Manajemen Dan Perbaikan Proses

Proses Dan Manajemen Proses merupakan proses yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi dan
akan membentuk rantai proses dari tujuan perusahaan hingga pencapaiannya.

Berikut alut sederhana sebuah proses.

 Tahapan – Tahapan Mengelola Proses
-Mengelola Input Proses. -Mengelola Hasil

-Mengelola Pekerjaan

- Mengelola Sumber Daya Fisik

-Mengelola Sumber Daya Keuangan

- Mengelola Sumber Daya Manusia

- Mengelola Kendala.
 Langkah-Langkah Perbaikan Proses
a. Pilih proses yang akan dipelajari.

b. Catat metode yang ada untuk mengumpulkan data yang diperlukan dalam bentuk yang

bermanfaat.

c. Menganalisis data yang direkam untuk menghasilkan metode yang ditingkatkan.

d. Kembangkan metode terbaik untuk melakukan pekerjaan dengan mengevaluasi

alternatif.

e. Terapkan metode ini sebagai praktik standar dengan melatih operator.

f. Pertahankan metode baru.

Model Perbaikan Kualitas Berorientasi Proses
Merupakan perbaikan proses telah terjadi. Dengan mengikuti filosofi ini untuk
setiap masalah, dari waktu ke waktu proses, produk, dan layanan akan menjadi
lebih baik dan lebih kuat, dan organisasi akan menghadapi semakin sedikit
masalah. Itu harus menjadi tujuan dari semua kegiatan pemecahan masalah.

Model peningkatan berkelanjutan ini berjalan dengan beberapa nama. Orang

Jepang menyebutnya Siklus Deming setelah Dr. W. Edwards Deming, yang
memperkenalkannya kepada mereka. Di Barat, itu biasa disebut siklus PDCA,
singkatan dari plan-do-check-act.
Siklus PDCA telah berevolusi dari apa yang disajikan Deming kepada

audiensnya di Jepang pada musim panas 1950. Siklus dimulai dengan mendesain

produk, diikuti secara berurutan oleh produksi, penjualan, dan riset pasar.

Penekanannya adalah pada pengembangan produk yang akan diterima di pasar

dunia, dan itulah persyaratan saat itu di Jepang. Dalam fase desain, ia

menekankan untuk mencari tahu apa yang dibutuhkan oleh pelanggan potensial,

merancang produk untuk memenuhi kebutuhan, dan merencanakan produksi

yang cukup untuk memvalidasi kelayakan produk.

Siklus PDCA terdiri dari empat komponen utama yang masing-masing dapat

dibagi lagi ke dalam kegiatan penyelesaian masalah langkah-demi-langkah yang

diperlukan:

a.Plan

b.Do

c.Check

d. Action
Teknik pemecahan masalah PDCA sama-sama berguna baik Anda bereaksi terhadap
peristiwa kegagalan yang ada atau secara proaktif mencari cara untuk mengatasi masalah
laten yang belum terjadi tetapi itu bisa terjadi.

Siklus PDCA adalah sejenis format generik dasar untuk membawa keteraturan dan logika ke
proses penyelesaian masalah, dimaksudkan untuk menempatkan semua langkah ke dalam
urutan logis dan kemudian memulai siklus sederhana yang dibiarkan berlanjut hingga solusi
muncul. hasil sesuai dengan hasil yang direncanakan.
SEKIAN DAN TERIMA KASIH
 KAIZEN
Konsep Kaizen
Kaizen berarti peningkatan berkelanjutan, yang dapat diterapkan untuk terus miningkatkan kehidupan
pribadi, keluarga, social dan kehidupan sehari-hari. Ketika diterapkan di tempat kerja, Kaizen berarti
peningkatan berkelanjutan untuk semua sumber daya manusia, manajer, dan pekerja. Dari sudut pandang
strategis, Kaizen adalah tindakan sistematis dan jangka panjang yang bertujuan mngumpulkan peningkatan
dan penghematan untuk mngalahkan persaingan dalam hal kualitas, produktivitasnya, biaya, dan waktu
pengiriman.
Kaizen bisa dikatakan sebagai, sebuah mekanisme kegiatan yang sedang berlangsung, dimana orang-orang yang terlibat
bermain peran dalam mengidentifikasi dan memastikan dampak atau perbaikan yang berkontribusi terhadap tujuan organisasi.

Konsep 3M (Muda, Mura dan Muri).

Salah satu item yang paling mendasar adalah kemampuan untuk memahami area limbah dalam pembuatan Ban.

1) Muda

Dalam terjemahan yang paling literal, muda adalah sampah murni. Namun, muda dapat diatur dalam tujuh kategori spesifik
limbah yang mengganggu proses pembuatan. Menentukan klasifikasi muda yang benar adalah langkah pertama menuju
pengembangan penanggulangan yang akan mengurangi atau menghilangkan muda dari proses pembuatan. Tujuh klasifikasi
muda adalah transportasi, menunggu, terlalu banyak menimbun, overproduksi, perbaikan, overprocessing
Setelah pengantar singkat tentang muda ini, kami akan melihat lebih dekat pada masing-masing dan
membahas langkah-langkah penanggulangan terbaik.

A) Transportation

B) Waiting

C) Overstock

D) Overproduction

E) Repair

F) Overprocessing

G) Non-Value-Added Work (NVAW)

 Gerakan 5S (Seri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke)
Gerakan 5S merupakan bentuk sistematis manajemen visual yang memanfaatkan segala sesuatu mulai dari
pita lantai hingga manual pengoperasian dan kerangka kerja yang menekankan penggunaan pola pikir dan
alat spesifik untuk menciptakan efisiensi dan nilai. Ini melibatkan mengamati, menganalisis, berkolaborasi,
dan mencari limbah dan juga melibatkan praktik membuang limbah.

1. Seri

2. Seiton

3. Seiso

4. Seiketsu

5. Shitsuke
 Konsep PDCA (Plan, Do, Check, dan Action)

Siklus PDCA umumnya digunakan uuntuk mengetes dan mengimplementasikan perubahan-perubahan

untuk memperbaiki kinerja produk, proses atau suatu sistem dimasa yang akan datang. Penjelasan dari
tahap-tahap dalam siklus PDCA.

1) Mengembangkan rencana (Plan)

2) Melaksanakan rencana (Do).

3) Memeriksa atau meneliti hasil yang dicapai (Check).

4) Melakukan tindakan penyesuaian bila diperlukan (Action)

 Manfaat Kaizen
Manfaat kompetitif adalah perubahan dalam budaya organisasi, fleksibilitas dan kelincahan untuk menanggapi pesanan pelanggan tanpa
menghasilkan hasil akhir inventaris produk, mengurangi biaya operasi

Manfaat sumber daya manusia dengan Kaizen

Kaizen menawarkan beberapa keunggulan sumber daya manusia, harga diri dan pribadi yang lebih tinggi motivasi, pengurangan gesekan pelanggan
dan pergantian karyawan, peningkatan sikap, peningkatan keterampilan untuk mencapai perubahan berkelanjutan, peningkatan kerja dan kepuasan
pelanggan.

Manfaat Kaizen dapat dibahas dalam literatur perusahaan, karena mereka mengartikan dalam effisiensi dan efektivitas, dan ini meningkat pendapatan
perusahaan. Dalam pengertian ini ada beberapa alasan yang tidak dapat ditolak, mengapa perusahaan menerapkan Kaizen:

a. Pengurangan limbah: inventaris, waktu tunggu, transportasi, dan gerak

b. Peningkatan keterampilan karyawan

c. Peningkatan produktivitas dan peningkatan kualitas

d. Peningkatan pemanfaatan ruang

e. Peningkatan dan peningkatan komunikasi antar departemen administrasi di perusahaan.

SEKIAN DAN TERIMA KASIH
 KAIZEN (Implementasi)

Tujuan Kaizen untuk menghilangkan hambatan yang besar tanpa melakukan investasi.
Tujuan tersebut dicapai dengan mengambil langkahlangkah kecil tetapi konstan untuk
meningkatkan produktivitas dan mendapatkan keunggulan strategis dengan terus
meningkatkan proses, produk, dan layanan melalui peningkatan biaya, kualitas, desain,
keamanan, waktu respons, dan layanan pelanggan.
 Kaizen didasarkan pada prinsip utama yang paling
mempengaruhi pada setiap langkah
diantaranya :

A. Kendala positif
B. Batasan negatif.
C. Fokus.
D. Sederhanakan.
E. Metode Kerja Sistem Tarik.
F. Kualitas di sumber atau Jidoka
G. Poka-Yoke
 Hal yang perlu dilakukan standarisasi apabila Kaizen akan
diterapkan didalam Perusahaan

- Standarisasi metode pekerjaan/work membuat standarisasi metode atau teknik pengerjaan sehingga karyawan mempunyai pedoman menjalankan

tugasnya.

- Standarisasi waktu Siklus atau cycle time

Standarisasi waktu siklus ini merupakan penetapan perhitungan terhadap waktu yang dibutuhkan untuk membuat satu unit produk.

- Standarisasi Urutan Kerja atau work sequence

Perusahaan perlu melakukan standarisasi urutan kerja yang digunakan untuk mempertahankan waktu siklus pengerjaan itu sendiri.

- Standarisasi Produk dalam proses atau Work In Progress(WIP)

Tahapan Proses produksi kadang-kadang memerlukan jumlah minimum untuk dapat melanjutkan ke proses berikutnya.Contohnya:Bahan Baku Produksi

yang memerlukan waktu pendinginan ataupun pemanasan yang lama sehingga memerlukan penyimpanan sejumlah komponen atau unit tersebut untuk

dapat dilanjutkan pada proses selanjutnya.

 Manfaat Kaizen

• Mampu menghindari pemborosan.

• Mampu berubah dan beradaptasi secara cepat.
• Menghasilkan produk sesuai dengan jadwal.
• Menyelesaikan produk lebih cepat.
• Memperbaiki aliran produksi.
• Menyempurnakan Kualitas produk.
 Kegiatan pada Tahap Perencanaan Kaizen

Untuk mengatur, memelihara, dan memperluas sistem peningkatan berkelanjutan di seluruh organisasi, elemen
penting pertama adalah komitmen Manajerial untuk menerapkan perubahan organisasi dan menghadapi tantangan
baru.
Elemen penting lainnya adalah pelatihan sumber daya manusia. Mereka harus diberi pengetahuan yang diperlukan
untuk berpartisipasi aktif dalam sistem peningkatan berkelanjutan. Ini meningkatkan kepercayaan diri di tempat
kerja dan membantu perusahaan menghadapi perubahan baru.
a. Managerial Commitment
b. Work Team Organization
c. Human Resources Training
Kegiatan di Fase Eksekusi Kaizen
A. Implementasi proposal yang berhasil
Pekerjaan lapangan dari sistem perbaikan berkelanjutan. Dalam fase ini, solusi diusulkan; kemudian langkah-langkah perbaikan
yang diprioritaskan segera diimplementasikan. Variabel pada tahap ini meliputi Keberhasilan implementasi proposal, integrasi
sumber daya manusia, dan fokus pelanggan
B. Human Resources Integration
Integrasi mengacu pada partisipasi karyawan dalam acara Kaizen. Kerjasama dari sumber daya manusia adalah kunci untuk sistem
perbaikan apa pun. Artinya, kesuksesan bisnis sangat terkait dengan cara karyawan terlibat dalam organisasi
C. Customer Focus
Kebutuhan pelanggan terus berubah, itulah sebabnya perusahaan harus menciptakan struktur fleksibel yang memungkinkan
karyawan untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan sesuai dengan urgensi baru klien
SEKIAN DAN TERIMA KASIH
Quality Management System (QMS)
 Quality Management System (QMS)

Quality Management System (QMS) direncanakan dan ditetapkan dengan

mendokumentasikan prosedur untuk proses organisasi untuk memenuhi kebutuhan dan
harapan pelanggan internal dan akhir. Standar internasional, ISO 9001, menetapkan
persyaratan Quality Management System (QMS) untuk secara konsisten menyediakan
produk yang memenuhi pelanggan dan persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku

Proses Quality Management System (QMS) diselenggarakan mewakili empat langkah dari
Siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA). Prosedur terdokumentasi dan dokumen teknik terkait
produk ditetapkan untuk proses yang mengintegrasikan kebutuhan dan harapan pelanggan
internal dan akhir
 Manfaat penerapan Quality Management System (QMS)

Menerapkan QMS telah menjadi kebutuhan bagi organisasi.

Manfaat penerapan QMS untuk organisasi adalah
1. Menilai keseluruhan konteks organisasi untuk menyatakan tujuan
dan mengidentifikasi peluang bisnis baru.
2. Secara konsisten memenuhi dan melampaui harapan pelanggan,
menghasilkan klien baru dan meningkatkan bisnis.
3. Meningkatkan produktivitas dan efisiensi, menurunkan biaya internal.
4. Memenuhi persyaratan perundang-undangan dan peraturan.
5. Memperluas pasar baru, karena beberapa klien memerlukan ISO 9001
sebelum melakukan bisnis.
6. Mengidentifikasi dan menangani risiko yang terkait dengan organisasi.
Proses bisnis yang ada dan dokumen organisasi ditingkatkan dan diselaraskan dengan persyaratan ISO 9001
untuk menetapkan QMS. Manfaat dan pertimbangan untuk membangun QMS dari Karakterisasi proses, urutan proses dan interaksinya me

1.Pendekatan Proses

2. Dokument QMS

3. Proses Implementasi

4. Elemen pokok dalam QMS

Quality Management System merupakan persyaratan dasar untuk sistem manajemen daripada komponen
tertentu dari sistem. Siklus dimulai dengan tujuan organisasi dan dari mana dikembangkannya tujuan
tersebut. Prosesnya dijelaskan dalam istilah yang memungkinkan komunikasi yang efektif dan cara
melakukan yang sesuai ini akan mengkompilasi deskripsi proses menjadi manual kualitas yang tidak hanya
referensi prosedur dan catatan terkait tetapi juga menunjukkan bagaimana proses berinteraksi
Konsep Hubungan Pemasok dan Pelanggan

Proses identifikasi mungkin tidak seperti yang dilakukan organisasi lain tidak harus seperti itu karena setiap organisasi
berbeda bahkan yang itu tampaknya berada di bisnis yang sama. Proses yang di identifikasi meliputi :

1) Proses pemasaran yang mengubah kebutuhan pelanggan menjadi minat produk dan layanan organisasi.
Proses ini mungkin juga dikenal sebagai memahami kebutuhan pelanggan.

2) Proses manajemen bisnis yang mengubah kebutuhan yang berkepentingan pihak ke dalam kebijakan dan
tujuan untuk pemenuhan mereka, menyediakan system untuk bertemu mereka dan memastikan kepuasan
berkelanjutan dari semua pihak yang berkepentingan. Proses ini mungkin juga dikenal sebagai
manajemen misi.

3) Proses manajemen sumber daya yang mengubah tujuan organisasi menjadi fasilitas yang dilengkapi
dengan manusia, fisik dan keuangan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Proses ini
mungkin juga demikian dikenal sebagai manajemen aset.

4) Proses pemenuhan pesanan yang mengubah prospek penjualan menjadi puas pelanggan. Proses ini
mungkin juga dikenal sebagai memesan tunai
 Prinsip Kepuasan Pelanggan

Prinsip Dasar Kepuasan Pelanggan

Peringkat pelanggan pada serangkaian atribut produk / layanan tidak menjelaskan mengapa atribut tertentu dianggap penting (atau
tidak penting) dan mengapa kinerjanya level dianggap sangat baik (atau buruk).

Proses Mengetahui Harapan Pelanggan.

Model Kepuasan Fornell merupakan alat dasar pengukuran dan analisis yang digunakan di kedua Pelanggan American Customer
Satisfaction Index (ACSI) dan Sweden Customer Satisfaction Barometer (SCSB), pendekatan khusus ini didasarkan pada model
struktural ekonomi yang menghubungkan ukuran kepuasan pelanggan yang berbeda.

Fungsi Kualitas dan Konsep Pengembangan

Sistem manajemen kualitas membantu organisasi bisnis untuk mengembangkan persyaratan yang jelas, mengkomunikasikan
kebijakan dan prosedur, memantau kinerja kerja, dan meningkatkan kerja tim. Ini didefinisikan sebagai sistem manajemen untuk
mengarahkan dan mengendalikan sebuah organisasi yang berkaitan dengan kualitas.
Loyalitas Pelanggan
Konsep yang konstan dan satu dimensi, tetapi itu adalah proses yang agak dinamis memiliki tahapan yang berbeda dan berkembang
seiring waktu.
1) Tersangka: tersangka termasuk semua orang yang dapat membeli produk yang diperiksa / layanan.
2) Prospek: prospek adalah seseorang yang memiliki kebutuhan untuk produk yang diperiksa / layanan serta kemampuan untuk
membelinya.
3) Pelanggan: ini adalah pelanggan yang telah membeli produk atau layanan yang ditawarkan (biasanya satu kali, meskipun
kategorinya mungkin termasuk beberapa pembeli berulang). Pelanggan pertama kali tidak memiliki perasaan nyata terhadap
perusahaan.
4) Pelanggan berulang: pelanggan berulang adalah orang yang telah membeli yang diperiksa produk / layanan dua kali atau
lebih. Mereka memiliki perasaan kemelekatan yang positif terhadap organisasi, tetapi dukungan mereka pasif daripada aktif
selain melakukan pembelian.
5) Klien: klien membeli secara teratur semua produk atau layanan yang ditawarkan oleh bisnis organisasi jika mereka
membutuhkannya. Biasanya ada hubungan yang kuat antara organisasi dan klien.
6) Advokat: advokat adalah klien yang tambahan mendukung
7) Mitra: ini adalah bentuk hubungan pelanggan-pemasok yang terkuat berkelanjutan karena kedua belah pihak melihat
kemitraan sebagai saling menguntungkan.
SEKIAN DAN TERIMA KASIH