Analisis Jabatan (Job Analysis) &

Perencanaan SDM (HR Planning)

By: Imelda M. Nur, SE, MHRM

Definisi Analisis Pekerjaan/Job Analysis

 Proses sistematik mengumpulkan, mengevaluasi,

dan mengorganisasikan informasi tentang
pekerjaan-pekerjaan (Hani Handoko)

 Prosedur untuk menentukan tugas-tugas dan

hakekat pekerjaan serta jenis orang (keterampilan
dan pengalaman) yang perlu diangkat untuk
melaksanakannya (Gary Dessler)

Imelda M. Nur, SE, MHRM 2

Definisi Analisis Pekerjaan/Job Analysis

 Proses menganalisa apa pos-pos/posisi/pekerjaan

yang harus ada dalam suatu usaha, berapa
jumlah orang yang harus mengisi pekerjaan
tersebut, bagaimana deskripsi tentang pekerjaan
tersebut, serta apa kriteria orang yang dibutuhkan
untuk mengisinya.

Analisis pekerjaan dapat dilakukan untuk pekerjaan

baru maupun pekerjaan yang telah ada

Imelda M. Nur, SE, MHRM 3

Keluaran/output/hasil dari Job Analysis

 Deskripsi pekerjaan/ job description

 Kualifikasi- syarat2 / job specification

Imelda M. Nur, SE, MHRM 4

Analisis pekerjaan menyediakan data tentang
syarat pekerjaan yang akan dibutuhkan untuk
membuat:

 job description (hal-hal yang tercakup dalam

pekerjaan)

 job specification (kriteria/syarat orang yang

akan diangkat untuk suatu jabatan)

Imelda M. Nur, SE, MHRM 5

4 kegunaan Informasi Analisis Pekerjaan

 Sebagai pedoman pekerjaan

 Menyediakan cakupan pekerjaan dan syarat
karyawan yang dibutuhkan untuk recruitment
and selection
 Untuk menetapkan standar kompensasi
 Untuk menentukan standar performance
appraisal (penilaian prestasi kerja)
 Untuk merancang program-program training
yang diperlukan

Imelda M. Nur, SE, MHRM 6

Uraian pekerjaan (Job description) dan
spesifikasi jabatan (job specification) adalah
dua hasil nyata Job Analysis

Imelda M. Nur, SE, MHRM 7

 Job Description (Uraian Pekerjaan)
suatu rumusan tertulis yang menguraikan aktifitas
dan tanggung jawab pekerjaan, serta bentuk
pekerjaan yang penting seperti kondisi kerja dan
keamanan

 Job Specification (Spesifikasi jabatan)

ikhtisar kualitas pribadi, ciri-ciri, keterampilan,
dan latar belakang yang diperlukan untuk suatu
pekerjaan tertentu

JobDes dan JobSpec bisa tercakup dalam

dokumen yang sama atau terpisah
Imelda M. Nur, SE, MHRM 8
Job Description mencakup:

 Identifikasi pekerjaan/apa posisi atau

jabatannya
 Ringkasan pekerjaan
 Hubungan, tanggung jawab, dan tugas-tugas
 Standar wewenang dan pekerjaan
 K3
 Syarat kerja
 (Spesifikasi jabatan)

Imelda M. Nur, SE, MHRM 9

Job Specification mencakup:

 Kualifikasi Pendidikan
 Pendidikan gelar dan non gelar, sertifikasi, dll
 Pengalaman kerja dan training
 Keterampilan dan pengetahuan:
 kepemimpinan, manajemen komunikasi,
manajemen waktu, manajemen tim dll
 Sifat dan karakteristik kepribadian
 Kecerdasan emosional, dll.

Imelda M. Nur, SE, MHRM 10

Imelda M. Nur, SE, MHRM 11
Contoh job desription
Imelda M. Nur, SE, MHRM 13
Imelda M. Nur, SE, MHRM 14
Imelda M. Nur, SE, MHRM 15
Imelda M. Nur, SE, MHRM 16
Imelda M. Nur, SE, MHRM 17
Imelda M. Nur, SE, MHRM 18
Imelda M. Nur, SE, MHRM 19
Imelda M. Nur, SE, MHRM 20
Imelda M. Nur, SE, MHRM 21
Imelda M. Nur, SE, MHRM 22
Imelda M. Nur, SE, MHRM 23
Perencanaan SDM

Human Resource (HR) Planning

Definisi

 Proses merencanakan tenaga kerja agar

sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta
efektif dan efisien dalam membantu
terwujudnya tujuan. (Drs. Malayu S.P.
Hasibuan 1990)

 Suatu upaya untuk merencanakan dan

memastikan ketersediaan tenaga kerja yang
dibutuhkan untuk masa yang akan datang

Imelda M. Nur, SE, MHRM 25

Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia

1. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja

masa kini maupun masa depan
2. Untuk menjamin kualitas dan kuantitas SDM
3. Untuk menghindari terjadinya miss-manajemen
dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.
4. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi, dan
sinkronisasi sehingga produktivitas kerja
meningkat.

Imelda M. Nur, SE, MHRM 26

5. Untuk menghindari kekurangan dan atau
kelebihan karyawan.
6. Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan
program penarikan, seleksi, pengembangan,
kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan,
kedisiplinaan, dan pemberhentian karyawan.
7. Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi
(vertikal atau horizontal) dan pensiun karyawan.
8. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian
karyawan.

Imelda M. Nur, SE, MHRM 27

Faktor-faktor yang Mempengaruhi
Perencanaan Sumber Daya Manusia
2. Keputusan-keputusan
1. Lingkungan Eksternal Organisasional
1. Rencana strategis perusahaan
1. Perkembangan ekonomi
2. Dalam jangka pendek, dimana
2. Kondisi sosial-politik- rencana strategi dikembangkan
hukum mempunyai menjadi rencana operasional
implikasi pada dalam bentuk anggaran dan
perencanaan sumber kebijakan
3. Perancangan kembali
daya manusia
pekerjaan-pekerjaan, yang
3. Perkembangan dapat secara radikal merubah
teknologi/komputer kebutuhan SDM dan
secara dasyat ketrampilan yang berbeda dari
para karyawan di masa
4. Pesaing mendatang.
Imelda M. Nur, SE, MHRM 28
3. Faktor-faktor
Persediaan Karyawan
 Ketersediaan tenaga
kerja dipengaruhi oleh:
 Pensiun
 Permohonan berhenti

 Terminasi/PHK

 Kematian

 Cuti

semuanya menaikkan
kebutuhan personalia.

Imelda M. Nur, SE, MHRM 29

Tahapan Perencanaan SDM
1. Meramalkan permintaan perusahaan
terhadap TK dimasa yang akan datang
2. Meramalkan persediaan tenaga kerja
perusahaan dimasa yang akan datang
3. Meramalkan perbandingan antara
kebutuhan dengan ketersediaan TK
perusahaan dimasa yang akan datang
4. Menetapkan Rencana Strategis untuk
mengantisipasi ramalan diatas

Imelda M. Nur, SE, MHRM 30

Rencana Strategis Perencanaan SDM
1. Jika terjadi kelebihan TK 2. Jika terjadi kekurangan TK

 Pembatasan rekrutmen  Kerja lembur

 Pengurangan jam kerja  Memperkerjakan tenaga
(mencegah PHK) paruh waktu
 Pensiun dini  Subkontrak
 Pemberhentian pekerjaan/outsourcing
sementara(dirumahkan  Rekrutmen dan seleksi
 Pemberhentian permanen/
 Perampingan perusahaan
(downsizing)

Imelda M. Nur, SE, MHRM 31

3. Jika diramalkan tidak ada kesenjangan
antara permintaan dan penawaran TK dalam
perusahaan dimasa yang akan datang
(ramalan kualitas dan kuantitas TK yang
dibutuhkan sama dengan ramalan kualitas
dan kuantitas TK yang tersedia dalam
perusahaan), maka tidak ada tindakan yang
direncanakan

Imelda M. Nur, SE, MHRM 32

 Job analysis adalah proses menentukan
tugas, tanggung jawab, dan jabatan di dalam
suatu perusahaan, sesuai dengan keahlian
dan keterampilan yang dimiliki.

 HR planning adalah proses meramalkan dan

menganalisis kebutuhan SDM ke depan di
perusahaan tersebut untuk menentukan
langkah/strategi yang diperlukan.

Imelda M. Nur, SE, MHRM 33

Referensi

 Gary Dessler, Manajemen Sumber Daya

Manusia
 Hani Handoko, Manajemen Sumber Daya
Manusia
 Malayu Hasibuan, Manajemen Sumber Daya
Manusia
 Marwansyah dan Mukaram, Manajemen
Sumber Daya Manusia, Politeknik Negeri
Bandung

Imelda M. Nur, SE, MHRM 34

TUGAS

Buatlah analisis pekerjaan ringkas untuk usaha café

yang baru saja anda dirikan:
1. Identifikasi apa-apa saja post/posisi yang
semestinya ada dalam usaha tersebut dan
jumlah orang untuk masing masing posisi.
2. Struktur organisasi

3. Buatlah job des dan job spec dari 2 posisi

yang menarik bagi anda

Imelda M. Nur, SE, MHRM 35

Imelda M. Nur, SE, MHRM 36