PEMERINTAH KOTA SEMARANG

DINAS KESEHATAN KOTA SEMARANG

INSTALASI FARMASI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGENDALIAN DOKUMEN

JL. SETERAN UTARA II NO. 1-3 SEMARANG

 Nomor SOP
PEMERINTAH KOTA SEMARANG Tanggal Pembuatan
DINAS KESEHATAN KOTA SEMARANG
Tanggal Revisi
Tanggal Pengesahan
Disahkan oleh

Judul SOP

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

Regulasi :
1 Standar Persyaratan ISO 9001:2008 Tentang Sistem Manajemen Mutu; 1 Minimal berpendidikan S1;
2 Undang Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik; 2 Sikap : Ketelitian, Komunikatif, Kerjasama, K
3 Undang -Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan; 3 Mampu mengoperasikan Komputer;
4 Undang Undang Nomor 5 tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara; 4 Memiliki Keterbukaan.
5 Peraturan Walikota Nomor 52 Tahun 2013 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional
Prosedur di Lingkungan Pemerintah Kota Semarang;
6 Peraturan Walikota Semarang Nomor 95 Tahun 2016 tentang Pembentukan, Kedudukan, Susunan
Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Dinas Instalasi Farmasi pada Dinas Kesehatan Kota
Semarang;
.
Keterkaitan Peralatan/perlengkapan
1 Seluruh SOP terkait. 1 Komputer;
2 ATK;
3 Printer.
Peringatan Pencatatan dan pendataan
1 Mengidentifikasi kebutuhan revisi atau penambahan dokumen harus dilakukan setiap revisi atau 1 Permohonan perubahan / revisi dokumen;
penambahan dokumen, jika tidak dokumen tidak akan terkendali dengan baik; 2 Daftar Induk Dokumen Internal;
2 Memeriksa draft dokumen harus dilakukan dengan teliti, jika tidak dokumen tidak sesuai atau salah; 3 Daftar Induk Dokumen Eksternal;
Memberikan status dan penggandaan dokumen harus dilakukan dengan tepat dan sesuai dengan 4 Bukti Penarikan Dokumen;
3 jumlah yang digandakan, jika tidak maka akan tidak tepat sasaran dan tidak efisien; 5 Tanda terima penyerahan / penarikan doku
Mendistribusikan dokumen dan penarikan dokumen lama harus dilakukan sesuai dengan daftar 6 Berita Acara Pemusnahan Dokumen.
4 distribusi, jika tidak maka dokumen akan tidak tepat sasaran.
Tata cara penomoran SOP yaitu :
DKKSMG/IF/XX
XX = nomor urut

Tata cara penggunaan stempel :

1 Stempel "Master" digunakan untuk dokumen
2 Stempel "Copy terkendali" digunakan untuk
3 Stempel "Dokumen tidak terkendali" digunak
3 Stempel "Kadaluarsa" digunakan untuk dok
4 Penomoran Revisi dimulai dari 00, jika ada r
5 untuk revisi yang pertama, revisi 02 untuk r
4 Penandatanganan Dokumen Mutu dilakukan
6
5

6
 DKKSMG.IF.01
1 JUNI 2015
1 MARET 2017
1 MARET 2017
KEPALA DINAS KESEHATAN
KOTA SEMARANG

dr. Widoyono MPH

NIP. 19630809 198901 1 001
Pengendalian Dokumen

Minimal berpendidikan S1;

Sikap : Ketelitian, Komunikatif, Kerjasama, Kejujuran, Pengendalian Emosi;
Mampu mengoperasikan Komputer;
Memiliki Keterbukaan.

Permohonan perubahan / revisi dokumen;

Daftar Induk Dokumen Internal;
Daftar Induk Dokumen Eksternal;
Bukti Penarikan Dokumen;
Tanda terima penyerahan / penarikan dokumen;
Berita Acara Pemusnahan Dokumen.

Tata cara penomoran SOP yaitu :

DKKSMG/IF/XX
XX = nomor urut

Tata cara penggunaan stempel :

Stempel "Master" digunakan untuk dokumen asli;
Stempel "Copy terkendali" digunakan untuk dokumen yang digunakan di tempat kerja;
Stempel "Dokumen tidak terkendali" digunakan untuk dokumen yang berada diluar Instalasi Farmasi;
Stempel "Kadaluarsa" digunakan untuk dokumen yang sudah tidak berlaku;
Penomoran Revisi dimulai dari 00, jika ada revisi terhadap Dokumen Mutu mengikuti nomor urut 01
untuk revisi yang pertama, revisi 02 untuk revisi yang kedua dan seterusnya;
Penandatanganan Dokumen Mutu dilakukan oleh Kepala Dinas Kesehatan Kota Semarang.
 PENGENDALIAN DOKUMEN

Pelaksana Mutu Baku

Kepala Kepala Kasubag Jabatan Persyaratan / Waktu

No. Uraian Prosedur Dinas Instalasi Tata Fungsional kelengkapan
Kesehatan Farmasi Usaha Umum (JFU)

1 Mulai
MULAI

2 Mengidentifikasi Kebutuhan Revisi atau Bahan-bahan kebutuhan 1 Hari

Penambahan Dokumen usulan pembuatan
dokumen/penambahan
dokumen

3 Menyusun Draft Dokumen Draft Dokumen; 1 Bulan

Komputer; Printer.
4 Memeriksa Draft Dokumen T Draft Dokumen 1 Minggu

5 Mengesahkan Dokumen Draft Dokumen Usulan 1 Hari

Perubahan/ Penambahan
Dokumen

6 Meregistrasi Dokumen Dokumen 1 Hari

7 Memberikan Status dan Penggandaan Dokumen; Stempel 1 Hari

 Pelaksana Mutu Baku

Kepala Kepala Kasubag Jabatan Persyaratan / Waktu

No. Uraian Prosedur Dinas Instalasi Tata Fungsional kelengkapan
Kesehatan Farmasi Usaha Umum (JFU)

8 Mendistribusi Dokumen Baru dan Dokumen; Daftar 1 Hari

Penarikan Dokumen Lama Distibusi Dokumen; Bukti
Penarikan Dokumen.

9 Mengarsipkan dokumen Dokumen 5 menit

10 Selesai SELESAI
SELESAI
AN DOKUMEN

Mutu Baku

Output
Keterangan

Draft Dokumen

Draft Dokumen

Draft Dokumen
Usulan
Perubahan/
Penambahan
Dokumen

Dokumen

Dokumen

Dokumen
Mutu Baku

Output
Keterangan

Daftar Distribusi
Dokumen, BA
Pemusnahan
Dokumen

Arsip Dokumen
 PENGENDALIAN DOKUMEN

Pelaksana Mutu

Kepala Kepala Kasubag Jabatan Persyaratan /

No. Uraian Prosedur Dinas Instalasi Tata Fungsional kelengkapan
Kesehatan Farmasi Usaha Umum (JFU)

1 Mulai
MULAI

2 Mengidentifikasi Kebutuhan Revisi atau Bahan-bahan

Penambahan Dokumen kebutuhan usulan
pembuatan
dokumen/penambah
an dokumen

3 Menyusun Draft Dokumen Draft Dokumen;

Komputer; Printer.

4 Memeriksa Draft Dokumen T Draft Dokumen

5 Mengesahkan Dokumen Draft Dokumen

Usulan Perubahan/
Penambahan
Dokumen

6 Meregistrasi Dokumen Dokumen

7 Memberikan Status dan Penggandaan Dokumen; Stempel

file:///conversion/tmp/activity_task_scratch/528076671.xlsx
 Pelaksana Mutu

Kepala Kepala Kasubag Jabatan Persyaratan /

No. Uraian Prosedur Dinas Instalasi Tata Fungsional kelengkapan
Kesehatan Farmasi Usaha Umum (JFU)

8 Mendistribusi Dokumen Baru dan Dokumen; Daftar

Penarikan Dokumen Lama Distibusi Dokumen;
Bukti Penarikan
Dokumen.

9 Mengarsipkan dokumen Dokumen

10 Selesai SELESAI
SELESAI

file:///conversion/tmp/activity_task_scratch/528076671.xlsx
DALIAN DOKUMEN

Mutu Baku

Waktu Output
Keterangan

1 Hari Draft Dokumen

1 Bulan Draft Dokumen

1 Minggu Draft Dokumen

Usulan
Perubahan/
Penambahan
Dokumen

1 Hari Dokumen

1 Hari Dokumen

1 Hari Dokumen

file:///conversion/tmp/activity_task_scratch/528076671.xlsx
 Mutu Baku

Waktu Output
Keterangan

1 Hari Daftar Distribusi

Dokumen, BA
Pemusnahan
Dokumen

5 menit Arsip Dokumen

file:///conversion/tmp/activity_task_scratch/528076671.xlsx