STUDI KASUS AUDIT MANAJEMEN

SEMESTER GENAP 2019-2020

A. Gambaran Umum Perusahaan

CV Inovasi Kulit Indonesia (CV IKI)
merupakan sebuah usaha yang memproduksi produk
berbahan dasar kulit. Salah satu nilai yang selalu
dijunjung oleh CV IKI adalah pemberdayaan
manusia. Sehingga CV IKI tetap berpegang teguh
mengandalkan tangan manusia untuk menghasilkan
produk handmade. CV IKI menyewa sebuah rumah
kontrakan di Surabaya yang mana digunakan sebagai tempat untuk produksi sekaligus
showroom.
Perusahaan yang telah berdiri sejak tahun 2014 ini memproduksi beberapa produk
seperti: dompet, sabuk, tas, gelang, sarung tangan, smartphone pouch, gantungan kunci
dan berbagai macam desain produk custom sesuai pesanan konsumen. Produk dalam CV
IKI dibedakan menjadi 3 lini penjualan, antara lain:
- Barang Ready: barang-barang yang secara rutin diproduksi dengan brand milik
CV IKI. Barang ini baru diproduksi ulang apabila jumlah stock yang terdapat di
gudang maupun etalase display sudah mulai habis. Setiap 3 bulan sekali CV IKI
akan merilis produk-produk baru supaya pelanggan tidak jenuh.
- Barang Custom: barang-barang yang diproduksi berdasarkan pesanan pelanggan
secara khusus. Produk ini biasanya dipesan oleh pelanggan dalam jumlah satuan.
Umumnya pelanggan yang memesan desain khusus ini ingin memiliki produk
yang desainnya eksklusif, bila perlu tidak ada orang lain yang memiliki produk
yang kembar.
- Barang Borongan: barang-barang yang diproduksi berdasarkan pesanan
pelanggan secara khusus. Namun barang ini biasanya dipesan dalam jumlah yang
sangat banyak sekaligus (minimal 20 pcs). Umumnya yang memesan borongan
adalah pelanggan B2B, yang mana produk yang dipesan biasanya digunakan
sebagai souvenir.
 CV IKI didirikan oleh 3 orang muda yang bersemangat tinggi, yaitu pak Sandi,
pak Giri, dan pak Andri. Sampai dengan hari ini CV IKI belum memiliki struktur
organisasi yang jelas. Akan tetapi karyawan pada CV IKI dibagi berdasarkan tugas atau
bidang kerja sehari-hari.
Tim Produksi
Tim produksi pada CV IKI terdiri dari 14 orang crafter yang dipimpin oleh Pak
Sandi. Sebagian besar crafter memiliki latar belakang pendikan SMA. Pemilik CV IKI
selama merekrut crafter tidak memiliki spesifikasi yang terlalu tinggi.
“Kalau mau jadi crafter di sini tidak perlu pengalaman kok. Asalkan mau kerja
keras, semangat, memiliki visi yang sama dengan perusahaan dan memiliki hati pada
perusahaan. Karena buatku pekerjaan apapun dapat dipelajari selama kita punya
semangat kerja,” kata pak Sandi.
Crafter yang baru masuk dalam perusahaan akan melalui masa training selama 3
bulan. Setelah itu pak Sandi akan menilai apakah crafter tersebut dapat menjalankan
produksi dengan baik atau belum untuk menentukan pengangkatan sebagai karyawan
tetap. Selama masa training tersebut, pak Sandi akan mendampingi crafter baru untuk
mengajarkan teknik-teknik memproduksi produk berbahan kulit dengan menggunakan
tangan, termasuk penggunaan peralatan produksi yang ada pada CV IKI.
Tim produksi ini sendiri dibagi menjadi 2 kelompok, yaitu tim custom dan tim
borongan. Tim custom terdiri dari 3 orang crafter yang bertugas khusus menangani
produksi setiap pesanan produk custom. Sedangkan sisanya masuk dalam tim borongan
yang mengerjakan produksi barang ready dan barang borongan.
Terdapat seorang karyawan tetap bernama Faris yang
bertugas khusus untuk mendesain produk. Faris merupakan
lulusan teknik desain produk, sehingga kemampuannya
difokuskan oleh pak Sandi untuk merancang produk mulai
dari desain pola untuk masing-masing produk sampai dengan
urutan proses pengerjaan produk. Sehingga Faris ini bertugas
mengajarkan kepada para crafter bagaimana urutan
pengerjaan mulai dari pemotongan kulit, penempelan
potongan kulit, menjahit kulit, dan finalisasi sampai dengan
produk itu jadi.
 Tim Penjualan
Tim penjualan ini dikepalai oleh pak Giri. Pak Giri memiliki latar belakang
lulusan manajemen pemasaran, sehingga dirinya merasa cocok berada di bagian
penjualan supaya ilmunya dapat tersalurkan. Pak Giri bekerja bersama dengan 2 orang
karyawan penjualan. Meskipun hanya 3 orang saja yang bertanggungjawab terhadap
penjualan CV IKI, namun pada prakteknya seluruh anggota organisasi dapat berperan
menjadi salesman bagi perusahaan.

Tim Administrasi dan Keuangan

Tim administrasi dan keuangan ini dikepalai oleh pak Andri. Pak Andri
merupakan lulusan akuntansi dan memiliki kedisiplinan yang sangat tinggi. Sehingga pak
Andri memilih untuk mengelola proses administrasi perusahaan dan mengelola keuangan
sekaligus akuntansi CV IKI. Sehari-hari pak Andri dibantu oleh 1 orang karyawan untuk
merekap transaksi-transaksi keuangan sebagai bahan penyusunan laporan keuangan CV
IKI. Pak Andri juga bertugas melakukan costing produk sebelum kegiatan produksi
dimulai. Harga yang dihitung ini akan menjadi acuan tim penjualan untuk negosiasi
dengan salesman. Sedangkan untuk barang ready, pricing ini sepenuhnya menjadi acuan
CV IKI untuk menentuan harga jual.

Berikut ini merupakan gambaran struktur organisasi sederhana yang dimiliki oleh CV IKI:

Pak Sandi Pak Giri Pak Andri

Kepala Administrasi dan
Kepala Produksi Kepala Penjualan
Keuangan

2 orang 1 orang
Faris karyawan karyawan
Product Designer
sales administrasi

14 orang
Crafter
B. Proses Produksi
Alur Produksi pada CV IKI dimulai dari desain produk sampai dengan finishing
produk. Berikut penjelasannya:

Persiapan Menempel Menjahit

Desain Pemotongan Finishing
Material dan Potongan Potongan
Produk Kulit Produk
Kulit Kulit Kulit

1. Desain Produk
Desain produk sepenuhnya dikerjakan oleh karyawan bernama Faris.
Desain produk dapat dilakukan melalui berbagai cara:
a. Desain Barang Ready
Faris diberi target oleh pak Sandi untuk menghasilkan minimal 3
alternatif desain setiap jenis produk per bulannya. Dari alternatif desain untuk
masing-masing jenis produk yang telah dibuat, nantinya akan diseleksi 1-2
desain setiap 3 bulan sekali untuk diproduksi. Sehingga khusus barang ready ini
Faris dituntut untuk selalu berinovasi menghasilkan produk baru yang akan
dilaunching setiap 3 bulan sekali.
b. Desain Barang Custom
Setiap pemesanan desain khusus dari pelanggan, maka Faris bertanggung
jawab untuk mendesain barang tersebut sampai memenuhi ekspektasi dari
pelanggan. Tantangan bagi Faris untuk desain barang custom ini adalah
menterjemahkan imajinasi pelanggan ke dalam desain produk. Selain itu, apabila
pelanggan mempunyai referensi sendiri (berupa foto atau contoh produk) maka
Faris harus melakukan riset terlebih dahulu apakah barang tersebut melanggar
hak cipta brand lain atau tidak. Apabila referensi yang dibawa oleh pelanggan
menyerupai produk milik brand lain, maka Faris akan menyarankan untuk
memodifikasi desain produk tersebut sehingga tidak terkesan identik dengan
produk milik brand lain tersebut.
 c. Desain Barang Borongan
Pesanan borongan umumnya datang dari tim penjualan. Tim penjualan
yang menjalin hubungan dengan pelanggan dan memperoleh informasi
mengenai desain produk yang diinginkan oleh pelanggan. Sehingga Faris
mengikuti apa yang disampaikan oleh tim penjualan setiap adanya pesanan
produk baru. Hal ini dikarenakan Faris tidak mempunyai waktu yang cukup
untuk menemui pelanggan borongan.

Kegiatan desain produk dimulai dari menggambar sketsa produk secara

manual pada sebuah kertas. Apabila gambar yang telah dibuat oleh Faris sudah
disetujui oleh pak Sandi, maka Faris akan menggambar pola pada komputer dengan
menggunakan aplikasi Adobe Illustrator. Setelah file pola jadi, maka Faris akan
mencetak pola tersebut pada kertas art paper untuk dijadikan dummy. Dummy
tersebut masih dapat direvisi apabila menurut diskusi antara Faris dan pak Sandi
masih perlu diperbaiki. Setelah desain pola disetujui, maka Faris akan memesan
pisau pola sesuai desain pola tersebut ke vendor. Pisau pola ini nantinya akan
digunakan untuk memotong kulit pola demi pola sehingga nantinya dapat dirangkai
menjadi sebuah produk. Menurut vendor, pengerjaan pisau pola ini membutuhkan
waktu paling lambat 7 hari. Sehingga pemesanan pisau ini harus diperhitungkan
dengan baik supaya proses produksi tidak terlambat.
2. Persiapan Material dan Kulit
Setelah pisau pola sudah diterima dari vendor, maka proses produksi dapat
dimulai. Sebelum memulai produksi, pak Sandi memiliki prinsip bahwa seluruh
material atau bahan baku dan kulit yang dibutuhkan harus sudah siap. Sehingga
proses produksi tidak terhambat hanya karena ada bahan yang habis atau kurang.
Material meliputi aksesoris (selain kulit) yang menempel pada produk,
benang untuk menjahit, lem untuk merekatkan antar-pola kulit, dan chemical untuk
finishing produk. Apabila material ada yang habis, maka harus segera dibeli di
supplier. Sedangkan bahan baku kulit umumnya jarang mengalami kekurangan,
karena CV IKI selalu membeli kulit dalam jumlah banyak untuk dijadikan stock.
Selain itu, ketika membeli kulit dalam jumlah banyak, maka CV IKI memiliki
bargaining power untuk negosiasi harga. CV IKI tidak ingin mengambil risiko
 kehabisan stok kulit. Pak Sandi menerapkan peraturan untuk material dan kulit harus
sudah tersedia semua minimal 7 hari
sebelum terjadwal dimulainya produksi.
Bagian yang krusial pada tahap ini
adalah alokasi pemotongan kulit. Kulit
sapi pada dasarnya tidak sama ukuran dan
bentuk luasannya satu sama lain. Sehingga
pemotongan pola demi pola harus diatur
dengan baik supaya tidak menyebabkan
adanya sisa potongan kulit dalam jumlah
berlebihan.
3. Pemotongan Kulit
Tahap selanjutnya adalah pemotongan
kulit. Kulit dipotong dengan menggunakan
pisau pola yang telah dipesan oleh Faris.
Pemotongan kulit tidak dapat dilakukan
sembarangan karena tidak semua sisa potongan
kulit dapat digunakan sebagai bahan produk lain.
Sisa potongan kulit yang kecil masih dapat dimanfaatkan untuk produk kecil
seperti gelang. Sedangkan sisa potongan besar masih dapat digunakan untuk pola
produk yang relatif besar seperti dompet ataupun tas. Pak Sandi selalu mengkritik
crafter yang memotong kulit sembarangan. Oleh karena harga kulit yang mahal,
maka pak Sandi menginginkan setiap lembaran kulit dapat dimanfaatkan semaksimal
mungkin supaya tingkat waste dapat ditekan seminimal mungkin.
4. Menempel Potongan Kulit
Setelah kulit dipotong dan menjadi pola-pola yang siap dirangkai menjadi
produk, maka tahap selanjutnya adalah menempel pola demi pola tersebut sehingga
menjadi produk setengah jadi yang siap untuk dijahit. Kegiatan menempel ini
dilakukan secara manual menggunakan tangan manusia.
5. Menjahit Potongan Kulit
Setelah potongan-potongan pola selesai dilem, maka produk setengah jadi
tersebut harus dijahit supaya daya rekatnya semakin kuat. Proses penjahitan juga
dilakukan secara manual oleh crafter menggunakan tangan. CV IKI tidak
 menggunakan mesin sama sekali untuk menjahit produk karena keunggulan CV IKI
adalah produk handmade.
6. Finishing Produk
Aktivitas terakhir dalam proses produksi di CV IKI adalah finishing produk.
Kegiatan finishing meliputi pelapisan produk dengan bahan kimia supaya warna kulit
tampak mengkilat. Setelah itu akan dilakukan instalasi aksesoris pada produk.
Aksesoris yang diinstalasi meliputi buckle, emblem, ring, chain, dan gesper.

Program Borongan
CV IKI mengutamakan pemberdayaan manusia dalam bisnisnya. Pemilik CV IKI
sangat menghargai setiap karyawannya termasuk crafter. Pak Sandi membuat sebuah
program yang disebutnya borongan. Dimana pak Sandi melimpahkan aktivitas menempel
potongan kulit, menjahit potongan kulit, dan finishing produk kepada tetangga sekitar
tempat asal crafter. Jadi setiap harinya ketika crafter pulang ke rumah masing-masing,
mereka akan membawa kulit yang akan dikerjakan di rumah masing-masing.
Crafter akan mengundang tetangga sekitar rumahnya untuk membantu
mengerjakan pekerjaan tersebut. Setelah pekerjaan selesai dikerjakan oleh tim borongan
masing-masing crafter, barang tersebut akan dibawa kembali ke kantor CV IKI untuk
dilakukan quality control. Quality control ini dilakukan oleh pak Sandi, pak Andri dan
seorang crafter senior. Apabila hasil pekerjaan bagus dan rapi, maka CV IKI akan
memberikan reward sesuai tariff masing-masing pekerjaan. Apabila hasil pekerjaan tidak
memenuhi ekspektasi CV IKI, maka sebagai punishment bagi tim borongan adalah
penalty untuk pengganti biaya kulit yang telah digunakan untuk produk yang gagal.
Sehingga program ini dapat mempersingkat waktu produksi.

C. Informasi yang Telah Diperoleh Auditor

Berdasarkan informasi dan keluhan dari pemilik CV IKI, terdapat beberapa keluhan
terkait kegiatan operasional sehari-hari terutama hal-hal yang berkaitan dengan produksi.
Bagi manajemen, permasalahan tersebut dampaknya cukup signifikan terhadap kegiatan
operasional CV IKI. Berikut beberapa permasalahan yang disampaikan oleh pemilik CV
IKI:
1. Permasalahan desain form untuk dokumentasi proses produksi
 Selama ini CV IKI belum memiliki form atau dokumen yang digunakan
untuk mendokumentasikan proses produksi. Sehingga pemilik merasa kesulitan
untuk menelusuri data mengenai efisiensi produksi karena tidak ada catatan sama
sekali. Pak Sandi sangat berharap tim auditor profesional yang direkrut dapat
memberikan rekomendasi desain dokumen apa saja yang dapat digunakan guna
mengumpulkan data mengenai proses produksi sehingga nanti dapat dianalisa.
2. Permasalahan kesiapan produksi
Pak Sandi mengungkapkan bahwa idealnya seluruh material dan kulit harus
sudah siap 7 hari sebelum jadwal produksi dimulai. Akan tetapi selama ini yang
terjadi masih sering terjadi keterlambatan, khususnya dalam hal persiapan material.
“Kalau kulit tidak usah diragukan kesiapannya, karena pasti siap. Kita punya banyak
stock kulit. Tapi masalah kesiapan material ini seringkali terjadi. Harusnya 7 hari
sebelum produksi sudah siap, akan tetapi biasanya 3 hari baru siap. Bahkan terkadang
terpaksa harus mulai memotong kulit dahulu meskipun material pendukung belum
siap, daripada proses produksi terlambat nanti urusannya dengan pelanggan,” jelas
pak Sandi.
Pak Sandi mengaku bahwa belum ada yang bertanggung jawab khusus untuk
pembelian material. Bagi pak Sandi, kesiapan itu harusnya menjadi kesadaran bagi
para crafter karena merekalah yang bertanggung jawab terhadap proses produksi.
“Kalau saya sendiri yang harus belanja material, jelas waktuku tidak cukup karena
harus mengontrol tim produksi,” ungkap pak Sandi.
3. Permasalahan pengukuran efisiensi kinerja crafter
Pekerjaan crafter sehari-hari dan kuantitas yang diproduksi juga cukup
banyak. Pak Sandi merasa bahwa 14 orang crafter sudah lebih dari cukup. “Ini
industri padat karya, jadi terkadang saya sendiri sampai ikut terlibat dalam proses
produksi. Kenapa saya sampai terlibat? Karena melihat crafter yang kerjanya lambat.
Memang kecepatan kerja saya lebih tinggi karena pengalaman. Tetapi bila crafter
diburu-buru kecepatannya, biasanya hasil kerjanya justru tidak maksimal. Jika
produk tidak dikerjakan secara sempurna, maka sama saja kita buang-buang kulit
yang mahal. Jadi bingung bagaimana caranya mengukur efisiensi kinerja crafter
supaya bias menerapkan sistem reward punishment. Karena selama ini di CV IKI
crafter hanya memperoleh gaji berdasarkan kehadiran kerja,” cerita pak Sandi.
4. Keraguan akan efektifitas dan efisiensi program borongan
 Bagi pak Sandi, program borongan ini benar-benar terobosan bentuk
Corporate Social Responsibility. Di satu sisi program ini dapat membantu
meningkatkan kesejahteraan daerah asal masing-masing crafter. Namun sisi
negatifnya adalah kesulitan mengendalikan pekerjaan tim borongan masing-masing
crafter. Seringkali saat produk selesai dikerjakan oleh tim borongan, maka CV IKI
akan melakukan quality control. Sekitar 20% dari pengerjaan selalu bermasalah.
Masalah yang terjadi antara lain, salah menempel, jahitan tidak lurus, pemberian
chemical yang tidak merata pada permukaan kulit, sampai dengan adanya aksesoris
yang lupa dipasang.
“Meskipun ada sistem denda untuk kesalahan pengerjaaan, tetapi saya
berharap tidak ada kesalahan supaya juga sama-sama untung. Buat apa saya
membuat program borongan tapi ujungnya tim borongan yang nombok terus. Saya
sempat berpikir apakah sistem borongan saya yang salah, atau memang tarif
borongan yang terlalu rendah sehingga tim borongan kerjanya tidak maksimal,” tutur
pak Sandi.
5. Miskomunikasi perancangan produk
Desain produk merupakan kunci utama yang menentukan kepuasan
pelanggan khususnya untuk barang custom dan barang borongan. Karena CV IKI
harus mampu memenuhi ekspektasi desain produk dari pelanggan. “Saya sering
menerima komplain dari pelanggan setelah produk jadi dan diserahkan kepada
pelanggan. Komplain yang disampaikan pelanggan biasanya terkait ketepatan
desain. Seringkali pelanggan mengeluh mengapa produk tidak sesuai dengan apa
yang diharapkan oleh pelanggan di awal,” cerita Faris.
Hal itu diakui oleh Faris karena setelah dummy produk jadi, tidak
ditunjukkan kepada pelanggan dan tidak ada persetujuan. Sehingga pelanggan dapat
dengan mudah menyampaikan komplain ketidaksesuaian dan meminta ganti barang
ataupun pengembalian uang tanda jadi. Bagi pak Sandi kondisi ini dapat merugikan
perusahaan karena menyebabkan pelanggan kecewa, pelanggan batal membeli, dan
CV IKI harus mengeluarkan biaya produksi lagi untuk mengganti barang.
D. Pertanyaan
CV IKI merekrut tim konsultan profesional untuk mengetahui apakah kelemahan
dalam proses produksinya. CV IKI berharap memperoleh rekomendasi untuk mengantisipasi
permasalahan yang dihadapinya supaya kinerja proses produksi dapat meningkat.
Posisikan diri Anda sebagai auditor internal professional yang direkrut oleh CV IKI
Berdasarkan informasi yang telah diperoleh pada bagian sebelumnya, maka jawablah
pertanyaan-pertanyaan berikut:

1. Buatlah Audit Plan yang akan Anda terapkan pada perusahaan ini berdasarkan
preliminary survey di atas. (Buatlah secara terperinci bagaimana rencana kerja audit
yang akan Anda terapkan)
2. Buatlah risk and control assessment! Jelaskan apa saja yang menjadi critical problem
area (CPA) bagi Anda!
3. Buatlah Audit Program apa saja yang akan Anda terapkan berdasarkan CPA yang
telah Anda buat pada poin 2!
4. Berikan rekomendasi yang tepat untuk seluruh CPA yang telah Anda identifikasi pada
poin 2! Seiring berkembangnya teknologi informasi, rekomendasi terobosan seperti
apa yang dapat kelompok kalian sarankan bagi Perusahaan.

Anda diperbolehkan menggunakan asumsi tersendiri apabila diperlukan. Jangan lupa

tuliskan asumsi yang Anda gunakan apabila ada!

---------------------------------------------------------------
-----------

Selamat mengerjakan!
Sukses selalu!
Tuhan memberkati.