LOGO

PEMERINTAH …………..
SEKRETARIAT DAERAH ……………...

DASAR HUKUM
1. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah dan Perubahannya;

2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan P
Provinsi dan Kabupaten/ Kota;

3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No. 35 Tahun 2012 tentang Pedom
Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan;

4. Peraturan Daerah Kota Sukabumi Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pembentukan Perangkat Daerah

5. Peraturan Walikota Sukabumi Nomor 28 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Pokok, F
Tata Kerja Sekretariat Daerah

6. Peraturan Walikota Sukabumi No. 11 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas Lingkungan Pemerintahan Sukab

KETERKAITAN SOP
1. Pengelolaan Arsip (Bagian Pengadaan Barang/Jasa)
PERINGATAN
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dilakukan dan ditetapkan;
2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebaga
bentuk kegagalanyang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana;
3. Jika prosedur tidak dilaksanakan, pengelolaan administrasi Pengadaan Barang/ Jasa tidak optimal dapat dilaksa
SOP ini dapat dilaksanakan dengan kondisi semua pejabat terkait berada di tempat dan siap melaksanakan pek
4.
 Nomor SOP ………………………..
Tanggal Pembuatan ………………………..
Tanggal Revisi ………………………..
Tanggal Efektif ………………………..
Disahkan Oleh
…………………..

…………………………………...
NIP. ……………..
PENGELOLAAN SURAT MASUK (BAGIAN PENGADAAN
Nama SOP
BARANG/JASA)
KUALIFIKASI PELAKSANA
an Barang/ Jasa Pemerintah dan Perubahannya; 1. Minimal D-3
2. Menguasai pengoperasian komputer
ng Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah 3. Menguasai / Memiliki pengetahuan tentang Surat
menyurat

ormasi Birokrasi No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman

merintahan;

ang Pembentukan Perangkat Daerah

g Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Pokok, Fungsi dan

ata Naskah Dinas Lingkungan Pemerintahan Sukabumi

PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. Komputer/ laptop;
2. Internet;
3. Alat Komunikasi;
4. Buku Kerja;
5. Nota Dinas/ Lembar disposisi;
 PENCATATAN & PENDATAAN
ng telah dilakukan dan ditetapkan; (Diisi apabila setelah dilaksanakan ada kendala/hambatan)
kapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai segala
elaksana;
engadaan Barang/ Jasa tidak optimal dapat dilaksanakan;
erkait berada di tempat dan siap melaksanakan pekerjaan.
 PENGELOLAAN SURAT MASUK (BAGIAN PENGADAAN BARANG/JASA

Pelaksana
No. Kegiatan Pengadministrasi Kasubag/ Kepala
Umum Staf Bagian

Mulai

1 Pengadministrasi Umum menerima

surat masuk dan melakukan klasifikasi
atas surat masuk, mencatat keterangan
atas surat masuk pada buku agenda
surat masuk, dan Menyiapkan lembar
disposisi, mencatat keterangan atas surat
masuk pada lembar disposisi sesuai
format, dan melekatkan lembar disposisi
pada surat masuk.

2 Pengadministrasi Umum menyerahkan

surat masuk yang telah dilekatkan lembar
disposisi Kepala Bagian.
(Jika dalam kondisi Kepala Bagian tidak
ada di kantor dan kondisi surat bersifat
perlu segera ditindaklanjuti, maka
Pengadministrasi Umum menghubungi
Kepala Bagian langsung melalui media
komunikasi untuk menanyakan
tindaklanjut surat.

3 Kepala Bagian menerima, membaca dan

mempelajari surat masuk yang telah
disiapkan, menuliskan disposisi atas
tindaklanjut surat pada lembar disposisi
yang tersedia. Diposisi surat ditujukan
kepada Kasubag/Staf untuk
ditindaklanjuti

4 Kepala Bagian menyerahkan surat

beserta lembar diposisi kepada
Pengadministrasi Umum

5 Pengadministrasi Umum mencatat isi

lembar disposisi surat masuk kedalam
buku agenda surat masuk

6 Pengadministrasi Umum
menyampaikan surat masuk yang sudah
disposisi Kepala Bagian ke
Kasubag/Staf dengan menandatangani
bukti penerimaan surat untuk
ditindaklanjuti sesuai disposisi surat
tersebut
 Pelaksana
No. Kegiatan Pengadministrasi Kasubag/ Kepala
Umum Staf Bagian
7 Kasubag / Staf menerima, membaca dan
mempelajari surat masuk yang diterima
beserta lembar disposisinya. Kasubag /
Staf menindaklanjuti isi surat dan
disposisi atau melakukan disposisi teknis
pada pihak terkait.
Untuk surat yang membutuhkan balasan
atau berdasarkan disposisi perlu dibalas,
dibuatkan surat balasan paling lama 3
(tiga) hari kerja sejak disposisi diterima
atau berdasar waktu yang ditentukan di
dalam disposisi.
Selanjutnya hasil tindaklanjut
disampaikan kepada Kepala Bagian,
baik secara tertulis dan/atau lisan.
Surat dan lembar disposisi asli yang telah
ditindaklanjuti diserahkan kepada
Pengadministrasi Umum untuk
diarsipkan.

8 Kepala Bagian menerima laporan hasil

tindaklanjut disposisi

A A

B B

9 Pengadministrasi Umum menerima,

membaca dan mencatat pada buku
agenda bahwa surat masuk telah
ditindaklanjuti.
Menyimpan surat pada folder arsip

Selesai
AAN SURAT MASUK (BAGIAN PENGADAAN BARANG/JASA)

Mutu Baku
Keterangan
Kelengkapan Waktu Output

Surat Masuk, Lembar 5 menit Surat Masuk Tercatat

Disposisi, Buku dalam Agenda Surat
Agenda Surat Masuk Masuk dan dilengkapi
Lembar Disposisi

Surat Masuk, Lembar 10 menit Surat Masuk diterima

Disposisi Kepala Bagian

Surat Masuk, Lembar 15 menit Surat Masuk dan Lembar

Disposisi Disposisi yang telah diisi

Surat Masuk 15 menit Surat Masuk

dan Lembar Disposisi dan Lembar Disposisi
yang telah diisi yang telah diisi siap
didistribusikan

Surat Masuk 15 menit Disposisi surat tercatat di

dan Lembar Disposisi dalam Agenda Surat
yang telah diisi siap Masuk
didistribusikan

Surat Masuk yang 15 menit Edaran Surat Masuk yang

telah didisposisi telah Disposisi Kebijakan
 Mutu Baku
Keterangan
Kelengkapan Waktu Output

Edaran Surat Masuk 60 menit Tindaklanjut Disposisi

yang telah Disposisi
Kebijakan

Laporan Hasil 10 menit Hasil Tindaklanjut

Tindaklanjut Disposisi Disposisi

Surat Masuk dan 5 menit Surat Masuk Tersimpan di

disposisi yang sudah Arsip
ditindaklanjuti