Membuat Surat Masal Dengan Mail Merge Di Ms Word

Membuat surat massal yang berarti kita membuat suatu Format Surat Induk dan termasuk
semua data-data dari penerima surat tersebut. Surat Masal ini dibuat untuk Keperluan
pembuatan surat atau sejenisnya dengan tujuan untuk mengirimkan atau membuat surat
secara banyak dalam satu waktu.

A. Membuat Mail Merge Untuk Surat Masal

Mail Merge atau biasa disebut dengan surat massal merupakan suatu surat yang ditujukan
untuk beberapa orang sekaligus dalam sati format. Jadi kamu bisa membuat banyak surat
dalam satu waktu dengan menggunakan 1 format surat yang kemudian di atur data penerima
suratnya.

Untuk membuat surat masal ada beberapa lagkah yang harus kamu ikuti, yaitu :

 Persiapkan Format Naskah atau Suratnya

 Data Penerima dari surat masal

B. Buatlah Format Naskah/Surat nya

Sebagai contoh perhatikan gambar di bawah ini :

C. Buatlah Data Penerima Surat

Langkah selanjutnya adalah membuat data penerima surat yang akan kamu buat, Ikuti
langkah-langkah berikut ini :

1. Dalam Format Naskah/Surat yang telah disiapkan

2. Pergi ke Tab Mailing > Select Recipients 

*ada beberapa plihan, Berikut penjelasannya : 

- Type a New List, Untuk Mengetikan daftar data surat baru

- Use Existing List, Untuk menggunakan daftar data yang sudah dibuat sebelumnya
- Choose From Outlook Contacts, Untuk menggunakan daftar data yang telah dibuat
dalam aplikasi Ms Outlook
3. Pilih "Type a New List" Untuk membuat daftar baru, Sehingga akan muncul kotak
dialog berikut :

4. Pilih dan Klik Tombol "Cutomize Columns...", Maka akan muncul kotak dialog
"Cutomize Address List"  Seprti tampak pada gambar di bawah ini : 

5. Hapus Semua data di Field Name, Dengan cara Klik Tombol DELETE di setiap
Field dalam tabel. JIka ada Konfirmasi Pertanyaan untuk menghapus Field, Tekan
saja YES
6. Langkah selanjutnya adalah dengan menambahkan Field Baru, Klik
tombol ADD Untuk menampilkan kotak Dialog Add Field kemudian masukan Field
Sesuai kebutuhan kamu. Setelah itu tekan OK
7. Sebagai Contoh, Ketikan Field "Nama_Penerima", "Alamat", "Kode_Pos" dan
"Kota". Jika berhasil maka tampilannya akan seperti ini : 
 **Keterangan :
- Add, Untuk menambahkan Field
- Rename, Untuk mengubah nama Field
- Move Up & Move Down, Untuk Mengubah urutan/Posisi Field

8. Kemudian Tekan OK, Sehingga akan muncul bagian dialog New Address List seperti
nampak pada gambar berikut :

9. Kemudian masukan data penerimanya dengan cara langsung Ketik di formnya

kemudian tekan TAB untuk memindahkan Kursor.
dan Klik Tombol New Entry untuk menambahkan data penerima,  Sebagai Contoh
ini adalah data penerima yang sudah masuk :
10. Jika semua data penerima sudah di Masukan, Maka langkah selanjutnya adalah
dengan menekan Tombol OK.
11. Setelah menekan Tombol OK, Maka akan muncul bagian dialog Save Address List. 
12. Tentukan Lokasi penyimpanan dan kemudian beri nama file nya
13. Tekan Tombol Save
14.  Sisipkan Field ke dalam dokumen surat yang tadi kamu buat, Dengan cara Aktivkan
Pointer / Klik di bagian setelah kata "Yth," Kemudian Klik Insert Merge
Field Pada TAB MAILING > Insert Merge Field
15.  Perhatikan Gambar di bawah ini : 

**** 
Nama_Penerima, di letakan di sebelah kanan kalimat "Yth"
Alamat, di letakan di sebelah kalimat "Di"
Kode_Pos dan Kota, di simapan di bawah kalimat "Di"

16. Maka Hasilnya akan seperti ini : 

17. Selesai.....

D. Cara Menampilkan Data Record Pada Surat yang menggunakan Mail Merge

1. Pergi Ke Tab MAILINGS > Preview Result

2. Setelah itu datanya akan terlihat

Keterangan Tombol : 

 First Record, Untuk menuju ke data pertama dalam list Field

 Next Record, Untuk Menuju ke data selanjutnya
 Previous Record, Untuk Kembali ke data sebelumnya

TUGAS !
1. Buatlah ringkasan materi diatas
di buku catatan anda.
2. Buatlah 1 contoh surat resmi.