MNC019 – Komunikasi Bisnis

– PPT - SESI 12
Bab 10 – Negosiasi dan Komunikasi Melalui Laporan

Muhammad Iqbal Alamsyah, S.E, M.M

Pengertian Negoisasi
Suatu proses negosiasi selalu melibatkan dua orang atau lebih yang salling berinteraksi, mencari suatu kesepakatan
kedua belah pihak, dan mencapai tujuan yang dikehendaki bersama kedua belah pihak yang terlibat dalam negosiasi.
Tujuan bernegosiasi adalah untuk menemukan suatu kesepakatan. Selain untuk memperoleh suatu kesepakatan kedua
belah pihak, menurut Thong, alasan bernegosiasi juga digunakan untuk mendapatkan sebuah keuntungan atau
menghindarkan kerugian atau memecahkan problem

Untuk mendapatkan suatu kesepakatan kedua belah pihak, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:
a. Persiapan yang cermat
b. Presentasi dan evaluasi yang jelas mengenai posisi kedua belah pihak
c. Keterampilan, pengalaman, motivasi, pikiran yang terbuka
d. Pendekatan yang logis (masuk akal) untuk menciptakan dan mempertahankan hubungan yang baik dan saling
menguntungkan serta saling menghormati.
e. Kemauan untuk membuat konsesi untuk mencapai kesepakatan melalui kompromi bila terjadi kemacetan
Proses Negoisasi
Menurut Hartman, ada empat point penting yang perlu diperhatikan sebelum bernegosiasi, antara lain: 1) pencarian
fakta terutama dari pihak lain (lawan negosiasi); 2) menaksir posisi lawan bernegosiasi; 3) membuat perencanaan
yang baik; dan 4) memilih serta mengatur tim negosiasi.

Sementara itu, menurut Casse ada tiga tahapan penting dalam bernegosiasi yaitu :
1. tahap perencanaan/planning phase (sebelum negosiasi),
2. tahap implementasi/implementation phase (selama negosiasi), dan
3. tahap peninjauan/reviewing phase (setelah negosiasi).
Keterampilan Bernegoisasi
a. Persiapan yang baik, merupakan salah satu kunci sukses negosiasi. Tanpa persiapan yang baik, hasil yang diperoleh
dalam bernegosiasi tidk akan memuaskan kedua belah pihak atau bahkan mengalami kegagalan yang pada
akhirnya menimbulkan kekecewaan bagi kedua belah pihak.
b. Memulai negosiasi, Ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam memulai bernegosiasi, antara lain:
memilih waktu yang tepat, tempat yang tepat, pengaturan tempat duduk yang tepat, menciptakan suasana yang
positif dan santai, menetapkan agenda, merumuskan tawaran.posisi pembuka, menghadapi konflik, berkomunikasi
secara efektif, meningkatkan keterampilan mendengarkan, peringatan, mencapai kesepakatan dengan lebih cepat.
c. Strategi dan Teknik, Menurut kamus Webster, stategi dapat didefinisikan sebagai rencana atau metode yang teliti
atau tipu daya yang cerdik. Sedangkan teknik lebih mengacu pada setiap metode yang digunakan untuk mencapai
tujuan, yaitu mencapai kesepakatan dalam bernegosiasi.
d. Kompromi, Kompromi merupakan salah satu upaya menuju pencapaian kesepakatan kedua belah pihak dalam
bernegosiasi. Dalam upaya menuju kompromi, seorang negosiator menyajikan kerangka dasar atau garis besarnya
terlebih dahulu, kemudian melangkah pada perbedaan kedua belah pihak secara lebih spesifik, dan akhirnya
disajikan pernyataan yang bersifat penilaian untuk mendukung posisi mereka sendiri.
Keterampilan Bernegoisasi
e. Menghindari kesalahan taktis, Ada beberapa hal yang perlu dihindari dalam bernegosiasi, antara lain: mengajukan
permintaan awal yang tidak logis (permintaan tinggi untuk penjual dan permintaan rendah untuk pembeli),
membuat konsesi bebas, memulai tanpa daftar penawaran, melakukan negosiasi terlalu cepat, bernegosiasi saat
terkejut, menghargai tawaran yang tidak masuk akal. Takut diam, marah, tidak menuliskan hasil negosiasi,
bernegosiasi pada saat lelah, dan mengecewakan bos Anda.
f. Identifikasi, Lakukan identifikasi pada tahap persiapan atas hal-hal berikut: Kemungkinan pihak lawan membuka
pernyataan dan posisi, bagaimana Anda bergerak dari posisi pihak lawan menuju aspirasi Anda, masalah
potensial,rintangan, kesempatan, kebutuhan dan pilihan yang dimiliki lawan Anda, bagaimana idealism dan garis
Anda, pertimbangan biaya setiap gerakan yang mungkin Anda buat dan itu dapat menguntungkan pihak lawan
Anda, dan antisipasi apa konsesi yang akan diberikan oleh pihak lawan Anda.
g. Berlatih, Berlatih bernegosiasi merupakan kunci percaya diri. Hal itu dapat menjadi pintu pembuka besar atau kecil
masalah dan kesulitan yang akan muncul. Cobalah rinci bagaimana Anda berlatih, pendekatan apa yang akan Anda
gunakan, pernyataan kunci apa yang akan Anda sampaikan, dan bagaiman Anda merespons pernyataan pihak
lawan Anda. Jangan bimbang dan ragu, berlatih dan berlatilah! Semakin sering berlatih dan selalu memperbaiki
diri setiap terjadi kekeliruan akan menjadikan modal dasar yang berharga menuju kesuksesan Anda.
Keterampilan Bernegoisasi
h. Menggambarkan posisi Anda, Tujuan Anda adalah bagaimana memberikan kesempatan kepada pihak lawan untuk
berbicara tentang berbagai hal yang berkaitan dengan apa, bagaimana, kapan, dimana, dan mengapa negosiasi
perlu dilakukan. Anda harus dapat mengendalikan apa yang seharusnya anda lakukan dan jangan terpengaruh oleh
pihak lawan Anda.
i. Membuat suatu usulan/proposal, Jika pihak lawan Anda mengisyaratkan tidak membuat suatu usulan (proposal)
yang ingin diajukan dalam bernegosiasi, satnya bagi Anda untuk mengusulkannya. Hal itu juga akan memberikan
suatu konsensi yang terlalu dini oleh pihak lawan. Namun demikian, pada babak awal tersebut janganlah terlalu
berharap munculnya sebuah kesepakatan. Masih aada kata-kata tawaran berikutnya yang perlu dipertimbangkan
lebih lanjut dalam bernegosiasi.
j. Penawaran, Salah satu respon yang efektif dalam bernegosiasi adalah bagaimana melakukan tawaran bagi pihak
lawan dengan cara-cara yang baik. Bagaimanapun, proses bernegosiasi tidak dapat dilepaskan dengan proses
penawaran. Gunakan kesempatan proses penawaran ini dengan sebaik-baiknya.
k. Persetujuan, Dalam proses penawara yang intens,sangatlah mudah untuk melupakan apa yang telah disetujui.
Sasaran dari setiap kali bernegoisai adalah untuk mencapai kesepakatan. Suatu kesepakatan itu tidak hanya
terbatas pada hasil akhir dari kesepakatan, tetap butir-butir dari setiap kesepakatan juga menjadi bagian penting
yang tak terpisahkan dalam proses bernegosiasi
Rapat Bisnis
Rapat bisnis dapat didefinisikan sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat baik di dalam
maupun di luar kantor untuk membahas hal hal yang berkaitan dnegan kegiatan bisnis. Rapat bisnis diselenggarakan di
dalam perusahaan pada umumnya membahas hal-hal yang sifatnya rutin, misalnya penjualan harian atau mingguan,
menyiapkan pendistribusian barang ke suatu daerah, menyiapkan alat-alat tulis kantor untuk membahas hal- hal yang
berkaitan dengan kegiatan bisnis

Salah satu faktor yang membedakan rapat bisnis dan non bisnis adalah tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuah
pertemuan. Rapat bisnis tentunya berorientasi bisnis. Di samping itu rapat bisnis umumnya bersifat resmi atau formal
dan cenderung protokoler seremonial. Sementara rapat nonbisnis orientasi atau tujuan penyelenggaraannya bukan
berorientasi pada bisnis, mislanya untuk tujuan sosial kemasyarakatan, peningkatan pelayanan kesehatan, dan
pendidikan. Dilihat dari sisi formalitasnya, rapat nonbisnis sifatnya adalah formal dan tidak formal. Rapat nonbisnis
yang dilakukan oleh instansi pemerintah bersifat formal. Sedangkan rapat nonbisnis yang dilakukan oleh warga
masyarakat untuk mebahas kebersihan dan kepeduliaan lingkungan sekitar yang termasuk tidak formal. Bahasannya
juga cenderung santai, luwes, dan mengalir begitu saja
Tujuan Rapat Bisnis
sebuah rapat pada umumnya mempunyai Lima tujuan antara lalin:
a. Penjajakan ide atau gagasan Sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, pengirim pesan harus
menyiapkan ide atau gagasan apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain atau audiens.
b. Evaluasi ide, Agar ide dapat diterima dan dimengerti secara sempurna, pengirim pesan harus memperhatikan
beberapa hal, yaitu subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud (tujuan), audiens, gaya personl dan latar
belakang budaya.
c. Pengambilan keputusan, Tujuan pengambilan keputusan seperti ini biasa nya hanya para kepala atasan yang
memegang perusahaan tersebut yang menjalankan rapat untuk membahas suatu ide/gagasan yang baru apakah
ide/gagasan tersebut dapat dijalankan dengan baik atau malah merugikan perusahaan.
d. Membuat dokumen, Tujuan membuat dokumen sebelum ide-ide atau gagasan dijalankan oleh para karyawan
biasanya mereka harus membuat suatu dokumen yang dibahas didalam rapat bisnis untuk mempelancar kemajuan
perusahaan berjalan lancar.
e. Memotivasi peserta, Tujuan memotivasi para pekerja biasanya diselenggarakan oleh bos perusahaan untuk
mengumpulkan para karyawannya untuk memberikan motivasi kepada karyawannya agar mereka lebih
meningkatkan kinerja kerja mereka untuk kemajuan perusahaan tersebut.
Perencanaan Rapat Bisnis
Dalam mengahasilkan sebuah keputusan rapat bisnisnya yang baik dan pelaksanaannya berjalan dengan baik
diperlukan perencanaan yang sebaik-baiknya. Perencanaan yang baik tentunya akan membantu mempermudah
pencapaian tujuan yang dikehendaki. Begitu pula dalam rapat bisnis, pencapaian tujuan rapat bisnis ditentukan oleh
sejauh mana persiapan dilakukan. Agenda rapat bisnis akan menjadi acuan bagi rapat bisnis tersebut dapat berjalan
dengan baik dan lancar. Ada beberapa ciri tentang bagaimana mendesain sebuah agenda rapat bisnis yang baik,
antara lain:
a. Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai dan waktu selesai
b. Cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat
c. Cantumkan siapa saja yang hadir
d. Daftar topik yang akan dibahas
e. Alokasi waktu untuk setiap topik yang dibahas
f. Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai
g. Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis selambat- lambatnya seminggu sebelum rapat
bisnis diadakan
Pelaksanaan Rapat Bisnis
Menurut Dobson, ada beberapa pengaturan tempat duduk yang dapat digunakan untuk penyelenggaraan rapat bisnis,
anatar lain:
a. Gaya persegi empat (Boardroom style)
b. Bentuk huruf “U” (U shape style)
c. Gaya ruang kelas (Calssroom style)
d. Gaya melingkar (Circular style)
e. Gaya Chevron (Chevron style)
f. Gaya modifikasi (modified style)
g. Gaya setengah melingkar (semi-circular style)
h. Gaya kelompok (Cluster style)
Any Question ?