4 Jenis format SOP (standar operating procedure) yang perlu

anda ketahui!
hai.. selamat pagi,siang,sore,malam . pada kesempatan ini kita akan mengulas SOP atau standar
operasi prosedur. prosedur kerja
SOP mempunyai 4 jenis format ternyata.. mari kita ulas.

1. langkah sederhana (simple step) simple step dapat digunakan jika proseddur yg akan disusun
hanya memuat sfiki saja kegiatan dan memerlukan hanya sedikit kepuvsan yang sefrhana. format ini
dapat digunakan jika hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan prosedur SOP dan
biasanya merupakan prosedur ruting.
dalam langkah sederhana ini kegiatan yang akan dilaksanakan cendrung sefrhana dengan proses
yang kurang dari 10 langkah.
sekarang anda paham untuk format yang pertama?
2. tahapan berurutan (hierarcichal steps) dapat digunakan jika prosedur yang disusun panjang dari 10
langkah dan membutuhkan informasi yang lebih rinci. namun tetap membutuhkan sedikit
pengambilan kepuvsan. dalam langkah ini langkah yang telah diidentifikasi dijacrkan kedalam sub
langkah lebih rinci lagi.

udah tahukan langkah 1 dan 2?

3. grafik (graphic) dapat digunakan jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik.
dalam format ini proses yang panjang dijabarkan dalam sub proses yang lebih penfk yang hanya berisi beberapa
langkah. juga bisa untuk menggamcrkan prosedur suatu foto atau diagram. format ini tujuannya agar memudahkan
dalam memahami prosedur yang ada dan biasanya ditunjukan untuk pelaksanaan eksternal.

4. diagram alir (flowcharts) merupakan format yang biasa digunakan jika dalam sop diperlukan pengemclian
kepuvsan yang banyak dan membutuhkan jawaban seperti yah/tidak benar/salah dst. yang akan mempengaruhi sub
langkah berikutnya.. format ini juga menyediakan mekanisme yang mudah diikuti oleh para pegawai.

Sumber Dari: http://imuelputra.blogspot.co.id/2015/10/4-jenis-format-sop-standar-operating.html#ixzz4KTnyeqFe
Jenis-Jenis SOP (Standar Operating Procedure)

SOP yang berfungsi sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin dapat dibagi menjadi beberapa
jenis seperti berikut:

SOP Berdasarkan Sifat Kegiatan

Berdasarkaan sifat kegiatannya, SOP dapat dikategorikan ke dalam dua jenis yaitu SOP Teknis dan SOP
Administratif.

1. SOP Teknis
SOP Teknis, adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur
atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak
ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain. SOP teknis ini biasanya dilaksanakan oleh satu orang atau satu
kesatuan tim kerja. SOP Teknis berisi langkah-langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkah detail
melaksanakan pekerjaan. Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan SOP teknis diterapkan pada
bidang-bidang yang dilaksanakan oleh pelaksana tunggal seperti: pemeliharaan sarana-prasarana, pemeriksaan
keuangan, kearsipan, korespondensi, dokumentasi dan lainnya.

2. SOP Administratif
SOP Administratif, adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan
oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan. Ciri-ciri SOP
Administratif adalah sebagai berikut:
Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan
merupakan satu kesatuan tunggal.
Berisi tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun
mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.
Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan lingkup makro, SOP administratif dapat digunakan untuk
proses-proses perencanaan, penganggaran, dan lainnya, atau secara garis besar proses-proses dalam siklus
penyelenggaraan administrasi pemerintahan. SOP administratif dalam lingkup mikro, disusun untuk proses-
proses administratif dalam operasional seluruh instansi pemerintah, dari mulai tingkatan unit organisasi yang
paling kecil sampai pada tingkatan organisasi yang tertinggi, dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.

SOP
SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan
Menurut cakupan dan besaran kegiatannya, SOP dikategorikan ke dalam dua jenis yaitu SOP Makro dan SOP
Mikro.

1. SOP Makro
SOP Makro mencakup beberapa SOP mikro yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP yang
merupakan integrasi dari beberapa SOP mikro yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut. SOP
makro tidak mencerminkan kegiatan yang sesungguhnya dilakukan oleh pelaksana kegiatan.

Contohnya SOP pengelolaan surat yang merupakan SOP makro dari SOP penanganan surat masuk, SOP
pemberian tanggapan terhadap surat masuk, dan SOP pengiriman surat.

2. SOP Mikro
SOP Mikro merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP makro) atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari
kegiatan SOP makro yang lebih besar cakupannya.

SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan

SOP menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu SOP Final dan SOP
parsial.

1. SOP Final
SOP final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling
akhir atau final. Contoh: SOP Penyusunan Pedoman merupakan SOP final dari SOP Penyiapan Bahan
Penyusunan Pedoman. SOP penyelenggaraan bimbingan teknis merupakan SOP final dari SOP penyiapan
penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

2. SOP Parsial
SOP parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama

3.simbol simbol SOP

Lingkaran besar untuk kegiatan operasi (operation/handling), misalnya: memaku, mengebor, mengetik, dll.

Blok panah untuk kegiatan pemindahan (transportation/move), misalnya: memindahkan material dengan
forklift, mengangkat barang dengan crane, memindahkan barang dengan tangan, dll.

Segi empat untuk kegiatan pemeriksaan (inspection), misalnya: menguji kualitas material, membaca skala
pengukur tekanan, meneliti informasi tertulis, dll.

Segi tiga terbalik untuk penyimpanan (storage), misalnya: tumpukan raw material di gudang, barang jadi di
staging area, penyimpanan surat-surat, dll.

Huruf D besar untuk kejadian menunggu (delay), misalnya: material dalam trolley menunggu diproses lebih
lanjut, menunggu elevator, surat-surat menunggu untuk diarsipkan, dll.

Terminator, simbol untuk menunjukkan awal atau akhir dari aliran proses. Umumnya, diberi kata-kata ‘Start’,
‘End’, ‘Mulai’, atau ‘Selesai’.

Process, simbol untuk menunjukkan sebuah langkah proses atau operasi. Umumnya, menggunakan kata kerja
dalam deskripsi yang singkat dan jelas.

Connector, tanda panah yang menunjukkan arah aliran dari satu proses ke proses yang lain.

Decision, simbol untuk menunjukkan sebuah langkah pengambilan keputusan. Umumnya, menggunakan bentuk
pertanyaan, dan biasanya jawabannya terdiri dari ‘yes’ dan ‘no’ atau ‘ya’ dan ‘tidak’ yang menentukan
bagaimana alur dalam flowchart berjalan selanjutnya berdasarkan kriteria atau pertanyaan tersebut.

Sub-process, simbol untuk menunjukkan bahwa dalam langkah yang dimaksud terdapat flowchart lain yang
menggambarkan langkah tersebut lebih rinci.

Document, simbol untuk menunjukkan proses atau keberadaan dokumen.

Input/Output, simbol untuk menunjukkan data yang menjadi input atau output proses.

Connector (On-page), simbol untuk menunjukkan hubungan simbol dalam flowchart sebagai pengganti garis
untuk menyederhanakan bentuk saat simbol yang akan dihubungkan jaraknya berjauhan dan rumit jika
dihubungkan dengan garis.
Off-page Connector, fungsinya sama dengan Connector, akan tetapi digunakan untuk menghubungkan simbol-
simbol yang berada pada halaman yang berbeda. Label untuk Connector dapat menggunakan huruf dan Off-
page Connector menggunakan angka.

4.prinsip penyusunan SOP

a. Penyusunan SOP harus mengacu pada SOTK, TUPOKSI, serta alur dokumen.
b. Prosedur kerja menjadi tanggung jawab semua anggota organisasi.
c. Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkandiagram alur dari kegiatan
organisasi.
d. SOP didasarkan atas kebijakan yang berlaku.
e. SOP dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan/penyimpangan.
f. SOP tidak terlalu rinci.
g. SOP dibuat sesederhana mungkin.
h. SOP tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lain.
i. SOP ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai kebutuhan.

5. Tekhnik penyusunan SOP

a. Penyusunan SOP harus mengacu pada SOTK, TUPOKSI, serta alur dokumen.
b. Prosedur kerja menjadi tanggung jawab semua anggota organisasi.
c. Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkandiagram alur dari kegiatan
organisasi.
d. SOP didasarkan atas kebijakan yang berlaku.
e. SOP dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan/penyimpangan.
f. SOP tidak terlalu rinci.
g. SOP dibuat sesederhana mungkin.
h. SOP tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lain.
i. SOP ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai kebutuhan.

Simbol-simbol SOP

untuk kegiatan operasi

untuk kegiatan pemindahan atau transportasi

untuk kegiatan pemeriksaan atau inspeksi

untuk penyimpanan
Simbol – Simbol Diagram Alir