RMK SISTEM AKUNTANSI

BAB 10 : SISTEM AKUNTANSI UTANG

Dosen Pengampu :
Invony Dwi Aprilisanda, S.E., M.Ak

Disusun Oleh Kelompok 2 :

1. Aisyah Ghina A. I. (19013010221)
2. Adinda Meriayusti (19013010228)
3. Berliana Virliandita (19013010252)
4. Irmaya Octavia E.A. (19013010263)
5. Bayu Hillmi R (19013010241)
6. Dharma Putra Raharja (19013010225)
7. Azel Naufal (19013010253)

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR
2021
SISTEM RETUR PEMBELIAN
Barang yang sudah diterima dari pemasok adakalanya tidak sesuai dengan barang yang dipesan
menurut surat order pembelian ketidaksesuaian tersebut terjadi kemungkinan karena barang yang
diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam surat order pembelian,barang
mengalami kerusakan dalam pengiriman, atau barang diterima melewati tanggal pengiriman
yang dijanjikan oleh pemasok.sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk
pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasoknya.
Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah :
1. Fungsi Pembelian. Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk
mengeluarkan memo
2. Fungsi Gudang. Dalam sistem retur pembelian fungsi ini bertanggung jawab untuk
menyerahkan barang kepada fungsi pengiriman seperti yang tercantum dalam tembusan
memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.
3. Fungsi Pengiriman. Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung jawab dalam
mengirimkan kembali barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian
dalam memo debit yang diterima dari fungsi pembelian. Dalam struktur organisasi,
fungsi pengiriman berada ditangan bagian pengiriman.
4. Fungsi Akuntansi. Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk
mencatat:
a) Transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum.
b) Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam kartu
persediaan.
c) Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip buku kas
keluar yang belum dibayar atau dalam kartu utang.
Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian adalah :
1. Memo Debit. Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan
otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah dibeli
oleh perusahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk mendebit rekening utang karena
transaksi retur pembelian.
2. Laporan Pengiriman Barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman untuk
melaporkan jenis dan kuantitas barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok dengan
perintah retur pembelian dalam memo debit dari fungsi pembelian.
Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian adalah:
1. Jurnal Retur Pembelian atau Jurnal Umum. Jurnal retur pembelian digunakan mencatat
transaksi retur penjualan yang mengurangi jumlah persediaan dan utang dagang.
2. Kartu Utang. Dalam sistem retur pembelian, kartu utang digunakan untuk mencatat
berkurangnya utang kepada debitur akibat pengembalian barang kepadanya.
Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Retur Pembelian
Sistem retur pembelian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :
1. Prosedur Perintah Retur Pembelian. Retur pembelian terjadi atas perintah fungsi
pembelian kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah
diterima oleh fungsi penerimaan kepada pemasok yang bersangkutan. Dokumen yang
digunakan oleh fungsi pembelian untuk memerintahkan fungsi pengiriman
mengembalikan barang ke pemasok adalah memo kredit.
2. Prosedur Pengiriman Barang. Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan
barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam
memo debit dan membuat laporan pengiriman barang untuk transaksi retur pembelian
tersebut.
3. Prosedur Pencatatan Utang. Dalam prosedur ini, fingsi akuntansi memeriksa dokumen-
dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian dan menyelenggarakan pencatatn
berkurangnya utang dalam kartu utang atau mengarsipkan dokumen debit sebagai
pengurang utang.
Unsur Pengendalian Intern
1. Organisasi
Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem retur pembelian pokok pengendalian
intern yang bersangkutan dengan organisasi dijabarkan sebagai berikut:
a) Fungsi Pembelian Harus Terpisah dari Fungsi Akuntansi. Salah satu unsur pokok sistem
pengendalian intern mengharuskan pemisahan fungsi operasi, fungsi menyimpan, dan
fungsi akuntansi. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi akuntansi yang
melaksanakan pencatatan utang dan perseidaan barang harus dipisahkan dari fungsi
operasi yang melaksanakan transaksi pembelian.
b) Transaksi Harus Dilaksanakan Oleh Lebih Dari Satu Orang atau Lebih Dari Satu Unit
Organisasi. Dalam sistem retur pembelian harus dirancang unsur sistem pengendalian
intern berikut ini : “transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian,
fungsi pengiriman, fungsi pencatat utang, dan fungsi akuntansi yang lain. Tidak ada
transaksi retur pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi
tersebut”.
 2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Otorisasi terjadinya transaksi retur pembelian dilakukan dengan pembubuhan tanda tangan
oleh yang memiliki wewenang untuk itu pada dokumen sumber atau dokumen pendukung.
Setiap transaksi retur pembelian yang terjadi dicatat dalam catatn akuntansi melalui prosedur
pencatatan tertentu. Dengan demikian karena setiap transaksi retur pembelian terjadi dengan
otorisasi dari yang berwenang dan dicatat melalui prosedur pencatatan tertentu. Maka kekayaan
perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan
keandalannya.
a) Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian
b) Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi
pengiriman.
c) Pencatatan kedalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang
dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap
d) Pencatatan kedalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberikan
wewenang untuk itu.
3. Praktik yang Sehat
a) Penggunaan formulir Bernomor Urut Tercetak. salah satu cara pengawasan formulir
adalah dengan merancang formulir yang bernomor urut tercetak. untuk menciptakan
yang sehat, dalam sistem retur pembelian formulir pokok memo debit dan laporan
pengiriman barang harus bernomor urut ctercetak dan penggunaannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang bersangkutan ( fungsi pembelian dan
fungsi pengiriman).
b) Catatan yang berfungsi Sebagai Buku Pmebantu Utang secara periodic
direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

SISTEM RETUR PEMBELIAN

Ada dua metode pencatatan utang:
1. Account Payable procedure
Dalam metode ini catatan utang adalah berupa kartu utang yang diselenggarakan untuk tiap
kreditur, yang memperlihatkan catatan mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang
terutang, jumlah pembayaran, dan saldo utang.
Dokumen yang digunakan dalam Account Payable Procedure adalah :
a) Faktur dari pemasok
 b) Kwitansi tanda terima yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan surat
pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim ke pemasok yang berisi keterangan
untuk apa pembayaran tersebut dilakukan.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam Account payable procedure adalah :

a. Kartu utang. Digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur
b. Jurnal pembelian. Digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan
pengeluaran kas yang lain.
c. Jurnal pengeluaran kas. Digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan
pengeluaran kas yang lain.
Prosedur pencatatan utang dengan Account Payable Procedure ialah sebagai berikut: Pada saat
faktur dari pemasok telah dsetujui untuk dibayar :
1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian
2. Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di posting ke dalam kartu utang
diselenggarakan untuk setiap kreditur
Pada saat jumlah dalam faktur dibayar
3. Cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas
4. Informasi dalam jurnla pengeluaran kas yang bersangkutan dengan pembayaran
utang di posting ke dalam kartu utang
2. Voucher Payable Procedures
Pencatatan utang dalam tahap ini hanya melalui dua tahap, yaitu pencatatan utang dalam register
bukti kas keluar dan jurnal pengeluaran kas.
Dokumen yang digunakan dalam Voucher payable procedure adalah : Bukti kas
keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan cek (voucher atau voucher check). Bukti kas keluar
ini merupakan formulir pokok dalam voucher payable procedure. Formulir ini mempunyai 3
fungsi :
1) Sebagai surat perintah kepada bagian kasa untuk melakukan pengeluaran kas sejumlah
yang tercantum didalamnya
2) Sebagai pemberitahuan kepada kreditor mengenai tujuan pembayarannya
3) Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi lain.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam Voucher Payable Procedure adalah :
1. Register bukti kas keluar (Voucher register)
2. Register cek (check register)
Register pencatatan utang dengan Voucher payable procedure dapat dibagi menjadi :
 1. One-time Voucher Procedure. Dalam prosedur ini, untuk setiap faktur dari pemasok
dibuatkan satu set voucher (terdiri dari 3 lembar). One-time Voucher Procedure ini dibagi
menjadi dua :
a) One-time Voucher Procedure dengan dasar tunai (cash basis). Dalam prosedur ini,
faktur yang diterima oleh fungsi akutansi dari pemasok disimpan dalam arsip
sementara menurut tanggal jatuh temponya. Pada saat jatuh tempo faktur tersebut,
fungsi akuntansi membuat nukti kas keluar dan kemudian mencatatnya dalam jurnla
pengeluaran kas. Dalam prosedur pencatatan utang ini tidak diselenggarakan catatn
formal mengenai faktur yang belum dibagi.
b) One-time Voucher Procedure dengan dasar waktu (accrual basis). Dalam prosedur ini,
pada saat faktur diterima oleh bagian utang dari pemasok langsung dibuatkan bukti
kas keluar oleh bagian utang, yang kemudian atas dasar dokumen ini dilakukan
pencatatan transaksi pembelian dalam register bukti kas keluar (voucher register).
Pada saat bukti kas keluar tersebut jatuh tempo, dokumen ini dikirimkan ke bagian
kasa sebagai dasar untuk membuat cek untuk dibayarkan kepada pemasok.
Pengeluaran cek ini dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.
2. Built-up Voucher Procedures. Dalam prosedur ini, satu set voucher dapat digunakan
untuk menampung lebih dari satu faktur dari pemasok. Faktur yang diterima oleh fungsi
akuntansi dari pemasok dicatat dalam bukti kas keluar, kemudian bukti kas keluar
dilampiri fakturnya disimpan sementara dalam arsip menurut abjad. Jika diterima lagi
faktur dari pemasok, yang sama, oleh fungsi akuntansi bukti kas keluar tersebut diambil
dari arsip, untuk diisi dengan informasi dari faktur yang baru diterima tersebut.

DISTRIBUSI PEMBELIAN
Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yang tercantum dalam media dan pengumpulan
total ringkasan tersebut untuk keperluan pembuatan laporan. Jika ditetapkan dalam pembelian,
distibusi ini menyangkut peringkasan pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian dan
pembayarannya untuk penyusunan laporan dan pencatatn dalam jurnal.
Dalam perusahaan manufaktur, klasifikasi yang umum dipakai untuk pendebitan yang timbul
dari transaksi pembelian dan pembayarannya adalah sebagai berikut :
1. Untuk bahan baku :
a) Jenis bahan baku
b) Produk yang menggunakan bahan baku tersebut
c) Kombinasi diantara keduanya
2. Untuk suku cadang :
a) Jenis suku cadang
3. Untuk biaya yang berasal dari pembelian jasa :
a) Meurut jenis biaya
 b) Menurut fungsi atau pusat pertanggungjawaban
c) Kombinasi jenis dan pusat pertanggungjawaban

METODE DISTRIBUSI PEMBELIAN

Ada 5 metode distribusi pembelian :
1. Metode jurnal berkolom atau metode spread sheet
2. Metode rekening berkolom
3. Metode rekening tunggal (umit account method)
4. Metode tiket tunggal (unit ticket method)
5. Metode distribusi dengan komputer
Metode Jurnal Berkolom
Distribusi debit dari transaksi pembelian dapat dilakukan dengan menggunakan : (1) jurnal
pengeluaran kas, (2) jurnal pembelian, (3) register buku kas keluar (voucher register)
Jika pengeluaran kas dipakai sebagai alat distribusi, dalam jurnal tersebut harus disediakan
kolom-kolom untuk menampung klasifikasi pokok yang diinginkan. Faktur dari pemasok dicatat
dalam jurnal pengeluaran kas pada saat faktur tersebut dibayar. Dengan demikian distribusi
pendebitan dilakukan dengan dasar tunai (Cach Basis). Jika pendebitan ini menyangkut biaya,
distribusi dapat dilakukan dengan dasar waktu accrual basis dengan cara sebagai berikut :
a. Pada akhir bulan, dibuat rekapitulasi biaya dari arsip faktur yang belum dibayar
b. Atas dasar rekapitulasi tersebut dibuat jurnal umum dengan debit biaya dan kredit utang
dagang
c. Jurnal tersebut kemudian dibalik (reversing entry) pada awal bulan berikutnya
Metode Rekening Berkolom
Distribusi pendebitan dari transaksi pembelian dapat dilakukan dengan menggunakan rekening
berkolom. Sumber informasi untuk posting ke dalam rekening berkolom adalah register bukti kas
keluar.
Metode Rekening Tunggal
Penggunaan rekening tunggal untuk mendistribusikan pendebitan yang timbul dari transaksi
pembelian dilakukan melalui prosedur berikut ini:
1. Faktur yang telah disetujui untuk dibayar disortasi menurut klasifikasi yang
dikehendakinya
2. Dari faktur yang disertai tersebut dibuat pre-list tape
 3. Faktur tersebut kemudian di posting ke dalam rekening yang bersangkutan. Rupiah yang
diposting ke dalam rekening dijumlah dan di posting ke dalam rekening kontrol yang
bersangkutan dalam buku besar, dan di cocokkan dengan pre-list tape.
4. Laporan dibuat berdasarkan informasi yang terkumpul dalam rekening.

Metode Tiket Tunggal (Unit Ticket Method)

Berdasarkan bukti kas keluar yang biasanya berupa media campuran dibuat tiket tunggal
untuk setiap unsur klasifikasi yang tercantum di dalamnya. Tiket tunggal ini kemudian direkap
dan hasil rekapitulasinya dipakai sabagai dasar posting ke dalam rekening kontrol yang
bersangkutan dalam buku besar. Tiket tunggal ini kemudian diarsipkan menurut nomor rekening
dalam klasifikasi. Pada akhir bulan, dari arsip tiket tunggal ini dibuat rekap dan hasilnya dicatat
dalam summary strip. Summary strip inilah yang berfungsi sebagai laporan.
Metode Distribusi dengan Komputer
Metode distribusi pendebitan yang timbul dari transaksaksi pembelian dengan
menggunakan komputer dilakukan dengan memberi kode transaksi yang terjadi sesuai dengan
klasifikasi yang diinginkan. Jika transaksi sudah diberi kode dengan benar, proses sortasi akan
dilakukan oleh komputer melalui program. Oleh karena itu, titik berat kegiatan distribusi
pembelian terletak pada kerangka pemberian kode terhadap transaksi pembelian dan pengeluaran
kas.