Senin, 26 Agustus 2019

Latihan 1

1. Apa yang dimaksud dengan deskripsi arsip?

2. Jelaskan keterkaitan antara deskripsi arsip dengan fonds!
3. Jelaskan yang dimaksud dengan deskripsi arsip multi
tingkat!
4. Uraikan perbedaan penentuan tanggal/bulan/tahun
penciptaan dan tanggal/bulan/tahun akumulasi unit
deskripsi! berikan masing-masing contohnya!
 Materi III
Standarisasi Deskripsi Arsip - lanjutan
3. Isi dan Struktur
a. Ruang Lingkup dan Isi
Uraian Singkat untuk memberikan gambaran
tentang isi masalah, kurun waktu yang dicakup
dalam unit deskripsi.
Contoh: Arsip mengenai kebijakan umum
Kementerian Luar Negeri pada masa
Menteri Adam Malik tahun 1966 - 1978
mengenai bantuan luar negeri yang
diterima oleh Indonesia dari negara-
negara Eropa Barat.
b. Informasi tentang JRA, penilaian dan pemusnahan
Menyediakan informasi mengenai penilaian,
pemusnahan, dan JRA yang pernah dilaksanakan.
Aturannya: catat setiap tindakan yang pernah
dilaksanakan terhadap unit deskripsi.
Jika memungkinkan, cantumkan pihak
yang telah melakukan tindakan
tersebut.
Contoh: Seluruh records yang bertanggal 31
Desember 1949 menjadi permanen
berdasarkan peraturan kepala arsip
nasional Republik Indonesia.
c. Penambahan Arsip
Mencatat jika ada penambahan terhadap unit
deskripsi di masa yang akan datang. Jika
memungkinkan, cantumkan perkiraan jumlah dan
frekwensinya.
Contoh: Arsip Kementerian Kesehatan telah
diserahkan ke Arsip Nasional Republik
Indonesia setiap tahun pada tanggal 1
Agustus sebanyak 40 cm. Penambahan
berikutnya sedang dinantikan.
d. Sistem Penataan
Menyediakan informasi mengenai penataan unit
deskripsi, spesifikasi karakteristik struktur
internalnya, susunan arsipnya dan jika
memungkinkan mencantumkan arsiparis yang
menanganinya.
Contoh: Arsip disusun secara alfabetik menurut
judul file.
4. Persyaratan Akses dan Penggunaan
a. Status Hukum/Resmi/Legal.
Menyediakan informasi mengenai status hukum
unit deskripsi.
Contoh: Arsip dipublikasikan berdasarkan
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008
Tentang Keterbukaan Informasi Publik.
b. Persyaratan Akses
Menunjukkan kondisi yang membatasi atau
memengaruhi pengaksesan terhadap unit
deskripsi.
Contoh: Dilarang melakukan akses terhadap arsip
tanpa seizin tertulis dari direktur
perusahaan/ lembaga/organisasi.
Tidak diizinkan melakukan akses hingga
arsip selesai dimikrofilmkan.
Terbuka bagi semua peneliti yang
terdaftar.
c. Persyaratan yang mengatur reproduksi
Menunjukkan pembatasan penggunaan dan
reproduksi unit deskripsi.
Memberikan kondisi/syarat yang mengatur
mengenai penggunaan dan reproduksi dari unit
deskripsi setelah diperbolehkan mengakses.
Contoh: Arsip yayasan ini hanya dapat diduplikasi
untuk tujuan referensi karya ilmiah.
Penggunaan foto-foto untuk tujuan
publikasi tidak diizinkan oleh yayasan
tanpa izin tertulis.
d. Bahasa yang terdapat dalam bahan arsip
Menunjukkan bahasa atau tulisan yang ada dalam
unit deskripsi.
Pada bagian ini dituliskan jenis tulisan, bahasa,
sistem simbol yang digunakan (jika ada), atau
singkatan khusus yang dipakai.
Contoh: Naskah dalam Bahasa Portugis.
Naskah utama dalam Bahasa Belanda.
Naskah dalam Bahasa Sasak, naskah
pendukungnya dalam Bahasa Belanda.
e. Karateristik fisik
Memberikan informasi mengenai karakter fisik
penting yang memengaruhi penggunaan unit
deskripsi.
Menunjukkan konfisi fisik permanen dari arsip
yang membatasi penggunaan unit deskripsi
tersebut.
Contoh: Gambar telah memudar.
Kertas telah rapuh.
Naskah hanya dapat dilihat dibawah
pencahayaan ultraviolet.
f. Jalan masuk (sarana temu balik)
Menunjukkan jalan masuk yang tersedia untuk unit
deskripsi tersebut. Jika memungkinkan, masukkan
juga informasi mengenai tempat memperoleh
duplikasinya.
Contoh: inventory, list, indeks (korespondensi).
5. Bahan yang berkaitan
a. Lokasi Arsip Asli
Untuk menunjukkan tempat penyimpanan
(repository), badan usaha, individu yang
menyimpan naskah asli jika unit deskripsi
merupakan suatu reproduksi.
Contoh: Naskah asli telah dimusnahkan setelah
dimikrofilmkan pada tahun 1981.
Naskah asli tersimpan di Rijksarchief,
Belanda.
b. Duplikat yang ada
Menunjukkan keberadaan atau ketersediaan
duplikasi dari unit deskripsi yang bersangkutan.
Jika unit deskripsi tersedia dalam format lain,
tuliskan format tersebut dan lokasi (tempat)
dimana format tersebut bisa ditemukan.
Contoh: Film juga tersedia dalam bentuk video
kaset.
Naskah juga tersedia dalam bentuk
microfilm.
c. Deskripsi yang terkait
Menunjukkan unit deskripsi tersebut terdiri dari
bahan-bahan yang mempunyai hubungan
langsung dan penting dengan unit deskripsi
lainnya.
Contoh: Arsip ini berkaitaan dengan laporan-
laporan yang sama dengan arsip yang
terdapat dalam ...
Seri yang berkaitan: ...
d. Arsip yang berhubungan
Untuk menunjukkan keberadaan arsip-arsip di
tempat penyimpanan (repository) lain yang
berhubungn dengan provenance unit deskripsi
yang bersaangkutan.
Informasi yang diberikan yaitu mengenai arsip
yang berhubungan dan tempat peyimpanannya.
Contoh: File mengenai kegiatan perdagangan, bea
dan cukai, ekspor, laporan keuangan,
laporan tahunan ada pada Arsip Nasional
Republik Indonesia.
e. Publikasi/Penerbitan
Menunjukkan penerbitan/publikasi yang ada
berdasarkan penggunaan studi atau analisis dari
unit deskripsi tersebut.
Contoh: Memori serat terima jabatan Residen
Lebak diterbitkan dalam jurnal berkala
Bijdragen tot de Taal-, Land-, en
Volkenkunde.