JOB DESCRIPTION KEPANITIAAN DEALOVA V

DESKRIPSI KERJA PANITIA

Ketua Panitia

1. Mengkoordinasikan panitia;
2. Menndistribusikan tugas–tugas kepanitiaan kepada panita yang bersangkutan;

3. Mencari alternative pemecahan masalah dan membuat keputusan;

4. Meminta laporan kepada coordinator sie;

5. Bersama sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan;

Sekretaris

Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan kesekretariatan dan administrasi:

1. Membuat proposal kegiatan;

2. Membuat LPJ dan SPJ kegiatan;

3. Membuat/mengadakan, mengelola dan mengarsipkan berkas-berkas dan hal–hal yang berkaitan

dengan kepanitiaan seperti biodata pembicara, dokumentasi, kuitansi, surat perjanjian, surat
masuk/keluar selama kepanitiaan;

4. Berkoordinasi dengan sie kesekretariatan (bila ada);

5. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia

Bendahara

1. Mengatur sirkulasi dan alokasi keuangan untuk seluruh sie;

2. Membuat laporan keuangan secara tertulis dan menyerahkan kepada sekretaris;

3. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia;

Koordinator Seksi

1. Mengkoordinasikan staff dalam seksi masing–masing;

2. Bertanggungjawab terhadap penunaian tugas seksinya;

3. Bersama staff sie membuat laporan kegiatan tiap seksi secara tertulis dan menyerahkannya kepeda
sekretaris panitia;

4. Bertanggungjawab kepada Ketua panitia

Sie Kesekretariatan
 1. Membuat surat seperti: Permohonan pembicara, moderator, Permohonan membuka acara,
Permohonan dana, Permohonan kerjasama kepada instansi tertentu,  Peminjaman gedung dan
peralatan, Undangan, dsb;
2. Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia;

3. Menyiapkan sertifikat untuk panitia dan peserta;

4. Membuat tanda kepanitiaan (name tag);

Sie Acara

Mengatur segala hal yang berkaitan dengan acara kegiatan;

1. Membuat susuna acara (run down) secara detail dan spesifik (memuat waktu, acara, personil in
charge, perlengkapan dan tempat)
2. Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya;

3. Mengkonsep orang-orang ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan;

4. Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan;

5. Menyosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada divisi lain dan pihak-pihak lain
yang terkait

Sie Publikasi, Dokumentasi

Bertangung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan penyebaran informasi

1. Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan (dalam bentuk pamflet, leaflet, brosur, spanduk,
baleho, poster dsb.) dan menyebarkannya kepada pihak terkait;
2. Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto, film dsb.

Sie Perlengkapan dan Transportasi

Bertanggung jawab atas segala bentuk perlengkapan dan transportasi yang diperlukan kegiatan

1. Mengupayakan adanya perlengkapan, tempat dan transportasi yang dibutuhkan kegiatan;

2. Menjadi operator alat ketika kegiatan berlangsung;

3. Menjemput peralatan dan pengisi acara jika diperlukan

Sie Konsumsi

Mengatur segala hal mengenai konsumsi panitia, peserta dan pengisi acara;

1. Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalannya;
2. Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta menyuguhkannya kepda
panitia, peserta, dan pengisi acara;

3. menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan;

4. Mengurus biaya konsumsi