Judul : Studi Literatur Retensi Berkas Rekam Medis

Tahun terbit : 2020

Penulis : Annisa Rizka Utamy / annisarizka12@gmail.com
Masriani Situmorang / masrianisitumorang23@gmail.com2
Jurusan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan STIKes Awal Bros Jl.Abulyatama, Kel. Belian, Kec. Batam
Kota, Kota Batam, Kepulauan Riau

Latar belakang :
269 Tahun 2008 mengenai Rekam Medis, yang tercatat pada Pasal 1 yang isinya adalah sebagai berikut :
„Rekam Medis ialah berkas atau dokumen yang berisi catatan mengenai identitas pasien,pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lainnya yang telahdiberikan kepada pasien. Setiap rumah sakit
harus membuat rekam medis baik itu rekam medis rawat jalan ataupun rekam medis rawat inap. Hal ini
dikarenakan jumlah rekam medis di rumah sakit terus bertambah seiring berjalannyawaktu dan
peningkatan jumlah kunjungan di rumah sakit tersebut sehingga ruang penyimpanan akan penuh dan
tidak mencukupi lagiuntuk menampung berkas rekam medis yang semakin bertambah.
Berkas rekam medis dikatakan aktif jika tanggal pulang atau tanggal kunjungan terakhir masih dalam
jangka waktu tiga sampai lima tahundari tanggal sekarang. Berkas rekam medis in-aktif pula akan
dimusnahkan bila pasien dengan nomor rekam medis tertentu tidak datang untuk berobat atau
kunjungan dalam waktu 5 tahun sejak tanggal kunjungan terakhir. Dokumen rekam medis yang akan
dimusnahkan dengan kategori adanya kerusakan dokumen rekam medis, dan dokumen yang memiliki
masa simpan lebih dari 5 tahun sesuai standar Jadwal Retensi Arsip (JRA) pada masing – masing rumah
sakit berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis No. Kemungkinan untuk berjadinya Misfile
karena penumpukan berkas rekam medis tersebut juga memiliki peluang besar untuk terjadi, karena
tidak tersusunnya berkas rekam medis secara rapi di dalam rak penyimpanan sesuai dengan nomor
rekam medisnya. Maka, berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan.

Metode Penelitian :
Jenis penelitian yang digunakan dalam karya tulis ini berupa studi literatur. Studi literature adalah
metode yang digunakan untuk mensintesiskan temuan dan penelitian terdahulu dengan judul yang
sama atau mendekati sama dengan judul terdahulu dan diteliti kembali tanpa menambahkan pendapat
baru, guna untuk membangun pemahaman konsep tertentu berdasarkan bukti tertulis yang tertuang
dalam bentuk karya tulis, tugas akhir maupun jurnal. Masalah yang diteliti melalui studi literatur dalam
karya tulis ini mengangkat topik tentang salah satu aspek penting dalam pelaksanaan rekam medis, yaitu
studi literatur mengenai proses peretensian berkas rekam medis.
Kesimpulan penelitian :
1. Retensi adalah kegiatan memisahkan antara berkas rekam medis in aktif dari rak penyimpanan aktif
juga pengurangan jumlah formulir dari berkas itu sendiri yang dipisahkan karena memiliki nilai guna dan
akan disimpan dalam bentuk microfilm atau melalui proses scanning.
2. Tujuan dilaksanakannya retensi adalah untuk mengurangi jumlah berkas rekam medis dengan melihat
5 tahun kunjungan terakhir pasien dan mempersiapkan untuk tempat penyimpanan berkas rekam medis
baru, Menghindari penumpukan berkas rekam medis baru karena tidak tersedianya rak penyimpanan
dikarenakan penuh dengan berkas rekam medis sebelumnya juga mempertahankan nilai guna dari
berkas rekam medis dan tetap menjaga kerahasiaan dari berkas rekam medis itu sendiri.
3. Sebelum dilakukannya retensi, prosedur retensi berkas rekam medis harus ditetapkan dan diketahui
oleh seluruh anggota unit rekam medis juga manager pelayanan yang menaungi unit rekam medis juga
direktur rumah sakit tersebut. Dengan ditetapkannya prosedur dalam melakukan suatu kegiatan maka
pelaksanaan kegiatan akan lebih terarah juga termonitor dengan baik. Selain ditetapkannya Standar
Operasional Prosedur sebagai acuan dalam melaksanakan kegiatan peretensian berkas rekam medis,
diperlukan juga untuk menetapkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) agar kegiatan retensi dilakukan secara
berkelanjutan sesuai dengan waktu yang ditetapkan.
4. Hasil penelitian yang didapatkan dari studi literatur pada karya tulis ilmiah ini ditemukan bahwa
pelaksanaan retensi berkas rekam medis harus dilakukan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan
mengingat untuk menjaga kerahasiaan berkas juga menyediakan rak penyimpanan bagi berkas rekam
medis baru seiring bertambahnya jumlah kunjungan pasien kerumah sakit.