CPOB memiliki prinsip bahwa mutu harus dibentuk ke dalam produk.

Salah satu faktor yang

berpengaruh terhadap mutu produk adalah bahan awal. Pengadaan bahan awal hendaknya hanya
dari pemasok yang telah disetujui dan memeuhi spesifikasi yang relevan. Yang termasuk ke dalam
bahan awal adalah bahan berkhasiat (zat aktif) dan eksipien. Analisis risiko yang perlu dilakukan
terhadap bahan awal, terutama pada bahan awal aktif yaitu pada tahap sintesis, pengiriman dan
penyimpanan. Pemilihan pemasok menentukan mutu bahan awal yang akan digunakan. Sementara
itu, bahan awal atau bahan pengemas merupakan persentase terbesar dalam biaya produksi,
sehingga pemilihan pemasok yang tepat dapat menekan biaya ketidaksesuaian (cost of non
conformance), biaya kegagalan (cost of failure), dan biaya limbah (cost of waste).
Dalam mengevaluasi pemasok, perlu adanya suatu program untuk mendefinisikan kebijakan
evaluasi pemasok, menetapkan kriteria evaluasi, serta menetapkan, mendokumentasikan, dan
mengimplementasikan program tersebut (terdiri atas perencanaan dan pelaksanaan). Kebijakan
yang dimaksud berkaitan dengan pembelian pada umumnya dan khususnya berkaitan dengan
evaluasi pemasok. Misalnya: harus ada approved supplier list, penanganan reject, pengembalian
barang, dan lainnya. Selanjutnya, evaluasi pemasok dapat dilakukan melalui kuesioner, kunjungan
ke fasilitas pemasok, dan serangkaian pengujian terhadap sampel yang dikirim oleh pemasok.
Pemasok harus mampu memenuhi syarat GMP atau standar regulasi lainnya.

Berikut merupakan strategi dalam pemilihan pemasok, yaitu:

1. Melakukan penilaian pemasok dari dokumen pemasok (minimal 2 pemasok).
2. Melakukan penilaian pemasok melalui profil pemasok, meliputi ukuran perusahaan, jenis usaha,
kemampuan R dan D, sistem jaminan mutu, pemasaran dan jaringan distribusi, API yang diproduksi,
dokumentasi, standar mutu, sertifikat analisis bahan, dan lain-lain.
3. Mengirimkan kuesioner yang meliputi: profil pemasok, sistem produksi, sistem mutu, dan sertifikat
sistem yang dimiliki
4. Meminta sampel untuk dianalisis di laboratorium.
5. Menentukan pemasok sesuai dengan kriteria standar yang diinginkan berdasarkan evaluasi di atas.
6. Memasukkan ke dalam daftar pemasok yang disetujui.
7. Jika kinerja pemasok menurun dan tidak dapat memenuhi standar, dapat dilakukan audit pemasok
(tim gabungan dari QA dan QC). Audit vendor dapat dilakukan terhadap vendor baru, vendor saat ini,
dan vendor bermasalah untuk mengevaluasi tingkat mutu dari produk yang dipasok setiap vendor.

Tujuan dari dilakukannya audit vendor adalah sebagai berikut:

1. Untuk vendor baru: menentukan apakah vendor memiliki fasilitas, kapabilitas, dan kontrol yang
dibutuhkan untuk membuat produk yang dapat memenuhi kebutuhan konsumen.
2. Untuk vendor yang sedang berjalan (sekarang): mengevaluasi apakah vendor memproduksi produk
sesuai dengan standar yang ditetapkan secara konsisten.
3. Untuk vendor yang memiliki masalah: mengevaluasi signifikansi dari masalah, mengidentifikasi
corrective actions dan rencana, serta menentukan apakah hubungan vendor−konsumen akan terus
berlanjut
 Masalah-masalah umum yang terkait dengan pemasok perlu diperhatikan. Yang pertama yaitu
masalah dalam pemilihan pemasok yang didasarkan pada harga dan sertifikat analisis bahan awal (CoA).
CoA terkadang diberikan oleh penyalur atau pedagang, bukan oleh vendornya. Masalah lainnya yaitu
ketika melakukan penggantian vendor tanpa melakukan evaluasi produk, kesulitan untuk memperoleh
baku pembanding (reference standard) terutama untuk API yang tidak ada dalam kompendial, kesulitan
memperoleh data teknis dari vendor dan yang terakhir yaitu apabila terdapat perubahan-perubahan
pada pembuatan dan pengemasan API yang tidak diberitahukan kepada pelanggan.

Evaluasi pemasok
Evaluasi pemasok merupakan suatu proses untuk melihat kinerja pemasok dengan cara yang
mudah, transparan dan menyeluruh melalui suatu rangkaian kriteria yang sudah ditetapkan. Data yang
diperoleh bisa berupa hard fact atau data yang terekam di bank data industri berkenaan dengan kinerja
pemasok, atau bisa juga berupa soft fact yang didapatkan dari pengisian kuesioner oleh evaluator.
Terdapat 5 langkah mudah untuk melakukan evaluasi pemasok, yaitu:
1. Tetapkan siapa yang akan dievaluasi
Pastikan pihak yang akan dievaluasi, apakah vendor ataukah sales.
2. Tetapkan siapa yang akan mengevaluasi
Tetapkan departemen mana yang melakukan evaluasi untuk memastikan proses evaluasi dilakukan
oleh evaluator yang terkualifikasi untuk mengevaluasi vendor.
3. Tetapkan bagaimana mengevaluasinya
Berdasarkan kriteria evaluasi yang diharapkan.
4. Tetapkan siapa yang akan mengevaluasi apa
Lakukan pembagian tugas untuk memaksimalkan proses evaluasi, satu evaluator dapat memeriksa
bagian-bagian tertentu sesuai dengan kepakarannya.
5. Lakukan evaluasi, analisis, serta perbaikan
Hasil evaluasi dianalisis dan diberikan rekomendasi untuk tindakan perbaikan ke depannya.

Vendor Evaluation with Vendor Quotations

Proses pemilihan vendor harus didasarkan pada kebutuhan atau proyek dari suatu perusahaan,
misalnya dibutuhkan barang dengan prioritas harga murah, kualitas yang baik serta waktu pengiriman
yang cepat dan juga tepat. Terdapat banyak pilihan vendor dengan berbagai kombinasi karakteristik dari
ketiga hal di atas, sehingga diperlukan pemilihan yang tepat dan juga sesuai dengan kebutuhan.