TUGAS STATISTIK FASYANKES 3

Jelaskan alur pengumpulan data rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap di fasilitas
pelayanan kesehatan

a. Alur pengumpulan data di tempat pendaftaran pasien rawat jalan (TPPRJ)

I. Pasien Baru:
1. Petugas TPPRJ memanggil pasien sesuai dengan nomor antrean dan meminta
pada pasien/keluarga penanggungjawab pasien formulir :
a) Skrining yang telah dilakukan oleh perawat
b) Berkas penjamin bagi pasien nontunai untuk diverifikasi
kelengkapannya (pasien Jamkesda) dan pasien BPJS dilakukan validasi
surat rujukan, keaktifan kartu BPJS pada Sistem Virtual Claim (V-
Claim) secara online
2. Petugas TPPRJ melakukan pendaftaran (sesuai tupoksinya) dengan
meminjam KTP/KK/SIM/dll pasien untuk input ke dalam SIMRS secara
otomatis E-Rekam Medis rawat jalan
3. Petugas TPPRJ membuatkan KIB untuk diserahkan kepada pasien
4. Petugas TPPRJ mencetak SEP dan lembar bukti pelayanan (LBP) untuk
pasien BPJS untuk diserahkan kepada pasien dengan pesan berkas tersebut
harus diserahkan kepada petugas poliklinik yang dituju
5. Petugas TPPRJ memberikan informasi kepada petugas Humas untuk
memberikan informasi isi General Consent pada
pasien/keluarga/penanggungjawab pasien dan menandatagani form General
Consent
6. Petugas TPPRJ mempersilakan pasien/keluarga pasien untuk menuju ke kasir
terlebih dahulu (bagi pasien tunai), sedangkan pasien nontunai dipersilakan
ke poliklinik yang dituju
II. Pasien Lama
1. Petugas TPPRJ memanggil pasien sesuai dengan nomor antrean dan meminta
pasien/keluarga/penanggungjawab pasien formulir :
a) Skrining yang telah dilakukan oleh perawat
b) Berkas penjamin bagi pasien nontunai untuk diverifikasi
kelengkapannya (pasien Jamkesda) dan bagi pasien BPJS dilakukan
 validasi surat rujukan, keaktifan kartu BPJS pada Sistem Virtual Claim
(V-Claim) secara online
2. Petugas TPPRJ melakukan pendaftaran (sesuai tupoksinya) dengan
meminjam KIB pasien
3. Petugas TPPRJ mencetak SEP dan lembar bukti pelayanan (LBP) bagi pasien
BPJS untuk diserahkan kepada pasien dengan pesan berkas tersebut harus
diserahkan kepada petugas poliklinik yang dituju
4. Petugas TPPRJ mempersilakan untuk menuju ke kasir terlebih dahulu (bagi
pasien tunai), sedangkan pasien nontunai dipersilakan ke poliklinik yang
dituju
5. Petugas TPPRJ meminjam dokumen rekam medis lama ke bagian filing lewat
telepon bila ada permintaan dari dokter poliklinik, dokumen tersebut
langsung diserahkan oleh petugas filing
b. Alur pengumpulan data di tempat pendaftaran pasien rawat inap (TPPRI)
1. Petugas TPPRI menerima surat perintah rawat inap yang dibuat oleh dokter
poliklinik/IGD yang dibawa keluarga/penanggungjawab pasien dan dokumen
rekam medis rawat inap yang dibawa perawat poliklinik/IGD
2. Petugas TPPRI memberikan informasi isi General Consent, kepada
keluarga/penanggungjawab pasien kemudian menandatanganinya dan
menanyakan kepada penanggungjawab tentang data pasien maupun
penanggungjawab pasien dengan lengkap (nama lengkap, alamat, usia, pekerjaan,
nomor telepon, kelas, penanggung jawab untuk diinput ke SIMRS)
3. Petugas TPPRI meminta keluarga penanggung jawab untuk menandatangani surat
persetujuan rawat inap dan surat pernyataan penjamin
4. Petugas TPPRI memberikan informasi mengenai maksud dan tujuan pengambilan
foto pasien (dilakukan oleh TPPGD) untuk identitas, mencetak gelang identitas
untuk diserahkan pada perawat poliklinik/IGD
5. Petugas TPPRI mencari ruang kamar rawat inap yang kosong dalam SIMRS
sesuai kondisi pasien yang telah ditetapkan dokter. Kemudian menghubungi
ruang rawat inap yang akan dituju melalui telepon
6. Petugas TPPRI mempersilakan keluarga/penanggungjawab pasien bagian kasir
apabila diperlukan terkait administrasi
7. Petugas TPPRI melakukan perakitan dokumen rekam medis rawat inap sesuai
nomor urut DRM
 8. Petugas TPPRI menyerahkan kembali dokumen rekam medis rawat inap beserta
gelang identitas pasien kepada perawat poliklinik/IGD
c. Alur pengumpulan data di bagian Assembling
1. Terima dokumen rekam medis dan form pengembalian dokumen rekam medik
rawat inap dari bangsal.
2. Crosscheck dokumen rekam medis yang kembali dengan form pengembalian
dokumen rekam medis rawat inap
3. Cek kelengkapan pengisian dokumen rekam medis
4. Apabila ditemukan DRM yang belum lengkap berkaitan dengan perawat, maka
perawat bangsal tersebut harus melengkapi DRM dan apabila formulir yang
berkaitan dengan dokter belum lengkap, maka perawat bangsal membawa
kembali DRM dan dikembalikan kepada dokter untuk melengkapi formulir yang
belum lengkap dengan menyertakan formulir evaluasi kelengkapan dokumen
rekam medis dan tuliskan apa yang belum lengkap.
5. Cek kembali dokumen rekam medis, apabila masih ditemukan dokumen rekam
medis yang belum terisi, maka lengkapi nomor rekam medis dan data pasien yang
belum terisi pada setiap formulir rekam medis
6. Ganti sampul rekam medis yang kembali dalam keadaan rusak
7. Rapikan dan urutkan formulir Rekam Medis sesuai nomor formulir RM
8. Untuk DRM yang sudah terlalu tebal, maka petugas assembling membuat DRM
vol. 2 dan seterusnya.
9. Serahkan dokumen RM lengkap ke bagian coding
d. Alur pengumpulan data di bagian Coding
1. Pengkodean diagnosa penyakit menggunakan ICD 10, sedangkan tindakan
menggunakan ICD 9-CM
2. Cara pencarian kode seusuai kaidah ICD 10 dan ICD 9 CM
3. Pengkodean pasien rawat inap dituliskan pada resume medis rawat inap pada
kolom ICD 10 dan ICD 9-CM, kemudian kode tersebut diinput ke SIMRS
4. Pengkodean pasien rawat darurat langsung diinput ke SIMRS
5. Pengkodean pasein rawat jalan BPJS dituliskan pada lembar verifikasi rawat jalan
kemudian kode tersebut diinput ke SIMRS, sedangkan untuk pasien selain BPJS
langsung diinputkan di SIMRS
6. Dalam hal diagnosa penyakit atau tindakan tidak jelas atau sulit dicari kode nya,
petugas coder dapat mengkonfirmasi pada seluruh PPA, atasan langsung / kepala
 urusan, ataupun kepada tim verifikasi BPJS guna tercapainya ketepatan kode
diagnosa penyakit dan tindakan
e. Alur pengumpulan data di bagian Filing
1. Petugas rekam medis menerima DRM dari petugas yang memberikan pelayanan
kesehatan, baik itu dari rawat jalan, rawat inap, dan IGD
2. Petugas mengecek kelengkapan isi DRM
3. Jika belum lengkap maka petugas mengembalikan rekam medis kepada petugas
yang telah memberikan pelayanan kesehatan
4. Jika sudah lengkap petugas memasukkan DRM ke ruang penyimpanan
5. Petugas mencatat di Buku Pengendalian untuk RM yang sudah kembali
6. Petugas memasukkan DRM ke rak penyimpanan sesuai nomor urut dan
mengeluarkan Tracer (kertas pengganti RM)
7. Petugas Filing secara berkala mengecek semua dokumen untuk memastikan
bahwa RM disimpan sesuai dengan nomor urutnya