Makalah

Manajemen SDM
Analisis jabatan

Kelompok 3
Disusun oleh:
1. Lalu Ade Irawan (A1B020189)
2. Lalu Budiman Alfandi (A1B020191)
3. Lalu Sulfandi Pratama (A1B020195)
4. Kesan Oktvia Ali (A1B020179)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

PROGRAM STUDI MANAJEMEN
UNIVERSITAS MATARAM 2021
 Kata pengantar
Syukur alhamdulillah senantiasa kami panjatkan kehadiran Alloh SWT yang telah
melimpahkan rahmat dan karunianya sehingga kami dapat menyalesaikan makalah ini guna
memenuhi tugas kelompok kami untuk mata kuliah pengantar bisnis dengan judul : Analisis
jabatan
Kami menyadari bahwa dalam penulisan ini tidak terlepas dari bantuan banyak pihak
yang dengan tulus memberikan doa,saran dan kritikan sehingga makalah ini dapat terlaksanakan.
Kami sadari kalau makalh ini masih jauh dari kata sempurna dikarenakan terbatasnya
pengalaman dan pengatahuan yang kami miliki. Oleh karena itu, kami harapkan segala bentuk
saran serta masukan baik berupa kritikan ataupun pemahaman lainnya yang membangun dari
berbagai pihak. Harapan kami semoga makalah ini dan memberikan mamfaat sehingga dapat
membantu berbagai pihak untuk mencari informasi mengenai Analisis jabatan
 DAFTAR ISI
Halaman Judul ..................................................................................................................

Kata Pengantar ................................................................................................................

Daftar isi ...........................................................................................................................

BAB I ................................................................................................................................

I.1 latar belakang masalah ................................................................................................

I.2 rumusan masalah ........................................................................................................

I.3 Tujuan Masalah............................................................................................................

BAB II ................................................................................................................................

II.1 Definisi Analisi Jabatan ...............................................................................................

II.2 macam –macam pembagian analisis jabatan .............................................................

II.3 Tujuan analisis jabatan................................................................................................

II.4 Manfaat Analisa Jabatan .............................................................................................

II.5 Langkah-Langkah dalam Analisa Jabatan ....................................................................

BAB III ...............................................................................................................................

PENUTUP ..........................................................................................................................
 BAB I
PENDAHULUAN
I.1 latar belakang
Setiap organisasi tentunya mempunyai berbagai tujuan yang hendak
dicapai. Tujuan tersebut di raih dengan mendayagunakan sumber-sumber daya
yang ada. Kendati berbagai sumber daya yang ada penting bagi organisasi,
satu-satunya factor yang menunjukkan keunggulan kompetitif potensial adalah
sumber daya manusia dan bagaimana sumber daya itu dikelola. (Henry
Simamora, 2006;4)
Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) bukanlah sesuatu yang baru
dilingkungan suatu organisasi, khususnya dibidang bisnis yang disebut
perusahaan. Bersamaan dengan kecenderungan manusia untuk bekerjasama di
dalam organisasi itu, telah berlangsung juga perilaku manusia untuk
memanfaatkan atau mendayagunakan manusia dalam rangka mencapai suatu
tujuan. Usaha itulah dalam abad modern sekarang ini yang disebut manajemen.
Sebagaimana diketahui bahwa suatu organisasi terdiri dari orang-orang yang
memiliki keinginan dan tujuan. Suatu organisasi juga terdiri dari departemen
yang dipimpin oleh seseorang dan dibantu oleh beberapa staf. Oleh
karena itu agar setiap orang didalam organisasi dapat memahami tugas dan
kewajibannya maka perlu dibuat suatu haluan pekerjaan. Haluan pekerjaan
tersebut sering disebut dengan Job Analysis (Analisis Jabatan).
Analisis jabatan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan informasi
yang berkaitan dengan bentuk pekerjaan dan orang yang dibutuhkan pada
pekerjaan tersebut. Gary Dessler (2003;116) beberapa informasi yang didapat
dari analisis jabatan adalah sebagai berikut: aktifitas pekerjaan, perilaku
manusia, mesin perangkat, peralatan dan bantuan pekerjaan, standar prestasi,
konteks pekerjaan, serta persyaratan manusia. Dengan demikian analisis
jabatan merupakan suatu kegiatan untuk menentukan pekerjaan dan orang yang
pantas untuk melakukan pekerjaan tersebut. Analisis jabatan merupakan acuan
bagi suatu organisasi untuk menentukan pekerjaan dan orang yang dibutuhkan.
Harapannya adalah dengan adanya analisis jabatan maka setiap anggota
organisasi dapat memahami apa hak dan kewajiban mereka.
Tanpa pengetahuan yang memadai tentang apa yang dilakukan oleh para
karyawan atas pekerjaanya, organisasi tidak akan membentuk prosedur sumber
daya manusia yang efektif untuk memilih ,mempromosikan,melatih, menilai dan
memberikan kompensasi kepada karyawan (Henry Simamora, 2006;77). Hal ini
mengkibatkan pengkajian dan pemahaman pekerjaan melalui proses yang
disebut analisis pekerjaan merupakan bagian vital dari setiap program
manajemen sumber daya manusia.
Analisis jabatan memang sangat penting dalam organisasi untuk
menempatkan orang pada suatu jabatan/pekerjaan tertentu. Namun
kenyataannya ada organisasi tidak merasa perlu untuk menbuat uraian jabatan
dan spesifikasi jabatan karena beranggapan bahwa semua karyawan pasti tahu
apa yang akan di kerjakan. Hal ini membuat kegundahan yang sangat mendalam
pada karyawan karena merasa pekerjaan yang dijalaninya tidak sesuai dengan
apa yang di bayangkan,selain itu karyawan terkadang merasa tidak menemukan
kecocokan antara pekerjaan dengan kepribadiannya sehingga evaluasi karirnya
juga menunjukkan hasil yang tidak maksimal.kenyataan tersebut mungkin tidak
asing karena hal ini dianggap wajar mengingat bahwa di masa krisis seperti
sekarang ini banyak perusahaan yang melakukan efesiensi dengan
mempekerjakan satu orang untuk beberapa bidang pekerjaan sekaligus.
Sehingga sulit membuat uraian jabatan karena nama jabatan sering tidak
nyambung dengan pekerjaan sehari-hari. Apalagi perusahaan masih tetap
survive meskipun tanpa uraian jabatan secara tertulis.
I.2 RUMUSAN MASALAH
Adapun rumusan masalah dalam penulisan makalah ini adalah sebagai berikut:

1. Apakah Definisi Analisi Jabatan ?

2. Apakah Tujuan Analisis Jabatan Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan ?

3. Apakah Metode dan Proses Pengumpulan Informasi Analisa Jabatan ?

4. Apakah Teknik Melakukan Analisis Jabatan ?

5. Bagaimanakah Proses Analisis Pekerjaan ?

6. Apakah Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan ?

I.3 Tujuan Masalah

Tujuan penyusun dalam penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui

secara umum konsep analisis jabatan

BAB II
PEMBAHASAN
II.1 Definisi Analisis Jabatan

Analisis jabatan merupakan bagian tidak terpisahkan dari Manajemen Sumber

Daya Manusia (MSDM). Menurut Hasibuan Malayu (2007: 10) pengertian MSDM

adalah sebagai berikut: “Manajemen Sumber Daya Manusia adalah ilmu dan seni

mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu

terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat”.

Analisis Jabatan merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau

pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kagiatan

perencanaan SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis jabatan adalah

kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga

dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan

tertentu.

Analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan,

mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang

dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM

kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.

Analisis jabatan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya manusia.

Menurut Edwin Flippo (1994), “Analisis jabatan adalah proses mempelajari dan

mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab

suatu pekerjaaan tertentu.” Flippo menekankan bahwasanyaa ada dua kegiatan

utama dalam analisis jabatan, yaitu mengumpulkan informasi tentang operasi dan

tanggung jawab suatu pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam.

Uraian Jabatan (Job Description) dan Spesifikasi Jabatan (Job Specification)

Dalam organisasi terdapat posisi yang harus diisi melalui pekerjaan yang

ada.posisi pekerjaan yang sudah ada biasa diketahui lewat lowongan-lowongan

perusahaan.Depertemen sumber daya manusia harus memahami bahwa untuk

memelihara koordinasi pekerjaan maka pengetahuan tentang analisis jabatan dan

desain pekerjaan tidak boleh dilewatkan.

Untuk meraih kualitas kerja yang tinggi,organisasi harus memahami dan

menyerasikan permintaan kerja dan individu.Hal ini disebut analisis jabatan atau

analisis pengetahuan pada susunan kepegawaian,pelatihan,penilaian kinerja,dan

kegiatan sumber daya manusia lainya.sebagai contoh evaluasi penyelia pada

pekerjaan karyawan harus didasarkan pada kinerja dan tuntutan kerja. Pada

perusahaan kecil,manajer garis mungkin melaksanakan analisa jabatan,tapi

biasanya pekerjaan selesai oleh seorang professional sumber daya manusia.

Beberapa organisasi besar mungkin mempunyai department manajement

kompensasi yang di dalamnya termasuk analisis jabatan.

II.2 Macam- macam Pembagian jawaban

Job Description
Job description berisi informasi pengidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan,

kewajiban – kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan

atau informasi mengenai standar – standar pekerjaan.

Job Classification

Job classification adalah penyusutan pekerjaan – pekerjaan ke dalam kelas –

kelas, kelompok – kelompok, atau jenis – jenis berdasarkan rencana sistematika

tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis

kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang di dasarkan pada teknologi, dan

tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada prilaku manusia.

Henry Simamora (2006) menyatakan bahwa analisa jabatan dilakukan setelah

pekerjaan dirancang, karyawan dilatih untuk melaksanakan tugas dengan sebaikbaiknya. Ada 3 alasan
analisa jabatan dilakukan :

1. Pada saat organisasi pertama kali di bentuk dan analisa pertama kali

dilakukan ;

2. Pada saat dibuat pekerjaan baru ;

3. Pada saat pekerjaan berubah secara signifikan akibat metode baru, prosedur

baru, dan teknologi baru.

Pada intinya analisa jabatan adalah menempatkan orang yang tepat pada suatu

pekerjaan tertentu sesuai dengan kemampuan, keahlian, dan pengalaman dalam

melakukan suatu pekerjaan. Jadi dalam hal ini dapat menghindari hal-hal yang

kurang menguntungkan bagi perusahaan ,seperti seringnya mengganti atau

menempatkan orang yang kurang tepat untuk suatu jabatan di dalam

organisasi/peruhasaan.

Analisis pekerjaan/jabatan menurut Hadari Nawawi (2005, h.104) dari berbagai

sumber diartikan :

a. Proses menghimpun informasi mengenai setiap jabatan/pekerjaan, yang berguna

untuk mewujudkan tujuan bisnis sebuah perusahaan.

b. Proses menghimpun dan mempelajari berbagai informasi, yang berhubungan

dengan pekerjaan secara operasional dan tanggung jawabnya.

c. Kegiatan menghimpun dan menyusun informsi berkenaan dengan tugas-tugas, jenis

pekerjaan dan tanggung jawabnya yang bersifat khusus.

Menurut Gary Dessler (2006) analisis pekerjaan merupakan prosedur yang

dilalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya ,

dan karakteristik orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut. Analisis

pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan

(daftar tentang pekerjaan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus

dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut). Oleh sebab itu, menurut Dessler penyelia atau

spesialis dalam sumber daya manusia biasanya mengumpulkan beberapa informasi

berikut melalui analisis pekerjaan,

1. aktivitas pekerjaan,

2. perilaku manusia,

3. mesin, perangkat, peralatan, dan bantuan pekerjaan,

4. standar prestasi,

5. konteks pekerjaan, dan

6. persyaratan manusia.

. II.3 Tujuan Analisis Jabatan

Analisis jabatan penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan tenaga kerja.

Ada beberapa manfaat yang diperoleh dengan mengadakan analisis pekerjaan, yang

juga merupakan tujuan dari dilakukannya analisis jabatan.

Adapun tujuan analisis jabatan yaitu,

1) Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat,

2) Memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja,

3) Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif (Sastrohadiwiryo).

Sedangkan menurut Edwin Flippo (1994), hasil-hasil dari analisis pekerjaan,

seperti uraian dan spesifikasi pekerjaan akan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan

sebagai berikut,

1) Pengabsahan atas prosedur-prosedur pengangkatan,

2) Pelatihan,
3) Evaluasi pekerjaan,

4) Penilaian prestasi

5) Pengembangan karir,

6) Organisasi,

7) Perkenalan,

8) Penyuluhan,

9) Hubungan perburuhanm dan

10) Penataan kembali pekerjaan.

Sebuah penelitian yang dikemukakan oleh Flippo terhadap 899 perusahaan

menunjukkan bahwa hasil proses analisis pekerjaan dipergunakan untuk, membuat

rincian kerja (75%), pelatihan (60%), penyusunan tingkat upah dan gaji (90%),

menilai personalia (60%), pemindahan dan promosi (70%), pengorganisasian (50%),

orientasi karyawan baru (36%), penyuluhan (25%), dan seterusnya.

Analisis jabatan merupakan prosedur dalam menetapkan tugas dan tuntutan

keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakann

untuk jabatan itu. Analisis menghasilkan informasi tentang tuntutan jabaataan yang

selanjutnya digunakan untuk mengembangkan uraian jabatan yang selanjutnya

digunakan untuk mengembangkan uraian jabatan (job description) dan spesifikasih

jabatan (job spesification).Bahasa tentang uraian jabatan dan spesifikasi jabatan

akan dibahas pada subbahasan selanjutnya.

Disebutkan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia

Nomor 35 TAHUN 2012 Tentang Analisis Jabatan Dilingkungan Kementerian

Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah pada BAB II Pasal 3, bahwa Tujuan analisis

jabatan untuk penyusunan kebijakan program –program Seperti:

a. Pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan.

b. Perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan; dan

c. Evaluasi kebijakan program pembinaan dan penataan kelembagaan,

kepegawaian, ketatalaksanaan dan perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan.

Henry Simamora (2006) menyatakan bahwa analisa jabatan dilakukan setelah

pekerjaan dirancang, karyawan dilatih untuk melaksanakan tugas dengan sebaikbaiknya. Ada 3 alasan
analisa jabatan dilakukan :

1. Pada saat organisasi pertama kali di bentuk dan analisa pertama kali

dilakukan ;

2. Pada saat dibuat pekerjaan baru ;

3. Pada saat pekerjaan berubah secara signifikan akibat metode baru, prosedur

baru, dan teknologi baru.

Pada intinya analisa jabatan adalah menempatkan orang yang tepat pada suatu

pekerjaan tertentu sesuai dengan kemampuan, keahlian, dan pengalaman dalam

melakukan suatu pekerjaan. Jadi dalam hal ini dapat menghindari hal-hal yang kurang

menguntungkan bagi perusahaan ,seperti seringnya mengganti atau menempatkan

orang yang kurang tepat untuk suatu jabatan di dalam organisasi/peruhasaan.

II.4 Manfaat Analisa Jabatan

1. Perekrutan dan seleksi

Analisis jabatan menyajikan informasi tentang apa yang dibawa oleh jabatan

dan karakteristik manusiawi apakah yang dituntut untuk melaksanakan kegiatan

ini. Informasi uraian jabatan dan spesifikasi jabatan seperti itu digunakan untuk

memutuskan orang macam apakah yang akan direkrut dan dipekerjakan.

2. Kompensasi

Informasi analisis jabatan juga hakiki untuk memperkirakan nilai dan konpensasi

yang tepat untuk masing-masing jabatan. Ini disebabkan karena konpensasi (seperti

gaji dan bonus) biasanya tergantung pada ketrampilan dan tingkat pendidikan yang

dituntut dari suatu jabatan, risiko keselamatan, tingkat tanggungjawab dan lain-lain

sampai semua faktor yang dinilai melalui analisis jabatan. Kita juga akan lihat bahwa

banyak majikan mengklasifikasikan jabatan kedalam kategori-kategori (seperti

sekretaris III dan VI ), dan analisis jabatan menyajikan informasi untuk menentukan

nilai relatif dari masing-masing jabatan sehingga setiap jabatan dapat diklasifikasi.

3. Penilaian kinerja

Suatu penilaiankinerja membandingkan setiap kinerja aktual dari masing-masing

karyawan dengan standar kinerjanya. Sering melalui analisis jabtan para ahli

tersebut dapat menentukan standar untuk dicapai dan kegiatan spesifik untuk

dilaksanakan.

4. Pelatihan

Informasi jabatan juga digunakan untuk merancang progam pelatihan dan

pengembangan karena analisis dan uraian jabatan yang dihasilkan menunjukkan

ketrampilan dan oleh karena itu pelatihan dituntut.

5. Menentukan kewajiban yang tidak ditugaskan

Analisis pekerjaan juga dapat membantu mengungkapkan kewajiban yang belum

ditugaskan. Sebagai contoh, manajer produksi perusahaan anda mengatakan

bahwa Ia bertanggungjawab untuk selusin kewajiban, seperti penjadwalan produksi

dan pembelian bahan mentah. Namun, mengatur persediaan bahan mentah

bukanlah tugasnya. Pada studi selanjutnya, anda mengetahui bahwa tidak satu pun

dari orang produksi lainnya yang bertanggungjawab untuk mengaur persediaan

bahan mentah. Anda menetahui dari tinjauan pekerjaan lain yang serupa bahwa

harus ada seseorang yang mengatur persediaan anda telah mengungkapkan

kewajiban yang belum ditugaskan, untunglah ada analisis pekerjaan.

6. Memenuhi EEO

Analisis pekerjaan juga memainkan peran besar dalam memenuhi EEO. Pedoman

seleksi karyawan yang seragam kantor federal AS menetapkan bahwa analisis

pekerjaan adalah langkah penting dalam memvalidasi semua aktivitas para personil.

Sebagai contoh, para pengusaha harus mampu memperlihatkan bahwa kriteria

seleksi dan prestasi pekerjaannya benar-benar berhubungan. Tentu saja, hal ini

membutuhkan pengetahuan tentang apa yang diminta pekerjaan itu, yang hanya

dapat diketahui melalui analisis pekerjaan,

Henry Simamora (2006: 83-84) menyebutkan manfaat dari analisis pekerjaan

adalah membantu dalam mengkomunikasikan harapan sebuah pekerjaan terhadap si

pemegang jabatan, penyela dan rekan sejawatnya. Dengan menjabarkan apa yang

dibutuhkan, bagaimana kualifikasi orang yang akan memegangnya, kapan waktu yang
dibutuhkan untuk menciptakan pekerjaan baru itu dan bagaimana syarat-syarat yang

akan dibutuhkan maka akan terjadi efisiansi pemakaian tenaga kerja dan optimalisasi

produktivitas. Secata lebih rinci Simamora menjelaskan setidaknya terdapat 9 manfaat

dari analis pekerjaan yaitu :

1. Analisis Penyusunan Kepegawaian

Dalam analisis penyusunan kepegawaian, seorang manajer akan mencari

informasi tentang pekerjaan dan mengolahnya guna menyusun struktur

kepegawaian, sehingga pendayagunaan para karyawan akan lebih optimal ;

2. Desain Organisasi

Analisis pekerjaan bisa menjadi sejenis audit dalam suatu organisasi.

Simamora (2006: 84) menyebutkan bahwa analisis pekerjaan sering

diaplikasikan dalam desain dan redesain pekerjaan tertentu serta pekerjaan

terkait lainnya yang tujuannya adalah untuk menciptakan perubahan perilaku

organisasional yang signifikan ;

3. Redesain Pekerjaan

Suatu pekerjaan dapat dikaji atau dikaji ulang ketika pekerjaan itu telah

dipakai untuk meningkatkan metode pekerjaan, mengurangi kesalahan,

mengeliminasi penanganan yang tidak perlu dan duplikasi upya, menurangi

kelelahan, meningkatkan tanggungjawab dan akhirnya memperbaiki kinerja

pegawai ;

4. Telaah dan Perencanaan Kinerja

Analisis pekerjaan menciptakan informasi, perencanaan dan evaluasi

kinerja lebih akurat dan hal itu merupakan hal yang bersifat fundamental ;

5. Suksesi Manajemen

Kesuksesan manajemen tidak lepas dan analisis jabatan karena profil

pekerjaan yang dibuat akan menentukan apa saja aktifitas utama, persyaratan

kualifikasi dari pekerja dan pertanggungjawaban dari setiap pekerja. Profil posisi

menentukan aktifitas dan kualifikasi yang dikehendaki serta mencari penerus

untuk posisi tersebut apabila mereka keluar dari organisasi itu ;

6. Pelatihan dan Pengembangan

Lewat analisa jabatan, program pelatihan dan pengembangan dari setiap

lini dan lapisan organisasi akan mudah ditentukan. Deskripsi tugas pekerjaan

merupakan materi yang membantu pembuatan isi program pelatihan ;

7. Jalur Karir

Jalur karir merupakan penjabaran secara eksplisit dari urusan alternative

pekerjaan yang dapat diduduki oleh seorang individu dalam suatu karir

organisasional. Ketika karyawan memiliki informasi tentang persyaratan

pekerjaan, maka akan memungkinkan karyawan akan memiliki perencanaan

karir yang baik ;

8. Kriteria Seleksi

Output dari analisa jabatan akan menjadi dasar kriteria seleksi karyawan

baik pada awal rekrutmen maupun ketika akan dipromosikan atau penugasan

selanjutnya ;

9. Evaluasi Pekerjaan

Analisis jabatan memberikan deskripsi atau gambaran tentang suatu

pekerjaan atau langsung pada penelitian terhadap system yang ada. Sehingga

kita dapat mengetahui bagaimana kekuatan dan kelemahan dari suatu orgnisasi.

II.5 Langkah – langkah dalam Analisis Jabatan

Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah – langkah sebagai berikut.

1. Menentukan penggunaan hasil informasi analisisis pekerjaan

Artinya penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi

analisis pekerjaannya. Karena hasilnya akan di gunakan untuk menentukan jenis data

yang akan di kumpulkan dan teknik pengumpulan datanya.

2. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang

Artinya penganalisis harus mengumpulkan dan mengkualifikasi data, meninjau

informasi latar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan.

3. Menyeleksi muwakal jabatan yang akan dianalisis

Artinya penganalisis harus memilih beberapa muwakal jabatan untuk di analisis. Hal ini
perlu dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan di

analisis.

4. Mengumpulkan Informasi analisis pekerjaan

Artinya penganalisis kemudian mengadakan analisis pekerjaan secara actual dengan

menghimpun data tetang aktivitas pekerjaan, peilaku karyawan yang diperlukan, kondisi

kerja, dan syarat – syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan.

5. Meninjau Informasi dengan pihak – pihak yang berkepentingan

Artinya analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi

pekerjaan, Informasi hendaknya diverikasidengan pekerja yang akan melaksanakan

pekerjaan itu serta atasan langsung karyawan bersangkutan.

6. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan

Artinya penganalisis pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan

dan evaluasi pekerjaan.

7. Meramalkan perhitungan perkemmbangan perusahaan

Artinya penganalisis harus juga memperhitungkan atau meramalkan perkembanggan

uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan apakah di kemudian haridi perlukan pengayaan

pekerjaan, perluasan pekerjaan, penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan.

2 METODE MENGUMPULKAN INFORMASI ANALISIS PEKERJAAN

Gary Dessler (1997:93) menjelaskan bahwa terdapat metode dalam

mengumpulkan informasi analisis jabatan, yaitu:

1) Wawancara

Tiga jenis wawancara digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan

wawancara individual dengan masing-masing karyawan, wawancara kelompok

dengan kelompok karyawan yang memilki jabatan yang sama, dan wawancara

penyelia dengan satu atau lebih penyelia yang benar-benar berpengetahuan

tentang jabatan dengan pekerjaan yang dianalisis. Wawancara kelompok

digunakan bila sejumlah besar karyawan menjalankan pekerjaan yang sama

identik, dan itu dapat menjadi cara yang cepat dan murah untuk belajar tentang

pekerjaan. Sebagai suatu aturan, penyelia langsung karyawan akan mengikuti

sesi kelompok, jika tidak, anda hendaknya mewawanarai penyelia secara

terpisah untuk mendapatkan perpektif pribadi tentang tugas dan tanggung jawab

jabatan.

Wawancara apa pun yang anda gunakan, peserta wawancara hendaknya

sepenunhya memahami alasan untuk wawancara, karena ada sesuatu

kecenderungan untuk wawancara semacam itu disalahtafsirkan sebagai

penialaan efisiensi. Bila demikian, para peserta wawancara mungkin tidak ingin

menguraikan jabatan mereka atau pekerjaan bawahan mereka secara cermat.

Pro dan kontra, Wawancara kiranya metode yang paling banyak digunakan

untuk menetapkan tugas dan tanggung jawab jabatan, dan penggunaanya yang

luas mencerminkan keunggulanya. Paling penting, wawancara memungkinkan

pekerja untuk melaporkan aktivitas dan perilaku yang mungkin menjadi jelas dan

tidak sebaliknya. Sebagai contoh, aktivitas penting yang hanya kadang-kadang

terjadi atau komunikasi informal yang tidak akan menjadi jelas dari bagan

organisasi dapat digali oleh seseorang pewawancara yang terampil. Wawancara

juga memberikan suatu peluang untuk menjelaskan kebutuhan akan fungsi dari

analisis jabatan, dan itu dapat memungkinkan peserta wawancara melepaskan

kekecewaan atau pandangan yang mungkin sebaiknya tidak diperhatikan oleh

manajemen. Wawancara juga adalah cara yang relatif sederhana dan cepat

untuk mengumpulkan informasi.

Masalah utama dari teknik ini adalah pemutarbalikan informasi apakah karena

falsifikasi yang sama sekali palsu atau kesalahpahaman yang tidak sengaja.

Suatu analisis jabatan sering digunakan sebagai pembukaan untuk mengubah

sebuah tingkat pembayaran jabatan. Oleh karena itu, karyawan kadang-kadang

secara sah memandangya sebagai evaluasi efisiensi yang mungkin

mempengaruhi pembayaran mereka. Dengan demikian karyawan cenderung

membesar-besarkan tanggung jawab tertentu smenara memperkecil yang lain.

Dengan denikian memperoleh informasi yang absah dapat menjadi satu proses

yang lambat.
Pertanyaan-pertanyaan khas meskipun ada kekurangan-kekurangannya,

wawancara itu digunakan secara luas. Beberapa pertanyaan khas wawancara

meliputi :

1. Apa saja yang dilakukan oleh jabatan?

2. Apa yang merupakan tugas utama dari posisi anda? Apa persisnya yang

anda lakukan?

3. Dalam lokasi fisik apakah anda bekerja?

4. Pendidikan, pengalaman, keterampilan, dan (bila perlu) sertifikat dan surat

ijin apakah yang merupakan persyaratan?

5. Dalam kegiatan apakah anda berperan serta?

6. Apakah yang merupakan tanggungjawab dan kewajiban bekerja?

7. Apa yang merupakan tanggunggugat dasar atau standar kinerja yang

menjadi ciri khas kerja anda?

8. Apa yang merupakan tanggungjawab anda? Lingkungan dan kondisi kerja

apakah yang tercakup?

9. Apa yang merupakan tuntutan fisik jabatan? Tuntutan emosional dan

mental?

10. Apa yang merupakan persyaratan kesehatan dan keamanan?

11. Apakah anda terekspose ke kondisi kerja yanfg berbahaya atau tidak

biasa?

Pedoman wawancara Terdapat beberapa halk untuk mengingat kapan

melakukan wawancara analisis jabatan.

1. Seorang analisis jabatan dan penyelia hendaknya kerja bersama.

Identifikasilah karyawan yang tahu paling banyak tentang jabatan, juga mereka

yang mungkin diharapkan menjadi paling obyektif dalam menggambarkan tugastugas dan
tanggungjawab mereka.

2. Adakanlah hubungan cepat dengan peserta wawancara, dengan

mengetahui nama pribadi, berbicara dalam bahasa yang mudah dimengerti,

secara singkat meninjau tujuan wawancara, dan menjelaskan bagaimana orang

akhirnya dipilih untuk wawancara.

3. Ikutilah suatu pedoman terstruktur atau daftar, yang berisi pertanyaan dan

memberi ruang untuk jawaban. Ini memastikan bahwa anda akan

mengidentifikasi pertanyaan-pertanyaan penting sebelumnya dan bahwa semua

pewancara (jika ada lebih dari satu) meliput pertanyaan yang diminta. Akan

tetapi, memastikan juga untuk memberi karyawan waktu ekstra untuk menjawab

pertanyaan dan memberikan pertanyaan yang tidak terbatas seperti “apakah ada

sesuatu yang tidak terliput oleh pertanyaan-pertanyaan kami?”

4. Bila tugas-tugas tidak dijalankan dengan cara yang teratur, misalnya bila

karyawan tidak melakukan pekerjaan yang sama berulang-ulang kali dalan

sehari, anda hendaknya meminta karyawan untuk mendaftarkan tugas-tugasnya

dalam urutan arti pentingnya dan frekuensi terjadinya. Ini akan memastikan

bahwa kegiatan-kegiatan penting yang tidak sering terjadi, seperti tugas dari

seseorang perawat diruang gawat darurat, tidak diremekan.

Akhirnya, setelah menyelesaikan wawancara, tinjaulah dan verifikasikan data. Ini

biasanya dilakukan dengan meninjau informasi dengan penyelia dekat karyawan

dan dengan peserta wawancara.

2) Kuisioner

Meminta karyawan untuk mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas

yang berkaitan dengan jabatan dan tanggungjawab mereka adalah salah satu

ciri lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan.

Hal utama untukdiputuskan disini adalah bagaimana seharusnya menstuktur

kuisioner dan pertanyaan apakah yang harus dimasukkan. Beberapa kuisioner

merupakan daftar yang sangat terstruktur. Setiap karyawan digambarkan dengan

satu inventarisasi barangkali dari ratusan tugas spesifik atau kewajiban (seperti

“mengubah dan menyambung kabel”). Dia diminta untuk menunjukkan apakah

dia menjalankan atau tidak setiap tugas dan jika demikian, berapa banyak waktu

yang biasanya yang dihabiskan untuk masing-masingnya. Pada ekstrim lain,

kuisioner dapat terbuka dan hanya meminta karyawan untuk “menggambarkan

tugas utama dari jabatan anda”. Dalam praktik, kuisioner terbaik sering jatuh di

antara dua ekstrim ini.

Apakah terstruktur atau tidak, kuisioner mempunyai keuntungan dan kerugian.

Sebuah kuisioner merupakan suatu cara yang cepat dan efisien untuk

memperoleh informasi dari sejumlah besar karyawan, lebih mudah

mewawancarai ratusan karyawan, misalnya. Akan tetapi, mengembangkan

kuisioner dan mengujinya (barangkali dengan memastikan bahwa karyawan

memahami pertanyaan) bisa menjadi proses yang mahal dan memakan waktu.

3) Observasi

Observasi langsung khususnya bermanfaat bila jabatan-jabatan terutama

terdiri dari kegiatan yang dapat diobservasi secara fisik. Contohnya adalah

jabatan-jabatan seperti penjaga gedung, pekerja lini perakitan, dan pegawai

akunting. Di pihak lain, observasi biasanya tidak tidak tepat bila jabatan itu

memuat sejumlah kegiatan mental yang tidak dapat diukur (ahli hukum,

rekayasawan perancangan). Juga tidak bermanfaat jika karyawan tergabung

dalam kegiatan –kegiatan penting yang mungkin terjadi hanya kadang-kadang

seperti seorang perawat yang menangani keadaan darurat.

Observasi dan wawancara langsung sering digunakan bersama. Satu

pendekatan adalah mengobservasi karyawan saat bekerja selama satu siklus

(daur) kerja lengkap. (siklus adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan

tugas itu, bisa jadi satu menit untuk pekerja lini perakitan atau satu jam, satu

hari, atau lebih lama untuk pekerjaan-pekerjaan yang rumit). Disini anda

membuat catatan untuk semua kegiatan jabatan yang anda observasi.

Selanjutnya, sesudah menumpukkan sebanyak mungkin informasi, Anda

mewawancarai karyawan, dia diminta untuk menjelaskan pokok-pokok yang

tidak dimengerti dan menjelaskan apa kegiatan tambahannya yang tidak Anda

observasi. Anda juga dapat mengovservasi dan mewawancarai secara

serempak, sementara karyawan tersebut mengerjakan tugasnya.

4) Buku harian
 Pendekatan lain adalah meminta karyawan membuat buku harian (diary/log)

atau daftar dari apa yang mereka lakukan sepanjang hari. Untuk kegiatan yang

dia terlibat didalamnya, kegiatan tersebut (bersama dengan waktunya) dicatat

oleh karyawan itu dalam sebuah buku harian. Ini dapat mengasilkan suatu

gambaran yang sangat lengkap dari jabatan, khususnya bila dilampiri dengan

wawancara yang menyusul karyawan dan penyelianya. Tentu saja karyawan

mungkin mencoba membesar-besarkan beberapa kegiatan dan meremehkan

yang lain. Akan tetapi, sifat kronologis yang rinci dari buku harian cenderung

meluruskan ini.

5) U.S. civil Service Prosedure

Komisi Kepegawaian Negeri A.S (U.S Civil Service Comission) sudah

mengembangkan suatu teknik anlisa jabatan yang bertujuan memberikan suatu

prosedur yang dengannya jabatan-jabatan yang berbeda dapat dibandingkan

dan diklasifikasikan. Dengan metode ini informasi dikumpulkan pada lembaran

rekaman analisis jabatan. Yang pertama kali adalah kita mengidentifikasikan

informasi seperti gelar jabatan dan sebuah rangkuman yang singkat atas jabatan

tersebut di daftarkan pertama. Berikutnya spesialis mendaftarkan tugas-tugas

spesifik jabatan menurut pentingnya jabatan tersebut. Maka, untuk masingmasing tugas, analis
menspesifikasikan:

1. Pengetahuan yang dituntut (misalnya, langkah-langkah atau metode-metode

yang harus diperoleh karyawan untuk menjalankan jabatannya).

2. Keterampilan yang dituntut (misalnya, kemampuan dan keterampilan untuk

mengoperasikan alat-alat kantor/perusahaan).

3. Kemampuan yang dituntut (misalnya, kemampuan mengorganisasi

karyawan, kemampuan menangani konflik dan sebagainya).

4. Kegiatan fisik yang tercakup (misalnya, menulis, mengetik, memasang,

menarik, mengangkat dan sebagainya).

5. Kondisi lingkungan khusus apa saja (misalnya, markas yang tertutup,

gangguan, keadaan ruang kerja yang kurang baik dan sebagainya).

6. Insiden kerja yang khas (misalnya, bekerja dalam keadaan yang tidak

didinginkan, bekerja dengan orang-orang yang tidak sesuai dengan yang kita

harapkan dan lain sebagainya).

7. Wilyah kepentigan karyawan (misalnya, pilihan yang hendak dilakukan oleh

karyawan atas aktivitas yang berhubungan dengan suatu obyek, atau

komunikasi data, atau berhubungan dengan orang lain).

2) Kuisioner

Meminta karyawan untuk mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas

yang berkaitan dengan jabatan dan tanggungjawab mereka adalah salah satu

ciri lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan.

Hal utama untukdiputuskan disini adalah bagaimana seharusnya menstuktur

kuisioner dan pertanyaan apakah yang harus dimasukkan. Beberapa kuisioner

merupakan daftar yang sangat terstruktur. Setiap karyawan digambarkan dengan

satu inventarisasi barangkali dari ratusan tugas spesifik atau kewajiban (seperti

“mengubah dan menyambung kabel”). Dia diminta untuk menunjukkan apakah

dia menjalankan atau tidak setiap tugas dan jika demikian, berapa banyak waktu

yang biasanya yang dihabiskan untuk masing-masingnya. Pada ekstrim lain,

kuisioner dapat terbuka dan hanya meminta karyawan untuk “menggambarkan

tugas utama dari jabatan anda”. Dalam praktik, kuisioner terbaik sering jatuh di

antara dua ekstrim ini.

Apakah terstruktur atau tidak, kuisioner mempunyai keuntungan dan kerugian.

Sebuah kuisioner merupakan suatu cara yang cepat dan efisien untuk

memperoleh informasi dari sejumlah besar karyawan, lebih mudah

mewawancarai ratusan karyawan, misalnya. Akan tetapi, mengembangkan

kuisioner dan mengujinya (barangkali dengan memastikan bahwa karyawan

memahami pertanyaan) bisa menjadi proses yang mahal dan memakan waktu.

BAB III
 PENUTUP
A. KESIMPULAN

Analisis jabatan adalah proses pengumpulan dan pemeriksaan atas

aktivitas kerja utama di dalam sebuah posisi serta kualifikasi (keahlian,

pengetahuan, kemampuan serta sifat individu lainya) yang diperlukan untuk

melaksanakan aktivitas tersebut.

Pengumpulan data dalam analisa jabatan dapat dilakukan melalui

beberapa cara, yaitu :Observasi, Wawancara, Kuesioner, dan Catatan Harian

Kerja Karyawan.

Proses penyelenggaraan dalam analisa jabatan ada beberapa tahaptahap, yaitu:Tahapan Persiapan,
Pengumpulan Data, Kombinasi, Pengolahan

data, dan diskusi hasil pengolahan data

B. SARAN

Dalam makalah ini kami penulis menyarankan agar analisis jabatan

hendaknya dijalankan dengan sebaik mungkin, mengingat begitu pentingnya

peran dan fungsi sumber daya manusia dalam rangka pencapaian tujuan yang

ditetapkan organisasi dalam informasi mengenai analisis jabatan. Perkembangan

psikologi manusia perlu menjadi perhatian utama bagi manajer sumber daya

manusia, dalam rangka melakukan manajemen terhadap sumber daya manusia

dalam organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Dessler, Garry. Manajemen Sumber Daya Manusia. PT.Indeks. Jakarta: 2006

Hasibuan, Drs. H.Malayu. Manajemen Sumber Daya Manusia. PT Bumi

Aksara.Jakarta.2009

Flippo, Edwin B. 1994. Manajemen Personalia: Edisi Keenam, Jilid 1. Jakarta:

Erlangga.

Siagian, Sondang P. 1995. Manajemen Sumber Daya Manusia.Jakarta: Bumi

Aksara.