BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LatarBelakang
Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang umum dan efektif
digunakan antar instansi, baik instansi pemerintahan maupun swasta.Surat juga
merupakan wakil resmi untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Meskipun
saat ini telah berkembang cara penyampaian surat dengan menggunakan
elektronik, surat menyurat tidak akan pernah lepas dari kegiatan instansi
pemerintah maupun swasta.
Pada instansi Biro Umum dan Protokol ini terdapat proses pencatatan
surat turun atau surat keluar secara manual yang berisi informasi ditunjukkan ke
instansi mana surat itu akan diolah yang kemudian informasi tersebut akan
diterima oleh pengirim surat tersebut. Karena proses yang masih secara manual,
sehingga terdapat masalah yang sering dihadapi, yaitu seperti membutuhkan
waktu yang banyak untuk pencatatan dan pencarian surat turun jika dibutuhkan
atau perlu dikonfirmasi kembali, dengan begitu dapat menghambat kegiatan lain
yang ada di instansi ini dan kesalahan pencatatan data, juga terdapat
kemungkinan terjadinya kehilangan atau kerusakan laporan. Oleh sebab itu
diperlukan sistem yang baru untuk meningkatkan pelayanan pada Biro Umum
dan Protokol Setda Provinsi Bali.
Banyaknya permintaan informasi surat turun yang harus dikonfirmasi
membutuhkan waktu dan tenaga yang banyak serta memungkinkan banyaknya
terjadi kesalahan jika dilakukan dengan menggunakan cara – cara manual atau
dengan sistem yang kurang memadai. Maka diperlukan sistem agar kegiatan
konfirmasi surat keluar lebih efesien waktu, tenaga, dan tepat dalam
pengerjaannya.
Berdasarkan hal diatas,maka diperlukan sistem surat keluar yang akan
sangat bermanfaat bagi instansi untuk memberikan informasi surat keluar
maupun bagi pengirim surat untuk konfirmasi atau menerima informasi surat
secara cepat dan tepat tanpa harus melalui proses yang memakan banyak
waktu, dengan begitu perlu dibuatkan “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
KETERANGAN SURAT KELUAR PADA BIRO UMUM DAN PROTOKOL
SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI BALI”.

1
 2

1.2 RumusanMasalah
Dari latar belakang diatas, maka penulis merumuskan masalah sebagai
berikut:
1. Bagaimana perancangan sistem informasi keterangan surat keluar pada
Biro Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Provinsi Bali.
2. Bagaimana agar sistem yang dirancang dapat meningkatkan efektifitas
dan efisiensi proses informasi keterangan surat keluar pada Biro Umum
dan Protokol Sekretariat Daerah Provinsi?

1.3 TujuanKerjaPraktek
Adapun tujuan yang lebih rinci dari pelaksanaan kerja praktek ini adalah
dapatdipaparkan sebagai berikut:
1. Untuk melakukan perancangan sistem informasi keterangan surat keluar
pada Biro Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Provinsi Bali yang
dapat menghemat waktu dan tenaga dalam pengerjaannya.
2. Untuk memenuhi persyaratan nilai dalam menyelesaikan program studi
S1 (Sistem Informasi) pada STMIK STIKOM Bali.

1.4 ManfaatKerjaPraktek
Adapunmanfaat yang
diperolehdaripelaksanaankerjapraktekiniadalahsebagaiberikut:
Adapun manfaat-manfaat yang diperoleh dari pelaksanaan kerja praktek ini
yaitusebagai berikut:
1. Bagi mahasiswa
a. Menumbuhkan rasa profesionalisme dan tanggung jawab didunia
kerja.
b. Mahasiswa dapat menambah wawasan dan pengalaman tentang
dunia kerja dan dapat mengetahui apa saja yang dikerjakan dalam
dunia kerja.
2. Bagi Instansi
a. Meningkatkan mutu dari intansi tersebut.
b. Menambah masukan untuk pengembangan sistem yang ada di Biro
Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Provinsi Bali.
 3

3. Bagi Kampus
Selain menjalin hubungan yang baik antara pihak STMIK STIKOM Bali
dengan Sekretariat Daerah Provinsi Bali juga untuk menambah
pengetahuan tentang sistem yang ada Sekretariat Provinsi Bali.

1.5 RuangLingkup Kerja Praktik

Kegiatandariperancangan yang dilakukanselamamelakukanKerjaPraktek
di Kantor Gubernur Bali, ruanglingkupnyameliputi :
1. Pelaksanaan Kerja Praktek yang dilaksanakan di Kantor Biro Umum dan
Protokol Sekretariat Daerah (SETDA) Provinsi Bali ini dibatasi pada
perancangan sistem informasi keterangan surat keluar pada Biro Umum
dan Protokol Sekretariat Daerah Provinsi Bali .
2. Informasi mengenai surat keluar ini, mencakup data – data mengenai
surat yang sudah diproses oleh Sekda maupun Gubernur.

1.6 BahandanMetodeKerjaPraktek
1.6.1 LokasiKerjaPraktek
Lokasi Kerja Praktek ini di lakukan pada lingkungan Kantor Gubernur Bali
tepatnya di Biro Umum dan ProtokolSekretariat Daerah (SETDA) yang beralamat
JL. Basuki Rahmat No. 1 Renon, Denpasar.Pelaksanaan kerja praktik dimulai
pada tanggal 26September 2016 sampai 26Desember 2016 yang dilaksanakan
setiap hari Senin sampai hari Kamis mulai dari pukul 07:30 WITA sampai dengan
pukul 15:30 WITA dan setiap hari Jumat dilaksanakan sampai pukul 01:00 WITA
atau tergantung situasi dan kebutuhan.

1.6.2 Sumber Data

a. Data Primer
Adalah data yang
diperolehdengancaradiamatidandicatatsecaralangsungdilokasikerjaprakte
kdengancaraobservasidanwawancaralangsungdenganpimpinanmaupunk
epalaseksidanstafPenyaringan dan Pengelolahan Informasi Provinsi Bali
mengenaihal-hal yang berkaitandenganlaporankerjapraktek.
b. Data Sekunder
Adalah data yang bersumber dari buku dan arsip penting pada instansi ,
dimana salah satu sumbernya adalah arsip surat turun atau surat keluar.
 4

1.6.3 MetodePengumpulan Data

Dalamkaitannyadenganpengumpulan data daninformasi yang
dibutuhkandalampembuatanlaporankerjapraktekini,
penulismemakaibeberapateknikpengumpulan data, diantaranya:
a. Wawancara / Interview
Carapengumpulan data yang
dilakukansecaralisandenganmelakukantanyajawablangsungatauinterview
denganstaf bagian arsip dan pengelolahan informasimengenaihal-hal
yangberkaitandenganmasalah yang diteliti.
b. Observasi
Cara pengumpulan data
dengancaramengamatiataumeninjausecaralangsungkeSekretariat
Pemerintah Provinsi Bali tempat kerja praktik.
c. Dokumentasi
Cara pengumpulan data melauiarsip-arsipataudokumen-dokumen yang
adadalamperusahaankhususnya yang relevandenganpokok-
pokokpermasalahan yang berkaitandenganlaporan.
d. Studi Pustaka
Cara pengumpulan data melalui sumber-sumber tertulis. Dalam metode
ini penulis menggunakan laporan KP terdahulu yang sesuai sebagai
referensi penyusunan laporan.
 BAB II
TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Kantor Gubernur Provinsi Bali

Awal mula, ibukota Provinsi Bali ditetapkan di Singaraja, mengikuti
ibukota Provinsi Sunda Kecil. Tapi, dengan Keputusan Menteri Dalam Negeri dan
Otonomi Daerah No. 52/2/36-B6 tertanggal 23 Juni 1960, ibukota Provinsi Bali
dipindahkan ke Denpasar. Pemindahan ini atas resolusi DPRD Tingkat I Bali.
Kota Denpasar kemudian menjadi ibukota Provinsi Bali sampai saat ini.
Baru beberapa hari BPP menjalankan pemerintahan di Bali, pemerintah
NIT mengeluarkan UU No. 44 tertanggal 15 Juni 1950 untuk mengadakan
perubahan ketatanegaraan di Indonesia Timur, sesuai dengan perubahan
keadaan saat itu. Sebagai implementasi dari UU itu, dibentuklah Panitia
Penyelenggara UU no. 44/1950. Panitia inilah yang membentuk DPR Sementara
Daerah Bali.
Bersamaan dengan itu, diadakan pula perubahan struktur pemerintahan
di masing-masing swapraja di Bali. Pada bulan Mei 1951, di semua daerah di
Bali telah terbentuk DPRD Daerah Bagian (swapraja) serta dilanjutkan dengan
pembentukan Dewan Pemerintah Daerah.
Dalam rangka penyelenggaraan urusan pemerintahan Pemerintah
Daerah menjalankan otonomi seluas-luasnya untuk mengatur dan mengurus
sendiri urusan pemerintahan berdasarkan otonomi dan tugas pembantuan.
Era baru masyarakat Bali itu diawali dengan pembentukan Dewan
Perwakilan Rakyat (DPR) Sementara Daerah Bali. Lembaga legislatif ini dilantik
25 September 1950 di pendopo Bali Hotel di Denpasar.
Hingga diangkatnya Pejabat Kepala Daerah Tingkat I Bali, DPRD Bali
yang lama masih menjalankan tugasnya hingga terbentuknya DPRD Bali yang
baru. DPRD Bali yang baru pun terbentuk lalu memilih calon kepala daerah yang
baru. AA Bagus Sutedja kembali ditetapkan sebagai calon terpilih Kepala Daerah
Bali. Presiden Soekarno menetapkan AA Bagus Sutedja sebagai Kepala Daerah
Bali dengan Keputusan Presiden tahun 1959. Jadi, AA Bagus Sutedja
merupakan kepala daerah definitif pertama Provinsi Bali setelah dibentuk tahun
1958.

5
 6

Namun, DPR Sementara ini tidak dipilih melalui pemilihan umum.

Lantaran, situasi keamanan di Bali kala itu sedang kacau. Aggota DPR
Sementara dipilih melalui kompromi antara partai politik yang ada di Bali. Jumlah
anggota DPRD Bali saat itu 41 orang terdiri dari wakil-wakil dari PNI, Masyumi,
KNPI, GBI, Persatuan Wanita Indonesia, Golongan Tani dan orang-orang yang
tidak terikat oleh partai/organisasi. I Gusti Putu Merta dipilih sebagai Ketua
DPRD Bali dengan wakil Ida Bagus Oka dan Sekretaris I Gusti Putu Gde Kutri.
Pasca pemilu tahun 1955, muncullah UU No. 1 tahun 1957 tentang
Pokok-pokok Pemerintahan Daerah. Pemberlakuan UU ini diikuti dengan
pembentukan Provinsi Bali 14 Agustus 1958. Setelah Provinsi Bali resmi
dibentuk, pelaksanaan pemerintahan di Bali kembali mengalami perubahan.
Pemerintahan pusat menunjuk/mengangkat seorang pejabat kepala daerah. I
Gusti Bagus Oka ditunjuk sebagai Pejabat Kepala Daerah Tingkat I Bali yang
pertama pascaterbentuknya Provinsi Bali. I Gusti Bagus Oka dilantik pada 1
Desember 1958.
Pembentukan Provinsi Bali mengawali babak baru kehidupan masyarakat
Bali sebagai masyarakat demokratis. Setelah berabad-abad menganut sistem
pemerintahan tradisional berbentuk kerajaan, masyarakat Bali memasuki era
baru dengan sistem pemerintahan modern berbasis nilai-nilai demokrasi.
Provinsi Bali lahir setelah terjadi penyatuan kembali wilayah Negara
Indonesia Timur (NIT) ke dalam pangkuan RI. Pembentukan Provinsi Bali
dikukuhkan dengan Undang-Undang No. 64 tahun 1958 tentang Pembentukan
Daerah Tingkat I Bali, Nusa Tenggara Barat (NTB) dan Nusa Tenggara Timur
(NTT). Artinya, hari jadi Pemprov Bali sama dengan hari jadi Provinsi NTB dan
NTT.
Sebelum itu, pemerintahan di Bali dilaksanakan sebuah badan yang
bernama Badan Pelaksana Pemerintah (BPP) di Bali. Ketua BPP, AA Gede Oka
(Ketua Dewan Raja-raja) dengan anggota I Gusti Putu Merta (urusan politik), I
Gusti Gde Subamia (urusan sosial), I Wayan Dangin (urusan ekonomi) dan I
Wayan Badra (urusan umum).
Sehari setelah pelantikan DPRD Bali, diadakan pemilihan kepala daerah
Bali. AA Bagus Sutedja dan Tjokorda Anom Putra ditetapkan sebagai calon
terpilih. Presiden kemudian menyetujui AA Bagus Sutedja sebagai Kepala
Daerah Bali.
 7

Selain itu, diadakan pula pemilihan anggota-anggota Dewan Pemerintah

Daerah Bali. Hasil pemilihan, I Gusti Made Mudra (urusan politik), I Gusti Gde
Subamia (urusan sosial), I Wayan Dangin (urusan ekonomi), I Gusti Bagus
Sugriwa (urusan umum).
Undang-Undang Nomor 64 Tahun 1958 Tentang Pembentukan Daerah-
Daerah Tk.I Bali, Nusa Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur (Lembaran
Negara Repubik Indonesia Tahun 1958 Nomor 15, Tambahan Lembaran
Republik Indonesia Nomor 1649) Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004
Tentang Pembentukan Perturan Perundang-Undangan (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 4389) Peraturan Pemerintah Nomor 41 tahun 2007
Tentang Organisasi Perangkat Daerah mengamanatkan penetapan Susunan
Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah dengan Peraturan Daerah.
 Berdasarkan landasan hukum diatas, maka diterbitkanlah Peraturan
Daerah Provinsi Bali Nomor 4 tahun 2011 Tentang Organisasi dan Tata Kerja
Perangkat Daerah Provinsi Bali menggantikan Peraturan Daerah Provinsi Bali
Nomor 2 tahun 2008.

2.2 Visi dan Misi Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Bali
1. Visi :
Sesuai dengan visi dari Pemerintah Provinsi Bali maka ditetapkan visi
Biro Umun sebagai berikut :
“Terwujudnya pelayanan prima dibidang kerumahtanggaan dan
ketatausahaan untuk mendukung kelancaran tugas pokok Sekretariat Daerah
Provinsi Bali”.
2. Misi :
Mewujudkan pelayanan kerumahtanggaan Sekretariat Daerah Provinsi
Bali yang cepat, tepat, efesien, responsible.
a. Mewujudkan pelayanan administrasi keuangan Sekretariat Daerah
Provinsi Bali yang cepat, tertib, dan akuntabel.
b. Mewujudkan pelayanan administrasi kepegawaian Sekretariat Daerah
Provinsi Bali yang tertib dan cermat.
c. Mewujudkan pelayanan persandian dan telekomunikasi yang maju
dengan teknologi terkini.
 8

2.3 Tujuan dan Sasaran Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Bali
Tujuan merupakan penjabaran dari pernyataan misi yang akan dicapai,
dan sasaran merupakan penjabaran dari tujuan secara terukur. Dengan
memperhatikan misi tersebut diatas, maka Biro Umum Sekretariatan Provinsi Bali
memiliki tujuan dan sasaran sebagai berikut:

2.3.1 Tujuan Biro Umum

1. Terwujudnya kinerja pelayanan kerumahtanggaan Sekretariat
Daerah Provinsi Bali yang baik, tertib, lancer, dan responsible.
2. Terwujudnya pelayanan ketatausahaan Sekretariat Daerah
Provinsi yang cermat, lancer, dan kauntabel.

2.3.2 Sasaran Biro Umum

1. Meningkatnya kualitas pelayanan kerumahtanggaan Sekretariat
Daerah Provinsi Bali
2. Meningkatnya kualitas pelayanan administrasi keuangan
Sekretariat Daerah Provinsi Bali
3. Meningkatnya kualitas pelayanan administrasi kepegawaian
Sekretariat Daerah Provinsi Bali
4. Meningkatnya kualitas pelayanan persandian dan telekomunikasi
Sekretariat Daerah Provinsi Bali

2.4 Struktur Organisasi Biro Umum dan Protokol Sekretariatan Daerah

Provinsi Bali
Berdasarkan peraturan Gubernur Bali Nomor 33 Tahun 2008 tentang
rincian tugas pokok Sekretariat Daerah Provinsi Bali yang dimana didalamnya
juga terdapat pembentukan struktur organisasi dan tata kerja Sekretariat Daerah
Provinsi Bali.
Sekretariat Daerah Provinsi Bali merupakan instansi kerja yang memberikan dan
menyediakan pelayanan kepada masyarakat Biro Umum Sekretariat Daerah
Provinsi Bali terdiri dari:
1. Bagian Tata Usaha
2. Bagian Keuangan Sekretariat Daerah
3. Bagian Sandi dan Telekomunikasi
4. Bagian Kepegawaian Sekretariat Daerah
 9

Yang dimana setiap bagian – bagian tersebut terdapat sub – sub bagian
lainnya. Untuk lebih jelasnya penulis akan memaparkan Struktur Organisasi Biro
Umum Sekretariat Daerah Provinsi Bali.

Gambar 2.1 Struktur Organisasi

2.5 Tugas dan Wewenang

Berdasarkan struktur organisasi diatas adapula tugas dan wewenang dari
masing-masing bagian adalah sebagai berikut :
1. Kepala Biro Umun dan Protokol
Menyusun, mengkoordinasikan rencana dan program kerja Biro,
merumuskan kebijakan umum Biro serta menyelenggarakan administrasi
berdasarkan kewenangan, mendistribusikan tugas kepada bawahan,
menilai prestasi kerja bawahan, mengkoordinasikan para Kepala Bagian,
memberi petunjuk kepada Kepala Bagian untuk mengadakan koordinasi
dengan perangkat daerah dan/atau instansi terkait sesuai bidang tugasnya,
mengolah bahan, data dan menyiapkan rumusan Indikator Kinerja Utama,
Penetapan Kinerja, dan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
Provinsi Bali, merumuskan sasaran yang hendak dicapai berdasarkan
 10

skala prioritas dan dana yang tersedia sebagai dasar dalam pelaksanaan
tugas, memonitor serta mengevaluasi hasil pelaksanaan tugas bawahan
agar sasaran dapat dicapai sesuai dengan program kerja, melaksanakan
koordinasi dan pelayanan administratif kepada satuan kerja perangkat
daerah, menyusun dan menganalisa data penyusunan program dan
analisa kebutuhan bagian administrasi Setda, rumah tangga pimpinan,
protokol dan keuangan Setda, menyelenggarakan pengkoordinasian dan
pelayanan di bagian administrasi Setda, rumah tangga pimpinan, protokol
dan keuangan Setda, mengatur kelancaran arus surat yang masuk Setda,
merumuskan langkah penyempurnaan dan pembinaan kearsipan pola baru
agar dapat mendukung kegiatan pembangunan yang semakin meningkat
sesuai dengan kemajuan jaman, melayani urusan administrasi rumah
tangga pimpinan agar tugas pemerintah berjalan lancer, merumuskan
langkah penyempurnaan dan pembinaan administrasi Setda,
menyelenggarakan dan mengkoordinasikan pengelolaan administrasi
keuangan di lingkungan Setda, menyelenggarakan urusan keprotokolan,
melaksanakan sistem pengendalian intern, melaksanakan tugas kedinasan
lainnya yang ditugaskan oleh atasan, danmelaporkan hasil pelaksanaan
tugas kepada Sekda melalui Asisten Administrasi Umum.
2. Kepala Bagian Administrasi Setda
Menyusun rencana dan program kerja Bagian, mengkoordinasikan
program kerja masing-masing Sub Bagian, mengkoordinasikan para
Kepala Sub Bagian, menilai prestasi kerja bawahan, membimbing dan
memberi petunjuk kepada Kepala Sub Bagian dan bawahan,
melaksanakan kegiatan urusan tata usaha dan arsip, urusan dalam dan
urusan kendaraan, menghimpun laporan bagian sebagai laporan unit kerja
Biro, melaksanakan sistem pengendalian intern, melaksanakan tugas
kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan, danmelaporkan hasil
pelaksanaan tugas kepada Kepala Biro.
3. Kepala Sub Bagian Program dan Urusan Dalam
Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian, memberikan petunjuk
kepada bawahan, menilai prestasi kerja bawahan, menyelenggarakan
pemeliharaan peralatan dan perlengkapan ruangan kantor serta
pemeliharaan instalasi peralatan pemadam kebakaran di lingkungan Setda,
menyusun Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) terkait Biro Umum
 11

dan laporan lainnya, mengatur pemeliharaan kebersihan halaman kantor,

ruangan kantor, gedung-gedung beserta kelengkapan lainnya di lingkungan
Setda, menyiapkan dan mengatur tempat rapat-rapat dan pertemuan
lainnya termasuk penyediaan konsumsi sesuai kebutuhan, mengurus dan
melakukan kegiatan keamanan kantor serta membantu penanggulangan
bahaya kebakaran di lingkungan Setda, melaksanakan sistem
pengendalian intern, melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang
ditugaskan oleh atasan, dan melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada
Kepala Bagian.
4. Kepala Sub Bagian Kendaraan
Menilai prestasi kerja bawahan, menyelenggarakan administrasi,
inventarisasi, pemeliharaan dan perbaikan kendaraan dinas pool di
lingkungan setda, memberikan serta mengatur pelayanan terhadap
penggunaan kendaraan dinas pool di lingkungan setda termasuk
penyediaan bahan bakar minyak sesuai dengan kebutuhan, mengurus
surat-surat kelengkapn kendaraan dinas, STNKB dan KIUR, surat
perjalanan dan lainnya untuk kendaraan dinas di lingkungan setda,
melakukan pembinaan teknis terhadap para pengemudi kendaraan dinas di
lingkungan setda, melaksanakan sistem pengendalian intern, melaksakan
tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan, dan melaporkan
hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian.
5. Kepala Sub Bagian Persuratan dan Arsip
Menyusun rencana dan program kerja sub bagian, memberikan petunjuk
kepada bawahan, menilai prestasi kerja bawahan, menyelenggarakan
penatausahaan, mengagendakan dan mendistribusikan surat masuk/surat
keluar ke unit kerja lainnya dan Bagian serta menyelenggarakan kearsipan
Biro, menginventarisir dan melayani kebutuhan peralatan dan perlengkapan
kearsipan Biro-Biro, memelihara dan merawat arsip in aktif Biro-Biro,
melakukan pembinaan kepada petugas arsip Biro-Biro, melaksanakan
sistem pengendalian intern, melaksakan tugas kedinasan lainnya yang
ditugaskan oleh atasan, dan melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada
Kepala Bagian.
6. Kepala Bagian Keuangan
Menyusun rencana dan program kerja Bagian, mengkoordinasikan
program kerja masing-masing Sub Bagian, mengkoordinasikan para Kepala
 12

Sub Bagian, menilai prestasi kerja bawahan, membimbing dan memberi

petunjuk kepada Kepala Sub Bagian dan bawahan, menyiapkan dan
mengkoordinasikan penyusunan RKA, DPA Belanja Langsung, Belanja
Tidak Langsung Setda, menyelenggarakan tugas penatausahaan
keuangan di lingkungan Setda, meneliti realisasi pelaksanaan Belanja
Langsung dan Belanja Tidak Langsung, menyiapkan laporan dan
rekapitulasi SPJ Belanja Langsung dan Belanja Tidak Langsung,
mengkoordinasikan dan mengevaluasi pelaksanaan belanja dengan
Bendahara Pengeluaran, Bendahara Penerima dan Bendahara Barang
serta Satuan Pengelola Keuangan i lingkungan Setda, melakukan
verifikasi SPJ Belanja Tidak Langsung dan Belanja Langsung,
mengkoordinasikan penyusunan Laporan Keuangan, Neraca dan Catatan
Atas Laporan Keuangan (CALK) melaksanakan sistem pengendalian intern,
melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan, dan
melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Biro.
7. Kepala Sub Bagian Pengelolaan Belanja Tidak Langsung
Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian, memberikan petunjuk
kepada bawahan, menilai prestasi kerja bawahan, menerima dan
menghimpun semua jenis belanja gaji pegawai di lingkungan Setda,
mengkoordinasikan SPP dan SPM pembayaran gaji upah dan tunjangan
lainnya pegawai pada Biro-Biro, membuat perhitungan rekapitulasi berkala
atas belanja pegawai di lingkungan Setda, menyiapkan bahan penyusunan
laporan tentang pelaksanaan belanja tidak langsung Biro secara periodic,
mengkoordinasikan surat-surat pemberhentian pembayaran bagi pegawai
yang pensiun pindah atau meninggal dunia di lingkungan Setda,
menginventarisasi dan mensistematisasi SPJ Belanja pegawai,
menyiapkan bahan penyusunan RKA dan DPA Belanja pegawai Biro,
mensistemasikan aliran kas belanja tidak langsung Biro, membantu tugas-
tugas pejabat penatausahaan keuangan perangkat daerah, melaksanakan
sistem pengendalian intern, melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang
ditugaskan oleh atasan, dan melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada
Kepala Bagian.
8. Kepala Sub Bagian Pengelolaan Belanja Langsung
Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian, memberikan petunjuk
kepada bawahan, menilai prestasi kerja bawahan, menyusun RKA dan
 13

DPA untuk keperluan Biro, menyusun RKA dan DPA Perubahan untuk
keperluan Biro, mengkoordinasikan SPP dan SPM belanja langsung di
lingkungan Setda, melaksanakan dan menyelesaikan administrasi jasa
jaminan barang untuk daerah, melaksanakkan dan menyelesaikan
administrasi dan penyediaan peralatan rumah tangga, menyusun anggaran
dan menyelesaikan adminstrasi perjalanan dinas, melaksanakan dan
menyelesaikan administrasi pemeliharaan rutin/berkala peralatan kantor,
melaksanakan dan menyelesaikan administrasi pemeliharaan
rutin/berkala mebelair, melaksanakan dan menyelesaikan administrasi
pemeliharaqn rutin/berkala perlengkapan kantor Gubernur, membantu
tugas PPK SKPD di bidang urusan SPP dan SPM, melaksanakan sistem
pengendalian intern, melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang
ditugaskan oleh atasan, dan melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada
Kepala Bagian.
9. Kepala Sub Bagian Verifikasi dan Akuntansi
Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian, memberikan petunjuk
kepada bawahan, menilai prestasi kerja bawahan, menyiapkan bahan
penyusun rencana perjalanan dinas di lingkungan Setda sesuai dengan
alokasi anggaran yang dibutuhkan, menguji kebenaran atas SPP, SPM dan
SPJ Belanja Langsung dan Belanja Tidak Langsung, memeriksa kebenaran
atas SPJ Belanja Langsung dan Belanja Tidak Langsung beserta
kelengkapan bukti-buktinya, menyusun laporan realisasi anggaran, laporan
kinerja, prognosis belanja Setda, menyusun laporan keuangan Setda
berupa Neraca dan Catatan Atas Laporan Keuangan, menyusun SK
Pengelola Keuangan di Lingkungan Setda, mengkoordinasikan
penyusunan laporan belanja modal dan aset di lingkungan Setda,
melaksanakan sistem pengendalian intern, melaksanakan tugas kedinasan
lainnya yang ditugaskan oleh atasan, dan melaporkan hasil pelaksanaan
tugas kepada Kepala Bagian.
10. Kepala Bagian Protokol
Menyusun rencana dan program kerja Bagian, mengkoordinasikan
program kerja masing-masing Sub Bagian, mengkoordinasikan para Kepala
Sub Bagian, menilai prestasi kerja bawahan, membimbing dan memberi
petunjuk kepada Kepala Sub Bagian dan bawahan, mempersiapkan dan
memeriksa pelaksanaan suatu acara, memberikan informasi tentang tata
 14

cara pengaturan acara kepada pihak terkait, mempersiapkan dan

memeriksa pelaksanaan penyelenggaraan program kunjungan tamu,
memberikan informasi tentang program kunjungan tamu kepada instansi
terkait, menyusun dan mengatur perjalanan pimpinan daerah, memberikan
bantuan keprotokolan kepada instansi terkait, menyiapkan pengawalan
untuk pimpinan daerah dan tamu, melaksanakan kegiatan acara,
penyambutan tamu dan ketata usahaan Biro, melaksanakan sistem
pengendalian intern, melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang
ditugaskan oleh atasan, dan melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada
Kepala Biro.
11. Kepala Sub Bagian Acara
Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian, memberikan petunjuk
kepada bawahan, menilai prestasi kerja bawahan, menyiapkan pembawa
acara, mempersiapkan dan mengatur acara resmi/tidak resmi yang dihadiri
pimpinan daerah/tamu, melaksanakan sistem pengendalian intern,
melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan, dan
melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian.
12. Kepala Sub Bagian Penyambutan
Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian, memberikan petunjuk
kepada bawahan, menilai prestasi kerja bawahan, mempersiapkan dan
mengatur pelaksanaan penyambutan, perjalanan dan akomodasi,
melaksanakan sistem pengendalian intern, melaksanakan tugas kedinasan
lainnya yang ditugaskan oleh atasan, dan melaporkan hasil pelaksanaan
tugas kepada Kepala Bagian.
13. Kepala Sub BagianTata Usaha Biro
Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian, memberikan petunjuk
kepada bawahan, menilai prestasi kerja bawahan, menghimpun dan
mengolah bahan, data, dan menyiapkan rumusan Indikator Kinerja Utama,
Penetapan Kerja, dan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
Provinsi Bali, menyiapkan bahan petunjuk teknis penyelesaian pelanggaran
disiplin pengaduan kepegawaian di lingkungan Setda, menyelenggarakan
penatausahaan, mengagendakan dan mendistribusikan surat dinas ke
Bagian serta menyelenggarakan kearsipan biro, menyelenggarakan,
menginventarisasi, memelihara dan melayani kebutuhan peralatan dan
perlengkapan biro, melaksanakan sistem pengendalian intern,
 15

melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan, dan

melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian.
14. Kepala Bagian Rumah Tangga Pimpinan
Menyusun rencana dan program kerja Bagian, mengkoordinasikan program
kerja masing-masing Sub Bagian, mengkoordinasikan para Kepala Sub
Bagian, menilai prestasi kerja bawahan, membimbing dan memberi
petunjuk kepada Kepala Sub Bagian dan bawahan, menyelenggarakan
urusan rumah tangga pimpinan, menerima, mencatat, dan meneliti isi surat
masuk yang ditujukan kepada pimpinan, menyelesaikan dan meneruskan
surat-surat masuk yang telah disposisikan, mendistribusikan surat-surat
keluar yang telah mendapat persetujuan atau tanda tangan pimpinan
kepada pihak-pihak yang dituju, mengerjakan surat-surat rahasia sesuai
penugasan yang diberikan oleh pimpinan, mengatur perjalanan dinas
pimpinan serta melaksanakan kegiatan rumah tangga Kepala Daerah dan
rumah tangga Wakil Kepala Daerah melaksanakan sistem pengendalian
intern, melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh
atasan, dan melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Biro. 
15. Kepala Sub Bagian Rumah Tangga Kepala Daerah
Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian, memberikan petunjuk
kepada bawahan, menilai prestasi kerja bawahan, menyediakan keperluan
rumah tangga jabatan Gubernur, menyiapkan penerimaan tamu Gubernur,
merawat dan menyiapkan kendaraan dinas Gubernur, mengurus,
memelihara kebersihan, keindahan dan ketertiban rumah jabatan Gubernur
mencatat, memelihara dan mengelola semua investaris rumah jabatan
Gubernur melaksanakan sistem pengendalian intern, melaksanakan tugas
kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan, dan melaporkan hasil
pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian.
16. Kepala Sub Bagian Rumah Tangga Wakil Kepala Daerah
Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian, memberikan petunjuk
kepada bawahan, menilai prestasi kerja bawahan, menyediakan keperluan
rumah tangga jabatan Wakil Gubernur, merawat dan menyiapkan
kendaraan dinas Wakil Gubernur, mencatat surat-surat keluar dan surat-
surat masuk dari dan ke Wakil Gubernur, mencatat, menyiapkan dan
mengkoordinasikan acara-acara/kegiatan-kegiatan Wakil Gubernur,
mengatur jadwal dan menyiapkan penerimaan tamu-tamu Wakil Gubernur,
 16

mencatat, memelihara dan mengelola inventaris Rumah Jabatan Wakil

Gubernur, mengurus, memelihara kebersihan, keindahan dan ketertiban
Rumah Jabatan Wakil Gubernur, melaksanakan sistem pengendalian
intern, melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh
atasan, dan melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian. 
17. Kepala Sub Bagian Sandi dan Telekomunikasi
Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian, memberikan petunjuk
kepada bawahan, menilai prestasi kerja bawahan, melaksanakan urusan
tata usaha sandi, pengiriman, penerimaan dan penyampaian berita serta
kearsipan sandi dan telekomunikasi, melakukan pemeliharaan dan
perbaikan perangkat sandi dan telekomunikasi, mengatur, membina dan
memelihara alat-alat sandi, komunikasi serta jaringan komunikasi,
melakukan usaha pengamanan terhadap informasi atau berita sandi dan
telekomunikasi, mengecek dan memelihara inventaris sandi dan
telekomunikasi, menyusun jaringan hubungan Daerah Provinsi dengan
Pusat dan Kabupaten/Kota membuat dan menetapkan pelaksanaan
Administrasi Kantor Berita Tingkat Pusat maupun Daerah kabupaten/Kota,
melaksanakan sistem pengendalian intern, melaksanakan tugas kedinasan
lainnya yang ditugaskan oleh atasan, dan melaporkan hasil pelaksanaan
tugas kepada Kepala Bagian.
 BAB III
LANDASAN TEORI

3.1 Studi Pustaka

Studi pustaka merupakan teknik pengumpulan data dengan melakukan
penelaahan terhadap berbagai buku, literatur, catatan, serta berbagai laporan
yang berkaitan dengan masalah yang ingin dipecahkan[1]. Dalam tabel 3.1 dapat
dilihat penulis menggunakan 3 studi pustaka berupa laporan KP dari STMIK
STIKOM Bali.
Tabel 3.1 Data Studi Pustaka

Nama Judul Metode

Nama : Ni Putu Adi Deo PERANCANGAN Surat masuk dan surat

Rizkyani SISTEM keluar ditangani oleh
INFORMASI bagian persuratan di Dinas
Nim : 120030111
PENGELOLAAN Kehutanan Provinsi Bali,
Program Studi : SI
SURAT MASUK namun pada kegiatan
DAN SURAT pengarsipan masih
KELUAR PADA dilakukan secara manual
DINAS melalui buku agenda.
KEHUTANAN
Metode pengumpulan data
PROVINSI BALI
yang digunakan adalah :
- Metode wawancara
- Metode Observasi
- Metode dokumentasi
- Metode kepustakaan

Nama : Ni Wayan PERANCANGAN Dinas Sosial Provinsi Bali

Arisnayanti SISTEM dalam penyimpanan
INFORMASI dokumen lainnya masih
Nim : 130030350
PENGELOLAAN dilakukan secara manual
Program Studi : SI
SURAT MASUK yang dikerjakan oleh
DAN SURAT sekretaris.
KELUAR (ARSIP)

17
 18

Metode pengumpulan data

PADA DINAS
yang digunakan adalah :
SOSIAL PROVINSI
- Riset lapangan
BALI
- Studi literatur

Nama : I Putu Agus Wira RANCANG CV. Jaya Tunik Mandiri

Merta Saputra BANGUN SISTEM perlu adanya suatu sistem
PENGOLAHAN aplikasi yang dapat
Nim : 110030073
ARSIP SURAT membantu dalam proses
Program Studi : SI
MASUK DAN penanganan surat
SURAT KELUAR dikarenakan masih
PADA BIRO JASA dilakukan secara manual
CV. JAYA TUNIK
Metode pengumpulan data
MANDIRI
yang digunakan adalah :
- Metode wawancara
- Metode Observasi

3.2 Pengertian Surat

Menurut pengertian umum surat adalah untuk menyampaikan maksud
secara tertulis. Pengertian tersebut merupakan pengertian dalam arti sempit,
akibat dari anggapan bahwa surat hanya alat untuk menyampaikan berita,
padahal surat mengandung aspek yang jauh lebih luas mencakup informasi
berupa kabar atau berita, misalnya penawaran, pesanan, panggilan dan
permohonan[2].
3.2.1 Pengertian Surat Keluar
Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu
organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan
maupun kelompok[2].

3.3 Pengertian dan Simbol Flow Chart

Flow Chart merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara
menyeluruh dari suatu sistem. Bagan ini menjelaskan urutan prosedur-prosedur
yang ada di dalam sistem dan biasanya dalam membuat flow chart ditentukan
pula fungsi-fungsi yang melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub-
sub sistem tersebut. Dengan membuat flow chart pada proses, kita dapat lebih
 19

mudah memahami alur dari sebuah sistem yang dianalisa, tanpa harus membuat
penjabaran system dalam bentuk kalimat atau paragraf.

Tabel 3.2 Simbol-Simbol dalam Flow Chart / Bagan Alir Sistem (Sumber : Rama,
2012)

Simbol Arti Keterangan

Dokumen Simbol ini menggambarkan

semua jenis dokumen, yang
merupakan formulir yang
digunakan untuk merekam data
terjadinya suatu transaksi

1 Dokumen dan Simbol ini menggambarkan

2
tembusannya dokumen asli dan
tembusannya.Nomor lembar
dokumen dicantumkan di sudut
kanan atas

Catatan Simbol ini menggambarkan

catatan yang digunakan untuk
mencatat data yang direkam
sebelumnya di dalam dokumen
atau formulir

Penghubung Karena keterbatasan ruang pada

pada halaman halaman kertas untuk
yang sama menggambar, diperlukan simbol
penghubung untuk
memungkinkan aliran dokumen
berhenti di suatu lokasi pada
halaman tertentu dan kembali
berjalan di lokasi lain pada
halaman yang sama

Penghubung Simbol penghubung ini

pada halaman menunjukkan bagaimana bagan
yang berbeda alir yang tercantum pada halaman
tertentu terkait dengan bagan alir
yang tercantum pada halaman
yang lain
 20

Kegiatan Simbol ini menggambarkan

manual kegiatan manual seperti
menerima order dari pembeli,
mengisi formulir

Keterangan, Sistem ini memungkinkan ahli

komentar sistem menambahkan keterangan
untuk memperjelas pesan yang
disampaikan dalam bagan alir

Arsip Simbol ini menunjukkan tempat

sementara penyimpanan dokumen. Untuk
menunjukkan urutan pengarsipan
dokumen digunakan simbol-
simbol berikut ini:
A = menurut abjad
N = menurut nomor urut
T = kronologis, menurut tanggal

Arsip Simbol ini menggambarkan arsip

permanen permanen yang merupakan
tempat penyimpanan dokumen
yang tidak akan diproses lagi.

Online Simbol ini menggambarkan

computer pengolahan data dengan
process komputer secara on-line.

Keying (typing, Simbol ini menggambarkan

wrifying) pemasukan data ke dalam
komputer melalui online terminal.

Pita magnetik Simbol ini menggambarkan arsip

(magnetic tape) komputer yang berbentuk pita
magnetik.
 21

Online storage Simbol ini menggambarkan arsip

komputer yang berbentuk online
(di dalam memory komputer).

ya Keputusan Simbol ini menggambarkan

keputusan yang harus dibuat
dalam proses pengolahan data.
tidak

Garis alir Simbol ini menggambarkan arah

(flowline) proses pengolahan data.

Persimpangan Jika 2 garis alir bersimpangan,

garis alir untuk menunjukkan arah masing-
masing garis, salah satu garis
dibuat sedikit melengkung tepat
pada persimpangan kedua garis
tersebut.

Mulai/berakhir Simbol ini untuk menggambarkan

(terminal) awal dan akhir suatu sistem.

3.4 Pengertian dan Simbol Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan

notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya
sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas.
DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan. DFD ini
sering disebut juga dengan nama Bubble Chart, Bubble Diagram, model proses,
diagram alur kerja, atau model fungsi[3].

Fungsi dari Data Flow Diagram adalah:

1. Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang

memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai
 22

suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain

dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.

2. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan,
khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting
dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata
lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan
hanya pada fungsi sistem.

3. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur
data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran
analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh
profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

Tabel 3.3Simbol-simbol Data Flow Diagram

Simbol Arti Keterangan

Proses Menggambarkan suatu kegiatan

(Process) atau kerja yang dilakukan oleh
orang, mesin, atau komputer dari
suatu arus data yang masuk ke
dalam proses untuk
menghasilkan arus data yang
akan keluar dari proses.

Kesatuan luar Sistem akan menerima input dan

(External menghasilkan output kepada
Entity) lingkungan luarnya. Setiap sistem
pasti mempunyai batas sistem
yang memisahkan suatu sistem
dengan lingkungan luarnya.
Kesatuan luar merupakan
kesatuan luar (entity) di
lingkungan luar sistem yang
dapat berupa orang, organisasi
lainnya yang berada di luar
 23

lingkungannya yang akan

menerima input atau output dari
sistem.

Simpanan data Simpanan data merupakan

(Data Storage) tempat dimana data dikumpulkan
dan dikelompokkan menurut jenis
dan juga sebagai basis informasi
untuk proses tertentu.

Arus data Arus data (DFD) diberi simbol

(Data flow) panah yang digunakan untuk
menunjukkan arus data/informasi
dari suatu sistem ke bagian
proses sistem lainnya dan diberi
nama yang jelas serta
mempunyai arti.

3.3 Pengertian dan SimbolEntity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagramadalah sekumpulan cara atau peralatan untuk

mendeskripsikan data-data atau objek yang dibuat berdasarkan dan berasal dari
dunia nyata yang disebut entitas (Entity) dan hubungan (Relationship) antar
entitas tersebut dengan menggunakan beberapa notasi[4].

Tabel 3.4 simbol-simbolEntity Relationship Diagram

Simbol Arti Keterangan

Entitas Adalah objek nyata yang dapat

dibedakan satu dengan yang lain
dan tidak saling tergantung.

Entitas Menyatakan sebuah hubungan

terhubung antara beberapa entity dan tidak
dapat berdiri sendiri.
 24

Entitas atribut Elemen data yang menunjukkan ciri

atau karakter dari entitas.

Link/ Merupakan penghubung antara

penghubung himpunan relasi dengan entity dan
himpunan entitas dengan
atributnya.

Ke 1 hubungan Tepat satu

Ke banyak Satu atau lebih

hubungan

Ke 0 atau 1 Hanya satu atau nol

hubungan

Ke lebih dari 1 Lebih besar dari satu

hubungan

3.4 Pengertian Digital

Hasil teknologi yang mengubah sinyalmenjadi kombinasi urutan bilangan

yang mempunyai harga 0 dan 1 (Bilangan Biner) yang terdapat dalam sebuah
sistem elektronik tertentu untuk proses informasi yang mudah,cepat dan akurat.
Sinyal tersebut disebut bit.

3.5 Definisi Database

Pengertin databaseadalah “ Basis data adalah pengorganisasian sekumpulan

data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk
memperolehinformasi.
 BAB IV
ANALISA SISTEM

4.1 Flow Chart Sistem

4.1.1 Flow Chart Login
Flowchart login dimulai dari start lalu admin membuka sistem, pada
sistem terdapat menu login dimana menu login untuk masuk keaplikasi
keterangan surat keluar. Login admin berfungsi jika admin ingin login maka akan
dilanjutkan keproses selanjutnya dan jika tidak maka admin akan kembali lagi ke
halaman awal sistem. Dan selanjutnya akan dilanjutkan dengan proses login oleh
admin jika proses input data admin salah maka akan kembali ke halaman login
atau validasi login, jika admin sudah menginputkan data yang sesuai maka akan
dilanjutkan dengan proses keterangan surat keluar setelah semua proses
keterangan surat keluar sudah selesai akan disimpandan admin bisa langsung
keluar dari aplikasi.

START

BUKA SISTEM

TIDAK

LOGIN ADMIN

YA

VALIDASI LOGIN

TIDAK

VALID

YA

SISTEM
KETERANGAN
SURAT KELUAR

LOGOUT

END

Gambar 4.1 FlowchartLogin

25
 26

4.1.2 Flow Chart Penanganan Surat

Flowchartpenanganan Surat Keluar dimulai dari start setelah itu
penerimaan surat keluar yang diterima oleh bagian kearsipan. Pada bagian
pengecekan surat keluar akan dikelompokkan yaitu dari gubernur yang biasanya
berupa undangan dan yang lainnya dari setda. Setelah pengecekan surat keluar
selesai, surat keluar akan diinput ke sistem dan akan di simpan dan proses
selesai.

START

MENERIMA
SURAT

PENGECEKAN
TUJUAN SURAT

UNDANGAN

YA

GUBERNUR
TIDAK

SETDA

INPUT SURAT
KELUAR

SIMPAN
DATA

END

Gambar 4.2FlowchartPenanganan Surat Keluar

 27

4.2 Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di
dalam diagram konteks, yang penjabarannya lebih terperinci.Diagram konteks
merupakan gambaran paling umum dari sebuah sistem.Diagram konteks hanya
menggambarkan input-output dari sistem yang dibuat.
Bagian kearsipan atau admin akan menerima surat keluar dari gubernur,
berupa undangan yg dituju untuk gubernur selain itu merupakan surat keluar dari
setda, surat akan diberi informasi berupa unit pengolah yaitu siapa yang akan
ditugaskan untuk melakukan kegiatan sesuai perihal surat yang masuk kepada
gubernur maupun setda, setelah surat diterima bagian arsip akan melakukan
input surat keluar pada sistem yang kemudian bagian arsip mendapatkan output
berupa info surat keluar.

DATA_LOGIN DATA_LOGIN

DATA_SURATKELUAR INFO_SURATKELUAR

ADMIN SISTEM INFORMASI SURAT

SETDA
KELUAR

DATA_SURATKELUAR

INFO_LOGIN
DATA_SURATKELUAR

INFO_LOGIN
INFO_SURATKELUAR
DATA_LOGIN
INFO_LOGIN

INFO_SURATKELUAR

GUBERNUR

Gambar 4.3Diagram Konteks

4.3 Data Flow Diagram (DFD) Level 0

DFD level 0 merupakan pecahan dari sistem yang terdapat pada diagram
konteks sebelumnya.Dalam DFD Level 0 ini terdapat dua buah sistem.Adapun
sistem–sistem tersebut adalah :

a. Login
Admin memasukan username dan password ke dalam sistem.Sistem akan
memverifikasi username dan password.
b. Keterangan Surat Keluar
 28

Didalam apliaksiini user dapat menambah surat keluar, melihat surat keluar dan
editsurat keluar dan akan disimpan didatabase sistem surat keluar

DATA_LOGIN
INFO_LOGIN

1.0 INFO_LOGIN USER

ADMIN DATA_LOGIN

LOGIN

INFO DATA_SURATKELUAR
INFO EDIT_SURATKELUAR
INFO TAMBAH_SURATKELUAR DATA_SURATKELUAR

EDIT_SURATKELUAR
SURAT KELUAR
2.0
DATA_SURATKELUAR TAMBAH_SURATKELUAR

KETERANGAN SURAT KELUAR

EDIT_SURATKELUAR

TAMBAH_SURATKELUAR

INFO DATA_SURATKELUAR

INFO EDIT_SURATKELUAR

INFO TAMBAH_SURATKELUAR

Gambar 4.4DFD Level 0

4.3.1 Data Flow Diagram (DFD) Level 1

DFD level 1 merupakan gambaran lebih detail lagi dari sistem. DFD level
1 ini merupakan pecahan dari sistem-sistem yang telah ada pada DFD level 0
sebelumnya.Adapun DFD tersebut antara lain :

a. Tambah
Admin menginputkan data surat keluar berupa id_suratkeluar, tgl_terima,
asal_surat, asal_surat, tgl_surat, no_surat, perihal, kepada,
unit_pengolah.
b. Edit
Proses ini berupa pengeditan surat keluar jika terjadi kesalahan input pada proses
tambah surat keluar.

c. Cari
 29

Proses ini berupa pencarian surat keluar yang sudah tersimpan pada database
surat keluar.

ID_SURATKELUAR

TGL_TERIMA
ASAL_SURAT

TGL_SURAT

NO_SURAT 2.1 SIMPAN_DATA_SURAT_KELUAR

PERIHAL TAMBAH

KEPADA

UNIT_PENGOLAH

SIMPAN_DATA_SURAT_KELUAR
ADMIN
EDIT_SURATKELUAR DATA_SURATKELUAR SURAT KELUAR
2.2

EDIT

INPUT_PENCARIAN_ID_SURATKELUAR CARI_SURATKELUAR

INPUT_PENCARIAN_TGL_SURAT

INPUT_PENCARIAN_NOMOR_SURAT
2.3 INFO_DATA_SURATKELUAR

INPUT_PENCARIAN_PERIHAL_SURAT
CARI

Gambar 4.5DFD Level 1

 30

4.4 ERD (Entity Relationship Diagram)

ERD merupakan model struktur data dan gambaran penghubung antar
struktur data.Adapun Entity Relationship Diagram (ERD) dari sistem yang
dirancang adalah sebagai berikut :

NAMA ID PASSWORD USERNAME ASAL_SURAT TGL_TERIMA ID_SK

TGL_SURAT

NO_SURAT

PERIHAL

KEPADA
USER SURAT KELUAR

UNIT_PENGOLAH

1 M

MEMUAT

Gambar 4.6Entity Relationship Diagram

4.5 Konseptual Database

Di gambar menggambarkan hubungan antara tabel yang terdapat pada
database sistem. Dari gambar di atas dilihat bahwa database memiliki 2 tabel.
Tabel-tabel tersebut antara lain User dan Surat Keluar.

4.5.1 Struktur Tabel Surat Keluar

Nama Tabel : Surat Keluar

Tabel 4.1 Struktur Tabel Surat Keluar

KOLOM NAMA TIPE DATA PANJANG

ID_SK CHAR 10
TGL_TERIMA CHAR 10
ASAL_SURAT VARCHAR 100
TGL_SURAT CHAR 10
NO_SURAT VARCHAR 50
 31

PERIHAL VARCHAR 200

KEPADA CHAR 10
UNIT_PENGOLAH VARCHAR 50

4.5.2 Struktur Tabel User

Nama Tabel : User

Tabel 4.2Struktur Tabel User

KOLOM NAMA TIPE DATA PANJANG KETERANGAN

ID CHAR 10 PK
NAMA VARCHAR 50
USERNAME VARCHAR 30
PASSWORD CHAR 30

4.7 Desain Interface

4.7.1 Perancangan Form Login
Tampilan untuk login ke aplikasi keterangan surat keluar dan merupakan
tampilan awal sebelum masuk kedalam sistem.Dimana pada halaman ini user
harus menginputkan username dan password agar dapat menggunakan aplikasi
Keterangan Surat Keluar.
 32

Gambar 4.7Perancangan Antar Muka Login

4.7.2 Perancangan Tampilan Utama Keterangan Surat Keluar

Tampilan utama keterangan surat keluar ini terdapat menu surat keluar
untuk menambah surat keluar, gubernur yang berisi surat keluar dari gubernur,
dan setda yang berisi surat keluar dari setda.

Gambar 4.8 Tampilan Utama Keterangan Surat Keluar

4.7.3 Perancangan Antar Muka Keterangan Surat Keluar

Tampilan perancangan antar muka keterangan surat keluar berisi data-
data surat keluar yang akan ditambahkan.
 33

Gambar 4.9Perancangan Antar Muka Keterangan Surat Keluar

4.7.4 Perancangan Antar Muka Tampilan Keterangan Surat Keluar dari

Gubernur
Tampilan perancangan antar muka keterangan surat keluar dari Gubernur
dan memiliki menu tambah untuk menambah surat keluar, edit untuk mengedit
surat yang sebelumnya sudah di tambah dan cari untuk mencari surat yang
sudah disimpan pada databse.

Gambar 4.10Tampilan Keterangan Surat Keluar Dari Gubernur

 34

4.7.5 Perancangan Antar Muka Tampilan Keterangan Surat Keluar dari

Setda
Tampilan perancangan antar muka keterangan surat keluar dari Setda
dan memiliki menu tambah untuk menambah surat keluar, edit untuk mengedit
surat yang sebelumnya sudah di tambah dan cari untuk mencari surat yang
sudah disimpan pada databse.

Gambar 4.11Tampilan Keterangan Surat Keluar Dari Setda

4.7.6 Perancangan Antar Muka Tampilan Menu Cari

Pada tampilan cari akan ditampilkan filter pencarian berupa id surat
keluar, tanggal surat, no surat, dan perihal.
 35

Gambar 4.16 Tampilan Antar Muka Menu Cari

 BAB V
PENUTUP

5.1 Kesimpulan
Dari penulisan laporan yang berjudul sistem informasi keterangan surat keluar
pada Biro Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Provinsi Bali ini
maka dapat ditarik kesimpulan,sebagai berikut :
1. Perancangan Sistem Informasi Keterangan Surat Keluar Pada Biro
Umum dan Protokol sangat bermanfaat khususnya sub bagian
persuratan dan arsip, karena dapat menghemat baik dari segi tenaga
dan waktu
2. Dari Sistem Informasi ini dapat mengetahui surat yang turun dari
Gubernur maupun Setda, mencatat dan mencari keterangan surat
keluar lebih akurat .
5.2 Saran
Berdasarkan dari sistem yang dilihat disarankan agar :
1. Perancangan Sistem Informasi Keterangan Surat Keluar ini kedepannya
dapat dikembangkan dengan menambahkan lebih banyak menu-menu.
2. Dalam sistem ini, pelayanan dalam memberikan informasi surat keluar
kepada masyarakat lebih ditingkatkan lagi.

36