CHAPTER 6

THE INTERNAL AUDIT

A. THE NATURE OF AN INTERNAL AUDIT

1. Key Internal Forces

2. The Process Of Performing An Internal Audit

3. The Resource-Based View

Pendekatan RBV tentang keunggulan kompetitif yang menyatakan bahwa sumber daya
internal adalah lebih penting untuk perusahaan dibanding faktor eksternal dalam
mencapai dan mempertahankan keunggulan kompetitif.
Jay Barney menyatakan bahwa kinerja organisasi pada dasarnya ditentukan sumber daya
internal yang dapat dikelompokkan dalam tiga kategori: sumber daya fisik, sumber daya
manusia, dan sumber daya organisasi. Teori ini menekankan bahwa sumber daya
membantu perusahaan mengeksploitasi peluang dan menetralisasi ancaman. Ide dasar
RBV adalah bahwa bauran, jenis, jumlah dan sifat dari sumber daya internal perusahaan
harus dipikirkan lebih dahulu dan penting mengembangkan strategi yang dapat
mengarahkan pada keunggulan kompetitif yang berkelanjutan. Teori ini sangat berguna
bagi perusahaan yang menjalankan strategi yang belum diimplementasikan oleh
perusahaan pesaing manapun.

Sumber daya bernilai harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

a. Sumber daya langka adalah sumber daya yang tidak dimiliki perusahaaan pesaing.
Jika banyak perusahaan memiliki sumber daya yang sama, maka perusahaan
tersebut cenderung mengimplementasikan strategi yang mirip, maka tidak akan
memberikan keunggulan kompetitif.

b. Sumber daya yang sama sulit untuk ditiru, jika perusahaan tidak dengan mudah
mendapatkan sumber daya, maka sumber daya akan mengarah kepada keunggulan
kompetitif.

c. Tidak mudah digantikan, apabila tidak ada produk pengganti yang memungkinkan,
maka perusahaan akan mampu mempertahankan keunggulan kompetitifnya.

Semakin banyak sumber daya memenuhi kriteria tersebut, maka semakin kuat
keunggulan kompetitif perusahaan dan semakin lama bertahannya.

B. INTEGRATING STRATEGY AND CULTURE

Budaya perusahaan (organizational culture)merupakan pola perilaku yang telah

dikembangkan oleh suatu organisasi untuk menghadapi masalah adaptasi eksternal dan
integrasi internal, yang telah bekerja cukup baik untuk dianggap sah dan akan diajarkan
kepada anggota baru sebagai cara yang benar untuk dimengerti, dipikirkan, dan dirasakan.
Budaya perusahaan memiliki kemungkinan yang besar dalam menentukan tindakan strategi
perusahaan, terkadang mendominasi pilihan langkah strategis, yang mana nilai, kepercayaan,
ritual, seremonial, mitos, cerita, legenda, bahasa, symbol, dan kepahlawanan yang
sudahterpatri dalam pemikiran dan tindakan dari pimpinan perusahaan, sehingga
mempengaruhi pilihan strategi yang dipilihnya.
Budaya perusahaan secara signifikan mempengaruhi keputusan bisnis dan harus dievaluasi
selama audit manajemen strategis internal dan mengabaikan pengaruh yang dimiliki budaya
dalam hubungannya diantara area fungsional bisnis yang dapat mengakibatkan hambatan
komunikasi, kurangnya koordinasi, dan ketidakmampuan untuk beradaptasi dengan
perubahan kondisi. Tantangan untuk manajemen strategis saat ini adalah untuk membawa
 perubahan dalam budaya organisasi dan pemikiran individu yang dibutuhkan untuk
mendukung formulasi, implementasi, dan evaluasi strategi.

C. MANAGEMENT

1. Planning

Perencanaan merupakan tahapan proses manajemen yang digunakan dalam

memformulasi implementasi strategi dari perusahaan. Perencanaan terdiri atas semua
aktivitas yang terkait dengan persiapan masa depan perusahaan yang mencakup
peramalan, penetapan sasaran, formulasi strategi, pengembangan kebijakan, dan
penentuan tujuan.

2. Organizing

Pengorganisasian merupakan bagian dari implementasi strategi dari perusahaan yang

mencakup semua aktivitas manajerial yang menghasilkan struktur pekerjaan dan
hubungan otoritas.

3. Motivating

Pemberian Motivasi merupakan bagian dari implementasi strategi dari perusahaan yang
melibatkan usaha yang diarahkan dalam membentuk perilaku manusia yang antara lain
berkaitan dengan kepemimpinan, komunikasi, kelompok kerja, dan sebagainya.

4. Staffing

Pengelolaan Staf merupakan bagian dari implementasi strategi perusahaan yang

dipusatkan pada manajemen staf atau SDM.

5. Controlling

Pengendalian merupakan aktivitas manajerial yang diarahkan untuk memastikan bahwa

hasil actual konsisiten dengan hasil yang telah direncanakan dan aktivitasnya merupakan
bagian dari evaluasi strategi perusahaan. Pengendalian dapat dilaksanakan dengan
melaksanakan kontrol kualitas, control penjualan, control persedian dan sebagainya.

6. Management Audit Checklist of Questions

a. Apakah perusahaan menggunakan konsep manajemen strategi?

b. Apakah tujuan perusahaan dapat diukur dan dikomunikasikan dengan baik?
c. Apakah manajer pada tiap level hirarki merencanakan pekerjaan dengan efektif?
d. Apakah manajer mendelegasikan otorisasi dengan baik?
e. Apakah struktur organisasi sudah cukup pantas?
f. Apakah deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan sudah jelas?
g. Apakah moral pegawai tinggi?
h. Apakah perputaran/pertukaran pegawai dan ketidakhadiran pegawai rendah?
i. Apakah mekanisme kontrol organisasi dan hadiah sudah efektif?

D. MARKETING

Pemasaran dapat digambarkan sebagai proses mendefinisikan, mengantisipasi,

menciptakan, serta memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan atas barang dan jasa.
Fungsi dasar pemasaran yang dapat membantu penyusunan strategi mengindentifikasi dan
mengevaluasi kekuatan dan kelemahan dari pemasaranadalah analisi pelanggan, penjualan
produk/jasa, perencanaan produk/jasa, penetapan harga, distribusi, riset pemasaran dan
analisis peluang.

1. Customer Analysis
 survey pelanggan, informasi pelanggan, strategi pemasaran, profil pelanggan, strategi
segmentasi pasar.

2. Selling Products and Services

iklan, promosi penjualan, publikasi, penjualan pribadi, manajemen kekuatan penjual,

hubungan pelanggan, hubungan dengan distributor.

3. Product and Service Planning

test pasar, posisi merk, garansi, kemasan, pilihan produk, gaya/style, kualitas,
penghapusan produk lama, pengadaan pelayanan pelanggan.

4. Pricing
penentuan harga berdasarkan konsumen, pemerintah, supplier, distributor, harga pesaing.

5. Distribution
pabrik dan gudang, chanel distribusi, lokasi pengecer, teritori penjualan tingkat
persediaan, transportasi, pengeceran, grosiran.

6. Marketing Research
mengumpulkan data, merekam data, menganalisis data.

7. Cost/Benefit Analysis
penilaian biaya, keuntungan, dan resiko.

8. Marketing Audit Checklist of Questions

a. Apakah pasar disegmentasi secara efektif?

b. Apakah posisi perusahaan cukup baik dibanding pesaing?
c. Apakah pangsa pasar perusahaan meningkat?
d. Apakah chanel distribusi dapat dipercaya dan efektif biayanya?
e. Apakah pemasaran efektif?
f. Apakah perusahaan meninjau pasar?
g. Apakah kualitas produk dan pelayanan pelanggan sudah baik?
h. Apakah produk perusahaan dan pelayanannya sudah dihargai dengan pantas?
i. Apakah perusahaan memiliki promosi, iklan dan strategi publikasi yang efektif?
j. Apakah pemasaran, perencanaan dan pendanaan sudah efektif?
k. Apakah manajer pemasaran punya pelatihan dan pengalaman yang sesuai?
l. Apakah kehadiran perusahaan dalam internet cukup baik dibandingkan pesaing?

E. FINANCE AND ACCOUNTING

Kondisi keuangan sering dianggap sebagai satu ukuran terbaik untuk posisi kompetitif dan
daya tarik keseluruhan suatu perusahaan. Menurut James Van Horne bahwa fungsi tersebut
terdiri atas tiga keputusan yaitu:
1. Keputusan investasi (investment decision)
2. Keputusan pendanaan (financing decision).
3. Keputusan deviden (dividend decision).
Analisis ratio keuangan adalah metode yang paling banyak digunakan untuk organisasi
berorientasi laba maupun nirlaba menentukan kekuatan dan kelemahan organisasi dalam
area investasi, pendanaan, dan deviden sehingga rasio keuangan dapat memeberikan tanda-
tanda kekuatan dan kelemahan aktifitas fungsi manajemen, produksi, pemasaran, penelitian
dan pengembangan, dan sistim informasi.

1. Finance/Accounting Functions

2. Financial Ratios
 3. Breakeven Analysis

4. Finance/Accounting Audit Checklist

a. Dimana suatu perusahaan kuat dan lemah secara finansial sebagaimana

diindikasikan dengan analisis rasio keuangan?
b. Dapatkah perusahaan meningkatkan modal jangka pendek yang diperlukan?
c. Dapatkah perusahaan meningkatkan modal jangka panjang yang diperlukan melalui
utang dan/atau ekuitas?
d. Apakah perusahaan mempunyai modal kerja yang mencukupi?
e. Apakah prosedur penganggaran modal telah efektif?
f. Apakah kebijakan pembayaran dividen masuk akal?
g. Apakah perusahaan mempunyai hubungan yang baik dengan investor dan pemegang
sahamnya?
h. Apakah manajer keuangan perusahaan berpengalaman dan terlatih?
i. Apakah kondisi utang perusahaan baik?

F. PRODUCTION/OPERATIONS

Menurut Robert Schroeder menyatakan bahwa manajemen produksi terdiri dari lima area
keputusan atau fungsi yaitu proses, kapasitas, persediaan, tenaga kerja, dan kualitas. Tugas
utama manajer produksi adalah mengembangkan dan mengoperasikan sebuah sistim yang
akan menghasilkan jumlah produk/jasa yang dibutuhkan sesuai dengan kualitas tertentu,
harga yang sudah ditentukan, dan waktu yang sudah tetapkan.

Production/Operations Audit Checklist

a. Apakah persediaan bahan mentah, bagian-bagian, subassembly andal dan masuk akal?
b. Apakah fasilitas, peralatan, mesin, dan kantor dalam kondisi yang bagus?
c. Apakah kebijakan dan prosedur pengendalian persediaan telah efektif?
d. Apakah kebijakan dan prosedur quality-control telah efektif?
e. Apakah fasilitas, sumber daya, dan pasar berlokasi strategis?
f. Apakah perusahaan mempunyai kompetensi teknologi?

G. RESEARCH AND DEVELOPMENT

Area operasi internal kelima yang harus dicermati kekuatan dan kelemahannya adalah
penelitian dan pengembangan litbang. Banyak perusahaan tidak memiliki devisi litbang, tetapi
banyak perusahaan lain bergantung pada aktivitas litbang yang berhasil untuk tetap bertahan.
Organisasi berinvestasi pada litbang karena percaya bahwa investasi semacam itu akan
menghasilkan produk atau jasa yang superior dan yang memberi mereka keunggulan
kompetitif

1. Internal And External Research And Development

Empat pendekatan untuk menentukan alokasi anggaran litbang yang lazim digunakan
adalah :
1. Pembiayaan sebanyak mungkin proposal proyek,
2. Penggunaan metode persentase penjualan,
3. Penganggaran yang kurang lebih sama dengan yang dikeluarkan pesaing untuk
litbang, atau
4. Penentuan berapa banyak produk baru yang berhasil yang dibutuhkan untuk
memperkirakan investasi litbang yang diperlukan.
Litbang dalam organisasi memiliki dua bentuk dasar:
1. Litbang internal, di mana sebuah organisasi menjalankan departemen litbangnya
sendiri.
 2. Litbang kontrak, di mana perusahaan merekrut para peneliti independen atau
lembaga independen untuk mengembangkan produk-produk tertentu.
Kekuatan dan kelemahan litbang memiliki peran penting dalam formulasi dan
implementasi strategi, sehingga perusahaan harus terus menerus mengembangkan
produk baru dan memperbaiki produknya karena perubahan kebutuhan dan selera
konsumen, teknologi, siklus produk yang semakin pendek, dan meningkatkan persaingan
domestic dan asing.

2. Research And Development Audit

a. Apakah perusahaan mempunyai fasilitas litbang? Apakah fasilitas itu memadai?

b. Jika litbang diluar perusahaan digunakan, apakah mereka cost-effective?
c. Apakah personil litbang organisasi terkualifikasi?
d. Apakah sumber daya litbang dialokasikan secara efektif?
e. Apakah system informasi manajemen dan computer telah memadai?
f. Apakah komunikasi antara litbang dan unit organisasi yang lain telah efektif?
g. Apakah produk saat ini telah kompetitif secara teknologi?

H. MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS

Informasi merupakan fondasi dari semua organisasi untuk menghubungkan semua fungsi
bisnis menjadi satu dan menyediakan bahan untuk mendukung semua keputusan manajerial.
Tujuan sistem informasi manajemen adalah meningkatkan kinerja sebuah bisnis dengan cara
meningkatkan kualitas keputusan manajerial. Dengan demikian, sistem informasi manajemen
yang efektif mengumpulkan, mengodekan, menyimpan, menyintesis, dan menyajikan informasi
sedemikian rupa sehingga mampu menjawab berbagai pertanyaan operasi dan strategi.
Manfaat dari sistem informasi yang efektif meliputi pemahaman yang lebih baik mengenai
fungsi-fungsi bisnis, komunikasi yang lebih bagus, pengambilan keputusan yang lebih berdasar,
analisis persoalan yang lebih baik dan pengendalian yang lebih efektif. Karena organisasi semakin
kompleks, terdesentralisasi, dan tersebar secara global, fungsi sistim informasi semakin penting
peranannya. SIM menerima bahan mentah dari evaluasi internal dan eksternal dari suatu
organisasi.Kegunaan SIM untuk memperbaiki kinerja suatu perusahaan dengan memperbaiki
kualitas keputusan manajerial dan untuk membangun kompetensi yang unik dalam bidang lain.
Sistem informasi yang efektif adalah seperti sebuah perpustakaan yang mengumpulkan,
mengelompokkan, dan mengisi data untuk digunakan oleh para manajer diperusahaan. Sistem
informasi adalah sebuah sumber daya strategis yang penting yang memonitor beragam isu dan
tren internal dan eksternal, mengidentifikasi ancaman-ancaman kompetitif dan membantu dalam
penerapan, pengevaluasian, dan pengendalian strategi.
Peranti Lunak Perencanaan Strategis
 Sebuah produk peranti lunak perencanaan strategis yang sesuai, yang sederhana namun
efektif untuk mengembangkan strategi organisasional adalah CheckMATE. CheckMATE
menggabungkan teknik-teknik perencanaan strategis yang paling modern.
 Prosedur – prosedur analitis khusus yang tercakup dalam program CheckMATE adalah
analisis Strategic Position and Action Evaluation (SPACE), analisis Strengths-Weaknesses-
Opportunities-Threats (SWOT), analisis Internal-Eksternal (IE) dan analisis Grand Strategic Matrix.

1. Managing Voluminous Consumer Data

2. Management Information Systems Audit

1. Apakah semua manajer dalam perusahaan menggunakan sistem informasi dalam

membuat keputusan?
2. Apakah ada posisi chief information officer atau direktur sistem informasi dalam
perusahaan?
3. Apakah data dalam system informasi diperbarui secara rutin?
4. Apakah semua manajer dari semua area fungsional dalam perusahaan berkontribusi dalam
system informasi?
5. Apakah ada password yang efektif untuk masuk dalam sistem informasi perusahaan?
 6. Apakah para strategist dalam perusahaan familiar dengan sistem informasi pesaing
perusahaan?
7. Apakah system informasi user-friendly?
8. Apakah semua user sistem informasi memahami keuntungan kompetitif yang disediakan
informasi untuk perusahaan?
9. Apakah workshop pelatihan computer telah disediakan untuk user sistem informasi?
10. Apakah sistem informasi perusahaan telah ditingkatkan secara berkesinambungan dalam
konten dan user-friendliness?

I. VALUE CHAIN ANALYSIS

Sebuah perusahaan paling baik dideskripsikan sebagairantai nilai, dimana total pendapatan
dikurangi total biaya semua aktivitas yang dilakukan untuk mengembangkan dan memasarkan
produk atau jasa yang menghasilkan nilai.
VCA mengacu pada proses menentukan biaya yang berhubungan dengan aktivitas organisasi
dari pembelian bahan baku, produksi barang, hingga penjualan. VCA bertujuan untuk
mengindentifikasi dimana keunggulan biaya rendah atau kelemahan yang terjadi, serta
mendapatkan dan mempertahankan kekuatan kompetitif dengan menjadi efisien dan efektif
sepanjang rantai nilai pada aktivitas organisasi. Menjalankan VCA mendukung mengevaluasi RBV
untuk aset dan kemampuan perusahaan sebagai sumber kompetensi yang unik.

Benchmarking

Penentuan tolak ukur adalah alat analisis yang digunakan untuk menentukan apakah
aktivitas-aktivitas rantai nilai sebuah perusahaan kompetitif bila dibandingkan dengan
pesaing, maka kondusif untuk memenangkan pangsa pasar. Bagian tersulit dari tolok ukur
adalah cara untuk memperoleh akses kedalam aktivitas rantai nilai perusahaan-perusahaan
lain yang terkait dengan isu biaya.

J. THE INTERNAL FACTOR EVALUATION MATRIX

Langkah terakhir dalam melaksanakan audit manajemen strategis internal adalah

penyusunan Matriks Evaluasi Faktor Internal (IFE Matrix). Alat perumusan strategis ini
meringkas dan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan utama dalam area-area fungsional
bisnis dan juga menjadi landasan untuk mengidentifikasi serta mengevaluasi hubungan
diantara area tersebut.
Evaluasi Faktor Internal dapat dikembangkan dalam 5 langkah, yaitu :
1. Buat daftar faktor-faktor internal utama sebagaimana yang disebutkan dalam proses
audit internal.
2. Berilah pada setiap faktor tersebut bobot yang berkisar dari 0,0 sampai 0,1.
3. Berilah peringkat 1 sampai 4 pada setiap faktor untuk mengindikasikan apakah faktor
tersebut sangat lemah, lemah, kuat atau sangat kuat. 0
4. Kalikan bobot setiap faktor dengan peringkatnya untuk menentukan skor bobot bagi
masing – masing variabel.
5. Jumlahkan skor bobot masing-masing variabel untuk memperoleh skor bobot total
organisasi.