LOGO

PEMERINTAH …………..
SEKRETARIAT DAERAH ……………...

DASAR HUKUM
1. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah dan Perubahannya;

2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan P
Provinsi dan Kabupaten/ Kota;

3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No. 35 Tahun 2012 tentang Pedom
Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan;

4. Peraturan Daerah Kota Sukabumi Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pembentukan Perangkat Daerah

5. Peraturan Walikota Sukabumi Nomor 28 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Pokok, F
Tata Kerja Sekretariat Daerah

6. Peraturan Walikota Sukabumi No. 11 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas Lingkungan Pemerintahan Sukab

KETERKAITAN SOP
1. Pedoman Pengelolaan Arsip (Menjadi bagian dari SOP ini);
2. Pengelolaan Surat Masuk;
3. Pengelolaan Surat Keluar;
4. Penyelenggaraan Rapat;
5. Peminjaman dan Permintaan Dokumen;
6. Pendampingan, Bimbingan Teknis, dan Coaching Clinic.
PERINGATAN
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dilakukan dan ditetapkan;
2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebaga
bentuk kegagalanyang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana;
3. Jika prosedur tidak dilaksanakan, pengelolaan administrasi perkantoran tidak optimal dapat dilaksanakan;
SOP ini dapat dilaksanakan dengan kondisi semua pejabat terkait berada di tempat dan siap melaksanakan pek
4.
 Nomor SOP ………………………..
Tanggal Pembuatan ………………………..
Tanggal Revisi ………………………..
Tanggal Efektif ………………………..
Disahkan Oleh

…………………..

…………………………………...
NIP. ……………..

PENGELOLAAN ARSIP (BAGIAN PENGADAAN

Nama SOP
BARANG/JASA)
KUALIFIKASI PELAKSANA
an Barang/ Jasa Pemerintah dan Perubahannya; 1. Minimal D-3
2. Menguasai pengoperasian komputer
ng Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah 3. Menguasai / Memiliki pengetahuan tentang Arsip

ormasi Birokrasi No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman

merintahan;

ang Pembentukan Perangkat Daerah

g Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Pokok, Fungsi dan

ata Naskah Dinas Lingkungan Pemerintahan Sukabumi

PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. Komputer/ laptop;
2. Internet;
3. Alat Komunikasi;
4. Folder Arsip;
5. Lemari Arsip
 PENCATATAN & PENDATAAN
ng telah dilakukan dan ditetapkan; (Diisi apabila setelah dilaksanakan ada kendala/hambatan)
kapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai segala
elaksana;
erkantoran tidak optimal dapat dilaksanakan;
erkait berada di tempat dan siap melaksanakan pekerjaan.
 PENGELOLAAN ARSIP (BAGIAN PENGADAAN BARANG/JASA)

Pelaksana
No. Kegiatan Pengelola Kelompok Kasubag/ Kepala
Arsip Kerja Staf Bagian

Mulai Mulai Mulai

1 Kepala Bagian, Kasubag/Staf, dan/atau
Kelompok Kerja setelah melaksanakan
tugas yang menghasilkan dokumentasi
atau dokumen dalam bentuk arsip, harus
melakukan penataan, pemberkasan, dan
penyimpanan. Bentuk dimaksud meliputi
namun tidak terbatas pada :
a. Kepala Bagian dan Kasubag/Staf,
antara lain: Arsip surat keluar, Arsip Surat
Masuk, Notulen Rapat, Penerbitan Surat
Tugas, Laporan Tugas, Pendidikan dan
pelatihan, Pengelolaan keuangan,
pendampingan, bimbingan teknis, dan
coaching clinic.
b. Kelompok Kerja, antara lain : Proses
pemilihan penyedia, Kaji ulang
perencanaan, Notulen rapat,
pendampingan, bimbingan teknis, dan
coaching clinic.
Dokumen arsip tersebut diserahkan
kepada Pengelola Arsip untuk
dicatat/disimpan dan proses pengelolaan
arsip lainnya.
Dokumen arsip tersebut dapat berbentuk
elektronik dan/atau non elektronik.

2 Pengelola Arsip menerima dokumen

yang akan diarsipkan, mempelajari,
mencatat sesuai kebutuhan, dan
mempersiapkan tindaklanjut pengelolaan
arsip

B
3 Pengelola Arsip menyimpang arsip
sesuai dengan pedoman penyimpangan
dan pengelompokan Arsip, dan/atau
menyerahkan arsip kepada pihak lain
sesuai dengan kelompok arsip da
kewenangannya.

4 Pengelola Arsip melaporkan rekapitulasi

arsip kepada Kepala Bagian setiap
periode bulanan
 Pelaksana
No. Kegiatan Pengelola Kelompok Kasubag/ Kepala
Arsip Kerja Staf Bagian
5 Kepala Bagian menerima laporan
bulanan arsip dan memberikan catatan
tindaklanjut
6 Pengelola Arsip menindaklanjuti catatan
dari Kepala Bagian

Selesai
ARSIP (BAGIAN PENGADAAN BARANG/JASA)

Mutu Baku
Keterangan
Kelengkapan Waktu Output

Mulai
Surat Masuk, Lembar 5 menit Surat Masuk Tercatat Penyimpanan
Disposisi, Buku dalam Agenda Surat arsip dilakukan
Agenda Surat Masuk Masuk dan dilengkapi terpusat pada
Lembar Disposisi pengelola arsip di
Bagian. Masing-
masing personil
dapat
menyimpang
salinan/copy/dupl
ikasi dokumen
yang diserahkan
kepada
Pengelola
Arsip.

Surat Masuk, Lembar 10 menit Surat Masuk diterima

Disposisi Kepala Bagian

Surat Masuk, Lembar 15 menit Surat Masuk dan Lembar

Disposisi Disposisi yang telah diisi

Surat Masuk 15 menit Surat Masuk

dan Lembar Disposisi dan Lembar Disposisi
yang telah diisi yang telah diisi siap
didistribusikan
 Mutu Baku
Keterangan
Kelengkapan Waktu Output

Laporan Hasil 10 menit Hasil Tindaklanjut

Tindaklanjut Disposisi Disposisi

Surat Masuk dan 5 menit Surat Masuk Tersimpan di

disposisi yang sudah Arsip
ditindaklanjuti