PEDOMAN

PENGELOLAAN INVENTARIS
DAN KODE SURAT

SEKOLAH TINGGI KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

PANGERAN DHARMA KUSUMA SEGERAN
INDRAMAYU
 PEDOMAN
PENGELOLAAN INVENTARIS
DAN PENGKODEAN SURAT
YAYASAN DAN STKIP PANGERAN DHARMA KUSUMA SEGERAN

I. PENDAHULUAN

Dalam Rangka meningkatkan pelaksanaan salah satu fungsi administrasi,

yaitu mencatat secara rapi dan teratur pengadaan sarana berupa perlengkapan atau
barang-barang yang menjadi hak milik YAYASAN IBU HJ. CHODIJAH (YABUJAH)
memegang peranan yang sangat penting. Hal ini berkaitan dengan erat dari akibat
dikeluarkan biaya untuk pembelian barang-barang yang menjadi inventaris/hak milik
YAYASAN IBU HJ. CHODIJAH (YABUJAH) yang harus dipertanggungjawabkan
pada tiap akhir tahun, sebagaimana tersebut pada ART YAYASAN IBU HJ.
CHODIJAH (YABUJAH) pasal 29 ayat 3. Pelbagai macam nama/jenis
perlengkapan/barang baik yang dikelola oleh pimpinan
YAYASAN IBU HJ. CHODIJAH (YABUJAH) masih banyak yang belum diketahui
secara langsung, karena belum terdapat tata pencatatan barang yang dianggap baik dan
sama atau seragam. Menyadari akan hal tersebut Pimpinan YAYASAN IBU HJ.
CHODIJAH (YABUJAH) merasa perlu menyusun petunjuk pengelolaan inventaris/hak
milik YAYASAN IBU HJ. CHODIJAH (YABUJAH), yang ditujukan untuk pimpinan
dan staff YAYASAN IBU HJ. CHODIJAH (YABUJAH), STKIP PANGERAN
DHARMA KUSUMA SEGERAN dan unit usaha lainnya, sehingga dapat
melaksanakan pencatatan atau pengadministrasian inventaris/hak milik YAYASAN
IBU HJ. CHODIJAH (YABUJAH) secara mudah dan seragam. Maksud dan tujuan
Petunjuk Pengelolaan Inventaris/Hak Milik YAYASAN IBU HJ. CHODIJAH
(YABUJAH) adalah untuk menyeragamkan tata cara pengadministrasian pengelolaan
inventaris di seluruh YAYASAN IBU HJ. CHODIJAH (YABUJAH) dan unit usaha
lainnya.
II. INVENTARISASI

A. PENGERTIAN
Yang dimaksud dengan inventarisasi adalah kegiatan melaksanakan pengurusan,
penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan dan pendaftaran barang inventaris/hak
milik. Daftar Barang Inventaris /hak milik adalah suatu dokumen berharga yang
menunjukkan sejumlah barang milik YAYASAN IBU HJ. CHODIJAH
(YABUJAH) dan dikuasai pimpinan YAYASAN IBU HJ. CHODIJAH
(YABUJAH); yang berada di dalam maupun yang berada di seluruh unit usaha, baik
yang bergerak maupun yang tidak bergerak. Adanya daftar inventaris yang lengkap,
teratur dan berkelanjutan di semua tingkat pimpinan YAYASAN IBU HJ.
CHODIJAH (YABUJAH) mempunyai fungsi dan peranan yang sangat dihajatkan
dalam rangka :
1. Tertib administrasi dan tertib barang/hak milik,
2. Pendaftaran, pengendalian dan pengawasan setiap hak milik,
3. Usaha untuk memanfaatkan penggunaan setiap barang/hak milik secara
maksimal dalam melancarkan pencapaian maksud dan tujuan YAYASAN IBU
HJ. CHODIJAH (YABUJAH).
4. Menunjang pelaksanaan Penyelenggaraan Pimpinan YAYASAN IBU HJ.
CHODIJAH (YABUJAH).

B. PELAKSANAAN INVENTARISASI

Dalam usaha tertib administrasi pengelolaan barang/hak milik YAYASAN IBU HJ.
CHODIJAH (YABUJAH), pimpinan STKIP PANGERAN DHARMA KUSUMA
SEGERAN dan bagiannya maupun pimpinan unit-unit usaha, melaksanakan
pencatatan dengan mengggunakan buku sebagai berikut :

1. Kartu inventarisasi ruangan (format inventaris 1)

2. Kartu inventarisasi barang (format inventaris 2-1 s.d. 2.4)
3. Buku inventaris barang (format inventaris4)
Pengertian masing-masing jenis kartu dan buku adalah sebagai berikut :
a. Kartu inventaris ruangan dibuat ditempatkan dalam setiap ruangan kantor
YAYASAN IBU HJ. CHODIJAH (YABUJAH) atau STKIP PANGERAN
 DHARMA KUSUMA SEGERAN yang memuat segala jenis barang yang ada
dalam ruangan itu.
b. Kartu inventaris barang adalah kartu yang berisi catatan barang inventaris yang
terpisah atau kumpulan lengkap
c. Buku inventaris merupakan buku yang berisi semua catatan barang yang berasal
dari format inventaris 1 dan format inventaris 2 secara lengkap dan terperinci.
C. MUTASI BARANG
Mutasi barang terjadi karena bertambah dan berkurang.
1. Bertambah, dapat disebabkan :
a. Pengadaan baru karena pembelian
b. Adanya sumbangan, wakaf atau hibah
c. Penyewaan
d. Perubahan peningkatan kuantitas
2. Berkurang, dapat disebabkan :
a. Rusak/hilang
b. Dihibahkan/atau disumbangkan atas keputusan rapat
c. Dijual atau ditukartambahkan atas dasar keputusan rapat pimpinan

D. APARAT PELAKSANA
Sebagaimana halnya dengan pengelolaan keuangan, maka pengelolaan
inventaris/hak
milik menganut sistem pengurusan umum/pengurusan unsur
penguasaan/penanggung
jawab dan pengurusan khusus (pengurusan bendaharawan) yaitu pengurusan yang
mengandung kewajiban untuk menerima, mencatat, menyimpan, mengatur
penggunaan, memelihara dan mempertanggungjawabkan inventaris yang dimiliki
YAYASAN IBU HJ. CHODIJAH (YABUJAH). Pimpinan YAYASAN IBU HJ.
CHODIJAH (YABUJAH) berwenang mengatur dan bertanggung jawab atas
penyelenggaraan administrasi penggunaan dan perawatan barang-barang inventaris
di tingkatnya masing-masing.
E. PELAPORAN
Pimpinan YAYASAN IBU HJ. CHODIJAH (YABUJAH) masing-masing tingkat
berkewajiban membuat laporan tahunan tentang kekayaan/kehartabendaan yang
dimiliki termasuk yang dikelola majelis-majelis/bagian-bagian serta unit amal usaha
 dan disampaikan kepada pimpinan di atasnya dengan format inventaris 5 Mekanisme
penyampaian inventarisasi barang dilaksanakan sebagai berikut:
F. KODE LOKASI DAN KODE BARANG
Semua barang inventaris yang dikuasai dan menjadi tanggung jawab pimpinan
YAYASAN IBU HJ. CHODIJAH (YABUJAH), majelis-majelis/bagian-bagian dan
unit-unit amal usaha harus diberi tanda hak milik YAYASAN IBU HJ. CHODIJAH
(YABUJAH) dengan kode lokasi dan kode barang seperti contoh :
Keterangan :
A : Kode lokasi di kantor pimpinan YAYASAN IBU HJ. CHODIJAH
(YABUJAH)
01 : Tanah
00 : Masih kosong (belum dimanfaatkan)
81 : Tahun perolehan
01 : Nomor register
Pada dasarnya barang yang dimiliki atau dikuasai pimpinan YAYASAN IBU HJ.
CHODIJAH (YABUJAH), STKIP PANGERAN DHARMA KUSUMA SEGERAN,
bagian dan unit amal usaha dibagi 10 bidang :
No. Urut, Bidang, Kode
1. Tanah 01
2. Bangunan Gedung 02
3. Alat-alat angkutan 03
4. Alat-alat kantor dan rumah tangga 04
5. Alat-alat studio 05
6. Alat-alat kedokteran 06
7. Alat-alat laboratorium 07
8. Buku perpustakaan 08
9. Alat kesenian dan kebudayaan 09
10. Tanda-tanda penghargaan 10
Kode Barang dan Kode Lokasi serta pengelompokannya disesuaikan dengan indeks
surat-surat YAYASAN IBU HJ. CHODIJAH (YABUJAH) YANG BERLAKU
SEJAK 21 November 2011, contoh :
Keterangan:
E : Kode lokasi (milik PWM DIY) yang berada/dikelola oleh PWM Majelis P&K
03 : Kode barang berwujud Gedung
 01 : Kode barang Gedung untuk Kantor
82 : Tahun perolehan/membangun
01 : Register/Nomor urut jumlah barang
G. CARA MEMBERI LABEL DAN KODE BARANG
Setiap barang yang dikuasai oleh pimpinan YAYASAN IBU HJ. CHODIJAH
(YABUJAH), majelis atau bagian serta unit amal usaha diberi LABEL PEMILIK
dan nomor kode. Nomor kode barang dan lokasi. Serta pengelompokannya
disesuaikan dengan indek surat-surat YAYASAN IBU HJ. CHODIJAH
(YABUJAH) yang berlaku sejak 21 November 2011. Kode barang yang berada di
unit-unit amal usaha (yang berada di sekolah, rumah sakit, panti asuhan dan
sebagainya), dengan memberikan tambahan angka dibelakang kode organisasinya.
Kode barang dan kode lokasi ditulis sebagai berikut :
A : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di pimpinan YAYASAN IBU
HJ. CHODIJAH (YABUJAH) (wilayah,daerah, cabang dan ranting)
B : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Tabligh
C : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di MajelisTarjih
D : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Biro Hikmah
E : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Pendidikan dan
Kebudayaan
E-1 : Barang-barang yang ada di Sekolah Dasar
E-2 : Barang-barang yang ada di SLTP/Tsanawiyah
E-3 : Barang-barang yang ada di SLTA/Aliyah
E-4 : Barang-barang yang ada di SLTA Kejuruan
E-5 : Barang-barang yang ada di Perguruan Tinggi
F : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Bagian PKU
G : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Pustaka
H : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Ekonomi

III. PENGHAPUSAN
A. PENGERTIAN
Yang dimaksud dengan penghapusan ialah kegiatan meniadakan barang-barang
milik
YAYASAN IBU HJ. CHODIJAH (YABUJAH), sehubungan dengan tidak
berfungsinya barang-barang tersebut.
B. PENGHAPUSAN
Pada prinsipnya barang dihapuskan disebabkan karena :
1. Rusak berat atau setidak-tidaknya sudah tidak bermanfaat lagi untuk
kepentingan
YAYASAN IBU HJ. CHODIJAH (YABUJAH), misalnya : karena hilang, tidak
diperlukan lagi, rusak berat, dan sudah waktunya dihapuskan.
2. Ketentuan penghapusan :
Berdasarkan keputusan Rapat Pimpinan YAYASAN IBU HJ. CHODIJAH
(YABUJAH) dan pelaksanaannya dilakukan dengan berita acara penghapusan.
Sumber :
Kode Surat YAYASAN IBU HJ. CHODIJAH (YABUJAH)
[Kode Surat] - [ No Surat ] / [ Kode Nama Sekolah-Prodi ] / [Bulan Pembuatan] /
[Tahun Pembuatan]

Contoh : SK - 001 / SFH-Kep / VIII / 2011

Kode Surat :
SKEP = Surat Keputusan
SKET = Surat Keterangan
SP = Surat Permohonan/Pemberitahuan
SU = Surat Undangan
SPK = Surat Pernjanjian Kerja sama
SPSB = Surat Penerimaan Siswa Baru
Catatan :
- Setiap Pergantian Bulan / Tahun maka nomor surat kembali restart ke awal
nomor 001.
- Untuk keseragaman semua surat SIT dibawah YRLA harus mengacu pada
ketentuan diatas.