I.

Risk and Control Assessment

No Risk Control Applied Likelihood Impact Score Rank Risk

Mitigation
Plan

1 Kapasitas PT. ISA 4 4 16 2 Reduce,

gudang area melakukan - Membuat
yang tidak pemantauan kebijakan
memadai terhadap peraturan
persediaan yang mengenai
dititpkan dengan penitipan
cara memeriksa barang yang
dokumen dari lebih ketat,
nota pengambilan peraturan lebih
dan nota ketat kepada
pengembalian pelanggan,
seperti
memberikan
jangka waktu
dan batasan
jumlah yang
dititipkan
barangnya

- Bagian
gudang
melakukan
pencatatan
beserta tanda
seperti label,
mengenai
mutasi dari
persediaan
 penititpan
customer

- Melakukan
perhitungan
titik
pemesanan
kembali atau
reorder point
pada saat
barang sudah
mau habis dan
melakukan
pengecekan
terhadap
kapasitas
gudang secara
berkala.

2 Distribusi dari PT ISA melakukan 2 3 6 5 Avoid,

produk yang pembagian pasar - Melakukan
tidak merata menjadi beberapa pembaruan
katgori yang satu secara berkala
dengan kateogori mengenai
yang lain secara daftar dari
khusus. masing-masing
Melakukan strategi outlet,
pengelompokan melakukan
pasar menjadi pemantauan
beberapa bagian apakah terjadi
tertentu (outlet) pemindahan
dari outlet
yang satu ke
 outlet lainnya

- melakukan
pengecekkan
atas
pendistribusian
produk melalui
daftar-daftar
dari outlet
yang yang
melakukan
pemesana

- Melakukan
pengiriman
pada produk
dibagi
berdasarkan
per wilayah

- Melakukan
maping produk
sebelum
pendistribusian
produk.

3 Data call sheet - Dilakukan 4 5 20 1 Reduce,

yang tidak pengecekan perusahaan
akurat pada data call memberikan
membuat sheet standar
penyimpangan - Melakukan ketentuan
pada strategi pengecekan pemeriksaan
 distribusi yang lapangan dimana
ada secara bertahap dilakukan
dan rutin pencatatan
dengan orang barang pada
yang berbeda call sheet pada
orang yang
bertugas
mencatat di
lapangan
sehingga
meminimalisir
terjadinya
penyimpangan.

4 Adanya - Dengan cara 3 3 9 3 Accept,

distribusi melakukan perusahaan
brand-brand pengecekan harus melihat
yang belum barang kondisi
maturity dan sebelum terlebih dahulu
tidak tepat barang dengan cara
pada area distribusikan melakukan
tertentu - Memastikan pemeriksaan
terlebih dahulu lapangan
apakah barang secara berkala
yang akan agar dapat
didistribusikan meminimalisir
sudah sesuai terjadinya
dengan segmen barang yang
pasar belum
- Dilakukannya maturity
pemetaan didistribusikan
daerah tidak tepat
disitribusi pada area
 berdasarkan tertentu.
segmen pasar
yang sudah
ditentukan

5 3 2 6 4 Reduce,
Adanya retur - Menetapkan
perusahaan
suatu produk batas waktu
tetap
tidak retur rokok
menerima retur
dijadwalkan dari pelanggan.
dari
dan tidak ada
- Menjadwalkan pelanggan,
pembatasan
khusus namun dengan
terhadap retur
pemeriksaan adanya
yang ada pada
langsung penjadwalan
pelanggan
terhadap serta harus ada
yang
produk-produk ketentuan
mengakibatkan
yang ada di mengenai
barang
pelanggan, produk yang
kadaluarsa
terutama diretur.
dalam gudang
pengecekan
yang diterima
pada
dari pelanggan
kadaluarsanya
tidak dapat
(harus ada
dikontrol oleh
data)
bagian gudang
sehingga
dikembalikan
pada
principalnya.
1. Kapasitas gudang area yang tidak memadai
Kapasitas gudang pada PT. ISA yang seringkali mengalami
kapasitas yang overload. Hal ini pernah muncul pada PT ISA dan
sering terjadi terutama pada saat terjadinya pengumuman mengenai
kenaikan harga, sehingga pelanggan akan melakukan pembelian
dengan jumlah. Kategori customer pada PT. ISA cenderung paling
banyak yaitu terdiri atas Retail Tradisional yang berjumlah 15.000
outlet. Retail Tradisional adalah pedagang grosir kecil dan retailer
yang rata-rata tidak memiliki gudang besar, sehingga pelanggan akan
cenderung melakukan penitipan barang kepada PT. ISA. Melalui
adanya hal-hal tersebut, akan menimbulkan mulai dari kapasitas
gudang yang penuh yang berakibat pada perputaran inventory
melambat karena perusahaan tidak bisa menyimpan pesanan-pesanan
baru. Resiko barang titipan pelanggan yang terjual, maka dapat
menimbulkan komplain atau ganti-rugi. Melakukan penyimpanan
barang di luar area gudang dapat membahayakan kuantitas dan kualitas
dari barang atau produk. Dengan adanya hal tersebut, maka kami
memberikan nilai likelihood dan nilai dari dampak atau impactnya
yaitu sama-sama 4.

2. Distribusi dari produk yang tidak merata

PT ISA melakukan pengelompokkan pasar ke dalam beberapa
kategori, dimana hal tersebut juga berkaitan dengan strategi dari
pricing dan pemasarannya. Strategi pengelompokan pasar menjadi
beberapa outlet, akan tetapi setelah diteliti, terdapat beberapa dari
 grosir kecil pada beberapa titik yang seharusnya sudah sesuai dengan
kriteria Sub Agen kelas 4 atau 5, akan tetapi masih belum dapat
terdeteksi dengan baik pada bagian perusahaan. Selain itu,
pendistribusian produk pada area tertentu dinilai terlalu banyak pada
satu titik atau outlet, sehingga terdapat pendistribusian yang tidak
merata, dimana hal tersebut akan berdampak pada penentuan harga
yang menyebabkan harga barang atau produk akan jatuh. Akan tetapi
hal tersebut jarang terjadi pada PT ISA, sehingga kami memberikan
nilai sebesar 2 dan untuk impact kami memberikan nilai 3, karena
dampak yang terjadi tidak terlalu signifikan.

3. Data call sheet yang tidak akurat membuat penyimpangan pada

strategi distribusi yang ada
Ketidaktepatan atau ketidakakuratan data terjadi karena adanya
orang yang memanipulasi data transaksi di lapangan pada call sheet.
Hal ini mungkin dapat disebabkan karena kurangnya standart protokol
atau peraturan yang jelas mengenai standar pemeriksaan dan
pencatatan data yang ada, sehingga menyebabkan terjadinya
kecurangan penulisan yang mengakibatkan kesalahan pada strategi
distribusi pasar yang ada. Karena itu kami memberikan nilai likelihood
4 karena kejadian ini sering dilakukan pada saat dilapangan hal ini
terjadi karena salesman ingin mendapatkan KPI yang baik. Sedangkan
nilai untuk impactnya atau dampaknya adalah 5 karena kejadian ini
menyebabkan dampak yang besar yaitu adanya kesalahan pada
pembuatan strategi distribusi yang perusahaan lakukan untuk mencapai
target pasar.

4. Adanya distribusi brand-brand yang belum maturity dan tidak tepat

pada area tertentu
Hal ini dapat terjadi dikarenakan perusahaan belum melakukan
pemetaan atas distribusi produknya, penyebabnya karena memiliki
banyak brand yang dipegang oleh perusahaan sehingga sering terjadi
distribusi penyebaran produk yang tidak tepat oleh perusahaan. Brand-
brand yang didistribusikan perusahaan juga tidak sesuai dengan
 segmen wilayah penyebaran produk tersebut, sehingga barang menjadi
tidak laku untuk terjual dan perusahaan harus bergerak cepat untuk
merotasi produk pada pasar yang potensial bagi brand tersebut. Hal ini
dilakukan agar produk dapat laku terjual dan tidak terjadi penumpukan
stock di perusahaan. Permasalahan ini cukup sering terjadi di
perusahaan maka memiliki nilai likelihood 3 dan impactnya dinilai 3
karena dampaknya yang kurang signifikan bagi perusahaan, karena
produk tersebut masih bisa diolah kembali untuk dijual pada segmen
yang tepat.

5. Adanya retur suatu produk tidak dijadwalkan dan tidak ada

pembatasan terhadap retur yang ada pada pelanggan yang
mengakibatkan barang kadaluarsa dalam gudang yang diterima
dari pelanggan tidak dapat dikontrol oleh bagian gudang sehingga
dikembalikan pada principalnya

Bagian gudang sudah menetapkan jadwal rutin untuk retur pada

principal, tetapi yang menjadi risiko adalah bagian gudang tidak dapat
mengontrol kadaluarsa stok barang yang dikembalikan pelanggan. Hal
ini mengakibatkan barang-barang tersebut dapat menumpuk hingga 1
tahun lamanya dari tanggal kadaluarsa. Apabila hal ini tetap dibiarkan,
maka akan menimbulkan penumpukan produk yang sudah kadaluarsa,
yang lebih banyak dibanding produk yang sudah terjual. Karena hal ini
cukup sering terjadi, maka diberi nilai 3 untuk likelihood. Untuk
dampaknya bagi perusahaan akan diberi nilai 2 karena tidak
menimbulkan dampak yang cukup signifikan karena perusahaan masih
dapat menerima retur.
 Risk Matrix

Likelihood Impact

Very Low Low Medium High Very High

Rare

Unlikely Distribusi
dari produk
yang tidak
merata

Possible Adanya
Adanya retur
distribusi
suatu produk
brand-brand
tidak
yang belum
dijadwalkan
maturity dan
dan tidak ada
tidak tepat
pembatasan
pada area
terhadap retur
tertentu
yang ada pada
pelanggan
yang
mengakibatkan
barang
kadaluarsa
dalam gudang
yang diterima
dari pelanggan
tidak dapat
dikontrol oleh
bagian gudang
sehingga
dikembalikan
 pada
principalnya

Likely Kapasitas Data call sheet

gudang area yang tidak
yang tidak akurat membuat
memadai penyimpangan
pada strategi
distribusi yang
ada

Almost Certain

II. Audit Program

Audit Program for Inventory and Distribution Department

Audit Segment: Inventory and Distribution Objective of Operation: Bagian penyimpanan

Audit Budget: 7 Minggu (Rp 100.000.000)
sekaligus distribusi pada barang atau produk
bisa berjalan sesuai dengan 3E, yang dimana
agar dapat mengelola bagian penyimpanan
dan distribusi pada barang atau produk dengan
sebaik mungkin dan mengatasi risiko-risiko
yang timbul pada PT ISA.

Risks Controls Test W/P Comments

Ref

Kapasitas gudang area - Membuat kebijakan - Melakukan ID1

yang tidak memadai peraturan mengenai pemeriksaan
(Medium to High) penitipan barang yang terhadap
lebih ketat, peraturan kebijakan
lebih ketat kepada peraturan dan
pelanggan, seperti SOP perusahaan
memberikan jangka yang berkaitan
waktu dan batasan tentang penitipan
jumlah yang dititipkan barang di
barangnya gudang PT ISA
- Memeriksa
-Bagian gudang perhitungan dari
melakukan pencatatan reorder point
beserta tanda mengenai - Melakukan
mutasi dari persediaan wawancara
penititpan customer terhadap
manager PT.
- Melakukan ISA dan kepala
perhitungan titik dari divisi
pemesanan kembali gudang
atau reorder point pada - Melakukan
saat barang sudah mau observasi pada
habis dan melakukan gudang tempat
pengecekan terhadap penitipan barang
kapasitas gudang - Melakukan
secara berkala. Physical
Examination
- Melakukan
pencocokan pada
dokumen bon
pengambilan,
bon penjualan,
surat jalan, Bon
Pengembalian,
dan jumlah fisik
di gudang PT
 ISA

Distribusi dari produk - Membuat daftar- - Mengecek daftar ID2

yang tidak merata (Low daftar mengenai outlet yang
to Medium) pendistribusian dituju untuk
produk, dimana melakukan
melalui hal ini pendistribusian
dapat merata antar sudah sesuai
daerah atau antar - Mengecek daftar
satu outlet dengan produk sudah
outlet yang lain sesuai untuk
melakukan
pendistribusian
pada setiap
outlet
- Mengecek
Physical
Examination
pada setiap
outlet
- Mencocokan
surat jalan, dan
stok barang yang
ada pada tiap
outlet
- Melakukan
observasi
lapangan seperti
ke tempat outlet
yang satu
dengan outlet
yang lain
Data call sheet yang - Dilakukan - Apakah ada ID3
tidak akurat membuat pengecekan peraturan tertulis
penyimpangan pada pada data call mengenai cara
strategi distribusi yang sheet pencatatan call
ada (Very High) - Melakukan sheet ?
pengecekan - Apakah
lapangan secara pengecekan
rutin dan dilakukan pada
berkala dengan call sheet secara
orang yang rutin dan
berbeda berkala?

Adanya distribusi - Perusahaan - Apakah perusahaan ID4

brand-brand yang melakukan telah memiliki
belum maturity dan pengecekan dan dokumen pemetaan
tidak tepat pada area pemeriksaan area segmen pasar?
tertentu (Medium) barang di lapangan - Apakah produk
- Memastikan bahwa yang tersebar di
barang telah lapangan sudah
distribusikan tepat sesuai dengan
dengan tepat pada sasaran segmentasi
pasar yang tepat pasar yang dituju?
- Membuat
pemerataan area
distribusi
berdasarkan
segmen pasar yang
ingin dituju

ID5
Adanya retur suatu - Menetapkan - Apakah
produk tidak penjadwalan untuk penjadwalan
dijadwalkan dan tidak ngengeceksetiap untuk melakukan
ada pembatasan tanggal kadaluarsa pengecekan rutin
terhadap retur yang ada dari prosuk-produk atas kadaluarsa
pada pelanggan yang rokok di setiap produk yang ada
mengakibatkan barang outlet secara di outlet-outlet
kadaluarsa dalam bertahap. sudah ditetapkan
gudang yang diterima perusahaan?
- Perusahaan memberi
dari pelanggan tidak
batasan waktu retur - - Apakah
dapat dikontrol oleh
dan tidak akan SOP perusahaan
bagian gudang sehingga
menerima retur sudah mengatur
dikembalikan pada
apabila produk- pengenai
principalnya (Low to
produk tersebut pengembalian
Medium)
mengendap terlalu barang yang
lama. (Asumsi kadaluarsa?
outlet-outlet bisa
- Apakah terdapat
membantu salesman
kondisi tertentu
mengecek tanggal
yang dapat
kadaluarsa sehingga
menyebabkan
bisa saja outlet
risiko tanggal
memberikan sendiri
kadaluarsa yang
barang untuk
baru
dikembalikan
dikembalikan
sebelum diperiksa
lebih dari 1
oleh salesman yang
tahun?
bertugas)
- Apakah
.
perusahaan
sudah
menerapkan
sanksi
keterlambatan
atas retur barang
kadaluarsa?
- Apakah
perusahaan
sudah membuat
analisis trend
penjualan dari
setiap outlet-
outlet tertentu
yang mengambil
banyak produk
tetapi banyak
yang tertimbun
dan menjadi
produk
kadaluarsa yang
tidak segera
diretur?

- Apakah
perusahaan
sudah
menerapkan
pemberian
reward atas
outlet-outlet
yang tidak
pernah retur
barang? (asumsi
outlet
mengambil
produk rokok
dalam jumlah
besar. Jumlah
yang besar bisa
 ditentukan lebih
spesifik lagi)

III. Rekomendasi
1. Kapasitas gudang area yang tidak memadai
● Melakukan pembuatan kebijakan peraturan mengenai jangka waktu dalam
penitipan produk dan memberikan pembatasan pada jumlah barang yang
dapat dititipkan pada PT. ISA
● Bagian gudang memberikan suatu tanda seperti label dan melakukan
pencatatan mengenai mutasi persediaan titipan pada pelanggan
● Melakukan perhitungan titik pemesanan kembali atau reorder point dan
mengecek kapasitas gudang secara berkala.

2. Distribusi dari produk yang tidak merata

● Melakukan pemeriksaan secara berkala setiap 1 bulan sekali untuk
melakukan evaluasi distribusi produk yang berada di tiap outlet.
● Melakukan kebijakan mengenai memperketat peraturan dari penjualan
bundle.

3. Data call sheet yang tidak akurat membuat penyimpangan pada strategi
distribusi yang ada
Perusahaan harus melakukan himbauan tentang bagaimana cara
mengisi atau melakukan pencatatan pada call sheet dengan baik, tetapi bila
sesudah dilakukan himbauan sosialisasi pencatatan call sheet dan karyawan
tersebut tetap melakukan kesalahan terutama telah di sengaja maka akan
dilakukan punishment atau hukuman sehingga diharapkan agar karyawan yang
bertugas melakukan pencatatan di lapangan tidak ada yang melakukan
kesalahan yang berulang. Dimana membuat transaksi aktual dengan call sheet
dapat berjalan sesuai dan pengambilan keputusan untuk strategi distribusi
dapat dilakukan dengan maksimal.
4. Adanya distribusi brand-brand yang belum maturity dan tidak tepat pada
area tertentu
Perusahaan harus melakukan pengecekan secara rutin mengenai
apakah barang yang sudah didistribusikan dan tersebar di lapangan sudah
sesuai dengan planning distribusi brand perusahaan. Disarankan juga untuk
perusahaan dapat melakukan pemetaan area distribusi berdasarkan segmen
pasar. Hal ini harus dilengkapi dengan SOP mengenai distribusi. Dalam SOP
ini diperlukan detail yang jelas mengenai alur pendistribusian agar tidak
terjadi lagi kesalahan serta dalam SOP dijelaskan mengenai pentingnya
ketepatan distribusi serta akibat jika distribusi yang dilakukan tidak tepat.
Pihak gudang juga harus terus memantau arus keluar produk dari gudang
beserta tujuan distribusinya.

5. Adanya retur suatu produk tidak dijadwalkan dan tidak ada pembatasan
terhadap retur yang ada pada pelanggan yang mengakibatkan barang
kadaluarsa dalam gudang yang diterima dari pelanggan tidak dapat
dikontrol oleh bagian gudang sehingga dikembalikan pada principalnya

Ketika pengembalian barang yang kadaluarsa dari pelanggan tidak bisa

dikontrol oleh bagian gudang, maka rekomendasi dari kami adalah sebaiknya
perusahaan menetapkan peraturan yang tegas mengenai pengembalian barang
yang kadaluarsa, misalnya perusahaan memberi batas pengembalian yaitu
paling lambat 3 bulan setelah tanggal kadaluarsa. Apabila lebih dari batas
yang ditentukan, maka produk yang dikembalikan tidak akan diterima ke
perusahaan sehingga produk yang kadaluarsanya melebihi 1 tahun tidak akan
dikembalikan ke principal. Bisa juga dilakukan pengecekan secara rutin
misalnya 3 bulan sekali atas produk yang ada di outlet secara bergantian dan
bertahap dengan outlet lain (asumsi tidak langsung dalam sehari mengecek
semua outlet yang dipegang salesman) sehingga salesman bisa sambil keliling
dan menjualkan produk.