dilakukan. Uji kesiagaan harus dilakukan secara berkala dan
prosedur penanggulangan bencana harus selalu dimutakhirkan.
H. Pedoman Perlindungan Arsip Dinamis Vital

Setelah mengidentifikasi dan mengambil keputusan mengenai arsip dinamis vital,
prosedur yang diikuti dengan implementasi, serta pengembangan metode perlindungan
yang paling tepat guna, maka langkah selanjutnya ialah pembuatan pedoman. Pedoman
perlindungan arsip dinamis vital mencatat semua arsip dinamis vital yang berkaitan
dengan seluruh bagian, mencatat nomor sandi arsip dinamis, serta tahun retensi. Manual
yang dibuat dapat merupakan dokumen terpisah atau dapat pula merupakan bagian dari
pedoman retensi dan pemusnahan. Bentuk manual tergantung pada masing-masing badan
korporasi.
I. Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Arsip Vital

Melalui pengelolaan arsip vital yang terprogram akan memberikan perlindungan,
pengamanan dan penyelamatan terhadap dokumen atau arsip vital ketika terjadi bencana.

Pengelolaan arsip vital meliputi kegiatan identifikasi atau seleksi arsip vital, perlindungan
dan pengamanan serta kegiatan penyelamatan dan pemulihan arsip vital setelah terjadi
bencana. Untuk itu pengelolaan arsip vital yang terprogram merupakan kewajiban yang
tak bisa dihindarkan oleh setiap instansi. Sehubungan dengan hal tersebut di atas, Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai instansi pembina di bidang kearsipan
nasional memandang perlu untuk menyusun dan mengeluarkan Pedoman Perlindungan,
Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara, yang dapat dijadikan
sebagai pedoman bagi seluruh instansi pemerintah baik di Tingkat Pusat maupun Daerah
dalam melaksanakan pengelolaan arsip vital di masing-masing instansi.
1. Maksud dan Tujuan
Maksud Pedoman Perlindungan, Pengamatan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital
Negara ini adalah untuk menjadi petunjuk dan acuan bagi instansi pemerintah dalam
mengelola, melindungi, mengamankan, menyelamatkan dan memulihkan arsip vital
dari kemungkinan kerusakan, kehilangan dan kemusnahan yang disebabkan oleh
faktor bencana. Tujuannya adalah dilaksanakannya perlindungan, pengamanan,
penyelamatan dan pemulihan dokumen/arsip vital negara secara terprogram.
2. Pengertian
Yang dimaksud dengan arsip vital adalah :
a. Daftar Arsip Vital adalah suatu daftar dalam bentuk formulir yang berisi arsip
vital yang dimiliki oleh suatu instansi.
b. Dokumen/Arsip Vital Negara untuk selanjutnya disebut arsip vital adalah
informasi terekam yang sangat penting dan melekat pada keberadaan dan kegiatan
organisasi yang di dalamnya mengandung informasi mengenai status hukum, hak
dan kewajiban serta asset (kekayaan) instansi. Apabila dokumen atau arsip vital
hilang, tidak dapat diganti dan mengganggu atau menghambat keberadaan dan
pelaksanaan kegiatan instansi.
c. Identifikasi Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk melaksanakan pendataan dan
penentuan arsip yang memenuhi kriteria sebagai arsip vital.
d. Pemecahan (Dispersal) adalah metode perlindungan arsip vital dengan melakukan
pemencaran arsip hasil duplikasi (copy back-up) ke tempat penyimpanan arsip
pada lokasi yang berbeda.
e. Pemulihan Arsip Vital adalah suatu kegiatan perbaikan fisik arsip vital yang rusak
akibat bencana.

f. Pendataan Arsip Vital adalah kegiatan pengumpulan data tentang jenis, jumlah,
media, lokasi dan kondisi ruang penyimpanan arsip.
g. Penduplikasian adalah metode perlindungan arsip vital dengan melakukan
penggandaan (back-up) arsip dalam bentuk media yang sama atau berbeda dengan
arsip yang asli.
h. Pengamanan Arsip Vital adalah suatu kegiatan melindungi arsip vital baik fisik
maupun informasinya terhadap kemungkinan kehilangan dan kerusakan.
i. Penyelamatan Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk memindahkan (evakuasi)
arsip vital ke tempat yang lebih baik.
j. Penyimpanan Khusus (Vaulting) adalah metode perlindungan arsip vital dengan
melakukan penyimpanan arsip pada tempat dan sarana khusus.
k. Perlindungan Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk mengamankan,
menyelamatkan dan memulihkan arsip vital dari kerusakan, hilang atau musnah
baik secara fisik maupun informasi yang diatur melalui suatu prosedur tetap.
l. Series Arsip adalah himpunan arsip yang tercipta, yang diatur dan dikelola sebagai
suatu entitas informasi karena adanya keterkaitan secara fungsional, kegiatan dan
kesamaan subjek.
J. Identifikasi Dokumen/Arsip Vital Negara

Dalam pengelolaan, perlindungan, pengamanan dan penyelamatan arsip vital hal yang
sangat penting adalah bagaimana instansi pemerintah melakukan penentuan arsip yang
dikategorikan menjadi arsip vital. Kegiatan penentuan ini haruslah dilakukan dengan cara
hati-hati dan cermat melalui prosedur yang sistematis. Kesalahan dalam menentukan
arsip vital atau bukan akan menyebabkan kemungkinan instansi akan mengalami
kerugian karena yang dilindungi bukan arsip vital, karena itu perlu dibentuk tim kerja.
Kegiatan identifikasi meliputi kriteria arsip vital, analisis organisasi, pendataan,
pengolahan hasil pendataan, penentuan dan pembuatan daftar arsip vital.
1. Pembentukan Tim Kerja
Keanggotaan tim kerja terdiri dari pejabat yang mewakili unit kearsipan, unit hukum,
unit pengawasan, unit pengelola aset dan unit-unit lain yang potensial menghasilkan
arsip vital.
2. Kriteria Arsip Vital
Penentuan arsip vital didasarkan atas kriteria sebagai berikut :

a. Merupakan prasyarat bagi keberadaan instansi, karena tidak dapat digantikan dari
aspek administrasi maupun legalitasnya.
b. Sangat dibutuhkan untuk menjamin kelangsungan operasional kegiatan instansi
karena berisi informasi yang digunakan sebagai rekonstruksi apabila terjadi
bencana.
c. Berfungsi sebagai bukti kepemilikan kekayaan (asset) instansi.
d. Berkaitan dengan kebijakan strategis instansi.
3. Langkah-langkah Kegiatan Identifikasi
a. Analisis Organisasi
Analisis organisasi dilakukan untuk menentukan unit-unit kerja yang memiliki
potensi menciptakan arsip vital. Analisis organisasi dilakukan melalui pendekatan
analisis fungsi dan analisis substansi informasi :
1) Memahami struktur, tugas pokok dan fungsi organisasi.
2) Mengidentifikasi fungsi-fungsi substansi dan fungsi fasilitatif.
3) Mengidentifikasi unit-unit kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi yang
menghasilkan arsip sesuai dengan kriteria arsip vital.
4) Mengidentifikasi substansi informasi arsip yang tercipta pada unit-unit kerja
potensial sebagai pencipta arsip vital.
5) Membuat daftar yang berisi arsip vital dan unit kerja pencipta.
b. Pendataan
Pendataaan atau survai merupakan teknik pengumpulan data tentang arsip vital.
Pendataan ini dilakukan :
1) Pendataan dilakukan setelah analisis organisasi.
2) Pendataan dilakukan untuk mengetahui secara pasti jenis-jenis arsip vital pada
unit-unit kerja yang potensial.
3) Pendataan menggunakan formulir yang berisi informasi : organisasi pencipta
dan unit kerja, jenis (series) alsip, media simpan, sarana temu kembali,
volume, periode (kurun waktu), retensi, tingkat keaslian, sifat kerahasiaan,
lokasi simpan, sarana simpan, kondisi arsip, nama dan waktu pendataan.
c. Pengolahan Hasil Pendataan
Hasil pendataan arsip vital dari unit-unit kerja dilakukan pengolahan oleh suatu
tim yang dimaksudkan agar memperoleh kepastian bahwa hasil identifikasi
memenuhi kriteria yang telah ditetapkan. Pengolahan dilakukan berdasarkan

kriteria arsip vital sebagaimana tersebut dalam huruf A tersebut di atas dengan
disertai analisis hukum dan analisis resiko, yaitu :
1) Analisis Hukum
Analisis hukum dilakukan dengan mengajukan pertanyaan :
a) Apakah arsip tersebut secara legal mengandung hak dan kewajiban atas
kepemilikan negara/warga negara?
b) Apakah hilangnya arsip tersebut dapat menimbulkan tuntutan hukum
terhadap individu atau organisasi?
c) Apakah arsip yang mendukung hak-hak hukum individu/organisasi
seandainya hilang duplikatnya harus dikeluarkan dengan pernyataan di
bawah sumpah.
2) Analisis Resiko
Analisis resiko dilakukan terhadap arsip-arsip yang tercipta pada organisasi
atau unit kerja yang dianggap vital melalui cara penafsiran kemungkinan
kerugian yang akan ditimbulkan. Dalam rangka melakukan analisis resiko
dapat diajukan beberapa pertanyaan sebagai berikut :
a) Jika arsip ini tidak diketemukan (hilang/musnah) berapa lama waktu
yang dibutuhkan untuk merekonstruksi informasi dan berapa biaya yang
dibutuhkan oleh organisasi?
b) Berapa lama waktu yang tidak produktif dengan tidak adanya arsip yang
bersangkutan dan berapa biaya yang harus dikeluarkan oleh organisasi?
c) Berapa banyak kesempatan untuk memperoleh keuntungan yang hilang
dengan tidak diketemukannya arsip vital ini?
d) Berapa besar kerugian yang dialami oleh organisasi dengan tidak adanya
arsip yang dibutuhkan?
d. Penentuan Arsip Vital
Penentuan arsip vital merupakan proses lanjutan dari kegiatan pengolahan data.
Sebelum melakukan penentuan arsip vital terlebih dahulu dilakukan pengujian
terhadap kesesuaian antara kriteria arsip vital dengan hasil analisis organisasi dan
analisis hasil pendataan, sehingga dapat ditentukan jenis-jenis arsip vital di
instansi yang bersangkutan secara pasti.

Contoh Arsip Vital:
1) Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
a) Kebijakan strategis (keputusan dan peraturan pimpinan instansi
pemerintah) selama masih berlaku
b) MOU dan perjanjian kerjasama yang strategis baik dalam maupun luar
negeri selama masih berlaku
c) Arsip asset negara (sertifikat tanah, BPKB, gambar gedung, dan lain-
lain)
d) Arsip hak paten dan copyright
e) Berkas perkara pengadilan
f) Personal file
g) Batas wilayah negara, antar provinsi atau antar kabupaten/kota
h) Dokumen pengelolaan keuangan negara.
2) Perusahaan (BUMN/BUMD, Swasta)
a) Kebijakan perusahaan
b) RUPS
c) Dokumen asset perusahaan (sertifikat tanah, BPKB, gambar gedung,
blue print, dan lain-lain)
d) Akte pendirian
e) Risalah rapat Direksi/Komisaris
f) Gambar teknik
g) Piutang lancar (account receivable)
h) Saham/obligasi/surat berharga
i) Neraca rugi laba.
3) Perbankan
a) Kebijakan perbankan
b) Dokumen nasabah
c) Dokumen kreditor termasuk agunan
d) RUPS
e) Risalah rapat Direksi
f) Dokumen asset perusahaan/bank (sertifikat, BPKB, gambar gedung, dan
lain-lain).
4) Asuransi
a) Kebijakan di bidang asuransi

b) Akte pendirian perusahaan
c) Dokumen polis
d) RUPS
e) Risalah rapat Direksi
f) Dokumen asset perusahaan/bank (sertifikat, BPKB, gambar gedung, dan
lain-lain).
5) Lembaga Pendidikan Tinggi
a) Arsip kemahasiswaan
b) Kurikulum
c) Hasil penelitian inovatif
d) Register mahasiswa
e) Arsip ijasah
f) Dan sebagainya.
6) Rumah Sakit
Medical Records (rekam medis).
Dengan demikian setiap instansi akan memiliki daftar arsip vital yang
bersifat spesifik di instansi masing-masing.
e. Penyusunan Daftar Arsip Vital
Setelah penentuan arsip vital, langkah selanjutnya adalah menyusun daftar arsip
vital yang berisi informasi tentang arsip vital yang ada pada organisasi ke dalam
bentuk formulir yang memiliki kolom-kolom sebagai berikut :
1) Nomor : Diisi dengan nomor urut arsip vital.
2) Jenis Arsip : Diisi dengan jenis arsip vital yang telah didata.
3) Unit Kerja : Diisi dengan nama unit kerja asal arsip vital.
4) Kurun Waktu : Diisi dengan tahun arsip vital tercipta.
5) Media : Diisi dengan jenis media rekam arsip vital.
6) Jumlah : Diisi dengan banyaknya arsip vital, misalnya : 1 berkas.
7) Jangka Simpan : Diisi dengan batas waktu sebagai arsip vital.
8) Metode Perlindungan : Diisi dengan jenis metode perlindungan sesuai dengan
kebutuhan masing-masing media rekam yang digunakan.
9) Lokasi Simpan : Diisi dengan tempat arsip tersebut disimpan.
10) Keterangan : Diisi dengan informasi spesifik yang belum/tidak ada dalam
kolom yang tersedia.

Kemudian, Daftar Arsip Vital yang telah disusun ditandatangani oleh ketua
tim.
K. Perlindungan dan Pengamanan Dokumen/Arsip Vital Negara

1. Faktor-faktor Pemusnah/Perusak Arsip Vital
Faktor pemusnah/perusak arsip vital disebabkan oleh :
a. Faktor Bencana Alam
Kemusnahan atau kerusakan arsip vital yang disebabkan oleh faktor bencana
seperti gempa bumi, banjir, tsunami, perembesan air laut, longsor, kebakaran,
letusan gunung berapi, badai dan lain-lain.
b. Faktor Manusia
Kemusnahan atau kerusakan dan kehilangan arsip vital yang disebabkan oleh
faktor manusia seperti perang, sabotage, pencurian, penyadapan atau unsur
kesengajaan dan kelalaian manusia.
2. Metode Perlindungan Arsip Vital

Dengan memahami faktor-faktor pemusnah atau perusak arsip akan dapat ditetapkan
metode perlindungan arsip vital yang dilakukan dengan cara duplikasi dan dispersal
(pemencaran) sem penggunaan peralatan khusus.
a. Duplikasi dan Dispersal (Pemencaran)
Duplikasi dan dispersal (pemencaran) adalah metode perlindungan arsip dengan
cara menciptakan duplikat atau salinan atau copy arsip dan menyimpan arsip hasil
penduplikasian tersebut di tempat lain. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam
duplikasi adalah memilih dengan cermat bentuk-bentuk duplikasi yang diperlukan
(copy kertas, mikrofilm, mikrofisch), rekaman magnetic, electronic records dan
sebagainya) dan pemilihan media tergantung fasilitas peralatan yang tersedia atau
biaya yang mampu disediakan. Namun demikian dari aspek efisiensi harus
menjadi pertimbangan utama sehingga setiap langkah harus mempertimbangkan :
1) Apakah selama ini sudah ada duplikasi, kalau ada dalam bentuk apa dan di
mana lokasinya?
2) Kapan duplikasi diciptakan (saat penciptaan atau saat yang lain)? Untuk itu
perlu pengawasan untuk menjamin bahwa duplikasi benar-benar dibuat secara
lengkap dan dijamin otentisitasnya.

3) Seberapa sering duplikasi digunakan, sehingga dapat ditentukan berapa
jumlah duplikasi yang diperlukan?
4) Jika duplikasi dilakukan di luar media kertas, harus disiapkan peralatan untuk
membaca, penemuan kembali maupun mereproduksi informasinya.
Metode duplikasi dan dispersal dilaksanakan dengan asumsi bahwa
bencana yang sama tidak akan menimpa dua tempat atau lebih yang berbeda.
Untuk menjamin efektivitas metode ini, maka jarak antar lokasi penyimpanan
arsip yang satu dengan yang lainnya perlu diperhitungkan dan diperkirakan jarak
yang aman dari bencana.
Metode duplikasi dan dispersal dapat dilakukan dengan cara alih media
dalam bentuk microform atau dalam bentuk CD-ROM, CD-ROM tersebut
kemudian dibuatkan back-up, dokumen atau arsip asli digunakan untuk kegiatan
kerja sehari-hari sementara CD-ROM disimpan pada tempat penyimpanan Arsip
Vital yang dirancang secara khusus.
b. Dengan Peralatan Khusus (vaulting)
Perlindungan bagi arsip vital dari musibah atau bencana dapat dilakukan dengan
penggunaan peralatan penyimpanan khusus, seperti: almari besi, filing cabinet
tahan api, ruang bawah tanah, dan lain sebagainya. Pemilihan peralatan simpan
tergantung pada jenis, media, dan ukuran arsip. Namun demikian secara umum
peralatan tersebut memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (sedapat mungkin
memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 jam kebakaran), kedap air dan bebas
magnet untuk jenis arsip berbasis magnetik/elektronik.
3. Pengamanan Fisik Arsip

Pengamanan fisik arsip dilaksanakan dengan maksud untuk melindungi arsip dari
ancaman faktor-faktor pemusnah atau perusak arsip. Beberapa contoh pengamanan
fisik arsip adalah :
a. Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip seperti pengaturan akses,
pengaturan ruang simpan, penggunaan sistem alarm dapat digunakan untuk
mengamankan arsip dari bahaya pencurian, sabotage, penyadapan dan lain-lain.
b. Penggunaan bangunan kedap air atau menempatkan arsip pada tingkat ketinggian
yang bebas dari banjir.
c. Penggunaan struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak rawan gempa,
angin topan dan badai.

d. Penggunaan struktur bangunan dan ruangan tahan api serta dilengkapi dengan
peralatan alarm dan alat pemadam kebakaran, dan lain-lain.
4. Pengamanan Informasi Arsip

Pengamanan informasi arsip dilakukan dengan cara :
a. Memberikan kartu identifikasi individu pengguna arsip untuk menjamin bahwa
arsip hanya digunakan oleh orang yang berhak.
b. Mengatur akses petugas kearsipan secara rinci atau basis tanggal atau jam.
c. Menyusun prosedur tetap secara rinci dan detail.
d. Memberi kode rahasia pada arsip dan spesifikasi orang-orang tertentu yang punya
hak akses.
e. Menjamin bahwa arsip hanya dapat diketahui oleh petugas yang berhak dan
penggunaan hak itu terkontrol dengan baik, untuk itu dapat dilakukan indeks
primer (tidak langsung) dan indeks sekunder (langsung) untuk kontrol akses.
5. Penyimpanan
Arsip vital disimpan pada tempat khusus sehingga dapat mencegah atau menghambat
unsur perusak fisik arsip dan sekaligus mencegah pencurian informasinya. Lokasi
penyimpanan arsip vital dapat dilakukan baik secara on site ataupun off site.
a. Penyimpanan on site, adalah penyimpanan arsip vital yang ditempatkan pada
ruangan tertentu dalam satu gedung atau perkantoran dalam lingkungan pencipta
arsip.
b. Penyimpanan off site, adalah penyimpanan arsip vital yang ditempatkan di luar
lingkungan gedung perkantoran lembaga pencipta arsip.
L. Penyelamatan dan Pemulihan Arsip Vital

Penyelamatan dan pemulihan (recovery) arsip vital pasca bencana atau musibah
dilakukan dengan langkah-langkah :
1. Penyelamatan
Untuk menjaga kemungkinan kerusakan yang lebih parah diperlukan langkah-langkah
penyelamatan arsip vital pasca musibah atau bencana sebagai berikut :
a. Mengevakuasi arsip vital yang terkena bencana dan memindahkan ke tempat yang
lebih aman.

b. Mengidentifikasi jenis arsip yang mengalami kerusakan, jumlah dan tingkat
kerusakannya dengan mengacu pada daftar arsip vital.
c. Memulihkan kondisi (recovery) baik untuk fisik arsip vitalnya maupun tempat
penyimpanannya yang dapat dilakukan dalam bentuk rehabilitasi fisik arsip atau
rekonstruksi bangunan.
2. Pemulihan (Recovery)
a. Stabilisasi dan Perlindungan Arsip yang Dievakuasi
Setelah terjadi bencana perlu sesegera mungkin dilakukan perbaikan terhadap
kerusakan struktur bangunan atau kebocoran. Pengaturan stabilitas suhu udara dan
kelembaban dapat dikurangi dengan pengaturan sirkulasi udara atau menggunakan
kipas angin. Apabila seluruh bangunan mengalami kerusakan, maka arsip yang
sudah dievakuasi dan dipindahkan ke tempat aman harus dijaga untuk mencegah
kerusakan yang semakin parah, karena dalam waktu 48 jam arsip tersebut akan
ditumbuhi jamur, yang kemudian akan segera membusuk dan hancur. Sedangkan
dalam musibah kebakaran, kerusakan terhadap arsip dari jelaga, asap, racun api,
suhu udara yang sangat tinggi dan lain-lain, harus dinetralisir sesegera mungkin
dengan cara dijauhkan dari pusat bencana.
b. Penilaian Tingkat Kerusakan dan Spesifikasi Kebutuhan Pemulihan
Penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan yang berkaitan
dengan operasional penyelamatan penilaian dan pemeriksaan terhadap tingkat
kerusakan dilakukan untuk menentukan jumlah dan jenis kerusakan, media atau
peralatan apa yang terpengaruh dan ikut rusak, peralatan dan lain-lain termasuk
juga memperhitungkan kebutuhan tenaga ahli dan peralatan untuk melakukan
operasi penyelamatan.
c. Pelaksanaan Penyelamatan
1) Pelaksanaan Penyelamatan dalam Bencana Besar
Penyelamatan arsip vital yang disebabkan oleh bencana besar perlu dibentuk
tim penyelamatan yang bertanggung jawab mengevakuasi dan memindahkan
arsip ke tempat yang aman, melakukan penilaian tingkat kerusakan, mengatur
proses penyelamatan termasuk tata caranya, pergantian shift, rotasi pekerjaan,
mekanisme komunikasi dengan pihak-pihak terkait dan lain-lain.

2) Pelaksanaan Penyelamatan Bencana yang Berskala Kecil
Penyelamatan arsip vital yang disebabkan oleh bencana yang berskala kecil
cukup dilakukan oleh unit-unit fungsional dan unit terkait. Misalnya :
musibah kebakaran yang terjadi di suatu kantor, maka pelaksanaan
penyelamatan dilakukan oleh unit kearsipan dibantu oleh unit keamanan dan
unit pemilik arsip.
3) Prosedur Pelaksanaan
Pelaksanaan penyelamatan arsip yang disebabkan oleh bencana banjir
dilakukan dengan cara :
a) Pengepakan, yaitu kegiatan yang dilakukan sebelum melakukan
pemindahan arsip dari lokasi bencana ke tempat yang lebih aman. Arsip
yang terkena musibah sebelumnya perlu dibungkus dan diikat (dipak)
supaya tidak tercecer, dan kemudian dipindahkan.
b) Pembersihan yaitu memilah dan membersihkan arsip secara manual dari
kotoran yang menempel pada arsip, kemudian disiram dengan cairan
alkohol atau thymol supaya kotoran yang menempel pada arsip dapat
terlepas dan arsipnya tidak lengket.
c) Pembekuan yaitu mendinginkan sampai ke tingkat suhu minus 40 derajat,
sehingga arsip mengalami pembekuan.
d) Pengeringan, yaitu mengeringkan menggunakan vakum pengering atau
kipas angin. Jangan dijemur dalam panas matahari secara langsung.
e) Penggantian arsip yang ada salinannya yang berasal dari tempat lain.
f) Pembuatan backup seluruh arsip yang sudah diselamatkan.
g) Memusnahkan arsip yang sudah rusak parah dengan membuat Berita
Acara.
Sedangkan untuk volume arsip yang sedikit, cukup dilakukan dengan cara
sederhana dengan tetap menjaga suhu udara antara 10-17 derajat celcius dan
tingkat kelembaban antara 25-35% Rh. Sedangkan penyelamatan arsip akibat
musibah kebakaran hanya dilakukan terhadap arsip yang secara fisik dan
informasi masih bisa dikenali. Pembersihan arsip dari asap atau jelaga
dilakukan dengan cara manual.

d. Prosedur Penyimpanan Kembali
Arsip yang telah dibersihkan dan dikeringkan disimpan kembali ke tempat yang
bersih dengan suhu dan kelembaban yang sesuai, dengan langkah-langkah sebagai
berikut :
1) Jika tempat penyimpanan arsip vital tidak mengalami kerusakan maka
ruangan tersebut dibersihkan terlebih dahulu.
2) Penempatan kembali peralatan penyimpanan arsip vital.
3) Penempatan kembali arsip.
4) Arsip vital elektronik dalam bentuk disket, catridge, CD dan lain-lain
disimpan di tempat tersendiri dan dilakukan format ulang dan dibuat
duplikasinya.
e. Evakuasi
Setelah selesai melakukan kegiatan pemulihan, maka perlu dilakukan evaluasi
untuk mengetahui seberapa jauh tingkat keberhasilan penyelamatan arsip vital dan
penyusunan laporan. Kegiatan evaluasi juga akan bermanfaat untuk
mempersiapkan kemungkinan adanya bencana di kemudian hari.
M. Program Arsip Vital

1. Pendahuluan
Setelah memahami pengertian arsip sebagaimana yang digariskan dalam UU No. 7
tahun 1971, lalu bagaimana arsip itu dibedakan berdasarkan fungsinya yakni arsip
dinamis dan arsip statis. Ada satu hal lagi yang perlu dipahami bagi arsiparis yaitu
program arsip vital. Pemahaman terhadap arsip vital ini sangat mutlak mengingat
keberadaannya sangat menentukan kelangsungan organisasi.
Dilihat dari segi namanya, sekilas dapat langsung disadari bahwa arsip vital
merupakan arsip yang sangat penting, arsip vital merupakan arsip kelas satu, volume
arsip vital lebih sedikit dibandingkan arsip secara keseluruhan. Pemahaman sekilas
seperti ini sangat tepat, selanjutnya tinggal bagaimana memperdalam dan
mengembangkan program arsip vital ini di masing-masing instansi, terutama bagi
arsiparis yang merupakan tulang punggung dan ujung tombak dalam pengelolaan
kearsipan.
Mengingat sangat pentingnya keberadaan arsip vital serta volumenya yang
diperkirakan sekitar 3-5% dari keseluruhan arsip yang tercipta, maka diperlukan

penanganan yang sangat khusus dan serius. Penanganannya memerlukan metode yang
sistematis agar keberadaan arsip vital dapat terlindungi.
Untuk mengetahui lebih lanjut apa dan bagaimana mengelola serta
melaksanakan program arsip vital, dalam tulisan ini akan diuraikan secara lebih rinci
beberapa pokok bahasan yang meliputi : pengertian arsip vital, identifikasi,
perencanaan program dan pengelolaannya.
2. Pengertian
Ada beberapa pendapat dari ahli kearsipan tentang pengertian arsip vital yang
esensinya pada suatu organisasinya merupakan hal yang sangat penting :
a. Patria Wallace merumuskan arsip vital “merupakan arsip yang sangat penting
untuk kelangsungan hidup suatu organisasi pemerintah atau swasta, yang bersifat
profit ataupun non profit.
b. Betty R. Ricks dalam buku Information and Image Management A Records System
Approach mengartikan arsip vital adalah “arsip dalam media apapun yang
esensinya berkaitan dengan kelangsungan hidup organisasi yang keberadaannya
bisa di central file (arsip aktif) maupun di record centre (arsip inaktif)”. Hal ini
berarti arsip vital adalah termasuk dalam kategori arsip dinamis.
c. Menurut Association of Records Manager and Administrators (ARMA)
mendefinisikan arsip vital sebagai “Arsip yang informasinya sangat penting untuk
kelangsungan ataupun pembangunan kembali suatu organisasi”.
Dari pendapat-pendapat yang ada dapat disimpulkan bahwa arsip vital mutlak
harus ada demi kelangsungan hidup organisasi. Secara garis besar terminologi arsip
vital harus memenuhi unsur-unsur sebagai berikut :
a. Harus ada demi kelanjutan operasional organisasi.
b. Harus tetap dijaga kelestariannya dari bahaya yang mengancam.
c. Harus ada demi menjamin keabsahan hak dan kewajiban terhadap pemegang
saham pada saat terjadi musibah.
d. Tetap diperlukan bagi setiap usaha peninjauan status hukum/keuangan organisasi.
e. Harus ada demi kebutuhan pembangunan kembali.
Hilangnya atau musnahnya arsip vital akan berakibat negatif bagi suatu
organisasi, misalnya organisasi tidak dapat beroperasi lagi, timbulnya kekacauan
dalam organisasi, dan lain-lain. Oleh karena itu arsip vital perlu mendapatkan
perhatian dalam pengelolaan dan perlindungannya. Contoh jenis arsip vital : sertifikat

tanah, polis asuransi, blue print suatu bangunan atau jaringan (listrik), personal file,
formula suatu obat, dokumen penelitian, catatan perkembangan pengobatan (medical
records), daftar pemegang saham, dan lain sebagainya.
3. Identifikasi Arsip Vital

Walaupun jumlah arsip vital yang ada di setiap organisasi sangat kecil, namun
sangat berarti bagi kelangsungan operasional organisasi ini dalam menentukan dan
mengidentifikasi arsip perlu analisis yang serius. Analisa yang dapat dilakukan untuk
menentukan arsip vital :
a. Institusional Organisasi
 Analisa mengenai fungsi-fungsi vital organisasi yang digambarkan dalam
bagan, misalnya : administrasi, keuangan, kepegawaian, pemasaran, penelitian
dan pengembangan.
 Analisa aspek operasional hukum dan pemerintahan.
 Ketegasan jawaban bahwa informasi atau arsip yang diperlukan untuk
menjamin kelangsung hidup organisasi segera setelah terjadi musibah.
b. Analisa Untung Rugi
 Analisis ini berkaitan dengan besarnya kerugian finansial yang akan dialami
bila arsip vital hilang atau hancur.
 Berapa waktu yang dibutuhkan untuk merekonstruksi informasi dan berapa
biaya yang diperlukan.
 Berapa banyak penyusutan nasabah.
 Berapa waktu yang tidak produktif dengan hilangnya arsip vital dan biaya yang
dikeluarkan.
c. Analisis Ciri-ciri Arsip Vital
Disamping kedua analisis di atas, maka upaya yang dilakukan sebagai pegangan
untuk mengidentifikasi arsip vital adalah dengan mempelajari ciri-cirinya :
 Jika terjadi kesalahan dalam pemanfaatan akan menjadikan setiap kegiatan
mendapat hambatan dan tidak lancar.
 Jika terjadi kesalahan dalam pengelolaan akan menjadikan setiap kegiatan
mengalami kemacetan.
 Kerusakan atau kehilangan arsip vital memaksa organisasi akan menghentikan
kegiatannya.
 Arsip vital selalu berkaitan dengan masalah kebijakan yang menentukan.

 Apabila terjadi kerusakan atau kehilangan arsip vital, maka tidak dapat
digantikan lagi.
Arsip jika dilihat dari esensinya dapat diklasifikasikan ke dalam empat tipe
(sifat), yaitu :
a. Arsip Vital atau Arsip Kelas Satu
Adalah arsip yang esensinya berkaitan dengan kelangsungan hidup organisasi.
Jika arsip ini hilang tidak dapat diganti dengan arsip pengganti, karena arsip ini
memberi nilai kebuktian, nilai hukum, pemilikan dan keuangan, yang termasuk
dalam arsip vital adalah sertifikat tanah, polis asuransi, daftar pemegang saham,
anggaran rumah tangga, personil file, formula obat, catatan perkembangan
pengobatan, dan lain-lain.
b. Arsip Penting atau Arsip Kelas Dua
Adalah arsip yang diperlukan untuk kelangsungan kegiatan organisasi sebagai
dasar pelaksanaan kegiatan. Jika arsip ini hilang atau rusak, masih bisa diganti
meskipun dengan biaya yang mahal. Termasuk dalam arsip ini adalah bukti-bukti
pembayaran, data bank pada komputer, laporan keuangan, dan surat perintah.
c. Arsip Berguna atau Arsip Kelas Tiga
Adalah arsip yang berguna untuk mempertahankan kelangsungan kegiatan
organisasi. Arsip ini bersifat sementara dan jika hilang dapat dengan mudah
diganti. Contoh yang termasuk arsip ini adalah rekening bank, pesanan-pesanan,
dan korespodensi.
d. Arsip Tidak Berguna atau Arsip Kelas Empat
Adalah arsip yang berguna untuk kepentingan sesaat, setelah itu dapat
dimusnahkan. Untuk efisiensi sebaiknya tidak menyimpan arsip ini, yang
termasuk arsip ini adalah brosur-brosur penawaran, undangan, ucapan terima
kasih, dan lain-lain.
4. Perencanaan Program
Dalam melakukan program arsip vital ada beberapa langkah yang perlu diperhatikan :
a. Jaminan dan dukungan dari pimpinan tertinggi
Pimpinan unit kearsipan hendaknya menyertakan pimpinan tertinggi dalam
melakukan perubahan-perubahan yang ada. Dukungan tersebut penting pada saat
unit kearsipan membutuhkan dana atau anggaran untuk melakukan perubahan-
perubahan dalam program arsip vital.

b. Memilih orang dari masing-masing unit kerja untuk bertanggung jawab dalam
mengidentifikasi arsip vital yang dihasilkan dari unit tersebut.
c. Menentukan lokasi penyimpanan arsip vital
Arsip vital dapat disimpan di dalam ataupun di luar lingkungan organisasi.
Apabila akan disimpan di luar lingkungan organisasi perlu dipertimbangkan
dengan seksama dalam hal fasilitas keamanan dan lokasi harus disesuaikan
dengan kebutuhan bisnis organisasi.
d. Menentukan metode penyimpanan data
Sesudah menentukan metode penyimpanan data maka program arsip vital dapat
dilaksanakan. Sistem yang digunakan pada arsip-arsip aktif bisa digunakan untuk
mengontrol arsip vital, kecuali rahasia perlu dibuatkan kode tersendiri.
5. Pengelolaan
a. Metode-metode Perlindungan
Untuk menjaga terjaminnya keamanan arsip pada saat terjadi bencana, arsip vital
perlu mendapatkan yang cukup baik. Program perlindungan dan penyelamatan
terhadap arsip vital memerlukan waktu dan dana yang relatif tidak sedikit.
Program perlindungan arsip vital harus merupakan bagian yang terpadu dari
seluruh sistem kearsipan yang ada dalam suatu organisasi karena program
pengelolaan arsip vital merupakan salah satu dari Manajemen Kearsipan.
Perlindungan arsip vital dapat dilakukan dengan cara :
1. Penduplikasian
Penduplikasian adalah suatu cara melindungi arsip dengan menyediakan copy
atau salinan arsip yang asli. Ada beberapa media yang bisa dipergunakan,
yaitu : kertas, mikrofilm, rekaman magnetik dan yang terpenting adalah
informasi arsip yang asli bisa terekam secara jelas dan lengkap. Duplikasi
arsip digunakan sebagai rujukan, untuk kepentingan organisasi tanpa harus
melihat arsip aslinya. Hal tersebut dilakukan karena apabila arsip yang asli
sering digunakan tidak menutup kemungkinan bahwa arsip tersebut akan
cepat rusak atau hilang yang berakibat mengganggu kegiatan organisasi.
2. Penyebaran/pemencaran
Penyebaran atau pemencaran adalah memisahkan tempat penyimpanan antara
arsip asli dan duplikasinya. Ada alasan-alasan mengapa kegiatan penyebaran
ini dilakukan yaitu untuk kelancaran kegiatan organisasi dan untuk menjaga

keamanan. Apabila terjadi bencana pada satu lokasi yang mengakibatkan
seluruh arsipnya musnah maka di lokasi lain bisa ditemukan arsip vital yang
sama.
3. Pemindahan
Pemindahan yaitu memindahkan arsip vital yang asli ke pusat arsip vital
(vital record centre). Arsip vital tersebut hanya sesekali dipakai sebagai
rujukan, sedangkan copynya ditempatkan di unit-unit kerja yang
membutuhkan sebagai bahan kerja.
4. Penyimpanan Data pada Tempat Khusus
Untuk menjaga kehilangan dan kehancuran, arsip vital dilindungi dengan
disimpan pada tempat khusus, misalnya : lemari besi yang tahan api atau
ruangan khusus bawah tanah dengan konstruksi bangunan yang kuat terhadap
api dan tahan gempa.
b. Metode Pencegahan terhadap Bencana
Oleh karena arsip vital merupakan arsip yang paling esensi dalam kelangsungan
hidup organisasi, maka perlu suatu prioritas dalam perlindungannya dari bahaya
yang mengancam baik karena faktor alam seperti : banjir, gunung meletus, gempa
bumi, angin topan. Hal ini dapat dilakukan dengan memperhatikan struktur arsitek
gedung kantor. Faktor biologi dan fisika seperti : binatang pengerat tikus, kutu
buku, kecoa, jamur, sinar ultra violet. Hal tersebut dapat diatasi dengan menjaga
kebersihan lingkungan, menjaga kelembaban udara serta mengontrol sinar
matahari yang masuk dalam ruangan penyimpanan arsip. Faktor manusia seperti :
kerusuhan, pencurian arsip baik fisik ataupun informasinya yang bertujuan untuk
kepentingan bisnis mereka ternyata perlu diwaspadai dengan pengamanan yang
lebih ketat.
Hal lain yang perlu juga diperhatikan adalah melindungi arsip dari bahaya
kebakaran. Kebakaran bisa mengakibatkan hancurnya arsip-arsip yang ada di
organisasi, misalnya dengan cara menyediakan alat pemadam kebakaran sekaligus
melatih SDM untuk melakukan penyelamatan arsip vital.
Usaha melindungi arsip vital dari bahaya-bahaya tersebut di atas
merupakan usaha untuk mencegah kerugian yang jauh lebih besar daripada
hilangnya atau hancurnya arsip vital dalam organisasi. Kerugian besar dapat
dihindari apabila usaha pencegahan sudah diantisipasi sejak dini. Bukankah
mencegah itu lebih baik daripada memperbaiki?

Pencegahan terhadap kerusakan arsip bertujuan :
1) Mencegah Kerusakan Arsip Vital Secara Efektif dan Efisien
Media arsip yang digunakan di setiap organisasi bisa berupa kertas, pita
magnetik, film, disket atau lainnya yang masing-masing dari media di atas
tersebut memiliki perbedaan dalam perlakuannya. Pengetahuan tentang
karakteristik masing-masing media hendaknya dikuasai oleh pegawai
setingkat manager. Terbatasnya dana, waktu dan pelaksanaan merupakan
alasan dari pentingnya kegiatan ini dilakukan secara efektif dan efisien.
2) Mempermudah Koordinasi dalam Pelaksanaan Tugas
Diperlukan adanya koordinasi yang baik antar unit kerja dengan lainnya agar
tidak overlapping dalam kegiatannya dan menciptakan adanya komunikasi
yang baik.
3) Memperkecil Gangguan terhadap Kegiatan Organisasi
Apabila arsip vital suatu organisasi hilang akan mengganggu pelaksanaan
kerja organisasi. Penduplikasian arsip merupakan salah satu cara untuk
mencegah terjadinya kemacetan kegiatan organisasi.
4) Membatasi Meluasnya Kerusakan dan Mencegah Terjadinya Bencana yang
Lebih Buruk
Datangnya bencana merupakan hal di luar perkiraan manusia. Upaya
mencegah datangnya bencana, misalnya dengan menyediakan alat pemadam
kebakaran, pemasangan water sprintkler, membangun penyimpanan arsip
yang tahan gempa, dan lain-lain.
5) Mencegah Kerugian pada Karyawan dan Masyarakat
Hilang atau musnahnya arsip vital organisasi dapat mendatangkan kerugian
baik bagi karyawan yang bekerja pada organisasi tersebut dan masyarakat
yang mempunyai sangkutan dengan organisasi itu, misalnya : arsip milik
bank, asuransi, dan lain-lain. Dalam hal ini perlu perencanaan baik dalam
upaya terhadap bencana yang datang.
6) Melindungi Hak Milik Organisasi
Sertifikat tanah, polis asuransi, surat ijin usaha, saham, bukti-bukti
kepemilikan merupakan sebagian asset yang dimiliki organisasi. Perlunya
dilakukan pemeliharaan yang baik bagi asset tersebut seperti : lemari besi
yang tahan api.

7) Memperkecil Dampak Ekonomis
Seperti diketahui bahwa dengan melakukan perlindungan yang serius
terhadap arsip akan diperlukan biaya yang tidak sedikit, namun harus diakui
bahwa apabila suatu organisasi kehilangan arsip terutama arsip vitalnya akan
berdampak ekonomis jauh lebih besar daripada biaya perlindungan terhadap
arsip vital tersebut.
8) Menjamin Kelangsungan Kegiatan Organisasi-organisasi Sesuai Rencana dan
tujuannya.
Dengan adanya perlindungan terhadap arsip vital, akan menjamin
kelangsungan kegiatan organisasi sesuai dengan rencana dan tujuannya dan
didukung dengan SDM dan prasarana. Tidak kalah penting adalah tersedianya
data atau informasi yang cukup. Informasi tersebut tertuang dalam bentuk
arsip, karena arsip bisa sebagai bahan rujukan dalam pengambilan keputusan.
Rencana pemeliharaan arsip yang menyangkut organisasi-organisasi
perlu dilakukan misalnya dengan membuat foto copy yang disebar luaskan
pada unit yang terkait. Namun jika menyangkut kebuktian, maka arsip asli
harus dipelihara sebaik-baiknya. Karena bila hilang, tidak dapat diganti lagi
misalnya : sertifikat tanah. Oleh karena itu perencanaan untuk melindungi
sertifikat tanah pada tempat khusus seperti lemari besi tahan api.
c. Metode Perekaman Data
Disamping tersedianya arsip-arsip, pertimbangan lain dalam penyimpanan arsip
vital adalah metode perekaman data dalam satu atau lebih media yang ada seperti
kertas, pita magnetik, film, dan floppy disk. Dari media yang ada tersebut, kertas
menempati urutan teratas dalam penggunaannya. Para ahli menafsirkan bahwa
kertas berkualitas baik bisa bertahan antara 200-300 tahun. Hal tersebut
menjadikan kertas masih merupakan alternatif pertama dalam perekaman data
bagi arsip vital.
Menurut Nation bureau of Standard, pita yang disimpan 1-7 tahun dapat
memperlihatkan kesalahan yang beragam. Oleh karena itu disarankan tidak
merekam data arsip vital pada media pita tanpa membuat backup copy.
Mikrofilm merupakan media alternatif perekaman data arsip vital lainnya
karena mikrofilm selain mempunyai jangka waktu simpan yang cukup lama juga
membutuhkan tempat yang relatif sedikit untuk penyimpanannya asalkan
pemeliharaannya terkontrol baik. Mikrofilm biasanya digunakan sebagai backup

data master arsip. Hal yang perlu diingat adalah tidak menyimpan arsip dan
backup copy pada satu tempat, karena jika terjadi bencana, salah satu dokumen
tersebut masih bisa diselamatkan.
d. Lokasi Tempat Penyimpanan
Seperti disebutkan di atas, bahwa arsip vital dapat disimpan di dalam dan di luar
lingkungan organisasi. Pemilihan lokasi tersebut tentunya memerlukan
pertimbangan secara matang.
1) Penyimpanan di dalam lingkungan organisasi (On Site Storage)
Untuk organisasi yang mempunyai lingkup kegiatan kecil jumlah dengan
jumlah arsip yang relatif sedikit maka penyimpanan arsip vitalnya cukup
dengan menggunakan lemari besi tahan api seperti biasa dipergunakan untuk
menyimpan uang. Namun apabila organisasinya besar dengan volume arsip
yang banyak, sebaiknya arsip vitalnya pada ruangan khusus bawah tanah
dengan konstruksi bangunan dan peralatan tahan api.
2) Penyimpanan di luar lingkungan organisasi (Off Site Storage)
Untuk menyimpan arsip di luar lingkungan organisasi didasarkan alasan-
alasan :
a) Efisiensi, yaitu biaya yang digunakan lebih murah bila dibandingkan
penyimpanan di dalam lingkungan organisasi.
b) Keamanan, yaitu jaminan keamanan yang lebih baik bila disimpan di
dalam lingkungan organisasi.
c) Tanggung jawab dalam perawatan perorangan akan lebih jelas.
6. Penutup
Efisiensi arsip vital dari suatu organisasi merupakan hal yang sangat penting, maka
diperlukan suatu pengelolaan yang serius dan terpadu. Untuk itu perlu dimulai dari
saat penciptaan sampai dengan penyusutan arsip. Perhatian pimpinan, Sumber Daya
Manusia yang profesional, sarana dan prasarana yang cukup menjadi faktor-faktor
yang dapat menunjang keberhasilan dalam program arsip vital.
N. Arsip Bentuk Khusus

Aktualitas Arsip Bentuk Khusus
Arsip adalah informasi yang terekam. Ada beberapa istilah arsip yang pemakaian sehari-
hari seperti kata : rekaman, catatan, berkas, dokumen, dan sebagainya. Namun semua

istilah itu mengarah kepada satu idiom, yaitu sarana simpan informasi (recorded
information).
Bila ditinjau dari fisiknya, sarana simpan informasi ini dapat dikategorikan ke
dalam dua jenis, yaitu :
1. Sarana simpan yang sifatnya konvensional (tekstual), memakai media rekam dari
kertas (papers work).
2. Sarana simpan yang menggunakan teknologi, atau yang disebut juga sebagai arsip
bentuk khusus, seperti : kaset, video, foto, dan lain-lain.
Sebagaimana Judith Ellis (1993) dalam bukunya Keeping Archieve mengatakan
bahwa arsip bentuk khusus ini bisa dalam bentuk arsip gambar statis, rekaman suara, citra
bergerak, gambar kearsitekturan, karya seni, publikasi dan arsip elektronik.
1. Esensi Arsip Bentuk Khusus
Saat ini dunia sedang memasuki peradaban panjang ketiga (millenium III), suatu era
dimana terjadi loncatan-loncatan teknologi informasi yang sangat mencengangkan.
Informasi terakses dengan cepat, canggih dan otomatis, yang dikelola dengan bahasa
transmisi dan bahasa satelit.
Semua itu juga dimungkinkan oleh perkembangan komputer online (internet)
yang dapat menghubungkan antara satu titik simpul dengan simpul lainnya pada setiap
negara atau wilayah. Dimana hampir setiap wilayah atau negara saat ini telah dapat
mengaksesnya.
Sebagai salah satu contoh, Sistem administrasi dan sistem transaksi baik itu
sektor pemerintahan maupun sektor swasta, saat ini telah mulai menggunakan
teknologi komputer. Begitu juga dengan sistem kearsipan, sebagai bagian dari sistem
administrasi dari tahun ke tahun semakin didominasi sarana kerja teknologi. Untuk
mengantisipasi masalah ini maka diperlukan sikap pro aktif dan studi lebih intensif
termasuk perlu mengklarifikasi keuntungan atau dampak positif dan dampak negatif
yang digunakan arsip bentuk khusus.
2. Jenis-jenis Arsip Bentuk Khusus

Jenis-jenis arsip bentuk khusus yang ada di ANRI, antara lain :
 Arsip Audio Visual (Moving Images/Visuals)
Yakni arsip yang dapat dipandang dan didengar seperti film dan video.

 Arsip Elektronik (Computer Based Record)
Yakni arsip yang diciptakan atau direkam dengan menggunakan komputer sebagai
alat atau mesin (machine readable archives). Namun perlu ditegaskan bahwa arsip
yang dimaksudkan disini berupa punchcard/tapes, magnetic drum/tapes, hardisk,
floppydisk, dan sebagainya.
 Arsip Bentuk Mikro (microrecord)
Yakni arsip yang dibuat sebagai miniatur berbentuk mikro (microform), seperti :
1. Microfilm adalah suatu salinan fotografis berupa rool film
dengan ukuran 16 mm, 35 mm dan 105 mm dan mikrofilm output computer
(COM).
2. Microfische adalah miniatur gambar (citra) yang diperkecil dari
bentuk aslinya. Pengecilan menjadi 24 kali dengan ukuran 105 x 148 mm
dengan 98 halaman dokumen, arsip ini berupa lembaran film (kisi/frame).
Untuk membacanya dipakai alat bantu disebut microreader. Ada juga ukuran
ultrafische yang memuat hingga 4000 halaman.
3. Microopaque adalah suatu bentuk penyimpanan mirip dengan
microfische, cuma bahannya terbuat dari lembaran kertas yang tidak tembus
cahaya.
 Arsip Kartografi dan Kearsitekturan
a. Arsip kartografi adalah arsip yang informasinya tertulis dalam bentuk grafik
atau foto matrik, termasuk di dalamnya adalah peta.
b. Arsip kearsitekturan adalah arsip yang terkandung seni kearsitekturan seperti
cetak biru bangunan bersejarah, desain pesawat terbang, denah, chart, dan
sebagainya.
3. Pelestarian Arsip Bentuk Khusus

Pelestarian arsip bentuk khusus dapat dibagi 2 bagian :
a. Penanganan yang bersifat teknik (technical handling) : Suatu penanganan dengan
menggunakan peralatan teknik bahan kimia dan suhu atau kelembaban.
Penanganan meliputi pelestarian data arsip dan perbaikan sarana
penyimpanannya.
b. Penanganan yang bersifat intelektual (intelectual handling) : Suatu penanganan
yang lebih mengarah kepada pelaksanaan pencatatan data (deskripsi intelektual)
yang sifatnya non teknis, seperti : pembuatan judul atau sub judul, pelaku,

pewawancara, lokasi, kurun waktu, masa putar (durasi), nomor negatif, nomor
positif, dan lain-lain.
c. Sistem penataan dan penyimpanan : Untuk memudahkan penemuan kembali
untuk perawatan, pengaturan suhu atau kelembaban, kebersihan, pemakaian rak,
pengamanan dari bahaya bencana, penggandaan baik duping copy (duplikasi)
maupun viewing copy (referensi).
4. Evaluasi
a. Antisipasi Arsip Nasional RI terhadap arsip bentuk khusus cenderung
mempertahankan status quo. Hal ini tergambar dari khasanah arsip bentuk khusus
yang hanya 20% dari keseluruhan jumlah khasanah yang ada di ANRI. Untuk itu
berbagai upaya masih perlu diupayakan.
b. Antisipasi ANRI masih terlalu berorientasi ke dalam, tidak bersifat ekspansional.
c. Kurangnya studi (research) terhadap akumulasi terciptanya berbagai macam
keanekaragaman arsip bentuk khusus di instansi luar, baik instansi pemerintah
maupun swasta. Ini sebagai akibat perkembangan teknologi informasi
(information technology), teknologi administrasi (administration technology),
ataupun teknologi kearsipan (records technology).
d. Aspek legalitas juga mendapat sorotan terhadap arsip bentuk khusus ini, namun
forum seminar menyepakati akan dibahas dalam seminar yang akan datang.
5. Kesimpulan
Bagaimanapun bahwa kemajuan teknologi informasi akan berdampak positif secara
langsung terhadap arsip bentuk khusus. Keuntungan diperoleh dengan adanya
keanekaragaman bentuk dan jenis arsip yang tercipta. Untuk itu seminar ini
merekomendasikan beberapa pemikiran yang perlu dicermati, yaitu :
a. Perlunya studi atau penelitian secara intensif bagi teknologi yang
menghasilkan arsip bentuk khusus, mempelajari cara kerja, serta outout apa saja
yang masuk kategori arsip.
b. Lembaga (creating agency) dari mana saja yang menciptakan atau
memproduksi arsip bentuk khusus.
c. Perlu kerjasama semua lembaga-lembaga, instansi pemerintah maupun swasta
secara intensif dan berkoordinasi dengan ANRI demi peningkatan penanganan
arsip bentuk khusus di Indonesia.

d. Program akuisisi ANRI supaya lebih intensif, sistematis dan komprehensif,
agar khasanah kearsipan mengalami kemajuan yang berarti (Drs. Thamsir).
O. Penataan Arsip Foto
Penataan arsip pada dasarnya meliputi kegiatan penyusunan dan penataan fisik maupun
informasinya. Penyusunan arsip foto adalah penempatan arsip foto sesuai dengan
urutannya. Adapun tujuannya adalah untuk membuat urutan peristiwa yang terekam
dalam foto sesuai dengan urutan kejadian dan disusun secara kronologis. Susunan ini
memang bersifat parsial, yaitu urutan kejadian dalam sebuah peristiwa yang sama, bukan
urutan peristiwa yang terjadi pada instansi yang bersangkutan.
Penataan arsif foto adalah penempatan arsip foto sesuai dengan klasifikasinya.
Penataan ini dimaksudkan untuk memudahkan bagi pengguna untuk menemukan kembali
arsif foto yang dicari. Penataan fisik umumnya dilakukan dimana arsip foto tersebut
ditata dengan menggunakan alat bantu penemuan kembali, sedangkan secara informasi
arsip tersebut ditata dan dikelompokkan dengan jenis arsip lain yang merupakan satu
rangkaian kegiatan sehingga isi tidak keluar dari konteksnya. Sebaiknya penyusunan
dilakukan terlebih dahulu baru sebelum penataan karena penataan akan menjadi mudah
jika arsip fotonya sudah tersusun dengan baik. Penataan arsip foto ini pada dasarnya
dibedakan secara teknis penataan arsip foto pada saat aktif dan ketika menjadi inaktif
yang dipindahkan ke unit kearsipan.
1. Penataan Arsip Foto Aktif
Kegiatan yang dilakukan dalam penataan arsip foto yang masih aktif, yaitu :
a. Pengelompokkan/Pengklasifikasian
Foto-foto dan negatif fotonya dikelompokkan berdasarkan peristiwa kejadiannya
atau satuan momentumnya. Satuan peristiwa ini dapat diberi istilah sebagai
“subyek foto”. Urutan dari beberapa subyek foto disebut skema. Dengan
demikian, skema ini berisi rangkaian kejadian atau momen yang tersusun secara
berurutan. Sebaiknya, ketika penataan arsip foto dalam album yang khusus
tersebut digunakan satu album untuk menyimpan satu subyek. Misalnya : album
“Kunjungan Kenegaraan” akan berisi moment-moment atau skema dari peristiwa
secara berurutan sesuai dengan urutan pemotretan.
b. Pembuatan Indeks
Kegiatan ini perlu dilakukan untuk memudahkan pencarian keterangan gambar
yang termuat dalam album foto dan memudahkan merujuk kepada nomor frame

pada negatif fotonya. Dengan demikian, indeks ini semacam captionnya atau
judulnya untuk memudahkan dalam penelusurannya. Indeks ini terutama dibuat
bagi arsip foto yang memang belum memiliki caption, atau dengan kata lain
fungsi indeks digantikan dengan daftar caption. Untuk memudahkan dalam
penelusurannya maka indeks foto disisipkan pada halaman pertama album. Untuk
indeks negatif foto dapat langsung dituliskan dengan menggunakan transparant
marker pada album negatif foto secara berurutan tepatnya persis di atas tiap-tiap
frame.
c. Tunjuk Silang
Tunjuk silang ini sebagai alat bantu dalam penulisan dan penelusuran ke tempat
penyimpanan. Misalnya untuk foto yang mempunyai gambar yang sama tetapi
mempunyai frame negatif foto dengan nomor yang berbeda, digunakan tunjuk
silang. Hal ini bisa terjadi karena bisa saja pengambilan sebuah ekspose dilakukan
dua kali atau lebih, atau kemungkinan juru fotonya yang berbeda dengan
mengambil moment yang sama dan tentu saja menggunakan negatif foto yang
berbeda pula. Contoh penggunaan tunjuk silang : gambar/foto “Pengguntingan
Pita oleh Menteri pada Peresmian Gedung Kantor Pusat” dengan nomor frame
negatif foto 13 (pengambilan gambar dilakukan oleh fotografer Andi), sementara
dijumpai juga moment yang sama yang pengambilan gambarnya dilakukan oleh
fotografer Soni dengan nomor frame negatif foto 27. Dalam kondisi seperti ini
gunakanlah tunjuk silang yang intinya menerangkan bahwa “Pengguntingan Pita
oleh Menteri pada Peresmian Gedung Kantor Pusat” terdapat pada nomor frame
negatif foto 13 dan 27.
d. Pemeliharaan
Untuk menjaga kelembaban, pemeliharaan foto yang masih dinamis aktif
sebaiknya ditata pada album dengan bahan pemisah dari kertas minyak atau kertas
roti. Ketika menempelkan foto pada album juga tidak diperkenankan
menggunakan bahan lem, selotape atau karet. Sedangkan untuk menjaga kualitas
negatif foto, sebaiknya negatif foto tersebut tetap disimpan atau disisipkan pada
album negatif yang diberikan ketika proses cuci cetak selesai. Lebih baik lagi jika
ditempatkan pada amplop tertentu untuk tiap deret frame dalam satu amplop.
e. Penyimpanan
Sebaiknya untuk album foto positif maupun amplop foto negatif tidak disimpan
pada tempat yang lembab karena dapat menimbulkan jamur atau rusaknya emulsi

pada gambar foto tersebut. Hindarkan tempat gelap karena biasanya akan terjadi
juga kelembaban dan perlu adanya cahaya yang masuk pada tempat penyimpanan.
Di samping itu, perlu dihindarkan dengan panas sinar matahari secara langsung
dan lampu listrik yang terlalu dekat karena akan meningkatkan suhu sehingga
dapat menyebabkan kertas foto dan negatifnya menjadi kering dan rapuh.
2. Penataan Arsip Foto Inaktif

Jika arsip foto merupakan suatu rangkaian kegiatan yang menciptakan jenis arsip lain
selain arsip audio visual, maka ketika dipindahkan pada records centre atau unit
kearsipan dapat tetap dipertahankan sistem penataannya serta unit penciptanya.
Adapun penyusunan dan penataannya dilakukan dengan tahapan sebagai
berikut :
a. Tahap Seleksi
Pada tahap ini ada 2 hal yang perlu mendapat perhatian, yaitu :
1) Mutu hasil pemotretan, karena pada tahap ini akan menentukan apakah arsip
foto tersebut layak simpan atau tidak. Mutu arsip foto yang baik dapat dilihat
secara fokus lensa, lingkup obyek yang difoto dan framenya.
2) Substansi atau nilai dari sebuah obyek yang difoto. Kaitannya dengan
penilaian hasil dan penentuan nasib akhir dari arsip foto tersebut, apakah
memang layak dipertimbangkan sebagai arsip yang bernilai guna sekunder
atau statis atau sebaliknya yang dapat segera dimusnahkan. Oleh sebab itu,
untuk foto-foto dan negatif foto (klise) yang telah dipertimbangkan lulus dari
uji mutu dan substansi tersebut dapat dipisahkan dan dianggap sebagai arsip
yang untuk selanjutnya dikelola secara optimal. Sementara bagi sebagian foto
yang dinyatakan tidak sesuai secara substansi dan mutunya kurang baik dapat
segera disisihkan.
b. Tahap Penyusunan Kerangka Dasar Pengelompokkan atau Pengklasifikasian
Arsip foto yang sudah lolos seleksi dipisahkan kemudian dikelompokkan
berdasarkan rancangan klasifikasi atau skema. Urutan skema disusun sesuai
dengan tema atau masalah pokok dan rinciannya. Tema pokok yang dimaksudkan
disini adalah tema kelompok arsip pada suatu lembaga pencipta arsip yang
biasanya bersifat umum, sedangkan tema rincian adalah tema kelompok arsip foto
per jenis kegiatan secara spesifik. Semua uraian tersebut dituangkan dalam bentuk
skema.

c. Tahap Pembuatan Keterangan Gambar (caption)
Yang dimaksud caption adalah keterangan gambar sebagai suatu uraian singkat
mengenai isi dari foto. Caption berisi :
1) Uraian momentum sebuah subyek (what)
2) Nama pemegang peran dalam gambar (who)
3) Tempat momentum/kejadian (where)
4) Kapan kejadian tersebut diabadikan (when)
d. Tahap Penomoran
Kegiatan pada tahap ini adalah pemberian nomor terhadap subyek foto dari hasil
seleksi yang sudah dibuatkan caption. Nomor sementara dibuat bagi sejumlah foto
yang harus dilakukan penyusunan manuver. Penomoran permanen diberikan
untuk foto yang memang susunannya sudah tetap. Untuk mudahnya, arsip foto
yang sudah diseleksi dan dinyatakan layak untuk disimpan segera disusun per
kelompok sesuai dengan momentum atau kejadiannya serta urutan kejadiannya.
Setelah itu, diberikan nomor secara berurutan dari sejumlah foto.
Contoh :
Nomor : PU/C/3/7/5/2010
PU = Arsip foto koleksi Kementrian PU
C = Color
3 = Nomor urut ke-3 (dalam daftar dan box penyimpanan yang sama)
7 = Negatif frame ke-7
5 = Box ke-5
2010 = Produksi tahun 2010
e. Tahap Pembuatan Daftar
Tahap ini merupakan kelanjutan dari tahap penomoran. Foto yang sudah disusun
dan diberi nomor kemudian didata menjadi sebuah daftar. Daftar foto ini
merupakan suatu daftar dari sejumlah caption dari keseluruhan foto yang ada.
Daftar foto sekurang-kurangnya terdiri dari :
1) Nomor urut
2) Caption
3) Keterangan warna
4) Ukuran kertas/ukuran klise

5) Nomor klise (negatif foto)
6) Nomor urut frame, jika dalam satu klise terdiri dari beberapa frame.
f. Tahap Penataan
Penataan arsip foto dan negatif fotonya dibedakan menjadi 2, yaitu :
1) Penataan secara intelektual
Adalah penataan yang sudah dibuatkan jalan masuknya sehingga
memudahkan dalam penelusuran dan penemuan kembali arsip yang
dibutuhkan. Dengan kata lain, suatu penataan disebut sebagai penataan
intelektual, jika setiap ekspose foto yang telah dibuatkan captionnya, dan
setiap caption telah disusun dalam urutan daftar informasi yang telah
terstruktur dalam skema pengaturan informasi arsip audio visual.
2) Penataan secara teknis
Adalah penataan secara fisik arsip foto dan negatif fotonya pada tempat yang
telah tersedia. Maksudnya adalah secara fisik arsip foto sudah tertata dan
ditempatkan dalam amplop sesuai urutan skema pada box khusus untuk
menyimpan arsip foto.
Foto-foto yang telah didaftar dan sudah sesuai antara nomor foto dengan
nomor pada daftar, ditempatkan dalam amplop kertas dengan caption yang
sama. Sementara itu, klisenya ditempatkan secara terpisah dalam amplop
kertas minyak atau kertas roti. Kemudian amplop foto yang telah memiliki
caption dan telah diberi nomor ditata sesuai klasifikasinya atau sesuai urutan
skema pengelompokkan pada daftar arsip foto. Demikian pula negatif fotonya
ditata sesuai dengan klasifikasi atau sesuai dengan urutan skema positifnya.
3. Sarana Penataan
Sarana penataan dibedakan menjadi sarana fisik dan sarana bantu penemuan kembali.
Saran fisik terdiri dari :
a. Amplop kertas ukuran 14 x 20 cm atau 20 x 25 cm
b. Amplop kertas minyak ukuran 5 x 8 cm, digunakan untuk menyimpan arsip klise.
c. Boks terbuka, digunakan untuk menyimpan amplop-amplop foto yang telah
disusun sesuai dengan urutan skema/klasifikasinya.
d. Boks terbuka bertutup, digunakan untuk menyimpan arsip klise.
e. Tab sesuai dengan lebar boks yang digunakan untuk sekat yang memisahkan
pengelompokkan arsip foto yang telah ditata dalam boks.

Pada sisi lain, sarana bantu dalam penemuan kembali arsip foto adalah indeks
foto atau daftar arsip foto baik secara manual atau secara elektronis.
P. Arsip Film
1. Pendahuluan
a. Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan teknologi di dunia usaha dan perkantoran, arsip
yang tercipta tidak lagi hanya berbentuk kertas (konvensional), namun muncul
arsip dalam berbagai media lain yang dapat merekam citra dan suara. Arsip dalam
bentuk fisik non-kertas tersebut dikenal dengan istilah audio-visual dan machine-
readable Archive, dan pada perkembangan terakhir muncul pula yang disebut
electronic records. Salah satu arsip dalam media yang dapat merekam citra dan
suara yang akan menjadi pokok bahasan dalam pedoman ini adalah arsip film.
Sebagaimana halnya arsip-arsip audio-visual yang lain, informasi yang
terkandung pada arsip film memiliki dimensi yang unik yang tidak dapat
digantikan dengan kata-kata tertulis. Arsip dalam media kertas mungkin dapat
mempertahankan pernyataan seorang Presiden yang sedang berpidato, namun
mereka akan mengalami kesulitan untuk menampilkan intonasi pembicara,
penampilan, ekspresi wajah dan gerak isyarat lainnya. Lain halnya dengan arsip
dengan media audio-visual. Film mempresentasikan bahasa isyarat, gaya dan
sifat-sifat, cirri-ciri personal atau nada suara dari orang yang berpartisipasi dalam
suatu peristiwa penting yang merefleksikan kehidupan kebangsaan kita. Dengan
demikian arsip film dalam melukiskan kembali suatu peristiwa yang telah terjadi
karena bisa menunjukkan personal, tempat dan hal-hal lain yang tidak bisa
terekam dalam arsip tekstual.
Meskipun arsip film memiliki kekayaan dan ragam informasi, namun arsip
film merupakan media yang sangat rentan terhadap lingkungan karena faktor
lainnya, sehingga tanpa disadari banyak arsip film yang begitu penting rusak
karena tidak terpelihara. Sehubungan dengan hal tersebut, Arsip Nasional RI
sebagai instansi pembina kearsipan nasional berkewajiban untuk membuat suatu
standar atau pedoman pengelolaan arsip film. Pedoman instruksional ini
memberikan panduan dasar terutama dalam pemeliharaan dan penyimpanan,
pengolahan dan penggunaan arsip film sebagai bagian dari manajemen arsip baik
dinamis maupun statis.

Film sebagaimana beberapa media rekam arsip berjenis audio-visual
lainnya, saat ini sudah mulai ditinggalkan sebagai media rekam arsip. Penggunaan
film sebagai media rekam citra bergerak sekarang tergantikan dengan video,
apalagi dengan teknologi video digital yang sudah mulai juga digunakan dalam
dunia kearsipan. Selain lebih murah dalam biaya produksi, video lebih
memberikan kemudahan dalam mengoperasikan dan merekam citra bergerak.
Oleh karena itu, sangat sedikit produksi arsip film yang baru diciptakan oleh
pencipta arsip, kecuali mungkin dalam kalangan terbatas dalam bidang
cinematografi untuk kepentingan komersial, seperti film-film layar lebar. Di
Indonesia sendiri produksi film layar pun sudah lama terpuruk, tergantikan oleh
sinema elektronik atau lebih dikenal dengan sinetron yang menggunakan media
video.
Berdasarkan pada pertimbangan itu, maka dalam pedoman ini pembahasan
lebih banyak difokuskan pada bagaimana arsip film harus dilestarikan, diolah,
dinilai dan mungkin juga disusutkan atau disajikan kepada para peminat
kearsipan. Sementara pembahasan bagaimana arsip film diciptakan, karena lebih
banyak bersifat teknis kesinematografian maka tidak dibahas dalam pedoman ini.
b. Maksud dan Tujuan
Pedoman Pengelolaan Arsip Film ini dibuat dan dipersiapkan oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia dalam rangka upaya meningkatkan dan mengembangkan
sistem kearsipan nasional, terutama yang terkait dengan perkembangan teknologi.
Pedoman ini diharapkan dapat membantu pegawai atau arsiparis di lingkungan
lembaga-lembaga kearsipan di daerah atau swasta yang mempunyai kewenangan
dan tanggung jawab dalam pengelolaan arsip film. Dengan harapan, bahwa
adanya pedoman ini memungkinkan lembaga-lembaga kearsipan baik dalam
lingkungan pemerintahan atau swasta dan perorangan dapat menjamin pelestarian
arsip film yang berguna bagi kepentingan penelitian ataupun untuk kepentingan
lainnya.
c. Ruang Lingkup
Pedoman Pengelolaan Arsip Film ini dibuat terutama agar dapat digunakan di
lingkungan lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan, badan-
badan arsip propinsi atau kantor arsip daerah kabupaten/kota seluruh Indonesia.
2. Pengertian Umum

Untuk mendapatkan gambaran utuh mengenai seluruh pokok bahasan dalam pedoman
ini, maka sebaiknya kami kemukakan dahulu beberapa istilah yang digunakan dalam
materi ini. Hal ini dimaksudkan untuk mendapatkan pemahaman yang sama terhadap
istilah yang sedang dibahas.
a. Arsip Film, arsip yang menyimpan informasi berupa image atau citra bergerak,
terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada bahan dasar film,
yang penciptaannya menggunakan teknis dan artistik dengan menggunakan
peralatan khusus.
b. Arsip Permanen, arsip yang informasinya memiliki nilai penelitian panjang atau
abadi dan disimpan selamanya di Arsip Nasional/Daerah.
c. Authorship, hak cipta atas suatu karya kreasi.
d. Docking, pengerasan film melalui mekanisme vinegar syndrome.
e. Cleaning Film, membersihkan film dengan menggunakan larutan kimia.
f. Copy Pelestarian, copy film yang digunakan untuk pengamanan terhadap master
film.
g. Copyright, hak membuat copy atas suatu karya kreasi.
h. Dry Cleaning, metode perawatan film dengan cara pengeringan untuk mengatasi
film yang terkena vinegar syndrome.
i. Duping Copy, copy yang digunakan untuk membuat copy bagi pengguna.
j. Dyes, pemucatan pada film karena efek pencahayaan dan reaksi bahan-bahan
kimia.
k. Safety Film, copy pelestarian yang direproduksi ke dalam media film dengan
menggunakan bahan dasar yang baik, seperti : cellulosa triacetate atau polyester.
l. Technical Handling, pekerjaan menangani data teknis yang terkandung pada
setiap arsip film, seperti bahan dasar film, jenis copy, format, warna, parforasi,
emulsi, mutu suara, tingkat kerusakan, dan lain-lain.
m. Viewing Copy, copy yang digunakan untuk referensi.
n. Vinegar Syndrom, bau asam pada film yang disebabkan oleh jamur yang melekat
pada film.
3. Mengenal Arsip Film

a. Pengertian Arsip Film
Arsip film pada hakekatnya sama dengan pengertian arsip yang kita kenal sehari-
hari di Indonesia. Apalagi jika pengertian arsip ini ditinjau secara yuridis formal,

maka acuan kita tetap pada pengertian arsip seperti yang tercantum dalam
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok
Kearsipan pasal 1 ayat (1) dan (2), sebagai berikut :
1) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintahan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan
perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dalam pengertian arsip tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip bukan
hanya terekam dalam media kertas seperti yang umum kita kenal, tetapi juga
terekam dalam media lain, yang bentuk dan corak beraneka ragam. Salah satu
jenis arsip itu adalah arsip yang terekam dalam media film, yang kemudian kita
kenal dengan “arsip film”.
Arsip yang terekam dalam media kertas atau film pada dasarnya sama saja,
yaitu rekaman informasi atau informasi yang terekam. Perbedaannya hanya
terletak pada medium dari arsip tersebut. Apabila sehari-hari kita hanya mengenal
arsip dengan menggunakan medium dari kertas, atau sering disebut juga dengan
arsip konvensional karena mediumnya yang konvensional, maka pada arsip film
mediumnya dalam bentuk film. Arsip film ini dalam banyak literature disebut
sebagai arsip citra bergerak atau moving image records/archives. Istilah lain yang
juga ditemukan dalam literature adalah arsip berbasis film (film based-records).
Dalam beberapa literatur ditemukan juga pengelompokkan arsip citra bergerak ini
ke dalam kelompok arsip pandang dengar atau arsip audio-visual (audio-visual
records/archives).
Dalam perkembangan yang terjadi satu dekade terakhir ini, pengertian dan
istilah-istilah kearsipan juga mengalami pengkayaan istilah dengan masuknya
istilah-istilah baru dalam dunia kearsipan, seiring dengan penggunaan teknologi
informasi dan komunikasi dalam bidang kearsipan. Oleh karena itu, sebaiknya
pula kita meninjau lebih spesifik istilah arsip film ini dari definisi yang
berkembang saat ini sebagai kekayaan terhadap alam kearsipan di Indonesia.
Pengertian arsip film di Indonesia dapat kita temukan dalam Surat Edaran
bersama Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dan Kepala Badan

Administrasi Kepegawaian Negara Nomor : 01/SEB/1990 dan 46/SE/1990
tentang Angka Kredit Jabatan Arsiparis. Dalam surat keputusan bersama itu,
disebutkan bahwa arsip film adalah arsip yang isi informasinya berupa citra
bergerak (moving image), terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara
pada bahan dasar film yang penciptaannya menggunakan media teknologi
elektronik.
b. Perkembangan Film
Perkembangan film berpangkal tolak dari pengembangan teori “Persistance of
Vision” pada teknik fotografi. Dari teori tersebut kemudian dibuat inovasi kamera
yang dapat merekam gerak. Percobaan dimulai sejak tahun 1877 oleh seorang
insinyur kereta api, John Isaac, yang mencoba merekam gerakan kuda yang
sedang berlari. Rekaman dilakukan dengan cara memasang 24 kamera bersama-
sama. Percobaan selanjutnya dilakukan dengan merekam burung yang sedang
terbang, kucing, dan lain-lain.
Pertama kali film bisa dibuat pada tahun 1895 oleh dua bersaudara,
Antonie dan Louis Lumiere, yang mempertunjukkan karyanya kepada publik di
Paris. Film tersebut dibuat masih dalam dua warna, yaitu hitam dan putih, tidak
bersuara dan menggunakan film dengan bahan dasar nitrocellulose. Sekitar tahun
1897 dibuat percobaan dengan film berwarna, namun dari beberapa percobaan
tidak satupun yang berhasil. Baru kemudian tahun 1915, untuk pertama kalinya
film dibuat dengan proses cetak Technicolor dengan dasar dua warna dan tahun
1932 menjadi 3 warna.
Sejalan dengan perkembangan penyiaran (broadcasting), muncul proses
untuk menggabungkan antara rekaman gambar dengan rekaman suara. Perkenalan
produksi film bersuara pertama kali muncul pada tahun 1923, dan setelah itu film
bersuara menggantikan film bisu. Pada tahun 1936 pertama kali muncul film
berwarna dengan teknik chromogenous (Agfa-Wofen). Teknik tersebut
mempunyai stabilitas yang lebih rendah daripada proses Technicolor. Setelah itu
seluruh color negative dan color positive diproduksi dengan teknik ini. Sampai
tahun 1950 bahan dasar pembuatan film menggunakan nitro-cellulose yang
mudah terbakar dan setelah itu digunakan cellulose acetat.
Produksi film di Indonesia pertama kali dibuat untuk tujuan komersial.
Film yang diproduksi tahun 1926 tersebut berjudul “Loetoeng Kesaroeng” yang
masih dalam bentuk film hitam putih tanpa suara. Tahun 1936 muncul film

“Terang Boelan” yang dibuat dengan menggunakan suara dengan dialog bahasa
Indonesia. Film berwarna di Indonesia baru diproduksi pada tahun 1970-an.
Sejalan dengan perkembangan televisi, maka produksi film tidak lagi
hanya untuk tujuan komersial, namun digunakan juga sebagai media informasi
dan hiburan di televisi. Setelah muncul video, film mulai ditinggalkan sebagai
medium untuk acara televisi, dan sebagai gantinya menggunakan medium
peralatan elektronika (video).
c. Konstruksi Film
Penting diketahui bagi kita yang bertugas dalam menangani arsip film, yaitu
tentang bagaimanakah sebenarnya konstruksi film. Hal ini penting karena
mengetahui konstruksi film, diharapkan kita dapat sedini mungkin
menghindarkannya dari kerusakan yang diakibatkan oleh ketidaktahuan.
Konstruksi film pada umumnya terdiri dari suatu lapisan emulsi gelatin di
atas suatu lapisan plastik yang tipis. Film juga memiliki berbagai macam ukuran.
Ada film berukuran 8 mm, 16 mm dan 70 mm. Emulsi film terdiri dari lapisan
gelatin yang mengandung partikel-partikel halus siver halida yang peka terhadap
cahaya, yang dapat membuat gambar hitam dan putih, atau lapisan warna dyes
yang membuat gambar berwarna. Semua bahan-bahan tersebut terdeteriorasi
dengan cara-cara yang berbeda, tetapi dianjurkan untuk merawatnya dengan cara
yang sama.
1) Hitam Putih (Black/White)
Gambar pada film hitam-putih terdiri dari partikel logam perak yang halus.
Silver metal relatif stabil, tetapi dapat diserang oleh asam dan polusi udara
seperti sulfur. Sulfur juga ada sebagai residu yang ditinggalkan oleh fixer,
disebabkan pada saat pencucian yang tidak cukup selama processing film.
Residu kimia yang ditinggalkan selama processing dapat menyebabkan noda
dan pemucatan pada gambar. Kadang-kadang silver dari gmbar akan migrasi
melalui emulsi dan tinggal pada permukaan emulsi, yang dikenal sebagai
silvering out.
2) Film Berwarna (Colour Film)
Mayoritas untuk film warna adalah acetat base. Colour dyes yang terbentuk
dalam processing film warna dapat film warna dapat terdekomposisi dan
menyebabkan pemucatan dyes. Pemucatan dyes ini terjadi karena efek

pencahayaan dan reaksi bahan-bahan kimia yang disebabkan oleh polutan dari
luar atau hasil film base yang terdekomposisi menghasilkan acetic acid.
Warna film dapat hilang dengan cepat, karena film berwarna tidak tahan
lama dibandingkan film hitam-putih, walaupun dalam kondisi yang baik.
Beberapa dokumentasi yang mungkin telah disimpan sejak semula dengan bahan-
bahan rekaman, seperti file-file produksi, catatan teknik, informasi kualitas tape
atau informasi laboratorium lainnya, seharusnya disimpan terpisah dalam plastik
yang secara kimia stabil atau amplop yan amplop yang bebas asam.
Kita membedakan film berdasarkan jenisnya atau komponen film,
diantaranya :
1) Negatif kamera.
2) Komponen tingkat lanjutan, seperti serat gambar halus, film hitam putih,
interpositif, internegatif, pembalikan warna dan pemisahan warna untuk warna
film.
3) Komponen suara termasuk diantaranya negatif suara dengan optik atau garis-
garis magnetik, pita magnetik yang terpisah, rekaman dialog, musik dan effek,
dan komponen lain dari sound track, dan penggabungan akhir suara (final
sound track).
4) Versi release akhir (the final release version).
5) Out takes dan cut yang tidak digunakan di versi release akhir.
4. Mendeskripsi Isi Arsip Film

Deskripsi arsip film adalah gambaran informasi secara menyeluruh dari suatu arsip
film ke kelompok arsip film. Deskripsi arsip film adalah daftar isi dari sebuah reel film
yang memuat isi atau peristiwa yang terekam dalam sebuah reel film. Seperti kita
dalam satu reel film biasanya terekam beberapa peristiwa atau adegan dalam film
fiksi. Teknik pendeskripsian arsip film dapat dilakukan dengan cara :
a. Mencatat data teknis yang meliputi data tentang jenis arsip, format atau ukuran,
kualitas warna dan suara serta tingkat kerusakan.
b. Mencatat data yang bersifat intelektual meliputi data yang berkaitan dengan apa
(masalah, judul/sub judul/subjek), siapa (pelaku), dimana (lokasi), kapan (kurun
waktu), masa putar (durasi), tahun pembuatan (produksi), dan sebagainya.
Deskripsi arsip film sebaiknya dibuat oleh operator atau kameramen yang
merekam peristiwa yang terekam dalam reel film pada saat penciptaannya. Karena

merekalah sebetulnya yang paling tahu apa yang terekam dalam film tersebut. Format
daftar isi arsip film disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing organisasi.
Biasanya berupa lembaran formulir berbentuk tabel atau isian berbentuk kolom dan
baris yang berisi tentang nomor, tanggal peristiwa, isi (keterangan), dan sebagainya.
Deskripsi arsip film dapat berupa lembaran berbentuk katalog atau modifikasi sesuai
kebutuhan. Apabila hasil deskripsi arsip film ini dikelompokkan menjadi satu bagian
akan merupakan suatu Daftar Arsip Film yang dapat digunakan untuk mengakses
apabila suatu saat arsip film yang bersangkutan diperlukan.
Daftar arsip film inilah yang sebetulnya yang menjadi output dari kegiatan
penataan informasi arsip film. Daftar Arsip Film adalah sarana jalan masuk atau
sarana untuk penemuan kembali arsip apapun bentuknya baik manual maupun
otomatis dengan bantuan mesin sebagai alat.
Contoh Deskripsi Arsip Film Dokumenter
Pada arsip film dokumenter, uraian deskripsi minimal memuat keterangan-keterangan
seperti di bawah ini :
JUDUL : KTT NON BLOK BEOGRAD
NOMOR REEL : 02
SUB JUDUL : KTT Non Blok Beograd
TIPE COPY : Released
UKURAN : 35 mm
MASA PUTAR : 07.47 menit
HITAM PUTIH / WARNA : Hitam putih
SUARA ASLI :
NARASI : Bahasa Indonesia
PRODUKSI : PPFN
TAHUN PRODUKSI :
PIMPINAN PRODUKSI :
SUTRADARA :
COPYRIGHT : PPFN
KLASIFIKASI : Politik
SUBYEK : Konferensi
SUB-SUBYEK : Konferensi Non Blok I
PERIHAL : Konferensi Tingkat Tinggi

KETERANGAN : Presiden Soekarno menghadiri KTT Non Blok ke-I
di Beograd Yugoslavia. Di Pers Centre, wartawan
berkumpul untuk mengirimkan berita ke negaranya.
Tampak Roeslan Abdulgani, Aidit, Mulyadi.
5. Pemanfaatan dan Akses Arsip Film

Arsip adalah endapan informasi atas berbagai kegiatan yang telah dilaksanakan oleh
organisasi dalam rangka pelaksanaan fungsi-fungsi organisasi atau fungsi atau peran
yang pernah dilaksanakan oleh seorang tokoh. Sebagai endapan informasi, maka arsip
menjadi sumber berbagai informasi yang dapat dimanfaatkan atau digunakan oleh
kelompok masyarakat untuk berbagai kepentingan, seperti penelitian ilmiah,
penelusuran informasi mengenai tokoh, budaya, fenomena, benda, dan masalah sosial
lainnya.
Arsip film merupakan salah satu jenis arsip yang menyimpan informasi berupa
image atau citra bergerak (moving image), terekam dalam rangkaian gambar fotografik
dan suara pada bahan dasar film yang penciptaannya menggunakan teknis dan atistik
dengan menggunakan peralatan khusus.
Dalam proses penciptaannya, perekaman informasi pada film atau gambar
bergerak (motion picture) dapat dibentuk dalam beberapa format ukuran film, yaitu 8
mm, 16 mm, 35 mm, dan 70 mm. Film ukuran 70 mm hanya digunakan untuk
proyeksi pada layar lebar.
Hakekatnya arsip film berbeda dengan arsip kertas atau konvensional, karena
itu penggunaan arsip film berbeda dalam hal kepentingan pemanfaatannya.
Kemudahan dalam hal fisik arsip kertas yang memungkinkan dapat dibaca oleh siapa
saja, terkecuali mereka yang tuna aksara, menyebabkan rentang kelompok
penggunanya sangat luas. Berbeda dengan arsip film, pemanfaatannya agak bersifat
eksklusif dalam hal ini diperlukan peralatan, pengetahuan teknis dan latar belakang
perkembangan teknologinya.
Meskipun pemanfaatan dan penggunaannya acapkali terbatas, namun dalam
hal penyebaran informasinya jauh lebih luas dibanding arsip kertas/konvensional.
6. Persiapan Layanan Arsip Film

Untuk keperluan pemanfaatan arsip film, khasanah arsip film yang ada harus ditata
terlebih dahulu baik fisik maupun informasinya agar memudahkan dalam proses temu

balik informasi yang dicari. Sarana temu balik arsip film berupa data informasi film,
yaitu suatu daftar yang memuat rincian informasi yang terkandung dalam arsip film,
seperti : judul, nomor reel, tipe copy, ukuran, masa putar, narasi, produksi, tahun
produksi, sutradara, copyright, klasifikasi, subjek, dan keterangan.
Secara ketahanan fisik, arsip film adalah arsip yang sangat peka terhadap
lingkungan, kotoran, dan gesekan. Karena itu sebelum arsip film disajikan untuk
layanan informasi, sebaiknya terlebih dahulu dilakukan pengkopian terhadap master
arsip film. Pengkopian master arsip film dilakukan dalam 3 (tiga) jenis, yaitu :
a. Copy pelestarian, yang digunakan sebagai alat keamanan. Dalam hal ini film harus
dibuat dalam format dengan kualitas baik, hasil copy pelestarian disimpan seperti
bahan aslinya dan digunakan untuk tujuan lain jika benar-benar dibutuhkan.
b. Duplikasi atau duping copy merupakan copy yang digunakan untuk membuat
copy bagi penguna.
c. Referensi, atau viewing copy merupakan copy yang digunakan oleh penguna.
Pembuatan macam-macam copy sangat penting untuk menjamin bahwa
masing-masing bahan tersebut sudah diidentifikasi, baik dalam hal kegunaan maupun
jenisnya. Sebaiknya untuk mengidentifikasi copy arsip film yang ada digunakan
sistem pengkodean warna, yaitu warna merah untuk copy pelestarian, hijau untuk copy
duplikasi, dan biru untuk copy referensi.
Pemanfaatan arsip film oleh pengguna arsip dapat diberikan viewing copy. Hal
ini untuk menjaga kelestarian master arsip film yang memang dibuat hanya untuk
disimpan bukan untuk digunakan dalam layanan informasi arsip film kepada
pengguna.
7. Pemanfaatan Arsip Film

Sifat ekslusif penggunaan arsip film dapat diimbangi dengan penyebaran informasi
yang sangat luas. Karena arsip film pada prinsipnya digunakan untuk publisitas dan
mas-media, maka kelompok yang acapkali memanfaatkannya adalah mereka yang
bergerak di bidang, seperti : broadcasting, insan film, budayawan, pengarang,
seniman, dan komponis. Mereka memanfaatkan arsip film untuk keperluan
penelusuran berita mengenai informasi tokoh, peristiwa sejarah, politik, fenomena,
seni, sosial budaya dan sebagainya.
Dalam kesempatan lain terkadang organisasi pemerintah dan lembaga swadaya
masyarakat juga memanfaatkan arsip film untuk keperluan pameran dalam rangka

peringatan hari-hari besar kenegaraan, mengenang tokoh, dan kilas balik berbagai
peristiwa penting lainnya. Secara komunikologis, pameran atau exhibition merupakan
sarana yang efektif untuk menyebarkan suatu pesan karena bersifat informatif dan
persuasif, apalagi dilengkapi dengan gambar-gambar hidup yang bersumber dari arsip
lama.
Pemanfaatan arsip film untuk tujuan publikasi harus memperhatikan
ketentuan-ketentuan yang berkaitan dengan persoalan hak cipta (authorship) dan hak
membuat copy (copyright). Karena pemanfaatan arsip film pada dasarnya
memanfaatkan karya intelektual orang lain yang harus dihargai dengan menyebutkan
sumber asal informasi dan membayar authorship dan copyright terhadap pemanfaatan
informasi yang ada pada film tersebut.
Adanya authorship dan copyright salah satu yang membedakan pemanfaatan
arsip film dengan arsip kertas atau konvensional. Pada arsip konvensional hampir
tidak ada persoalan authorship dan copyright, karena arsip tercipta sebagai
pelaksanaan atau transaksi suatu kegiatan (by-product). Sedangkan arsip film
umumnya tercipta karena inisiatif, kreasi dan imajinasi dari mereka yang terlibat
dalam transaksi kegiatan itu sendiri. Dengan kata lain, arsip film sengaja dibuat dan
arsip film adalah transaksi itu sendiri.
Pada arsip konvensional persoalannya lebih kepada orisinalitas dan autentisitas
(authenticity), yaitu arsip itu asli bukan tiruan, bukan salinan, bisa dipercaya
(realable), benar dan bukan palsu), sedangkan pada arsip film adalah pada hak cipta
(authorship) dan hal membuat copy (copyright), yaitu pesan moral kepada yang
menciptakan, kepatuhan terhadap ketentuan untuk mendapat ijin atau hak untuk
menggandakan film tersebut.
Selain persoalan hak cipta dan hak membuat copy, arsip film masih
menyangkut sejumlah hak lainnya terutama berkaitan dengan penyebaran informasi,
pemanfaatan dan penggunaannya.
Pemanfaatan informasi arsip film akan sangat berbeda dengan arsip
konvensional atau tekstual, karena informasi yang ada pada arsip film tidak dapat
begitu saja diperoleh secara langsung tanpa menggunakan alat bantu lain yang dapat
memberikan akses kepada informasi film yang diinginkan. Untuk mengetahui dan
mendapatkan informasi yang diinginkan, maka pemanfaatan arsip film harus
menggunakan peralatan pendukung (player) yang dapat memunculkan gambar-gambar
atau image yang terdapat pada film.

Salah satu jenis media yang digunakan untuk memproyeksikan gambar dan
suara (audio visual aids) adalah proyektor yang dilengkapi dengan layar untuk
memunculkan gambar-gambar pada film. Proyektor dan filmnya tergantung dari
ukuran lebar film, karena itu penggunaan proyektor untuk memunculkan gambar film
harus disesuaikan dengan ukuran lebar film. Ukuran standar format proyektor dan ada
beberapa jenis, diantaranya :
a. Proyektor 8 mm, digunakan untuk memutar dan memunculkan gambar-gambar
film ukuran format 8 mm (0,8 cm), 100 feet, durasi lebih kurang 15 menit.
b. Proyektor 16 mm, digunakan untuk memutar dan memunculkan gambar-gambar
c. Proyektor 35 mm, digunakan untuk memutar dan memunculkan gambar-gambar
d. Proyektor 70 mm, digunakan untuk memutar dan memunculkan gambar-gambar
Film sebenarnya merupakan gambar dari sederetan film klise yang
diproyeksikan dengan kecepatan tertentu sehingga memberikan kesan bergerak,
kecepatan putar dari film yang diproyeksikan itu antara 16 frame sampai 24 frame per
detik. Untuk kemudahan dan efektivitas pemanfaatan arsip film, sebaiknya arsip film
yang ada dan sering digunakan untuk layanan kepada pengguna arsip cepat-cepat
dialih mediakan ke media video. Hal ini penting karena dengan media video pengguna
arsip akan lebih mudah akses dan memilih gambar-gambar yang disukai. Pemilihan
gambar-gambar film yang telah ditransfer ke media video dapat menggunakan mesin
telecine. Dengan mesin telecine pengguna akan lebih comfortable dalam memilih
gambar dan momen-momen yang ada pada film karena mesin telecine secara otomatis
dapat menunjukkan gambar-gambar yang diinginkan oleh pengguna arsip.
Pemanfaatan informasi arsip film membutuhkan peralatan pendukung khusus,
yang membutuhkan ketrampilan khusus pula untuk dapat mengoperasionalkan agar
proses temu balik informasi yang diinginkan dapat dilaksanakan dengan mudah. Akses
terhadap informasi arsip film akan memerlukan waktu yang lebih lama daripada arsip
tekstual, karena untuk memperoleh informasinya harus dipersiapkan terlebih dahulu
peralatan yang baik dan operator yang mampu mengoperasionalkan peralatan tersebut
dengan baik. Karena itu pemanfaatan arsip film dalam rangka layanan informasi harus
diatur secara baik, agar setiap informasi yang terekam pada film dapat dimanfaatkan
dengan baik.

Layanan informasi dalam rangka pemanfaatan arsip film harus diberikan
secara optimal kepada setiap pengguna arsip film, tanpa ada diskriminasi layanan dan
upaya mempersulit pengguna arsip dalam mengakses dan memanfaatkan informasi
khasanah arsip film yang ada. Dengan demikian dapat terwujud layanan prima
terhadap pemanfaatan semua khasanah arsip yang disimpan di ANRI maupun
Lembaga Arsip Daerah.

Bahan Ajar Manajemen Arsip Vital Dan Bentuk Khusus Oleh Dra. Ngesti Lestari, M.si, Dra. Sri Indrahti, M.hum, Dr. Haryono Rinardi, M.hum.

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Bahan Ajar Manajemen Arsip Vital Dan Bentuk Khusus Oleh Dra. Ngesti Lestari, M.si, Dra. Sri Indrahti, M.hum, Dr. Haryono Rinardi, M.hum.

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BAHAN AJAR

MANAJEMEN ARSIP VITAL

MANAJEMEN ARSIP VITAL

Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus | i

Semarang, 9 Agustus 2019

Dra. Ngesti Lestari, M.Si.

ii | Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus

HALAMAN JUDUL ...................................................................................................... i

ARSIP DINAMIS VITAL ............................................................................................. 1

Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus | iii

B. Pengertian Arsip Dinamis Vital

C. Identifikasi dan Analisis Arsip Dinamis Vital

2. Klasifikasi Arsip Dinamis Vital

2 | Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus

Kelas 2 Arsip dinamis dinamis Tagihan Lemari besi

Kelas 3 Arsip dinamis dinamis Pernyataan Filing Cabinet

Kelas 4 Arsip dinamis yang tidak Permintaan Gunakan kemudian

Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus | 3

4 | Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus

Polis dan jadwal asuransi Daftar inventaris

Tabel 2. Arsip Dinamis Vital

Kelas 2 Penting bagi kelangsungan badan Pedoman prosedural

Kelas 3 Kehilangan arsip dinamis akan Surat-menyurat

Kelas 4 Tidak ada nilai mutakhirnya. Surat edaran tentang

Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus | 5

6 | Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus

Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus | 7

E. Metode Perlindungan Arsip Dinamis Vital

8 | Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus

Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus | 9

F. Transfer Arsip Dinamis Vital dan Prosedur Penyimpanan

10 | Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus

G. Perlindungan Arsip Dinamis Elektronik Vital

Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus | 11

12 | Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus

Tempat yang Sebuah tempat Murah, dapat Bila berpatungan

Tempat yang Sebuah tempat Lebih mahal, Bila berpatungan

Tempat yang Fasilitas yang

Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus | 13

Biro jasa Badan korporasi Hanya Jasa badan korporasi

Penggandaan Duplikat data Kesetaraan Pilihan ini merupakan

H. Pedoman Perlindungan Arsip Dinamis Vital

I. Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Arsip Vital

Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus | 15

16 | Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus

J. Identifikasi Dokumen/Arsip Vital Negara

Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus | 17

18 | Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus

Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus | 19

20 | Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus

Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus | 21

K. Perlindungan dan Pengamanan Dokumen/Arsip Vital Negara

2. Metode Perlindungan Arsip Vital

22 | Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus

3. Pengamanan Fisik Arsip

Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus | 23

4. Pengamanan Informasi Arsip

L. Penyelamatan dan Pemulihan Arsip Vital

24 | Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus

Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus | 25

26 | Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus

M. Program Arsip Vital

Manajemen Arsip Vital dan Bentuk Khusus | 27