FORMAT LEARNING JOURNAL

ANGKATAN/THN : Golongan 3 Angkatan 3 / 2021

AGENDA : Agenda 3
NAMA : Azhar Azziz Afifi
NO PRESENSI : 05

1. Identifikasi ISU di tempat kerja

1. Isu pada pengarsipan yang terdapat di Balai Litbangkes Magelang adalah pada
pelayanan penyimpanan arsip yang masih dilakukan secara fisik saja, sehingga ketika
terjadi urgensi untuk memenuhi kebutuhan arsip lama, proses pencarian arsip harus
dilakukan dengan cara mencari arsip yang dibutuhkan di ruang arsip.
2. Isu pada bagian keuangan di Balai Litbangkes Magelang adalah dibutuhkannya sebuah
sistem routing slip untuk memantau sampai mana slip tersebut sudah diproses.
posisi slip sampai mana
3. Isu lain yang juga terdapat di Layanan Klinik di Balai Litbangkes Magelang adalah
dibutuhkannya pembaharuan sistem rekam medis yang baru mengikuti kebutuhan
peneliti.
2. Penapisan isu dengan APKL
a. Isu mengenai arsip digital
Aktual : sangat dibutuhkan dan memang sedang terjadi secara actual saat ini
karena kondisi instansi yang memang belum memiliki penyimpanan arsip digital yang
memfasilitasi untuk penyimpanan soft file
Problematik : cukup problematik karena akan berdampak pada banyak bagian tidak
hanya pada arsiparis saja, namun pada unit-unit lain yang secara langsung ataupun
tidak langsung membutuhkan arsip-arsip lama dan harus segera dipenuhi karena
tingkat urgensinya yang tinggi.
Kekhalayakan : ini menyangkut kebutuhan khalayak ramai dikarenakan sistem
pengarsipan ini akan mempercepat berbagai proses arsip untuk seluruh karyawan dan
pegawai di Balai Litbangkes Magelang.
Kelayakan : masuk akal dan dapat dipecahkan permasalahannya secara realistis
dan relevan karena terdapat Pranata Komputer sebagai pengembang dan Arsiparis
sebagai sumber referensi kebutuhan sistem
b. Isu mengenai Routing Slip Bagian Keuangan
Aktual : kondisi yang ada secara actual memang belum memiliki sistem routing
slip yang memfasilitasi untuk pelacakan progress slip
 Problematik : permasalahan yang ada cukup problematic karena menyangkut
beberapa unit yang ada di Balai Litbangkes Magelang.
Kekhayalakan : berdasarkan kekhayalakan memiliki tingkat khayalak yang cukup luas
karena menyangkut seluruh karyawan dan pegawai yang ada di Balai Litbangkes
Magelang meskipun secara langsung maupun tidak langsung.
Kelayakan : masuk akal dan dapat dipecahkan permasalahannya secara realistis
dan relevan karena terdapat Pranata Komputer sebagai pengembang namun
membutuhkan waktu pengembangan yang cukup lama karena melibatkan banyak unit
yang terlibat.
c. Isu mengenai Rekam Medis Klinik Balai Litbangkes Magelang
Aktual : secara actual memang rekam medis yang ada di balai litbangkes
membutuhkan pengembangan bentuk rekam medis untuk menunjang kebutuhan
penelitian
Problematik : tingkat problematic untuk isu ini cukup karena untuk kebutuhan
penelitian selalu ada kebutuhan perubahan format rekam medis
Kekhalayakan : tingkat kekhalayakan yang tercakup dalam isu ini tidak terlalu luas
dikarenakan yang berdampak langsung adalah terhadap peneliti yang sedang
membutuhkan rekam medis untuk menunjang penelitiannya
Kelayakan : masuk akal dan dapat dipecahkan permasalahannya secara realistis
dan relevan karena terdapat Pranata Komputer sebagai pengembang
Berdasarkan isu yang ditapis menggunakan APKL, semua isu lolos dalam isu tapisan
APKL namun dengan tingkat yang berbeda-beda dilihat dari tingkat kekhalayakan,
kelayakan, problematik, dan aktualitasnya.
3. Prioritaskan isu
Pemrioritasan menggunakan metode USG. Urgency atau urgensi, yaitu dilihat dari
tersedianya waktu, mendesak atau tidak masalah tersebut diselesaikan. Seriousness atau
tingkat keseriusan dari masalah, yakni dengan melihat dampak masalah tersebut terhadap
produktifitas kerja, pengaruh terhadap keberhasilan, membahayakan system atau tidak.
Growth atau tingkat perkembangan masalah yakni apakah masalah tersebut berkembang
sedemikian rupa sehingga sulit untuk dicegah.
Isue Urgency Seriousness Growth Total
Nilai 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Digital Arsip untuk pengarsipan v v v 12
Routing Slip untuk bagian keuangan v v v 10
Pengembakan Rekam Medis Klinik v v v 7

Ket. Nilai: 5 Sangat penting 4 Penting 3 Netral 2 Tidak penting 1 Sangat tidak Penting
 Berdasarkan nilai pemrioritasan didapatkan isu yang menjadi prioritas adalah digital arsip
untuk pengarsipan.
Isu pada pengarsipan yang terdapat di Balai Litbangkes Magelang adalah pada pelayanan
penyimpanan arsip yang masih dilakukan secara fisik saja yang akan berdampak pada
pencarian arsip sehingga ketika terjadi urgensi untuk memenuhi kebutuhan arsip lama
yaitu arsiparis membutuhkan waktu yang cukup lama, mulai 10 menit hingga 1 jam untuk
proses temu Kembali arsip, proses pencarian arsip harus dilakukan dengan cara mencari
arsip yang dibutuhkan di ruang arsip. Selain itu penyimpanan arsip pada ruang arsip dalam
jangka lama akan menyebabkan penurunan kualitas arsip, dan memiliki resiko kerusakan
arsip jika tidak terawat dengan baik.

4. Analisis Penyebab ISU

Isu pada bagian arsiparis ini disebabkan karena pada beberapa waktu, dibutuhkan arsip-
arsip lama yang tingkat urgensinya saat dibutuhkan tinggi, namun pemrosesan pencarian
arsip seringkali membutuhkan waktu lama dan kadangkala arsip yang dibutuhkan juga
sudah mengalami perubahan fisik karena penyimpanan seperti menguning, mengalami
pengikisan pada tepi kertas, dan hal-hal lain seperti kelembaban yang menyebabkan tinta
cetak mengalami perubahan atau meluber.

5. Gagasan pemecahan masalah

1. Dibangun sistem yang mendukung pencarian instan dan penyimpanan soft file dalam
bentuk digital arsip
2. Dikembangan pengelolaan arsip fisik yang mampu meningkatkan umur arsip, bisa
dengan melakukan perubahan bahan material arsip, dsbnya.
3. Melakukan perbaikan ruang arsip agar meminimalisir resiko kerusakan arsip.