TEKNIK DOKUMENTASI DAN PENYUSUNAN SISTEM

Akuntan biasanya berpartisipasi dalam tim perancangan, penyusunan, dan implementasi

sistem informasi akuntansi. Selain itu, ketika melaksanakan audit internal dan
independen, akuntan juga mengkaji ulang sistem informasi yang berlaku saat itu. Bab ini
secara spesifik membahas berbagai macam teknik dokumentasi untuk membantu
akuntan dalam melaksanakan tugas di atas.

Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram, dan penjelasan tertulis lainnya
yang menjelaskan tentang cara kerja sebuah sistem. informasi yang dicakup adalah
tentang who, what, where, why,how of penginputan data, pengolahan data, penyimpanan,
pembuatan laporan dan pengawasan terhadap sistem. Ada ungkapan bahwa "sebuah
gambar memiliki nilai sama dengan ribuan kata", maka untuk menyederhanakan
permasalahan, cara untuk mendokumentasikan sistem adalah dengan membuat
diagram, bagan alir, tabel, dan lain-lain. Dokumentasi ini selanjutnya dilengkapi dengan
uraian naratif, yaitu penjelasan tertulis komponen-komponen sistem tahap-tahap
interaksi komponen-komponen tersebut. Pemahaman seseorang terhadap dokumentasi
tergantung pada pekerjaan yang dilakukannya. Namun demikian, paling tidak seseorang
harus memahami dokumentasi pada salah satu tingkatan atau derajat pemahaman
sebagai berikut:

1. Mampu membaca. Dengan memiliki kemampuan membaca, maka seseorang akan

dapat mengetahui cara kerja sebuah sistem.
2. Mengevaluasi. Dengan kemampuan mengevaluasi, maka seseorang dapat
mengetahui kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan sebuah sistem, dan
mengusulkan perbaikan. Selain itu, orang tersebut dapat pula mengetahui apakah
sistem tersebut memenuhi kebutuhan atau tidak.
3. Menyiapkan/membuat. Merupakan kemampuan tertinggi yang sangat diperlukan
jika seseorang menjadi anggota tim.

DIAGRAM ARUS DATA (DATA FLOW DIAGRAM)

Sebuah DFD secara grafis menjelaskan arus data dalam sebuah organisasi. Teknik ini
digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang digunakan sekarang dan untuk
merencanakan serta mendesain sistem yang baru. Tidak ada cara standar dalam
menyusun DFD, karena persoalan yang berbeda memerlukan metode yang berbeda pula.
Pada dasamya, DFD memfokuskan pada aliran data dalam organisasi. DFD disusun
dengan menggunakan empat simbol utama seperti yang terlihat berikut ini:

Simbol Diagram Arus Data

1
Simbol-simbol tersebut digabungkan untuk menunjukkan bagaimana data diproses. Dalam
contoh diagram arus data, input untuk proses C adalah arus data B yang berasal dari
sumber data A. Output proses C adalah arus data D dan E. Arus data E dikirim ke tujuan
data J. Proses F menggunakan arus data D dan G sebagai input untuk menghasilkan
arus data I dan G sebagai output. Arus data G berasal dari dan dikembalikan ke
penyimpanan data H. Arus data I dikirim ke tujuan data K.

Contoh Diagram Arus Data

Hirarki Diagram Arus Data

Pada dasamya DFD dapat dirinci lebih Ianjutke dalam jenjang yang lebih rendah agar
dapat diperoleh pemahaman yang lebih rinci dan mendalam tentang sebuah sistem,
karena pada umumnya sebuah sistem tidak dapat digambarkan seluruhnya hanya dalam
selembar kertas saja. Dengan demikian diagram arus data dapat dibagi ke dalam jenjang-
jenjang sesuai dengan kebutuhan sistem. Jenjang tertinggi disebut dengan diagram
konteks (context diagram) yang menggambarkan ikhtisar paling ringkas dari sebuah sistem.
Karena sangat ringkas, maka agar dapat diperoleh gambaran yang utuh mengenai
sebuah sistem, diagram ini dilengkapi dengan narasi lengkap. Gambar 1 merupakan
contoh diagram konteks. Gambar ini dijabarkan lebih rinci ke dalam Gambar 2.

2
Gambar 1. Diagram Konteks Sistem Perusahaan Dagang

3
Gambar 2. Diagram Subsistem Perusahaan Dagang

BAGAN ALIR (FLOWCHARTS)

Bagan alir merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-
aspek sistem informasi secara jelas, tepat, dan logis. Bagan alir menggunakan
serangkaian simbol standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi
yang digunakan oleh sebuah perusahaan, sekaligus menguraikan aliran data dalam
sebuah sistem.

Simbol-simbol Bagan Alir

Simbol-simbol yang digunakan untuk membuat bagan alir secara lengkap dapat
dilihat pada Gambar 4.4. Setiap simbol memiliki arti khusus sehingga mudah
dikenali dari bentuknya.

Bentuk simbol menunjukkan dan menguraikan kegiatan yang dilaksanakan,

menunjukkan input, output, pemrosesan, dan media penyimpanan. Simbol-simbol
ini dapat dibuat dengan menggunakan program komputer atau menggunakan
template, yaitu penggaris khusus untuk membuat simbol-simbol bagan alir. Secara
garis besar, simbol dapat dikelompokkan ke dalam empat kelompok sebagai
berikut:

4
1. Input/output. yaitu simbol yang menggambarkan alat atau media yang
memberikan input kepada atau merekam output dan kegiatan pengolahan
data.
2. Processing. Merupakan simbol yang menunjukkan jenis alat yang digunakan
untuk mengolah data (dengan komputer atau dikerjakan secara manual)
3. Storage. Simbol yang menggambarkan alat yang digunakan untuk menyimpan
data yang saat ini tidak dipakai oleh sistem.
4. Lain-lain. Simbol yang menunjukkan arus data dan barang. Simbol ini juga
menggambarkan saat mulai dan berakhimya bagan alir, serta penjelasan-
penjelasan tambahan pada bagan alir tersebut.

BAGAN ALIR (FLOWCHARTS)

Bagan alir merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-
aspek sistem informasi secarajelas, tepat, dan logis. Bagan alir menggunakan
serangkaian simbol standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi
yang digunakan oleh sebuah perusahaan, sekaligus menguraikan aliran data dalam
sebuah sistem.

Simbol-simbol Bagan Alir

Simbol-simbol yang digunakan untuk membuat bagan alir secara lengkap dapat
dilihat pada Gambar 3, Setiap simbol memiliki arti khusus sehingga mudah dikenali
dari bentuknya.
Gambar 3. Simbol Bagan Alir

Simbol-simbol ini merupakan simbol yang direkomendasikan oleh The American National Standard Institute (ANSI), The
International Organization for Standardization (ISO), dan International Business Machines Corporation (IBM).

5
6
Jenis-jenis Bagan Alir:
1. Bagan alir dokumen (document flowcharts)
Bagan alir dokumen menggambarkan aliran dokumen dan informasi antar area per-
tanggungjawaban di dalam sebuah organisasi. Bagan alir ini menelusur sebuah
dokumen dari asalnya sampai dengan tujuannya. Secara rinci bagan alir ini
menunjukkan darimana dokumen tersebut berasal, distribusinya, tujuan digunakannya
dokumen tersebut, kapan tidak dipakai lagi, dan hal-hal lain yang terjadi ketika
dokumen tersebut mengalir melalui sebuah sistem.

Bagan alir ini bermanfaat untuk menganalisis kecukupan prosedur pengawasan dalam
sebuah sistem seperti internal checks dan pemisahan fungsi. Bagan alir (flowchart)
yang menjelaskan dan mengevaluasi pengawasan intern disebut internal control
flowchart. Bagan alir dokumen dapat mengungkapkan kelemahan atau inefisiensi
sebuah sistem, seperti aliran komunikasi yang tidak memadai, kompleksitas dalam
aliran dokumen dan Iain-Iain.Contoh bagan alir dokumen dapat dilihat pada Gambar
4.

7
2. Bagan alir sistem (system flowcharts)
Bagan alir sistem menggambarkan hubungan antara input, pemrosesan, dan output
sebuah sistem informasi akuntansi. Bagan alir sistem ini dimulai dengan identifikasi
input (yang masuk ke dalam sistem dan sumbernya), input dapat berupa data baru yang
masuk ke dalam sistem, data yang saat ini tersimpan dalam sistem untuk digunakan
di masa mendatang, atau gabungan antara keduanya. Setelah input, berikutnya
adalah bagan alir pemrosesan, yang dapat mencakup lebih dari satu tahap
pengolahan data. Bagian ketiga adalah berupa bagan alir output. Output dari
pemrosesan dapat disimpan dalam tempat penyimpanan data atau disajikan dalam
berbagai laporan yang dapat dicetak atau sekedar ditayangkan di layar monitor.

Bagan alir sistem merupakan salah satu alat penting untuk menganalisis, mendesain,
dan mengevaluasi sebuah sistem, Bagan alir sistem ini secara universal dipakai
dalam sistem kerja dan merupakan sarana berkomunikasi yang efektif diantara para
pekerja. Bagan alir sistem merupakan alat yang sempurna untuk menguraikan arus
informasi dan prosedur dalam sebuah sistem informasi akuntansi. Contoh bagan alir
sistem dapat dilihat pada Gambar 5.
3. Bagan alir program (program flowcharts)
Bagan alir program menjelaskan urutan logika pemrosesan data oleh komputer dalam
menjalankan sebuah program. Hubungan antara bagan alir sistem dan bagan alir
program dapat dilihat pada Gambar 6. Bagan alir program menggunakan simbol-
simbol yang dirancang secara khusus. Anak panah menghubungkan simbol-
simbol sekaligus menunjukkan urutan kegiatan. Simbol pemrosesan
menggambarkan perpindahan data atau perhitungan aritmatika. Simbol input dan
output menggambarkan pembacaan input sekaligus penulisan output. Simbol
keputusan menggambarkan perbandingan satu atau lebih variabel dan mentransfer
aliran data ke alternatif yang sesuai.
Titik mulai dan berakhirnya bagan alir digambarkan dengan menggunakan simbol
terminal. Selain itu juga digunakan simbol penghubung (konektor) untuk
menghubungkan proses satu dengan proses lainnya, baik pada halaman yang sama
maupun pada halaman yang berbeda. Contoh bagan alir program dapat dilihat pada
Gambar 7.

4. Bagan konfigurasi komputer (computer configuration charts)

Simbol bagan alir dapat juga digunakan untuk membuat bagan konfigurasi komputer.
Bagan ini digunakan untuk menggambarkan konfigurasi perangkat keras sistem
komputer. Dalam kaitannya dengan penyusunan sistem informasi akuntansi, terutama
sistem yang berbasis komputer, bagan ini akan memberikan manfaat untuk
merancang konfigurasi atau komponen perangkat keras yang direkomendasi dan
akan digunakan oleh perusahaan. Contoh bagan konfigurasi komputer ini dapat
dilihat pada Gambar 8.

5. Bagan struktur (structure charts)

Bagan ini digunakan untuk merancang program komputer yang menggunakan
pendekatan modul. Dengan menggunakan pendekatan ini, program komputer yang
besar dan kompleks dipecah ke dalam modui-modul yang semakin dipecah semakin kecil
sampai tidak dapat dipecah lagi. Setiap modul akan dibuat dan diuji secara terpisah.
Setelah selesai kemudian modul-modul tersebut digabung satu sama lain,
sehingga akan membentuk satu kesatuan program yang besar dan kompleks.
Manfaat pendekatan ini adalah pembuatan program menjadi lebih sederhana, lebih
cepat, lebih akurat. Contoh bagan konfigurasi komputer ini dapat dilihat pada
Gambar 9.

8
Gambar 4. Bagan Alir Dokumen

Gambar 5. Bagan Alir Sistem

9
Gambar 6. Hubungan Antara Bagan Alir Sistem dan Bagan Alir Program

Gambar 7. Bagan Alir Program Komputer Untuk Pemrosesan Pesanan

10
Perbedaan antara Diagram Arus Data dan Bagan Alir
Secara ringkas perbedaan antara diagram arus data dan bagan alir adalah:
1. Diagram arus data menekankan pada aliran data (logical view), sedangkan bagan alir
atau flowchart lebih menekankan pada aliran dokumen (physical view) atau
pencatatan transaksi.
2. Flowchart digunakan terutama untuk mendokumentasikan sistem yang sudah ada,
karena menjelaskan tentang bagaimana data diolah dan disimpan, sementara bagan
arus data digunakan untuk mendesain sistem baru.
3. Bagan arus data hanya menggunakan empat simbol saja, sedangkan flowchart
menggunakan lebih banyak simbol
4. Flowchart menunjukkan urutan proses, dokumen yang terlibat, pihak-pihak yang
terkait, dan aliran data, sedangkan bagan arus data hanya menggambarkan aliran
data saja.

Gambar 8. Bagan Konfigurasi Komputer

Gambar 9. Bagan Struktur

11
TABEL KEPUTUSAN (DECISION TABLE)
Alat sistem lain yang juga bermanfaat untuk membuat dokumentasi adalah tabel keputusan.
Tabel ini membantu membuat keputusan yang kompleks dan keputusan merupakan
sebuah representasi tabular logika keputusan. Dibandingkan dengan flowchart, tabel
keputusan ini memiliki keunggulan yaitu mampu menangani lebih banyak altematif,
namun kelemahannya tabel ini tidak menjelaskan urut-urutan kegiatan. Tabel keputusan
berwujud matriks yang dibagi menjadi tiga bagian. Bagian kiri tabel terdiri atas dua bagian,
yaitu daftar kondisi dan daftar tindakan. Bagian kanan tabel berisi kolom-kolom yang
masing-masing merepresentasikan aturan keputusan (decision rule) yang merupakan
kombinasi antara kondisi dan tindakan. Setiap aturan (rule) menunjukkan tindakan yang
diambil jika kondisi terpenuhi. Bentuk umum tabel keputusan dapat dilihat pada Tabel 1.

Tabel 1. Bentuk Umum Tabel Keputusan

Aturan Kondisi
Kondisi 1 2 3 4 5 6 7 8 9
(Kondisi khusus)

Aturan Tindakan
Tindakan 1 2 3 4 5 6 7 8 9
(Tindakan khusus)

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang tabel keputusan, lihat contoh pada
Tabel 2 yang memiliki tiga alternatif kondisi. Ketiga alternatif kondisi ini berhubungan dengan
tiga simbol kondisi pada flowchart program. Isian kondisi, terdiri atas kolom-kolom
vertikal yang masing-masing menggambarkan aturan keputusan yang harus dimasukkan,
yaitu berupa ya (Y), tidak (T), atau strip (-). Tanda strip menunjukkan bahwa hasil
pengujian kondisi tidak relevan. Sebagai contoh, pada Tabel 4.3, jika kredit tidak disetujui,
maka kuantitas atau barang yang tersedia tidak relevan.

Tabel 2. Tabel Keputusan Sederhana untuk Pemrosesan Order

a b c d
Kredit disetujui? T Y Y Y
Pesanan < saldo persediaan? - T Y Y
Pesanan > 500 unit? - - T Y

Tolak pesanan X
Tunda pemenuhan pesanan X
(backorder)
Penuhi pesanan X X
Berikan diskon 25% X

Daftar tindakan berisi alternatif tindakan yang harus dilakukan oleh program. Tabel 3
berisi empat alternatif tindakan, yaitu menolak pesanan, menunda pesanan (back-
order), memenuhi pesanan tanpa diskon, dan memenuhi pesanan dengan diskon. Kolom
isian tindakan menunjukkan kapan sebuah tindakan dilakukan. Sebuah sel pada kolom
tindakan akan terisi tanda silang (X) jika tindakan dilaksanakan (jika input memenuhi tes
kondisi), sedangkan kosong menunjukkan bahwa tindakan tidak dilakukan.

12
Umumnya tabel keputusan ini digunakan untuk menggambarkan serangkaian kondisi
yang ada dalam program pengolahan data dan berkaitan dengan tindakan tertentu
untuk setiap kondisi. Keuntungan tabel keputusan ini adalah bahwa tabel ini secara jelas
menunjukkan seluruh kemungkinan hubungan logis antardata input. Dengan demikian,
sebuah program dapat dibuat untuk mengakomodasi setiap aturan keputusan.
Meskipun demikian, tabel keputusan ini memiliki kelemahan, yaitu tidak merefleksikan
urutan kegiatan dalam sebuah program. Tabel keputusan ini biasanya digunakan
bersama-sama dengan flowchart program untuk membantu mendesain dan menuliskan
program komputer.

BAGAN MANAJEMEN PROYEK (PROJECT MANAGEMENT TOOLS)

Sebuah rancangan sistem akan berhasil jika sistem tersebut diselesaikan dalam periode
waktu yang masuk akal. Pada dasarnya proyek penyusunan sistem memerlukan waktu
penyelesaian dari hitungan bulanan sampai tahunan, dan biasanya realisasi waktu
penyelesaian melebihi taksiran waktu. Penilaian terhadap keberhasilan proyek
penyusunan sistem informasi didasarkan pada apakah proyek tersebut diterapkan tepat
waktu dan sesuai dengan anggaran atau tidak. Untuk membantu mencapai tujuan ini,
digunakan alat yang disebut dengan alat manajemen proyek. Alat manajemen proyek yang
membantu dalam penyelesaian proyek secara tepat waktu adalah Gantt chart dan
diagram jaringan (network diagram). Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas,
berikut ini akan diberikan contoh.

Penyusunan sebuah sistem informasi akuntansi baru melibatkan berbagai macam kegiatan
dan tugas sehingga memerlukan koordinasi yang solid. Untuk itu diperlukan teknik
manajemen proyek yang dapat membantu proses koordinasi tersebut. Aiat manajemen
proyek memerlukan seorang analis yang dapat membagi proyek ke dalam aktivitas-
aktivitas yang berbeda. Setiap aktivitas memiliki outputyang dapat diukur, dan dapat
diketahui dengan jelas kapan dimulai dan kapan berakhir. Analis juga harus
mengestimasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas, dan
mengidentifikasi urut-urutan kegiatan yang terkait. Contoh tabel yang berisi informasi
tentang kegiatan, waktu yang diperlukan, dan urutannya dapat dilihat pada Tabel 3.

Tabel 3. Daftar Kegiatan Proyek

Waktu Aktivitas yang
Aktivitas
(minggu) Mendahului
A Penyiapan prasarana fisik 3 Tidak ada
B Perencanaan organisasi 4 Tidak ada
C Seleksi karyawan 2 B
D Instalasi peralatan 2 A
E Pelatihan karyawan 4 C
F Perancangan sistem lengkap 4 C
G Konversi file 3 F
H Penyusunan standar dan 4 F
1 pengendalian
Pembuatan program 3 H
J Pengujian program 3 I
K Pengoperasian paralel 8 D, E, G, J
L Penyelesaian dokumentasi 5 I
sistem lanjut
M Tindak 10 K, L

13
Dengan menggunakan informasi pada Tabel 3. tersebut, dapat disusun skedul waktu dan
rencana penyelesaian sebuah proyek dengan garittchart'sepertj yang ditunjukkan pada
Gambar 10. Bagian vertikal dari gambar tersebut menunjukkan daftar kegiatan yang terlibat,
sedangkan bagian yang horisontal menggambarkan kisaran waktu yang diperlukan
untuk menyelesaikan sebuah kegiatan. Dari bagian kanan gambar tersebut juga dapat
diketahui aktivitas apa saja yang dapat dan tidak dapat dilakukan secara bersamaan.

Gambar 10. Gantt Chart

Bagan Perencanaan Proyek

Nomor Proyek : 795

Nama Proyek : Penyusunan Sistem Informasi
Pimpinan Proyek : M. Harris Kustam

Selain digambarkan dengan menggunakan gantt chart, perencanaan sebuah proyek juga
dapat digambarkan dengan diagram jaringan atau disebut juga dengan nama PERT
(program evaluation review technique) dXm CPM (critical path method). Contoh diagram ini
dapat diiihat pada Gambar 11. Gambar tersebut terdiri atas urutan kegiatan dan anak
panah yang dirangkai dalam sebuah jaringan, sehingga dapat diketahui beberapa hal,
antara lain: (1) waktu kritis (terlama) untuk menyelesaikan sebuah proyek; (2) waktu
optimis untuk menyelesaikan sebuah kegiatan; (3) waktu pesimis untuk menyelesaikan
sebuah kegiatan; (4) biaya untuk menyelesaikan proyek; (5) kegiatan apa yang
mendahului kegiatan lainnya; dan (6) kegiatan apa yang mengikuti kegiatan lainnya.

Gambar 11. Diagram Jaringan

14
RANGKUMAN
Bab ini membahas berbagai macam teknik dokumentasi dan penyusunan sistem informasi
akuntansi. Teknik tersebut antara lain diagram arus data, bagan alir (flowchart)
dokumen, bagan alir struktur, bagan alir sistem, bagan alir program, tabel keputusan,
ganti charts, dan diagram jaringan.

Bagan alir merupakan gambar yang menjelaskan urutan proses dengan menggunakan
berbagai macam simbol. Bagan alir sistem meringkas proses sebuah sistem dan
menunjukkan /nputdan output sistem. Bagan alir program menguraikan secara rinci
bagaimana proses komputer dilakukan, dengan menguraikan logika program komputer
atau modul. Diagram arus data menunjukkan arus data antarproses, file, dan tujuan data.
Bagan alir sistem juga menggunakan simbol f/owchartwXuk menggambarkan komponen-
komponen sistem komputer. Bagan struktur menggambarkan hubungan antarmodul dalam
sebuah program komputer.

Tabel keputusan meringkas hasil akhir dari sebuah proses pembuatan keputusan
berjenjang dan kompleks. Tabel ini memampukan seorang auditor atau analis untuk
menguji akibat dari setiap altematif keputusan, namun tabel ini tidak menggambarkan urutan
pembuatan keputusan. Oleh karena itu, tabel keputusan ini biasanya tidak berdiri
sendiri, melainkan digunakan bersama-sama dengan bagan alir program, untuk
menguraikan situasi yang kompleks.

Bagan gantt dan diagram jaringan juga bermanfaat untuk pengelolaan proyek
pengembangan sistem. Bagan gantt mudah dibuat dan dibaca, namun memberikan
lebih sedikit informasi dibandingkan diagram jaringan. Metoda jaringan seperti PERT
atau CPM memampukan seorang manajer proyek untuk merelokasi sumberdaya untuk
mengurangi durasi proyek. Teknik ini biasanya diterapkan dengan menggunakan paket
program komputer.

15