Universitas Sumatera Utara

PENGOLAHAN ARSIP DINAMIS PADA PT PERKEBUNAN
NUSANTARA IV MEDAN
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk

memperoleh gelar Ahli Madya (A. Md) dalam Program Studi Ilmu
Perpustakaan
Oleh :
TRISNAWATY RUMAHORBO
152201018
PROGRAM STUDI D-3 PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2018

ii

iii

KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas kasih dan
karuniaNya yang telah menyertai penulis sehingga dapat menyelesaikan kertas
karya ilmiah ini. Kertas karya ilmiah ini berjudul “Pengolahan Arsip Dinamis
pada PT Perkebunan Nusantara IV Medan”. Penulisan kertas karya ilmiah ini
bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan perkuliahan
pada Program Studi D-3 Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya Universitas
Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa dalam kertas karya ilmiah ini masih banyak
terdapat kesalahan dan kekurangan. Hal ini disebabkan karena masih sangat
terbatasnya pegetahuan dan pengalaman penulis. Oleh karena itu, penulis
mengharapkan saran dan kritik yang membangun agar penulis dapat
mengembangkan pengetahuan dikemudian hari serta demi kesempurnaan kertas
karya ilmiah ini.
Selama proses penyusunan kertas karya ilmiah ini, penulis mengucapkan
terimakasih kepada orang tua penulis yang tercinta Bapak Kasiaman Rumahorbo.
SP dan Ibu B. Sinaga yang sudah bertahan dan berjuang untuk memenuhi
kebutuhan perkuliahan hingga penyelesaian kertas karya ilmiah ini dan
terimakasih untuk setiap nasehat yang diberikan yang selalu menjadi motivasi
bagi penulis hingga saat ini. Penulis juga banyak menerima bantuan dan dukungan
dari berbagai pihak berupa bimbingan dari proses awal penulisan sampai
penyelesaian kertas karya ilmiah ini. Dalam kesempatan ini penulis mengucapkan
terima kasih kepada:
1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos, M.I.Kom, selaku Ketua Program Studi D-3
Perpustakaan, Fakutas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Dirmansyah, M.A. selaku Sekretaris Program Studi D-3
Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si. selaku dosen Pembimbing yang
telah memberikan bimbingannya kepada penulis selama proses penulisan
kertas karya ilmiah ini dan yang telah bersedia meluangkan waktunya
dalam mengarahkan penulis sehingga dapat menyelesaikan kertas karya
ilmiah ini.
5. Ibu Dra. Eva Rabita, M.Hum,. selaku dosen Penguji I yang telah
memberikan arahan, masukan, kritik dan saran kepada penulis untuk
kesempurnaan kertas karya ilmiah ini.
6. Ibu Laila Hadri Nasution, S.Sos., M.P. selaku dosen Penguji II yang telah
memberikan arahan, masukan, kritik dan saran kepada penulis untuk
kesempurnaan kertas karya ilmiah ini.
7. Bapak/Ibu Staf pengajar program studi D-3 Perpustakaan Universitas
Sumatera Utara yang telah berjasa memberikan banyak bekal ilmu
pengetahuan bimbingan serta arahan kepada penulis selama penulis
menimba ilmu pengetahuan di Departemen Ilmu Perpustakaan.
8. Penulis mengucapkan terimakasih kepada Bapak Iskandar selaku yang
telah mengizinkan dan membantu penulis untuk memberikan informasi
yang sangat berpengaruh dalam penyelesaian kertas karya ilmiah ini.
9. Penulis mengucapkan terimakasih kepada kakak, abang dan adik penulis,
Eka Christina Rumahorbo. Am.Keb , Wando Rumahorbo, Amd, dan Surya
Andes Rumahorbo yang telah ikut memberikan semangat dalam
menyelesaikan kertas karya ilmiah ini.
10. Untuk sahabat-sahabat terkasih: Sri Hariyani Harahap, Sri Egia Alemina,
Elva Fenensia Siallagan, Veprida Yanti Simamora, dan Rizal Siregar,
terimakasih untuk setiap kebersamaan diperkuliahan selama tiga tahun ini.
Sukses untuk kita semua! Loveyou and God Bless.
11. Penulis juga mengucapkan terimakasih kepada abang dan kakak (Yan
Vetansyah Samosir S.Sos dan Venyta Cynthia Samosir) yang telah
memberikan dukungan dan nasehat selama di Medan ini dan terimakasih
buat kebersamaan selama ini.
ii

12. Untuk teman-teman stambuk 2015 dan kelompok PKL “Kelompok D”,
terimakasih untuk kebersamaan diperkuliahan dan terimakasih atas
kerjasama dalam melaksanakan tugas selama perkuliahan. Salam Sukses!
Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang
telah membantu dan mendukung penulis dan semoga kertas karya ilmiah ini
bermanfaat bagi seluruh pembaca.
Medan, Agustus 2018
Trisnawaty Rumahorbo
152201018
iii

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................ i
DAFTAR ISI ......................................................................................................... iv
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ vi
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ..........................................................................................1
1.2 Tujuan Penulisan ..................................................................................... 3
1.3 Ruang Lingkup .........................................................................................4
1.4 Metode Pengumpulan Data ......................................................................4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Arsip ......................................................................................5
2.1.1 Tujuan Arsip .................................................................................6
2.1.2 Fungsi Arsip .................................................................................6
2.2 Pengertian Kearsipan ...............................................................................7
2.2.1 Peranan Kearsipan ........................................................................8
2.3 Pengertian Arsip Dinamis ........................................................................9
2.4 Jenis Arsip Dinamis ...............................................................................10

2.4.1 Arsip Dinamis Aktif ...................................................................10
2.4.2 Arsip Dinamis Semi aktif ...........................................................10
2.4.3 Arsip Dinamis Inaktif .................................................................11
2.5 Siklus Hidup Arsip ...............................................................................11
2.6 Pengolahan Arsip Dinamis ....................................................................12

2.6.1 Sistem Penyimpanan Arsip ........................................................12
2.6.2 Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip ......................................13
2.6.3 Penempatan Arsip ......................................................................15
2.6.4 Penemuan Kembali Arsip ..........................................................15
2.6.5 Penyusutan Arsip .......................................................................16
2.7 JRA (Jadwal Retensi Arsip) ..................................................................16
iv

BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Sejarah Berdirinya PT. Perkebunan Nusantara IV Medan ....................18

3.1.1 Visi dan Misi PT. Perkebunan Nusantara IV Medan ................19
3.2 Struktur Organisasi pada PT. Perkebunan Nusantara IV Medan ..........20
3.3 Proses Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar pada PT

Perkebunan Nusantara IV Medan ..........................................................21
3.3.1 Proses Surat Masuk ....................................................................21
3.3.2 Proses Surat Keluar ....................................................................23
3.4 Siklus Hidup Arsip Dinamis PT Perkebunan Nusantara IV Medan ......27
3.5 Pengolahan Arsip Dinamis PT Perkebunan Nusantara IV Medan ........28
3.5.1 Sistem Penyimpanan Arsip PT Perkebunan

Nusantara IV Medan .................................................................28
3.5.2 Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Dinamis
PT Perkebunan Nusantara IV Medan .......................................28
3.5.3 Penempatan Arsip Dinamis PT Perkebunan
Nusantara IV Medan ..................................................................29
3.5.4 Penemuan Kembali Arsip Dinamis pada PT
Perkebunan Nusantara IV Medan ..............................................30
3.5.5 Penyusutan Arsip Dinamis PT Perkebunan
Nusantara IV Medan ...............................................................30
3.6 Fasilitas Kearsipan di PT Perkebunan Nusantara IV Medan ..............31
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan ............................................................................................34
4.2 Saran ......................................................................................................35
DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................................36
LAMPIRAN ..........................................................................................................37

DAFTAR GAMBAR
Gambar-1. Siklus Hidup Arsip ...............................................................................11
Gambar-2. Struktur Organisasi PT Perkebunan Nusantara IV Medan ..................20
Gambar-3. Disposisi Surat Masuk .........................................................................22
Gambar-4. Surat Keluar .........................................................................................23
Gambar-5. Kode Perihal Surat ...............................................................................26
vi

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Setiap Lembaga atau Instansi dalam pelaksanaan kegiatan administrasi
sehari–hari tidak dapat lepas dari proses penciptaan arsip, karena pada dasarnya
arsip merupakan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan.
Catatan ini secara umum ialah warkat, arsip, atau dokumen baik berupa lembaran-
lembaran dokumen, film, microfilm dan lainnya yang berisi data dan informasi.
Lembaran-lembaran tersebut merupakan alat bukti tentang kegiatan yang
dilakukan dalam suatu organisasi. Lembaran-lembaran itu disebut dengan arsip.
Arsip merupakan suatu badan yang melakukan segala kegiatan pencatatan
penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat yang mempunyai
informasi penting terhadap pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan
menerapkan kebijakan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, “Arsip adalah kumpulan
warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan
agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali”.
Dalam Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan,
dikatakan bahwa:
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara (pasal 1 ayat 2).
Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mem perlancar

dalam rangka pengambilan keputusan secara tepat dan tepat mengenai informasi
yang berguna. Oleh sebab itu, surat atau warkat harus memenuhi persyaratan yaitu
memiliki nilai guna bagi organisasi atau lembaga sehingga surat tersebut dikelola
dengan teratur dan berencana menurut suatu sistem tertentu agar memudahkan
penemuan kembali surat yang disimpan jika sewaktu-waktu dibutuhkan kembali
nilai informasi yang ada di dalamnya oleh organisasi atau lembaga. Arsip

mempunyai nilai yang sangat penting bagi keberlangsungan suatu organisasi yang
mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “ sumber informasi”, dan “
sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan oleh setiap organisasi dalam
rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban,
penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
Perkembangan teknologi informasi sekarang ini, menuntut setiap instansi
atau lembaga baik pemerintah maupun swasta dapat menjalankan fungsi
administrasi lembaganya secara baik dan tepat. Hal itu tidak lepas dari
kemampuan instansi tersebut mengatur surat atau dokumen yang lainnya, yang
merupakan informasi penting untuk menunjang proses kegiatan di instansi
tersebut. Pengaruh teknologi informasi memungkinkan dimanfaatkannya sarana
kearsipan berupa mesin-mesin yang serba otomatis. Salah satu akibat positif dari
kemajuan bidang teknologi adalah dimungkinkannya pengiriman dan
penyampaian informasi dapat dilakukan dengan lebih cepat.
PT Perkebunan Nusantara IV Medan merupakan Badan Usaha Milik
Negara bidang perkebunan yang berkedudukan di Jalan Letjend Suprapto No.2
Medan, Provinsi Sumatera Utara. Dari observasi yang dilakukan penulis, dapat
dijelaskan bahwa arsip memiliki peranan penting dalam proses kerja pada suatu
bagian dalam sebuah instansi atau perusahaan. Arsip dinamis yang ada di PT
Perkebunan Nusantara IV Medan berupa surat masuk dan surat keluar yaitu
Laporan Peristiwa Masalah Umum seperti Berita Acara yang merupakan catatan
laporan yang dibuat mengenai waktu terjadi, tempat, keterangan / petunjuk lain
tentang suatu perkara / peristiwa, Surat Pejabat Sementara yaitu surat yang
digunakan untuk menjabat sementara sebelum ditentukan pejabat yang definitif
oleh pimpinan, Catu Beras yaitu suatu laporan mengenai jumlah masyarakat yang
mendapat catu beras setiap bulannya, Surat Permohonan merupakan surat izin
dimana pihak ketiga ikut serta untuk menyelesaikan persoalan, Pemondoan anak
sekolah merupakan surat pendukung atau bukti untuk anak tanggungan yang
masih sekolah, dan Memo merupakan surat yang dibuat khusus untuk keperluan
dalam kantor atau organisasi seperti Memo Insentif Kinerja.

Penyimpanan arsip di PT Perkebunan Nusantara IV Medan menggunakan sistem
penyimpanan berdasarkan kronologi tahun dan jenis surat. Arsip disimpan secara
teratur dan rapi dalam map ordner kemudian disimpan dalam lemari arsip yang
disediakan. Pelaksanaan pemeliharaan arsip tidak ada dilakukan penyemprotan
untuk mencegah kerusakan arsip atau meletakkan kapur barus dalam lemari.
Untuk arsip yang tidak digunakan lagi dari 8 tahun ke bawah dipindahkan ke satu
ruangan khusus (gudang arsip).
Seiring berjalannya kegiatan organisasi atau perkantoran, maka jumlah
volume arsip akan bertambah dari waktu kewaktu. Kantor memiliki kegiatan salah
satu diantaranya ialah membuat laporan, menerima laporan. Semua laporan
tersebut tidak segera dibuang melainkan disimpan. Jumlah arsip yang terus
bertambah akan menimbulkan permasalahan atau akan menjadi tumpukan sampah
apabila tidak segera ditangani, untuk itu sangat dibutuhkan penataan arsip secara
menyeluruh dan prosedur pengolahan arsip dinamis yang baik dan tepat,
dikatakan baik apabila mempermudah pimpinan atau pegawai dalam temu balik
arsip dengan cepat sehingga dapat membantu perkerjaan pegawai menjadi efektif.
Berdasarkan uraian diatas, untuk mengetahui lebih jelas tentang
pengolahan arsip dinamis di PT Perkebunan Nusantara IV Medan maka penulis
menetapkan judul kertas karya ilmiah yaitu “Pengolahan Arsip Dinamis pada PT.
Perkebunan Nusantara IV Medan”. Pengolahan arsip sangat penting bagi
penunjang kelangsungan kearsipan pada PT. Perkebunan Nusantara IV Medan.
1.2 Tujuan Penulisan

Adapun yang menjadi tujuan penulisan kertas karya ilmiah ini adalah:
1. Untuk mengetahui kinerja pengolahan arsip dinamis pada PT. Perkebunan
Nusantara IV Medan
2. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi dalam pengolahan arsip
dinamis di PT. Perkebunan Nusantara IV Medan

1.3 Ruang Lingkup
Sesuai dengan judul kertas karya ilmiah penulis, yaitu “Pengolahan Arsip
Dinamis pada PT Perkebunan Nusantara IV Medan”, maka yang menjadi ruang
lingkup penulisan yakni pengolahan, penyimpanan, pemeliharaan dan
pengamanan, penemuan kembali arsip, dan penyusutan arsip dinamis pada PT.
Perkebunan Nusantara IV Medan.
1.4 Metode Pengumpulan Data

Dalam penulisan kertas karya ilmiah ini penulis mengumpulkan data
dengan menggunakan metode sebagai berikut:
1. Studi Kepustakaan
Yaitu pengumpulan data dengan cara membaca, menelusur, dan
memahami bahan pustaka atau literatur baik berupa buku, diktat, atau
literatur-literatur lainnya yang berhubungan dengan topik yang dibahas
dalam kertas karya ilmiah ini.
2. Studi Lapangan
Untuk memperoleh data dalam penulisan kertas karya ilmiah ini, penulis
mengadakan peninjauan dan pengamatan langsung pada bagian
pengolahan arsip dinamis PT. Perkebunan Nusantara IV Medan.
3. Wawancara
Data diperoleh dengan cara menanyakan langsung kepada karyawan
bagian pengolahan arsip dinamis bagaimana sistem pengolahan arsip
dinamis serta menanyakan hal-hal yang perlu bagi penulis.

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Arsip

Istilah Arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam
bahasa Inggris disebut “Archieve”, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu
dari kata “arche” yang berarti permulaan. Kemudian kata “arche” ini berkembang
menjadi kata “Archia” yang berarti catatan. Selanjutnya dari kata “Archia”
berubah lagi menjadi kata “Archeion” yang berarti “Gedung Pemerintahan” dan
dalam bahasa Latin disebut “Archivum”. (Serdamayanti, 2003:7).
Menurut Barthos (2016:1) bahwa arsip pada pokoknya dapat diberikan
pengertian sebagai: “Setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun
bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (persoalan)
ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu)
pula”. Yang termasuk sebagai arsip itu misalnya: surat-surat, kuitansi, faktur,
pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto
dan lain sebagainya.
Dalam Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan,
dikatakan bahwa:
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara”.
Dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-

ketentuan Pokok Kearsipan dijelaskan bahwa arsip adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga
Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun,
baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kegiatan pemerintahan;
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta
dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
berbangsa.

“Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis
karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali” (The Liang Gie, 2000).
Dari beberapa pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa arsip ialah
rakaman kegiatan atau bahan kerja yang terjadi dalam bentuk tulisan dan dirawat
sebaik-baiknya untuk memberikan informasi bila diperlukan dan untuk
kepentingan pribadi atau organisasi yang disimpan secara teratur dan memiliki
cara tertentu sehingga mudah untuk ditemu balik. Apabila arsip benar-benar tidak
berguna maka sebaiknya dimusnahkan saja.
2.1.1 Tujuan Arsip

Menurut Sedarmayanti (2003:19) mengatakan bahwa: tujuan arsip secara
umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional
tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta
untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan
pemerintah. Kegiatan ini berlangsung setiap harinya dibagian tata usaha maupun
administrasi arsip.
Menurut Widjaja dalam Priansa (2012), mengatakan bahwa tujuan dari
arsip adalah:
1. Menyimpan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan
2. Menyiapkan surat setiap kali saat diperlukan
3. Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut paut dengan suatu
masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.
2.1.2 Fungsi Arsip

Basir Barthos dalam bukunya Manajemen Kearsipan untuk Lembaga
Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi (2016:12) menyatakan bahwa Ketentuan
fungsi arsip tersebut menegaskan adanya dua jenis sifat dan arsip secara
fungsionil, yakni:
1. Arsip dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan
artinya menurutkan fungsinya
2. Arsip statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi
khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional /pemerintahan.

Menurut Priansa (2012:158-159), mengatakan kearsipan bagi organisasi
merupakan penunjang untuk kelancaran kegiatan operasianal. Melalui kearsipan,
informasi dan data otentik dapat diperoleh dengan cepat dan tepat. Oleh karena
itu, kearsipan yang baik haris dilaksanakan fungsi kearsipan yaitu:
1. Alat penyimpanan warkat
2. Alat bantu perpustakaan, khususnya pada organisasi besar yang
menyelenggarakan sistem sentralisasi
3. Alat bantu bagi pimpinan dan manajemen dalam mengambil
keputusan
4. Alat perekam perjalanan organisasi
5. Mengefektifkan dan megefisiensikan perkejaan
6. Alat untuk memecahkan permasalah yang dihadapi organisasi
7. Alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan bagi yang
membutuhkan data
8. Sumber informasi peritiwa dan kegiatan yang terjadi di kantor
Dari uraian diatas dijelaskan bahwa arsip berfungsi sebagai sumber

informasi untuk kegiatan yang dilaksanakan serta dalam pengambilan keputusan
bagi kelangsungan hidup suatu instansi atau organisasi.
2.2 Pengertian Kearsipan

Kearsipan merupakan penataan berkas secara teratur, rapi dan sistematis.
Hal ini dimaksudkan apabila berkas yang diarsipkan sewaktu-waktu diperlukan
dengan mudah dan cepat ditemukan kembali. (Wiyasa, 2003)
Menurut Kamus Administrasi, “Kearsipan adalah semua rangkaian
kegiatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat
sampai penyingkiran”.
Menurut Odgers (2005) “Kearsipan adalah manajemen arsip sebagai
proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip baik
dalam bentuk kertas maupun media elektronik”.
Kearsipan terbentuk secara organis (proses administrasi/kegiatan) dalam
administrasi dan arsip juga tidak bebas bergerak yang disesuaikan dengan
kebutuhan lingkungannya. Kearsipan digunakan hanya untuk pejabat atau
pegawai dalam kantor/organisasi masing-masing untuk diperoleh lebih lanjut.
Dengan demikian kearsipan merupakan pekerjaan kantor yang berhubungan

dengan proses pengolahan arsip meliputi penyimpanan, penempatan, penemuan
kembali arsip.
2.2.1 Peranan Kearsipan

Kearsipan sangat diperlukan dalam setiap bidang pekerjaan agar kegiatan
arsip dapat terlaksana dengan baik karena arsip merupakan suatu catatan dan alat-
alat komunikasi yang saling berhubungan satu sama lain, yang dapat dijadikan
sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan dan pengambilan keputusan.
Hal ini sesuai dengan pendapat Barthos (2016:1) yang menyatakan bahwa:
Arsip mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan” sebagai “sumber
informasi” dan sebagai “alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam
setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan,
pengembangan, perumusan kebijakan pengambilan keputusan, pembuatan
laporan pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi pemerintahan maupun
swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan
penting dalam proses menyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat
keputusan dan merumuskan kebijakan. Karena arsip mempunyai peranan penting
bagi kehidupan organisasi, mengakibatkan arsip perlu dikelola dengan baik,
sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan arsip, maka arsip akan dapat
disajikan dengan cepat dan tepat.
Menurut Sedarmayanti (2003:19) peranan arsip adalah sebagai berikut:
1. Alat utama ingatan organisasi.
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Dari pengertian tersebut jelas bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata

mempunyai jangkauan yang sangat luas yaitu sebagai alat untuk membantu daya
ingat manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan secara
cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Meskipun kearsipan mempunyai peranan
penting di dalam administrasi, tetapi ironisnya dewasa ini masih banyak kantor

(pemerintah maupun swasta) yang tidak melakukan penataan arsip dengan sebaik-
baiknya.
2.3 Pengertian Arsip Dinamis

Salah satu tugas yang harus dikerjakan oleh seorang sekretaris ialah
menyimpan berkas, warkat, surat atau arsip secara teratur, rapi dan sistematis,
agar arsip mudah ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu pimpinan
memerlukan. Arsip merupakan data atau informasi yang dapat dijadikan sebagai
pertinggal di suatu instansi atau lembaga yang pengaturannya dilakukan dengan
sistem kearsipan yang ada (Wiyasa, 2003:99).
Menurut fungsinya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan
arsip statis. Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-
ketentuan Pokok Keasipan, yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis
adalah sebagai berikut:
1. Arsip Dinamis
Yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi
Negara. Arsip Dinamis dapat dirinci lagi menjadi tiga, yaitu:
1. Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi
kelangsungan kerja.
2. Arsip Semi Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunanya sudah
mulai menurun.
3. Arsip In-aktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam
proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip Statis
Yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara dan ini merupakan
pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintahan dan nilai
gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

Menurut Barthos (2003:4) menyatakan bahwa Arsip Dinamis adalah;
“Arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanan,
penyelenggaran kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan
secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara”.
Dari beberapa pengertian di atas dapat dipahami bahwa arsip dinamis

adalah arsip-arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyusunan,
pelaksanaan, perencanaan suatu kegiatan pada umumnya.
2.4 Jenis Arsip Dinamis

2.4.1 Arsip Dinamis Aktif
Arsip dinamis aktif merupakan bagian dari arsip dinamis sebagaimana
masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan pelaksanaan
kegiatan pada umumnya.
Arsip Nasional Republik Indonesia memberikan pengertian arsip dinamis
aktif yaitu; “Arsip-arsip yang masih sering di pergunakan bagi kelangsungan
kerja”.
Menurut Barthos (2003:4) menyatakan bahwa; “Arsip dinamis aktif adalah
arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit
Pengolah”.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis aktif merupakan
arsip yang masih digunakan sebagai sumber informasi dalam penyelenggaraan
kegiatan dan pengambilan keputusan.
2.4.2 Arsip Dinamis Semi-aktif

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
dijelaskan bahwa; “Arsip dinamis semi-aktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya sudah mulai menurun yang berasal dari tahun yang lalu namun
masih digunakan untuk kepentingan pada tahun sekarang (masa transisi antara
aktif dan inaktif)”. Dengan kata lain arsip dinamis semi aktif merupakan arsip
jangka panjang yang sewaktu-waktu diperlukan bagi kepentingan disuatu instansi.
10

2.4.3 Arsip Dinamis In-aktif
“Arsip dinamis in-aktif merupakan arsip yang tidak secara langsung dan
tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan
administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip” (Barthos, 2016:4). Arsip
dinamis in-aktif disimpan di suatu tempat yang dikenal dengan nama pusat arsip
in-aktif yang berfungsi sebagai pusat layanan jasa rujukan.
2.5 Siklus Hidup Arsip

Siklus Hidup Arsip merupakan konsep penting Record Management. Ini
adalah cara melihat bagaimana arsip di ciptakan, di gunakan dan sampai
pemusnahan arsip. Kegiatan kearsipan terus berlangsung dengan mengikuti siklus
hidup arsip, yang telah tercakup dalam bagan kehidupan arsip. Bagan tersebut
merupakan bagian dari proses kegiatan untuk mendukung terlaksananya suatu
program kerja arsip yang setiap bagiannya memiliki unsur pendukung masing-
masing bagi keberlangsungan kegiatan suatu instansi atau lembaga.
Menurut Amsyah (2003,23) menyatakan bahwa; “Siklus arsip meliputi
tahap penciptaan, tahap penyebaran, tahap pengguna, tahap penyimpanan berkas
dan temu balik, tahap penempatan dan pemusnahan”.
Penciptaan
Penyerahan
Pengurusan
ke ANRI
Penyimpanan Referensi
Pemusnahan
Gambar-1: Siklus Hidup Arsip

Sumber: Sedarmayanti (2003; 20)
11

Siklus hidup arsip pada gambar diatas dapat dibagi menjadi tujuh tahapan,
yaitu:
1. Tahap penciptaan arsip merupakan tahap awal dari proses kehidupan
arsip, yaitu yang bentuknya berupa konsep, daftar, formulir, dan
sebagainya.
2. Tahap pengurusan dan pengendalian merupakan tahap di mana surat
masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan.
Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna
pemrosesan lebih lanjut
3. Tahap referensi merupakan surat-surat tersebut digunakan dalam
proses kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut
diklasifikasikan dan diindeks, maka kemudian surat disimpan
berdasarkan sistem tertentu
4. Tahap penyusutan merupakan kegiatan pengurangan atau penyiangan
arsip
5. Tahap pemusnahan merupakan pemusnahan terhadap arsip yang tidak
mempunyai nilai guna lagi dapat dilakukan oleh lembaga-lembaga
Negara atau Badan Swasta.
6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, dimana arsip yang sudah
menurun nilai gunanya (arsip inaktif) didaftar kemudian dipindah
penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau
sesuai peraturan yang berlaku
7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah
merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan
(Sedarmayanti 2003; 20).
2.6 Pengolahan Arsip Dinamis

Pengolahan arsip adalah pekerjaan yang mengolah berkas dan arsip yang
di terima oleh bagian unit pengolahan atau unit kerja. Pengolahan arsip dinamis
adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis
meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
(Sugiarto dan Wahyono, 2015;13).
2.6.1 Sistem Penyimpanan Arsip

Menurut Wursanto (2001;22) menyatakan bahwa; “Sistem penyimpanan
adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam
menyimpan warkat-warkat, sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu
dapat ditemukan kembali secara cepat”. Sistem penyimpanan arsip dinamis
diperlukan untuk memudahkan penemuan kembali arsip jika dibutuhkan.
12

Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem
tertentu yang memungkinkan penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila
sewaktu-waktu diperlukan, pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat
dilakukan dengan mudah, dan pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat
dilakukan dengan mudah. Dengan cara demikian arsip tidak akan mudah dan
cepat rusak karena sering diambil dari tempat penyimpanan. Suatu sistem
kersipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik apabila di terapkan
pada organisasi lain.
2.6.2 Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

Menurut Sedarmayanti (2003:110) pengertian pemeliharaan arsip yaitu:
“Kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat
beberapa sebab”. Agar pemeliharaan dan pengamanan arsip dapat terlaksana
secara efektif, maka setiap petugas kearsipan sebaiknya memberikan pengetahuan
mengenai hal tersebut, sebab dengan demikian mereka selalu dapat menjaga dan
mengamankan arsip dari kehancuran.
Pemeliharaan arsip adalah usaha pencegahan arsip agar kondisi fisiknya
tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Untuk dapat memelihara arsip
dengan baik, perlu diketahui beberapa faktor penyebab kerusakan arsip dan cara
pencegahannya. Dengan kata lain usaha ini sering disebut dengan preventiv
(Sugiarto dan Wahyono, 2015:71).
Menurut Sedarmayanti (2003:110) menyatakan bahwa; Pemeliharaan arsip
secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Pengaturan Ruangan
Ruang penyimpanan arsip harus:
1. Dijaga agar tetap kering (temperatur ideal antara 60°-70°F, dengan
kelembaban antara 50-60%).
2. Terang (terkena sinar matahari tak langsung)
3. Mempunyai ventilasi yang merata
4. Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan
sebagainya.
2. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada
udara diantara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang
diinginkan perlu dipenuhi.
13

3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip
Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barus ditempat penyimpanan,
atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia, secara berkala.
4. Larangan-larangan
Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan, antara lain:
1. Dilarang membawa dan/atau makan ditempat penyimpanan arsip
2. Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (karena percikan
api dapat menimbulkan bahaya kebakaran)
5. Kebersihan
Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain.
Menurut Sedamaryanti (2003:110) Tujuan pemeliharaan arsip adalah

1. Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan
demikian setiap pejabat yang bertanggungjawab atas pengelolaan arsip
harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada
tempat yang seharusnya.
2. Agar penanggungjawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah
sesuatu arsip telah diperoses menurut prosedur yang seharusnya.
Dalam Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971, hanya ditetapkan mengenai

ketentuan pidana yang menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya saja,
seperti yang diatur dalam pasal 11 sebagai berikut :
1. Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip,
sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-Undang ini dapat
dipidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.
2. Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1
huruf a Undang-Undang ini, dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal
tentang isi naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya,
sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut, dapat dipidana
penjara seumur hidup atau selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun
Menurut Sugiarto dan Wahyono (2015:78) Pengamanan arsip ialah;

Usaha penjagaan agar benda arsip tidak hilang dan agar isi atau
informasinya tidak sampai diketahui oleh orang yang tidak berhak.
Petugas arsip harus mengetahui persis mana saja arsip yang sangat vital
bagi organisasinya, mana arsip yang tidak terlalu penting, mana arsip
sangat rahasia, dan sebagainya.
14

Usaha pengamanannya antara lain dilakukan dengan cara-cara sebagai
berikut:
1. Petugas arsip harus betul-betul orang yang dapat menyimpan rahasia
2. Harus dilakukan pengendalian dalam peminjaman arsip. Misalnya
dapat ditetapkan bahwa peminjaman arsip hanya boleh dilakukan oleh
petugas atau unit kerja yang bersangkutan dengan penyelesaian surat
3. Diberlakukan larangan bagi semua orang selain petugas arsip
mengambil arsip ditempatnya
4. Arsip diletakkan pada tempat yang aman dari pencurian
2.6.3 Penempatan Arsip

Yang dimaksud dengan penempatan adalah tempat penyimpanan arsip-
arsip yang harus disusun oleh suatu badan pemerintah atau swasta. Tempat
penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gedung (gudang arsip), rak
arsip, dan lemari. Terlepas dari jenis dan bentuk yang dipergunakan pada dasarnya
sistem kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat.
(Amsyah, Zulkifli, 2003).
2.6.4 Penemuan Kembali Arsip

Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan
atau penyimpananyang dipergunaka, serta tergantung dari kecekatan petugas
arsip. Oleh sebab itu perlu dipikirkan tentang penentuan pemilihan sistem
penataan atau penyimpanan arsip yang sesuai dengan kebutuhan. Apabila
penemuan kembali arsip, sering mendapat kesulitan atau kegagalan, maka perlu
diadakan penelitian agar dapat segera diketahui penyebabnya. (Sedarmayanti,
2003;79).
Penemuan kembali arsip adalah menemukan informasi yang terkandung

dalam surat atau arsip tersebut, jadi bukan sistem semata-mata menemukan
arsipnya. Penemuan kembali sangat erat hubungannya dengan sistem
penyimpanan (filing system) yang kita pergunakan, oleh sebab itu sistem
penyimpanan dan sistem penemuan kembali arsip sangat erat kaitannya, kalau
sistem penyimpanan salah, maka arsip akan sulit untuk dapat ditemu kembalikan.
Dalam masalah penemuan kembali arsip, yang selalu menjadi persoalan ialah
hubungan antara “pertanyaan” dan “jawaban. Hubungan antara pertanyaan dan
15

jawaban ini menjadi dasar pengembangan sistem penemuan kembali arsip.
(Wursanto,2001)
2.6.5 Penyusutan Arsip

Penyusutan merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah
bertumpuknya atau bertimbunnya arsip yang tidak berguna lagi. Arsip-arsip yang
tidak berguna lagi, perlu dimusnahkan untuk memberi kemungkinan bagi
tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang baik terhadap arsip-arsip
yang mempunyai nilai guna.
Menurut Pasal 49 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, tentang
Kearsipam, Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
1. Pemindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
2. Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki
nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan;
3. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
“Penyusutan merupakan salah satu bagian penting pengelolaan arsip yang

meliputi pemindahan, penyerahan atau pemusnahan” (Sugiarto dan Wahyono,
2015:85).
Menurut Sedarmayanti (2003:103) Tujuan penyusutan arsip adalah
sebagai berikut:
1. Mendayagunakan arsip dinamis sebagi berkas kerja maupun sebagai
referensi
2. Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan.
3. Mempercepat penemuan kembali arsip
4. Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.
2.7 Jadwal Retensi Arsip

Menurut Sedarmayanti (2003:103), “Jadwal retensi arsip adalah suatu
daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat
disimpan atau dimusnahkan”. Jadwal retensi merupakan suatu daftar yang
menunjukkan:
1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja),
sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip
16

2. Jangka waktu penyimpanan masing-masing arsip sebelum
dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional.
Yang menyangkut masalah pokok dalam jadwal retensi adalah penentuan
jangka waktu penyimpanan, baik untuk arsip aktif maupun untuk arsip inaktif.
Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip ditentukan atas dasar nilai kegunaan
tiap-tiap berkas. Arsip-arsip tercipta sebagai akibat daripada kegiatan yang
beraneka ragam sebagai pelaksanaan fungsi organisasi. Peningkatan jumlah arsip
yang diciptakan akan menimbulkan berbagai masalah apabila tidak diimbangi
dengan adanya kebijaksanaan penyusutan penghapusan. (Basir Barthos,
2016:110)
Menurut Sedarmayanti (203:103) Guna jadwal retensi arsip adalah:

1. Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip inaktif
2. Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif
3. Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya
4. Menjamin pemeliharaan arsip inaktif yang bersifat permanen
5. Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional.
17

BAB III
PENGOLAHAN ARSIP DINAMIS PT. PERKEBUNAN NUSANTARA IV
MEDAN
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT Perkebunan Nusantara IV Medan
PT Perkebunan Nusantara IV Medan merupakan Badan Usaha Milik

Negara bidang perkebunan yang berkedudukan di Jalan Letjend Suprapto No.2
Medan, Provinsi Sumatera Utara. PT Perkebunan Nusantara IV Medan
memproduksi tanaman kelapa sawit dan teh. Pada umumnya perusahaan-
perusahaan perkebunan di Sumatera Utara memiliki sejarah panjang sejak zaman
Belanda. Pada awalnya keberadaan perkebunan ini merupakan milik Maskapai
Belanda yang di nasionalisasi pada tahun 1959, dan selanjutnya berdasarkan
kebijakan pemerintah telah mengalami beberapa kali perubahan organisasi
sebelum menjadi PT Perkebunan Nusantara IV Medan.
Pada tanggal 2008 telah dilakukan perubahan Anggaran Dasar Perusahaan

berdasarkan Akta No. 11 dari Notaris Sri Ismiyati, SH tanggal 4 Agustus 2008
tentang Pernyataan Keputusan Rapat Pemegang Saham Perusahaan Perseroan
(Persero) PT Perkebunan Nusantara IV dan telah mendapat persetujuan Menteri
Hukum Dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No.
AHU-60615.AH.01.02. Tahun 2008 tanggal 10 September 2008 tentang
Persetujuan Akta Perusahaan Anggaran Dasar Perseroan. Perubahan dari Persero
menjadi Anak Perusahaan BUMN Perkebunan. Pada tahun 2014 sesuai Anggaran
Dasar Perusahaan mengalami perubahan, berdasarkan akta No. 25 tanggal 23
Oktober 2014 dari Nanda Fauz Iwan, S.H., M.Kn, mengenai perubahan struktur
pemegangan saham dan nama Perusahaan dari Perusahaan Perseroaan (Persero)
PT Perkebunan Nusantara IV menjadi PT Perkebunan Nusantara IV. Perubahan
anggaran dasar ini telah dilaporkan ke Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia
Republik Indonesia sesuai dengan surat penerimaan pemberitahuan No.AHU-
08636.40.21.14, tanggal 19 N0vember 2014.
18

3.1.1 Visi dan Misi Perusahaan PT Perkebunan Nusantara IV Medan
1. Visi Perusahaan
PT. Perkebunan Nusantara IV Medan menjadi perusahaan unggul
dalam usaha agroindustri yang terintegrasi.
2. Misi Perusahaan
1. Menjalankan usaha dengan prinsip-prinsip usaha terbaik, inovatif,
dan berdaya saing tinggi.
2. Menyelenggarakan usaha agroindustri berbasis kelapa sawit, teh,
dan karet.
3. Mengintegrasikan usaha agroindustri hulu, hilir dan produk baru,
pendukung agroindustri dan pendayagunaan aset dengan preferensi
pada teknologi terkini yang teruji (proven) dan berwawasan
lingkungan.
Untuk mencapai visi misi tersebut, diperlukan suatu perencanaan jangka

panjang (corporate plan) yang akan menjadi pedoman manajemen dalam
menjalankan keputusan jangka panjang yang berkelanjutan dengan
memperhatikan potensi kompetensi inti yang dimiliki PT Perkebunan Nusantara
IV Medan yaitu sebagai produsen energi baru berbahan baku mikrohidro dan
biomassa/biogas. Penyusunan rencana jangka panjang adalah bagian dari upaya
yang konsisten dalam pelaksanaan dan pencapaian tata kelola perusahaan (good
corporate governance/GCG). Visi dan Misi tersebut telah mendapat persetujuan
dari Direksi dan Dewan Komisaris yang dituangkan dalam Rencana Jangka
Panjang Perusahaan 2015 – 2019 pada tanggal 3 November 2014.
19

3.2 Struktur Organisasi PT Perkebunan Nusantara IV Medan
Gambar-2 : Struktur Organisasi Perusahaan

Sumber: PT Perkebunan Nusantara IV Medan
20

3.3 Proses Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar pada PT
Perkebunan Nusantara IV Medan
Agar file atau dokumen penting dapat terjaga kelestariannya maka perlu
diambil suatu langkah untuk menangani berbagai bentuk surat-menyurat, ataupun
data-data yang diperlukan untuk sekarang dan masa yang akan datang sesuai
dengan sistem dan prosedur yang berlaku. Kegiatan pengurusan surat/naskah
dinas merupakan salah satu kegiatan penting dalam kearsipan suatu kantor,
mengingat bahwa surat dinas merupakan salah satu bentuk arsip dinamis yang
menyimpan informasi. Surat yang merupakan arsip dinamis hendaknya dikelola
dengan baik dan benar agar kegiatan administrasi dalam suatu perkantoran dapat
berjalan dengan lancar.
Berdasarkan observasi yang telah dilakukan pada PT Perkebunan

Nusantara IV Medan di peroleh hasil mengenai pengurusan arsip dinamis yang
berupa surat masuk dan surat keluar. Secara garis besar, kegiatan pengurusan surat
masuk dan surat keluar pada PT Perkebunan Nusantara IV Medan dijalankan
sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Berdasarkan hasil yang diperoleh
melalui wawancara dengan salah satu pegawai perpustakaan yang bertugas
dibidang pengolahan arsip yaitu Bapak Iskandar, pengurusan surat masuk dan
surat keluar pada PT Perkebunan Nusantara IV Medan meliputi:
3.3.1 Proses Surat Masuk

1. Pertama surat masuk yang dikirim dari kebun unit ataupun dari pihak
yang berkepentingan diterima oleh karyawan bagian Sekretaris,
2. Bagian Sekretaris kemudian menyortir surat-surat untuk digolongkan
ke dalam surat dinas, surat resmi, dan lain-lain.
3. Membuka sampul surat dan mengeluarkan surat dari amplod dan
membacanya.
4. Mengisi lembar disposisi dengan membubuhi kode surat, tanggal,
bulan, tahun surat dan isi singkat dari surat tersebut.
21

5. Kemudian diteruskan kepada kepala Sub Bagian Administrasi
Personalia dan didisposisikan Kabag sesuai disposisi Direksi dan
disetujui bagian Kasubag
6. Setelah disetujui lembar disposisi tersebut, maka selanjutnya
diteruskan kepada Direktur SDM & UMUM serta Bagian SDM dan
dibuat nomor surat, tanggal masuk, tanggal keluar dan diparaf.
7. Setelah itu surat selesai dan akan diproses dan kemudian diarsipkan.
8. Dan dicatat kedalam buku agenda surat masuk.
Gambar-3: Disposisi Surat Masuk

Sumber: Pengolahan Arsip PT Perkebunan Nusantara IV Medan
22

3.3.2 Proses Surat Keluar
1. Pembuatan konsep surat yang akan dikirim oleh bagian Sekretaris

mengkonsultasikan konsep surat kepada pimpinan yang berkaitan
dengan pembuatan surat.
2. Mencetak surat yang telah dikonsep dan dimintakan tanda tangan serta
stempel dari Kepala Bagian
3. Selanjutnya surat tersebut dicatat kedalam buku agenda surat keluar.
4. Surat siap di kirim dan di distribusikan sesuai alamat yang dituju serta
meminta tanda penerima surat.
Gambar-4: Surat Keluar
23

Tabel-1: Format Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar
Nomor Surat Tanggal HAL Asal Surat Tujuan Surat
Sumber: Bidang Pengolahan Arsip PT Perkebunan Nusantara IV Medan
1. Penggolongan Surat
Suatu instansi atau perusahaan memiliki berbagai jenis surat yang
dapat dikelola dalam pengolahan arsip. PT Perkebunan Nusantara IV
Medan memiliki beberapa penggolongan Surat, yaitu:
1. Surat Keputusan
Surat Keputusan adalah surat yang berisi suatu keputusan yang
dibuat oleh pimpinan suatu organisasi atau lembaga pemerintahan
berkaitan dengan kebijakan organisasi atau lembaga tersebut.
Contoh: Surat keputusan bersama Dewan Komisaris dan Direksi,
Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan Tetap, Surat Keputusan
Kenaikan Jabatan, Surat Keputusan Penerimaan Karyawan, dan
lain-lain.
2. Surat Intruksi
Surat Intruksi yang ditujukan untuk melakukan suatu pekerjaan
yang berhubungan dengan kerjaan pada suatu lembaga atau
instansi lain. Contoh: Surat Tugas Audit Rutin, Laporan Kerja
Praktek.
3. Surat Edaran
Surat Edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang diajukan
kepada pejabat atau pegawai. Contoh: surat edaran Program
Kemitraan dan Bina Lingkungan.
24

4. Surat Undangan
Surat Undangan adalah surat yang dibuat untuk mengajak
seseorang atau pihak tertentu untuk menghadiri acara tertentu.
Contoh: Undangan Perayaan Paskah, Undangan Tes Seleksi
Rekrutmen, dan lain-lain.
5. Laporan Peristiwa Masalah Umum
Laporan Peristiwa Umum adalah Berita Acara yang merupakan
catatan laporan yang dibuat mengenai waktu terjadi, tempat,
keterangan / petunjuk lain tentang suatu perkara / peristiwa.
6. Surat Pejabat Sementara (PJS)
Surat Pejabat Sementara yaitu surat yang digunakan untuk
menjabat sementara sebelum ditentukan pejabat yang definitif oleh
pimpinan. Contoh: Surat Pergantian Karyawan
7. Catu Beras yaitu suatu laporan mengenai jumlah masyarakat yang
mendapat catu beras setiap bulannya
8. Surat Permohonan merupakan surat izin dimana pihak ketiga ikut
serta untuk menyelesaikan persoalan. Contoh: Surat Izin Riset.
9. Pemondoan anak sekolah merupakan surat pendukung atau bukti
untuk anak tanggungan yang masih sekolah.
10. Memo merupakan surat yang dibuat khusus untuk keperluan dalam
kantor atau organisasi seperti Memo Insentif Kinerja.
11. Surat Rahasia
Surat Rahasia adalah surat yang tidak boleh diketahui oleh orang
lain. Contoh: Promosi jabatan yang ditujukan ke pihak lain dan
yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang bersangkutan.
2. Pemberian Kode
Pemberian kode merupakan bagian dari sistem kearsipan yang
digunakan oleh setiap masing-masing Instansi. Pemberian kode surat
bertujuan untuk mempermudah dalam mencari file atau arsip surat
yang telah teridentifikasi baik itu registrasi surat masuk ataupun surat
keluar.
25

Tabel-2: Contoh penomoran file dokumen
04.11/04.Dir. SDM dan Umum/M-957/IV/2018
Kode Surat Keterangan
04.11 Menyatakan asal surat
04.Dir. SDM dan Umum Menyatakan tujuan surat
M-957 Menyatakan nomor urut surat

IV Menyatakan bulan
2018 Menyatakan tahun surat
Gambar-5: Kode Perihal Surat
26

3.4 Siklus Hidup Arsip Dinamis PT Perkebunan Nusantara IV Medan
Siklus hidup arsip merupakan bagian dari proses kegiatan untuk

mendukung terlaksananya program kerja yang setiap bagiannya memiliki unsur
pendukung masing-masing bagi keberlangsungan kegiatan suatu organisasi.
Siklus hidup arsip dinamis yang dilaksanakan di PT Perkebunan Nusantara IV
Medan adalah sebagai berikut:
1. Tahap Penciptaan
Tahap penciptaan arsip dinamis pada PT Perkebunan Nusantara IV
Medan merupakan proses kehidupan arsip dalam penerimaan dokumen
yang berupa konsep, daftar formulir, dan sebagainya.
2. Tahap Pengurusan
Arsip dinamis berupa surat masuk dan surat keluar di golongkan ke
dalam jenis surat dan di catat di lembar disposisi, kemudian di arahkan
untuk di proses lebih lanjut.
3. Tahap Referensi
Arsip dinamis yang digunakan dalam tahap referensi adalah surat
administrasi sehari-hari yang di daftar dalam suatu laporan dan dicatat
dalam buku agenda. Kemudian surat di simpan berdasarkan kronologi
tahun dan jenis surat.
4. Tahap Penyusutan
Arsip dinamis yang sudah berumur 8 tahun di lakukan penyusutan
untuk mengurangi jumlah arsip. Untuk arsip yang sudah berumur 8
tahun, arsip tersebut di arsipkan ke dalam suatu ruangan khusus.
5. Tahap Penyimpanan
Arsip dinamis yang masih memiliki nilai guna disusun rapi dalam map
ordner dan di simpan diruangan pengolahan arsip. Sedangkan untuk
arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna arsip di simpan di dalam
map ordner kemudian disimpan di dalam ruangan khusus arsip.
27

3.5 Pengolahan Arsip Dinamis PT Perkebunan Nusantara IV Medan
Dalam suatu instansi atau perusahaan, arsip memiliki peranan yang sangat
penting dalam proses kerja pada suatu bagian tertentu. Dalam proses pengolahan
arsip dibutuhkan tenaga kerja khusus untuk mengolah arsip.
Pada PT Perkebunan Nusantara IV Medan kegiatan pengolahan arsip

terdiri dari beberapa bagian yaitu penyimpaan arsip, pemeliharaan arsip,
penyusutan arsip, dan penemuan kembali arsip.
3.5.1 Sistem Penyimpanan Arsip PT Perkebunan Nusatara IV Medan
Sistem penyimpanan arsip merupakan suatu rangkaian tata cara yang

teratur menurut suatu pedoman tertentu untuk menyusun atau menyimpan surat-
surat penting sehingga dapat diketemukan kembali dengan mudah. Kecepatan
penemuan kembali arsip tergantung pada sistem penyimpanan arsip yang
diterapkan oleh suatu organisasi atau kantor yang bersangkutan.
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi di PT Perkebunan Nusantara

IV Medan dalam menyimpan arsip dinamis, sistem yang digunakan dalam
penyimpanan surat masuk dan surat keluar menggunakan sistem penyimpanan
berdasarkan kronologi tahun dan jenis surat. Hal ini terlihat dari map-map ordner
yang bertuliskan misal SPT 2014. Sistem tersebut digunakan dengan alasan sistem
tersebut dianggap mudah untuk dilakukan dalam menangani penyimpanan arsip
pada PT Perkebunan Nusantara IV Medan.
3.5.2 Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Dinamis PT Perkebunan

Nusantara IV Medan
Pemeliharaan arsip merupakan usaha yang penting untuk menjaga arsip

baik arsip dinamis maupun arsip statis. Pemeliharaan arsip bertujuan untuk
menjaga keamanan baik dari segi kuantitas (tidak ada yang hilang), segi kualitas (
tidak mengalami kerusakan), maupun dari segi kerahasiaannya. Kerusakan arsip
disebabkan oleh dua faktor yaitu faktor internal dan faktor ekternal. Faktor
internal ialah faktor-faktor kerusakan yang disebabkan dari dalam arsip itu
28

sendiri, seperti kualitas kertas, pengaruh kertas, pengaruh pasta atau lem dan
sebagainya. Faktor eksternal adalah faktor-faktor kerusakan yang disebabkan dari
luar arsip, yaitu kelembaban udara, udara yang terlalu kering, sinar matahari,
kekotoran udara, debu, jamur dan sejenisnya, rayap, dan kelalaian manusia.
Banyak hal yang harus diperhatikan dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip
khususnya arsip dinamis, seperti peralatan. Kelembaban udara, ventilasi, serta
penerangan tempat penyimpanan arsip. Dengan pemeliharaan arsip yang baik,
pelaksanaan pengolahan arsip dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
Pelaksanaan pemeliharaan arsip dinamis pada PT Perkebunan Nusantara IV

Medan masih kurang memadai, arsip-arsip yang disimpan tidak ada dilakukan
penyemprotan untuk mencegah kerusakan arsip atau meletakkan kapur barus
dalam lemari. Padahal kegiatan penyemprotan dan peletakan kapur barus dalam
lemari ini sangat dibutuhkan dalam pemeliharaan arsip, untuk mencegah arsip
agar tidak mudah rusak, terutama yang penting atau arsip rahasia misalnya arsip
kepegawaian. Pemeliharaan arsipnya hanya melakukan pembersihan
menghilangkan debu saja. Sedangkan keamanan arsip dinamis di PT Perkebunan
Nusantara IV Medan masih sangat kurang, karena arsip dinamisnya hanya
disimpan dalam map ordner agar tidak tercecer dan hilang, kemudian disimpan
dalam lemari arsip atau rak arsip berdasarkan pokok masalah dan tahun. Tetapi
untuk arsip vital disimpan dalam komputer.
3.5.3 Penempatan Arsip Dinamis PT Perkebunan Nusantara IV Medan
Penempatan arsip dinamis pada PT Perkebunan Nusantara IV Medan dapat

berupa ruangan, bangunan atau gedung khusus arsip, rak arsip dan lemari. Dalam
penempatan arsip dinamis PT Perkebunan Nusantara IV Medan arsip di
tempatkan di suatu ruangan khusus sehingga tidak terlalu banyak memakan
tempat. Penempatan arsip dilakukan dengan menyusun surat secara rapi supaya
dapat memudahkan temu baliknya arsip yang diperlukan.
29

3.5.4 Penemuan Kembali Arsip Dinamis pada PT Perkebunan Nusantara
IV Medan
Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana suatu

dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat adn tepat.
Penemuan arsip juga merupakan salah satu alat ukur baik tidaknya kearsipan
dalam suatu instansi atau organisasi. Penemuan kembali arsip tidak hanya sekedar
menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya tetapi juga menemukan
informasi yang terkandung didalamnya. Berdasarkan data yang diperoleh dari
observasi, dalam proses penemuan kembali arsip dinamis yang berupa surat
masuk dan surat keluar, Memo, Laporan Peristiwa Masalah Umum, Surat X, dan
Surat Pemberitahuan Tahunan (SPT) di PT Perkebunan Nusantara IV Medan
hanya dengan melihat keterangan yang tertulis dalam map ordner dimana dalam
map tersebut ditulis arsip yang masuk dari tahun ke tahun dan kemudian disimpan
dalam lemari arsip. Hal ini akan menyebabkan proses penemuan arsip yang dicari
belum efektif dan efisien, karena dilihat dari pelaksanaan penemuan kembali arsip
yang dicari oleh petugas arsip membutuhkan waktu lebih dari 1 menit, sedangkan
proses penemuan kembali arsip dikatakan baik apabila proses penemuan kembali
arsip maksimal 1 menit. Penataan arsip pada PT Perkebunan Nusantara IV Medan
sudah cukup baik karena arsipnya disimpan secara teratur dan rapi berdasarkan
tahun arsip.
3.5.5 Penyusutan Arsip Dinamis pada PT Perkebunan Nusantara IV

Medan
Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip yang

tidak memiliki nilai guna. Arsip yang disimpan oleh suatu lembaga memiliki nilai
kegunaan yang jangka waktunya berbeda-beda. Penentuan jangka waktu
penyimpanan arsip didasarkan atas nilai kegunaan tiap-tiap berkas/surat atau arsip
dalam proses administrasi sehari-hari. Tujuan dari penyusutan arsip adalah untuk
menghindari pencampuran arsip aktif dengan arsip inaktif, serta antara arsip yang
bernilai penting dengan yang tidak penting. Oleh sebab itu, maka salah satu
30

kegiatan yang termasuk dalam pengolahan arsip yaitu penyusutan arsip. Dengan
adanya penyusutan arsip di harapkan dapat menghemat atau menghindari adanya
pemborosan tenaga, ruangan, anggaran, perlengkapan, dan biaya pengelolaan.
Belum adanya pelaksanaan penyusutan dalam pengolahan arsip yang dilakukan di
PT Perkebunan Nusantara IV Medan, hanya terdapat proses pemilihan arsip
dinamis yang berupa surat masuk dan surat keluar yang masih digunakan tetap
disimpan dalam map atau lemari yang sama. Sedangkan arsip yang sudah tidak
digunakan lagi dari 8 tahun kebawah di pindahkan ke satu ruangan khusus
(gudang arsip). Apabila tidak dilakukan penyusutan, di khawatirkan akan
mengganggu pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis karena setiap hari arsip
bertambah. Hal ini akan berakibat penumpukan ditempat penyimpanan sehingga
akan menghambat pengelolaan arsip terutama untuk penemuan arsip dan
pemeliharaan arsip.
3.6 Fasilitas Kearsipan di PT Perkebunan Nusantara IV Medan
Fasilitas kearsipan mempunyai pengaruh yang sangat penting dalam

menentukan keberhasilan pengolahan arsip suatu instansi atau organisasi. Dalam
pelaksanaan kegiatan kearsipan sangat dibutuhkan fasilitas yang memadai. Oleh
karena itu, dengan adanya fasilitas yang memadai kegiatan pengolahan arsip akan
berjalan dengan baik dan akan mencapai hasil yang maksimal. Jika fasilitas
kurang memadai, maka kegiatan pengolahan arsip akan menjadi terganggu,
penemuan kembali arsip tidak dapat dilakukan secara cepat dan tepat.
Standar kualitas fasilitas kearsipan yang digunakan untuk menjamin
ketahanan arsip di PT Perkebunan Nusantara IV Medan sudah tergolong baik.
Ditunjukkan dengan terdapatnya lemari arsip dan rak arsip yang cukup berkualitas
sehingga dapat digunakan untuk kedepannya. Adapun fasilitas yang disediakan
oleh kantor PT Perkebunan Nusantara IV Medan dalam mendukung pengolahan
arsip adalah sebagai berikut:
1. Buku Agenda
Buku agenda merupakan buku yang digunakan untuk mencatat daftar surat
masuk dan surat keluar.
31

2. Map Ordner
Map ordner merupakan map besar yang tebal dengan ukuran punggung
sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit dan dapat
menampung warkat atau surat-surat penting dalam jumlah banyak. Map ini
di gunakan untuk menyimpan arsip surat masuk dan surat keluar , arsip
Catu beras, Memo, Surat Permohonan, PJS, dan pemondokan anak
sekolah.
3. Komputer
Terdapat sebuah komputer yang digunakan sebagai sarana pembuatan atau
pengetikan dan mencetak surat. Dalam bidang kearsipan sudah mulai
dipergunakan jasa komputer, misalnya untuk membantu mencari dan
menemukan warkat atau arsip, dimana arsip itu disimpan. Dengan
mempergunakan komputer, pekerjaan dalam bidang kearsipan akan dapat
berjalan dengan cepat dan tepat.
4. Meja
Meja merupakan salah satu perabot kantor yang dipergunakan untuk
keperluan menulis atau untuk keperluan menulis. Meja harus dilengkapi
laci-laci sehingga dapat menyimpan warkat-warkat dalam jumlah yang
cukup banyak, khususnya warkat yang masih aktif.
5. Kursi
Kursi merupakan salah satu perabot perkantoran yang merupakan
perlengkapan meja yang dipergunakan sebagai tempat duduk oleh para
pegawai pada waktu membaca, menulis, atau mengetik.
6. Stempel
Stempel berfungsi sebagai alat pengesahan pada dokumen dan sebagai
pertanggungjawaban perusahaan dalam mengeluarkan dokumen yang telah
dibubuhi stempel.
7. Amplop
Amplop digunakan untuk menyimpan surat agar surat atau berkas penting
lainnya akan tersimpan rapi dan tidak berantakan.
32

8. Air Conditioner (AC)
Air Conditioner adalah sebuah alat yang berfungsi untuk mengkondisikan
udara dan mengatur kelembaban udara. Suhu ruangan diatur sekitar 65 F
atau 18°C
9. Pelubang kertas
Pelubang kertas adalah alat yang dipergunakan untuk melubangi kertas
atau warkat-warkat yang akan disimpan dalam map jepitan. Oleh sebab itu
warkat-warkat yang tidak disimpan dalam map jepitan tidak perlu
dilubangi.
10. Lemari
Lemari arsip adalah peralatan kantor yang mempunyai bentuk empat
persegi panjang diletakan secara vertical dan berfungsi untuk menyimpan
arsip. Lemari arsip pada PT Perkebunan Nusantara IV Medan terdapat
enam buah lemari tempat penyimpanan arsip yang terbuat dari besi dan
pintu kaca.
11. Lembar Disposisi
Disposisi merupakan petunjuk singkat tentang tindak lanjut terhadap suatu
urusan atau surat masuk. Tujuan pembuatan disposisi ialah agar staf dapat
menindaklanjuti atau menyelesaikan suatu urusan atau surat masuk sesuai
dengan yang dikehendaki oleh pimpinan. Pengisian lembar disposisi yang
menyangkut masalah pengagendaan seperti Bgn/GU/Unit Usaha, Nomor
surat, tanggal surat, nomor agenda, Perihal surat, atas nama pendisposisi,
ditujukan kepada, dan tanda tangan pendisposisi.
33

BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Dari hasil observasi dan pembahasan yang telah diuraikan pada BAB III
menunjukkan bahwa secara umum pelaksanaan pengolahan arsip dinamis pada PT
Perkebunan Nusantara IV Medan belum dapat dilaksanakan secara optimal, hal
ini dapat dilihat dari beberapa penyebab yang dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Proses surat masuk dan surat keluar ditangani oleh Karyawan bagian
Sekretaris
2. Jenis arsip yang dipergunakan adalah arsip dinamis
3. Kegiatan arsip pada PT Perkebunan Nusantara IV Medan adalah
mengagendakan surat masuk dan surat keluar, membuat nomor urut surat,
memberi stempel dan menyusun arsip dengan menggunakan map ordner.
4. Sistem penyimpanan yang digunakan berdasarkan pokok masalah dan
tahun
5. Pemeliharaan arsip dinamis belum efektif hanya dengan membersihkan
arsip dari debu. Hal ini belum mampu menghindarkan dari kerusakan baik
internal maupun eksternal.
6. Pelaksanaan pengamanan arsip dinamis di PT Perkebunan Nusantara IV
Medan masih kurang maksimal, karena arsip dinamis hanya disimpan
dalam map ordner.
7. Penemuan kembali arsip di PT Perkebunan Nusantara IV Medan hanya
dengan melihat keterangan yang tertulis dalam map ordner yang tertulis
keterangan kronologi tahun dan jenis surat.
8. Penyusutan arsip dilakukan dengan memindahkan arsip yang tidak bernilai
guna dalam satu ruangan khusus (ruangan arsip).
34

4.2 Saran
Dari kesimpulan diatas, untuk lebih mengoptimalkan pengolahan arsip

dinamis di PT Perkebunan Nusantara IV Medan, maka penulis memberikan saran-
saran sebagai berikut:
1. Melakukan pemeliharaan arsip yang lebih baik lagi, hingga arsip yang
disimpan terpelihara dengan baik. Menghindari kerusakan baik internal
maupun eksternal.
2. Dalam pemeliharaan arsip perlu menggunakan bahan-bahan pencegah
kerusakan dan pembasmi hewan perusak arsip berupa bahan-bahan kimia.
3. Agar pengolahan arsip dapat dilaksanakan dengan sistem kearsipan yang
benar, PT Perkebunan Nusatara IV Medan hendaknya menambah petugas
yang terlatih dalam bidang kearsipan.
4. Melakukan penyusutan atau pemusnahan arsip agar temu balik arsip yang
aktif lebih mudah untuk ditemukan dan jangka waktu penyusutan arsip
dilakukan minimal lima tahun sekali.
35

DAFTAR PUSTAKA
A.W.Widjaja. 2012. Administrasi Kepegawaian. Jakarta: Rajawali
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Sistem Informasi. PT. Gramedia Pustaka
Barthos, Basir. 2016. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan
Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara
Donni Juni Priansa. 2012. Perencanaan dan Pengembangan SDM. Bandung:

Alfabeta
Donni Juni Priansa dan Agus Garnida. 2012. Manajemen Perkantoran

Efektifitas,. Efiiensi, dan Profesional. Jakarta: Alfabeta
Odgers. P. 2005. Administrative Office Management Edisi Ketigabelas, Thomson,

South-Western
Sedarmayanti, 2003, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.

Bandung: Mandar Maju.
Sulistyo-Basuki (2003). Manajemen Kearsipan Dinamis. Jakarta: PT Gramedia

Pustaka Utama
Sugiarto dan Wahyono. 2015. Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional

ke Basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media
Thomas, Wiyasa. 2003. Tugas Sekretaris dalam Mengolah Surat dan Arsip
Dinamis. Jakarta: Pradnya Paramita
The Liang Gie. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
Wursanto. 2001. Manajemen Kepegawaian 2. Yogyakarta: Kanikus
36

L
37

1. Kronologis Riwayat PT Perkebunan Nusantara IV Medan
Secara kronologis riwayat PT Perkebunan Nusantara IV Medan, dapat

disajikan sebagai berikut:
1. Tahun 1959, Tahap Nasionalisasi
Perusahaan-perusahaan swasta asing (Belanda) seperti NV HVA
(Namblodse Venotschaaf Handels Vereeniging Amsterdam) dan NV
RCMA (Namblodse Venotshaaf Rubber Cultuur Maatschappij
Amsterdam) pada tahun 1959 di nasionalisasi oleh Pemerintah RI dan
kemudian dilebur menjadi Perusahaan Milik Pemerintah atas dasar
Peraturan Pemerintah (PP) No. 19.
2. Tahun 1967, Tahap Regrouping
Pada tahun 1967 – 1968 selanjutnya Pemerintah melakukan regrouping
menjadi perusahan Perkebunan Negara (PPN) Aneka Tanaman, PPN
Karet dan PPN Serat.
3. Tahun 1968, Tahap Perubahan
Menjadi Perusahaan Negara Perkebunan (PNP) dengan Kepres NO. 144
tahun 1968, Perusahaan Perkebunan Negara (PPN) yang ada di Sumatera
Utara dan Aceh di regrouping ulang menjadi PNP I s.d. IX.
4. Tahun 1971, Tahap Perubahan menjadi Perusahaan Perseroan.
Dengan dasar Peraturan Pemerintah Tahun 1971 dan tahun 1972,
Perusahaan Negara Perkebunan (PNP) dialihkan menjadi Perusahaan
Terbatas Persero dengan nama resmi PT Perkebunan I s.d. IX (Persero).
Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan VI didirikan berdasarkan
Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 1971, Perusahaan Perseroan (Persero)
PT Perkebunan VII didirikan berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 29
Tahun 1971 dan Perusahaan Perseroan (Persero) dan PT Perkebuanan
VIII didirikan berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 5 Tahun 1972.
5. Tahun 1996, Tahap Peleburan menjadi PTPN
Berdasarkan Peraturan Pemerintah pada tahun 1996, semua PTP yang ada
diIndonesia di-regrouping kembali dan dilebur menjadi PTPN I s.d. XIV
dan PT Perkebunan Nusantara IV dibentuk berdasarkan Peraturan
38

Pemerintah Republik Indonesia No. 9 Tahun 1996 tanggal 14 Februari
1996 tentang Peleburan Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan
VI, Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan VII dan Perusahaan
Perseroan (Persero) PT Perkebunan VIII menjadi Perusahaan Perseroan
(Persero) PT Perkebunan Nusantara IV. PT Perkebunan Nusantara IV
(Persero) merupakan hasil peleburan dari tiga Perusahaan Perseroan
(Persero) PT Perkebunan VI, Perusahaan Perseroan (Persero) PT
Perkebunan VII, dan Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan VIII
yang berada di wilayah Sumatera Utara. Sedangkan Proyek
Pengembangan PTP VI, PTP VII, dan PTP VIII yang ada diluar Sumatera
Utara diserahkan kepada PTPN yang dibentuk masing-masing Provinsi.
PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) didirikan di Bah Jambi
Simalungun, Sumatera Utara berdasarkan Akta Pendirian No. 37 tanggal
11 Maret 1996 dari Harun Kamil, S.H., Notaris di Jakarta dan telah
mendapat pengesahan Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan
Surat Keputusan No. C2-8332.HT.01.01. Tahun 1996 tanggal 8 Agustus
1996 dan telah diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia No.
81 tanggal 8 Oktober 1996, Tambahan No. 8675/1996, serta telah
didaftarkan pada Kantor Pendaftaran Perusahaan Tingkat I Sumatera Utara
c.q. Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Simalungun No.
001/BH.2.15/ IX/ 1996 tanggal 16 September 1996 dan telah diperbaharui
dengan Nomor 07/BH/0215/VIII/01 tanggal 23 Agustus 2001.
39

2. Maksud Dan Tujuan Perusahaan PT Perkebunan Nusantara IV Medan
Maksud dan Tujuan Perusahaan adalah melakukan usaha di bidang Agro

Industri serta optimalisasi pemanfaatan Sumber Daya Perseroan untuk
menghasilkan barang dan atau jasa yang bermutu tinggi dan berdaya saing kuat,
untuk mendapatkan atau mengejar keuntungan guna meningkatkan nilai perseroan
dengan menerapkan prinsip-prinsip Perseroan Terbatas. Maksud dan Tujuan
Perusahaan menurut Akta Pendirian, antara lain :
1. Turut melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan dan program
pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan nasional pada umumnya,
khususnya di sub sektor pertanian dalam dalam arti seluas-luasnya dengan
tujuan memupuk keuntungan berdasarkan prinsip-prinsip Perusahaan yang
sehat.
2. Melaksanakan kegiatan usaha, antara lain :
1. Mengusahakan budidaya tanaman meliputi pembukuan dan
pengolahan lahan pembibitan, penanaman dan pemeliharaan serta
melakukan kegiatan-kegiatan lain yang sehubungan dengan budidaya
tanaman tersebut.
2. Produksi meliputi pemungutan hasil tanaman, pengolahan hasil
tanaman sendiri maupun dari pihak lain menjadi barang setengah jadi
atau barang jadi.
3. Perdagangan meliputi penyelenggaraan kegiatan pemasaran berbagai
macam hasil produksi serta melakukan kegiatan perdagangan barang
lainnya yang sehubungan dengan kegiatan perusahaan.
4. Pengembangan usaha di bidang perkebunan, agro usaha dan agro
bisnis.
40

3. Fasilitas Kearsipan PT Perkebunan Nusantara IV Medan
1. Buku Agenda
Buku agenda merupakan buku yang digunakan untuk mencatat
daftar surat masuk dan surat keluar.
41

2. Map Ordner
Map ordner merupakan map besar yang tebal dengan ukuran
punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit dan dapat
menampung warkat atau surat-surat penting dalam jumlah banyak. Map ini
di gunakan untuk menyimpan arsip surat masuk dan surat keluar , arsip
Catu beras, Memo, Surat Permohonan, PJS, dan pemondokan anak
sekolah.
42

3. Komputer, Meja dan Kursi
43

4. Lembar Disposisi
Disposisi merupakan petunjuk singkat tentang tindak lanjut
terhadap suatu urusan atau surat masuk. Tujuan pembuatan disposisi ialah
agar staf dapat menindaklanjuti atau menyelesaikan suatu urusan atau
surat masuk sesuai dengan yang dikehendaki oleh pimpinan. Pengisian
lembar disposisi yang menyangkut masalah pengagendaan seperti
Bgn/GU/Unit Usaha, Nomor surat, tanggal surat, nomor agenda, Perihal
surat, atas nama pendisposisi, ditujukan kepada, dan tanda tangan
pendisposisi.
44

5. Contoh Surat masuk dan Surat Keluar yang telah di proses
45

46

6. Lemari Arsip
47

7. Kode Perihal Surat
48

Universitas Sumatera Utara

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Universitas Sumatera Utara

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PENGOLAHAN ARSIP DINAMIS PADA PT PERKEBUNAN

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk

PROGRAM STUDI D-3 PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Agustus 2018

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

KATA PENGANTAR ............................................................................................ i

DAFTAR ISI ......................................................................................................... iv

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ vi

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.3 Pengertian Arsip Dinamis ........................................................................9

2.4 Jenis Arsip Dinamis ...............................................................................10

2.6 Pengolahan Arsip Dinamis ....................................................................12

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

3.1 Sejarah Berdirinya PT. Perkebunan Nusantara IV Medan ....................18

3.3 Proses Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar pada PT

3.5.1 Sistem Penyimpanan Arsip PT Perkebunan

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan ............................................................................................34

4.2 Saran ......................................................................................................35

DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................................36

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Gambar-1. Siklus Hidup Arsip ...............................................................................11

Gambar-2. Struktur Organisasi PT Perkebunan Nusantara IV Medan ..................20

Gambar-3. Disposisi Surat Masuk .........................................................................22

Gambar-4. Surat Keluar .........................................................................................23

Gambar-5. Kode Perihal Surat ...............................................................................26

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

1.1 Latar Belakang

Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mem perlancar

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

1.2 Tujuan Penulisan

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

1.4 Metode Pengumpulan Data

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

2.1 Pengertian Arsip

Dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

2.1.1 Tujuan Arsip

2.1.2 Fungsi Arsip

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Dari uraian diatas dijelaskan bahwa arsip berfungsi sebagai sumber

2.2 Pengertian Kearsipan

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

2.2.1 Peranan Kearsipan

Dari pengertian tersebut jelas bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

2.3 Pengertian Arsip Dinamis

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Dari beberapa pengertian di atas dapat dipahami bahwa arsip dinamis

2.4 Jenis Arsip Dinamis

2.4.2 Arsip Dinamis Semi-aktif

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

2.5 Siklus Hidup Arsip

Gambar-1: Siklus Hidup Arsip

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

2.6 Pengolahan Arsip Dinamis

2.6.1 Sistem Penyimpanan Arsip