33

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Objek dalam penelitian ini adalah sistem informasi web komunitas pada

Manchester City Fansclub Chapter Purwokerto. Agar lebih mengetahui objek dari

penelitian ini, maka penulis akan menjelaskan secara singkat sejarah dan struktur

organisasi dari komunitas Manchester City Fansclub Chapter Purwokerto.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

Komunitas adalah sebuah kelompok sosial dari beberapa organisme yang

berbagi lingkungan, umumnya memiliki ketertarikan dan habitat yang sama. Dalam

komunitas manusia, individu-individu di dalamnya dapat memiliki maksud,

kepercayaan, sumberdaya, preferensi, kebutuhan, risiko, kegemaran dan sejumlah

kondisi lain yang serupa dan Chapter adalah pengelompokan yang dilakukan oleh

induk dari suatu komunitas sesuai dengan wilayah yang tempat tinggal mereka.

Komunitas Manchester City Fansclub Chapter Purwokerto merupakan

komunitas bola yang menyukai Tim Liga Inggris yaitu Manchester City. Komunitas

ini dibentuk oleh orang-orang yang pada saat itu sudah berjanjian via Facebook

untuk saling bertemu dan bersama melihat tim Manchester City bertanding di salah

satu cafe di Purwokerto. Setelah selesai bertanding, orang-orang tersebut tidak

langsung meninggalkan cafe melainkan mereka langsung berkumpul untuk saling

berkenalan dan berdiskusi untuk membentuk komunitas. Saat berdiskusi, ada dua

nama yang diajukan untuk menamai komunitas tersebut yaitu MCIChapter

Purwokerto (Manchester City Indonesia Chapter Purwokerto) dan MCSCI Chapter

Purwokerto (Manchester City Supporter Club Indonesia Chapter Purwokerto),

setelah itu mereka sepakat untuk menamai komunitas mereka dengan nama MCSCI

Chapter Purwokerto atau yang lebih mudah dikenal dengan Manchester City

Fansclub Chapter Purwokerto.

Komunitas ini sudah memiliki banyak anggota dan anggota ini disebut dengan

member, dalam kegiatannya komunitas ini tidak hanya mengadakan nonton bareng

saja dalam kegiataninternal komunitas tetapi dalam kegiataneksternal komunitas

juga ikut terjun di lingkungan masyarakat untuk melakukan kegiatan sosial seperti

mengadakan sumbangan untuk korban bencana alam dan membagikan takjil gratis

selama bulan Ramadhan.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi adalah suatu diagram yang memperlihatkan fungsi dari

suatu organisasi atau posisi dari suatu organisasi dan bagaimana mereka saling

berhubungan. Keberadaan struktur organisasi menjadikan tugas dan tanggung jawab

dari setiap orang yang telah masuk dalam suatu struktur organisasi dengan kata lain

struktur organisasi membatasi tugas dan tanggung jawab seseorang.

Sumber : PLT. Ketua Manchester City Fansclub Chapter Purwokerto

Gambar III.1. Struktur Kepengurusan Komunitas

Ket :Plt. Ketua = Pelaksana Tugas Ketua

34
Tugas Pokok dan Fungsi dari masing-masing struktur kepengurusan berdasarkan

urutan bagan kepengurusan komunitas Manchester City Fansclub Chapter

Purwokerto.

1. Plt. Ketua (Pelaksana Tugas Ketua)

Seseorang yang menempati posisi jabatan yang bersifat sementara karena

seseorang yang menempati posisi itu sebelumnya berhalangan.  Pelaksana Tugas

ditunjuk oleh sesorang yang memiliki tingkatan di atasnya dalam suatu komunitas.

Plt. Ketua memilki fungsi, diantaranya yaitu :

a. Melaksanakan tugas serta menetapkan dan melakukan keputusan atau

tindakan rutin yang menjadi wewenang jabatannya sesuai dengan

ketentuan peraturan yang telah ditetapkan dalam suatu komunitas.

b. Menjalin hubungan sesama komunitas bola dan lingkungan masyarakat

dengan sebaik-baiknya yang sebelumnya sudah dilakukan oleh ketua

komunitas.

2. Koordinator Lapangan

Koordinator Lapangan memiliki tugas dan wewenang yaitu :

a. Mengatur dan mengkonsep dari suatu kegiatan yang akan dilaksanakan.

b. Merencanakan kegiatan komunitas.

c. Melakukan pengawasan, meneliti dan memberi pengarahan untuk

pelaksanaan kerja.

d. Memberi bimbingan dan saran kepada bawahannya supaya pelaksanaan

pekejaan berjalan lancar.

e. Mengetahui apa yg dikerjakan orang yang dibawahnya.

f. Melakukan koordinasi hasil perkerjaan secara rutin.

g. Mengetahui target pekerjaan yang dikerjakan.

35
 h. Bertanggung jawab atas penyelesaian pekerjaan orang dibawahnya dan

pekerjaan itu sendiri.

3. Sekretaris dan Bendahara

Memiliki tugas dan wewenang yaitu :

a. Bersama Plt. Ketua menginventarisasi masalah-masalah yang timbul

untuk dapat dicari pemecahannya.

b. Bersama Plt. Ketua bertanggung jawab atas kebijaksanaan pengatur

keuangan dan dana organisasi atau komunitas.

c. Bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan.

d. Mengatur dan bertanggung jawab atas kelancaran dan tertib administrasi

keuangan organisasi atau komunitas secara keseluruhan.

e. Mendampingi Plt. Ketua mengkoordinir pelaksanaan sehari-hari kegiatan.

f. Membuat dan menyusun Notulen rapat serta membagikan kepada peserta

rapat.

g. Bersama Plt. Ketua mengusahakan sumber dana dan mengatur

penggunaannya.

h. Membuat laporan keuangan dalam 1 bulan untuk disampaikan dalam

rapat bulanan dan dibagikan para pengurus.

i. Bersama Plt. Ketua bertanggung jawab atas keuangan dan dana organisasi

atau komunitas.

4. Divisi Nobar Komunitas

Divisi Nobar Komunitas memiliki tugas dan wewenang yaitu :

a. Menyelenggarakan nonton bareng pertandingan sepakbola sesuai jadwal

yang telah ditetapkan di Homebase komunitas.

36
 b. Mencari tempat nonton bareng sementara jika Homebase komunitas

sedang tidak bisa digunakan.

c. Mengajak komunitas bola lain untuk ikut berpatisipasi dalam acara

nonton bareng.

d. Setiap acara nonton bareng komunitas, masing-masing anggota komunitas

di tarik donasi atau HTM (Harga Tiket Masuk) oleh divisi nobar yang

selanjutnya digunakan untuk kas komunitas.

5. Divisi Futsal Komunitas

Divisi Futsal Komunitas memiliki tugas dan wewenang yaitu :

a. Menyelenggarakan pertandingan futsal rutin komunitas sesuai waktu yang

telah ditentukan.

b. Mencari tempat futsal untuk melakukan pertandingan futsal rutin

komunitas.

c. Mengajak komunitas bola lain untuk sparing (Latih Tanding) dengan

komunitas Manchester City Fansclub Chapter Purwokerto.

6. Divisi Merchandise

Divisi Merchandise memiliki tugas dan wewenang yaitu :

a. Memberikan informasi tentang produk baru yang berkaitan dengan

komunitas, seperti baju komunitas dan baju Tim Manchester City.

b. Menjalankan semua progam promosi komunitas.

c. Memajang dan mendisplay produk di grup komunitas.

d. Membuat hasil laporan penjualan yang telah ditentukan oleh komunitas.

7. Divisi Desain atau Flyer

Divisi Desain atau Flyer memiliki tugas dan wewenang yaitu :

37
 a. Membuat desain untuk acara komunitas sesuai permintaan yang diminta

oleh Plt. Ketua, divisi nobar, divisi futsal dan divisi merchendise.

b. Memberikan hasil desain ke pengurus komunitas dan selanjutnya

diberitahukan kepada seluruh anggota komunitas Manchester City

Fansclub Chapter Purwokerto.

c. Memproses pendaftaran member atau anggota baru.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Untuk membuat rancangan sistem baru yang diasumsikan dapat memperbaiki

kinerja sistem yang ada, tahap pertama yang harus dilakukan adalah dengan

mempelajari dan mengevaluasi prosedur sistem yang sedang berjalan. Pemahaman

terhadap sistem yang telah ada atau yang sedang berjalan dilakukan dengan

melakukan pengamatan terhadap bagaimana sistem tersebut berjalan. Setelah itu,

data dan arus informasi mengenai sistem yang bersangkutan dapat diperoleh dengan

melakukan penelitian secara terperinci.

1. Proses Perekrutan Member

Proses Perekrutan Member adalah proses yang dilakukan oleh pengurus

komunitas Manchester City Fansclub Chapter Purwokerto dalam merekrut member

baru. Proses perekrutan ini dilakukan oleh salah satu pengurus komunitas jika ada

salah satu member yang membawa teman pada saat sedang berlangsungnya kumpul

komunitas dan saat acara nobar (nonton bareng) dan teman dari member tersebut

ingin bergabung dalam komunitas Manchester City Fansclub Chapter Purwokerto.

Saat proses perekrutan, member baru akan mengisi kertas formulir pendaftaran

member yang diberikan pengurus komunitas. Setelah proses pengisian formulir,

member akan dimasukkan dalam grup komunitas Manchester City Fansclub Chapter

38
Purwokerto dan member menunggu konfirmasi dari pengurus komunitas untuk

pengambilan kartu member komunitas.

2. Proses Pemberitahuan Kegiatan Komunitas

Proses Pemberitahuan Kegiatan adalah proses yang dilakukan oleh pengurus

komunitas untuk memberitahukan tentang kegiatan yang dilakukan oleh komunitas

Manchester City Fansclub Chapter Purwokerto kepada member. Proses

pemberitahuan kegiatan ini dilakukan melalui grup komunitas oleh pengurus

komunitas dengan memberi informasi kegiatan seminggu sebelum acara kegiatan

dilakukan. Dengan proses pemberitahuan kegiatan ini, member akan mengetahui

kegiatan yang telah dibuat oleh pengurus komunitas dan member bisa mengikuti

kegiatan tersebut.

2.3. Rancangan Activity Diagram

Gambar III.2. Activity Diagram Proses Pendaftaran Member Baru Komunitas

Manchester City Fansclub Chapter Purwokerto

39
 Gambar III.3. Activity Diagram Proses Pemberitahuan Kegiatan Komunitas

kepada Member Komunitas Manchester City Fansclub Chapter Purwokerto

2.4. Spesifikasi Dokumen Masukan

Dokumen masukan atau dokumen input tmerupakan segala bentuk masukan

yang berupa dokumen dan diolah didalam proses sehingga dapat menghasilkan

bentuk suatu keluaran. Adapun bentuk dokumen masukan yang digunakan pada

sistem perancangan web komunitas Manchester City Fansclub Chapter Purwokerto

dapat dilihat sebagai berikut :

40
1. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran Member

Fungsi :Untuk mengetahui profil dari setiap Member

Komunitas Manchester City Fansclub Chapter

Purwokerto.

Sumber : Pengurus Komunitas

Tujuan : Member.

Media : Kertas.

Jumlah` : 1 Lembar.

Frekuensi : Setiap kali adanya pendaftaran member

Bentuk : Lampiran A.1

2.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran merupakan dokumen yang dibuat berdasarkan data yang

keluar. Bentuk spesifikasi dokumen keluaran, antara lain :

1. NamaDokumen : Kartu Member Komunitas.

Fungsi :Untuk mengetahui bahwa member tersebut adalah

member Komunitas Manchester City Fansclub

Chapter Purwokerto .

Sumber : Pengurus Komunitas.

Tujuan : Member.

Media : Kertas.

Jumlah` : 1 lembar

Frekuensi : Setiap kali ada member yang sudah mendaftar.

Bentuk : Lampiran A.2

41
2.6. Permasalahan Pokok

Setelah penulis mengadakan analisa komunitas Manchester City Fansclub

Chapter Purwokerto dan mengamati kegiatan dan prosedur sistem yang sedang

berjalan disana pada saat ini, penulis mencoba menguraikan beberapa permasalahan

dalam sistem yang sedang berjalan. Permasalahan-permasalahan tersebut antara lain :

1. Sistem pendaftaran member yang dilakukan masih manual dan membutuhkan

waktu lama dalam proses verifikasi member dan proses pembuatan kartu

member.

2. Untuk mendapatkan kartu member hanya bisa diambil saat ada kegiatan

komunitas.

3. Sering terjadinya kesalahan yang dilakukan pengurus komunitas dalam proses

pendaftaran, seperti habisnya kertas formulir pendaftaran member dan

pengurus komunitas lupa dalam membawa kertas formulir pendaftaran member

sehingga member baru tidak bisa langsung bergabung dalam komunitas.

2.7. Pemecahan Masalah

Melihat kasus seperti yang telah dijelaskan diatas penulis mencoba

memberikan pemecahan atau solusi yang diharapkan dapat mengatasi permasalahan

yang terjadi, seperti :

1. Perlunya website komunitas yang di dalam website tersebut terdapat

pendaftaran member sehingga member baru dapat mendaftar menjadi member

komunitas melalui website komunitas dengan mengisi formulir data diri yang

telah disediakan di dalam website dan proses verifikasi dapat dilakukan dengan

cepat.

42
2. Dalam website komunitas akan dibuat proses cetak kartu member otomatis

setelah member mengisi formulir pendaftaran member online yang telah

disediakan di dalam website komunitas.

3. Perancangan sistem informasi berbasis web yang akan dibuat, pengurus

komunitas tidak perlu lagi khawatir akan adanya member baru yang akan

mendaftar menjadi member komunitas. Pengurus komunitas hanya perlu

mengarahkan member baru untuk mendaftar melalui website komunitas melalui

menu pendaftaran member.

43