1.

Menurut Encyclopedia of Archival Science, sumber tersebut menjelaskan bahwa ada

beberapa komponen yang menjadi pengantar kearsipan yang berkembang di seluruh dunia,
termasuk di Indonesia. Komponen-komponen tersebut merupakan suatu bentuk yang
digunakan sebagai pembangun dari setiap arsip yang berkembang di negara pencipta arsip itu
sendiri. Komponen ini memiliki keterkaitan yang sangat erat antar satu sama lain. Hal ini
dikarenakan arsip tidak akan bisa terbentuk jika komponen-komponennya tidak lengkap.
Adapun yang termasuk dari komponen pengantar kearsipan yaitu:

a. Catatan atau records. Catatan atau records merupakan cara yang dilakukan oleh seseorang
atau suatu organisasi dalam menyampaikan fakta yang terdapat dalam sebuah informasi
yang sedang beredar luas. Catatan juga digunakan sebagai salah satu cara untuk
mengungkapkan ide dalam membangun sebuah komunikasi dan memelihara suatu
hubungan antar manusia maupun antar kelompok penerima informasi tersebut. Selain
mampu memelihara suatu hubungan, pada dasarnya suatu catatan juga digunakan sebagai
alat pengendali suatu hubungan yang ada di masyarakat. Serta, catatan juga digunakan
sebagai alat untuk mendokumentasikan atau menyimpan setiap kegiatan yang dilakukan
sudah dilakukan oleh masyarakat. Pada umumnya, catatan ini digunakan sebagai jejak dari
sebuah informasi yang beredar, karena nantinya catatan inilah yang akan dijadikan sebuah
petunjuk atau arahan dari setiap informasi yang beredar. Selain itu, catatan juga bisa
digunakan sebagai kilas balik dari sebuah peristiwa yang pernah terjadi di masa lampau,
nantinya para pengguna catatan akan mengingat, peristiwa apa saja yang sebelumnya
pernah mereka alami.

b. Archives atau arsip. Archives atau arsip merupakan sebuah dokumen yang sudah dibuat
dan nantinya akan diterima oleh badan hukum. Dokumen ini dibentuk untuk menjalankan
suatu kegiatan maupun disimpan dengan tujuan dijadikan suatu sumber rujukan yang sah
dalam pengambilan sebuah keputusan tentang peristiwa yang terjadi di sebuah organisasi
pencipta arsip. Selain itu, bisa dikatakan arsip merupakan suatu sumber ingatan seseorang,
karena dengan membuat dan menyimpan suatu arsip, seseorang itu mampu membuka dan
melihat kembali setiap proses kegiatan yang terjadi dalam kehidupannya.
Pengimplementasian arsip sangatlah penting dalam kehidupan sehari-hari, karena dengan
arsip seseorang bisa memunculkan kembali ingatan-ingatannya tentang peristiwa-peristiwa
 yang pernah terjadi. Selain itu, arsip merupakan suatu media yang dijadikan acuan atau
pedoman terjadinya suatu kegiatan.

Berdasarkan ulasan di atas, bisa dilihat secara jelas, bahwasannya arsip dan catatan
merupakan satu kesatuan yang sangat erat, bahkan tidak bisa untuk dipisahkan. Penggunaan
arsip dalam sebuah kegiatan dan bukti yang sah dalam pengambilan keputusan di suatu
peristiwa tentunya harus dibarengi dengan adanya fakta-fakta pendukung yang merupakan
bagian dari catatan itu sendiri. Selain itu, sebuah arsip yang sifatnya dinamis atau terus
berubah seiring dengan perkembangan zaman, harus dibarengi dengan fungsi dari catatan
yaitu untuk menjaga hubungan antar manusia maupun antar masyarakat. Menjaga hubungan
ini sangat diperlukan sebagai upaya penyesuaian terhadap lingkungan tempat dan zaman arsip
diciptakan.

Selain itu, catatan dan arsip memiliki sebuah kesamaan, yaitu berisi tentang informasi
tentang peristiwa yang pernah terjadi di masa lampau. Hal ini juga menjadi faktor pendukung
jika catatan dan arsip memang sebuah komponen yang tidak bisa dipisahkan.

Sumber Referensi:

Duranti, Franks, 1992. Encyclopedia of Archival Science

2. Dalam mengelola sebuah arsip, tentunya memiliki sebuah peraturan atau ketentuan dalam
pengelolaannya, tidak terkecuali dalam pengelolaan arsip dinamis. Arsip dinamis sendiri
merupakan suatu arsip yang secara langsung digunakan oleh pencipta arsip dalam jangka
waktu tertentu. Maksudnya adalah arsip dinamis merupakan arsip yang memang
dipergunakan secara langsung atau turun langsung ke dalam sebuah penelitian oleh seorang
pencipta arsip, namun arsip dinamis tidak bisa atau tidak berlaku selama-lamanya, melainkan
dalam kurun waktu yang bisa terbilang singkat. Pengelolaan arsip dinamis sangatlah
dibutuhkan agar pengendalian arsip dinamis bisa berjalan dengan efisien, efektif dan
sistematis. Dalam pengelolaan arsip dinamis diperlukan instrument-instrumen utama, agar
harapan tersebut bisa terwujud. Yang termasuk instrument-instrumen utama pengelolaan arsip
dinamis, yaitu:

a. Tata Naskah Dinas

Tata Naskah Dinas merupakan suatu pengaturan atau pengarahan tentang jenis, format dan
susunan pembentukan surat dalam sebuah organisasi, yang mana surat tersebut nantinya
akan digunakan sebagai media komunikasi antar organisasi. Tujuan dari pembuatan tata
naskah dinas sendiri adalah agar terciptanya keseragaman surat di suatu organisasi, karena
tentunya dalam membuat suatu surat dibutuhkan keseragaman. Hal ini selain untuk
memudahkan suatu organisasi dalam membuat surat karena sudah mempunyai acuan yang
pasti dalam pembuatan surat itu sendiri, juga bisa menjadi ciri khas surat dari setiap
organisasi yang membuat surat tersebut, seperti adanya logo organisasi dalam surat. Selain
itu, tata naskah dinas juga memberikan arahan pada setiap organisasi dalam proses
penandatanganan, seperti siapa saja yang boleh menandatangani surat dari organisasi
tersebut. Tata naskah dinas di suatu organisasi haruslah dijadikan acuan sebaik mungkin,
agar komunikasi antar organisasi mampu berjalan dengan baik.

b. Klasifikasi Arsip

Klasifikasi arsip merupakan suatu pola pengaturan arsip yang digunakan secara berjenjang.
Dalam suatu klasifikasi arsip, sering sekali kita temukan kode klasifikasi. Kode klasifikasi
merupakan suatu produk dari klasifikasi arsip itu sendiri. Pada umumnya kode klasifikasi
arsip digunakan sebagai simbol pemberitahuan kepada penerima arsip, yang kebanyakan
berupa gabungan dari huruf dan angka atau yang biasa disebut dengan alfanumerik. Huruf
pada kode klasifikasi arsip biasanya berupa singkatan dan hanya terdiri dari 2 huruf saja.
Penggunaan singkatan huruf ini biasanya sebagai kode singkatan dari masalah primer yang
terdapat pada arsip tersebut. Contohnya seperti kode HM yang berarti Hubungan
Masyarakat. Kode klasifikasi ini terletak pada Peraturan Kepala ANRI nomor33 Tahun
2015 tentang Klasifikasi Arsip. Selain itu, penggunaan angka pada kode klasifikasi arsip
biasanya digunakan sebagai simbol dari masalah sekunder atau masalah yang timbul akibat
dari masalah primer dalam pembentukan arsip tersebut. Klasifikasi arsip sendiri merupakan
hasil dari pelaksanaan fungsi dan tugas instansi yang nantinya akan membentuk sebuah
informasi kearsipan dari beberapa kategori unit terkait dengan permasalahan yang diamati.
c. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip

Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip merupakan suatu suatu kode pemberitahuan kepada
para penerima arsip mengenai tingkat keketatan arsip tersebut. Pada umumnya tingkat
klasifikasi keamanan arsip terdiri dari terbuka, terbatas, rahasia sampai dengan sangat
rahasia. Hal ini dilihat dari seberapa besar dampak yang akan ditimbulkan jika arsip
tersebut digunakan oleh orang yang tidak masuk kedalam kategori berhak mengakses arsip.
Biasanya tingkat klasifikasi keamanan arsip terbuka tidak menimbulkan dampak apapun
jika arsip tersebut digunakan oleh banyak orang dan tidak termasuk dalam kategori
pengakses arsip, karena memang bersifat terbuka dan biasanya diperuntukkan kepada
khalayak umum atau biasa disebut dengan publik. Hal ini sangat berbanding terbalik
dengan klasifikasi keamanan arsip tingkat rahasia maupun sangat rahasia. Suatu arsip yang
berklasifikasi keamanan rahasia dan sangat rahasia akan menimbulkan dampak yang
sangat besar, jika arsip tersebut digunakan oleh orang-orang yang tidak termasuk ke dalam
kategori berhak mengakses arsip. Biasanya arsip dengan klasifikasi keamanan rahasia dan
sangat rahasia hanya boleh digunakan oleh orang-orang yang memang berada dalam
organisasi pencipta arsip itu sendiri. Karena biasanya arsip yang bersifat rahasia dan sangat
rahasia berisikan tentang seluk beluk seluruh pekerjaan dari organisasi pencipta arsip
tersebut. Selain itu, sudah disebutkan dalam penjelasan sebelumnya akses arsip merupakan
siapa saja orang atau institusi yang berhak menggunakan arsip di suatu organisasi dan apa
keperluan mereka dalam menggunakan arsip tersebut. Hak akses arsip biasanya terdiri dari
pengguna internal dan pengguna eksternal. Pengguna internal berarti orang yang berhak
menggunakan dan mengakses arsip yang memang berasal dari dalam organisasi pencipta
arsip tersebut. Sedangkan pengguna eksternal merupakan orang yang berhak mengakses
atau menggunakan arsip sesuai dengan keperluannya, namun berasal dari luar organisasi
pencipta arsip tersebut.

d. Jadwal Retensi Arsip

Jadwal Retensi Arsip merupakan pengaturan tentang jangka waktu arsip dapat digunakan,
dan nantinya diberikan arahan ketika arsip itu sudah tidak bisa digunakan lagi, apakah
harus dimusnahkan, dipermanenkan atau dinilai kembali. Jadwal retensi arsip berisi
tentang arahan tentang penyusutan dan penyelamatan arsip. Dalam Peraturan Kepala ANRI
Nomor 47 Tahun 2015 tentang Jadwal Retensi Arsip ANRI terdapat sebuah kolom jadwal
retensi arsip, yang terdiri dari nomor, jenis arsip, dan jangka waktu penyimpanan arsip atau
retensi. Dapat dilihat dalam tabel tersebut bahwa jadwal retensi arsip tergantung pada jenis
arsip itu sendiri. Misalnya saja seperti arsip yang berupa sertifikat, masa penyimpanan
sebuah sertifikat pada umumnya adalah satu tahun setelah sertifikat itu diciptakan. Lalu
tindakan selanjutnya dari masa berakhirnya arsip tersebut. Biasanya sebuah sertifikat
ketika sudah berakhir masa aktifnya tindakan yang dilakukan adalah memusnahkan
sertifikat tersebut atau yang berarti sertifikat tersebut sudah tidak bisa digunakan kembali.

Sumber Referensi:

 https://www.djkn.kemenkeu.go.id/artikel/baca/13999/Mengenal-Arsip-Statis-dan-
Arsip-Dinamis.html

 Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas

 Peraturan Kepala ANRI Nomor 33 Tahun 2015 Tentang Klasifikasi Arsip

 Peraturan Kepala ANRI Nomor 7 Tahun 2016 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan ANRI

 Peraturan Kepala ANRI Nomor 47 Tahun 2015 Tentang Jadwal Retensi Arsip ANRI