Oleh : Selly Febrianti, S.

E
Tujuan Pembelajaran
Melalui pembelajaran daring Siswa mampu:
1. Memahami cara penyusunan surat
2. Memahami format penulisan surat

2
Penyusunan Surat
1. Kepala Surat
2. Tanggal Surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran Surat
5. Perihal Surat
6. Alamat yang Dituju
7. Salam Pembuka
8. Isi Surat
9. Paragraf Penutup
10. Salam Penutup
11. Pengirim Surat
12. Tembusan
13. Inisial
3
 Penyusunan Surat
1. Kepala Surat
Kepala surat terletak di bagian atas surat. Kepala surat berfungsi memberi informasi kepada
penerima tentang nama, alamat, dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi/badan
pengirim surat. Kepala surat biasanya tercantum : (a) nama instansi/badan; (b) alamat lengkap;
(c) Nomor telepon/faksimili; (d) logo instansi; (e) alamat email; (f) jenis usaha.

2. Tanggal Surat
Tanggal surat berfungsi untuk memberitahu kepada penerima kapan surat itu ditulis.

4
 Penyusunan Surat
3. Nomor Surat
Nomor surat berguna untuk memudahkan dalam pengarsipan surat, memudahkan dalam
pencarian surat, mengetahui banyaknya surat keluar, dan sebagai bahan rujukan dalam surat
menyurat berikutnya. Hal yang perlu diperhatikan dalam menulis nomor surat adalah : (a) Huruf
awal kata “Nomor” harus ditulis dengan huruf kapital; (b) Kata “Nomor” hendaknya jangan
disingkat menjadi “No”; (c) Pada akhir baris tidak diberi tanda titik.
Contoh: Nomor : 04/SU/SMA4/V/2020
Ket :
04: Nomor surat
SU: Kode surat undangan
SMA4 : Lembaga yang mengeluarkan surat
V: Bulan
2020 : Tahun

4. Lampiran Surat
Berguna bagi pembaca/penerima surat tentang adanya keterangan-keterangan tambahan selain
surat itu sendiri.

5
 Penyusunan Surat
5. Perihal Surat
Perihal berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui apa yang dibicarakan dalam isi surat.

6. Alamat yang Dituju

Alamat surat berguna sebagai petunjuk langsung pihak yang harus menerima surat. Berikut hal-
hal yang harus diperhatikan: (a) alamat surat biasa terdapat pada dua tempat yaitu di bagian
sampul dan di awal surat; (b) alamat surat yang ditulis pada bagian sampul harus berisi alamat
lengkap, sedangkan alamat yang ditulis pada bagian surat biasanya tidak selengkap alamat yang
ditulis di sampul; (c) Penggunaan kata “Kepada” tidak wajib digunakan; (d) Kata “Yang
Terhormat” bisa disingkat dengan “Yth”; (e) penulisan seperti Ibu, Bapak, atau Sdr/Sdri wajib
digunakan jika diikuti dengan nama orang; (f) kata “Jalan” tidak perlu disingkat, dan penulisan
alamat tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.

6
 Penyusunan Surat
7. Salam Pembuka
Penulisan salam sebaiknya menggunakan kata-kata umum yang biasa digunakan dalam surat
resmi seperti “Dengan hormat” atau jika satu keyakinan bisa menggunakan salam yang diajarkan
oleh agama masing-masing. Penulisan salam pada surat resmi biasanya diakhiri dengan tanda
koma.

8. Isi surat
Isi surat merupakan bagian pokok dari sebuah surat. Isi surat biasanya ditaruh pada bagian tengah
surat yang berisi tentang penjelasan maksud dan tujuan surat. Isi surat yang baik yaitu
menggunakan bahasa baku serta kalimat yang ringkas dan mudah untuk dimengerti oleh
penerima surat. Pemilihan kalimat serta kata yang digunakan juga merupakan faktor penting dari
isi surat resmi. Dalam penulisan isi surat hindari pemakaian singkatan yang belum lazim, hindari
pemakaian kata atau istilah asing maupun daerah kecuali yang memang belum ada padanannya
dalam Bahasa Indonesia.

7
 Penyusunan Surat
9. Paragraf Penutup
Paragraf penutup surat harus menggunakan kalimat yang baik dan benar. Contoh kalimat
penutup yang biasanya digunakan dalam surat resmi, seperti : “Demikian kami sampaikan, atas
perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.”

10. Salam Penutup

Salam penutup pada surat berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat dengan
penerima/pembaca surat. Salam penutup yang umum digunakan diantaranya hormat saya, hormat
kami, atau dapat juga berupa pangkat jabatan orang yang menandatangani surat.

11. Pengirim Surat

Pengirim surat adalah pihak yang bertanggung jawab atas penulisan surat. Sebagai tanda
pertanggungjawaban pengirim dan keabsahan surat maka dibubuhi tanda tangan. Dalam penulisan
pengirim surat selain dituliskan nama lengkap seharusnya disertai identitas diri, misalnya jabatan,
nomor induk pegawai, dan cap dinas. Pembubuhan cap di bagian kiri di atas nama pengirim dan
sebagian cap mengenai tanda tangan pengirim.
8
 Penyusunan Surat
12. Tembusan
Tembusan surat atau sering disebut carbon copy (cc) dibuat jika isi surat tersebut perlu diketahui
pihak-pihak lain, selain pihak yang dituju. Tembusan surat ini adalah daftar pihak-pihak yang
mendapatkan salinan surat selain penerima utamanya.
Contoh :
Tembusan:
1. Kakanwil Kemendikbud Jawa Tengah
2. Kakanwil Kemendikbud Kabupaten Sragen
13. Inisial
Pada kiri bawah surat diberi tanda pengenal berupa singkatan (inisial) dari nama pembuat atau
pengetik surat. Inisial berguna jika terjadi kesalahan atau kekurangan pada surat, pihak-pihak
tertentu dapat menghubungi pembuat surat.
Contoh:
GZ (Goldy Ziggi)

9
 Format Penulisan Surat
1. Format Lurus Penuh (Full Block Style) 2. Format Lurus (Block Style)

10
 Format Penulisan Surat
3. Format Setengah Lurus Versi a (Indonesia Lama) 4. Format Setengah Lurus Versi a (Indonesia Baru)

11
 Format Penulisan Surat
5. Format Lekuk (Indented Style) 6. Format Paragraf Menggantung (Hanging Paragraph
Style)

12
Contoh Surat
Jakarta, 6 Desember 2019

13
Terima kasih

14