ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

 NAMA : MOSES RUALEMBA

KELAS : XI’1 OTKP

 

KD:

3.1 : Memahami Administrasi Kepegawaian

4.1 : Melakukan Pengelompokan

Pengelompokan Administrasi keuangan

1. Pengertian A
Administrasi
dministrasi
adalah
 Administrasi adalah usaha atau kegiatan yang berkenaan dengan peny
penyelenggaraan
elenggaraan
kebijaksanaan untuk mencapai tujuan.
 Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat,
pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.
 Administrasi dalam arti luas
luas adalah
adalah seluruh proses kerja sama
sama antara
antara dua
dua orang
orang atau
atau lebih
lebih dalam
dalam
mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana
saran a dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan
berhasil guna.

2. Pengertian tenaga
tenaga kerja pada umumnya
umumnya

Tenaga kerja merupakan penduduk yang berada dalam usia kerja. Menurut UU No. 13
tahun 2003 Bab I pasal 1 ayat 2 disebutkan bahwa tenaga kerja
ker ja adalah setiap orang yang mampu
melakukan pekerjaan guna menghasilkan barang atau jasa baik untuk memenuhi kebutuhan

sendiri maupun untuk masyarakat. Secara garis besar penduduk suatu negara dibedakan
menjadi dua kelompok, yaitu tenaga kerja dan bukan tenaga kerja. Penduduk tergolong tenaga
kerja jika penduduk tersebut telah memasuki usia kerja. Batas usia kerja yang berlaku
di  Indonesia
di Indonesia  adalah berumur 15 tahun  –
 –   64 tahun. Menurut pengertian ini, setiap orang yang
mampu bekerja disebut sebagai tenaga kerja. Ada banyak pendapat mengenai usia dari para
tenaga kerja ini, ada yang menyebutkan di atas 17 tahun ada pula yang menyebutkan di atas 20
tahun, bahkan ada yang menyebutkan di atas 7 tahun karena anak-anak jalanan sudah termasuk
tenaga kerja.

3. Pengertian Pegawai
Pegawai

Menurut Soedaryono dalam bukunya (Tata Laksana Kantor, 2000 : 6) pengertian

pegawai adalah “seseorang yang melakukan penghidupannya dengan bekerja dalam kesatuan

organisasi, baik kesatuan kerja pemerintah maupun kesatuan kerja swasta”. 

swasta”.  
Dan menurut Robbins (Perilaku Organisasi, Edisi 10 : 2006) pengertian
pe ngertian pegawai adalah “orang
pribadi yang bekerja pada pemberi kerja, baik sebagai pegawai tetap atau tidak, berdasarkan
kesepakatan kerja baik tertulis maupun tidak tertulis, untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam
 jabatan atau
atau kegiatan
kegiatan tertentu
tertentu yang
yang ditetapkan
ditetapkan oleh pemberi kerja”. 
kerja”. 
Berdasarkan pengertian diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa pegawai adalah
seseorang yang bekerja pada suatu kesatuan organisasi, baik sebagai pegawai tetap maupun
tidak untuk memenuhi kebutuhan hidupnya”. 
hidupnya”. 
 

4. Pengertian Administrasi
Administrasi Kepegawaian

 Adminstrasi Kepega
Kepegawaian
waian ialah
ialah segala
segala macam bentuk
bentuk kegiatan atau aktivitas
aktivitas yang
yang berhubunga
berhubungan
n
dengan masalah pemakaian tenaga kerja atau pegawai untuk mencapai tujuan. Sedangkan
tujuan dari administrator adalah untuk menyusun dan mengontrol semua kegiatan untuk
memelihara, mengembangkan, mendapatkan ataupun menggunakan seluruh tenaga kerja
sesuai dengan beban kerja sehingga tujuan dari organisasi atau perusahaan yang telah
ditentukan sebelumnya dapat tercapai. Pengorganisasian kepegawaian adalah menggolongkan
dan menetapkan serta mengatur berbagai macam dari aktivitas maupun kegiatan yang dianggap
sangat penting seperti menetapkan tugas dari seseorang. Dengan begitu para pegawai yang
bekerja didalamnya dapat saling bekerjasama agar mempermudah untuk mencapai suatu tujuan
yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau organisasi.

5. Prinsip-Prinsip Administrasi Kepegawaian

1. Prinsip Kemanusiaan
Prinsip kemanusiaan sudah cukup dilaksanakan dengan baik, karena telah diberikan waktu cuti,
kemudian tunjangan untuk anak dan istri pun juga cukup. Pangkat yang lebih tinggi pun tidak
bertindak sewenang-wenang, artinya para PNS bisa pulang sesuai jadwal pulang kantor.

2. Prinsip Demokrasi

Kadang belum terlaksana dengan baik. Memang bawahan mempunyai sarana untuk
berpendapat, namun biasanya tetap saja kurang diperhatikan dengan pejabat atasan. Tapi untuk
rencana saluran untuk keberatan berjalan lumayan baik.

3. The Right Man on the Right Place

Seringkali prinsip ini tidak berjalan dengan baik, karena banyak sekali pegawai yang tidak bekerja
sesuai dengan keahliannya, kecuali dalam pekerjaan tertentu yang memang harus ditangani oleh
orang yang ahli, misalnya seperti bagian teknik yang mungkin orang yang tidak berpendidikan itu
tidak bisa melakukannya. Namun banyak sekali pegawai-pegawai yang dulu kuliahnya di bidang
 A misalnya menjadi bekerja di bidang B. Contohnya
Contohnya A, kuliah di jurusan teknik geologi tetapi
malah menjadi bekerja di bidang kesekretariatan di kecamatan, yang kerjaannya mengurusi
surat-surat. Jelas posisi ini sangat tidak tepat. Karena itulah posisi yang tidak tepat ini menjadikan
pegawai tersebut tidak mempergunakan keahlian yang seharusnya dia pakai dalam
pekerjaannya sehingga ini menjadikan keahlian itu tidak bisa digunakan secara efektif. Pegawai
tersebut tentunya juga tidak bisa produktif di bidang kesekretariatan tersebut karena pekerjaan
tersebut tidak sesuai dengan pendidikannya. The Right Man on The Right Place sangatlah
penting agar pegawai tersebut bisa mengerjakan pekerjaan sesuai dengan keahliannya, efektif,
cepat dan termotivasi untuk meningkatkan kemampuannya menjadi lebih baik lagi.

4. Equal Pay for Equal Work

Pekerja menilai sistem pembagian gaji itu adil bila mereka menerima gaji yang sama besar
dengan performa atas pekerjaan yang telah mereka lakukan. Untuk mengetahui digaji secara adil
atau tidak, haruslah dilakukan analisa keadaan kantor si pegawai, seperti banyaknya staff yang
ada, jabatan apasaja yang ada, gaji yang diterima oleh tiap orang, kenaikan (gaji/jabatan) atas
prestasi yang telah dilakukan. Lalu di bandingkan dengan gaji dengan pegawai lainnya di kantor
tersebut sehingga bisa diperhitungkan apakah gaji yang diberikan adil atau tidak. Tapi, harus
dibedakan bila didapatkan performa yang sama, umur yang sama di kantor yang sama, namun
status nya berbeda (contoh: belum menikah dengan sudah menikah). Bila telah menikah
menik ah tentunya
 

tanggungan dari seseorang yang belum dengan yang sudah menikah berbeda jauh sehingga
wajar apabila orang yang sudah menikah mendapatkan gaji yang lebih tinggi walaupun performa
yang dihasilkan sama.

5. Prinsip Kesatuan Arah

Prinsip kesatuan arah ini berlandaskan Pembukaan UUD 1945 alinea ke IV, disitu termaktub
tugas yang diamanatkan Pemerintah adalah agar menjadi bangsa yang mempunyai satu
kesatuan yang utuh. Kemudian dengan adanya prinsip kesatuan arah itu diharapkan bisa
mencapai kesejahteraan masyarakat Indonesia secara menyeluruh. Pelaksanaannya belum
tercapai, karena kesejahteraan masyarakat belum merata, dan masih sangat harus dikoordinir
lebih baik lagi untuk mencapai kesatuan arah yang mencapai kesejahteraan.

6. Prinsip Kesatuan Tujuan

Maksudnya adalah harus jelas tujuan organisasinya yang dimuat dalam visi misi dari perusahaan
tersebut. karena itu menjadi acuan gerak dan program kerja. Kesatuan tujuan ini adalah kunci
pokok keberhasilan suatu perusahaan. Mengenai pelaksanaan Prinsip kesatuan tujuan ini
berjalan dengan sangat baik karena jelas visi dan misinya suatu perusahaan umumnya jelas
sehingga tidak membingungkan para pegawainya. Sehinga perusahaan dan para pegawainya
mempunyai tujuan yang sama.

7. Prinsip Komando
Komando disini berarti ada pimpinan yang mengarahkan, dan lebih baik komandonya tunggal
agar fokus pada tujuan perusahaan. Pelaksanaannya prinsip komando baik dan berjalan karena
memang pimpinan dari setiap bidang memang tunggal, tidak boleh pimpinan bidang A menyuruh
bawahan bidang B.

8. Prinsip Efisiensi dan Produktivitas Kerja

Prinsip ini harus jelas karena berhubungan dengan prinsip The Right Man on The Right Place.
Efisiensi tidak tercapai bila disini pekerjaan yang harusnya bisa dilakukan oleh sedikit pegawai
suatu perusahaan tapi pekerjaan itu dilakukan lebih dari yang seharusnya. Dengan dilakukan
oleh banyak orang tentu tidak akan mencapai produktivitas kerja secara maksimal.
Pelaksanaannya memang sering sekali terjadi ketidakefisienan dan produktivitas kerja menurun.

9. Prinsip Disiplin
Pelaksanaan prinsip ini sudah berjalan dengan baik, namun memang kadang kala banyak
Pegawai Negeri Sipil yang masih sering telat datang ke kantor.

10. Prinsip Wewenang dan Tanggung Jawab (Job Description)

Prinsip ini harus jelas karena berhubungan dengan prinsip Komando. Wewenang dan tanggung
 jawab setiap pegawai
pegawai harus jelas agar bisa menjadi rujukan dalam pelaksanaan
pelaksanaan tugasnya di
perusahaan dimana pegawai itu bekerja dan mereka juga harus memahaminya dengan baik.
sepenuhnya.  
Pelaksanaannya sudah berjalan, namun tidak sepenuhnya.
 

6. Fungsi A
Administrasi
dministrasi Kepegawaian

1.  Perencanaan Pegawai 

Perencanaan pegawai dapat didefinisikan sebagai proses penentuan kebutuhan pegawai pada
masa yang akan datang berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga
kerja yang ada. Perencanaan pegawai merupakan bagian penting dari dan sebagai kontributor
pada proses perencanaan strategis karena membantu organisasi dalam menentukan sumber-
sumber yang diperlukan dan membantu menentukan apa yang benar-benar dapat dicapai
dengan sumber-sumber yang tersedia. 
Perencanaan pegawai yang baik akan memperbaiki pemanfaatan pegawai, menyesuaikan
aktivitas pegawai dan kebutuhan di masa depan secara efisien, meningkatkan efisiensi dalam
merekrut pegawai baru serta melengkapi informasi tentang kepegawaian yang dapat membantu
kegiatan kepegawaian dan unit organisasi lainnya. Melalui perencanaan dapat diketahui
kekurangan dibanding kebutuhan sehingga dapat dilakukan perekrutan pegawai baru, promosi,
dan transfer secara proaktif sehingga tidak mengganggu kegiatan organisasi. Dalam membuat
perencanaan pegawai perlu diperhatikan faktor internal dan eksternal organisasi. Di samping itu,
perlu pula diperhatikan langkah-langkah yang harus ditempuh sebagaimana dikemukakan Miller
Burack dan Maryann. 

2.  Pengorganisasian Kepegawaian 

Pengorganisasian adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolong-golongkan dan
mengatur berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu, penetapan tugas dan wewenang
seseorang, pendelegasian wewenang dalam rangka untuk mencapai tujuan. Pengorganisasian
mengantarkan semua sumber dasar (manusia dan nonmanusia) ke dalam suatu pola tertentu
sedemikian rupa sehingga orang-orang yang bekerja di dalamnya dapat bekerja sama secara
berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Salah satu akibat
dari pengorganisasian adalah terbentuknya struktur organisasi dan dalam struktur organisasi
akan nampak bagaimana hubungan antara satu unit dengan unit lain. Dengan kata lain, struktur
organisasi akan mempengaruhi aliran kerja, delegasi wewenang dan tanggung jawab, sistem
kontrol dan pengendalian, serta arus perintah dan pertanggungjawaban. Oleh karena itu, dalam
mendesain struktur organisasi bagian kepegawaian perlu dipertimbangkan berbagai faktor
sebagaimana telah diuraikan dalam kegiatan belajar ini.  

3.  Pengarahan Pegawai 

 Ada banyak teori dan keyakinan tentang apa yang memotivas
memotivasii pegawai. Secara keseluruha
keseluruhan
n
tidak ada kesepakatan tentang motivasi. Oleh karena itu, sangat sulit bagi organisasi untuk
sampai pada kebijakan dan pendekatan yang akan memuaskan semua pegawai. Selain itu, bagi

organisasi dengan skala apa pun, membuat analisis mendalam tentang apa yang memotivasi
setiap pegawai adalah tidak praktis. Namun, ada aturan-aturan praktis yang dapat diikuti setidak-
tidaknya untuk membantu memotivasi pegawai dan meningkatkan kepuasan kerja, yaitu sebagai
berikut. 
a.  Jelaskan kepada para pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif dan pastikan
bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka;  
b.  Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan (imbalan) dan bahwa
setiap hubungan semacam itu dikomunikasikan kepada para pegawai;  
c.  Pastikan bahwa semua pegawai diperlakukan secara adil dan penilaian tentang kinerja
adalah objektif; 
d.  Bilamana mungkin, kembangkan jenis-jenis penghargaan yang berbeda, tidak semua
orang dapat dinaikkan pangkatnya (dipromosikan) atau perlu dinaikkan pangkatnya;  
e.  Doronglah semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja dan kembangkan gaya
manajemen yang mudah diserap dan mampu diubah-ubah untuk menyesuaikan orang dan
 
lingkungan
f.  Kembangkan sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya tetapkan sasaran yang
dapat dicapai tetapi dapat terus berkembang; 
 

g.  Perhitungkan semua faktor lingkungan dan sosial, seperti kenyamanan dan sarana
lingkungan kerja, interaksi sosial diantara pegawai, pokoknya semua faktor yang dapat menjadi
sumber ketidakpuasan. 

4.  Pengendalian Pegawai 

Pengawasan sebagai bagian dari pengendalian merupakan proses pengukuran dan penilaian
tingkat efektivitas kerja pegawai dan tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja dalam
memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan organisasi. Setiap kegiatan pengawasan
memerlukan tolok ukur atau kriteria untuk mengukur tingkat keberhasilan dalam bekerja, yang
dalam penilaian kinerja disebut standar pekerjaan.  
Standar adalah suatu kriteria atau model baku yang akan diperbandingkan dengan hasil nyata.
Banyak jenis standar yang dapat dipergunakan dalam pengendalian kegiatan-kegiatan
kepegawaian. Dalam mengendalikan unit/bagian kepegawaian, pimpinan harus mampu
menemukan butir-butir pengendalian strategis yang dapat dipantau berdasarkan penyimpangan.  

5.  Pengadaan Pegawai 

Perencanaan dan Rekrutmen 
Salah satu fungsi Kepegawaian adalah pengadaan pegawai. Dalam kegiatan pengadaan
pegawai ini harus dilihat apakah ada formasi yang lowong, di samping itu perlu pula dilihat
kebutuhan sumber daya manusia, banyaknya kebutuhan dan jenisnya pekerjaan. Setelah pasti
ada formasi yang lowong, maka baru diadakan serangkaian kegiatan untuk menjaring pegawai
yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit beserta kualifikasinya.  
Sedangkan perekrutan merupakan proses penarikan sejumlah calon yang memiliki potensi untuk

ditarik menjadi pegawai yang dilakukan melalui berbagai macam kegiatan. Perekrutan yang
efektif secara konseptual memiliki beberapa hambatan yang dapat bersumber dari kebijakan
organisasi maupun dari perencanaan sumber daya manusia. Dalam ketentuan perundang-
undangan Kepegawaian Negara terdapat ketentuan yang mengatur formasi yaitu Peraturan
Pemerintah No. 54 Tahun 2003 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil.  
Dalam rangka menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan oleh suatu unit
organisasi, harus ditetapkan oleh seorang pejabat yang berwenang dalam jangka waktu tertentu
berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang harus dilaksanakan, dengan tujuan agar unit
organisasi itu mampu melaksanakan tugasnya dengan baik dan tepat pada waktunya.

7. Asas Pembinaan pegawai

- Asas Legalitas
- Asas Prosedural
- asas penyelenggaraan kepentingan umum
- Asas Profesionalitas
- Asas Pendelegasian Wewenang
- Asas Akuntabilitas
- Asas Perlindungan Hukum