Manajement Kantor

BAB I
Pendahuluan

A. Latar belakang
Pada setiap kegiatan administrasi dan pelaksanaan aktivitas perusahaan seperi pembelian,
penjualan produksi, personalia, perpajkan, perencanaan, program dan pengawasan
memerlukan adanya informasi. Kebutuhan akan berbagai informasi ini sangat penting dalam
segala aktivitas kantor.
Di dalam kantor terdapat ruang kerja yang mememang dibuat untuk memudahkan dalam
menyelesaikan pekerjaan karena itu, sebaiknya area ini diletakkan ditempat yang terpisah dari
fungsi lain agar kegiatan kerja yang memerlukan konsentrasi itu tidak terganggu.
Melalui penatan ruang yang sesuai juaga dapat menghadirkan suasana dinamis yang
meningkatkan kinerja seseorang sehingga aktifitas dapat berjalan dengan lancar. Maka agar
produktivitas kerja meningkat langkah pertama yang harus diperhatikan adalah tata letak
(layout) ruang kantor dan ruang kerja.
Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat
diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian komunikasi kerja pegawaiakan semakin
lancar, sehingga kordinasi dan pengawasan semakin mudah serta akhirnya dapat mencapai
efisiensi kerja.

B. Perumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan manajemen kantor?
2. Apa yang dimaksud dengan informasi?
3. Bagaimana layout kantor yang baik?

C. Tujuan Penulisan
1. Untuk mengetahui menajemen kantor.
2. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan informasi.
3. Untuk mengetahui pengaturan layout yang baik.
4. Sebagai tugas terstrukur mata kuliah Pengantar Bisnis dan Manajemen.

BAB II
PEMBAHASAN
A. Manajemen Kantor
1. Pengertian Manajemen Kantor
Manajemen kantor dapat di definisikan dari penggabungan manajemen dan kantor. Ada
berbagai definisi atau batasanyang diberikan oleh para ahli tentang manajemen kantor,
beberapa diantaranya:
a. Manajemen perkantoran adalah pengarah dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai
tujuannya ayang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya” (J.C. Denver, 1973)
b. Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai pengorganisasian suatu kantor untuk
mencapai suatu tujuan tertentu dan untuk memanfaatkan pegawai dengan sebaik-baiknya
dengan menggunakan mesin-mesin dan perlenkapan yang cocok, metode-metode yang paling
baik dan memberikan lingkungan yang sesuai” (J.C. Denver, 1973)
c. Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan, pengorganisasian
pekerjaan kantor serta menggerakaan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut
untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan ter lebih dahulu”( GR Terrv, 1974)
d. Manajemen kantor merupakan penerapan fungsi-fungsi manjemen pada kantor, yakni
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan kantor agar tujuan kantor
tersebut dapat tercapai, dimana tujuan kantor adalah pemberian pelayanan informasi pada
pihak-pihak yang memerlukan, yaitu: pimpinan, para karyawan, konsumen dan masyarakat.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan yang
dilakukan untuk mengelolah, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana
hasil akhir kegiatan kantor ini berwujud pelayanan informasi pada berbagai pihak.
Manajemen Kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian
dan pengawasan pekerjaan ketatausahaan untuk mencapai tujuan yang telah diperkirakan.
Manajemen Kantor adalah seluruh kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan
tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mamapu menyediakan informasi yang
bemakana bagi proses pembuat keputusan.

2. Fungsi-fungsi manajemen kantor

Manajemen kantor disebut juga manajemen informasi atau manjemen administrasi
merupakan penerapan fungsi-fungsi manajemen untuk sepuluh kegiata pokok. Dalam hal ini
fungsi-fungsi diterapkan secara khusus pada pekerja kantor. Setiap manajer, baik kepala
kantor atau bukan, pertanggung jawab untuk beberapa pekerja kantor termasuk supervise.
Fungsi manajemen kantor tersebut meliputi:
a. Perencanaan kantor
Meliputi segala aktivitas peramalan mengenai hal ihwal yang harus dilaksanakan dan cara
pelaksanaanya dalam bidang tata usaha kantor. Maksud perencanaan kantor adalah mencapai
efesian yang tertinggi dalam pelaksanaan tata usaha tersebut.
Perencanaan kantor dapat meliputi perencanaan prosedur, perbekalan tata ruang kantor.

b. Pengorganisasian kantor
Merupakan suatu kegiatan untuk menjamin kerja sama dan aprtisipasi sejumlah kegiatan
kantor. Suatau proses penyusunan kerja sama anatara elemen-elemen kantor untuk mencapai
tujuan tertentu.
Adalah suatu sistim kerja sama yang meliputi pola pembagian kerja, susunan hubungan kerja,
lalu lintas wewenang dan tanggung jawab antara para petugas dan struktur hubungan
tersebut.
c. Pengawasan kantor
Merupakan salah satu fungsi dari rangkaian proses manajemen kantor yang meliputi seluruh
kegiatan pimpinan organisasi kantor yang meneliti, menyesuaikan dan mengoreksi kegiatan
ketatausahaan agar pelaksanaan tetap seperti rencana.
Tujuan akhir dari pengawasan adalah menjamin agar kegiatan-kegiatan kantor dilaksanakan
secara efisien dan baik. Tiga alat kantor yang bisa digunakan oleh kepala kantor adalah
standar biaya, proyeksi beban kerja (work load), dan penyusunan anggaran.

Aspek manajemen kantor.

a. Tujuan, yang dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan megarahkan dan
mengkoordinasian elemen-elemen manajemen.
b. Organisasi, meliputi kegiatan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk staf tersebut.
c. Metode, urutan pelaksanaan bagaimana dana dimana pelaksanaan manajemen
dilangsungkan.
d. Personalia, meliputi perekrutan.
e. Lingkungan, meliputi banguna kantor, perabot dan kondisi jasmani didalam kantor.
f. Mesin dan perlengkapan, mencangkup segenap benda mati yang digunakan dalam kantor
untuk membantu pelaksanaan kerja staf, tempat ,latihan, dan penghentian karyawan.
Peranan Tujuan Kantor:
a. Penerima informasi.
b. Pencatatan informasi.
c. Penyusun informasi.
d. Pemberian informasi.
e. Perawatan aktiva.

Menyiapkan informasi agar manajemen puncak dapat membuat keputusan.

Informasi tersebut harus:
a. Ringkas (concise)
b. Cermat (accurate)
c. Dalam bentuk yang tepat (in the correct form)
d. Tepat waktu (righ time)
e. Biaya rendah (low cost)

B. Informasi
Pada setiap kegiatan administrasi dan pelaksanaan aktivitas perusahaan memerlukan adanya
informasi. Informasi merupakan sejumlah data yang telah diproses dan disajikan sedemikian
rupa, sehingga dapat dipergunakan untuk barbagai keperluan, seperti mengambil keputusan
pengolahan serta pengendali data dengan harapan agar informasi tersebut menjadi lebih
berguna.

Tujuan pengumpulan informasi:

1. Meningkatkan disiplin.
Informasi yang diperoleh seseorang merupakan faktor dasar yang menentukan tentang apa
yang harus dikerjakan, sedangkan informasi yang diberikan oleh seseorang kepada orang lain
merupakan suatu laporan tentang hasil yang telah dicapai, dan merupakan pula bagian dari
tanggung jawabnya. Makanisme kerja seperti ini dapat mendorong seseorang untuk berfikir
dan bertindak tanpa adanya dorongan dari orang lain.
2. Memberikan dasar bagi pengembilan keputusan.
Salah satu tugas dari manajer adalah mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Berhasil atau
tidaknya tujuan tersebut sangat ditentukan oleh tepatnya keputusan serta tepatnya waktu
dalam pengambilan keputusan agar keputusan yang diambil tepat, informasi yang butuhkan
untuk itu harus cukup lengkap, teliti dan tersedia tepat pada waktunya. Untuk itu
pengambilan keputusan (manajer) harus dapat memperoleh informasi yang cukup dan
lengkap baik dalam jumlah meupun jenis sesuai dengan kebutuhan.

Tujuan Informasi:
- Informasi dapat meberikan bantuan kepada orang lain agar dapat melaksanakan tugas-
tugasnya secara efektif.
- Dapat laba yang layak.

Penggolongan infomasi.
- Informasi internal dan eksternal.
- Informasi yang diulang dan yang tidak diulang.
- Informasi keharusan dan operasional.
- Informasi aktif dan pasif.
- Informasi yang sudah terjadi dan yang akan terjadi.

Sifat-sifat informasi:
- Membantu dalam mencapai tujuan.
- Memberikan pelayanan kepada bagian lain.
- Tersebar keseluruh bagian perusahaan.
- Memberikan kontribusi secara tidak langsung kepada laba perusahaan.

Aktivitas manajemen informasi:

- Menetapkan informasi.
- Menetapkan tipe pemrosesan yang digunakan yang efektif.
- Menciptakan serta memelihara organisasi kantor dengan baik.
- Mencari dan menggunakan tenaga kerja yang mampu serta dapat bekerja dengan baik.
- Mengukur dan mengdakan evaluasi kerja informasi.
C. Layout Kantor
Tata ruang kantor penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara
terinci dari ruang tersebut menyiapkan suatu susunan pratis dari fakor-faktor yang dianggap
perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang baik dan layak. Dengan kata
lain, arti tata ruang kantor dapat pula diutarakan sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh
mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga
pegawai dapat bekrja dengan baik, nyaman leluasa dan bebas untuk begerak sehingga
tercapai efisiensi.

Tata ruang kantor anata lain adalah:

- Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja yang
dipersingkat.
- Menjamin kelancaran proses pekerjan yang bersangkutan.
- Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien.
- Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu
bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya.
- Mencipkatan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.
- Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.
- Mengusahakan adanya keleluasaan bagi gerak para pegawai yang sedang bekerja.
- Kemungkinan pemanfaatan ruangan keperluan lain pada waktu tertentu.
- Kemungkinan perkembangan dan peluasan kegiatan dikemudian hari.

Azas pokok tata ruang:

Dalam buku praktikal plan layout tahun 1955, Richard Muther mengutarakan tentang azas-
azas pokok tata ruang adalah sebagi berikut:
a) Azas jarak pendek, ialah jarak 2 titik dalm garis lurus.
b) Azas rangkaian kerja, ialah penempatan para pegawai dan alat-alat kantor menurut
rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan.
c) Azas penggunaan segenap ruang, ialah apabila mungkin ada ruang ynag tidak terpakai
tidak hanya berupa luas lantai tetapi juga vertical ke atas atau pun ke bawah.
d) Azas perubahan susunan tempat kerja, apabila diperlukan dapat diubah dengan mudah.
Misalnya tata ruang kantor yang terpaksa dirubah karena:
- Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor.
- Penemuan teknologi baru dan lain-lain.

Langkah-langkah Dalam menyusun tata ruang.

Sebelum memulai menyusun konsep tata ruang, maka terlebih dahulu diketahui langkah-
langkah menyusun tata ruang antara lain adalah:
1. Mengetahui hubungan suatu yang melaksanakan tata usaha dengan satuan-satuan kerja
lainnya.
2. Mengetahui sifat pekerjaan (rahasia atau tidak rahasia) dan dengan segenap pekerjaan,
tetukan urutan-urutan pekerjaan, serta ketahui jumlah pekerja yang terlibat:
- Suatu pekerjaan yang melayani publik ditempatkan ditempat yang mudah didatangi orang
luar tanpa mengganggu suatu kerja yang lain.
- Antara satu sama lain saling berhubungan erat, diupayakan untuk dikelompokan pada satu
tempat.
- Satuan pusat yang mengerjakan semua kegiatan ketata usahaan, diupayakan ditempatkan di
tengah-tengah.
- Suatu yang tugas pekerjaanya menimbulkan suara gaduh, diletakkan jauh dari suatu
pekerjaan yang membutuhkan ketenagan.

3. Membuat gambar denah ruangan dengan menggunakan sekala,cantumkan panjang dan

lebar ruangan yang bersangkutan, serta beri tanda, tempat pintu, jendela, dan lain-lain.
4. Susuna letak meja dan kursi pegawai dan perabot lainya, gunakan serta kertas warna-warni
dengan ukuran tertentu, serta beri nomor kode masing-masing.
5. Menyusun denah konsep tata ruang, dengan memperhitungkan kemungkinan perubahan
yang disebabkan oleh:
- Penambahan atau pengurangan pegawai.
- Penambahan atau penggantian parbot/alat kerja.
- Perubahan penyelesian prosedur kerja.
- Perubahan atau pengembangan srtuktur organisasi.
- Perubahan atau penambaha pekerjaan.

Pada dasarnya dikenal adanya 4 macam tata ruang kantor, yaitu:

1. Tata ruang kantor berkamar (Cubicle Type Office)
Tata ruang untuk bekerja yang terpisan atau dibagi delam kamar-kamr kerja.
2. Tata ruang kantor terbuka (Open Plan Office)
Ruang besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama
diruang tesebut tanpa dipisah oleh penyekat.
3. Tata ruang kantor berhias atau berpanorama/bertaman (Landscaped Office)
Ruang untuk bekerja yang dihiasi taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruang kantor berhias
ini mengusahakan agar lingkungan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman,
menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.
4. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk bentuk tata ruang kantor
berkamar, tata ruang terbuka, dan tata ruang kantor berhias.

Prinsip-prinsip tata ruang.

a. Aliran pekerjaan yang sederhana yang membatasi mondar-mandir pegawai dan menghemat
kertas seminimum mungkin.
b. Ruang lantai harus bebas dari rintangan.
c. Meja dapat dengan mudah dilihat oleh pemimpin.
d. Perlengkapan kerja berada didekat penggunanya.
e. Jumlah jalan atau koridor yang memadai dan luasnya juga memadai.
f. Pastikan semua meja mendapatkan penerapan yang cukup.
g. Mesin bersuara gaduh harus dipisahkan dari ruangan.
h. Tata ruang harus menyenangkan.

Lingkungan dan kondisi fisik tata ruang perkantoran yang termasuk lingkungan fisik dalam
tata ruang perkantoran antara lain:
1. Tata Warna.
Warana berpengaruhi terhadap karyawan, ada warna yang dapat meningkatkan semangat
dalam bekerja anatara lain biru, hijau, hijau muda, yang dapat menimbulkan kesan-kesan
sejuk dan tenang(calm efek). Untuk itu yang dilakukan diruang tertentu sebaiknya
menggunakan warna cerah, namaun untuk warana abu-abu dapat menimbulkan suasana
mengantuk. Beberapa pengaruh warna terhadap perilaku manusia antara lain:
- Bagi seorang konsumen dalam mengahargai perusahaan dapat dipengaruhi oleh warna,
dengan demikian kita gunakan warna yang cerah dan atraktif sehingga menimbulkan kesan
yang cheerful dan efisien.
- Warna permuakaan ruangan harus tepat kerena mempengaruhi kesehatan yang dapat
berakibat pada kinerja karyawan.
2. Tata Cahaya.
Kualitas cahaya diukur dengan Foot Candela, yaitu jumlah yang dihasilkan oleh suatu Candel
standar pada suatu kaki. 1 Watt/Foot = 15 FC, 1 Candela = 1.5 watt/m2. Karena mereka
bekerja cepat, lebih sedikit membuat kesalahan dan matanya tidak menjadi cepat lelah.
Cahaya penerangan buatan manusia dapat dibedakan menjadi 4 macam yaitu:
a. Cahaya langsung.
Yaitu cahaya yang langsung adari sumbernya menuju meja pegawai sehingga cahaya yang
dihasilkan sangat tajam dan dapat menimbulkan kelelahan pada mata.
b. Cahaya setengah langsung.
Cahaya yang memancar dari sumbernay melalui tudung yang terbuat dari gelas sehingga
bayangan yang ditimbulkan tidak begitu jelas tapi sebagian besar cahaya menujun ke meja
pegawai.
c. Cahaya setengah tak langsung.
Penerangan ini terjadi dari cahaya yang sebagian besar merupakan pantulan dari langit-langit
dan dinding ruangan, sebagian lagi terpancar melalui tudung keca. Cukup baik karena
bayangan yang diciptakna sudah tidak begitu tajam.
d. Cahaya tak langsung.
Cahaya ini melalui sumbenya memancar ke langit-langit ruangan baru dipantulkan atas meja.
Cahaya tak langsung merupakan penerangan terbaik karena sifat-sifatnya yang sudah tidak
tajam dan cahayanya menyebar ke seluruh ruangan serta tidak menimbulkan bayangan.

Sedangkan sumber cahaya dibedakan menjadi 2 yaitu:

a. Natural Light (matahari).
Harus dikonsumsi secara benar karena jika dikonsumsikan secara langsung maka akan
berakibat meningkatkan suhu kantor, menimbulkan silauan, gangguan pada mata dan ketidak
nyamanan. Untuk mengurangi silauan digunakan widow screen.
b. Artifical Light.
Terdiri dari 3 yaitu:
- Incasdescent light.
- Flourenscent.
3. Ventilasi atau Pengaturan Udara.
Lingkungan kerja yang baik menimbulakan efek produktifitas yang positif yaitu mengurangi
absen hingga 2.5%, produktivitas meningkat hingga 10%, tingkat kesalahan pada juru tulis
(clerk) menurut hingga 1%. Beberapa komponen yang membentuk lingkungan kerja
diantaranya temperatur yang menunjukan tingkat panas udara. Temperature yang nyaman
adalah antara 65-75 F (18-2lo C). Tingkat temperature dipengaruhi oleh tingkat kelembaban
udara, sedangkan temperature yang efektif adalah gabungan antara temperature yang efektif.
4. Suara.
Suara dapat menimbulkan efek negatif yatu suara jalan raya, suara mesin peralatan kantor,
pintu dll. Selain itu juga suara menimbulkan efek positif terhadap kegiatan kerja yaitu
background musik dan percakapan yang menyenangkan.
Berikut ini beberapa sumber suara dan pengaruhnya:
- Alat perkantoran/diacine.
Berupa mesin-mesin yang meningkatkan desibel misalnya 5 mesin ketika yang digunakan
secarabersamaan besarnya 80 desible atau sama dengan lalu lintas sibuk.
- Personal/karyarwan.
Berupa panggilan telepon, percakapan, konferensi/rapat, gerak atau lalu lalang karyawa.

Suara dapat dikendalikan dengan cara:

- Lokasi yang jelek dapat diatasi dengan memindahkan lokasi atau memberi pintu.
- Gangguan suara lalu lalang keryawan mengubah dan memperbaiki alur kerja yang baik
guna mengurangi lalu lalang.
- Permukaan lantai yang tidak sesuai dapat diatasi dengan menggunakan penutup lantai yang
dapat menyerap suara, alat-alat yang mengeluarkan suara diberi masker dan dengan
menghindari pemukaan antai yang terbuka.
- Machine/ perlatan perkantoran diatasi dengan letak mesin yang diberi kedap suara,
menyediakan Acistic Materil ditempat kerja untuk mencegah suara yang masuk.
5. Musik.
Musik yang nadanya lembut sesuai dengan suasana waktu dan tempatnya dapat
membangkitkan dan merangsang bekerja. Oleh karena itu lagu-lagu dapat dipilih dengan teliti
untuk mainkan ditempat kerja. Kalau tidak justru akan mengganggu konsentrasi kerja anda.
Pengaruh positif musik dalam kerja dikantor:
- Mengurangi monoton kerja.
- Menimbulkan kesan yang tenang.
- Membantu karyawan dalam mengembangkan keseimbangan fisiologisnya.
- Mengembangkan suasana efisiensi diman konsentrasi kerja diharapkan dapat meningkat.
- Berkurangnya tingkat kesalahan karyawan.
- Keryawan dapat menikmati tempat kerjanya.

BAB III
KESIMPULAN

Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakuna untuk mengelola, merenanakan, dan
mengontrol setiap aktifitas kantor. Dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berwujud
pelayanan informasi pada berbagai pihak.
Setiap kegiatan administrasi dan pelaksanaan aktivitas perusahaan memerlukan adanya
informasi. Informasi merupakan sejumlah data yang telah diproses dan disajikan sedemikian
rupa, sehingga dapat digunakan untuk berbagai keperluan.
Tata ruang kantor dapat diartikan sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor,
alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai
dapat bekrja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak sehingga tercapai
efisiensi.

ASAS PEKERJAAN KANTOR

 Kantor mempunyai kedudukan sebagai sebuah satuan atau unit dalam suatu organisasi.
Segenap kerja ketata usahaan atau pekerjaan kantor yang dilakukan dalam suatu organisasi
harus pula diorganisir, yaitu dibagi-bagi, disusun dalam kerangka hubungan-hubungannya
satu sama lain. Dalam hubungannya dengan unit-unit organisasi yang ada di dalam organisasi
secara keseluruhan, maka pengorganisasian pekerjaan kantor dapat memakai asas :
1. Sentralisasi ( pemusatan ).
2. Kombinasi ( campuran ).
3. Desentralisasi ( pemencaran ).

Asas Sentralisasi
Semua kerja perkantoran yang ada dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan
dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan-satuan
organisasi yang memikul pekerjaan operatif. Apabila organisasi yang bersangkutan sangat
besar, sehingga kegiaatan perkantoran sangat luas, satuan pelayanan yang dibentuk dapat
lebih dari satu buah. Misalnya bagian surat menyurat tersendiri, bagian kearsipan tersendiri,
bagian pengetikan tersendiri, dan seterusnya. Masing-masing bagian secara sentral melayani
seluruh satuan organinsasi dalam lingkungan tugasnya itu. Bagian pelayanan ini disebut
bagian tata usaha atau sekretariat. Dalam asas sentralisasi, misalnya jika pada penyimpanan
arsip, maka secara sentral semua pekerjaan arsip untuk seluruh kantor di bagian arsip tertentu
dan dibina oleh seorang pemimpin bagian arsip.
Asas sentralisasi mempunyai beberapa kebaikan bagi pelaksanaan pekerjaan kantor
diantaranya adalah :
a) Cara kerja dengan mudah dapat diseragamkan ;
b) Pengawasan mudah dilakukan:
c) Penggunaan peralatandan perabotan kantor dapat dihemat;
d) Beban kerja pekerjaan kantor dapat diadakan pembagian secara lebih merata;
e) Penggunaan tenaga kerja dapat diadakan pengaturan yang lebih luwes.
Asas ini juga mengandung beberapa kelemahan yang mendasar antara lain adalah:
a. Tidak mungkin menampung pekerjaan yang cukup banyak pada waktu yang bersamaan,
misalnya pada akhir tahun anggaran dimana diperlukan penyelesaian laporan kegiatan dari
berbagai unit. Akibatnya penyelesaian pekerjaan unit yang bersangkutan mengalami
kelambatan.
b. Unit pengelola pekerjaan kantor sering tidak memahami kebutuhan yang memperlancar
pelaksanaan pekerjaan unit yang bersangkutan. Bila hal ini terjadi, maka pelaksanaan
pekerjaan unit yang bersangkutan akan mengalami hambatan.
c. karena unit pengelola pekerjaan kantor mempunyai kewenangan yang secara langsung atau
tidak dapat menentukan kelancaran pekerjaan unit lain, berubah menjadi unit yang minta
dilayani.
Asas Desentralisasi
Masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi di samping melaksanakan
tugas-tugas induknya juga melakukan semua kerja perkantoran yang terdapat dalam
lingkungan sendiri. Misalnya bagian personalia suatu organisasi melaksanakan pula
 pekerjaan-pekerjaan korespondensi, pengetikan dan memperbanyak warkat dan pekerjaan
dan pekerjaan pengurusan warkat yang ada dalam lingkungannya. Pimpinan masing-masing
bagian mempunyai arsip mereka sendiri dan masing-masing bagian mempunyai arsip sendiri
pula. Penggunaan asas ini mempunyai beberapa kebaikan yaitu:
a) dapat memperlancar pekerjaan pokok bagi instansi yang mempunyai unit-unit yang
tersebar di beberapa tempat.
b) dapat melayani kebutuhan-kebutuhan khusus bagi unit-unit yang bersangkutan.
c) menumpuknya pekerjaan pada saat-saat tertentu seperti biasa terjadi pada asas
sentralisasi dapat dihindarkan.
Asas desentralisasi pun mempunyai beberapa kelemahan, antara lain
adalah :
a) memerlukan biaya yang cukup besar, karena diperlukan peralatan yang sejenis yang
jumlahnya lebih dari satu. Misalnya instansi yang bersangkutan mempunyai lima unit, maka
harus disediakan mesin foto copy lima buah, padahal mungkin dalam pelaksanaanya
kapasitas mesin foto copy tersebut tidak digunakan secara penuh.
b) Memerlukan tenaga yang banyak untuk mengoperasikan peralatan kantor. Memerlukan
tenaga yang banyak dan biaya yang besar untuk keperluan mengoperasikan peralatan kantor
dan jasa pengawasan pelaksanaan pekerjaan kantor tersebut.
Asas Campuran
Dalam prakteknya jarang sekali suatu organisasi melaksanakan kegiatan perkantoran
dipusatkan sepenuhnya ataau dipisah sepenuhnya. Asas sentralisasi dan desentralisasi sering
dipakai secara bersama. Dengan tujuan untuk mengambil "keuntungan" dari masing-masing
asas tersebut, dan menghindari kelemahan masing-masing, sehingga dengan demikian akan
memperoleh kemudahan dan kelancaran dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran. Dengan
dikombinasikan keduanya asas sentralisasi dan desentralisasi, arsip pribadi pimpinan tiap-tipa
bagian dibuat. Disamping arsip-arsip yang ada pada tiap bagian, terdapat pula "Kelompok
Arsip sentral" yang memuat semua bahan-bahan yang ada dalam seluruh organisasi secara
keseluruhan. Organisasi yang besar, dalam arti cukup komplek pekerjaan kantor yang
dijalankannya, biasanya memerlukan satuan atau unit pelayanan pusat untuk melaksanakan
dan bertanggung jawab mengenai segi-segi ketatausahaan yang terdapat pada seluruh
organisasi. Sebaliknya sebagian kegiatan ketatausahaan yang tidak tepat jika dipusatkan tetap
akan dikerjakan oleh masing-masing satuan organisasi yang bersangkutan.
Satuan organisasi yang menanggani pekerjaan tata usaha pusat biasanya mempunyai
tugas pokok sebagai berikut :
1. Melaksanakan sejumlah aktivitas tertentu yang sebaiknya dipusatkan antara lain :
a) Melayani pembuatan barang cetakan, misalnya kartu, formulir, blangko dan sebagainya.
b) Pengadaan dan pembagian perabotan, peralatan, bahan dan mesin-mesin kantor.
2. Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kerja perkantoran yang
tersebar di segenap satuan organisasi lainnya.
Satuan pelayanan pusat dalam bidang perkantoran hendaklah dipimpin oleh orang yang
benar-benar ahli dalam bidang adminitrasi perkantoran, yang disebut manajer kantor. Seorang
manajer seharusnyalah mempunyai pengetahuan yang luas mengenai segala sesuatu tentang
adminitrasi perkantoran. Misalnya: organisasi kantor, perbekalan kantor, tata hubungan
kantor, tata kearsipan, tata ruang kantor, metode kerja perkantoran, pengawasan pekerjaan
tata usaha. Perlu diperhatikan bagi para manajer kantor yaitu masalah sampai seberapa jauh
penerapan salah satu asas pengorganisasian pekerjaan kantor tanpa mengabaikan asas yang
lain. Sifat pekerjaan kantor adalah sifat rutin dan sifat sementara. Sifat rutin adalah pekerjaan
tersebut selalu dilakukan setiap hari, sedangkan sifat sementara dilakukan hanya sekali saja
bila ada akantetapi dengan jangka waktu yang lama.

PEKERJAAN KANTOR
William H. Leffingwel dan Edwin M. Robinson mengemukakan bahwa pekerjaan
kantor dapat diperinci dalam kegiatan-kegiatan menerima mengantarkan pesanan,membuat
rekening, membuat surat, menyimpan warkat, mengumpulkan perhitungan hutang-hutang
yang belum selesai, mengurus membagi-bagi dan mengirim surat, memperbanyak waskat dan
membubuhkan alamat, menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh, menyederhanakan
sistem, membuat warkat dan mencatat data. Menurut DonaldB Tweedy yang termasuk
pekerjaan kantor adalah pekerjaan fisik, misalnya mengatur mengenai jumlah pegawai yang
dapat menempati suatu ruangan, pengaturan perlengkapan dan meja kerja yang dilakukan di
ruang tersebut. George R Terry mengemukakan, pekerjaan kantor meliputi penyampaian
keterangan secara lisan dan membuat waskat-waskat tertulis laporan-laporan sebagai cara
meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan
kontrol pimpinan. Terdapat kesamaan dari perbedaan pengertian dari pekerjaan kantor,
yaitu segala kegiatan yang ada kaitannya dengan penanganan informasi atau keterangan-
keterangan baik informasi itu berupa lisan atau sudah berbentuk warkat-warkat (yaitu catatan
tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk keperluan
membantu ingatan).
Pengertian kantor adalah :
1. Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi.
2. Proses menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah,
menyimpan, sampai menyalurkan atau mendistribusikan informasi.
3. Setiap tempat dimana pekerjaan kantor dilakukan, dengan sebutan apapun terhadap
tempat tersebut.
4. Unit organisasi yang terdiri dari tempat, staf personalia dan operasi ketatausahaan guna
membantu pimpinan.
Menurut JC. Denyer fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan
warkat (surat menyurat) yang secara terinci adalah sebagai berikut :
1. Untuk menerima informasi misalkan surat-surat, harga, kutipan, dan sebagainya.
2. Untuk mencatat keterangan misalkan persediaan, harga, dan data-data kepegawaian.
3. Untuk menyusu keterangan misalkan pembiayaan, pembukuan, dan sebagainya.
 4. Untuk memberikan keterangan misalkan faktur-faktur penjualan, estimasi harga, dan
sebagainya.
5. Untuk menjamin asset misalkan uang tunai, persediaan, dan sebagainya.
Hakekat pekerjaan kantor adalah sebagai berikut :
1. Mengumpulkan keterangan.
2. Mencatat keterangan
3. Mengolah keterangan
4. Menggandakan keterangan
5. Mengirim keterangan
6. Menyimpan keterangan

KEGIATAN MANAJEMEN PERKANTORAN

Macam kegiatan manajemen perkantoran sangat beragam dan luas. Namun tidak sama
antara organisasi yang satu dengan yang lain. Hal ini dikarenakan sesuai dengan peranan
pokoknya yaitu melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi.
Tentu saja macam dan luas kegiatannya akan tergantung jenis pekerjaan operatif dari masing-
masing organisasi yang bersangutan. Semakin luas tujuan yang akan dicapai masing-masing
pekerjaan operatif, maka semakin luas pula tujuan kegiatan manajemen perkantoran.
Kegiatan pokok manajemen perkantoran dapat dinyakan sebagai berikut ( Terry dalam Sapir,
2004 : 9 – 11 ).
1. Menyediakan suatu organisasi kantor yang efektif :
a. Menempatkan personil yang tepat pada tempatnya.
b. Menentukan aktivitas kerja.
c. Menentukan saluran perintah dan hubungan kerja.
d. Menentukan delegasi kekuasaan dan tanggung jawab.
2. Mengusahakan adanya fasilitas fisik yang baik di kantor :
a. Pengaturan tata ruang kantor.
b. Pengaturan mebel dan alat kantor.
c. Pengaturan penerangan kantor.
d. Pengaturan suara.
e. Pengaturan ventilasi atau udara.
3. Spesifikasi alat-alat dan persediaan-persedian kantor :
a. Spesifikasi meja dan kursi kantor serta perabotan lainnya.
b. Spesifikasi mesin kantor.
c. Spesifikasi persediaan kantor.
d. Spesifikasi alat kantor.
4. Mengusahakan adanya fasilitas service dan komunikasi :
a. Pekerjaan korespondensi, stenografi, dan mengetik.
b. Pekerjaan kearsipan.
c. Pekerjaan mengurus surat masuk dan keluar.
d. Pelayanan telepon dan telegraf.
e. Menyiapkan pegawai bagian humas.
f. Pelayangan petugas yang membawa berita.
5. Mengusahakan adanya hubungan yang memuaskan antara atasan dan bawahan :
a. Supervisi yang cukup.
b. Analisis pekerjaan dan pendidikan.
c. Administrasi gaji.
d. Pemilihan pekerjaan.
e. Latihan dan promosi.
f. Usaha untuk menjamin keselamatan di kantor.
g. Motivasi pekerjaan kantor.
6. Menganalisis dan memperbaiki metode kantor serta prosedurnya :
a. Penghematan gerakan dan penyederhanaan pekerjaan.
b. Standar waktu.
c. Menerapkan metode efisiensi derta prosedur.
7. Mengawasi aktivitas kantor :
a. Kualitas pekerjaan.
b. Perencanaan pekerjaan kantor.
c. Penetapan waktu pekerjaan kantor.
d. Menulis dan memelihara buku-buku petunjuk untuk kantor.
e. Data budget dan biaya-biaya.

PENGELOLAAN PERBEKALAN KANTOR

Perencanaan kantor tidak terlepas dari perbekalan kantor, yang biasanya memerlukan
pertimbangan mengenai jenis-jenis perabot, peralatan dan perlengkapan kantor. Tujuan
pengelolaan perbekalan kantor adalah untuk mengadakan perincian semua kegiatan yang
berhubungan dengan perbekalan kantor. Pengertian perbekalan kantor adalah semua fasilitas
atau barang-barang yang ada dalam kantor, baik langsung maupun tidak langsung digunakan
dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu dengan yang
diharapkan. Tujuan yang telah ditentukan tidak akan tercapai tanpa adanya perbekalan
kantor. Oleh karena itu merencanakan perbekalan kantor harus betul-betul mendapat
perhatian. Tanpa adanya perbekalan kantor yang baik, pelaksanan tugas akan terganggu atau
terhambat, sehingga pencapaian tujuan tidak dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
Seorang manager kantor tidak dapat mengharapkan hasil yang maksimum, apabila tidak
 diberikan alat-alat fisik (perabot, peralatan, mesin-mesin) yang baik. Karena itu perbekalan
kantor yang baik dan cukup memadai akan sangat membantu terhadap proses pekerjaan dan
sekaligus memberikan bantuan yang besar kepada efisiensi pekerjaan kantor.

Kegunaan perbekalan kantor bagi suatu kantor adalah :

1. Untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor.
2. Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor.
3. Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik dan memuaskan.
4. Sebagai aset dan perlengkapan kantor.
Jenis-jenis perbekalan kantor dibagi menjadi :
a. Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau
tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip atau penjepit kertas dan
sebagainya.
b. Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali
atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dan sebagainya.
Macam-macam perbekalan kantor dapat digolongkan sebagai berikut :
1. Perabotan kantor.
2. Peralatan kantor.
3. Bahan kantor.
4. Mesin kantor.

Perabotan kantor
Perabotan kantor yaitu barang atau benda yang menyertai dalam usaha, secara tidak
langsung mempengaruhi hasil dari usaha tersebut, dan bersifat tahan lama. Perabotan kantor
antara lain :
- Meja tulis
- Meja tik
- Kursi
- Almari
- Rak arsip
- Rak buku
Perabotan kantor sangat menentukan keberhasilan kerja pegawai. Denggan
menggunakan perabotan kantor yang tepat, para pegawai dapat bekerja dengan lebih efisien,
dapat pula menambah kekuatan moral dalam menjalankan tugas. Di antara perabotan kantor
yang dibutuhkan, meja dan kursi merupakan perabotan paling pokok. Dalam setiap harinya
hampir seluruh jam kerja dihabiskan di meja kerjanya. Faktor yang perlu diperhatikan di
dalam mengadakan perabotan kantor yaitu :
1. Faktor fungsional, yaitu pengaruhnya secara langsung terhadap pelaksanaan pekerjaan.
Misalnya dalam memilih meja tulis hendaknya memenuhi syarat-syarat :
 a. Dari permukaan meja sampai lanati tidak semuanya tertutup.
b. Permukaan meja tidak berkilat-kilat, sehingga dapat menyilaukan mata.
c. Luas meja tidak terlampau berlebihan, sehingga barang-barang yang terletak di meja dapat
dicapai dengan mudah dngan tangan tanpa harus berdiri.
d. Laci meja mencukupi kebutuhan dan diatur dengan sebaik-baiknya.
e. Model-model meja memungkinkan untuk menambah fasilitas kerja.
2. Faktor prestise, yaitu menyangkut siapa yang akan menggunakan perabotan yang
bersangkutan. Sehingga di dalam memilih perabotan baik ukuran maupun kualitasnya
hendaknya mengingat pejabat yang akan menggunakan. Misalnya untuk pejabat tinggi
hendaknya mendapatkan fasilitas yang lebih istimewa sehingga tamu yang akan mengunjungi
mendapatkan kesan yang baik. Kecuali itu meja pimpinan bisa di tempatkan di dalam ruang
tersendiri dengan maksud :
a. Tidak terganggu oleh kesibukan para pegawai.
b. Dapat menjalankan tugas dengan tenang.
c. Rahasia perusahaan tidak bocor.
d. Tamu yang dianggap terhormat dapat dilayani dengan baik di ruangan pimpinan.
3. Faktor ongkos, harus memperhatikan keadaan keuangan organisasi untuk biaya pembelian
perabotan. Namun demikian juga tetaap memperhatikan faktor tersebut di muka. Jadi harga
lebih tinggi sedikit tidak menjadi soal, asal kualitas baik dan memenuhi syarat untuk bekerja.
Sebaliknya harga murah, kualitas rendah dan tidak memenuhi syarat untuk bekrja, tidak ada
gunanya, justru akan merugikan.
4. Faktor normalisasi, menentukan model dan ukuran tertentu perabotan yang akan digunakan
sesuai dengan kebutuhan organisasinya. Misalnya tentang normalisasi ukuran meja, sangat
menguntungkan. Karena meja yang dibuat dalam ukuran yang sama, diperoleh keuntungan-
keuntungan :
- Memudahkan bila akan diadakan perubahan.
- Perawatan lebih sederhana.
- Harga meja bisa lebih rendah.
- Lebih menarik dan terlihat teratur.
Sebagai contoh tentang ukuran meja, panjang, lebar dan tinggi :
- Meja tulis : 120 x 70 cm., tinggi 72 – 76 cm.
- Meja untuk pimpinan : 130 x 80 cm atau 150 x 90 cm.
- Tinggi meja tik 10 cm. lebih rendah dari meja tulis.
Ukuran kursi : kursi yang baik hendaknya memenuhi syarat tertentu dalam
hubungannya dengan kesehatan dan kenikmatan dari pegawai yang menggunakannya. Syarat-
syarat kursi yang baik :
- Mempunyai sandaran sehingga dapat menjaga bagian belakang badan pemakai.
- Dapat diatur tinggi rendahnya, sehingga bisa disesuaikan dengan keadaan badan pemakai.
- Dibuat secara kuat, sehingga tidak mengkhawatirkan pemakai.
- Bagian yang diduduki menyerupai sadel, sehingga berat badan dapat terbagi merata dan
terasa enak.
Peralatan Kantor
Peralatan kantor yaitu barang atau benda yang secara langsung dipakai dalam
pelaksanaan pekerjaan kantor untuk memperoleh hasil pekerjaan dan bersifat tahan lama.
Peralatan kantor antara lain :
- Macam-macam map - Perforator (pelubang kertass)
- Tempat surat - Stapler (penjepret kertas)
- Pena - Paper clip (penjepit kertas)
- Penggaris - Pembuka surat
- Stempel - Stamp cap
Bahan Kantor
Bahan kantor yaitu barang atau bahan yang habis pakai dalam pelaksanaan pekerjaan
tatausaha. Misalnya : kertas, tinta, pita mesin tik, karet penghapus, akrbon, pensil dan lem.
Mesin-mesin Kantor
Bersamaan dengan kemajuan di bidang teknologi, akhir-akhir ini penggunaan mesin
dalam penyelesaian pekerjaan kantor terus berkembang. Bagi suatu organisasi menuntut agar
penyelesaian pekerjaan kantor berjalan dengan cepat dan tepat. Untuk itu mesin kantor yang
modern sangat dibutuhkan. Dengan menggunakan perlengkapan dan mesin kantor yang
cocok akan memberikan bantuan yang besar kepada efisiensi pekerjaan kantor. Otomatisasi
dan mekanisasi pekerjaan kantor sangat diperlukan, lebih-lebih untuk kantor yang besar
dimana pelayanannya sudah kompleks.
Pemakaian mesin kantor yang semakin luas, tentu memerlukan perencanaan yang
matang. Perlu mendapat perhatian antara lain jenis-jenis perlengkapan yang harus tersedia,
karakteristik dari pada mesin, biaya operasionalnya, biaya permulaan, biaya pemeliharaan,
dan tenaga operasional. Faktor yang perlu diperhatikan bilamana akan menggunakan mesin
kantor :
a. Apakah mesin itu benar-benar diperlukan, dan keuntungan apakah yang akan diperoleh.
b. Menyelidiki pekerjaan, untuk mengetahui apakah pekerjaan itu telah berjalan dengan baik
ataukah belum, apa sebabnya?
c. Membandingkan biaya pekerjaan sebelum menggunakan mesin dengan biaya pekerjaan
setelah menggunakan mesin.
d. Apakah ada mesin yang cocok untuk pekerjaan yang bersangkutan.
e. Apakah dapat diperoleh atau dilatih seorang operator dan apakah aada ruangan kantor yang
cocok?
Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan mesin kantor adalah :
a. Menghemat tenaga kerja, sehingga sebagian pegawai dapat dipindahkan untuk melakukkan
pekerjaan yang lain.
b. Menghemat waktu.
c. Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan, misalnya mesin hitung
memberikan ketelitian secara mekanis dan meniadakan kegiatan pemeriksaan.
d. Mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan metode tertulis. Beberaapa mesin
membosankan, akan tetapi bila dikerjakan dengan cepat dapat mengurangi kebosanan.
e. Pekerjaan nampak lebih baik.
f. Mencegah adanya penggelapan.
g. Mengurangi kelelahan pegawai dan menambah mutu pekerjaan.
h. Memberikan informasi yang lebih banyak dan lebih cepat.
Mesin-mesin kantor juga mempunyai kekurangan :
a. Mesin tidak dapat meyelesaikan pekerjaan yang memerlukan kecerdasan tinggi.
b. Tingkat penyusutan mesin masih relatif tinggi.
c. Sulit mendapatkan opertor mesin yang terlatih dan biaya melatih masih mahal.
d. Pengaruhnya terhadap sistem pekerjaan kantor.
e. Fleksibeliltas dari pada beberapa mesin masih kurang.
f. Suara gaduh dari mesin.
g. Harga mesin masih mahal.
h. Kesulitan dalam pemeliharaan dan perbaikan mesin.
Meskipun terdapat kekurang dari mesin kantor, tapi apabila direncanakan dengan baik
saat akan pengadaan, kekurangan tersebut dapat diminimalisasikan.