ANALISIS SISTEM PENGELOLAAN REKAM MEDIS DI

RUMAH SAKIT UMUM HAJI MEDAN TAHUN 2019

SKRIPSI

Oleh

TIFHANNY DYA PRATIWI

NIM. 151000134

PROGRAM STUDI S1 KESEHATAN MASYARAKAT

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
2020

Universitas Sumatera Utara

 SKRIPSI

Diajukan sebagai Salah Satu Syarat

untuk Memperoleh Gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat
pada Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara

Oleh

TIFHANNY DYA

PRATIWI
NIM. 151000134

PROGRAM STUDI S1 KESEHATAN MASYARAKAT

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
2020
Judul Skripsi Analisis Sistem Pengelolaan Rekam Medis di
Rumah Sakit Umum Haji Medau Tahun 2019
Nama Mahasiswa : Tifhanny Dya Pratiivi
Nomor Induk Mahasiswa 151000134
Departemen Administrasi dan Kebijakan Kesehatan

Menyetujui Pembimbi

Dr. Drs.feri. M.Kes. NIP941004 991031005

* ustina M. i )
' 993082001

Tanggal Lulus: 09 Januari 2020

Universitas Sumatera Utara

Telah diuji dan dipertahankan

Pada tanggal: 09 Januari 2020

TIM PENGUJI SKRIPSI

Ketua : Dr. Drs. Zulfendri, M.Kes.

Anggota : 1. dr. Fauzi, S.K.M.
2. Puteri Citra Cinta Asyura Nasution, S.K.M., M.P.H.

ii Universitas Sumatera Utara

 Pernyataan Keaslian Skripsi

Saya menyatakan dengan ini bahwa skripsi saya yang berjudul “Analisis

Sistem Pengelolaan Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Haji Medan Tahun

2019” beserta seluruh isinya adalah benar karya saya sendiri dan saya tidak

melakukan penjiplakan atau pengutipan dengan cara-cara yang tidak sesuai

dengan etika keilmuan yang berlaku dalam masyarakat keilmuan kecuali yang

secara tertulis diacu dalam naskah ini dan disebut dalam daftar pustaka. Atas

pernyataan ini, saya siap menanggung risiko atau sanksi yang dijatuhkan kepada

saya apabila kemudian ditemukan adanya pelanggaran terhadap etika keilmuan

dalam karya saya ini, atau klaim dari pihak lain terhadap keaslian karya saya ini.

Medan, Januari 2020

Tifhanny Dya Pratiwi

iii Universitas Sumatera Utara

 Abstrak

Rekam medik merupakan salah satu indikator kinerja RS dalam perihal

kelengkapan dan kembalinya berkas rekam medik dari rawat inap ke rekam
medik. Data rekam medis sangat diperlukan dalam manajemen informasi
kesehatan. Proses pengolahan rekam medis dari bagian Assembling, Coding dan
Indeksing, Filling, Analising berpengaruh dalam meningkatkan mutu rekam medis
di rumah sakit. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui dan melihat bagaimana
sistem penglolaan rekam medis di RSU Haji tahun 2019. Metode penelitian
menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan deskripstif.Pengambilan data
dilakukan dengan wawancara mendalam dan observasi langsung menggunakan
daftar Checklist serta melihat dokumen rekam medis yang ada di Instalasi Rekam
Medis yang berkaitan dengan judul skripsi dan disajikan dalam bentuk tulisan.
Hasil penelitian yang diperoleh mengenai rekam medis, alur rekam medis yang
tidak sesuai dengan aturan Depkes yang mana pada tahap awal dimulai dengan
pegolahan Coding dan Indeksing, Assembling dan Filling, SDM rekam medis
memiliki 8 petugas dan hanya satu orang yang berlatar belakang pendidikan
perekam medis serta pendidikan dan pelatihan belum dilakukan menyeluruh, serta
sarana dan prasarana dalam pendukung kerja petugas. Dalam proses
pengelolaannya dibagian Coding dan indeksing petugas mengalami kesulitan
dalam memberikan kode diagnosa pasien akibat ketidakjelasan diagnosa serta
masih ada berkas yang masih belum lengkap. Di bagian Assembling saat sedang
dianalisis, masih ada berkas yang belum lengkap mengakibatkan berkas
dikembalikan ke perawat/dokter agar segera dilengkapi. Di bagian
Filling,pelaksana sistem penyimpanan rekam medisnya sudah menggunakan
sentralisasi yang manarumah sakit sudah mengikuti pedoman Penyelenggaraan
Rekam Medis Rumah Sakit yang dikeluarkan dan ditetapkan Depkes, mengenai
kendala masih ada kesalahan penempatan dokumen rekam medis dan dokumen
rekam medis yang belum ditempatkan di rak penyimpanan. Di bagian
Analising/laporan, SIRS yang belum selesai pembuatannya. Saran dalam
penelitian ini untuk mendapatkan pengelolaan rekam medis yang baik dan
informasi yang bermutu maka pengelolaan rekam medis harus diatur sesuai
dengan semestinya yang sudah ditetapkan.
Kata kunci: Pengelolaan rekam medis, assembling, coding

iv Universitas Sumatera Utara

 Abstract

Medical records is one indicator of hospital performance in terms of

completeness and return of medical record files from hospitalization to medical
records. Medical record data is very necessary in the management of health
information. The process of processing medical records from the Assembling,
Coding and Indexing, Filling, Analyzing affects in improving the quality of
medical records in hospitals. This study aims to find out and see how the medical
record management system in Haji Hospital in 2019. The research method uses
qualitative methods with descriptive approach. Data collection is done by in-
depth interviews and direct observation using a checklist and see the medical
record documents in the Medical Records Installation relating to the title of the
thesis and presented in written form. Research results obtained regarding
medical records, flow of medical records that are not in accordance with the
regulations of the Ministry of Health which in the initial stages begins with the
coding and indexing, Assembling and Filling, HR medical records have 8 officers
and only one person with a medical recorder education background and
education and training have not been done thoroughly, as well as facilities and
infrastructure to support the work of officers. In the process of managing the
Coding and Indexing section the officer had difficulty in providing the patient
diagnosis code due to the unclear diagnosis and there were still files that were
still incomplete. In the Assembling section when being analyzed, there are still
incomplete files resulting in the file being returned to the nurse / doctor so that it
will be completed immediately. In the Filling section, the implementer of the
medical record storage system has been using centralization where the hospital
has followed the guidelines for Hospital Medical Records issued and established
by the Ministry of Health, regarding the obstacles that there are still errors in the
placement of medical record documents and medical record documents that have
not been placed on the storage rack. In the Analysis / Report section, SIRS has
not yet been completed. Suggestions in this study to get good management of
medical records and quality information, the management of medical records
must be regulated according to what has been determined.
Keywords: Medical record management, assembling, coding

v Universitas Sumatera Utara

 Kata Pengantar

Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT atas segala berkah

yang telah diberikan-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang

berjudul “Analisis Sistem Pengelolaan Rekam Medis di Rumah Sakit Umum

Haji Medan Tahun 2019”. Skripsi ini adalah salah satu syarat yang ditetapkan

untuk memperoleh gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat di Fakultas Kesehatan

Masyarakat Universitas Sumatera Utara.

Selama proses penyusunan skripsi ini, penulis banyak mendapatkan

bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak baik moril maupun materil. Pada

kesempatan ini, penulis menyampaikan ucapan terima kasih sebesar-besarnya

kepada:

1. Prof. Dr. Runtung Sitepu, S.H., M.Hum. selaku Rektor Universitas Sumatera

Utara.

2. Prof. Dr. Dra. Ida Yustina, M.Si. selaku Dekan Fakultas Kesehatan

Masyarakat Universitas Sumatera Utara.

3. Dr. Drs. Zulfendri, M.Kes., selaku ketua Dapertemen Administrasi dan

Kebijakan Kesehatan Universitas Sumatera Utara dan Dosen Pembimbing

saya yang telah memberikan bimbingan, saran, dukungan, nasehat, dan

arahan untuk kesempurnaan penulisan skripsi ini.

4. dr. Fauzi, S.K.M., selaku dosen penguji I saya yang telah memberikan

bimbingan, arahan, masukan dan saran-saran kepada penulisan perbaikan

skripsi.

vi Universitas Sumatera Utara

5. Puteri Citra Cinta Asyura Nasution, S.K.M., M.P.H., selaku Dosen Penguji II

yang telah memberikan bimbingan, masukan dan saran-saran kepada penulis

dalam perbaikan skripsi ini.

6. Prof. Dr. Ir. Evawany Yunita Aritonang, M.Si., selaku Dosen Pembimbing

Akademik yang telah banyak memberikan saran kepada penulis selama kuliah

di Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara.

7. Seluruh Dosen dan Staf di Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas

Sumatera Utara, terutama Dapertemen Administasi Kebijakan kesehatan yang

telah banyak memberikan bantuan selama penulisan mengikuti pendidikan.

8. Selaku Direktur RSU Haji Medan dan Kepala Instalasi Rekam Medis yang

telah memberikan izin penelitian dan seluruh staf atas bantuan dan kerja

samanya selama penulis melaksanakan penelitian.

9. Teristimewa untuk kedua orang tua saya tercinta Ainus dan Netty Herawati

yang senantiasa memberikan doa, motivasi, kasih sayang dan dukungan baik

moril maupun materi yang tidak terhingga dan tidak akan pernah bisa terganti

kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Juga kepada kakak

saya Luthfiany Winona, S. Pd. dan adik saya tercinta Saddam W.S.U yang

telah memberikan dukungan dan semangat dalam penyelesaian skripsi ini.

10. Teruntuk teman-teman seperjuangan dan sepermainan Eva, Rini, Sesil,

Sondang, Putri, Yasmin, Anggik, Tanthy, yang telah memberi dukungan dan

semangat dalam penyelesaian skripsi ini.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih terdapat kekurangan. Oleh

sebab itu, penulis mengharapkan adanya kritik dan saran yang membangun dari

vii Universitas Sumatera Utara

semua pihak dalam rangka penyempurnaan skripsi ini. Akhir kata, penulis

berharap skripsi ini dapat memberikan kontribusi yang positif dan bermanfaat

bagi pembaca.

Medan, Januari 2020

Tifhanny Dya Pratiwi

viii Universitas Sumatera Utara

 Daftar Isi

Halaman

Halaman Persetujuan i
Halaman Penetapan Tim Penguji ii
Halaman Pernyataan Keaslian Skripsi iii
Abstrak iv
Abstract v
Kata Pengantar vi
Daftar Isi vii
Daftar Tabel viii
Daftar Gambar ix
Daftar Lampiran x
Daftar Istilah xi
Riwayat Hidup xii

Pendahuluan 1
Latar Belakang 1
Perumusan Masalah 8
Tujuan Penelitian 8
Tujuan umum 8
Tujuan khusus 8
Manfaat Penelitian 9

Tinjauan Pustaka 10
Rekam Medis 10
Pengertian rekam medis 10
Tujuan rekam medis 10
Kegunaan rekam medis 11
Isi rekam medis 12
Kepemilikan rekam medis 13
Proses penyelenggaraan rekam medis 13
Proses Pengolahan Rekam Medis 16
Penataan berkas rekam medis (assembling) 16
Pemberian kode (coding) 17
Tabulasi (indeksing) 18
Analisa rekam medis (analising) 20
Sistem penyimpanan rekam medis 23
Prosedur rekam medis 25
Tugas pokok pelayanan rekam medis 26
Alur rekam medis pasien rawat inap 29
Rumah Sakit 31
Pengertian rumah sakit 31

Klasifikasi rumah sakit 32

Sumber Daya 32
ix Universitas Sumatera Utara
 Sumber daya manusia 33
Sarana dan prasarana 34
Prosedur kerja (SOP) 34
Landasan Teori 34
Kerangka Berpikir 35

Metode Penelitian 36
Jenis Penelitian 36
Lokasi dan Waktu Penelitian 36
Subjek Penelian 36
Definisi Konsep 37
Metode Pengumpulan Data 38
Metode Analisis Data 38

Hasil Penelitian dan Pembahasan 39

Gambaran Lokasi Penelitian 39
Sejarah Perkembangan RSU Haji 39
Visi dan Misi RSU Haji 40
Visi RSU Haji 40
Misi RSU Haji 41
Motto RSU Haji 41
Struktur organisasi rekam medis 41
Karakteristik informan 42
Pembahasan 44
Alur rekam medis terhadap proses pengolahan berkas rekam medis 44
Sumber daya manusia terhadap proses pengolahan rekam medis 48
Sarana dan prasarana terhadap proses pengolahan rekam medis 53
SOP rekam medis 57
Proses pengolahan berkas rekam medis 58
Pemberian kode (coding) dan tabulasi (indeksing) 59
Penataan berkas (assembling) 63
Penyimpanan (filling) 65
Analisa (analising/pelaporan) 69
Keterbatasan penelitian 71

Kesimpulan dan Saran 72

Kesimpulan 72
Saran 74

Daftar Pustaka 76
Lampiran 78

x Universitas Sumatera Utara

 Daftar Tabel

No Judul Halaman

1 Karakteristik Informan Penelitian 43

2 Daftar Tenaga Pengelolaan Rekam Medis 51

xi Universitas Sumatera Utara

 Daftar Gambar

No Judul Halaman

1 Alur berkas rekam medis rawat inap 31

2 Kerangka berpikir 35

3 Struktur organisasi rekam medis 42

4 Alur rekam medis RSU Haji Medan 47

xii Universitas Sumatera Utara

 Daftar Lampiran

Lampiran Judul Halaman

1 Pedoman Wawancara 78

2 Surat Permohonan Izin Penelitian 83

3 Surat Izin Penelitian 84

4 Surat Izin Selesai Penelitian 85

5 Matriks 86

6 Lembar Observasi Sarana dan Prasarana 102

7 Dokumentasi 103

xiii Universitas Sumatera Utara

 Daftar Istilah

WHO World Health Organization

UGD Unit Gawat Darurat
IGD Instalasi Gawat Darurat
TPP RJ Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan
SIMRS Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
SOP Standar Operasional Prosedur
SIM Surat Izin Mengemudi
SDM Sumber Daya Manusia
RSU Rumah Sakit Umum
RSUD Rumah Sakit Umum Daerah
RM Rekam Medis
KIUP Kartu Indeks Utama Pasien
KTP Kartu Tanda Penduduk
ICD International Statistical Clasification Diseases
EYD Ejaan Yang
Disempurnakan UU Undang-Undang
RS Rumah Sakit

xiv Universitas Sumatera Utara

 Riwayat Hidup

Penulis bernama Tifhanny Dya Pratiwi berumur 22 tahun. Penulis lahir di

Medan pada tanggal 14 Juni 1997. Penulis beragama Islam, anak kedua dari tiga

bersaudara dari pasangan Bapak Ainus dan Ibu Netty Herawati.

Pendidikan formal dimulai di TK Pembangun Didikan Islam Medan Tahun

2002-2003. Pendidikan sekolah dasar di SD Pembangun Didikan Islam Medan

Tahun 2003 – 2009, sekolah menengah pertama di SMP Swasta Kemala

Bhayangkari 1 Medan Tahun 2009-2012, dan sekolah menengah atas di SMA

Swasta Kemala Bhayangkari 1 Medan Tahun 2012-2015. Selanjutnya, penulis

melanjutkan pendidikan di Program Studi S1 Kesehatan Masyarakat Fakultas

Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara.

Medan, Januari 2020

Tifhanny Dya Pratiwi

xv Universitas Sumatera Utara

 `

Pendahuluan

Latar Belakang

Rumah sakit sangat berperan penting dalam upaya memperbaiki derajat

kesehatan masyarakat. Rumah sakit didirikan dan dijalankan dengan tujuan untuk

memberikan pelayanan kesehatan dalam bentuk perawatan, pemeriksaan,

pengobatan dan tindakan diagnosis lainnya yang dibutuhkan oleh masing-masing

pasien dalam batas kemampuan teknologi dan sarana yang disediakan dirumah

sakit. Berdasarkan PERMENKES No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam

medis, setiap pelayanan kesehatan diwajibkan untuk memiliki rekam medis

(Permenkes No. 269, 2008).

Rekam medik merupakan catatan medis setiap pasien apa yang dialaminya

dalam penyembuhan penyakitnya. Rekam medik juga merupakan catatan-catatan

data yang kemudian akan diolah menjadi laporan dan bermanfaat dalam hal

menyangkut ALFRED dari setiap pasien yang ada. Rekam medik merupakan

salah satu indikator kinerja RS dalam perihal kelengkapan dan kembalinya berkas

rekam medik dari rawat inap ke rekam medik.

Untuk memudahkan mengingat begitu banyak kegunaan dari rekam medis

kegunaan rekam medis juga sering disebut dengan ALFRED, yaitu

Administration adalah data dan informasi yang dihasilkan rekam medis dapat

digunakan manajemen untuk melaksanakan fungsinya guna pengelolaan berbagai

sumber daya. Legal adalah alat bukti hukum yang dapat melindungi hukum

terhadap pasien dan provider kesehatan. Financial adalah setiap yang diterima

pasien bila dicatat dengan lengkap dan benar, maka dapat digunakan untuk

menghitung biaya

1 Universitas Sumatera Utara

 2

yang harus dibayar pasien, selain itu jenis dan jumlah kegiatan pelayanan yang

tercatat dalam formulir dapat digunakan untuk meprediksikan pendapatan dan

biaya sarana pelayanan kesehatan. Riset adalah berbagai macam penyakit yang

telah dicatat kedalam dokumen rekam medis dapat dilakukan penelusuran guna

kepentingan penelitian. Education adalah para mahasiswa atau pendidik atau

peneliti dapat belajar dan mengembangkan ilmunya dengan menggunakan

dokemen rekam medis. Documentation adalah rekam medis sebagai dokumen

karena memiliki sejarah medis seseorang (Sadi, 2015).

Rumah sakit memiliki kewajiban untuk menyelenggrakan rekam medis.

bahwa guna menunjang terselenggaranya rencana induk yang baik, maka setiap

rumah sakit diwajibkan :

a. Memiliki dan mengolah data statistik, sehingga dapat menghasilkan data

informasi yang up to date.

b. Memiliki prosedur penyelenggaraan rekam medis yang berdasarkan pada

ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan (Depkes, 2006).

Dalam UU Praktik Kedokteran mengenai pengaturan tentang rekam medis

pada Pasal 46 yang mana berisi setiap dokter atau dokter gigi dalam menjalankan

praktik kedokteran wajib membuat rekam medis. Rekam medis yang dimaksud

ialah harus segera dilengkapi setelah pasien selesai menerima pelayanan

kesehatan. Setiap catatan rekam medis harus dibubuhi nama, waktu, tanda tangan

petugas yang memberikan pelayanan atau tindakan (UU No. 29, 2004).

Universitas Sumatera Utara

 Dalam penyelenggaran praktik kedokteran, setiap dokter dan dokter gigi

wajib mengacu pada standar, pedoman dan prosedur yang berlaku.Permasalahan

dan kendala utama pada pelaksanaan rekam medis adalah dokter dan dokter gigi

tidak menyadari sepenuhnya manfaat dan kegunaan rekam medis, baik pada

sarana pelayanan kesehatan maupun pada praktik perorangan, akibatnya rekam

medis dibuat tidak lengkap, tidak jelas, dan tidak tepat waktu. Dalam standar

operasional prosedur proses pelengkapan berkas rekam medis rawat inap

dilakukan selama 2 x 24 jam dan untuk berkas rekam medis rawat jalan harus

sudah dilengkapi 1 x 24 jam (setelah pasien mendapatkan pelayanan) (Konsil

Kedokteran Indonesia, 2006).

Dalam rekam medis kelengkapan, keakuratan, kualitas data dan ketepatan

waktu dalam pengumpulan serta penataan berkas menjadi hal yang sangat penting

terkait proses pengolahan data di rekam medis. Pencatatan berkas rekam medis

sering dianggap menjadi persoalan kedua oleh pemberi layanan kesehatan seperti

dokter, perawat dan tenaga kesehatan lainnya. Dikarenakan tingkat kesibukan para

dokter dan perawat seringkali berkas rekam medis tidak diisi secara lengkap dan

tidak dikembalikan tepat waktu bahkan melebihi waktu tempo. Akibatnya petugas

rekam medis sering merasa terhambat dalam proses pengolahan berkas rekam

medis, padahal kualitas data akan mencerminkan baik buruknya rekam medis.

Karena alasan tersebut penganalisaan catatan berkas rekam medis menjadi hal

yang perlu untuk dilakukan agar dapat diolah dan menghasilkan informasi

kesehatan yang sesuai dan lebih akurat (Hendrik, 2011).

Ketentuan pidana yang tertuang dalam pasal 79 UU No. 29 tahun 2004

dalam Pasal 79 UU Praktik Kedokteran secara tegas mengatur bahwa setiap

dokter dan dokter gigi yang dengan sengaja tidak membuat rekam medis dapat

dipidana dengan pidana kurungan paling lama 1 tahun atau denda paling banyak

Rp. 50.000.000. Selain tanggung jawab pidana, dokter dan dokter gigi yang tidak

membuat rekam medis juga dapat dikenakan sanksi secara perdata, karena dokter

dan dokter gigi tidak melakukan yang seharusnya dilakukan (ingkar

janji/wanprestasi) dalam hubungan dokter dan pasien (Konsil Kedokteran

Indonesia, 2006).

Rekam medis berkaitan pada pencatatan, pengolahan data, dan pelaporan

informasi yang dibutuhkan untuk kegiatan di rumah sakit. Adapunproses kegiatan

penyelenggaraan rekam medis dimulai pada saat diterimanya pasien dirumah

sakit, dilanjutkan dengan kegiatan pencatatan data medis pasien oleh dokter atau

dokter gigi atau tenaga kesehatan lain yang memberikan pelayanan kesehatan

langsung kepada pasien. selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis dirumah

sakit, dan dilanjutkan dengan pengelolaan berkas rekam medis yang meliputi

penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan

untuk melayani permintaan/peminjaman karena pasien datang berobat, dirawat,

atau keperluan lainnya. Proses pengolahan rekam medis dari bagian Assembling,

Coding, Indeksing, Analising dan Filling (Depkes, 2006).

Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-

kurangnya untuk jangka waktu 5 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien

berobat/dipulangkan. Setelah batas waktu 5 tahun sebagaimana dimaksud rekam

medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan

medik. Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medis harus disimpan untuk

jangka waktu 10 tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut

(Permenkes, No. 269, 2008).

Hasil penelitian yang telah dilakukan oleh Utami (2018), mengenai sistem

pengelolaan rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Umum Madani Medan,

menunjukan bahwa masih dijumpai kendala yang dihadapi pada proses

pengolahan rekam medis yaitu pada proses pengolahan berkas rekam medis

bagian kelengkapan (Assembling) kurangnya ketelitian dalam memeriksa

kelengkapan berkas, selanjutnya bagian pengkodean (Coding) petugas mengalami

kesulitan dalam memberikan kode diagnosa pasien akibat ketidakjelasan diagnosa,

bagian penyimpanan (Filling) dalam pelaksanan sistem penyimpanan rekam

medisnya sudah menggunakan sentralisasi artinya rumah sakit sudah mengikuti

Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit. Selain itu Instalasi Rekam

medik juga kekurangan petugas dan sarana dan prasarana yang disediakan. Untuk

proses pengolahan berkas rekam medis perlu ketelitian dan kejelasan dari segi

kelengkapannya agar proses selanjutnya tidak lagi mengalami hambatan sehingga

berkas rekam medis dapat segera kembali disimpan diruang penyimpanan rekam

medis dan perlu untuk menambah petugas dan sarana prasana di Intalasi Rekam

Medis.

Hasil penelitian yang telah dilakukan oleh Watung, dkk (2018) mengenai

analisis sistem pengelolaan rekam medis pasien rawat inap RSUD DR. Sam

Ratulangi Tondano, didapatkan bahwa dibagian Assembling, belum berjalan

denga baik dikarenaan keterbatasan tenaga SDM, pemahaman SOP masih

kurang, dokumen rekam medis masih belum lengkap dan keterlambatan waktu

dalam pengembalian dokumen rekam medis. Di bagian Koding, Indeksing, tulisan

dokter yang sulit dibaca serta adanya penggunaan singkatan-singkatan yang tidak

baku berpengaruh terhadap proses koding sehingga data yang dihasilkan menjadi

tidak akurat dan harus menunggu pengumpulan kode baru data diolah menjadi

kartu indeks. Di bagian Filling, sarana dan prasarana tidak mendukung serta

pengawasan dari pihak rumah sakit yang tidak rutin.

Rumah Sakit Umum Haji Medan yang terletak di Jl. Rumah Sakit Haji

Komplek Medan Estate Permai Tegalrejo Medan Perjuangan Medan merupakn

rumah sakit kelas B. Rumah sakit ini memiliki 253 tempat tidur dan memiliki 106

tenaga kesehatan diantaranya: Dokter umum sebanyak 25 orang, Dokter Gigi

sebanayak 6 orang, Dokter Spesialis sebanyak 69 orang dan Dokter Sub Spesialis

sebanyak 6 orang.

Berdasarkan hasil survei awal, diperoleh berkas rekam medis rawat inap

yang masuk ke bagian rekam medis rata-rata per hari sebanyak 15-20 berkas. Dari

15-20 berkas rekam medis ada 10 berkas yang belum lengkap. Di bagian rekam

medis sendiri terdapat 8 orang tenaga rekam medis dengan latar belakang

pendidikan 1 orang lulusan S1 administrasi negara, 1 orang lulusan D3 Rekam

Medis, 6 orang lulusan SMA sederajat. Pembagian kerja dibagi menjadi, 1 orang

Kepala Instalasi Rekam Medis, 2 orang sebagai pelaksana di bagian kelengkapan

(Assembling), 2 orang dibagian pengkodean (Coding), dan 2 orang dibagian

penyimpanan (Filling), 1 orang dibagian (Analising/laporan). Menurut informan,

mereka masih kekurangan tenaga rekam medis dibagian assembling dan untuk
sarana dan prasarana tidak memiliki ruangan penyimpanan untuk berkas rekam

medis yang tidak aktif lagi.

Untuk menunjang tertib administrasi yang baik maka diperlukan

pencatatan dan pengolahan rekam medis yang baik, sesuai dengan ketentuan yang

telah ditetapkan oleh Depkes. Berdasarkan SOP rekam medis, waktu

pengembalian berkas yang sudah dilengkapi berkas rekam medis harus diisi

secara lengkap 1x24 jam setelah pasien mendapatkan pelayanan/tindakan dan

harus dikembalikan 2x24 jam sesuai dengan standar yang ditentukan. Tetapi,

berdasarkan survey pendahuluan oleh peneliti pengembalian berkas rekam medis

tidak sesuai dengan standar, dimana pengembalian berkas rekam medis sangat

lambat 3-4 hari. Ini mengakibatkan terhambatnya proses selanjutnya serta belum

bisa mencerminkan tertib administrasi yang baik.

Pada proses pengolahan yang pertama ialah melakukan pengkodingan

(Coding) dn tabulas (Indeksing). Setelah melakukan pengkodingan, berkas dikirim

keruangan pengkleiman untuk dilakukan pengkleiman BPJS atau asuransi lainnya.

Setelah itu berkas dikirim ke ruang penyimpanan untuk dilakukan pengecekan

kelengkapan dan melakukan penataan berkas (Assembling). Di penataan berkas

(Assembling) petugas akan memeriksa terlebih dahulu kelengkapan pengisian

berkas rekam medis yang diterima, jika belum lengkap maka petugas rekam medis

harus mengembalikan berkas yang belum lengkap ke setiap ruang perawatan

dengan jangka waktu yang telah ditentukan. Setelah itu dilanjutkan ke bagian

penyimpanan (Filling).Dan untuk (Analising/laporan) datanya didapatkan dari

tiap-tiap unit atau ruangan.

Perumusan Masalah

1. Bagaimana Alur rekam medis dalam pengelolaan rekam medis di RSU

Haji Medan tahun 2019 ?

2. Bagaimana ketersediaan Sumber Daya Manusia dalam pengelolaan rekam

medis di RSU Haji Medan tahun 2019 ?

3. Bagaimana ketersediaan Sarana Dan Prasarana dalam pengelolaan rekam

medis di RSU Haji Medan tahun 2019 ?

4. Bagaimana ketersediaan Standar Operasional Prosedur dalam pengelolaan

rekam medis di RSU Haji Medan tahun 2019 ?

Tujuan Penelitian

Tujuan umum. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana

sistem pengelolan rekam medis di instalasi rekam medis RSU Haji Medan Tahun

2019.

Tujuan khusus

1. Mendeskripsikan Alur rekam medis pada instalasi rekam medis di RSU

Haji Medan tahun 2019.

2. Mendeskripsikan ketersediaan Sumber Daya Manusia dalam pengelolaan

rekam medis di RSU Haji Medan tahun 2019.

3. Mendeskripsikan Sarana dan Prasarana dalam pengelolaan rekam medis di

RSU Haji Medan tahun 2019.

4. Mendeskripsikan ketersediaan Standar Operasional Prosedur dalam

pengelolaan rekam medis di RSU Haji Medan tahun 2019.

Manfaaat Penelitian

1. Sebagai bahan masukan dan informasi bagi pihak rumah sakit untuk

memperbaiki sistem pengelolaan rekam medis di instalasi rekam medis

RSU Haji Medan.

2. Sebagai bahan pembelajaran serta untuk menambah ilmu pengetahuan

mengenai sistem peneglolaan rekam medis di instalasi rekam medis.

3. Sebagai bahan referensi dan bacaan bagi peneliti selanjutnya.

 Tinjauan Pustaka

Rekam Medis

Pengertian rekam medis. Menurut PERMENKES Republik Indonesia

Nomor.269/MENKES/PER/III/2008 rekam medis adalah berkas yang berisikan

catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan

dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (Permenkes No.

269,2008).

Secara lebih mendalam, rekam medis mempunyai makna yang lebih luas

karna didalam catatan tersebut sudah tercermin segala informasi yang menyangkut

seseorang pasien yang akan dijadikan dasar dalam menentukan tindakan lebih

lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lainnya yang diberikan

kepada seseorang pasien yang datang disarana pelayanan kesehatan. Rekam medis

juga mempunyai pengertian yang sangat luas tidak hanya sekedar untuk kegiatan

pencatatan akan tetapi mempunyai pengertian sebagai satu sistem

penyelenggaraan rekam medis. Sedangkan kegiatan pencatatannya sendiri hanya

merupakan salah satu kegiatan dari pada penyelenggaraan rekam medis (Depkes,

2006).

Tujuan rekam medis. Tujuan dibuatnya rekam medis adalah untuk

menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan

pelayanan kesehatan dirumah sakit. Tanpa adanya dukungan dari suatu sistem

pengelolaan rekam medis baik dan benar tertib administrasi dirumah sakit tidak

akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi

10 Universitas Sumatera Utara

 11

merupakan salah satu faktor yang akan menentukan upaya pelayanan kesehatan

dirumah sakit (Depkes, 2006).

Pembuatan rekam medis dirumah sakit bertujuan untuk mendapatkan

catatan atau dokumen yang akurat dan adekuat dari pasien, mengenai kehidupan

dan riwayat kesehatan, riwayat penyakit dimasa lalu dan sekarang, juga

pengobatan yang telah diberikan sebagai upaya meningkatkan pelayanan

kesehatan (Rustiyanto, 2009).

Kegunaan rekam medis secara umum. Berikut adalah manfaat rekam

medis secara umum.

1. Sebagai alat komunikasi antara dokter dan tenaga ahli lainnya yang ikut

ambil bagian didalam memberikan pelayanan, pengobatan, perawatan

kepada pasien.

2. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus

diberikan kepada pasien.

3. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan

penyakit dan pengobatan selama pasien berkunjung/dirawat dirumah sakit.

4. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian dan evaluasi

terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.

5. Melindungi kepentingan hukum bagu pasien, rumah sakit maupun dokter

dan tenaga kesehatan lainnya.

6. Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk keperluan

penelitian dan pendidikan.

Universitas Sumatera Utara

 7. Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan medik

pasien.

8. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan, serta sebagai

bahan pertanggung jawaban laporan (Rustiyanto, 2009).

data yang harus dimasukkan dalam Medical Record dibedakan untuk

pasien yang diperiksa di unit rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat. Setiap

pelayanan apakah itu di rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat dapat membuat

rekam medis dengan data-data sebagai berikut.

Isi rekam medis. Isi rekam medis diatur dalam pasal 3 Permenkes RI

Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 dan isi rekam medis untuk pasien rawat inap

dan perawatan satu hari sekurang-kurangnya memuat ;

1. Identitas pasien

2. Tanggal dan Waktu

3. Hasil Anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan

riwayat penyakit

4. Hasil pmeriksaan fisik dan penunjang medik

5. Diagnosis

6. Rena Penatalaksanaan

7. Pengobatan dan/atau tindakan

8. Persetujuan tindakan jika diperlukan

9. Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan

10. Ringkasan Pulang (discharge summary)

 11. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan

tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan

12. Pelayanan lain yang dilakukan oleh tenaga kesehatan tertentu

13. Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik

Kepemilikan rekam medis. Berkas rekam medis merupakan milik sarana

pelayanan kesehatan, sedangkan isi rekam medis merupakan milik pasien. Apabila

pasien meminta isi rekam medis, maka dapat diberikan dalam bentuk ringkasan

rekam medis atau ringkasan pulang. Ringkasan rekam medis dapat diberikan,

dicatat atau dikopi oleh pasien atau orang yang diberi kuasa atau atas persetujuan

tertulis pasien atau keluarga pasien yang berhak untuk itu (Sadi, 2015).

Proses penyelenggaraan rekam medis. Proses penyelenggaraan rekam

medis adalah sebagai berikut :

Sistem rekam medis. Sistem rekam medis antara lain :

1. Sistem Penamaan Pasien

Sistem penamaan pada dasarnya untuk memberikan identitas kepada

seorang pasien serta untuk membedakan antara pasien satu dengan pasien lainnya,

sehingga mempermudah/memperlancar didalam memberikan pelayana rekam

medis kepada pasien yang datang berobat kerumah sakit. Adapun tata cara

penulisan nama pasien di Rumah Sakit meliputi antara lain :

1. Nama pasien sendiri yang terdiri dari satu suku kata atau lebih

2. penulisan nama sesuai dengan KTP (Kartu Tanda Penduduk) / SIM (Surat

Izin Mengemudi) / PASPOR yang masih berlaku

 3. untuk keseragaman penulisan nama pasien digunakan ejaan baru / EYD

( Ejaan Yang Disempurnakan) dengan menggunakan huruf cetak tebal

4. Tidak diperkenankan adanya pencantuman title/jabatan/gelar

5. Perkataan Tuan, Saudara, Bapak, tidak dicantumkan dalam penulisan

nama pasien

6. Apabila pasien berkewarganegaraan asing maka penulisan namanya harus

disesuaikan dengan Paspor yang berlaku di Indonesia

7. Bila seorang bayi yang baru lahir hingga saat pulang belum mempunyai

nama, maka penulisan namanya adalah Bayi Ny.xxx

2. Sistem Pemberian Nomor Pasien (Patient Numbering System)

Penyimpanan berkas rekam medis pada setiap pelayanan kesehatan

disimpan berdasarkan nomor pasien, yaitu nomor rekam medis pasien pada saat

masuk rumah sakit (Admission Patient Number). Penyimpanan secara alpabets

menurut nama-nama pasien lebih menyulitkan dan memungkinkan terjadinyan

kesalahan-kesalahan dibandingkan dengan penyimpanan berdasar nomor pasien.

Jika kartu pasien hilang, nomor pasien masuk dapat diperoleh dari data dasar

pasien yang tersimpan didadalam sistem.. Dengan mengetahui nama lengkap dan

tanggal masuk pasien. Tetapi jika menggunakan nomor kartu indeks pasien keluar

tidak akan dapat secara maksimal menemukan nomor keluar, sehingga lokasi

rekam medis sulit ditemukan. Ada tiga system pemberian nomor pasien pada saat

pasien datang ke unit pelayanan kesehatan (Admission Numbering System) yang

umumnya dipakai yaitu; Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System),

Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering System), Pemberian Nomor Cara
Seri Unit (Serial Unit Numbering System). Setiap pemberian nomor manapun

yang dipakai, setiap rekam medis baru harus mendapat nomor yang diurut secara

kronologis dan nomor tersebut harus dapat digunakan diseluruh instansi yang

terkait didalam prosedur pemberian pelayanan kesehatan terhadap pasien di rumah

sakit.

a. Data Base Pasien sebagai Kartu Indeks Utama Pasien

Kartu Indeks Utama Pasien adalah salah satu cara untuk menunjang

kelancaran pelayanan terhadap pasien, karena apabila seorang pasien lupa

membawa kartu berobat maka KIUP akan membantu untuk mencarikan data

pasien yang diperlukan. KIUP merupakan kunci utama bagi setiap pasien,

sehingga mutlak harus dibuat, baik itu pasien berobat jalan maupun pasien untuk

dirawat. KIUP suatu kartu tanda pengenal setiap pasien baru yang disimpan

selamanya pada instansi yang bersangkutan. KIUP dibuat berdasarkan atas

ringkasan riwayat klinik yang diperoleh dari tempat penerimaan pasien. KIUP

memuuat data identitas pasien seperti;

1. Nama lengkap pasien

2. Nomor rekam medis

3. Tempat/tanggal lahir

4. Jenis kelamin

5. Alamat lengkap

6. Nama ayah

7. Nama ibu

8. Nama suami
 9. Agama

10. Pekerjaan

11. Status

12. Penanggung jawab

13. Tanggal kunjungan awal (Depkes, 2006).

Proses pengolahan rekam medis

Proses pengolahan berkas rekam medis ada lima tahap yang saling

berkaitain dan berhubungan yaitu dimulai dari kelengkapan penataan berkas

(Assembling), pemberian kode (Coding), Tabulasi (Indeksing), Analisa

(Analising), dan terakhir penyimpanan (Filling).

Penataan berkas rekam medis (assembling).

a) Penataan berkas rekam medis rawat jalan antara lain :

1. Pembatas poliklinik

2. Lembar dokumen pengantar

3. Lembaran poliklinik

4. Hasil pemeriksaan penunjang

5. Salinan resep

b) Penataan berkas rekam medis rawat inap

Penataan berkas rekam medis untuk kasus anak, kasus bedah, kasus

kebidanan, kasus bayi lahir antara lain :

1. Ringkasan

2. Pembatas masuk

3. Ringkasan masuk dan keluar

 4. Surat dokumen pengantar

5. Intruksi dokter

6. Instruksi pra/pasca bedah (untuk kasus bedah)

7. Catatan anastesi (untuk kasus bedah)

8. Laporan pemmbedahan (Untuk kasus bedah)

9. Lembar obstetric (untuk kasus kebidanan)

10. Catatan persalinan (untuk kasus kebidanan)

11. Riwayat Kelahiran (untuk kasus bayi lahir)

12. Grafik bayi (untuk kasus bayi lahir)

13. Lembar konsultasi

14. Catatan perawat

15. Catatan perkembangan

16. Grafik suhu, nadi, dan pernafasan

17. Pengawasan khusus

18. Hasil pemeriksaan laboratorium

19. Hasil pemeriksaan radio diagnostic

20. Salinan resep

21. Resume/laporan kematian (Depkes, 2006).

Pemberian code (coding).Pemberian kode adalah pemberian penetapan

kode dengan menggunakan huruf atau angka atau melakukan kombinasi huruf

dalam angka mewakili komponen data. Kegiatan dan tindakan serta diagnosis

yang ada didalam rekam medis harus diberi kode dan selanjutnya di indeks agar

memudahkan pelayanan pada penyajian informasi untuk menunjang fungsi

perencanaan, manajemen dan riset bidang kesehatan. Kode klasifikasi penyakit

oleh WHO (World Health Organization) bertujuan untuk menyeragamkan nama

dan golongan penyakit, cidera, gejala dan faktor yang mempengaruhi kesehatan.

Sejak tahun 1993 WHO mengharuskan negara anggotanya termasuk Indonesia

menggunakan klasifikasi penyakit revisi-10 (ICD-10, International Statitical

Clasification Deseasses and Health Problem) 10 revisi. ICD-10 menggunakan

kode kombinaasi yaitu menggunakan abjad dan angka (alpha numeric).

Penetapan Diagnosis seorang pasien merupakan kewajiban, hak dan

tanggung jawab dokter (tenaga medis) yang terkait dan tidak boleh diubah oleh

karenanya harus diagnosis yang ada dalam rekam medis diisi dengan lengka, jelas

dan akurat sesuai dengan arahan yang ada pada buku ICD-10. Tenaga medis

sebagai seorang pemberi kode bertanggung jawab atas keakuratan kode dari suatu

proses yang sudah ditetapkan oleh tenaga medis. oleh karena itu untuk hal yang

kurang jelas atau yang tidak lengkap, sebelum kode ditetapka, maka harus

komunikasikan kembali terlebih dahulu pada dokter yang memberikan pelayanan

diharuskan segera membuat diagnosis akhir. Kelancaran dan kelengkapan

pengisisan rekam medis di instalasi rawat jalan dan rawat inap atas kerja sama

tenaga medis dan tenaga kesehatan lain yang ada dimasing-masing instalasi kerja

tersebut. Hal ini seperti dijelaskan pasal 3 dan 4 Permenkes RI No.

794a/Menkes/Per/XII/1989 tentang Rekam Medis (Depkes, 2006).

Tabulasi (indeksing). Indeksing adalah membuat tabulasi sesuai dengan

kode yang telah dibuat kedalam indeks-indeks (dapat menggunakan kartu indeks

atau komputerisasi). Dalam kartu indeks tidak diperbolehkan mencantumkan

nama pasien. Jenis indeks yang biasa dibuat :

1. Indeks Pasien adalah suatu tabulasi kartu katalog yang berisi nama semua

pasien yang pernah berobat dirunah sakit. Ukuran kartu indeks penedrita

tergantung dari banyak sedikitnya penderitaan yang berobat dirumah sakit.

Ukuran yang dianjurkan adalah 12,5 x 7.5 cm. Kegunaan indeks penderita

dapat digunakan sebagai kunci untuk menemukan berkas rekam medis

seseorang penderita. Cara penyimpanan kartu indeks dengan disusun

aphabet seperti susunan kata-kata dalam kamus. Jika seseorang penderita

datang kembali dengan mengakatan bahwa dia telah bersuami, kartu yang

sekarang harus dibuat catatan petunjuk (tanda lihat atau tanda X) dengan

kartunya yang dulu dan sebaliknya. Lama penyimpanan kartu indeks

penderita sama dengan lama penyimpanan berkas rekam medis.

2. Indeks Penyakit (Diagnosis) dan Operasi adalah tabulasi yang berisikan

kode penyakit dan kode operasi pasien yang berobat dirumah sakit.

Kegunaannya untuk mengambil berkas rekam medis tertentu untuk

keperluan seperti mempelajari kasus-kasus terdahulu dari satu penyakit

untuk memperoleh pengertian tentang penanggulangan terhadap penyakit-

penyakit/masalah kesehatan pada saat ini dan untuk menguji teori-teori

membandingkan data-data tentang penyakit, menyuguhkan data yang

diperlukan dalam survey kemampuan rumah sakit, menemukan berkas

rekam medis jika sewaktu-waktu dokter memerlukannya, menyediakan

materi pendidikan untuk mahasiswa yang berada dibidang kesehatan. Cara

penyimpanan kartu indeks disimpan dilaci menurut nomor urut. Secara

 periodek hrus diamati kemungkinan kesalalahan penyimpanan dan kartu

indeks harus tampak rapi, tulisannya mudah dibaca serta pengisiannya

harus dengan tinta atau dengan mesin ketik.

3. Indeks Dokter adalah satu tabulasi data yang berisi nama dokter yang

memberikan pelayanan medik kepada pasien. kegunaanya untuk menilai

kinerja dokter dan bukti pengadilan.

4. Indeks Kematian adalah berisikan data pribadi pasien yang berguna

sebagai statistik menilai mutu pelayanan dasar, menambah dan

meningkatkan peralatan/tenaga. Cara penyimpanan indeks kematian

dengan menyusun menurut nomor indeks kematian.

5. Proses Tabulasi secara Komputerisasi proses tabulasi data yang secara

manual dapat dengan mudah diaplikasikan melalui media komputer, data

dan informasi hasil pengelompokan data sesuai dengan kode-kode yang

dimaksud dengan mudah dikelompokkan sesuai dengan kode-kode yang

disesuaikan dengan kebutuhan, sehingga data dapat diproses dan dapat

segera didapat hasil yang kita inginkan, proses pengelompokkan data yang

dilakukan dengan proses komputerisasi lebih mudah dan cepat serta lebih

efektif dan efisien (Depkes, 2006).

Analisa Rekam Medis (Analising).

Analisa mutu rekam medis. Mutu dalam pengisian memang menjadi

tanggung jawab tenaga kesehatan. Sebab merekalah yang menjalankan perekam

medis. Hal ini sudah tercantum dalam UU No. 29 Tahun 2004 tentang Praktik

Kedokteran pasal 46 ayat “Setiap dokter dan dokter gigi wajib untuk dalam
menjalankan praktik kedokteran wajib membuat rekam medis”. Pada pasal 2 juga

dikatakan “Rekam medis harus segera dilengkapi setelah pasien selesai menerima

pelayanan kesehatan”. Dan terakhir pada pasal 3 disebutkan “Setiap catatan rekam

medis harus dibubuhi nama, waktu, dan tanda tangan petugas yang memberikan

pelayanan dan tindakan. Sewaktu berkas rekam medis tiba di instalasi rekam

medis maka petugas yang menerimanya harus memeriksa apakah berkas rekam

medis yang diterima tersebut telah lengkap secara kualitas maupun kuantitas.

Kegiatan ini disebut penganalisaan mutu (qualitative analysis). Yang dilakukan

petugas rekam medis dalam penganalisaan mutu rekam medis antara lain :

1. Rekam medis yang mengandung unsur ketidaktepatan ataupun bila ada

penghapusan yang dapat menyebabkan rekam medis menjadi tidak akurat

atau tidak lengkap.

2. Untuk melaksanakan tugas penganalisaan biasanya tugas ini dilakukan

oleh petugas rekam medis yang sudah mahir dan mendapat pendidikan

khusus.

3. Berdasarkan pasal 46 UU No. 29 tahun 2004 ayat 2 tentang Praktik

Kedokteran bahwa “Dalam hal terjadi kesalahan dalam melakukan

pencatatan pada rekam medis, berkas dan catatan tidak boleh dihilangkan

atau dihapus dengan cara apapun. Perubahan catatan atau kesalahan dalam

rekam medis hanya dapat dilakukan dengan pencoretan dan dibubuhi oleh

paraf petugas yang bersangkutan”.

4. Selanjutnya pada penjelasan Pasal 46 UU No. 29 tahun 2004 ayat 3

tentang Praktik Kedokteran menyatakan : “Yang dimaksud dengan

 petugas‟ adalah dokter dan dokter gigi atau tenaga kesehatan lain yang

memberikan pelayanan langsung kepada pasien”. Apabila dalam

pencatatan rekam medis menggunakan teknologi informasi elektronik,

kewajiban membubuhi tanda tangan dapat diganti dengan menggunakan

nomor identitas pribadi (Personal Identification Number).

Jadi, bila ada rekam medis yang juga tidak memenuhi kebutuhan ketetapan

diatas maka petugas rekam medis wajib meminta dokter atau dokter gigi atau

tenaga kesehatan lain yang memberikan pelayanan terhadap pasien untuk

melengkapinya. Petugas rekam medis hanya boleh memasukan berkas rekam

medis yang telah lengkap kedalam rak penjajaran (filing shelves). Alasan

mengapa berkas rekam medis harus dianalisa mutunya? Agar rekam medis

lengkap dan dapat digunakan bagi referensi pelayanan kesehatan, melindungi

minat hukum, sesuai dengan peraturan yang ada, menunjang informasi untuk

aktifitas penjamin mutu, membantu penetapan diagnosis dan prosedur pengkodean

kepenyakitan dan bagi riset medis, studi administrasi dan penggantian biaya

perawatan (Depkes, 2006).

Analisis kualitatif dan kuantitatif. Analisis kualitatif adalah analisa yang

ditujukan kepada mutu dan setiap berkas rekam medis. Petugas akan mengambil

dan menganalisa kualitas rekam medis pasien sesuai dengan standar mutu

pelayanan yang telah ditetapkan. Analisa kualitatif meliputi penelitian terhadap

pengisian lembar rekam medis baik oleh staf medis, para staf medis dan unit

penunjang medis lainnya. Ketidak lengkapan dalam pengisisan rekam medis akan

mempengaruhi mutu rekam medis, mutu rekam medis akan mencerminkan baik
tidaknya mutu pelayanan di suatu rumah sakit. dokter, perawat dan tenaga

kesehatan lain yang menangani pasien wajib melengkapi rekam medis sesuai

dengan ketentuan yang berlaku.

Analisa kuantitatif adalah analisis yang ditujukan kepada jumlah

lembaran-lembaran berkas rekam medis sesuai dengan lamanya perawatan yang

meliputi kelengkapan lembaran medis, paramedik dan penunjang medis sesuai

dengan prosedur yang telah ditetapkan. Petugas akan menganalisis setiap berkas

yang diterima apakah lembaran rekam medis sudah lengkap atau belum. Jika

ditemukan ketidak lengkapan berkas pasien dari lembaran tertentu maka harus

segera menghubungi ke ruang perawatan dimana pasien tersebut dirawat (Depkes,

2006).

Sistem penyimpanan rekam medis (Filling). Bentuk penyimpanan yang

diselenggarakan didalam pengelolaan instalasi rekam medis yaitu :

Jenis penyimpanan. Ada dua cara penyimpanan berkas didalam

penyelenggaraan rekam medis yaitu:

1. Sentralisasi

Sentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan rekam medis seorang pasien

dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan poliklinik maupun catatan-

catatan selama seorang pasien dirawat. Penggunaan system sentralisasi memiliki

kelebihan dan juga ada kekurangannya.

A. Kelebihannya :
 1. Data dan informasi hasil – hasil pelayanan dapat berkesinambungan

karena menyatu dalam 1 folder sehingga riwayatnya dapat dibaca

seluruhnya.

2. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan

rekam medis.

3. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan.

4. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah

distandarisasi.

5. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan, karena

berkas rekam medis milik seorang pasien berada dalam satu folder.

6. menerapkan sistem unit record.

B. Kekurangannya :

1. Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan

unit rawat inap.

2. Filing (tempat penyimpanan) berkas rekam medis harus jaga 24 jam

karena sewaktu-waktu diperlukan untuk pelayanan di UGD yang buka 24

jam.

2. Desentralisasi

desentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan

milik seorang pasien antara berkas rekam medis rawat jalan, gawat darurat dan

berkas rekam medis rawat inap pada folder tersediri dan atau ruang atau tempat

tersediri. Biasanya berkas rekam medis pasien rawat jalan disimpan di satu tempat

penyimpanan atau di Poliklinik masing-masing, sedangkan berkas rekam medis

pasien gawat darurat dan rawat inap disimpan di unit rekam medis.

A. Kelebihan :

1. Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat.

2. Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.

B. Kekurangannya :

1. Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis, yaitu data dan informasi

pelayanan pada satu pasien dapat tersimpan lebih dari 1 folder.

2. Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.

Jika dilihat secara teori cara sentralisasi lebih baik dari pada

desentralisasi,akan tetapi pada pelaksanannya tergantung pada situasi dan kondisi

masing-masing rumah sakit. hal-hal yang mempengaruhi dan berkaitan dengan

situasi dan kondisi tersebut; karena terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya

yang menangani pengelolaan rekam medis, kemampuan dana rumah sakit

terutama rumah sakit yang dikelola oleh pemerintah daerah. (Depkes, 2006).

Prosedur rekam medis. Tata cara penerimaan pasien yang akan berobat

kepoliklinik ataupun yang akan dirawat adalah bagian dari sistem prosedur

pelayanan rumah sakit. Dapat pula dikatakan bahwa dari sinilah pelayanan

pertama kali yang diterima oleh seorang pasien saat tiba dirumah sakit, maka

tidaklah berlebihan bila dikatakan bahwa didalam tata cara penerimaan inilah

seorang pasien mendapatkan kesan baik ataupun tidak baik dari suatu pelayanan

rumah sakit. Tata cara melayani pasien dapat dinilai baik bila mana petugas

melakukannya dengan sikap yang ramah, sopan, tertib dan penuh tanggung jawab

(Depkes, 2006).
 Tugas pokok pelayanan rekam medis. Tugas pokok pelayanan rekam

medi yang meliputi bagian kegiatan Assembling, Koding dan Indeksing,Analising

dan Filling.di unit rekam medis

Tugas pokok bagian assembling. Bagian Assembling yaitu salah satu

bagian di unit rekam medis. peran dan fungsi Assembling dalam pelayanan rekam

medis yaitu :

1. Perakit formulir rekam medis.

2. Peneliti isi data rekam medis.

3. Pengendali dokumen rekam medis yang tidak lengkap.

4. Pengendali penggunaan nomor rekam medis dan formulir rekam medis.

5. Penerimaan sensus harian dari unit-unit pelayanan.

6. Penyerahan sensus harian ke penganalisis.

Tugas pokok bagian coding dan indeksing. Bagian Koding dan

Indeksing adalah salah satu bagian dari unit rekam medis yang tugas pokoknya

meliputi :

1. Menerima dokumen rekam medis yang sudah lengkap dan kartu keluarga

dari fungsi Assembling.

2. Meneliti dan mencatat kode penyakit, operasi atau tindakan medis, sebab

kematian pada kartu keluarga dan lembar formulir rekam medis yang

tertulis diagnosis penyakit, operasi/tindakan medis dan sebab kematian.

3. Menyusun/membuat daftar kode penyakit sebagai alat bantu kode

penyakit.
 4. Mencatat data dan informasi rekam medis kedalam formulir indeks

penyakit, operasi/ tindakan medis, sebab kematian dan indeks dokter.

5. Menyimpan indeks penyakit, operasi atau tindakan medis, sebab kematian

dan dokter sesuai urutan abjad.

6. Menyerahkan dokumen rekam medis yang sudah lengkap dan kartu

keluarga ke fungsi filling.

7. Menyediakan indeks penyakit, operasi, sebab kematian dan indeks dokter

untuk keperluan tertentu seperti laporan morbiditas penyakit tertentu,

laporan sebab kematian tertentu, laporan jenis operasi tertentu.

Tugas pokok bagian analising. Bagian Analising merupakan salah satu

bagian dalam unit rekam medis meliputi :

1. Setiap tribulan menyusun laporan RL1 tentang data kegiatan rumah sakit

berdasarkan rekapitulasi dan data tambahan lain yang diperlukan.

2. Setiap tribulan menyusun laporan RL2A tentang data morbilitas pasien

rawat inap daan RL2B tentang data keadaan morbiditas pasien rawat jalan

berdasarkan indeks penyakit rawat inap dan rawat jalan.

3. Setiap bulan menyusun laporan RL 2A1 tentang data keadaan penyakit

khusus pasien rawat inap rumah sakit dan RL 2B1 tentang data keadaan

penyakit khusus pasien rawat jalan rumah sakit berdasarkan indeks

penyakit rawat inap dan rawat jalan.

4. Setiap tahun menyusun laporan RL2.1 tentang data individual morbiditas

pasien umum rawat inap, RL2.2 tentang data morbiditas individual pasien

obstetri rawat inap, RL2.3 tentang data morbiditas pasien bayi baru lahir/
 lahir mati rawat inap berdasarkan data dari dokumen rekam medis pasien

umum, pasien obstetrik dan pasien perinatal.

5. Setiap tahun menyusun laporan RL3 tentang data inventaris rumah sakit

berdasarkan data dari bagian tata usaha, perlengkapan dan IPSRS.

6. Setiap semester menyusun laporan RL4 tentang data ketenagaan rumah

sakit /individual berdasarkan data dari bagian kepegawaian.

7. Setiap tahun menyusun laporan RL5 tentang data peralatan medik RS

berdasarkan data data dari bagian inventaris dan peralatan rumah sakit.

8. Setiap tahun menyusun laporan RL6 tentang data infeksinosokomail RS

berdasarkan indeks penyakit inveksi nosokomial.

9. Mengirimkan laporan RS ke direktur rumah sakit, Dinas Kesehatan

Kabupaten, Dinas Kesehatan Kota Madya, Dinas Kesehatan Provinsi,

Ditjen YanMed berdasarkan peraturan Depatemen Kesehatan.

Tugas pokok bagian filling. Bagian filling merupakan salah satu bagian

dalam unit rekam medis meliputi :

1. Penyimpan dokumen rekam medis.

2. Penyedia dokumen rekam medis untuk keperluan.

3. Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap kerahasiaan isi data

rekam medis.

4. Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap bahaya kerusakan

fisik, kimiawi dan biologi (Bambang Shofari, 2004).

Alur rekam medis pasien rawat inap. Setiap pasien yang membawa

surat permintaan rawat inap dari dokter poliklinik. Instalasi gawat darurat,
menghubungi tempat penerimaan pasien rawat inap, sedang pasien rujukan dari

pelayanan kesehatan lainnya terlebih dahulu diperiksan oleh dokter rumah sakit

bersangkutan.

1. Petugas menerima pasien mencatat dalam buku register penerimaan pasien

rawat inap : Nama, Nomor RM, Identittas dan Data social lainnya.

2. Untuk rumah sakit yang telah menggunakan system komputerisasi, pada

saat pasien mendaftar untuk dirawat petugas langsung meng-entri data-

data pasien meliputi nomor rekam medis, nomor registrasi, nomor kamar

dan data-data penunjang lainnya.

3. Petugas penerimaan pasien rawat inap mengirimkan berkas rekam medis

bersama-sama dengan pasiennya ke ruang rawat inap yang dimaksud.

4. Pasien diterima oleh petugas di ruang rawat inap dan dicatat pada buku

register.

5. dokter yang bertugas mencatat tentang riwayat penyakit, hasil pemeriksaan

fisik, terapi serta semua tindakan yang diberikan kepada pasien pada

lembaran-lembaran rekam medis dan menanda tanganinya. Perawat/bidan

mencatat pengamatan mereka terhadap pasien dan pertolongan perawatan

yang mereka berikan kepada pasien ke dalam catatan perawat/bidan dan

membubuhkan tanda tangannya, serta mengisi lembaran grafik tentang

suhu, nadi, dan pernafasan pasien.

6. Selama di ruang rawat inap, perawat/bidan menambah lembaran-lembaran

rekam medis sesuai dengan pelaayanan kebutuhan pelayanan yang

diberikan kepada pasien.

7. Petugas ruangan memeriksa kelengkapan berkas rekam medis pasien,

sebelum diserahkan ke Instalasi Rekam Medis.

8. Setelah pasien keluar dari rumah dakit. Berkas rekam medis pasien segera

dikembalikan ke Instalasi rekam Medis paling lambat 24 jam setelah

pasien keluar, secara lengkap dan benar.

9. Petugas instalasi rekam medis mengolah berkas rekam medis yang sudah

lengkap, melewati proses-proses pengkodean, analisa hingga penyimpanan

kembali berkas rekam medis yang kemudian diperoleh data hasil

pengolahan yang dalam bentuk laporan statistik rumah sakit.

10. Petugas instalasi rekam medis membuat rekapitulasi sensus harian setiap

akhir bulan untuk bahan laporan rumah sakit.

11. Instalsi rekam medis menyimpan berkas-berkas rekam medis pasien

menurut nomor RM nya.

12. Petugas instalasi rekam medis mengeluarkan berkas rekam medis, apabila

ada permintaan baik untuk keperluan pasien berobat ulang atau keperluan

lain.

13. Setiap permintaan rekam medis harus menggunakan formulir peminjaman

rekam medis.

14. Rekam Medis pasien yang tidak pernah berobat lagi ke rumah sakit selama

lima tahun terakhir, dinyatakan sebagai inactive record.

15. Berkas-berkaas rekam medis yang sudah dinyatakan sebagai in active

record dikeluarkan dari rak penyimpanan dan disimpan di gudang rumah

sakit/di musnahkan (Depkes, 2006).

 TEMPAT PENERIMAAN PASIEN

IGD POLIKLINIK

DIBERIKAN NO. RM
RUANG PERAWATAN / RAWAT INAP BEROBAT JALAN

RAWAT ULANG

PULANG PENDIDIKAN
PENELITIAN
KEPERLUAN
RUANG PENGELOLAAN

KELENG KAPAN T ASSEMB LING L INDEKSI NG ANALIS ING

CODING FILLING
LE

Gambar 1. Alur berkas rekam medis rawat inap

Sumber: Depkes, 2006

Rumah Sakit
Pengertian rumah sakit. Menurut Undang-Undang RI No. 44 Tahun 2009

adalah institusi pelayanan kesehatan gigi bagi masyarakat dengan karakteristik

tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan kesehatan,

kemajuan teknologi dan kehidupan sosial ekonomi masyarakat yang harus tetap

mampu meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu dan terjangkau oleh

masyarakat agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-tingginya.

Klasifikasi rumah sakit. Sesuai dengan UU No. 44 Tahun 2009

pembedaan tingkat menurut kemampuan unsure pelayanan kesehatan yang

disediakan, ketenagaan fisik, dan peralatan maka rumah sakit umum pemerintah

pusat dan daerahuntuk Rumah Sakit Umum kelas B paling sedikit

meliputi:

a. pelayanan medik;

b. pelayanan kefarmasian;

c. pelayanan keperawatan dan kebidanan;

d. pelayanan penunjang klinik;

e. pelayanan penunjang nonklinik;

f. danpelayanan rawat inap.

Rumah Sakit Umum kelas B adalah rumah sakit yang memiliki fasilitas

dankemampuan pelayanan medik paling sedikit 4 (empat) pelayanan medik

spesialisdasar, 4 (empat) pelayanan spesialis penunjang medik, 8 (delapan)

pelayanan medik spesialis lainnya, dan 2 (dua) pelayanan medik sub spesialis

dasar.

Sumber Daya

Sumber unsur manajemen, dapat dilihat dari kesiapan sumber daya baik

dari kualitas mapun kuantitas yang sangat diperlukan untuk proses pelayanan

dirumah sakit. adapun diantara sumber sumber tersebut ialah SDM, dana, sarana
dan prasarana dan prosedur kerja (SOP). Selain itu juga harus selalu diperhatikan

dan diawasi proses kerja yang nantinya akan berpengaruh terhadap output yang

dihasilkan berupa pelayanan rumah sakit yang prima ( Rasjid, 2003).

Sumber daya manusia. Sumber daya manusia merupakan komponen dari

organisasi dan instansi yang mempunyai arti yang sangat penting. Sumber daya

manusia menjadi sumber penentu dari perencanaan tujuan suatu organisasi dan

instansi. Tanpa adanya sumber daya manusia suatu organisasi dan instansi tidak

akan bisa berjalan dengan sebagaimana mestinnya dikarenakanan, proses usaha

pencapaian tujuan melalui kerja sama dengan orang lain. Ini berarti menunjukkan

pemanfaatan daya yang bersumber dari orang lain untuk mencapai tujuan.

Adapun kualifikasi perekam medis pada pasal 3 Peraturan Menteri

kesehatan RI Nomor 55 tahun 2013 ditetapkan bahwa :

1. Standar kelulusan Diploma tiga sebagai Ahli Madya Rekam Medis dan

Informasi Kesehatan;

2. Standar kelulusan Diploma empat sebagai Sarjana Terapan Rekam Medis

dan Informasi Kesehatan

3. Standar kelulusan Sarjana sebagai Sarjana Rekam Medis dan Informasi

Kesehatan; dan

4. Standar kelulusan Magister sebagai Magister Rekam Medis dan Informasi

Kesehatan (PERMENKES No. 55 Tahun 2013).

Berdasarkan pedoman penyelenggaraan rekam medis dirumah sakit

Indonesia Direktur RS wajib melakukan pembinaan terhadap petugas yang

berkaitan dengan rekam medis serta pengetahuan dan keterampilan mereka.

Dalam rangka melakukan pembinaan untuk meningkatkan pengetahuan dan

keterampilan Direktur RS berkewajiban meningkatkan pendidikan petugas-

petugas rekam medis dengan ketentuan sebagai berikut :

Untuk RSU kelas B dan Setara :

1. 2 orang S1 Rekam Medis.

2. 4 orang D3 Rekam Medis.

3. Semua staf rekam medis mempunyai SLTP Rekam Medis minimal 200

jam.

Sarana dan prasarana. Sarana dan prasarana adalah segala sesuatu yang

dipakai sebagai alat untuk mencapai makna dan tujuan serta merupakan

penunjang utama terselenggaranya suatu proses. Sebagai contoh sarana dan

prasarana pada pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan adalah alat tulis

kantor, komputer, mesin cetak, lokasi, bangunan, ruang penyimpanan rekam

medis (Siswati, 2018).

Prosedur kerja (SOP). Prosedur kerja disusun oleh para pelaksana

pelayanan yang mengacu kepada peraturan dan perundang-undangan yang

berlaku, serta telah ditetapkan oleh keputusan direktur rumah sakit, karena

prosedur kerja merupakan dokumen teknis operasional sebagai jabaran dari

dokumen-dokumen kebijakan yang dibuat oleh direktur rumah sakit (Rasjid,

2003).

Landasan Teori

Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien (Permenkes No. 269,2008).

Dalam Proses pengolahan berkas rekam medis memiliki lima tahap yang

saling berkaitain dan berhubungan yaitu dimulai dari kelengkapan penataan

berkas (Assembling), pemberian kode (Coding), Tabulasi (Indeksing), Analisa

(Analising), dan terakhir penyimpanan (Filling).

Kerangka Berpikir

Alur Berkas
Rekam Medis

Pengelolaan Rekam Medis

 Coding(Pemberian
Kode)
 Indeksing
(Tabulasi)
 Assembling
(Kelengkapan
Penataan Berkas)
 Analising
(Laporan)
 Filling
(Penyimpanan)
Standar
Operasiona
l Prosedur

Ketersediaan
Sumber
Daya
Manusia

Ketersediaa
n Sarana dan
Prasarana

Gambar 2. Kerangka berpikir

 Metode Penelitian

Jenis Penelitian

Penelitian yang dilakukan menggunakan metode penelitian kualitatif

dengan pendekatan deskripstif, yaitu penelitian yang menggambarkan dan

mendeskripsikan tentang sistem pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit Umum

Haji Medan Tahun 2019.

Lokasi dan Waktu Penelitian

Lokasi penelitian. Penelitian ini dilakukan di Rumah Sakit Umum Haji

Medan.

Waktu Penelitian. Penelitian ini dilakukan pada bulan Juli sampai

November 2019.

Subjek Penelitian

Informan dalam penelitian ini ditentukan berdasarkan teknik purposive,

yaitu teknik yang dilakukan untuk memilih informan yang berkaitan dengan topic

penelitian dan dengan pertimbangan tertentu yang mana yang dianggap paling

tahu tentang apa yang kita harapkan. Beberapa informan tersebut adalah:

1. Kepala Instalasi Rekam Medis (1 orang).

2. Pelaksana rekam medis di bagian Assembling (2 orang).

3. Pelaksana rekam medis dibagian Coding (2 orang).

4. Pelaksana rekam medis di bagian Analising/pelaporan (1 orang)

5. Pelakasana rekam medis di bagian Filling (2 orang).

36 Universitas Sumatera Utara

 37

Definisi Konsep

1. Alur Berkas Rekam Medis yang sesuai dengan ketentuan Depkes adalah

langkah-langkah yang ditempuh agar data rekam medisnya terdokumentasi

pada saat mendapatkan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit Umum Haji

Medan dan membandingkan alur rekam medis yang sesuai dengan

ketentuan dari Depkes.

2. Ketersediaan SDM rekam medis adalah tenaga kesehatan yang bekerja di

unit instalasi rekam medis Rumah Sakit Umum Haji Medan.

3. Sarana dan Prasarana adalah tempat atau peralatan yang membantu

petugas atau tenaga kesehatan dalam mengerjakan pekerjaannya di unit

instalasi rekam medis Rumah Sakit Haji Medan.

4. Standar Operasional Prosedur Suatu aturan atau ketetapan yang dibuat

untuk menyamakan atau menyetarakan suatu pekerjaan agar sesuai dengan

standar teori yang terdapat di instalasi rekam medis.

5. Coding adalah kegiatan rekam medis yang memberikan kode pada

kegiatan dan tindakan medic serta diagnosis yang diberikan.

6. Indeksing adalah kegiatan rekam medis yang membuat tabulasi sesuai

dengan kode yang telah dibuat kedalam indeks-indeks.

7. Assembling adalah kegiatan rekam medis yang memperhatikan kembali

kelengkapan dan dokumen rekam medis sebelum diolah dibagian

selanjutnya.

Universitas Sumatera Utara

 8. Analising adalah kegiatan rekam medis dalam penganalisis semua data

rekam medis yang masuk ke unit rekam medis untukn diolah menjadi

informasi yang disajikan dalam laporan.

9. Filling adalah kegiatan rekam medis melakukan penyimpanan rekam

medis di rak penyimpanan dengan secara sentralisasi dan desentralisasi.

Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data menggunakan wawancara mendalam dengan

berpedomana dengan instrument yang telah dipersiapkan terlebih dahulu untuk

mengetahui sistem pengelolaan rekam medis.

Untuk melengkapi hasil dari wawancara maka peneliti juga

mengumpulkan data dengan Melakukan obeservasi langsung untuk melihat dan

mengamati keadaan lapangan agar peneliti memperoleh gambaran lebih luas

terkait sistem penyelenggaraan rekam medis.

Penelitian ini menggunakan pedoman wawancara mendalam (indepth

interview), instrument alat tulis dan alat perekam suara (voice recorder),

dokumentasi, dan lainnya.

Metode Analisis Data

Analisis data dalam penelitian ini dilakukan pada saat pengumpulan data

berlangsung, dan setelah selesai pengumpulan data dalam periode tertentu.

Metode analisis data ini mengikuti konsep yang diberikan Miles dan Huberman

(1984), mengemukakan bahwa aktifitas dalam analisis data kualitatif

dilakukansecara interaktif dan berlangsung secara terus menerus sampai tuntas,

sehingga datanya sudah jenuh (Sugiyono, 2016).

 Hasil Penelitian dan Pembahasan

Gambaran Lokasi Penelitian

Sejarah perkembangan Rumah Sakit Haji Medan. Sejak awal tahun

1990-an sudah mulai terdengar suara dari kalangan umat Islam si Sumatera Utara,

khususnya dikotamadya Medan, yang mendambakan sebuah rumah sakit yang

benar-benar bernafaskan Islam. Hal ini disebabkan oleh karena rumah sakit yang

telah ada dirasakan belum mampu membawa dakwah atau misi Islam secara

menyeluruh. Pada musim haji tahun 1990 terjadi musibah terowongan Mina yang

banyak menimbulkan korban Jemaah Haji Indonesia. Oleh karena itu rencana

membangun rumah sakit yang bernafaskan Islam di Sumatera Utara segera

mendapatkan persetujuan dan dukungan nyata dari pemerintah pusat.

Pada tanggal 28 Februari 1991 di Jakarta, Presiden Republik Indonesia

mendatangani prasasti untuk empat Rumah Sakit Haji yakni Jakarta, Surabaya,

Ujung Pandang dan Medan. Melalui surat keputusan Gubernur Provinsi Sumatera

Utara No. 445.05/712.K tanggal 7 Maret 1991 dibentuk panitia pembangunan

Rumah Sakit Haji Medan dan akhirnya diletakkan batu permata pembangunan

Rumah Sakit Haji Medan oleh Bapak Menteri Agama RI dan Bapak Gubernur

Provinsi Sumatera Utara pada tanggal 11 Maret 1991 dan diresmikan pada tanggal

4 Juni 1992 oleh Presiden Soeharto.

Pada tanggal 3 Juni 1998 dibentuk Yayasan Rumah Sakit Haji Medan

dengan Ketua umum Gubernur Sumatera Utara dan pada tanggal 30 November

2011 Yayasan Rumah Sakit Haji Medan dibubarkan/dilikuidasi berdasarkan

39 Universitas Sumatera Utara

 40

persetujuan Rapat Koordinasi dan Rapat Paripurna badan Pengurus Yayasan

Rumah Sakit Haji Medan.

Pada tanggal 29 Desember 2011 secara resmi dilakukan acara pengalihan

dan pengelolaan Rumah Sakit Haji Medan kepada Pemerintahan Provinsi

Sumatera Utara.

Rumah Sakit Umum Haji Medan Provinsi Sumatera Utara sebagai Rumah

sakit kelas B di proyeksikan sebagai rumah sakit rujukan kesehatan yang utama di

wilayah Sumatera Utara dan sekitarnya. Pada saat ini potensi pasar yang dilayani

masih cukup besar, mengingat daerah ini merupakan salah satu wilayah terbesar

ke tiga di Indonesia yang berkembang dengan cepat.

Rumah Sakit Umum Haji Medan adalah Satuan Kerja Perangkat Daerah

(SKPD) baru di Pemerintah Provinsi Sumatera Utara yang diatur dalam peraturan

Gubernur Sumatera Utara Nomor 1 Tahun 2018 tentang pembentukan organisasi,

tugas fungsi, uraian tugas dan tata kerja Rumah Sakit Umum Haji Medan akan

terus dilakukan sehingga akan berdampak positif kepada pelayanan kesehatan

yang diberikan, pemenuhan Standar Pelayanan Minimal (SPM) rumah sakit yang

telah dikeluarkan oleh Pemerintah. Lokasi Rumah Sakit Umum Haji Medan

Pemprovsu berada di Kabupaten Deli Serdang dan berada di perlintasan

perbatasan kota Medan.

Visi dan Misi

Visi. Visi dari Rumah Sakit Umum Haji Medan Pemprovsu adalah

“Rumah sakit unggulan dan pusat rujukan dengan pelayanan bernuansa islami

berdaya saing sesuai standar nasional dan internasional serta ramah lingkungan”.

Universitas Sumatera Utara

 Misi. Misi Rumah Sakit Umum Haji Medan Pemerintahan Provinsi

Sumatera Utara (Pemprovsu) adalah :

1. Meningkatkan profesional, kompetensi pegawai Rumah Sakit Umum Haji

Medan Pemprovsu yang memiliki integritas dan religius.

2. Meningkatkan kualitas dan prasarana Rumah Sakit Umum Haji Medan

Pemprovsu sesuai standar Nasional dan Internasional dengan prinsip

kenyamanan dan keselamatan.

3. Meningkatkan kesejahteraan tenaga kesehatan dan pegawai Rumah Sakit

Umum Haji Medan Pemprovsu melalui pola Pengelolaan Keuangan Badan

Layanan Umum.

4. Meningkatkan kemudahan jangkauan pelayanan kesehatan dengan prinsip

pengelolaan lingkungan Rumah Sakit Umum Haji Medan Pemprovsu yang

sehat bersih bernuansa Go Green.

5. Meningkatkan pelayanan yang berkualitas, trasparan, bersih dan dapat

dipertanggungjawabkan.

Motto. Maju Rumah Sakit Haji Medan, Sejahtera Pegawainya, Sumut

Bermartabat.

Struktur Organisasi Rekam Medis

Bagian Instalasi Rekam Medis dipimpin oleh seorang Kepala Rekam

Medis dengan latar belakang pendidikan S1 Administrasi Negara. Kepala Rekam

Medis bertanggungjawab mengontrol segala kegiatan rekam medis. Rekam Medis

Rumah Sakit Umum Haji dikelola oleh petugas rekam medis yang berjumlah

7orang. Satu diantaranya tamatan DIII Rekam medis dan enam diantaranya lagi
 merupakan tamatan SMA sederajat.

Kepala Instalasi RM

PENAGGUNG JAWABPENANGGUNG
PENERIMA PASIEN
JAWAB
PENANGGUNG
PENGOLAHAN
JAWAB
BERKAS
PELAPORAN
PENANGGUNG
DAN PUBLIKASI
JAWABDATA
PENYIMPANAN
PENANGGUNG
BERKASJAWAB ASSEMBLING

Gambar 3. Struktur organisasi instalasi rekam medis

Sumber: RSU Haji Medan

Karakteristik Informan

Pemilihan informan berdasarkan asas kesesuain dan kecukupan yaitu

informan yang memiliki pengetahuan yang berkaitan dengan topik penelitian dan

juga informan yang dapat menggambarkan seluruh fenomena yang berkaitan

dengan topik penelitian. Secara garis besar, penelitian ini dapat dilaksanakan dan

dapat terwujud oleh karena ketersediaan informan dalam memberikan informasi

dan keterengan melalui wawancara mendalam. Adapun informan dalam penelitian

ini sebanyak 8 orang yaitu Kepala Rekam Medis, Petugas dibagian kegiatan

Assembling, Coding, dan Analising/Pelaporan, Filling.

Tabel 1

Karakteristik Informan Penelitian di Rumah Sakit Haji Medan

Status di Rumah Sakit (informan) Umur Pendidikan Terakhir

Kepala rekam medis 53 thn S1 Administrasi Negara

Pelaksana rekam medis di bagian 35 thn DIII Rekam Medis
assembling
Pelakasana rekam medis dibagian 55 thn SMA Sederajat
assembling dan filling
Pelaksana rekam medis di bagian coding 51 thn SMA Sederajat

Pelaksana rekam medis di bagian coding 57 thn SMA Sederajat

Pelaksana rekam medis di bagian filling 38 thn SMA Sederajat

Pelaksana rekam medis di bagian filling 56 thn SMA Sederajat

Pelaksana rekam medis di dibagian 53 thn SMA Sederajat

analising/Pelaporan
 Pembahasan

Alur Rekam Medis terhadap Pengolahan Berkas Rekam Medis. Alur

rekam medis merupakan satu hal terpenting untuk menentukan proses pengolahan

berkas rekam medis. Alur rekam medis harus dilakukan secara sistematis agar

tidak ada proses dari rekam medis yang tertinggal sehingga dapat menghasilkan

rekam medis yang lengkap, akurat dan tepat waktu. Berdasarkan hasil wawancara

yang dilakukan diperoleh informasi mengenai prosedur alur rekam medis rumah

sakit seperti yang diungkapkan berikut ini :

Wawancara Mendalam dengan Kepala Rekam Medis mengenai alur rekam

medis :

“Pasien pulang, setelah pulang semua berkas dilengkapi dari

kepala ruanganlah ya, lengkap semua resume medis semua, hasil
penunjang lab radiologi semua harus sudah lengkap barulah dikirim
ke rekam medis untuk di coding dan diinput data, setelah dari
coding barulah diantar keruangan pengkleiman BPJS.Setelah itu,
dari ruangan pengkleiman barulah diantar keruang rekam medis
penyimpanan untuk di assembling setelah itu barulah di simpan di
fiilling” (informan 1 )
Hasil dari wawancara dengan Kepala Rekam Medis menunjukkan bahwa

alur rekam medis saat ini sudah berjalan dengan prosedurnya yang diawali dengan

prosedur, setelah pasien pulang berkas rekam medis pasien harus dilengkapi

terlebih dahulu setelah lengkap barulah dikirim ke ruangan rekam medis di bagian

pengkodingan dan menginput data, setelah itu diantar ke ruangan pengkleiman

BPJS, setelah dari ruangan BPJS berkas diantar ke ruang rekam medis untuk di

Assembling dan di Filling.

44 Universitas Sumatera Utara

 45

Wawancara dengan kepala rekam medis mengenai alur rekam medis pada

tahap awal dalam proses pengolahan rekam medis :

“Itu alur kesepakatan kami dek , tuntutan dari BPJS masalah

pengkleiman jadi kami rombaklah statusnya selama ini yakan
supaya mempercepat kleim kebutuhan kami juganya itu dek”
(informan 1)
Hasil dari wawancara dengan kepala rekam medis mengenai alur rekam

medis pada tahap awal dalam proses pengolahannya dilakukan pengkodingan

dikarenakan tuntutan dari BPJS agar mempercepat proses pengkleiman BPJS.

Wawancara dengan petugas rekam medis di bagian Coding :

“Saat ini sih sudah sesuai ya dengan yang diatur dari rumah sakit
alurnya, hanya saja” yang penting gimana enaknya kita proses itu,
tidak mungkin sesuatu diatur sesuai dengan alur Depkes, tapi kalau
secara umumnya sih iya tapi itu sampai nanti dari ruangan
langsung ke coding terus dikirim ke bagian pengkleiman itu udah
diluar itu dia, gimana supaya proses pengkodingannya itu cepat
jadi tidak 100% sesuai dengan itu” (informan 4)
Hasil dari wawancara dengan petugas rekam medis di bagian Coding

menunjukkan bahwa untuk alur rekam medis sudah sesuai dengan yang diatur

rumah sakit tetapi tidak sesuai dengan alur yang dibuat oleh Depkes. Yang mana

pada prosesnya yang pertama, berkas rekam medis yang berasal dari ruangan

diantar langsung ke rekam medis bagian pengkodingan setelah itu dilanjutkan ke

bagian Pengkleiman agar proses pengkodingan cepat dilakukan.

Wawancara dengan petugas rekam medis di bagian Assembling :

“Ada prosedurnya sesuai kok, dari ruangan dinyatakan pulang

barulah kekasir, ke rekam medik untuk di koding baru dikirim
keruangan pengkleiman setelah itu kesini keruang rekam medik
penyimpanan baru di assembling”(informan 2)
Hasil dari wawancara dengan petugas rekam medis di bagian Assembling

menunjukkan bahwa untuk alur rekam medis sudah ada prosedurnya. Berkas

Universitas Sumatera Utara

rekam medis yang diantar dari ruangan dikirim ke bagian kasir steelah itu

dilanjutkan ke ruang rekam medis bagian pengkodingan, setelah itu dilanjutkan

keruangan pengkleiman BPJS, setelah dari ruangan BPJS berkas diantar

keruangan rekam medis barulah dilakukan pengassemblingan.

Wawancara mendalam dengan petugas rekam medis di bagian Filling :

“Alurnya sudah berjalan dengan prosedur, Status tadi diserahkan

di tim rekam medis, dikoding dahulu setelah dikoding itu belum
dikleim kalau sudah lengkap semua baru diserahkan ke tim
pengendali atau verifikator disitulah baru semua diserahkan ke
BPJS dulu, diserahkan di BPJS tidak ada masalah barulah
diserahkan ke Assembling udah dicek semua setelah itu
disusun”(informan 6)
Hasil dari wawancara dengan petugas rekam medis bagian Filling

menunjukkan bahwa alurnya sudah berjalan dengan prosedur, berkas rekam medis

diserahkan ke petugas rekam medis dan pada pengolahan pertama di awali dengan

melakukan pengkodingan setelah itu berkas ddiserahkan ke pengkleiman BPJS

barulah dikirim kembali ke ruangan rekam medis untuk di Assembling setelah itu

disusun dan disimpan.

Berdasarkan hasil wawancara dengan keempat informan menunjukkan

bahwa Alur pengelolaan rekam medis yang dibuat oleh Rumah Sakit Umum Haji

Medan sudah berjalan dengan prosedurnya dan Petugas di masing-masing bagian

sudah mengerti tentang alur di masing-masing bagian rekam medis mulai dari

Coding&Indeksing, Assembling, dan Filling. Hanya saja ada perubahan yang

dilakukan untuk mempercepat pengkleiman BPJS. Terlihat bahwa yang pertama

kali menerima berkas rekam medis setelah pasien pulang adalah bagian

Pengkodean (Coding).
 Di bagian Coding petugas memberikan kode sesuai dengan kode penyakit,

operasi, tindakan sesuai buku ICD-10, jika ditemukan dokumen rekam medis

belum lengkap dikembalikan ke yang bersangkutan seperti perawat

ruangan/pembantu perawat maupun dokter. Setelah selesai pengkodingan

kemudian dimasukkan ke Indeks computer dikelompokkan berdasarkan abjad.

Selanjutnya dari pengkodingan kemudian dikirim ke Verifikator untuk

pengkleiman BPJS, Farmasi, Keuangan barulah dikirim ke rekam medis

penyimpanan. Diruangan tersebut dilakukan Analisisatau pengecekan

kelengkapan dokumen rekam medis yang bersamaan dengan dilakukannya

Assembling untuk mengurutkan berkas, barulah setelah itu di simpan ke rak

penyimpanan atau Filling.

Berikut Alur Berkas Rekam Medis Rawat Inap Rumah Sakit Umum Haji

Medan.

Berkas Rekam Ruang Rekam Verifikator

Medis Rawat Inap Medis(Coding) (Pengkleiman BPJS)

Farmasi
(Penghitungan
Obat)
Ruang Rekam Medis
Penyimpanan
(Assembling) dan Keuangan
(Filling)

Gambar 4. Alur rekam medis Rumah Sakit Umum Haji Medan

Sumber : RSU Haji Medan
 Berdasarkan hasil wawancara mendalam didapatkan dan diperoleh, alur

rekam medis yang dibuat oleh Rumah Sakit Umum Haji tidak sesuai dengan Alur

Rekam Medis Rawat Inap yang dibuat oleh Departemen Kesehatan. Terlihat dari

bagan diatas di proses pengolahannya melewati 3 tahap yang mana diawali

dengan kegiatan Coding, Assembling dan Filling. Untuk proses Tabulasi

(Indeksing) dilakukan bersamaan dengan proses pengolahan Coding.

Ketersediaan sumber daya manusia terhadap proses pengolahan

rekam medis. Sumberdaya Manusia di Instalasi Rekam Medis mengambil peran

penting dalam proses pengolahan berkas rekam medis. Keberlangsungan proses

pengolahan rekam medis bergantung pada petugas rekam medisnya sehingga akan

menghasilkan rekam medis yang lengkap, akurat dan tepat waktu.

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan didapatkan dan diperoleh

informasi tentang jumlah tenaga rekam medis seperti yang diungkapkan berikut :

“Untuk tenaga rekam medis saat ini ada 7 orang ya, tapi inipun
kurang kita dek. Kita kekurangan tenaga juga ini pun yang
diruangan rekam medik dipenyimpanan kadang mereka saling
membantunya itu. pokoknya dikerjakan merekalah itu disana
dek”(informan 1)
Berdasarkan hasil wawancara tersebut menunjukkan bahwa tenaga rekam

medis dalam pengolahannya terdapat 7 orang. Dengan jumlah petugas rekam

medis yang ada mereka masih kekurangan tenaga untuk melakukan pekerjaannya.

Direktur rumah sakit harus menetapkan secara tertulis Pola Ketenagaan di unit

kerja rekam medis untuk menentukan kebutuhan pegawai beserta kualifikasinya

berdasarkan beban kerja atau metode lain (Hanafiah dan Amir, 2008).

Selanjutnya pernyataan informan mengenai yang Bertanggung Jawab di

setiap Pegolahan Rekam Medis.

“Ya sayalah dek yang bertanggung jawab. Yang tamatan rekam

medis itu masih satu orang, kalo kami banyakandari tamatanSMA
nya. Orang-orang ini tamat SMA semua, hanya pengalaman ajanya
ini rekam medis ini dikerjakan, sering pelatihan yakan gitu aja kami
itu” (informan 1)
“Cemana ya dek sekarang belum ada saya buat karna belum ada
tamatan rekam medik, masih satu orang. seharusnya tamatan rekam
medis yang disitu yang ngerti semua udah ada satu orang itu yakan.
Ada 2 lagi tapi bagiannya lain pulak nantiklah saya mintak tolong
sama Direktur ditarik kerekam medis yakan”(informan 1)
Berdasarkan hasil wawancara didapatkan dan diperoleh bahwa yang

bertanggung jawab di setiap pengolahan rekam medis ialah Kepala Rekam Medis

sendiri dan juga terlihat dalam pernyataan tersebut bahwasanya dipengolahan

rekam medis hanya ada satu tamatan rekam medis.

Selanjutnya pernyataan informan mengenai meningkatkan kualitas SDM

Rekam Medis.

“Ada, dilakukan pelatihan-pelatihan terus seminar-seminar ya ada”

(informan 1)
Hasil wawancara dengan informan 1 menunjukkan bahwa dalam

meningkatkan kualitas SDM rekam medis pihak rumah sakit sudah ada mengikut

sertakan petugas rekam medis dalam pelatihan- pelatihan maupun seminar.

Wawancara dengan informan 4 dan informan 5 petugas rekam medis

dibagian Coding :

“Ada dek, pelatihan-pelatihan dan sering ada pelatihan pelatihan

yang menyangkut koding kita dikirim sesuai dengan
bagiannya”(informan 4)
“Ada, pelatihan-pelatihan gitu tapi cuma sekali“(informan 5)
Dari hasil wawancara diatas menunjukkan bahwa petugas rekam medis di
bagian coding sudah pernah mengikuti pelatihan-pelatihan yang menyangkut

Coding untuk meningkatkan kualitas SDM rekam medis dibagian Coding.

Pernyataan tersebut juga didukung oleh pernyataan informan selanjutnya

berikut :

Wawancara dengan informan 2 dan informan 3 petugas rekam medis di

bagian Assembling :

“Seminar, tapi ya kalau saya bayar sendiri, tidak pernah dari

sini”(informan 2)
“Ada dek, Seminar-seminar gitu ada, tapi Belum
pernah ikut”(informan 3)
Dari hasil wawancara di atas menunjukkan bahwa informan 2 mengikuti

kegiatan seperti seminar dengan membayar sendiri tidak dari rumah sakit dan

pernyataan informan 3 menyatakan bahwa belum pernah terpilih untuk mengikuti

pelatihan- pelatihan yang meyangkut Assembling maupun mengenai rekam medis.

Wawancara dengan informan 6 dan informan 7 petugas rekam medis di

bagian Filling :

“Adalah, mengadakan seminar-seminar,sudah itu studi banding

kerumah sakit lain, untuk saya belum pernah belum
terpilih”(informan 6)
“Seminar-seminar ada tapi saya belum”(informan 7)
Dari hasil wawancara diatas menunjukkan bahwa petugas rekam medis di

bagian Filling belum pernah terpilih dalam mengikuti pelatihan maupun seminar

yang menyangkut Filling maupun mengenai rekam medis.

Wawancara dengan informan 8 petugas rekam medis di bagian

pelaporan/Analising :
 “Selama ini saya pernah ikut pelatihan tentang RL tapi nampaknya
itupun tidak cukup hanya sekedar pelatihan “ (informan 8)
Dari hasil wawancara diatas menunjukkan bahwa petugas rekam medis di

bagian pelaporan sudah pernah mengikuti pelatihan tentang RL.

Tabel 2

Daftar tenaga pengelolaan rekam medis

Status di Rumah Sakit (informan) Umur Pendidikan Terakhir

Kepala rekam medis 53 thn S1 Administrasi Negara

Pelaksana rekam medis di bagian 35 thn DIII Rekam Medis
assembling
Pelakasana rekam medis dibagian 55 thn SMA Sederajat
assembling dan filling
Pelaksana rekam medis di bagian coding 51 thn SMA Sederajat

Pelaksana rekam medis di bagian coding 57 thn SMA Sederajat

Pelaksana rekam medis di bagian filling 38 thn SMA Sederajat

Pelaksana rekam medis di bagian filling 56 thn SMA Sederajat

Pelaksana rekam medis di dibagian 53 thn SMA Sederajat

analising/Pelaporan

Tabel diatas menunjukan bahwa Kualifikasi dari 6 petugas rekam medis

rata-rata berlatar belakang pendidikan terakhir dari SMA sederajat dan Kepala

Rekam Medis berlatar belakang pendidikan S1 Administrasi Negara. Sedangkan

yang berlatar belakang D3 perekam medis hanya 1 orang. Untuk petugas

pengelolaan dibagian Assembling dan Filling belum pernah mengikuti Pendidikan

dan pelatihan. Berdasarkan pedoman penyelenggaraan rekam medis dirumah sakit

Indonesia, Direktur RS wajib melakukan pembinaan terhadap petugas yang

berkaitan dengan rekam medis untuk meningkatkan pengetahuan dan

keterampilan petugas. Berdasarkan peraturan Depkes, (2006) tentang

penyelenggaraan rekam medis untuk rumah sakit tipe B minimal memiliki 2

orang S1 Rekam Medis dan 4 orang D3 Rekam Medis serta semua staf Rekam

Medis mempunyai SLTP Rekam Medis minimal 200 jam.

Berdasarkan hasil wawancara tersebut menunjukkan bahwa petugas rekam

medis dalam pengolahan rekam medis terdapat 7 orang petugas. Dengan jumlah

petugas rekam medis yang ada yang berlatar belakang perekam medis hanya Satu

orang. Pihak rumah sakit masih mengupayakan untuk meningkatkan kualitas

SDM rekam medis agar pengelolaan rekam medis rumah sakit selalu mengikuti

perkembangan zaman tetapi masih ada saja petugas yang belum terpilih dalam

mengikuti kegiatan-kegiatan tersebut. Dari pernyataan tersebut juga dapat

diketahui rumah sakit sudah berusaha untuk melakukan peningkatan kualitas

SDM yang mana telihat tidak semua petugas rekam medis yang ada berlatar

belakang pendidikan perekam medis.

Dalam pelaksanaan pengelolaan rekam medis, perlu didukung adanya

pelatihan dikarenakan pelatihan rekam medis dirasakan penting untuk petugas

rekam medis untuk menambah kinerja petugas. Petugas Coding mengatakan

bahwa sudah pernah mengikuti pelatihan maupun seminar yang diberikan dari

rumah sakit. Petugas Assembling mengatakan bahwa belum pernah terpilih

mengikuti pelatihan dan seminar yang diberikan dari rumah sakit, sedangkan

petugas di bagian Filling mengatakan belum pernah mengikuti pelatihan maupun

seminar untuk Filling. Untuk petugas Analising/ pelaporan mengatakan sudah

pernah mengikuti pelatihan mengenai pelaporan RL dari rumah sakit.

 Berdasarkan hasil dari wawancara mendalam dengan informan mengenai

Sumber Daya Manusia di Rumah Sakit Umum Haji dapat disimpulkan bahwa

Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Haji masih kekurangan petugas rekam

medis, hal ini terlihat dari jumlah petugas pengelolaan rekam medis yang ada

hanya 7 orang sedangkan jumlah pasien yang datang semakin banyak perharinya.

Hal itu menunjukkan bahwa sudah tidak sebanding lagi dengan beban kerja yang

ada. Akibatnya, tenaga rekam medis yang ada harus saling bahu-membahu dan

merangkap pekerjaan lain dibagian Filling.

Pelayanan kesehatan dituntut untuk dapat memberikan pelayanan efektif,

efisien, canggih dan memuaskan. Maka dari pada itu dilakukanlah usaha

peningkatan jumlah tenaga kesehatan dan kualitas tenaga kesehatan serta

peningkatan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan. Untuk itu sudah waktunya

tenaga perekam medis dikembangkan sesuai dengan perkembangan zaman dengan

mengikuti kemajuan tenknologi dalam penanganan sistem informasi kesehatan

mulai dari perencanaan, pengolahan hingga analisis statistik (Hadisantoso, 2003).

Keterampilan tenaga rekam medis juga sangat dibutuhkan dalam

mendukung terselenggaranya pelayanan kesehatan yang bermutu terutama untuk

tertib administrasinya. Oleh karena itu bagian rekam medis di RSU Haji Medan

perlu melakukan pelatihan khusus bagi semua petugasnya. Terutama untuk

meningkatkan keterampilan petugas rekam medis lulusan SMA yang belum

memiliki besik dasar perekam medis.

Ketersediaan sarana dan prasarana terhadap proses pengolahan

berkas rekam medis. Ketersediaan sarana dan prasarana yang memadai

merupakan penunjang penyelenggaraan rekam medis di Rumah Sakit. Dalam

Permenkes No. 269 tahun 2008 tentang Rekam medis, telah diatur mengenai tata

cara penyelenggaraan rekam medis. Pasal 7 Permenkes tersebut menyatakan

bahwa sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan

dalam rangka penyelenggaraan rekam medis.

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan didapatkan dan diperoleh

informasi mengenai sarana dan prasarana seperti yang diungkapkan berikut ini :

“Sebenarnya sudah memadai hanya saja yang kurang, ruangan

rekam medik masih kurang lebar. SIRSnya inilah dek kamikan
belum selesai SIRSnya, lagi dikerjain” (informan 1)
Berdasarkan hasil wawancara diatas menunjukkan bahwa untuk

ketersediaan sarana prasarana rekam medis belum cukup, diperlukan perluasan

ruangan rekam medis.

Pernyataan informan diatas juga didukung oleh pelaksana rekam medis

bagian Assembling sebagai berikut :

“Masih kekurangan rak, sama tempatnya masih kurang tempat

non aktifnyakan tidak ada. Yang tidak aktif masih disatuin disini”
(informan 2)
“Masih ada yang kurang ya, Ruangannya ditambahinlah
dek”(informan 3)
Dari hasil wawancara dengan informan Assembling menunjukkan bahwa

untuk ketersediaan sarana dan prasarana dalam pengolahan Assembling masih

kekurangan dalam hal rak berkas rekam medis serta perlu adanya ruangan

penyimpanan antara berkas rekam medis yang aktif dengan rekam medis yang

inactive.
 Pernyataan informan diatas juga didukung oleh pelaksana rekam medis

bagian Coding sebagai berikut :

“Kalo yang ada ini Memadai , untuk kita cukup untuk

mengkoding, ada buku mengkodingnya ada bukun koding
diagnosa, tindakan ya mencukupi, Komputer juga ada” (informan
4)
“Ruangan diperlebar karna terlalu sempit” (informan 5)
Dari hasil wawncara dengan informan Coding menunjukkan bahwa untuk

ketersediaan saran dan prasarana dalam pengolahan Coding sudah memadai,

hanya saja perlu adanya perluasan ruangan.

Pernyataan informan diatas juga didukung oleh pelaksana rekam medis

bagian Filling sebagai berikut :

“Masih kurang, apalagi tenaganya masih kurang, ruangannya

kurang luas tempat juganya masih kurang, rak-rak juga kurang ya
tempatnya aja sih dek kurang luas”(informan 6)
“Untuk raknya ditambah ruangan diperbesar.Sekarang ruangannya
kurang besar kalau ditambah raknya sama saja”(informan 7)
Dari hasil wawancara dengan informan Filling menunjukkan bahwa untuk

ketersediaan sarana dan prasarana dalam pengolahan dibagian Filling masih

kurang. Terlihat dari pernyataan informan menyatakan ruangan yang kurang luas

serta perlu adanya perluasan ruangan agar bisa dilakukan penambahan rak.

Pernyataan informan diatas juga didukung oleh pelaksana rekam medis

bagian Analising/laporan sebagai berikut :

“sudah memadai, komputer juga ada hanya SIRS inilah dek belum
selesai”(informan 8)
Dari hasil wawancara dengan informan Analising menunjukkan bahwa

untuk ketersediaan sarana dan prasarana dalam pengolahan dibagian pelaporan

sudah memadai. Hanya saja SIRS belum selesai dalam pengerjaannya.

 Dari hasil wawancara mendalam dengan informan mengenai Sarana dan

Prasarana di Rumah Sakit Umum Haji dapat disimpulkan bahwa rekam medis

Rumah Sakit Umum Haji Medan memerlukan perluasan ruangan penyimpanan

untuk menambah rak penyimpanan berkas rekam medis pasien serta

menyelesaikan pembuatan SIRS.

Berdasarkan hasil wawancara mendalam diatas, sebagian besar informan

mengatakan sarana dan prasarana yang sangat kurang ialah ruangan yang kurang

luas dan tempat rak penyimpanan berkas rekam medis. Dikarenakan pasien yang

saat ini jumlahnya sudah cukup banyak sehingga berkas rekam medisnya pun

bertambah banyak, maka rak penyimpanan berkas rekam medis sudah tidak cukup

lagi untuk menampung berkas yang ada. Namun untuk ruangan penyimpanan

rekam medisnya sendiri terlau sempit untuk menambah rak penyimpanan rekam

medis agar bisa dilakukan penambahan rak. Maka dari pada itu dibutuhkan

perluasan ruangan penyimpanan rekam medis itu sendiri. Dari hasil observasi

yang dilakukan, didapatkan bahwa sarana dan prasarana untuk mendukung kerja

petugas sudah tersedia tapi belum terpenuhi misalnya, dari hasil observasi berkas

rekam medis yang aktif dan inactive masih disatukan disatu ruangan serta masih

kurang karena masih ada berkas-berkas yang belum ditempatkan di rak

penyimpanan dokumen.

Tetapi semua ini bisa saja dapat diatasi dengan menyingkirkan sebagian

dari berkas rekam medis yang diperkirakan tidak dipakai lagi dengan melakukan

retensi ataupun pemusnahan berkas rekam medis tidak aktif. Sehingga akan

berguna untuk mengurangi jumlah berkas rekam medis yang semakin bertambah
dan menyediakan tempat penyimpanan berkas rekam medis yang baru.

SOP rekam medis. Dalam melaksanakan tugas dibutuhkan prosedur kerja

(SOP). Prosedur kerja disusun oleh para pelaksana pelayanan yang mengacu

kepada peraturan dan perundang-undangan yang berlaku, serta telah ditetapkan

oleh keputusan direktur rumah sakit, karena prosedur kerja merupakan dokumen

teknis operasional sebagai jabaran dari dokumen-dokumen kebijakan yang dibuat

oleh direktur rumah sakit.

Berdasarkan hasil penelitian yang didapatkan dan diperoleh informasi

yang diungkapkan seperti yang diungkapkan berikut ini :

“Ada SOPnya kok, tapi karna kurang tenaga SDMnya kadang ya

saling membantu ajalah dek diruangan”(informan 1)
Pernyataan informan ditas didukung oleh informan Assembling sebagai

berikut:

“SOP nya ada dan sesuai dengan yang saya kerjakan”(informan2)

“Adalah SOPnya dek, tapi ya karena ibu juga di filling ajadi ya ibu
gak bekerja sesuai dengan SOP”(informan 3)
Dari hasil wawancara dengan informan Assembling menunjukkan bahwa

dalam melakukan kegiatan pengolahan di Assembling sudah memiliki SOPnya

dan petugas sudah bekerja sesuai dengan SOP yang ada.

Pernyataan informan ditas didukung oleh informan Coding sebagai

berikut:

“Ada prosedurnya sesuai dengan yang dikerjakan”(informan 4)

“SOPnya ada, sudah sesuai”(informan 5)
Dari hasil wawancara dengan informan menunjukkan bahwa dalam

melakukan kegiatan pengolahan di Coding sudah ada prosedurnya dan petugas

sudah bekerja sesuai dengan prosedur yang ada .

Pernyataan informan ditas didukung oleh informan Filling sebagai berikut:

“Ada, sesuai bekerja dengan SOP jadi kita bekerja ada

notebooknya”(informan 6)
“Ada, kita bekerja sesuai dengan SOP juga”(informan 7)
Dari hasil wawancara dengan informan menunjukkan bahwa dalam

melakukan kegiatan pengolahan di Filling sudah sesuai dengan SOP dan bekerja

dengan SOP yang sudah ada.

Dari pernyataan informan menunjukkan bahwa Standar Operasional

Prosedur (SOP) sudah ada dan seluruh petugas sudah melaksanakan kegiatannya

sesuai dengan yang dikerjakannya hanya saja masih ada petugas yang merangkap

kerjanya.

Berdasarkan dari hasil wawancara mendalam diatas didapatkan dan

diperoleh bahwa adanya Standar Operasional Prosedur (SOP) dimasing-masing

bagian dan sudah diterapkan petugas dalam bekerja. Standar Operasional Prosedur

(SOP) di RSU Haji Medan diatur menurut Surat Keputusan Direktur RSU Haji

Medan Nomor : 089/SK/DIR/RSHM/IX/1999 tentang Buku Pedoman

Penyelenggaraan Rekam Medik di Rumah Sakit Haji Medan. Pencatatan dan

pegolahan data medis untuk menghasilkan informasi yang lebih akurat bagi

pelayanan kesehatan hendaknya didasarkan pada pedoman ataupun prosedur

kerja.

Proses pengolahan berkas rekam medis. Proses pengolahan berkas

rekam medis terdiri dari proses Kelengkapan Penataan Berkas (Assembling),

Pengkodean (Coding), Tabulasi (indeksing), Analisa (analisisng) dan

Penyimpanan (Filling). Akan tetapi, dalam proses pengolahan rekam medis di

Rumah Sakit Umum Haji proses pertama dilakukan dengan melakukan

Pengkodean (Coding) dan Tabulasi (Indeksing) secara bersamaan, Kelengkapan

Penataan Berkas (Assembling), Penyimpanan (Filling, dan Analisa

(Analising/laporan).

Pemberian kode (coding ) dan tabulasi (indeksing). Bagian pemberian

kode (Coding) merupakan bagian dari proses pengolahan berkas rekam medis

yang menerima berkas rekam medis yang sudah lengkap dari bagian Assembling,

tetapi dalam pengolahan rekam medis di RSU Haji berkas rekam medis diberikan

oleh perawat untuk diberikan pengkodean dari diagnosa yang dibuat oleh dokter.

Fungsinya dari kode tersebut dapat digunakan sebagai klaim biaya dari perawatan

dan pengobatan yang telah dilakukan dan diteima oleh pasien dan memudahkan

pelayanan pada penyajian informasi guna menunjang fungsi perencanaan,

manajemen, dan riset bidang kesehatan.

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan didapatkan dan diperoleh

informasi seperti yang diungkapkan berikut ini :

“Sebenarnya direkam medik ini tanggung jawab saya mengerjai

visum melayani urusan asuransi-asuransi kita itulah yang
melengkapi punya pasien kemudian mengkoding dan mengentri data
pengkeliman bpjs. Ya kita sebagai petugas sih kitakan mengkoding
apa yang ditulis dokter di resume medis jadi kalo dokter
mendiagnosa kita tinggal mengkoding sesuai dengan diagnosa yang
telah diberikan dokter, kemudian mengkoding tidakan yang telah
dilakukan dokter misalnya operasi, entah cuci darah, cuci jantung
pokoknya tindakan-tindakan yang dibuat dokter di kolom tindakan
itu yang kita koding untuk pengkleiman”(informan 4)
“Saya mengkoding rawat jalan , sama mengkoding status pribadi itu
saja. Setelah diantar dari farmasi saya coding disini kalo
penyakitnya hipertensi saya coding I-10 didapatkan dari diagnosa
 itu sendiri, diambil dari buku ICD-10”(informan 5)
Dari pernyataan kedua informan tersebut sudah terlihat jelas apa saja

tugas-tugas yang informan lakukan sebagai pelaksana rekam medis pada kegiatan

Coding dan kode penyakitnya sendiri didapatkan dari buku ICD-10.

Selanjutnya pernyataan informan keempat dan kelima tentang alur berkas

rekam medis hingga sampai pada proses pengkodean.

“Dari pasien masuk ke IGD, ada pencatatan data pribadi pasien

kemudian dikirim ke ruangan rawat inap masing-masing disitulah
terjadi proses perawatan ya mungkin segala tindakan dokter mau
operasi mau pun periksa lab dan segala macam perawatan hingga
boleh pulang. Perawat ruangan melengkapi dan menghubungi
dokter untuk membuat resume medis. setelah resume medis lengkap
semua apa-apa yang ada di status itu barulah dikirim ke rekam
medis untuk dikoding setelah dikoding kita entry data terus kita
kirim ke bagian pengkleiman”(informan 4)
“Pertama dari poli klinik diantar ke farmasi, setelah diantar ke
farmasi dibuat harga obatnya baru dari farmasi diantar ke saya,
setelah saya coding diantar ke bagian pengkleiman nanti disana di
proses lagi terus dikleim ke BPJS” (informan 5)
Dari pernyataan informan tersebut menunjukan bahwa, sudah terlihat

petugas kegiatan Coding sudah menerima berkas rekam medis sesuai dengan alur

berkas rekam medis yang dibuat dan ditetapkan oleh Rumah Sakit. Artinya proses

pengolahan sudah dilakukan secara sistematis tetapi dilihat berdasarkan alur yang

ditetapkan oleh Depkes bahwasanya alur Rumah Sakit Umum Haji tidak bisa

dikatakan Sistematis. dikarenakan dalam proses pengkodingan di RSU Haji

Medan berkas rekam medis yang diterima terlebih dahulu, diterima melalui

perawat ruangan barulah dilakukan pengkodingan. Tidak seperti proses

pengolahan rekam medis yang ditetapkan oleh Depkes melalui Assembling

terdahulu baru setelah itu dikirim ke proses pengkodingan.

 Selanjutnya pernyataan informan keempat dan kelima mengenai adakah

berkas rekam medis yang diterima namun belum lengkap.

“Ya 1,2 ada lah namanya juga manusia kita ada yang silap kadang,
ya mungkin dari perawatnya kadang tidak dibuat misalnya kalau
meninggal, kadang di status tidak dibuat dokter seperti pasiennya
meningga tanggal segini jam segini itu harus dibuat tapi namanya
manusia ini kadang jam 3 malam dokter gak bisa, mungkin bisa
besok buatnya kadang manusia tidak ada yang
sempurna”(informan4)
“Ada, itu status yang dari rawat inap pribadi terutama itu dibagian
resume medisnya banyak yang tidak lengkap dari ruangan. Mungkin
beda barangkali kan kalo pribadi dia, tidak terlalu mungkin.Untuk
prosesnyakan hanya di rumah sakit ini sajakan, kalau dia BPJSkan
prosesnya sampai ke BPJS jadi itu terpaksa dilengkapi oleh petugas
dari ruangan atau dokternya. Kalau pribadi kadang-kadang saya
lengkapi disini kalau gak lengkap resumenya saya lengkapi sendiri
cuma tidak diagnosanya ya cuma tanggal masuk dan tanggal
keluarnya saja saya isi sendiri”(informan 5)
Dari pernyatan informan diatas didapatkan dan diperoleh bahwa tidak

semua berkas rekam medis yang masuk kebagian Coding yang diserahkan oleh

perawat ataupun pembantu perawat dengan lengkap. Dari informasi yang peneliti

dapatkan bahwasanya sebelum berkas dikirim ke ruangan rekam medis untuk

dilakukan pengkodingan berkas rekam medis di cek terlebih dahulu

kelengkapannya oleh tim Kes Manajer tetapi masih saja ditemukan berkas rekam

medis yang masih belum lengkap. Dari observasi yang telah dilakukan peneliti

mengenai kelengkapan berkas rekam medis rawat inap didapatkan bahwa dari 30

berkas rekam medis spesialis penyakit dalam ada 8 berkas rekam medis yang

tidak lengkap mengenai resume pulang. Dari pernyataan tersebut juga didapatkan

bahwa utnuk berkas rekam medis rawat inap pasien BPJS Seharusnya harus sudah

lengkap terlebih dahulu sebelum dikirim keruangan pengkodingan.

Selanjutnya pernyataaan informan keempat dan kelima mengenai

hambatan dan kendala pada proses pengolahan berkas rekam medis dibagian

Coding.

“Berkas yang tidak lengkap dan juga tulisan dokter kadang tidak
jelas, kalau sudah dokter sendiri yang nulisnya tidak jelas ya kita
tidak bisa menginput dan membaca diagnosa ini. kalau memang
diagnosanya lengkap dan jelas kita ya gampang mencarinya di ICD-
10 ataupun ICD-9 untuk tindakan tapi kalo tulisannya juga tidak
terbaca bagaimana, kadang dokter sama-sama dokter saling
membaca gak ngerti juga. Kadang kalo tidak jelas saya tanyakan
langsung sama dokternya ditelfon.Kadang-kadang kalo belum
lengkap dan harus ditanggung jawabi oleh ruangan kita kembalikan
keruangan dimana pasien itu dirawat biar tahu bahwa mereka
melakukan kesalahan dan harus segera di perbaiki” (informan 4)
“Ya dari tulisan dokter yang susah dibaca dan kurang jelas ya itu
saja sih hambatannya” (informan 5)
Dari pernyataan kedua informan tersebut menunjukan bahwa kendala yang

dialami dibagian Coding berawal dari berkas rekam medis yang tidak lengkap

akibatnya pada proses selanjutnya akan mengalami kendala. Lalu kendala

selanjutnya juga dialami pada ketidakjelasan penulisan diagnosa yang ditulis oleh

dokter sehingga dapat menghambat pada saat proses pengkodean.

Berdasarkan dari hasil wawancara mendalam diatas didapatkan

bahwasanya menurut hasil penelitian, dalam kegiatan pengkodingan sendiri tidak

banyak ditemukan kesulitan, hanya saja pengolahan data dari mereka menjadi

terhambat akibat ketidakjelasan hasil diagnosa dokter sehingga harus

mengembalikan kembali berkas rekam medisnya kepada perawat atau dokter.

Dengan hal tersebut proses pengolahan berkas rekam medis menjadi tidak

sistematis karena petugas koding langsung mengembalikan kepada perawat

ruangan atau dokternya bukan dikembalikan ke bagian Assembling. Akan tetapi

kalau dilihat dari alur rekam medis yang ditetapkan oleh Rumah Sakit Haji sendiri
sudah benar dan sistematis. Menurut Pedoman Prosedur Rekam Medis Rumah

sakit hal ini masih bisa di benarkan untuk hal yang kurang jelas sebelum kode

ditetapkan, komunikasikan terlebih dahulu pada dokter yang membuat diagnosis.

Penataan berkas (assembling). Bagian penataan kelengkapan berkas

(Assembling) merupakan bagian dari proses pengolahan rekam medis yang

pertama kali menerima berkas rekam medis yang sudah diisi lengkap dan

selanjutnya memberikan berkas rekam medis ke bagian Coding untuk proses

rekam medis selanjutnya. Tetapi didalam proses pengolahan di RSU Haji proses

pengolahan rekam medis untuk bagian Assembling dilakukan setelah

Pengkodingan terlebih dahulu.

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan diperoleh dan didapatkan

informasi seperti yang diungkapkan berikut ini :

“Mengassembling dan menyusun berkas, Nomor urut diurutkan dan

sekalian mengecek kelengkapan, ini diurut sesuai nomornya, yang
tidak ada nomornya dibelakang, dibelakang yang bernomor RM itu
baru disusunlah”(informan 2)
“Mengassembling, menyusun, menerima status dari BPJS yang
setelah di kleim, habis itu dari ruangan rekam medis juga ada itu
yang pribadi kalo ada statusnya yang belum di assembling ibu cari
lagi. menerima status dari BPJS setelah itu mengassemblinglalu
disusun kedalam rak” (informan 3).
Dari pernyataan kedua informan tersebut sudah terlihat jelas apa saja tugas

–tugas informan sebagai pelaksana rekam medis dalam kegiatan

Assembling.Melalui pernyataan informan ketiga juga terlihat bagaimana alur

rekam medis Rumah Sakit Haji tidak sesuai dengan ketentuan pengolahan rekam

medis dari Depkes. Bagian Assembling menerima berkas rekam medis dari

pengkleiman BPJS setelah itu memeriksa kelengkapannya kemudian setelah

lengkap proses dilanjutkan menyusun kedalam rak penyimpanan atau Filling.

Selanjutnya pernyataan informan kedua dan ketiga tentang alur berkas

rekam medis hingga sampai pada proses Assembling.

“Pembantu perawat, dari kasir, bagian rekam medis coding, baru

kebagian pengkleiman, barulah di assembling” “(informan 2)
“Dari kasir, rekam medik pengkodean, pengkleiman habis itu ke sini
assembling”(informan 3)
Dari pernyataan kedua informan tersebut menunjukkan bahwa, petugas

menerima berkas rekam medis setelah dilakukan pengkleiman BPJS. Terlihat

bahwasanya alur rekam medis Rumah Sakit Umum Haji tidak sistematis.

Seharusnya berkas rekam medis pertama kali diterima oleh petugas kegiatan

Assembling tetapi karena untuk kebutuhan pengkleiman maka berkas rekam

medis pertama kali dikirm ke pengkodingan.

Selanjutnya pernyataan informan kedua dan ketiga mengenai adakah

berkas rekam medis yang diterima namun belum lengkap.

“Masih ada, resume catatan dokter yang kurang lengkap. Berkas

rekam medis dibalikan lagi keruangan kasih sama dokternya suruh
melengkapi, tulisan dokterkan kita tidak bisa tulis”(informan 2)
“Ada, resumenya kurang, kadang-kadang kartu merahnya ada yang
kurang. Jadi di balikkan keruangan, dipanggil ruang mana dia ,
ditelfon pembantu perawatnya ini harus dilengkapi”(informan 3)
Dari wawancara mendalam dengan kedua informan tersebut juga

menunjukan bahwa tidak semua berkas rekam medis yang masuk kebagian

Assembling diserahkan oleh pengkleiman BPJS dengan lengkap. Dari pernyataan

tersebut juga dapat disimpulkan bahwa berkas rekam medis yang tidak lengkap

tersebut dikembalikan lagi pada perawat ruangan atau pembantu perawat.

Selanjutnya pernyataan informan kedua dan ketiga mengenai hambatan

dan kendala yang didapatkan pada proses pengolahan berkas rekam medis

dibagian Assembling.

“Apalah resume yang tidak lengkap itu, kekurangan orang

jadi terhambat untuk mengerjakannya itu”(informan 2)
“Dipending itulah dek, yang hambatannya. Kadang-kadangkan
capek juga kita dek udah diserahkan sama kita, diambil lagi
sementara udah kita letakkan dirak tahu-tahu diminta lagi. Itulah
yang kadang membuat terhambat. Resumenya juga kurang lengkap”
(infroman 3)
Berdasarkan hasil wawancara mendalam diatas didapatkan, berkas rekam

medis yang masuk ke Instalasi rekam medis masih didapatkan berkas rekam

medis yang belum lengkap. Petugaskegiatan Assembling sendiri akan mengalami

hambatan, akibat adanya berkas rekam medis yang belum lengkap masuk

kebagian Assembling dan juga terhambat oleh adanya pendingan dari pengkleiman

BPJS sehingga akan memerlukan waktu lagi untuk melengkapi rekam medis dan

tentunya akan menunda proses pengolahan berkas rekam medis selanjutnya.

Untuk dibagian penataan berkas (Assembling) petugas rekam medis sendiri sudah

maksimal dalam mengerjakan bagian dari tugas mereka.

Penyimpanan (Filling). Bagian penyimpanan (Filling) merupakan bagian

dari proses pengolahan berkas rekam medis yang bertugas mengambil berkas

rekam medis ketika pasien datang dan menerima berkas rekam medis yang sudah

lengkap dari bagian Coding dan Assembling dan sudah siap untuk disimpan. Lalu

mengelola ruang penyimpanan rekam medis agar berkas rekam medis tersusun

sesuai dengan nomor urut dan tertata dengan rapi.

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan diperoleh informasi seperti

yang diungkapkan berikut ini :

 “Menyusun status dan menyimpan status sesuai dengan urutannya
ditengok kepalanya, ujungnya tengahnya ini ditengok diurut sesuai
dengan rak masing-masing”(informan 3)
“Banyak, menyusun status yang semalam berobat, Sesuaikan
dengan nomor rekam medisnya baru itu disusun kerak masing-
masinglah mengambil status yang berobat jalan , mengantar status
ke poli-poli yang mau berobat . kan pasien gaboleh bawak status,
mencari status pasien yang rawat inap yang baru pulang opname,
dokter minta berkasnya seperti periksa darah segala macamlah
kalau gadak berkasnya kan mungkin dia lupa dokternya inilah
menulis ekspedisi kemana dia berobat Sesuaikan dengan nomor
rekam medisnya baru itu disusun kerak masing-masinglah
(informan 6)
“Mengambil status dan menyusun status maupun menomorin status
–status” (informan 7)
Dari pernyataan ketiga informan tersebut menunjukkan bahwa, petugas

dibagian penyimpanan berkas rekam medis sudah tahu mengenai apa saja

tugasnya sebagai pelaksana rekam medis di bagian Filling.

Selanjutnya pernyataan informan ketiga, keenam, dan ketujuh mengenai

pembagian tugas dibagian penyimpanan, mengingat pelaksana rekam medis

dibagian penyimpanan yaitu 3 orang.

“Saya dek mengassembling juga sama penyimpanan rawat inap

juga” (informan 3)
“Kalau untuk mengelola bagian penyimpanan kita disini ada tiga,
satu untuk rawat inap dua lagi untuk rawat jalan. Kalau saya
sendiri dek saya mengelola rawat jalan tapi kadang-kadang juga
bantu untuk rawat inap juga” (informan 6)
“Ya saya untuk rawat jalan dek” (informan 7)
Dari pernyataan informan tersebut menunjukkan bahwa, ruang

penyimpanan rekam medis dikelola oleh tiga orang dengan pembagian kerja

antara rawat jalan dan rawat inap, namun ketiga petugas masih saling membantu.

Untuk selanjutnya pernyataan informan mengenai tentang sistem

penyimpanan berkas rekam medis serta kesulitannya.

“Sentralisasi, jadi ya berkas rawat inap di masukkan ke rak rawat

inap tapi ya kita masih satu ruangan sama rawat jalan dek tapi
raknya kan berbeda,kalau untuk kesulitan sih gadak dek”(informan
3)
“Sentralisasi, kesulitannya itu tadi kalau dia terjadi penyimpanan
salah misalnya nomor yang ini dimasukkan dengan nomor yang lain
ya itulah kesulitannya” (informan 6)
“Sentralisasi, Sampai sekarang belum ada kendala. Untuk
penyimpananannya, kalau miss file salah taruh kadang-kadang ada
karna banyaknyakan gak semuanya pas”(informan 7)
Dari pernyataan informan tersebut menunjukkan bahwa, sistem

penyimpanan berkas rekam medis Rumah Sakit Umum Haji Medan sudah

menggunakan sistem Sentralisasi. Yang mana artinya adalah sistem penyimpanan

rekam medis ini sangat menguntungkan dalam mengurangi terjadinya duplikasi

serta serta mengurangi jumlah biaya peralatan dan ruangan tetapi masih

mendapatkan kesulitan karena masih menglami kesulitan seperti miss file atau

salah taruh.

Selanjutnya pernyataan informan mengenai hambatan yang terjadi saat

melakukan proses penyimpanan berkas rekam medis.

“Kadang-kadang ya kita kan kita manusia bisa aja silaf karna kan
hampir sama dengan inikan nomornya 33 bisa saja nanti jadi 32
masuknya kesana gitu, begitulah kadang-kadang kita silaf mata.
ruangannya kurang juga, kalau udah banyak kan bisa kita asingkan
yang aktif sama yang non aktif inikan udah bergabung semua”
(informan 3)
“Kadang-kadang Terjadi salah penyimpanan , salah masuk , jadi
yang tiba kalau mau dicari udah gadapat kan mana mungkin banyak
gini kadang-kadang kalau mau cepat dokter mau pulang dibuatlah
berkas yang baru dulu sesuai dengan nomor yang udah ada
dikomputer kan sudah ada data dia cuma statusnya baru, yang lama
gadapat, kadang-kadang double tapi kalau sudah dapat berkas yang
tadi kita satukan di satu berkas saja ” (informan 6)
 “Ada kalau raknya kurang dan status yang dari poli rawat jalan
tidak kembali itulah hambatannya ya sama itu dek salah taruh juga
kadang-kadang”(informan 7)
Dari pernyataan ketiga informan tersebut didapatkan dan diperoleh bahwa

masih ada hambatan dan kendala saat melakukan proses penyimpanan berkas

rekam medis seperti, salah letak yang mengakibatkan terjadilah double

berkaskarena pembuatan berkas yang baru serta juga ruangan yang masih

menyatukan berkas rekam medis yang aktif dan tidak aktif lagi .

Selanjutnya pernyataan informan mengenai pemusnahan berkas rekam

medis.

“Pernah, itulah tadi yang sudah 5 tahun, 10 tahun yang wafat

itulah udah pernah”(informan 6)
“Ada, kan itu ada tahunnya ada yang 10 tahun ada yang 15
tahun jadi ada dek”(informan 3)
“Pernah”(informan 7)
Dari pernyataan informan tersebut menunjukkan bahwa, sudah

pernahadanya dilakukan pemusnahan berkas rekam medis yang inactive, karena

dengan memusnahkan sebagian berkas rekam medis yang diperkirakan tidak akan

dipakai lagi, dapat menjadikan jalan keluar untuk mengatasi ruangan

penyimpanan yang terbatas.

Berdasarkan hasil wawancara mendalam diatas didapatkan dan diperoleh,

untuk bagian Penyimpanan (Filling) berkas rekam medis masih sangat kurang

dalam hal sarana dan prasarana. Seperti rak penyimpanan rekam medis maupun

ruangan penyimpanan berkas yang mana berkas rekam medis yang active dan

inactive masih digabungkan diruangan yang sama. Untuk sistem penyimpanan,

berkas rekam medis disimpan dengan sistem Sentralisasi yang mana artinya akan
minim kemungkinan untuk terjadi berkas rekam medis ganda untuk satu pasien

tetapi dalam pernyataan informan diatas didapatkan bahwasanya terkadang terjadi

penggandaan berkas untuk satu pasien dikarenakan berkas pasien tidak ditemukan

dengan cepat maka daripada itu terjadilah penggandaan atau double berkas dan

jika sudah ditemukan berkasnya maka berkas tersebut disatukan di satu berkas.

Analisa (analising / laporan). Kegiatan Analising adalah mengolah dan

menyediakan data dan informasi yang lengkap, akurat dan tepat waktu.

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan diperoleh informasi seperti

yang diungkapkan berikut ini :

“Membuat laporan, seperti laporan RL, Laporan segala statistik

juga yang sesuai dengan rekam medik” (informan 8)
Dari pernyataan informan tersebut menunjukkan bahwa, petugas dibagian

pelaporan sudah terlihat jelas apa saja tugas –tugas informan sebagai pelaksana

rekam medis dalam kegiatan Analising/Laporan.

Selanjutnya pernyataan informan mengenai data yang akan diolah berasal

darimana.

“Dari ruangan dari tiap-tiap ruangan, kalau laporan bulanan

seperti BOR, TOI, LOS . kalau masalah jumlah pasiennya dari
IGDdari pendaftaran. Kalau untuk RL itu didapatkan dari ruang-
ruangan hasil dari pasien sudah pulang jadi hasilnya bukan dari
assembling ataupun pengelolaan lainnnya.” (informan 1)
“Didapatkan dari laporan unit-unit terkait. Unit terkait misalnya
masalah ketenagaan itukan unitnya dibagian personalia jadi saya
meminta informasi sesuai dengan format RL 4 ketenagaan itu, kita
kasikanlah formulir kepada personalia di isi oleh mereka,kalau
rawat inap kita olah sendiri database nya itu didapatkan dari
ruangan” (informan 8)
Dari wawancara mendalam dengan informan tersebut menunjukkan bahwa

berkas yang akan diolah menjadi laporan didapatkan dari tiap ruangan atau unit-
unit terkait dengan memberikan formulir dan isi yang akan di isi oleh unit terkait

dan setelah itu menyerahkan ke petugas pelaporan. Terlihat juga bahwa dalam

membuat laporan terbagi menjadi 2 yaitu, laporan bulanan yang mana untuk

laporan internal diserahkan untuk kepentingan manajemen RS dan untuk laporan

eksternal untuk kepentingan Kemenkes.

Selanjutnya pernyataan informan mengenai hambatan dan kendala pada

pengelolaan laporan.

“Kendalanya dari ruangan datanya, karena SIRS kami belum

selesai jadikan bisa saja datanya terselip-selip hanya itu saja
masalahnya. Kalau sudah SIRSnya berjalan dengan baik kamikan
menghitungnya tidak pala lagi dari laporan manual sudah dari
SIRSnya. Untuk laporan bulanan kan kalau diminta saja oeh
Direktur, kalau untuk RL pernah kalau terlambat karena dari
ruangan belum sampek ke rekam medis kadang sudah diminta tapi
mereka belum membuat” (informan 1)
“Seharusnya kalo rekapitulasi laporan ini yang lebih apanya dia
harus ada SIRS, supaya bisa valid datanya semua jdi kalau ini saya
belum ada SIRS ya manual. Kalau manual sedikit banyaknya masih
ada kekurangan gak sempurna secara manual dan juga pengiriman
laporan tidak tepat waktu. Jadi kita pernah mengirim terlambat
untuk laporan” (informan 8)
Dari pernyataan informan tersebut menunjukkan bahwa kendala yang

dialami petugas bagian Analising/pelaporan terkendala dikarenakan laporan masih

dikerjakan secara manual dan data yang diserahkan dari ruangan terlambat dan

terkadang petugas pelaporan sudah meminta tetapi dari unit-unit terkait belum

membuatnya maka laporan yang akan diolah dan dikirimkan tidak tepat waktu.

Berdasarkan hasil wawancara mendalam diatas didapatkan dan diperoleh

untuk bagian Analising/Pelaporan masih dikerjakan secara manual belum

menggunakan SIRS dikarenakan sistem masih dalam tahap pengerjaan. Untuk

Data yang akan dikelola menjadi laporan didapatkan dari unit-unit terkait/
ruangan rawat inap, rawat jalan ataupun IGD. Pengiriman laporan yang masih

terlambat/molor. Hal tersebut tidak sesuai dengan tujuan dari pelaporan rumah

sakit, yang menyatakan pelaporan bertujuan untuk menghasilkan laporan secara

tepat, cepat dan akurat.

Keterbatasan Penelitian

Peneliti menyadari bahwa masih adanya terdapat keterbatasan dalam

melakasanakan penelitian, sehingga penelitian yang dilakukan tidak sempurna.

Keterbatasan penelitian ini terjadi karena :

a. Wawancara yang dilakukan pada saat jam kerja sehingga peneliti tidak

mempunyai banyak waktu untuk melaksanakan wawancara lebih mendalam

untuk mendapatkan informasi yang lebih banyak.

 Kesimpulan dan Saran

Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian mengenai Analisis Sistem Pengelolaan

Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Haji dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Untuk alur berkas rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Umum Haji

tidak sesuai dengan yang alur berkas rekam medis rawat inap yang telah

diatur oleh Departemen Kesehatan (Depkes). Yang mana tahap awal

dimulai dari pengolahan Coding dan Indeksing, Assembling, Filling.

2. Untuk SDM rekam medis Rumah Sakit Haji Medan terhadap

pengolahannya bahwa masih kekurangan tenaga rekam medis, serta

pendidikan dan pelatihan belum dilakukan menyeluruh. Terlihat dari 8

petugas rekam medis yang ada hanya 1 orang yang berlatar belakang

perekam medis.

3. Untuk sarana dan Prasarana terhadap pengolahan rekam medis sudah

memadai, hanya saja yang belum terpenuhi seperti kekurangan rak

penyimpanan dan perlunya ada perluasan ruangan untuk ruang

penyimpanan rekam medis agar bisa dilakukan penambahan rak

penyimpanan.

4. Untuk SOP/prosedur kerja terhadap pengolahan rekam medis, adanya

prosedur kerja dalam melakukan kegiatan serta petugas sudah melakukan

pekerjaan sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan.

5. Pada pengolahan rekam medis bagian Pengkodean (Coding) dan Tabulasi

(Indeksing), petugas mengalami kesulitan dalam memberikan

72 Universitas Sumatera Utara

 73

kode dan menginput data diagnosa pasien akibat ketidakjelasan diagnosa

yang ditulis oleh dokter dan ada beberapa berkas rekam medis rawat inap

yang belum lengkap, sehingga harus mengembalikan berkas rekam medis

yang belum lengkap.

6. Pada pengolahan rekam medis dibagian Kelengkapan Penataan Berkas

(Assembling), secara umum belum berjalan dengan baik, dikarenakan

masih ditemukan berkas yang diterima masih belum lengkap seperti

resume pulang pasien sehingga harus mengembalikan ke perawat/dokter

untuk segera di lengkapi.

7. Pada pengolahan rekam medis di bagian Penyimpanan (Filling) dalam

pelaksana sistem penyimpanan rekam medisnya sudah menggunakan

sentralisasi yang mana artinya rumah sakit sudah mengikuti pedoman

Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit yang dikeluarkan dan

ditetapkan Depkes. Untuk kendala masih ada kesalahan penempatan

dokumen rekam medis ataupun miss file dan dokumen rekam medis yang

belum ditempatkan di rak penyimpanan.

8. Pada pengelolaan rekam medis dibagian Analising/laporan dalam

pengelolaannya masih terkendala dikarenakan laporan yang dikerjakan

masih secara manual belum menggunakan SIRS dan pengiriman laporan

masih terlambat belum tepat waktu.

Universitas Sumatera Utara

Saran

1. Diharapkan kepada Pihak Rumah Sakit maupun Direktur Rumah Sakit

mengenai Alur rekam medis perlu disesuaikan dengan pedoman Alur

Rekam Medis Rawat Inap yang dikeluarkan oleh Depkes agar dalam

proses pengolahannya lebih sistematis lagi.

2. Diharapkan kepada Pihak Rumah Sakit maupun Direktur Rumah Sakit

mengenai SDM rekam medisnya perlu mempertimbangkan penambahan

jumlah petugas rekam medis berdasarkan Kualifikasi dan standar tenaga

perekam medis. Serta perlu adanya pendidikan dan pelatihan maupun

seminar untuk meningkatkan kualitas pengetahuan dan keterampilan

tenaga rekam medis secara menyeluruh.

3. Diharapkan Kepada Pihak Rumah Sakit maupun Direktur Rumah Sakit

mengenai Sarana dan Prasarana perlu adanya perluasan ruangan

penyimpanan rekam medis agar dapat dilakukan pula penambahan rak

penyimpanan mengingat jumlah pasien yang tidak sedikit dan terus

bertambah dan segera menyeselesaikan SIRS agar bisa dimanfaatkan

dengan segera.

4. Diharapkan Kepada Pihak Rumah Sakit maupun Direktur Rumah Sakit

mengenai Standar Operasional Prosedur diharapkan agar semua petugas

dapat bekerja sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan agar bekerja

dengan tenang.

5. Diharapkan Kepada Pihak Rumah Sakit maupun Direktur Rumah Sakit

untuk membuat peraturan yang jelas secara tertulis agar berkas rekam
medis tiba di Instalasi rekam medis dengan lengkap dan tepat waktu

dikarenakan dalam alur rekam medis RSU Haji mendahulukan proses

pengkodingan dan mengentry data agar bisa dilakukan keproses

pengkleiman BPJS dan saat dikirim keruangan Assembling tidak ada lagi

berkas yang tidak lengkap dan segera kembali disimpan diruang

penyimpanan (Filling) rekam medis. Untuk Analising perlu adanya

perhatian khusus dengan masalah sistem.

 Daftar Pustaka

Departemen Kesehetan RI. (2006). Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur

Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia revisi II. Diakses dari
https://www.academia.edu/10918205/Pedoman_Penyelenggaraan_Rekam
_Medis_RS_2006pdf.
Hadisantoso. (2003). Peningkatan kualitas sumberdaya manusia di bidang
kesehatan khususnya untuk perekam medis (manajemen informasi
Kesehatan) dalam menyongsong era globalisasi. (Edisi ke-1). Jakarta:
PORMIKI
Hendrik. (2011). Etika dan hukum kesehatan. (Edisi ke-1). Jakarta: Buku
Kedokteran EGC.
Konsil Kedokteran Indonesia. (2006). Manual rekam medis. Diakses dari
http://www.kki.go.id/assets/data/menu/Manual_Rekam_Medis.pdf.
Utami, Nurul, Z. (2018). Sistem pengelolaan rekam medis rawat inap di Rumah
Sakit Umum Madani Medan (Skripsi yang tidak dipublikasikan). Fakultas
Kesehatan Masyarakat USU, Medan.
Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269 / Menkes / SK / III / Tahun 2008
tentang Rekam medis.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 55 Tahun 2013 tentang
Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis.
Rasjid, M. (2003), Key indicator performance rumah sakit. Dalam Kumpulan
materi TOT jabatan fungsional perekam medis (h. 1-15). Jakarta:
PORMIKI.
Rustiyanto, E. (2009). Etika profesi perekam medis dan informasi kesehatan.
(Edisi ke-1). Yogyakarta: Graha Ilmu.
Sadi, M. (2015). Etika dan hukum kesehatan teori dan aplikasinya di Indonesia.
(Edisi ke-1). Jakarta: PrenadaMedia Group.
Shofari, Bambang. (2004). PSRM – 1 Pengelolaan sistem rekam medis – 1.
Semarang: Perhimpunan Organisasi Profesional Rekam Medis dan
Informatikan Kesehatan Indonesia.
Siswati. (2018). Manajemen unit kerja II perencanaan SDM unit kerja RMIK.
Diakses dari http://www.bppsdmk.kemkes.go.id/pusdiksdmk/wp-
content/uploads/2018/09/Manajemen-Unit-Kerja-II_SC.pdf.
Sugiyono. (2016). Metode penelitian manajemen. (Edisi ke-5). Bandung:
Alfabeta.

76 Universitas Sumatera Utara

 77

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktek

Kedokteran.
Watung, Jimmy, P., & Panelewen. (2018). Analisis sistem pengelolaan rekam
medis pasien rawat inap RSUD DR. Sam Ratulangi Tondano. Jurnal
Pasca Sarjana Universitas Sam Ratulangi Manado. Diakses dari
http://www.ejournalhealth.com/index.php/ikmas/article/view/29/21.

Universitas Sumatera Utara

Lampiran 1. Pedoman Wawancara

PEDOMAN WAWANCARA
ANALISIS SISTEM PENGELOLAAN REKAM MEDIS DI RUMAH
SAKIT UMUM HAJI MEDAN TAHUN 2019
IDENTITAS INFORMAN I (KEPALA INSTALASI REKAM MEDIS)
Nama :

Umur : Tahun

Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan

Pendidikan :

PERTANYAAN
1. Menurut saudara/i bagaimana alur pelaksanaan rekam medis
di RSU Haji ?
2. Berapa jumlah tenaga rekam rekam medis dirumah sakit haji?
3. Adakah yang bertanggung jawab disetiap pengolahan
rekam medis?
4. Adakah upaya yang dilakukan dari pihak rumah sakit
untuk meningkatkat kualitas SDM di rekam medis ?
5. Bagaimana sarana dan prasarana di instalasi rekam medis ?
6. Apakah di RSU Haji ini memiliki SOP? Jika ya, apakah petuas
sudah bekerja dengan SOP yang ada ?
7. Menurut saudara apa kendala/hambatan yang ditemukan selama
pengisian isi RM ?
 PEDOMAN WAWANCARA
ANALISIS SISTEM PENGELOLAAN REKAM MEDIS DI RUMAH
SAKIT UMUM HAJI MEDAN TAHUN 2019
IDENTITAS INFORMAN II (PETUGAS REKAM MEDIS) ASSEMBLING
Nama :

Umur : Tahun

Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan

Pendidikan :

PERTANYAAN

1. Menurut saudara/i bagaimana alur pelaksanaan rekam medis

di RSU Haji ?
2. Adakah upaya yang dilakukan dari pihak rumah sakit
untuk meningkatkat kualitas SDM di rekam medis ?
3. Apakah di RSU Haji ini memiliki SOP? Jika ya, apakah petugas
sudah bekerja dengan SOP yang ada ?
4. Apa saja tugas saudara/i di bagian Assembling ?
5. Bagaimana alur berkas RM yang diterima hingga sampai ke
proses pengassemblingan? berasal dari mana ?
6. Adakah berkas rekam medis yang diterima namun belum lengkap?
7. Lalu berkas yang belum lengkap dibawa kemana ?
8. Apa hambatan yang terjadi terkait proses pengolahan berkas
rekam medis?
 PEDOMAN WAWANCARA
ANALISIS SISTEM PENGELOLAAN REKAM MEDIS DI RUMAH
SAKIT UMUM HAJI MEDAN TAHUN 2019
IDENTITAS INFORMAN II (PETUGAS REKAM MEDIS) CODING
Nama :

Umur : Tahun

Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan

Pendidikan :

PERTANYAAN

1. Menurut saudara/i bagaimana alur pelaksanaan rekam medis

di RSU Haji ?
2. Adakah upaya yang dilakukan dari pihak rumah sakit
untuk meningkatkat kualitas SDM di rekam medis ?
3. Apakah di RSU Haji ini memiliki SOP? Jika ya, apakah petugas
sudah bekerja dengan SOP yang ada ?
4. Apa saja tugas saudara/i di bagian Coding?
5. Bagaimana alur berkas rekam medis hingga sampai di
proses pengkodingan ?
6. Adakah berkas rekam medis yang diterima namun belum lengkap ?
7. Lalu berkas yang belum lengkap dibawa kemana ?
8. Apa hambatan yang terjadi terkait proses pengolahan berkas
rekam medis?
 PEDOMAN WAWANCARA
ANALISIS SISTEM PENGELOLAAN REKAM MEDIS DI RUMAH
SAKIT UMUM HAJI MEDAN TAHUN 2019
IDENTITAS INFORMAN II (PETUGAS REKAM MEDIS) FILLING
Nama :

Umur : Tahun

Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan

Pendidikan :

PERTANYAAN

1. Menurut saudara/i bagaimana alur pelaksanaan rekam medis

di RSU Haji ?
2. Berapa jumlah tenaga rekam rekam medis dirumah sakit haji ?
3. Adakah upaya yang dilakukan dari pihak rumah sakit
untuk meningkatkat kualitas SDM di rekam medis ?
4. Bagaimana sarana dan prasarana di instalasi rekam medis ?
5. Apakah di RSU Haji ini memiliki SOP? Jika ya, apakah petuas
sudah bekerja dengan SOP yang ada ?
6. Apa saja tugas saudara/i di bagian Filling ?
7. Bagaimana alur berkas rekam medis hingga sampai di proses
Filling ?
8. Bagaimana pembagian tugas dibagian Filling ?
9. Bagaimana sistem penyimpanan berkas rekam medis di RSU
Haji? Sentralisasi/desentralisasi ? Apakah dengan penyimpanan
yang seperti itu menemukan kesulitan ?
10. Apa hambatan yang terjadi terkait proses pengolahan berkas
rekam medis?
11. Pernahkah dilakukan pemusnahan berkas rekam medis yang sudah
inactive (tidak aktif) ?
 PEDOMAN WAWANCARA
ANALISIS SISTEM PENGELOLAAN REKAM MEDIS DI RUMAH
SAKIT UMUM HAJI MEDAN TAHUN 2019
IDENTITAS INFORMAN II (PETUGAS REKAM MEDIS) ANALISING
Nama :

Umur : Tahun

Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan

Pendidikan :

PERTANYAAN

1. Apa saja tugas saudara dibagian Analising/laporan ?

2. Data yang akan diolah menjadi laporan berasal darimana?
3. Adakah upaya yang dilakukan dari pihak rumah sakit
untuk meningkatkat kualitas SDM di rekam medis ?
4. Adakah hambatan dan kendala yang dihadapi ?
Lampiran 2. Surat Permohonan Izin Penelitian
Lampiran 3. Surat Izin Penelitian
Lampiran 4. Surat Izin Selesai Penelitian
Lampiran 5. Matriks

Matrix Pernyataan Informan Mengenai Alur Berkas Rekam Medis

Informan Pertanyaan Pernyataan

Informan 1 (Kepala Bagaimana alur “Pasien pulang, setelah pulang
Rekam Medis) prosedur semua berkas dilengkapi dari
pelaksanaan rekam kepala ruanganlah ya, lengkap
medis saat ini ? semua resume medis semua,
hasil penunjang lab radiologi
semua harus sudah lengkap
barulah dikirim ke rekam medis
untuk di coding dan diinput data,
setelah dari coding barulah
diantar keruangan pengkleiman
BPJS. Setelah itu, dari ruangan
pengkleiman barulah diantar
keruang rekam medis
penyimpanan untuk di
assembling setelah itu barulah di
simpan di fiilling”

Informan 4 “Saat ini sih sudah sesuai ya

(Pelaksana rekam dengan yang diatur dari rumah
medis kegiatan sakit alurnya, hanya saja” yang
pengkodingan penting gimana enaknya kita
(Coding) proses itu, tidak mungkin
sesuatu diatur sesuai dengan
alur Depkes, tapi kalau secara
umumnya sih iya tapi itu sampai
nanti dari ruangan langsung ke
coding terus dikirim ke bagian
pengkleiman itu udah diluar itu
dia, gimana supaya proses
pengkodingannya itu cepat jadi
tidak 100% sesuai dengan itu”

Informan 2 “Ada prosedurnya sesuai kok,

(Pelaksana rekam dari ruangan dinyatakan pulang
medis kegiatan barulah kekasir, ke rekam medik
kelengkapan untuk di koding baru
(Assembling) pengkleiman, kesini keruang
rekam medik penyimpanan baru
di assembling
Informan 6 “Alurnya sudah berjalan dengan
(Pelaksana rekam prosedur, Status tadi diserahkan
medis kegiatan di tim rekam medis, dikoding
Penyimpanan dahulu setelah dikoding itu
(Filling)) belum dikleim kalau sudah
lengkap semua baru diserahkan
ke tim pengendali atau
verifikator disitulah baru semua
diserahkan ke BPJS dulu,
diserahkan di BPJS tidak ada
masalah barulah diserahkan
sama ibu ini, udah cair duitnya
baru diserahkan ke Assembling
udah dicek semua setelah itu
disusun”

Matriks Pernyataan Informan Mengenai Sumber Daya Manusia

Informan Pertanyaan Pernyataaan

Informan 1 (Kepala Berapa jumlah “Untuk tenaga rekam medis saat

Rekam Medis) tenaga rekam medis ini ada 6 orang ya, tapi inipun
di rumah sakit ? kurang kita dek. Kita kekurangan
tenaga juga ini pun yang
diruangan rekam medik
dipenyimpanan kadang mereka
saling membantunya itu.
pokoknya dikerjakan merekalah
itu disana dek”

Informan 1 (Kepala Adakah yang “Ya sayalah dek yang

Rekam Medis) bertanggung jawab bertanggung jawab. Yang
di setiap pengolahan tamatan rekam medis itu masih
rekam medis ? satu orang, kalo kami baru tamat
SMA nya. Orang-orang ini
tamat SMA semua, hanya
pengalaman ajanya ini rekam
medis ini dikerjakan, sering
pelatihan yakan gitu aja kami
itu”

“Cemana ya dek sekarang

belum ada saya buat karna belum
ada tamatan rekam medik,
 masih satu orang. seharusnya
tamatan rekam medis yang disitu
yang ngerti semua udah ada satu
orang itu yakan. Ada 2 lagi tapi
bagiannya lain pulak nantilah
saya mintak tolong sama
Direktur ditarik kerekam medis
yakan”

Informan 1 (Kepala Adakah upaya yang “Ada, dilakukan pelatihan-

Rekam Medis) dilakukan untuk pelatihan terus seminar-seminar
meningkatkan ya ada”
kualitas SDM di
Instalasi rekam
medis ?
Informan 4 “Ada dek, pelatihan-pelatihan
(Pelaksana rekam dan sering ada pelatihan
medis kegiatan pelatihan yang menyangkut
Pengkodean koding kita dikirim sesuai
(Coding)) dengan bagiannya”

Informan 5 “Ada, pelatihan-pelatihan gitu

(Pelaksana rekam tapi cuma sekali“
medis kegiatan
pengkodean
(Coding)

Informan 2 “Seminar, tapi ya kalau saya

(Pelaksana Kegiatan bayar sendiri, tidak pernah dari
rekam medis sini”
kegiatan
Kelengkapam
(Assembling))
Informan 3 “Ada dek, Seminar-seminar gitu
(Pelaksana Kegiatan ada, tapi Belum pernah ikut”
rekam medis
kegiatan
Kelengkapam
(Assemblingdan
Filling))
 Informan 6 “Adalah, mengadakan seminar-
(Pelaksana Kegiatan seminar, sudah itu studi banding
rekam medis kerumah sakit lain, untuk saya
kegiatan belum pernah belum terpilih”
Penyimpanan
(Filling)
Informan 7 “Seminar-seminar ada tapi saya
(Pelaksana Kegiatan belum”
rekam medis
kegiatan
Penyimpanan
(Filling)

Informan 8 “Selama ini saya pernah ikut

(Pelaksana Kegiatan pelatihan tentang RL tapi
rekam medis nampaknya itupun tidak cukup
kegiatan laporan hanya sekedar pelatihan”
(Analising)

Matriks Pernyataan Informan Mengenai Sarana dan Prasarana di Instalasi

Rekam Medis
Informan Pertanyaan Pernyataan
Informan 1 (Kepala Bagaimana Sarana “Sebenaranya sudah memadai
Rekam Medis) dan Prasarana Di hanya saja yang kurang,
Instalasi Rekam ruangan rekam medik masih
Medis ? kurang lebar. SIRSnya inilah
dek kamikan belum selesai
SIRSnya lagi dikerjain”

Informan 3 “Masih ada yang kurang ya,

(Pelaksana Kegiatan Ruangannya ditambahinlah
rekam medis dek, pegawainya ditambah”
kegiatan
Kelengkapam
(Assemblingdan
Filling))

Informan 6 “Masih kurang, apalagi

(Pelaksana Kegiatan tenaganya maish kurang ,
rekam medis ruangannya kurang luas tempat
kegiatan juganya masih kurang, rak-rak
Penyimpanan juga kurang ya tempatnya aja
(Filling)) sih dek kurang luas”
Informan 7 “Untuk raknya ditambah
(Pelaksana Kegiatan ruangan diperbesar. Sekarang
rekam medis ruangannya kurang besar kalau
kegiatan ditambah raknya sama saja”
Penyimpanan
(Filling))

Matriks Pernyataan Informan Mengenai Stanadar Operasional Prosedur

(SOP)
Informan Pertanyaan Pernyataan
Informan 1 (Kepala Apakah di rumah sakit “Ada SOPnya kok, tapi karna
Rekam Medis) ini memiliki SOP? kurang tenaga SDMnya
Jika ya, apakah kadang ya saling membantu
petugas sudah bekerja ajalah dek diruangan”
sesuai dengan SOP
yang ada ?

Informan 2 (Pelaksana “SOP nya ada dan sesuai

Kegiatan rekam medis dengan yang saya kerjakan”
kegiatan
Kelengkapam
(Assembling))

Informan 3 (Pelaksana “Adalah SOPnya dek, tapi ya

Kegiatan rekam medis karena ibu juga di filling ajadi
kegiatan ya ibu gak bekerja sesuai
Kelengkapam dengan SOP”
(Assembling))

Informan 4 (Pelaksana “Ada prosedurnya sesuai

rekam medis kegiatan dengan yang dikerjakan”
Pengkodean
(Coding))

Informan 5 (Pelaksana “SOPnya ada, sudah sesuai”

rekam medis kegiatan
Pengkodean
(Coding))
Informan 6 (Pelaksana “Ada, sesuai bekerja dengan
Kegiatan rekam medis SOP jadi kita bekerja ada
kegiatan Penyimpanan notebooknya juga”
(Filling))

Informan 7 (Pelaksana “Ada, kita bekerja sesuai

Kegiatan rekam medis dengan SOP juga”
kegiatan Penyimpanan
(Filling))

Matriks Pernyataan Mengenai Proses Pengolahan Berkas Rekam Medis

Informan Pertanyaan Pernyataan
Informan 4 (Pelaksana Apa saja tugas “Sebenarnya direkam medik
rekam medis kegiatan saudara/i di bagian ini tanggung jawab saya
Pengkodean Coding? mengerjai visum melayani
(Coding)) urusan asuransi-asuransi kita
itulah yang melengkapi punya
pasien kemudian mengkoding
dan mengentri data
pengkeliman bpjs. Ya kita
sebagai petugas sih kitakan
mengkoding apa yang ditulis
dokter di resume medis jadi
kalo dokter mendiagnosa kita
tinggal mengkoding sesuai
dengan diagnosa yang telah
diberikan dokter kemudian
mengkoding tindakan yang
telah dilakukan di kolom
tindakan itu yang kita koding
untuk pengkleiman”
Informan 5 (Pelaksana “Saya mengkoding rawat jalan,
rekam medis kegiatan sama mengkoding status
Pengkodean pribadi itu saja. Setelah diantar
(Coding)) dari farmasi saya coding disini
kalo penyakitnya hipertensi
saya coding ICD-10
didapatkan dari diagnosa itu
sendiri, diambil dari buku ICD-
10”
Informan 4 (Pelaksana Bagaimana alur “Dari pasien masuk ke IGD,
rekam medis kegiatan berkas rekam medis ada pencatatan data pribadi
Pengkodean sampai ke bagian pasien kemudian dikirim ke
(Coding)) Coding ? ruangan rawat inap masing-
masing disitulah terjadi proses
perawatan ya mungkin segala
tindakan dokter mau operasi
mau pun periksa lab dan segala
macam perawatan hingga
boleh pulang. Perawat ruangan
melengkapi dan menghubungi
dokter untuk membuat resume
medis. setelah resume medis
lengkap semua apa-apa yang
ada di status itu barulah
dikirim ke rekam medis untuk
dikoding setelah dikoding kita
entry data terus kita kirim ke
bagian pengkleiman”

Informan 5 (Pelaksana “Pertama dari poli klinik

rekam medis kegiatan diantar ke farmasi, setelah
Pengkodean diantar ke farmasi dibuat harga
(Coding)) obatnya baru dari farmasi
diantar ke saya, setelah saya
coding diantar ke bagian
pengkleiman nanti disana di
proses lagi terus dikleim ke
BPJS”

Informan 4 (Pelaksana Adakah berkas “Ya 1,2 ada lah namanya juga
rekam medis kegiatan rekam medis yang manusia kita ada yang silap
Pengkodean diterima tapi masih kadang, ya mungkin dari
(Coding)) belum lengkap ? perawatnya kadang tidak
dibuat misalnya kalau
meninggal, kadang di status
tidak dibuat dokter seperti
pasiennya meningga tanggal
segini jam segini itu harus
dibuat tapi namanya manusia
ini kadang jam 3 malam dokter
gak bisa, mungkin bisa besok
buatnya kadang manusia tidak
ada yang sempurna’
Informan 5 (Pelaksana “Banyak, itu status yang dari
rekam medis kegiatan rawat inap pribadi terutama itu
Pengkodean dibagian resume medisnya
(Coding)) banyak yang tidak lengkap dari
ruangan. Mungkin beda
barangkali kan kalo pribadi
dia, tidak terlalu
mungkin.Untuk prosesnyakan
hanya di rumah sakit ini
sajakan, kalau dia BPJSkan
prosesnya sampai ke BPJS jadi
itu terpaksa dilengkapi oleh
petugas dari ruangan atau
dokternya. Kalau pribadi
kadang-kadang saya lengkapi
disini kalau gak lengkap
resumenya saya lengkapi
sendiri cuma tidak diagnosanya
ya cuma tanggal masuk dan
tanggal keluarnya saja saya isi
sendiri”

Informan 4 (Pelaksana Lalu berkas yang “Kadang-kadang kalo belum

rekam medis kegiatan belum lengkap lengkap dan harus ditanggung
Pengkodean dibawa kemana ? jawabi oleh ruangan kita
(Coding)) kembalikan keruangan dimana
pasien itu dirawat biar tahu
bahwa mereka melakukan
kesalahan dan harus segera di
perbaiki”

Informan 5 (Pelaksana “Saya lengkapi disini baru saya

rekam medis kegiatan entry data setelah selesai baru
Pengkodean disimpan ketempat
(Coding)) penyimpanan. Kalau BPJS kan
dikirim lagi kesana ke bpjs kan
kalo pribadi ini setelah selesai
saya antar kebagian
penyimpanan disimpa mereka
tapi diassembling dahulu”
Informan 2 (Pelaksana Apa saja tugas
“Mengassembling dan
Kegiatan rekam medis saudara/i dibagian
menyusun berkas , Nomor urut
kegiatan Assembling ? diurutkan dan sekalian
Kelengkapam mengecek kelengkapan, ini
(Assembling)) diurut sesuai nomornya, yang
tidak ada nomornya
dibelakang, dibelakang yang
bernomor RM itu baru
disusunlah”
Informan 3 (Pelaksana “Mengassembling, menyusun,
Kegiatan rekam medis menerima status dari BPJS
kegiatan yang setelah di kleim, habis itu
Kelengkapam dari ruangan rekam medis juga
(Assembling)) ada itu yang pribadi kalo ada
statusnya yang belum di
assembling ibu cari lagi.
menerima status dari BPJS
setelah itu mengassemblinglalu
disusun kedalam rak”
Informan 2 (Pelaksana Bagaimana alur “pembantu perawat, dari kasir,
Kegiatan rekam medis berkas rekam medis bagian rekam medis, baru
kegiatan sampai ke bagian kebagian pengkleiman barulah
Kelengkapam Assembling ? di assembling”
(Assembling))

Informan 3 (Pelaksana “dari kasir, rekam medik

Kegiatan rekam medis pengkodean, pengkeiman habis
kegiatan itu ke sini assembling”
Kelengkapam
(Assembling))

Informan 2 (Pelaksana Adakah berkas “Masih ada, resume catatan

Kegiatan rekam medis rekam medis yang dokter yang kurang lengkap”
kegiatan diterima namun
Kelengkapam belum lengkap?
(Assembling))

Informan 3 (Pelaksana “Ada, resumenya kurang,

Kegiatan rekam medis kadang-kadang kartu merahnya
kegiatan ada yang kurang. Jadi di
Kelengkapam balikkan keruangan, dipanggil
(Assembling)) ruang mana dia , ditelfon
pembantu perawatnya ini harus
dilengkapi”
Informan 2 (Pelaksana Lalu berkas yang “Berkas rekam medis dibalikan
Kegiatan rekam medis belum lengkap lagi keruangan kasih sama
kegiatan dibawa kemana ? dokternya suruh melengkapi,
Kelengkapam tulisan dokterkan kita tidak
(Assembling)) bisa tulis”

Informan 3 (Pelaksana “Jadi di balikkan keruangan,

Kegiatan rekam medis dipanggil ruang mana dia ,
kegiatan ditelfon pembantu perawatnya
Kelengkapam ini harus dilengkapi”
(Assembling))

Informan 3 (Pelaksana Apa saja tugas “Menyusun status dan

Kegiatan rekam medis saudara/i di bagian menyimpan status sesuai
kegiatan Filling? dengan urutannya ditengok
Kelengkapam kepalanya, ujungnya tengahnya
(Assemblingdan ini ditengok diurut sesuai
Filling)) dengan rak masing-masing”

Informan 6 (Pelaksana “Banyak, menyusun status

Kegiatan rekam medis yang semalam berobat,
kegiatan Penyimpanan Sesuaikan dengan nomor
(Filling)) rekam medisnya baru itu
disusun kerak masing-
masinglah mengambil status
yang berobat jalan , mengantar
status ke poli-poli yang mau
berobat . kan pasien gaboleh
bawak status, mencari status
pasien yang rawat inap yang
baru pulang opname, dokter
minta berkasnya seperti periksa
darah segala macamlah kalau
gadak berkasnya kan mungkin
dia lupa dokternya inilah
menulis ekspedisi kemana dia
berobat Sesuaikan dengan
nomor rekam medisnya baru
itu disusun kerak masing-
masinglah”
 96

Informan 7 (Pelaksana “mengambil status dan

Kegiatan rekam medis menyusun status maupun
kegiatan Penyimpanan menomorin status –status”
(Filling))

Informan 3 Bagaimana “Saya dek mengassembling

(Pelaksana Kegiatan pembagian tugas di jugasama penyimpanan rawat
rekam medis dibagian bagian Filling ? inap juga”
Kelengkapam
(Assemblingdan
Filling))
Informan 6 (Pelaksana “Kalau untuk mengelola
Kegiatan rekam medis bagian penyimpanan kita disini
kegiatan Penyimpanan ada tiga, satu untuk rawat inap
(Filling)) dua lagi untuk rawat jalan.
Kalau saya sendiri dek saya
mengelola rawat jalan tapi
kadang-kadang juga bantu
untuk rawat inap juga”
Informan 7 (Pelaksana “ya saya untuk rawat jalan
Kegiatan rekam medis dek”
kegiatan Penyimpanan
(Filling))
Informan 3 Bagaimana sistem “Sentralisasi, jadi ya berkas
(Pelaksana Kegiatan penyimpanan berkas rawat inap di masukkan ke rak
rekam medis dibagian rekam medis di rawat inap tapi ya kita masih
Kelengkapam Rumah Sakit Haji? satu ruangan sama rawat jalan
(Assemblingdan Sentralisasi atau dek tapi raknya kan
Filling)) Desentralisasi? berbeda,kalau untuk kesulitan
Apakah dengan sih gadak dek”
penyimpanan yang
seperti ini apakah
menemukan kesulitan?

Informan 6 (Pelaksana “Sentralisasi, kesulitannya itu

Kegiatan rekam medis tadi kalau dia terjadi
kegiatan Penyimpanan penyimpanan salah misalnya
(Filling)) nomor yang ini dimasukkan
dengan nomor yang lain ya
itulah kesulitannya”

Universitas Sumatera Utara

Informan 7 (Pelaksana “Sentralisasi, Sampai sekarang
Kegiatan rekam medis belum ada kendala untuk
kegiatan Penyimpanan penyimpananannya, kalau miss
(Filling)) file salah taruh kadang-kadang
ada karna banyaknyakan gak
semuanya pas”
Informan 3 Pernahkah dilakukan “Pernah, itulah tadi yang
(Pelaksana Kegiatan pemusnahan berkas sudah 5 tahun, 10 tahun yang
rekam medis dibagian rekam medis yang wafat itulah udah pernah”
Kelengkapam sudah inactive?
(Assemblingdan
Filling))
Informan 6 (Pelaksana “Ada, kan itu ada tahunnya
Kegiatan rekam medis ada yang 10 tahun ada yang 15
kegiatan Penyimpanan tahun jadi ada dek”
(Filling))

Informan 7 (Pelaksana “Pernah”

Kegiatan rekam medis
kegiatan Penyimpanan
(Filling))

Informan 8 Apa saja tugas “Membuat laporan, seperti

(Pelaksana Kegiatan saudara dibagian laporan RL, Laporan segala
rekam medis kegiatan Analising/laporan ? statistik juga yang sesuai
Analising/ pelaporan ) dengan rekam medik”

Informan 1 (Kepala Data yang akan diolah “Dari ruangan dari tiap-tiap
Rekam Medis ) menjadi laporan ruangan, kalau laporan
berasal darimana? bulanan seperti BOR, TOI,
LOS . kalau masalah jumlah
pasiennya dari IGD dari
pendaftaran. Kalau untuk RL
itu didapatkan dari ruang-
ruangan hasil dari pasien
sudah pulang jadi hasilnya
bukan dari assembling
ataupun pengelolaan
lainnnya.”
 98

Informan 8 “Didapatkan dari laporan unit-

(Pelaksana Kegiatan unit terkait. Unit terkait
rekam medis kegiatan misalnya masalah ketenagaan
Analising/ pelaporan ) itukan unitnya dibagian
personalia jadi saya meminta
informasi sesuai dengan
format RL 4 ketenagaan itu,
kita kasikanlah formulir
kepada personalia di isi oleh
mereka, kalau rawat inap kita
olah sendiri database nya itu
didapatkan dari ruangan tapi
datanya sudah kita entrykan
jadi untuk laporan rawat inap
bisa kita olah sendiri”

Matriks Pernyataan Informan Mengenai Kendala dan Hambtan Yang

dihadapi Terkait Rekam Medis
Pertanyaan Pernyataan
Informan 1 (Kepala Adakah hambatan “Ya dokter, penunjang hasil
Informan Rekam dan kendala yang penujang gak ada itu ajanya dek
Medis) dihadapi ? hambatannya . hasil hasil
penunjang hasil lab atau cva itu
aja masalahnya “

“Kalau kami sekarang itulah dek

kami sekarang ini Tamatan
rekam medik kami belum ada
masih beberapa orang, sdm nya
yang tamatan rekam medik baru
beberapa orang gadak yang
tamatan rekam medis hanya
hanya model tahu rekam medis
dari dulu disini gitu aja kalo
tamatannya kami gadak kami.
Adalah baru tamat orang tapin
izajahnya belum keluar. Satu di
Assembling yang lainnya
dibagian lain”

Universitas Sumatera Utara

Informan 2 “Apalah resume yang tidak
(Pelaksana Kegiatan lengkap itu, kekurangan orang
rekam medis jadi terhambat untuk
dibagian mengerjakannya itu”
Kelengkapam
(Assembling))

Informan 3 “Dipending itulah dek, yang

(Pelaksana Kegiatan hambatannya. Kadang-
rekam medis kadangkan capek juga kita dek
dibagian udah diserahkan sama kita
Kelengkapam diambil lagi sementara udah kita
(Assembling)) letakkan dirak tahu-tahu diminta
lagi. Itulah yang kadang
membuat terhambat. Resumenya
juga kurang lengkap”

Informan 4 “Berkas yang tidak lengkap dan

(Pelaksana rekam juga tulisan dokter kadang tidak
medis kegiatan jelas, kalau sudah dokter sendiri
Pengkodean yang nulisnya tidak jelas ya kita
(Coding)) tidak bisa menginput dan
membaca diagnosa ini. kalo
emng diagnosanya lengkap dan
jelas kita ya gampang
mencarinya di ICD10 ataupun
ICD 9 untuk tindakan tapi kalo
tulisannya juga tidak terbaca
bagaimana, kadang dokter sama-
sama dokter saling membaca gak
ngerti juga. Kadang kalo tidak
jelas saya tanyakan langsung
sama dokternya
ditelfon.Kadang- kadang kalo
belum lengkap dan harus
ditanggung jawabi oleh ruangan
kita kembalikan keruangan
dimana pasien itu dirawat biar
tahu bahwa mereka melakukan
kesalahan dan harus segera di
perbaiki”
Informan 5 “Ya dari tulisan dokter yang
(Pelaksana rekam susah dibaca dan kurang jelas ya
medis kegiatan itu saja sih hambatannya”
Pengkodean
(Coding))

Informan 3 “Kadang-kadang ya kita kan kita

(Pelaksana Kegiatan manusia bisa aja silaf karna kan
rekam medis hampir sama dengan inikan
kegiatan nomornya 33 bisa saja nanti jadi
Penyimpanan 32 masuknya kesana gitu,
(Filling)) begitulah kadang-kadang kita
silaf mata. ruangannya kurang
juga, kalau udah banyak kan
bisa kita asingkan yang aktif
sama yang non aktif inikan udah
bergabung semua”

Informan 6 “Kadang-kadang Terjadi salah

(Pelaksana Kegiatan penyimpanan , salah masuk ,
rekam medis jadi yang tiba kalau mau dicari
kegiatan udah gadapat kan mana mungkin
Penyimpanan banyak gini kadang-kadang
(Filling)) kalau mau cepat dokter mau
pulang dibuatlah berkas yang
baru dulu sesuai dengan nomor
yang udah ada dikomputer kan
sudah ada data dia cuma
statusnya baru, yang lama
gadapat, kadang-kadang double
tapi kalau sudah dapat berkas
yang tadi kita satukan di satu
berkas saja ”

Informan 7 “Ada kalau raknya kurang dan

(Pelaksana Kegiatan status yang dari poli rawat jalan
rekam medis tidak kembali itulah
kegiatan hambatannya ya sama itu dek
Penyimpanan salah taruh juga kadang-kadang”
(Filling))
Informan 1 (Kepala “Kendalanya dari ruangan
Informan Rekam datanya, karena SIRS kami
Medis) belum selesai jadikan bisa saja
datanya terselip-selip hanya itu
saja masalahnya. Kalau sudah
SIRSnya berjalan dengan baik
kamikan menghitungnya tidak
pala lagi dari laporan manual
sudah dari SIRSnya. Untuk
laporan bulanan kan kalau
diminta saja oeh Direktur, kalau
untuk RL pernah kalau terlambat
karena dari ruangan belum
sampek ke rekam medis kadang
sudah diminta tapi mereka
belum membuat”

“Seharusnya kalo rekapitulasi

Informan 8 laporan ini yang lebih apanya
(Pelaksana Kegiatan dia harus ada SIRS, supaya bisa
rekam medis valid datanya semua jdi kalau ini
kegiatan Analising/ saya belum ada SIRS ya manual.
pelaporan ) Kalau manual sedikit banyaknya
masih ada kekurangan gak
sempurna secara manual dan
juga pengiriman laporan tidak
tepat waktu. Jadi kita pernah
mengirim terlambat untuk
laporan”
Lampiran 6. Observasi Sarana dan Prasarana

No Fasilitas RM ADA TIDAK

1 Rak penyimpanan rekam medis mobile/statis 

2 Meja kerja 

3 Rak/meja sortir 

4 Kursi 

5 Komputer/Laptop 

6 Printer 

7 Penyejuk ruangan ( AC/Kipas angin / exhaust fan) 

8 Alat tulis kantor 

9 Formulir-formulir rekam medis 

10 Rak arsip/dokumen 

11 Troli 
Lampiran 7. Dokumentasi

Gambar 5. Ruang penyimpanan rekam medis dan ruangan

untuk mengassembling

Gambar 6. Lemari penyimpanan berkas rekam medis

Gambar 7. Rak penyimpanan berkas rekam medis
Gambar 9. Melakukan observasi dan wawancara dengan petugas rekam medis
Lampiran 8. SOP Rekam Medis
 Master Tabel
Pemeriksaan Persetujuan Catatan Ringkasan Nama
No No.Rm Tanggal Waktu Anamnase Diagnosis Pengobatan
Fisik Tindakan Observasi Pulang dan TTD
L TL L TL L TL L TL L TL L TL L TL L TL L TL L TL
1 329260 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
2 325222 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
3 326589 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
4 329777 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
5 329314 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
6 325783 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
7 326215 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
8 322063 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
9 329778 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
10 323679 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
11 325219 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
12 325069 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
13 328690 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
14 326998 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
15 326515 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
16 327299 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
17 325431 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
18 327652 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
19 325091 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
20 328789 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
21 329195 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
22 329767 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
23 327174 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
24 329804 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
25 329563 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
26 328798 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
27 329733 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
28 329260 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
29 328146 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
30 328405 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1