BAB IV

HASIL PRAKTEK KERJA LAPANGAN

4.1 Tempat pendaftaran pasien

Pendaftaran pasien rawat jalan

Tata cara penerimaan pasien rawat jalan yang ditujukan sebagai acuan pendaftaran

rawat jalan yang diproses melalui panitia rekam medis dan bidang pelayanan

Pendaftaran Pasien Baru

1. Petugas loket memanggil sesuai dengan nomor urut antrian pendaftaran.

2. Petugas loket pendaftaran menanyakan identitas pasien dengan meminta kartu

identitas yang diakui (KTP, SIM, Kartu Pelajaran dan Kartu Pegawai).

3. Mengisi isian dokumen rawat jalan pasien serta menanyakan poli yang hendak

dituju.

4. Memberikan no. Register sesuai urutan billing system pasien.

5. Pasien dengan penjamin BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan dan asuransi

lain yang bekerjasama dengan RSUD Prof Dr. Soekandar perlu diperiksa syarat

kelengkapan dengan teliti.

6. Kelengkapan pelayanan asuransi antara lain : rujukan Faskes I / Puskesmas serta

Foto Copy kartu peserta, selanjutnya petugas membuatkan jaminan rawat jalan

pasien.

7. Mempersilahkan pasien menunggu di poli tujuan.

8. Mengantar dokumen rawat jalan pasien selesai pelayanan dokumen rawat jalan.

Pendaftaran Pasien Kunjungan Ulang

1. Petugas loket meminta pasien menunjukkan kartu register.

37
 2. Petugas mencari status rawat jalan pasien di rak penyimpanan.

3. Bila pasien tidak dapat menunjukkan kartu registernya, petugas mencari nomor

registernya di komputer / buku ekspedisi status.

4. Pasien peserta BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan yang bekerja sama dengan

RSUD Prof Dr. Soekandar dimintai fotocopy kartu peserta.

5. Petugas membuatkan jaminan rawat jalan status rawat jalan pasien.

6. Mempersilahkan pasien menunggu di poli tujuan

7. Mengantar dokumen rawat jalan di poli

Setelah selesai pelayanan petugas mengembalikan status pasien ke rak penyimpanan

Unit yang terkait Dokter spesialis, perawat poli dan staf pendaftaran

Pendaftaran pasien rawat inap

Merupakan tata cara penerimaan pasien rawat inap sebagai acuan pendaftaran pasien

rawat inap yang disusun oleh panitia rekam medis

1. Perawat poli atau UGD setelah pasien dinyatakan untuk MRS oleh Dokter pemeriksa

maka keluarga dianjurkan untuk mendaftarkan ke loket untuk mendapatkan status

rawat inap.

2. Melaksanakan kegiatan pendaftaran pasien rawat inap dengan cara melaksanakan

wawancara, memeriksa kelengkapan data sosial sesuai dengan KTP/SIM dan

memasukkan data pasien ke komputer.

3. Mencatat / menulis data identitas pasien pada halaman depan atau cover document

Rekam Medis rawat inap.

4. Bagi pasien BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan dan Asuransi yang bekerja

sama dengan rumah sakit dibuatkan jaminan rawat inap.

38
Pelaksanaan kegiatan selama 2x24 jam.

3 unit yang terkait adalah Petugas loket pendaftaran, Perawat UGD,Perawat Poli

Pendaftaran Pasien online (wa)

Pendaftaran Rawat Jalan melalui Online Whats App yang dilakukan pada hari sebelum

pelayanan Rawat Jalan tanpa melalui antrian pendaftaran RSUD Prof. Dr. Soekandar

Kab. Mojokerto. Dengan tujuan Melakukan pendaftaran tanpa melalui antrian

pendaftaran, Mengurangi antrian pendaftaran secara manual dan mempercepat

pelayanan, kebijakan ini sudah diatur oleh Keputusan Direktur RSUD Prof.

Dr.Soekandar Nomor 445/184/419-207 tentang Pedoman IT di Rumah Sakit.

Prosedur pendaftaran online (wa)

Petugas shift sore menerima, memverifikasi data dan menjawab pendaftaran pasien

dengan persyaratan pendaftaran online antara lain:

a. Pasien yang sudah pernah berobat ke RSUD Prof. dr. Soekandar Kabupaten

Mojokerto

b. Pasien Umum dan Penjamin (BPJS/ Asuransi Lain yang bermitra dengan RSUD

Prof. dr. Soekandar Kabupaten Mojokerto

c. Pendaftaran online berlaku untuk pelayanan 1(satu) hari berikutnya.

d. Pendaftaran online tidak berlaku untuk hari Minggu dan hari libur lainnya.

e. Pasien wajib hadir dan registrasi pukul 07.00 s/d 11.00 WIB pada hari pelayanan

di loket 5.

f. Jadwal pendaftaran Minggu s/d Jumat pukul 15.00 s/d 21.00 WIB

Cara pendaftaran :

39
 #DAFTAR (ENTER)

#Nama (ENTER)

#No,RM (ENTER)

#Poli Tujuan (ENTER)

#Status Kepesertaan (BPJS/UMUM)

Kirim ke 082316000400

Petugas Shift malam melakukan input data pendaftaran online WhatsApp setelah pukul

24.00 WIB dimasukkan SIMRS di masing masing poli yang dituju.

Petugas Shift pagi melalui loket khusus/ loket 5 (Lima) melakukan cetak SEP (Surat

Elegibity Pasien) pasien penjamin (BPJS/ Asusransi Lain) dan pasien Umum langsung

melakukan pembayaran di kasir.

Unit yang terkait dalam kebijakan ini adalah Bidang Pengembangan, Bidang Umum

dan Kepegawaian, Bidang Pelayanan.Medis, Bidang Pelayanan Penunjang, Bidang

Pelayanan Keperawatan, Bidang Keuangan

4.2 Pencarian dokumen rekam medis

Yang dimaksud dengan mekanisme pencarian kartu Rekam Medis adalah tata cara

mencari dan mengambil berkas Rekam Medis yang disimpan Seksi Rekam Medis di

RSUD Prof. Dr. Soekandar Kab. Mojokerto, sebagai pedoman pencarian dan

pengambilan berkas rekam medis yang proses pencariannya dicari oleh petugas rekam

medis

Yang berhak mengambil dokumen Rekam Medis adalah petugas Rekam Medis.

40
 1. Lihat angka terakhir 2 digit dari belakang (Terminal Digit Filing) pada

nomor Rekam Medis lalu sesuaikan pada nomor raknya baru dicari dokumen

Rekam Medis yang dimaksud dengan melihat angka pertama dan kedua nomor

Rekam Medis.

2. Dokumen Rekam Medis yang dicari disesuaikan dengan identitas pasien

pada sampul Rekam Medis, apabila telah sesuai baru dibawa keluar dari ruang

penyimpanan. Jika tidak sesuai dicocokkan dulu dengan buku register.

3. Setelah selesai dipergunakan dokumen Rekam Medis dikembalikan seperti

semula.

Unit yang terkait adalah Staf Rekam Medis,IRNA, IRJA, UGD.

4.3 Penyimpanan dan pengembalian rekam medis

Yang dimaksud mekanisme peminjaman dan pengembalian Berkas Rekam Medis

adalah tata cara dan langkah-langkah peminjaman dan pengembalian kartu Rekam

Medis oleh petugas Rumah Sakit yang terkait untuk dibawa keluar dari Rekam Medis

ke ruangan Rumah Sakit.hal ini ditujukan Sebagai pedoman dalam peminjaman dan

pengembalian kartu Rekam Medis di RSUD Prof Dr. Soekandar Kab. Mojokerto.Proses

peminjaman Berkas Rekam Medis dilakukan dengan laporan tertulis, untuk luar Rumah

Sakit harus ada surat ijin / disposisi Direktur dan pengembaliannya maksimal satu

minggu. Dengan prosedur antara lain

1. Bagi tenaga medis dan para medis para RSUD Prof. Dr. Soekandar peminjaman

kartu kartu Rekam Medis dilakukan dengan cara mengisi buku peminjaman Rekam

Medis secara lengkap berdasarkan nomor register, nama pasien, ruang, tanggal

pinjaman, tanda tangan peminjaman.

41
 2. Peminjaman dari luar Rumah Sakit harus ada surat ijin / disposisi dari Direktur

Rumah sakit.

3. Kartu Rekam Medis yang dibawa keluar rumah sakit harus seijin Direktur Rumah

Sakit.

4. Pengembalian Kartu Rekam Medis dalam waktu satu minggu setelah urusan selesai

ke bagian rekam medis dengan mengisi tanggal pengembalian pada buku pinjaman

dan ditandatangani oleh petugas rekam Medis

Unit terkait Rekam Medis, Bidang Yanmed, Bidang Yanperawatan, IRNA , IRJA

4.4 Penyimpanan dan pengembalian berkas rekam medis berkas rawat jalan

Penyimpanan dan pengembalian berkas rekam medis merupakan tata cara

pengadministrasian berkas rawat jalan, Sebagai acuan penerapan penyimpanan dan

pengembalian Berkas Rekam Medis. Masalah penyimpanan dan pengembalian Berkas

Rekam Medis diproses melalui panitia Rekam Medis dan Bidang Pelayanan

1. Penyimpanan dan pengembalian berkas rawat jalan hanya boleh dilaksanakan oleh

petugas loket.

2. Berkas disimpan secara sentralisasi dan sesuai Terminal Digit Filing

3. Pengembalian Berkas rawat jalan sesuai permintaan petugas loket pendaftaran

4. Berkas yang diambil dari rak penyimpanan diberi tracer sesuai posisi berkas yang

diambil.

5. Setiap penerimaan dan pengeluaran Berkas Rekam Medis ditulis dalam buku

ekspedisi dan diparaf oleh petugas Rekam Medis setelah selesai pelayanan poli.

6. Penyusutan Berkas Rekam Medis dilakukan tiap tahun untuk mengurangi kepadatan

rak penyimpanan

42
 Unit yang terkait Rekam Medis, Bidang Yanmed, Bidang Yanperawatan, IRJA

4.5 Retensi dokumen rekam medis

Kegiatan pengurangan Dokumen Rekam Medis dengan cara memisahkan antara

Dokumen Rekam Medis aktif dengan Dokumen Rekam Medis yang dinyatakanin aktif

(kunjungan terakhir 5 tahun yang lalu saat dilakukan retensi) yang tujuannya adalah

1. Memisahkan Dokumen Rekam medis yang sudah 5 tahun berturut- turut tidak

melakukan pemeriksaan di RSUD Prof.Dr Soekandar

2. Menyimpan Dokumen Rekam Medis yang inaktif ke dalam rak penyimpanan yang

terpisah dari rak aktif

3. Menyiapkan kegiatan penilaian nilai guna Rekam Medis untuk kemudian diabadikan

atau dimusnahkan.

Retensi inaktif maksimal 5 tahun dan aktif di bawah 5 tahun. Berkas Rekam Medis yang

tidak boleh dimusnahkan di RSUD Prof. Dr. Soekandar yaitu jejak kaki bayi dan resume

medis pasien.

Melakukan kegiatan retensi terhadap Dokumen Rekam Medis setiap bulan atau triwulan

secara periodic guna memisahkan Dokumen Rekam Medis aktif dan inaktif.(Sesuai

dengan Surat Keputusan Direktur RSUD Prof.DR Soekandar Mojokerto No.Tentang

Kebijakan Pelayanan Instalasi

1. Tentukan waktu retensi secara periodik.

2. Tentukan petugas penanggung jawab setiap rak penyimpanan Dokumen

Rekam Medis.

43
 3. Ambil Dokumen Rekam Medis aktif dari dalam rak penyimpanan dan periksa

tahun kunjungan terakhir pasien

4. Pisahkan setiap Dokumen Rekam Medis yang tahun kunjungan terakhir di atas 5

tahun mupun di bawah 5 tahun secara terpisah.

5. Tata Dokumen Rekam Medis yang sudah di evaluasi baik yang masih aktif maupun

yang sudah dinyatakan in aktif/tidak aktif sebelum di masukkan ke dalam rak

penyimpanan dengan posisi cover sampul depan menghadap kebawah secara

berurutan (mulai angka terkecil dahulu).

6. Masukan kembali setiap DRM yang kunjungan terakhir pasien di bawah 5

tahun ke dalam rak penyimpanan DRM aktif sesuai kode warna

7. Lakukan penataan ulang dengan merapikan dan merapatkan letak DRM aktif

yang sudah dilakukan retensi di dalam rak penyimpanan

8. Masukan kembali setiap DRM yang kunjungan terakhir pasien di atas 5 tahun ke

dalam rak penyimpanan DRM in aktif sesuai kode warna

9. Lakukan penataan ulang dengan merapikan dan merapatkan letak DRM sesuai

kode warna dan berdasarkan kelompok tahun pelayanan terakhir ke dalam rak

penyimpanan in aktif/tidak aktif dan.

10. Beri sekat dengan kertas tebal tiap kelompok tahun dengan mencantumkan

tahun pelayanan pada sekat tersebut.

4.6 Coding

Yang dimaksud coding adalah suatu system pengelompokkan penyakit berdasarkan

penentuan beberapa kriteria yang telah dan ditetapkan sesuai dengan ICD IX dan ICD X.

44
yang bertujuan Sebagai pedoman dalam pembuatan coding penyakit di RSUD PROF. Dr.

SOEKANDAR dan Memudahkan untuk disimpan, dicari dan kemudian dianalisis.

Pemberian coding dilakukan dengan standart depkes. Dengan prosedur antara lain

1. Yang akan di coding adalah kartu rekam medis / status rawat inap yang datang /

disetor ke rekam medis

2. Kartu rekam medis dicocokkan dulu dengan sensus harian oleh petugas sensus harian

dan memberi KIUP pada status untuk selanjutnya disetorkan pada bagian coding

3. Kartu rekam medis yang akan dicoding dibuka pada lembar resume yang telah diisi

oleh dokter lalu dilihat diagnosa akhir, tindakan, keluhan utama atau penyebab sakit

pasien dan akibatnya unruk disesuaikan dengan kode penyakit dan atau operasi pada

lCD X

4. Penulisan kode diletakkan pada sampul kartu rekam medis dan KIUP.

5. KIUP yang telah terisi dilakukan penataan sesuai dengan alphabet

Unit terkait Sub Bid Rekam Medis

45