Administrasi dan Manajemen; Proses dan Fungsi

Disusun Dan Diajukan Sebagai Bahan Diskusi Pada Mata Kuliah Ilmu Administrasi

Nama Kelompok :

Shinta Tyas (

Arifah Putri Sabela (

Muhamad Rifki Ramdhani ( 11180530000040)

Dosen Pengampu :

Abdul Wahid

Program Studi Manajemen Dakwah

Fakultas Dakwah dan Ilmu Komunikasi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

2021
 Kata Pengantar
Bismillahirrahmanirrahim, puja dan puji kepada Allah SWT. selaku Tuhan seluruh makhluk
dan tiada lagi tuhan selain Allah, Sholawat serta salam semoga tercurah limpah kepada manusia yang
dirindukan yakni Nabi Muhammad SAW. Beserta keluargam sahabat, beserta umatnya hingga kini
tersebar diseluruh belahan dunia dalam beragam ras, suku, dan gender.

Mata kuliah Ilmu Administrasi ini membawakan penulis dalam penyusunan makalah yang
berjudul “ Administrasi dan Manajemen: Proses dan Fungsi “ dalam menambah litratur wawasan
penulis sebagai mahasiswa manajemen dakwah, semoga makalah yang masih banyak kekurangan ini
dapat menjadi bahan diskusi di dalam ruang zoom dengan model pembelajaran synchronous yang
dilakukan melalui media zoom.

Ciputat, 16 September 2021

TIM PENULIS
 DAFTAR ISI
Kata Pengantar....................................................................................................................................2

DAFTAR ISI........................................................................................................................................3

BAB I....................................................................................................................................................4

A. Latar Belakang...........................................................................................................................4

B. Rumusan Masalah......................................................................................................................4

C. Tujuan Penulisan.......................................................................................................................4

BAB II..................................................................................................................................................5

A. Teori Administrasi dan Manajemen...........................................................................................5

B. Proses Administrasi...................................................................................................................9

C. Proses Manajemen...................................................................................................................10

BAB III...............................................................................................................................................11

Kesimpulan dan Penutup.................................................................................................................11

DAFTAR PUSTAKA........................................................................................................................12
 BAB I
A. Latar Belakang

Administrasi dalam banyak tinjauannya memiliki arti yang luas dan sempit. Dalam arti yang
sempit administrasi seringkali diartkan sebagai ketatausahaan dan sumber informasi bagi segala aspek
yang memiliki keterikatan denganya. Dalam arti luas, administrasi memiliki arti sekelompok orang
yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang diinginkan, kerjasama merupakan sebuah kegiatan
pembagian tugas yang teratur, terencana dengan kesepakatan Bersama.[ CITATION Lin20 \l 14345 ]
Manajemen dalam arti yang sederhana dapat kita artikan sebagai mengatur, mengelola,
kegiatan manajemen telah menjadi sebuah kegiatan yang dilakukan oleh orang masa lalu bahkan pada
masa kuno, manajemen telah menjadi sebuah bidang ilmu yang kemudian diperoleh di program studi
manajemen dakwah, untuk kepentingan pembelajaran mahasiswa dan mahasiswinya.[ CITATION
Muh21 \l 14345 ]

B. Rumusan Masalah
a) Apa itu Manajemen dan Administrasi ?
b) Bagaimana Proses dalam Manajemen ?
c) Bagaimana Proses dalam Administrasi ?

C. Tujuan Penulisan
a) Memahami pengertian manajemen dan administrasi
b) Mengenal dan Memahami proses dalam manajemen
c) Mengenal dan memahami proses dalam administrasi
 BAB II
A. Teori Administrasi dan Manajemen

 Administrasi
Secara etimologis atau asal kata, administrasi berasal dari Bahasa Inggris “administration”,
dengan bentuk infinitifnya to administer yang diartikan sebagai to manage (mengelola).
Administrasi juga dapat berasal dari Bahasa Belanda “administratie”, yang memiliki pengertian
mencakup tata usaha, manajemen dari kegiatan organisasi, manajemen sumber daya. Dari
pengertian tersebut, administrasi mempunyai pengertian dalam arti sempit dan arti yang luas.
Dalam arti sempit administrasi sering diartikan dengan kegiatan ketatausahaan. Tata usaha pada
hakikatnya merupakan pekerjaan pengendalian informasi.
Tata usaha juga sering diartikan sebagai kegiatan yang berkaitan dengan tulis
menulis/mencatat, menggandakan, 18 menyimpan, atau yang dikenal dengan clerical work
(Silalahi, 2013 : 5). Administrasi dalam arti luas diartikan sebagai kerjasama. Istilah administrasi
berhubungan dengan kegiatan kerjasama yang dilakukan manusia atau sekelompok orang sehingga
tercapai tujuan yang diinginkan. Kerjasama adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh
sekelompok orang secara bersama-sama, teratur dan terarah berdasarkan pembagian tugas sesuai
dengan kesepakatan bersama (Silalahi, 2010 : 8).
Pada dasarnya administrasi terdiri dari dimensi karakteristik dan dimensi unsur-unsur yang
melekat pada administrasi (Pasolong, 2014 : 30). Dimensi karakteristik administrasi terdiri dari :
1. Efisien, yang berarti bahwa tujuan dari administrasi adalah untuk mencapai hasil secara
berdaya guna. Tjokroamidjojo mengatakan bahwa efisien adalah perbandingan terbaik
antara input dengan output atau perbandingan antara pengeluaran dengan keuntungan.
Dengan kata lain perbandingan antara apa yang telah dihasilkan dengan apa yang
seharusnya diselesaikan.
2. Efektifitas, yang berarti bahwa tujuan yang telah direncanakan sebelumnya dapat tercapai.
James L. Gibson mengatakan bahwa efektifitas adalah pencapaian sasaran dari upaya
bersama.
3. Rasional, yang berarti bahwa tujuan yang telah dicapai bermanfaat untuk maksud yang
berguna, yang dilakukan secara sadar dan sengaja. Herbert A. Simon mengatakan bahwa
rasional secara objektif, jika tujuan yang hendak dicapai untuk kepentingan organisasi.
Oleh karena itu, tujuan yang hendak dicapai melalui kegiatan administrasi adalah menerapkan
kemampuan dan keterampilan kerja sehingga tercapai tujuan secara efektif dan efisien melalui
tindakan rasional. Tujuan secara efektif dan efisien melalui tindakan rasional dapat terwujud bila
 ada perencanaan yang realistik dan benar-benar tepat, logis dan dapat dikerjakan.[ CITATION
Lin20 \l 14345 ]

Berikut merupakan model sederhana dalam kerja administrasi :

Input Process Output

Rasional

Keterangan :

1. Jika output lebih besar dari pada input berarti efisien.

2. 2. Jika tujuan organisasi tercapai berarti efektif.
3. 3. Jika tujuan yang dicapai untuk kepentingan organisasi berarti rasional.

 Fungsi Administrasi

Adapun fungsi di dalam administrasi terdapat 7 bagian yaitu :

 Planning
Yang dimaksud ialah kegiatan administrasi yang meliputi pengumpulan, pengolahan dan
penyusunan data
 Organizing
Yang dimaksud ialah kegiatan dan membentuk hubungan kerja antar individu sehingga
terwujud kesatuan usaha dalam mencapai tujuan bersama
 Coorinating
Yang dimaksud ialah semacam control yang dilakukan pada pelaksanaan atau aktivitas, lebih
dalam mengenai hal ini yang dimaksud ialah komunikasi.
 Reporting
Yang dimaksud ialah kegiatan pemantauan dan penyampaian perkembangan hasil dan
progress suatu kegiatan, wujudnya engan membuat laporan baik lisan maupun tulsan. Laporan
ini akan diserahkan kepada pihak terkait, biasanya dengan jabatan yang lebih tinggi, serta
berguna sebagai evaluasi kerja kedepannya.
  Budgeting
Yang dimaksud ialah penyusunan anggaram, tujuannya agar semua angaran keuangan bisa
dimanaatkan secara optimal dan efisien.
 Staffing
Yang dimaksud ialah hubungan tenaga kerja, atau penempatan sumber daya manusia pada
bidang yang menjadi keahliannya.
 Directing
Yang dimaksud ialah bimbingan, agar tugas dapat dijalanan dengan semaksimal mungkin
maka seseorang memerlukan bimbingan.

B. Manajemen

Secara etimologi Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang
memiliki arti “seni melaksanakan dan mengatur.” Manajemen belum memiliki definisi yang mapan
dan diterima secara universal. Follet (2003), misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni
menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas
mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.
Griffin (2006) mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan,
pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara
efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara
efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan
jadwal. Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia maneggiare yang berarti
“mengendalikan,” terutama dalam konteks mengendalikan kuda, yang berasal dari bahasa latin manus
yang berarti “tangan”. Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi
ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Sehingga manajemen dapat
didefinisikan sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, dan
pengawasan anggota-anggota organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Perkembangan teori
manajemen diawali dari aliran klasik (1770—1860) hingga aliran manajemen modern (1940—
sekarang).
Definisi di atas mencakup fungsi-fungsi manajemen, yakni pengorganisasian, penyusunan
personalia, pengarahan, dan pengawasan. 2 Setyabudi Indartono, Ph.D Definisi dan fungsi manajemen
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, dan
pengawasan anggota-anggota organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Fungsi-fungsi manajemen
mencakup: perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, dan pengawasan.
Manajemen harus dilaksanakan dengan efektif, bekerja yang benar (berorientasi pada input-output),
dan efisien, bekerja dengan benar (berorientasi pada cara untuk capai tujuan). [ CITATION Set12 \l
14345 ]
 Menurut James AF. Stoner, manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengawasan dari kegiatan anggota organisasi dan penggunaan sumber-sumber
organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Yang lebih penting untuk
diperhatikan adalah bahwa manajemen merupakan sebuah alat (cara kerja) untuk mendapakan target
yang menjadi tujuan dalam suatu organisasi, dan kegiatan manajemen ini dikelola oleh orang- orang
yang secara langsung terikat dalam wadah organisasi.
Sedangkan menurut David R Hampton dalam bukunya management, bahwa organisasi
adalah suatu pengelompokan manusia yang relative bertahan lama dalam system yang terstruktur dan
berkembang dimana usaha-usahanya yang terkordinir dimaksudkan untuk mencapai tujuan dalam
lingkungan yang dinamis.[ CITATION Has18 \l 14345 ]

 Fungsi Manajemen
Fungsi Manajemen Proses di dalam manajemen adalah cara yang sistematis untuk
melakukan sesuatu hal. Proses tersebut terdiri dari kegiatan-kegiatan yang saling berhubungan,
dan meliputi:
1. Perencanaan (Planning) Setiap kegiatan yang akan dilakukan oleh sebuah organisasi
haruslah direncanakan terlebih dahulu secara matang, supaya dapat dirancang sebaik
mungkin dan jelas apa yang akan dilakukan. Termasuk di dalam hal menetapkan tujuan dan
program-program yang akan mendukung pencapaian tujuan tersebut. Perencanaan ini bisa
dilaksanakan ketika kader HMI melaksanakan raker, rapat pengurus dan rapat kepanitian.
Dalam merencanakan sesuatu kegiatan dapat dianalisa dengan menggunakan 5 W+1H,
yaitu:
a. What: Kegiatan apa yang akan dilakukan dan kegiatan apa yang bisa
mengembangkan Skill dan tingkat Intelektualitas kader.
b. Why: Mengapa kegiatan tersebut dianggap perlu untuk dilaksanakan.
c. When: Kapan kegiatan tersebut akan dilaksanakan.
d. Where: Tempat pelaksanaan sebuah kegiatan haruslah dipilih yang strategis dan
kondusif, sehingga dapat menunjang kesuksesan jalannya kegiatan tersebut.
Contohnya: mencari tempat pelaksanaan kegiatan yang tenang, nyaman dan bersih
agar dapat membuat peserta kegiatan merasa terkesan.
e. Who: Disini diperhatikan sumber daya manusia yang akan terlibat dalam
kesuksesan sebuah acara. Baik ditinjau dari kesiapan panitia yang terampil
maupun dilihat kemampuan para peserta.
f. How: Hal ini menyangkut bagaimana teknis pelaksanaan sebuah kegiatan agar
berjalan sukses.
2. Pengorganisasian (Organizing) Mengkoordinir sumber daya manusia dan perlengkapan
Organisasi, termasuk menyusun struktur kepengurusan dan pembagian kerja untuk
 melaksanakan program yang telah ditetapkan. Dalam mendesain Organisasi, digunakan 5
Prinsip utama sebagai pedomannya:
a. Pembagian kerja (Division of Labor), yaitu pemecahan seluruh pekerjaan menjadi
beberapa tahap, setiap kader melakukan pekerjaan yang telah distandardrisir sesuai
keterampilan dan keahlian secara terus menerus.
b. Kesatuan Perintah (Unity of Command), yaitu suatu prinsip dimana bawahan
hanya bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.
c. Kewenangan, Tanggung jawab dan Kekuasaan. Kewenangan merupakan hak yang
melekat pada kedudukan manajemen untuk memberi perintah dan mengharapkan
perintah itu ditaati. Kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi
keputusan. Kewenangan merupakan bagian dari kekuasaan, yaitu bagian yang
menyangkut hak Formal untuk memerintah.
d. Rentang Kendali (Span of Control), yaitu banyaknya bawahan yang dapat
dikendalikan oleh seorang atasan secara efektif dan efisien. Pada dasarnya makin
lebar rentang kendali makin sedikit dibutuhkan jabatan manajemen, sehingga
menurunkan biaya manajemen dan fasilitasnya, tetapi hal demikian
mengakibatkan tidak efisiennya pengendalian terhadap bawahan.
e. Departementalisasi (Departementalization), yaitu pengelompokan kegiatan dan
fungsi yang sejenis dibawah koordinasi seorang ketua bidang.
3. Pengarahan (Actuating) Poses mengarahkan dan memotifasi anggota organisasi untuk
menuju kearah pencapaian tujuan organisasi, termasuk menciptakan iklim yang mendukung,
membimbing dan meneladani seseorang dalam melakukan pekerjaan.
4. Pengawasan (Controling) Untuk mengetahui bahwa kegiatan berjalan dengan baik dan tidak
terjadi penyimpangan-penyimpangan dari rancangan semula. Maka diperlukannya koreksi
dan evaluasi. Semua pengawasan ini dikerjakan untuk mengadakan peningkatan pada masa
yang akan datang.
B. Proses Administrasi
C. Proses Manajemen
 BAB III
Kesimpulan dan Penutup
 DAFTAR PUSTAKA

Hasil Kongres XXX, A. S. (2018). Pedoman Basic Training Latihan Kader 1 Himpunan Mahasiswa
Islam Cabang Ciputat. Ciputat: HMI Cabang Ciputat Periode 2018-2019.

Lina Marliani, M. (2020). Definisi Administrasi dalam berbagai sudut pandang. Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Galuh, 17-19.

Setyabudi Indartomo, P. (2012). Pengantar Manajemen; Charatcter Inside . Yogyakarta: Fakultas

Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta.