NAMA :GINDO GUSTIAGENG GRACE WIDHIARTA

NPM :20013010096

RMK BAB 5
PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN PESAN -PESAN BISNIS

Pengertian pesan bisnis

1.      Menurut ahli
                      Onong Effendy, menyatakan bahwa pesan adalah: “suatu komponen dalam proses
komunikasi berupa paduan dari pikiran dan perasaan seseorang dengan menggunakan lambang,
bahasa/lambang-lambang lainnya disampaikan kepada orang lain” (Effendy, 1989: 224).

2.      Pesan secara umum

Pesan adalah setiap pemberitahuan (pikiran dan perasaan), kata, atau komunikasi baik
secara lisan maupun tertulis yang dikirimkan dari satu orang ke orang lain.

3.      Pesan bisnis secara umum

Pesan bisnis adalah suatu pesan atau surat yang digunakan oleh pengirim (source) untuk
menyampaikan informasi yang tertulis maupun tidak tertulis, dalam penyelenggaraan kegitan
bisnis yang diterima oleh orang ataupun organisasi (receiver).

Langkah-langkah penulisan pesan bisnis yang baik dan evektif

1.      Perencanaan
Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi tiga tahapan penting yang perlu diperhatikan,
yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, serta memilih saluran dan media komunikasi
yang akan digunakan.
2.      Pengorganisasian
Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang
diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. Perlu diperhatikan bagaimana
menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan
dilaksanakan oleh penerima pesan.
3.      Revisi
Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi substansi pesan yang ingin
disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, dan bagaimana
tingkat pemahamannya. Kalau belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi,
sehingga apa yang telah direncakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.
4.      Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud dan
tujuan komunikasi. Harus dapat menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur sesuai dengan
tujuan organisasi.
5.      Analisis Audiens
Cara Mengembangkan Profil Audiens
Penentuan profil audiens dikatakan gampang apabila lawan komunikasi adalah orang
yang sudah dikenal. Namun akan mengalami kesulitan bila yang menjadi audiens adalah orang
yang belum dikenal. Komunikator dalam hal ini perlu melakukan investigasi untuk
mengantisipasi reaksi mereka.

a.       Menentukan ukuran dan komposisi audiens

Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah
audiens. Audiens jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana
kemudian dipresentasikan atau dibagikan kepada mereka. Untuk audiens jumlah besar, materi
dikemas dalam makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang
lebih formal. Selingan segar seperti humor dapat dilakukan untuk menarik perhatian audiens
yang jumlahnya besar.
b.      Siapa audiensnya
Bila audiens lebih dari satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara
mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting.

c.       Tingkat pemahaman audiens

Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu
diputuskan seberapa jauh audiens harus dididik. Usahakan tidak terlalu menggurui agar audiens
tidak merasa jenuh, bosan, dan kurang tertarik.
d.      Hubungan komunikator dengan audiens
Jika komunikator belum dikenal audiens maka komunikator harus meyakinkan audiens
sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Penampilan komunikator berpengaruh pada
penyampaian pesan komunikator tersebut. Nada suara menunjukkan tingkat hubungan
komunikator dan audiens.

Menentukan penggunaan Saluran dan Media komunikasi

1.      Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikannya adalah kemampuannya memberikan umpan balik dengan segera.
Saluran ini digunakan apabila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan
permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman. Kelebihan lain adalah sifatnya yang
ekonomis. Bermanfaat apabila yang disajikan informasi kontroversial, karena reaksi audiens
dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka.
Komunikasi lisan antara lain seperti pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja,
pertemuan kelompok kecil, seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi
penting lainnya. Semakin sedikit jumlah audiens, semakin baik interaksi diantara mereka.
Presentasi formal seringkali diadakan di auditorium. Kemajuan teknologi sering digunakan untuk
memberi daya tarik bagi suatu presentasi.

2.      Komunikasi Tertulis
Terdapat berbagai macam bentuk seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu
kelebihannya adalah penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan
pesan-pesan mereka.