Rapat 1 Seminar Prokami

Kamis/1 April 2021

Pukul 20.00 WIB

- Health Talk Series Prokami Muda Sumbar yang ke-5 (Sabtu/10 April 2021), pukul 10-12 wib (diserahkan kpd
acara)
- Tema : Persiapan Ramadhan dalam masa pandemi dari aspek medis dan agama

ACARA
1. Menentukan narasumber
- Dokter Sp.PD : metabolisme yg berpengaruh thd imun, pola istirahat di bulan ramadhan, dll
- Ustad : keutamaan ramadhan, fiqh, dll
- Mahasiswa kedokteran/dokter dari luar negeri : sharing ramadhan di luar negeri (kontak bisa ke bg dani/bg
ikhsan) : opsional
Deadline : Besok/Sabtu siang max

2. Menentukan TIU TIK materi ( Deadline : Minggu)

3. Menentukan rundown dan pengisi acara (Deadline : Sabtu)
- MC
- Tilawah Alqur'an + terjemahan (QS 2:183-185)
- Kata Sambutan dari Pembina Prokami (dr Roni, Sp.OT atau yg mewakili)
- Kata sambutan ketua prokami muda
- Materi 30 menit + tanya jawab (diserahkan kpd acara)
- Do'a
- Zoom fk 300 participant (bima)

HUMAS
1. Share info acara di semua grup : tentukan target utama (mahasiswa kesehatan)
2. Menghubungi narasumber (koordinasi dgn acara), tidak pakai surat, setelah di acc, minta Curriculum Vitae kpd
pemateri
- minta izin untuk minta slide materi dan share Ppt pemateri ke peserta seminar
- kirimkan TIU TIK
3. Share info dan koordinasi di grup WA peserta
4. Tanda terima kasih utk narasumber : uang 150rb (pastikan lagi ke dpp berapa vee untuk pemateri dokter dari
Prokami dan ustadz)
ke rek atau dikirimkan jus dll
5. Koordinasi acara dgn Prokami Sumbar (Jumat siang setelah paginya dihubungi oleh bg ikhsan/bg dani) : Ummi
Mira/dr. Roni
6. Menghubungi DPP dan pengurus prokami thn lalu utk undangan mengikuti seminar  melalui pc di hari
Senin/Selasa dan H-1 seminar
7. Menghubungi MC, tilawah, Doa (jumat sore ini)

PUBDOK
1. Desain pamflet/info seminar : pemateri, waktu, tema, link zoom ( Deadline : Sabtu)
2. Video Promosi/teaser
3. Menyiapkan zoom (pinjam ke WD 3 FK : dr. Hardisman, koordinasi dg bima/arief)
4. Membuat grup WA peserta (masukkan link ke gform)
5. Membuat e-sertifikat panitia dan peserta
6. Virtual background utk narasumber, peserta dan panitia
7. Membuat count down
8. Record seminar
9. Foto bersama
10. Link gform pendaftaran : koordinasi dgn acara (Deadline : Sabtu siang)
11. Ready live streaming youtube Prokami Muda Sumbar
 Rapat 2 Seminar Prokami
Rabu/7 April 2021
21.00 WIB

HUMAS
1. Share info acara di semua grup ✅
- sejak hari senin
2. Menghubungi narasumber : *minta cv narasumber & ppt materi saat gladi sudah ada*
- dr Elfizon : bg azizi ✅ cv belum
- ust zulkarim : thoriq ✅ cv sudah
- sharing mahasiswa afrika : bg ikhsan✅ cv sudah
Kira2 jam 11 rundownnya = jam 7 pagi di afrika
3. Bikin list grup2 yg sudah di share
4. Di grup wa sudah ada 70an yg join, *masing2 panitia mencari minimal 5 orang peserta di luar yg sudah
mendaftar*
Cara evaluasi : ss bukti sudah isi form dan join grup
5. Pembina sudah dihubungi✅
- *utk kata sambutan, koordinasikan juga jam dan lama waktunya*

Kendala humas :
- menghubungi anggota prokami sumbar dan anggota prokami muda tahun lalu, ada yg hanya di read dan belum
dibalas
- *nomor pengurus prokami tahun lalu bisa diminta ke bg dani*

ACARA
1. Rundown sudah fix✅ ada di grup, jika ada masukan ke acara silakan
2. Moderator : bg rafdi ✅ sudah dijelaskan
3. *Gladi resik H-1* minta tlg take zoom ke pubdok utk gladi resik
4. Teknis acara :
- opening : minta tlg pubdok utk musik religi/video prokami di awal, pj pubdok : arief
- peraturan peserta bisa di chat saat waiting room dan bisa di share screen di awal sebelum acara, pj acara : putri
- mc, tilawah : bima
- lagu indonesia raya & mars prokami
- pj sharescreen : nafa
- pj foto bersama : arief
- pj admin zoom&admit peserta : panitia acara bantu jadi co-host
- link absen : pj : humas, link cukup sekali, di chat berkala di zoom, pakai email jadi cuma 1x isi link
- pj aktif di chat utk rekap pertanyaan, ngirim link absen : dari anggota acara
- pertanyaan direkap di ppt utk dibacakan moderator
- penyerahan sertifikat di ss oleh acara utk narasumber
- pengumuman pemenang :
- quiz di share di ig prokami, jawab di komen, yg menang jawab pertama & follow ig prokami
- menggunakan kahoot
- foto bersama dan penutupan
*Live streaming youtube : konfirmasi ke arief*

PUBDOK
1. Ppt utk pembukaan belum
2. Pamflet✅
3. Sertif narasumber, moderator✅
4. Menyiapkan backsound utk sebelum pembukaan
5. *Sertif peserta dicoba yg otomatis*, pj : rahmi
6. Link gform peserta ✅
7. Pj foto bersama dari pubdok