Modul Perkantoran Dan Kesekretariatan

A D A AK K M
E KA A &
KESEKRETARIATAN
D3 ADM A E KA A
FAK L A KA
E A A LA GGA
EME E GA AL 2019/2020
DAFTAR ISI
Halaman Sampul ........................................................................................................... i

Daftar Isi ........................................................................................................................ 1
Peta Kedudukan Modul ................................................................................................. 2
Gambaran Perusahaan ................................................................................................... 5
Kasus Divisi Keuangan ................................................................................................. 10
Kasus Divisi Penjualan ................................................................................................. 23
Kasus Divisi Pemasaran ................................................................................................ 38
Kasus Divisi General Affair .......................................................................................... 51
Kasus Divisi Logistik .................................................................................................... 63
Kasus Divisi Personalia ................................................................................................. 77
1
PETA KEDUDUKAN MODUL
PRAKTEK PERKANTORAN & KESEKRETARIATAN
Dalam mata kuliah Praktik Perkantoran dan Kesekretariatan, mahasiswa akan melakukan
praktikum kegiatan administrasi dengan simulasi dan role playing di perusahaan dagang
fiktif bernama PT Karya Bersama yang berlokasi di Surabaya, Jawa Timur. PT Karya
Bersama adalah sebuah perusahaan dagang yaitu distributor produk komputer dan alat-alat
elektronik. PT Karya Bersama dipimpin oleh seorang Direktur yang membawahi 6 (enam)
divisi, yaitu:
1. Divisi Keuangan
2. Divisi Penjualan
3. Divisi Pemasaran
4. Divisi General Affair
5. Divisi Logistik
6. Divisi Personalia
Selama praktikum, mahasiswa akan dibagi menjadi 6 (enam) kelompok sesuai dengan Divisi
yang ada di PT Karya Bersama. Mahasiswa akan berperan sebagai karyawan dan
menjalankan fungsi administrasi sesuai dengan divisi penempatan. Dosen dalam praktikum
ini berperan sebagai Direktur PT Karya Bersama, dimana semua mahasiswa (yang berperan
sebagai karyawan) berkewajiban melaporkan pekerjaannya sesuai dengan job description
dan kasus yang dikerjakan pada setiap pertemuan.
Dalam kegiatan praktik, akan dibuat situasi kegiatan yang saling terintegrasi antara divisi
satu dengan yang lain untuk memungkinkan mahasiswa agar dapat berkomunikasi dan
berkolaborasi dengan rekannya, baik rekan satu divisi maupun divisi lain.
2
Adapun alur atau skema dari kegiatan kerja seluruh seluruh divisi yang ada yang terlibat
dalam praktik ini, dapat dilihat dibawah ini :
PENJUALAN LOGISTIK
KEUANGAN PERSONALIA
GENERAL
PEMASARAN AFFAIR
3
Capaian Pembelajaran Mata Kuliah
Setelah menempuh mata kuliah Praktikum Perkantoran dan Kesekretariatan, mahasiswa

diharapkan mampu:
a. Membuat berbagai jenis surat secara ringkas, tepat, lengkap, dan menggunakan bahasa
yang santun sesuai dengan kebutuhan organisasi;
b. Mengelola dokumen meliputi kegiatan mengumpulkan, mengelompokkan,
menyimpan, memelihara dan menyediakan informasi dengan cepat dan akurat sesuai
dengan standar operasional prosedur meliputi:
1) arsip dalam bentuk hardcopy dan softcopy;
2) surat elektronik dan surat konvensional;
3) informasi bisnis lainnya yang diperoleh dari berbagai sumber (media cetak,
elektronik, internet) sesuai kebutuhan organisasi;
c. Mengelola kegiatan pimpinan, meliputi:
1) perjalanan dinas pimpinan yang memuat informasi lengkap dan terkini meliputi
perjalanan dinas domestik maupun luar negeri;
2) jadwal kegiatan pimpinan yang memuat informasi lengkap dan terkini baik secara
konvesional maupun dengan memanfaatkan teknologi secara efektif;
d. Mengidentifikasi, merencanakan, dan menyediakan berbagai kebutuhan dalam
penyelenggaraan rapat secara akurat dan terperinci sesuai dengan jenis
rapat/pertemuan yang dilakukan;
e. Berkomunikasi secara lisan dan tulisan dalam pekerjaan administrasi perkantoran
dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan Bahasa Inggris dengan
kemampuan pada tingkat menengah serta mampu mempersiapkan bahan presentasi
dan menyajikannya secara menarik dan berkualitas dengan memanfaatkan teknologi
informasi;
f. Mampu mengelola dan membuat laporan kas kecil (petty cash) secara periodik sesuai
dengan SOP organisasi;
g. Mampu menyelesaikan pekerjaan dengan memanfaatkan:
1) sarana komunikasi (telepon, faksimili, email, dan perangkat lunak komunikasi
terkini);
2) peralatan kantor sesuai jenis dan fungsinya untuk menjalankan tugas profesinya;
4
3) program aplikasi berbasis teknologi informasi dengan mengoperasikan program
aplikasi komputer seperti perangkat lunak pemroses kata, pengolah angka, dan
pengolah bahan presentasi.
5
GAMBARAN PERUSAHAAN
PT KARYA BERSAMA
PT Karya Bersama adalah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan dan

distribusi, dimana perusahaan bertindak sebagai distributor tunggal atau distributor tetap
untuk produk–produk yang dihasilkan oleh perusahaan tertentu. Produk – produk yang di
jual dan didistribusikan oleh perusahaan adalah produk – produk komputer dan alat-alat
elektronik yang berkualitas baik dan bersertifikasi.
Distribusi artinya proses yang menunjukkan penyaluran barang dari produsen sampai
ke tangan masyarakat konsumen. Produsen artinya orang yang melakukan kegiatan
produksi. Konsumen artinya orang yang menggunakan atau memakai barang/jasa dan orang
yang melakukan kegiatan distribusi disebut distributor.
Distribusi merupakan kegiatan ekonomi yang menjembatani kegiatan produksi dan
konsumsi. Berkat distribusi barang dan jasa dapat sampai ke tangan konsumen. Dengan
demikian kegunaan dari barang dan jasa akan lebih meningkat setelah dapat dikonsumsi.
Distributor membeli barang-barangnya dari produsen-produsen tertentu dan
menyalurkan kepada agen, pedagang besar, hypermarket, toko-toko. Pembelian tersebut
dapat dilakukan secara kredit maupun tunai.
Produk-produk yang didistribusikan oleh PT Karya Bersama sangat beragam, namun
produk unggulannya adalah produk-produk yang telah memiliki merk ternama seperti
Hewlett-Packard, Lenovo, Canon, Intel, ASUS, Matrox, Aztech, Panasonic, Evolis,
Grandtec, Avermedia, Touchpls, Epson Projector, Eten PDA, dan Tally Genicom. Sehingga
dapat dikatakan bahwa bisnis PT Karya Bersama mampu memenuhi permintaan pasar
domestik untuk produk komputer dan alat-alat elektronik dan menjalin relasi bisnis yang
baik dengan para konsumen dan pemasok.
Kegiatan Usaha Perusahaan

PT Karya Bersama bergerak dalam bidang penjualan dan distribusi produk-produk
komputer merk ternama juga bergerak dalam jasa pelayanan servis produk-produk dari
Hewlett-Packard. Jasa pelayanan ini telah memiliki sertifikasi resmi dari Hewlett-Packard
langsung. Selain itu, PT Karya Bersama juga menerima suatu proyek yang diberikan oleh
beberapa perusahaan yang berkaitan dengan proyek pembuatan sistem dan aplikasi.
6
Kewajiban Utama Setiap Divisi
Divisi Keuangan
ü Membuat anggaran pengeluaran perusahaan (berkoordinasi dengan semua divisi di
perusahaan).
ü Membuat anggaran pendapatan perusahaan (berkoordinasi dengan Divisi Penjualan)
ü Membuat format pencatatan arus kas dan melakukan pencatatan arus kas
ü Membuat format jurnal umum dan melakukan pencatatan sesuai dengan kaidah
akuntansi yang berlaku
ü Membuat format buku besar dan melakukan pencatatan
ü Membuat laporan keuangan berupa neraca, laporan rugi-laba dan laporan perubahan
modal
ü Melakukan prosedur kearsipan yang benar untuk dokumen-dokumen di Divisi
Keuangan
ü Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan kasus yang diberikan setiap pertemuan.
Divisi Penjualan
ü Menetapkan target penjualan dan menyusun rencana penjualan untuk mencapai target
(berkoordinasi dengan Divisi Keuangan)
ü Membuat laporan penjualan dan melakukan evaluasi
ü Membuat program-program untuk meningkatkan penjualan (bekerjasama dengan semua
divisi, terutama Divisi Pemasaran)
ü Membuat rencana penjualan B2B (Business to Business)
ü Melakukan prosedur kearsipan yang benar untuk dokumen-dokumen di Divisi Penjualan
Divisi Pemasaran
ü Membuat program-program untuk meningkatkan Brand Awareness
ü Menetapkan pasar sasaran
ü Melakukan survey pasar sederhana untuk mengetahui karakteristik dan perilaku
konsumen
Pemasaran
7
Divisi General Affair
ü Mengadakan penilaian kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan dan membuat prioritas
sebelum mengajukan anggaran.
ü menciptakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem kerja atau prosedur
pengadaan dan perawatan fasilitas yang ada.
ü membuat prosedur permintaan pengadaan ulang kebutuhan kantor yang sering terpakai,
seperti pulpen, kertas, stapler, dan perlengkapan ATK lainnya.
ü mengadakan survei kepuasan pelayanan yang ditujukan kepada seluruh karyawan atau
unit kerja dalam rangka peningkatan kualitas produk atau jasa, ketepatan dan kecepatan
pelayanan yang diberikan.
ü Melakukan prosedur kearsipan yang benar untuk dokumen-dokumen di Divisi General
Affair
Divisi Logistik
ü Bertanggungjawab atas barang yang masuk dari supplier dan keluar karena terjual
ataupun alasan lain (bekerja sama dengan Divisi Penjualan).
ü Menyusun prosedur inventarisasi barang dagangan dan prosedur barang masuk dan
keluar.
ü Melakukan stock opname dan memantau pergerakan barang di gudang
ü Melakukan prosedur kearsipan yang benar untuk dokumen-dokumen di Divisi Logistik
Divisi Personalia
ü Melakukan perekrutan karyawan yang meliputi: job analysis, pencarian tenaga kerja,
dan seleksi karyawan.
ü Melakukan program-program pelatihan pengembangan karyawan
ü Membuat rencana anggaran gaji perusahaan (bekerja sama dengan Divisi Keuangan)
ü Mengelola hal-hal yang berkaitan dengan pemberhentian karyawan atau pensiun
Personalia
8
Instruksi dan Penjelasan
1. 15 menit pertama dosen menjelaskan tentang Materi, instruksi kegiatan,  dan lembar
kerja untuk suatu Kasus.
2. 170 menit x 3 (sks) digunakan untuk praktek Perkantoran di Laboratorium sesuai  
instruksi
3. 15 menit terakhir digunakan untuk evaluasi hasil kerja
4. Pada setiap praktek Perkantoran & Kesekretariatan, setiap Mahasiswa wajib mematuhi
tata tertib yang berlaku
5. Pada Laboratorium Perkantoran dan Kesekretariatan akan ada simulasi kegiatan pada 1
(satu) Perusahaan Dagang yaitu PT Karya Bersama yang terdiri dari 6 (enam)
departemen, yaitu:
a. Divisi Keuangan
b. Divisi Penjualan
c. Divisi Pemasaran
d. Divisi General Affair
e. Divisi Logistik
f. Divisi Personalia
6. Tiap kelompok harus mengenal bidang bidang bisnis tersebut dan sebelum praktek
dimulai mencari informasi umum mengenai bidang tersebut.
7. Tiap mahasiswa telah mengenal kelompok dan peran masing-masing yang telah
ditentukan pada Kuliah Umum
8. Pada Pertemuan pertama tiap kelompok akan dikenalkan mengenai Perusahaan, bidang
usaha dan departemen-departemen di dalamnya.
9. Setiap Kasus dapat diselesaikan dalam 1,2, 3 atau 4 kali pertemuan tergantung bobot
kasus dan kemampuan mahasiswa
10. Kasus pertama hingga kasus lima terjadi pada bulan September
11. Pada setiap pertemuan mahasiswa harus menulis pada lembar kerja Tanggal & nomor
Kasus, nomor pertemuan, nama Departemen serta nama-nama mahasiswa dalam
kelompok sesuai perannya.
12. Manager akan memimpin kelompoknya masing-masing.
13. Pada setiap pertemuan mahasiswa wajib membuat Work Planning (Things to do today)
14. Tiap kelompok harus mempunyai Daftar Hadir yang di update pada setiap pertemuan
9
15. Tiap kelompok diakhir pertemuan harus membuat Activity Report yang di update pada
setiap pertemuan
16. Tiap kelompok mempersiapkan beberapa folder sesuai dengan jenis transaksi atau jenis
pekerjaaan dalam kasus di update sesuai dengan kondisi dan kasus masing-masing
17. Tiap kelompok mempersiapkan Catatan Pembukuan Keuangan yang di update sesuai
dengan kondisi dan kasus masing-masing
18. Pada 15 menit diakhir pertemuan digunakan untuk evaluasi, semua tugas/porto folio
dikumpulkan dalam map diserahkan pada Dosen
19. Pada setiap akhir pertemuan, mahasiswa harus mengarsip semua hasil kerja/porto folio
kasus I sd V yang telah dievaluasi dalam ordner khusus
10
DIVISI KEUANGAN
Kasus I : 3 X Kegiatan
Kasus Pendamping
ü Direktur fokus pada pembuatan Business Plan Sejalan dengan hal tersebut
direncanakan akan menambah pembiayaan melalui kredit Bank Mandiri
ü Mengumpulkan data-data pengajuan kredit bank
ü Membutuhkan tambahan 4 orang calon tenaga kasir
ü Membuat format catatan pembukuan keuangan berupa catatan arus kas, jurnal, buku
besar dan petty cash menggunakan software yang tersedia.
Kegiatan Pertemuan 1
Tanggal 1 September
Rencana kegiatan praktik
1. Mempelajari kasus
2. Mendiskusikan kegiatan praktik
3. Mempersiapkan formulir kantor yang diperlukan terkait kasus
4. Mengklarifikasi pertanyaan dengan Dosen
Kegiatan Praktik
1. Membuat Work Planning atau Things to do today (dibuat secara kelompok pada tiap
pertemuan)
2. Mempersiapkan undangan rapat dan meeting agenda
3. Manager memimpin rapat, membahas semua hal yang ada dalam agenda rapat
secara rinci
4. Membuat notula rapat
5. Menyusun Pembagian Kerja Divisi
6. Membuat format catatan pembukuan keuangan: catatan arus kas, jurnal, buku besar
dan petty cash
7. Membahas rencana penambahan pembiayaan melalui kredit bank bersama Direktur-
Membuat Appointment dengan Direktur
8. Rapat khusus rencana penambahan pembiayaan melalui kredit bank bersama
Direktur-Meeting Agenda
11
9. Rapat bersama dengan Direktur dan Divisi Penjualan terkait dengan target penjualan
bulanan dan tahunan
Kegiatan Akhir
1. Mengisi formulir Activity Report
2. Mengarsip semua hasil kerja
3. Evaluasi kegiatan praktik
Lembar kerja
1. Undangan dan Agenda rapat
2. Work Planning/Things to do today
3. Notula Rapat
4. Meeting Agenda
5. Daftar Hadir
6. Activity Report
12
Tanggal 2 September
3. Mempersiapkan formulir kantor yang diperlukan terkait kasus yang dihadapi
Kegiatan Praktik
1. Mempelajari Activity Report pertemuan yang lalu
2. Membuat Work Planning atau Things to do today
3. Membuat rencana kerja pengajuan pembiayaan kredit bank - Activity Plan form
4. Membuat rencana anggaran pengajuan pembiayaan kredit bank
5. Membuat draft proposal pengajuan pembiayaan kredit bank-Diserahkan Direktur
6. Menerima telepon dari pihak Sekretaris Branch Manager Bank Mandiri,
sehubungan appointment Direktur-phone message kepada Direktur
7. Mendatangi Bank Mandiri (mewakili Direktur) dalam rangka mendapatkan
informasi tentang pengajuan kredit bank. Data-data dipersiapkan
8. Informasi tentang kredit bank yang diperoleh dari Bank Mandiri segera dilaporkan
Direktur-Membuat memo
9. Menerima telepon dari Manajer Penjualan dalam rangka rapat koordinasi tentang
anggaran biaya acara bulan promosi
10. Menerima Sales Order Form dari Divisi Penjualan terkait pemesanan PT Nusantara-
Melakukan follow up
11. Sebagai tindak lanjut kebutuhan 4 orang calon tenaga kasir, membuat memo ditujukan
kepada Manajer Personalia dilampiri dengan Employment Requisition Form
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
13
2. Surat Undangan
3. Activity Plan form
4. Memo
5. Draft Proposal
6. Phone message
7. Employment Requisition Form
8. Activity Report
14
Tanggal 3 September
Kegiatan Praktik
1. Sebagai tindak lanjut memo dari Divisi Pemasaran tentang program “Digital Savvy
Citizen” - Melakukan koordinasi bersama Manajer Divisi Pemasaran terkait
penyusunan anggaran
2. Menerima memo tentang inventarisasi ulang perabot dan peralatan kantor dari
Manajer Divisi General Affair-Melakukan follow up
3. Membuat daftar inventaris perabot dan peralatan kantor yang ada, dan
menempelkan label yang sudah diberi kode pada tiap perabot-peralatan- Form
Daftar Inventaris
4. Menerima Faktur pembelian a.n PT Nusantara dari Divisi Penjualan segera diproses
sesuai prosedur yang berlaku- Melakukan tindak lanjut
5. Membukukan rencana anggaran biaya acara bulan promosi, hasil koordinasi bersama
Manajer Penjualan –Meng update catatan pembukuan
6. Rapat bersama Direktur beserta seluruh manajer berkoordinasi tentang pengisian
Employee rating sheet oleh seluruh karyawan, sebelum Penilaian Motivasi Kerja
Karyawan dilaksanakan-Menerima Telepon Manajer Personalia
7. Telepon kembali berdering, dari Grand City menanyakan apakah bagian keuangan
mereka dapat datang untuk mengambil uang pembayaran sewa ball room sejumlah Rp.
15.400.000 yang dilaksanakan oleh perusahaan 2 minggu yll untuk acara resepsi & dinner
bersama seluruh relasi dalam rangka peresmian gedung baru, jawaban ditunggu segera
oleh mereka. Kondisi: Dana belum tersedia – Melakukan tindak lanjut
8. Pembayaran pembelian 1 unit mesin printer Canon I 225 & Scanner D646 uex seharga
Rp 6.000.000.- ke PT Multi Indo Kencana sesuai pengajuan Divisi Personalia,
pembayaran melalui transfer ke rekening Ybs di Bank Mandiri-Mempersiapkan
Formulir Transfer Bank
15
9. Membuat daftar piutang PT Global & PT Gumarang, menggunakan Monthly Customer
Account Receivable dengan data sebagai berikut :
Invoiceyang telah jatuh tempo No 1401 Rp. 4.000.000 tanggal 2 Agustus, No. 1403
Tanggal 3 Agustus Rp. 1.100.000, No 1404 tanggal 3 Agustus Rp 1.900.000, No 1410
Tanggal 4 Agustus Rp. 8.600.000, No 1612 tanggal 4 Agustus Rp. 3.000.100 Invoice
yang berjalan : No 1606 tanggal 20 Agustus . Rp 9.275 .400, No 1412 tanggal 18 Agustus
Rp 5.200.050 No 1608 Tanggal 25 Agustus Rp. 4.500.250, No 1609 tanggal 26
Agustus Rp. 10.700.800 No 1413 tanggal 21 Agustus Rp 7.830.000. Meng update
catatan piutang sehubungan dengan pembayaran 2 Unit AC Mitsubishi dari PT Gumarang
Rp. 2.900.000 untuk Invoice No. 1601 tanggal 2 Agustus
Kegiatan Akhir
1.Mengisi formulir Activity Report
2.Mengarsip semua hasil kerja
3.Evaluasi kegiatan praktik
Lembar kerja
2. Memo
3. Phone message
4. Form Petty Cash model imprest
4. Petty cash voucher
5. Form Daftar Induk Inventaris
6. Monthly Customer Account Receivable d
7. Formulir Transfer Bank
8. Daftar Hadir
9. Activity Report
16
DIVISI KEUANGAN
Kasus II : 2 X Kegiatan
Kasus Pendamping
ü Melakukan koordinasi dengan seluruh Divisi atas pengajuan proposal masing-

masing Divisi terkait
ü Sesuai dengan rencana pembenahan arsip dan efisiensi penggunaan ruang di gedung
baru, maka setiap divisi perlu melakukan pembenahan arsip sekaligus memusnahkan
arsip-arsip lama
ü Divisi Keuangan melaksanakan review administrasi transaksi keuangan yang berjalan
dan mempersiapkan untuk dilaporkan
Tanggal 4 September

Kegiatan Praktik
1. Menerima memo dari Divisi General Affair tentang pembenahan ruang arsip demi
efisiensi ruang arsip
2. Sesuai dengan rencana pembenahan ruang arsip sekaligus memusnahkan arsip-arsip lama,
maka harus membuat jadwal retensi dan mengisi Berita Acara pemusnahan arsip
3. Mengundang rapat seluruh Manajer Divisi untuk cross checking atas pengajuan anggaran
yang diajukan oleh masing-masing divisi terkait-Rapat
4. Notula Rapat segera disampaikan kepada Direktur untuk data pengambilan keputusan-Follow
up
5. Menyiapkan slip penarikan tunai di Bank Mandiri sejumlah Rp 8.100.000.- untuk
pembayaran gaji karyawan honorer bulan Agustus
17
6. Menerima telepon dari Toko Sumber Komputer tentang pembayaran tiga buah Notebook
Presario 2500 Compaq @ Rp. 12.575.000 dari Invoice No 1175 tanggal 2 Agustus yang telah
ditransfer melalui bank kemarin
7. Membukukan pembayaran sesuai transfer dari Toko Sumber Komputer atas pembayaran dari
Invoice No 1175 tanggal 2 Agustus
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
3. Memo
4. Jadwal retensi
5. Berita Acara pemusnahan arsip
6. Daftar Hadir
7. Slip penarikan tunai Bank Mandiri
8. Notula Rapat
9. Activity Report
18
Tanggal 5 September

Kegiatan Praktik
1. Mempersiapkan setoran tunai sejumlah Rp 4.000.000.- kepada Prima Daya guna
pembayaran training ’Selling Personnel in Industry 4.0’ untuk seluruh staf Divisi
Penjualan, melalui Bank BNI- Mempersiapkan Slip Setoran
2. Manajer Keuangan diminta Direktur untuk mempersiapkan Laporan Keuangan per 31
Agustus dalam bentuk Neraca Saldo
3. Membukukan pembayaran dari Toko Buku Gramedia melalui transfer Bank sejumlah
Rp 7.200.000.- atas pembelian 1 unit LCD projector Acer type X1160PZ tanggal 28
Agustus yll-Update catatan pembukuan
4. Dengan meningkatnya volume kerja di Divisi Keuangan, maka semua karyawan harus
bekerja lembur – mengisi overtime permit
5. Koordinasi dengan seluruh Divisi atas pengajuan proposal masing-masing Divisi
terkait-Mengundang rapat koordinasi
6. Mengirim notula hasil rapat koordinasi seluruh Divisi atas proposal yang sedang
berjalan-Menyusun notula
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
3. Slip Setoran Bank
19
4. Overtime permit Form
6. Daftar Hadir
7. Notula Rapat
8. Activity Report
20
DIVISI KEUANGAN
Kasus III: 2 X Kegiatan
Kasus Pendamping
ü Melakukan penagihan-penagihan kembali piutang-piutang PT Global Indonesia yang
sudah jatuh tempo tetapi belum terbayar sampai dengan hari ini antara lain faktur:
No 1401 tanggal 2 Agustus Rp. 4.000.000
No 1403 tanggal 3 Agustus Rp. 1.100.000
No 1404 tanggal 4 Agustus Rp 1.900.000
ü Meng update data catatan pembukuan keuangan:
Data-2 yang tersedia
27 September Piutang 5 unit Notebook Lenovo G480 PT Citra -Rp. 20.200.000
29 September Biaya langsung penjualan Rp. 7.900.000
28 September Biaya Pemasaran-Komitem fee-Penghubung Rp 4.825.000.-
28 September Telepon HP Operasional Direktur Rp. 680.000.-
29 September Biaya makan Jamuan tamu Direktur Rp. 1.500.000
29 September Pendapatan bulan September Rp. 9.020.000
30 September Pembelian ATK Keuangan Rp. 550.000
Tanggal 6 September

Kegiatan Praktik
1. Mempelajari Activity Report pertemuan lalu
3. Sesuai dengan rencana update data seluruh karyawan, maka Manager menginstruksikan
kepada seluruh staf Divisi Keuangan memperbaharui data diri masing-masing – Mengisi
Employee Personnel File
21
4. Penyerahan Employee Personnel File yang telah dilengkapi kepada Divisi Personalia-
Penyerahan dilampiri memo
5. Menyusun Laporan Kerja Periodik Divisi Keuangan per 30 September Data dimulai
dari Kasus pertama hingga akhir termasuk rencana kerja bulan Desember –Laporan
Kerja
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
3. Memo
4. Employee Personnel File
5. Laporan Kerja Divisi
6. Daftar Hadir
7. Activity Report
8. Slip Transfer Bank
Tanggal 7 September

Kegiatan Praktik
22
3. Mempersiapkan pembayaran training ’Selling Personnel in Industry 4.0’ bagi para staf
Divisi Penjualan, yang telah dilaksanakan oleh Prima Daya Management Consultant
sebesar Rp 8.108.000.—Slip transfer Bank BNI
4. Menyiapkan Penarikan cek Bank Mandiri sebesar Rp. 100.000.000 Untuk pembayaran
gaji para karyawan Bulan September - cek
5. Dengan adanya data-data catatan pembukuan keuangan diatas, maka Divisi Keuangan
segera mempersiapkan Laporan Neraca Saldo per 30 September
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
3. Memo
4. cek
5. Daftar Hadir
6. Activity Report
7. Slip Transfer Bank
8. Laporan Neraca Saldo per 30 September
23
DIVISI PENJUALAN
Kasus Pendamping
ü Komplain keterlambatan penerimaan barang oleh beberapa toko sering terjadi
ü Panasonic sebagai produsen Electronik akan launching beberapa produknya
bekerjasama dengan PT Karya Bersama yang bertepatan dengan program bulan promosi
yang diselenggarakan oleh PT Karya Bersama bulan depan adalah sebagai upaya
peningkatan penjualan, beberapa produsen lain telah mengirimkan surat penawaran
kerjasama dalam rangka program promosi tersebut
ü Dalam rangka peningkatan kompetensi staf dalam bidang penjualan, mengajukan
penyelenggarakan training ’Selling Personnel in Industry 4.0’ -Memo kepada Divisi
Personalia
1 September
Kegiatan Praktik
pertemuan)
3. Manager memimpin rapat, membahas semua hal yang ada dalam agenda rapat secara
rinci
5. Menyusun laporan hasil evaluasi komplain keterlambatan penerimaan barang oleh
beberapa toko- Memo Laporan kepada Direktur
6. Mengundang Manajer Logistik untuk diskusi & koordinasi masalah point 5 - Memo
7. Melakukan evaluasi prosedur pengiriman barang dengan Divisi Logistik terkait masalah
komplain penerimaan barang oleh beberapa toko -Melakukan koordinasi
24
8. Solusi atas masalah yang terjadi pada point 7 diatas, segera dilaporkan kepada Direktur-
Menyusun laporan
9. Membuat target penjualan bulanan dan tahunan yang kemudian didiskusikan dengan
Direktur dan Divisi Keuangan
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
3. Notula Rapat
4. Meeting Agenda
5. Daftar Hadir
6. Activity Report
25
2 September

Kegiatan Praktik
3. Panasonic sebagai produsen Electronik akan launching beberapa produknya
bekerjasama dengan PT Karya Bersama yang bertepatan dengan program bulan promosi
yang diselenggarakan oleh PT Karya Bersama bulan depan, maka perlu melakukan
koordinasi bersama dengan Divisi Pemasaran terkait acara bulan promosi-Memo
undangan kepada Manajer Pemasaran
4. Membuat rencana acara bulan promosi – Activity Plan form
5. Membuat rencana anggaran biaya acara bulan promosi, koordinasi bersama Manajer
Keuangan-Menelpon Manajer Keuangan
6. Membuat konsep susunan acara bulan promosi
7. Menerima telepon dari pihak Sharp sehubungan dengan acara bulan promosi – phone
message kepada Direktur
8. Draft Proposal acara bulan promosi secara lengkap berdasarkan data-data yang telah
disusun diserahkan kepada Direktur
Kegiatan Akhir
26
Lembar kerja
1. Work Planning /Things to do today
2. Draft Proposal
3. Phone message
4. Activity Report
27
3 September
ü Mempelajari kasus
ü Mendiskusikan kegiatan praktik
ü Mempersiapkan formulir kantor yang diperlukan terkait kasus yang dihadapi
ü Mengklarifikasi pertanyaan dengan Dosen
Kegiatan Praktik
1. Menerima memo tentang invanterisasi ulang perabot dan peralatan kantor dari
Manajer Divisi General Affair-Melakukan follow up
2. Membuat daftar inventaris perabot dan peralatan kantor yang ada, dan menempelkan
label yang sudah diberi kode pada tiap perabot-peralatan- Form Daftar Inventaris
3. Dalam rangka peningkatan kompetensi staf dalam bidang penjualan, mengajukan
penyelenggarakan training ’Selling Personnel in Industry 4.0’-Memo kepada Divisi
Personalia
4. Menerima pemesanan 3 unit 3G-GPRS PCMCIA Card Merlin U630 Vodapone dari PT
Nusantara melalui fax (pre memory) – Disposisi Direktur untuk tindak lanjut
5. Pemesanan PT Nusantara segera diproses sesuai prosedur yang berlaku- Mencatat dalam
Pesanan Penjualan
6. Menelpon Divisi Logistik untuk melakukan pengecekan barang-2 tsb diatas dengan stok
yang ada-Mengirim Sales Order Form kepada Divisi Logistik
7. Sebagai tindak lanjut pemesanan PT Nusantara, menerbitkan Faktur sesuai data pada
Sales Order-Faktur dikirim kepada Divisi Keuangan
9. Petty Cash yang dikelola sudah mulai menipis, maka perhitungan kas kecil harus segera
ditutup untuk dapat segera mengisinya kembali. Uang pada kas kecil selalu berisi Rp.
1.000.000 – Gunakan form Petty Cash model imprest yang tersedia. Pengeluaran Petty
Cash sebagai berikut :
01 September Rp. 75.000 untuk pembelian ATK
03 September Rp. 120.000 untuk pembelian BBM untuk mobil operasional
04 September Rp. 170.000 untuk jamuan makan siang customer
28
06 September Rp. 100.000 untuk pembelian pulsa hp 3 hari kerja
03 September Rp. 120.000 untuk biaya pengiriman dokumen2 PO, Faktur ke Batam
07 September Rp 185.000 untuk biaya pemindahan AC di Divisi Penjualan
12 September mengambil uang Rp. 60.000 untuk membeli meterai menggunakan Petty
Cash Voucher (Buatkan Petty cash voucher untuk masing-2 pengambilan yang lain
untuk kelengkapan penyelesaian petty cash)
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
4. Surat Penawaran
5. Sales Order Form
6. Faktur
8. Daftar Hadir
9. Activity Report
29
DIVISI PENJUALAN
Kasus Pendamping
PT. Galaxy, sebuah perusahaan BUMN yang berlokasi di Surabaya sedang membuka tender
untuk pengadaan 100 unit komputer. Bagian penjualan membuat proposal skema penjualan
B2B untuk mengikuti tender PT. Galaxy.

Kegiatan Praktik
1. Surat penawaran notebook merk Toshiba, HP dan Intel atas permintaan PT Surabaya IT
melalui surat permintaan penawaran dua hari yang lalu, segera dikirim hari ini-Surat
Penawaran
30
DIVISI PENJUALAN
Kasus Pendamping
ü Melakukan tindak lanjut atas permintaan penawaran dari Departemen Perdagangan

Jatim dalam hal pengadaan peralatan kantor elektronik
arsip-arsip lama
ü Divisi Penjualan Membuat Grafik Pendapatan mulai bulan Januari s.d Agustus dan
mempersiapkan untuk dilaporkan kepada Direktur
Tanggal 4 September

Kegiatan Praktik
2. Sesuai dengan rencana pembenahan ruang arsip sekaligus memusnahkan arsip-arsip
lama, maka harus membuat jadwal retensi dan mengisi Berita Acara pemusnahan arsip
3. Sebagai tindak lanjut surat pemesanan 2 (dua) unit mesin scanner Canon type Cano Scan
LiDe210 dari PT Perdania Nusantara @ Rp 1,231.000.- /unit yang sudah disepakati
segera diproses sesuai prosedur yang berlaku- Mencatat dalam Pesanan Penjualan
31
4. Menelpon Divisi Logistik untuk melakukan pengecekan barang-2 tsb diatas dengan stok
yang ada-Mengirim Sales Order Form kepada Divisi Logistik
5. Sebagai tindak lanjut pemesanan PT Perdania Nusantara, menerbitkan Faktur sesuai
data pada Sales Order-Faktur dikirim kepada Divisi Keuangan
6. Direktur menginstruksikan membuat surat penawaran kepada Departemen Perdagangan
Jatim dalam hal pengadaan peralatan kantor elektronik dilampiri daftar barang beserta
harga-Surat Penawaran
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
3. Memo
4. Jadwal retensi
6. Daftar Hadir
7. Sales Order Form
8. Faktur
9. Surat Penawaran
10. Activity Report
32
Tanggal 5 September

Kegiatan Praktik
1. Menerima Surat permintaan penawaran (pre memory) dari PT Seamolec untuk beberapa
laptop merk Fujitsu dengan beberapa type yang berbeda sebagai bahan pertimbangan
dan direncanakan pembelian untuk sarana kerja 5 orang staf pemasaran PT Seamolec –
Mempersiapkan data laptop yang dimaksud
2. Segera mengirim Surat Penawaran beserta daftar harga kepada PT Seamolec- Mengirim
Surat Penawaran
3. Sebagai kelanjutan kerjasama dengan Departemen Perdagangan Jatim dalam hal
pengadaan peralatan kantor elektronik, telah disepakati bahwa pengadaan peralatan
kantor elektronik di Departemen Perdagangan Jatim akan dipenuhi oleh PT Karya
Bersama dengan sistem pembayaran 50% dibayar dimuka pada saat pemesanan semua
unit peralatan kantor elektronik dan sisanya dibayar 2 minggu kemudian setelah barang
diterima, kerjasama sementara selama kurun waktu 2 tahun-Draft Surat Perjanjian Jual
Beli
4. Membuat Grafik Pendapatan mulai bulan Januari s.d Agustus berdasarkan data sebagai
berikut:
(Gunakan dua sumbu, dua tipe grafik, balok untuk nilai rupiah dan garis untuk Jumlah
order, tampilkan nilai rupiah pada tiap balok) :
Januari Rp. 124.375.000,
Februari Rp. 122.475.000,
Maret Rp. 139.250.000
April Rp. 90.675.000,
Mei Rp. 133.350.000,
33
Juni Rp. 135.675.000
Juli Rp. 149.750.000,
Agustus Rp. 148.500.000,
Bandingkan banyaknya order yaitu : Januari 35 PO, Februari 48 PO, Maret 39 PO,
April 52 PO , Mei 40 PO, Juni 45 PO, Juli 52 PO, Agustus 38 PO
5. Dengan meningkatnya volume kerja di Divisi Penjualan, maka semua karyawan harus
bekerja lembur – mengisi overtime permit form
6. Divisi Logistic menginventarisir semua persediaan barang dagangan setiap jenisnya di
gudang dan barang yang terjual periode Januari s.d Agustus untuk menentukan jumlah
persediaan akhir dalam unit, melakukan cross checking data dengan Divisi Penjualan-
Melakukan follow up
7. Menerima Undangan Rapat Koordinasi dari Manajer Keuangan- rapat koordinasi
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
3. Overtime permit form
4. Daftar Hadir
5. Surat Penawaran
6. Draft Surat Perjanjian Jual-Beli
7. Activity Report
34
DIVISI PENJUALAN
Kasus Pendamping
ü Sebagai tindak lanjut kerjasama dengan Departemen Perdagangan Jatim, beberapa
pemesanan peralatan kantor elektronik segera diproses
ü Menerima complaint dari PT Perdania Nusantara atas pembelian mesin scanner Canon
type Cano Scan LiDe210 beberapa waktu yang lalu
Tanggal 6 September

Kegiatan Praktik

kepada seluruh staf Divisi Penjualan memperbaharui data diri masing-masing – Mengisi
5. Menyusun Laporan Kerja Periodik Divisi Penjualan per 30 September Data dimulai dari
Kasus pertama hingga akhir termasuk rencana kerja bulan Desember –Laporan Kerja
35
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
3. Memo
6. Daftar Hadir
7. Activity Report
36
Tanggal 7 September

Kegiatan Praktik

3. Departemen Perdagangan Jatim memesan beberapa barang (syarat berlaku sesuai MOU
yang telah disepakati) sebagai berikut:
(empat) unit Note book ASUS Eee PC 1025C-GRY006W - Grey - harga: Rp
2.716.000/unit, 1 (satu) unit mesin fotocopy Canon iR 5670, harga Rp 19.825.000/unit,
dan unit 10 (Sepuluh) unit Toshiba computer power S200 intel Pentium 8 harga Rp
10.825.000/unit – Menerbitkan Sales Order Form untuk Divisi Logistik, Sales Order
Factur dikirim kepada Divisi Keuangan
4. Complaint dari PT Perdania Nusantara atas pembelian 2 unit mesin scanner Canon type
Canon Scan LiDe210 beberapa waktu yang lalu, salah satu mesin setelah digunakan 3
kali penggunaan, selanjutnya tidak bisa dioperasikan lagi-Melakukan follow up atas
masalah ini
5. Menerima telp dari Departemen Perdagangan Jatim mengkonfirmasikan pembayaran
peralatan kantor sudah di transfer melalui Bank Mandiri – Phone Message
Kegiatan Akhir
37
Lembar kerja
3. Phone Message
4. Daftar Hadir
5. Transfer Bank Mandiri
6. Sales Order Form
7. Sales Order Fakctur
8. Activity Report
38
DIVISI PEMASARAN
Kasus Pendamping
ü Mendesain logo perusahaan dan semua desain marketing tools yang dibutuhkan (kop
surat dan semua dokumen, lay out laporan, papan nama semua divisi, name tag
karyawan dan sebagainya) . Bekerja sama dengan Divisi General Affair untuk distribusi
ke semua divisi dan pencetakan.
ü PT Karya Bersama akan bekerja sama dengan seorang social media influencer untuk
membangun corporate image dan brand awareness. Oleh karena itu, perlu disiapkan
konsep yang akan ditampilkan berupa: siapa target pasar yang dituju, berapa luas
jangkauan audience yang ditargetkan, apa indikator keberhasilannya (misalkan jumlah
follower social media, jumlah viewer, atau jumlah engagement, dsb), apa platform
social media apa yang dipilih, siapa influencer yang dipilih, apa dan bagaimana konten
yang akan ditampilkan, serta berapa budget yang diperlukan.
ü Merekrut 1 orang calon supervisor pemasaran pengganti supervisor yang akan
mengundurkan diri, segera dilaksanakan proses wawancara
ü Dalam rangka hari jadi PT Karya Bersama yang ke 2 bulan depan, akan dilaksanakan
program promosi yang bertema “Digital Savvy Citizen”
Tanggal 1 September
Kegiatan Praktik
pertemuan)
39
rinci
5. Membuat desain logo perusahaan, kop surat dan semua dokumen, lay out laporan, papan
nama semua divisi, dan name tag karyawan), dan berkoordinasi dengan Divisi General
Affair untuk pendistribusian dan pencetakan.
6. Mempersiapkan draft konsep konten untuk social media campaign (sesuai dengan
keterangan di atas)
8. Follow up dengan Divisi Personalia tentang pelaksanaan wawancara satu orang calon
Supervisor Divisi Pemasaran yang telah selesai mengkuti tes tertulis- Menelpon Divisi
Personalia
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
3. Notula Rapat
4. Meeting Agenda
5. Daftar Hadir
6. Activity Report
40
Tanggal 2 September
Kegiatan Praktik
Dalam rangka hari jadi PT Karya Bersama yang ke 2 bulan depan, akan dilaksanakan
program promosi yang bertema “Digital Savvy Citizen”

3. Membuat rencana acara program promosi yang bertema “Digital Savvy Citizen”-
Activity Plan form
4. Membuat rencana anggaran biaya acara program promosi
5. Melakukan koordinasi bersama Manager Keuangan terkait penyusunan anggaran
program Digital Savvy Citizen bulan depan –Memo kepada Manajer Keuangan
6. Membuat konsep susunan acara program promosi
7. Draft Proposal acara program promosi secara lengkap berdasarkan data-data yang telah
disusun diserahkan kepada Direktur
8. Membuat Surat Permohonan meresmikan pembukaan acara program promosi kepada
Ketua APINDO-Surat disampaikan oleh Direktur
9. Manajer Pemasaran melakukan proses wawancara satu orang calon Supervisor Divisi
Pemasaran yang telah mengikuti tes rekruitmen-Koordinasi bersama Manajer
Pemasaran-Menggunakan Interview Report Form dari Divisi Personalia
Kegiatan Akhir
41
Lembar kerja
2. Surat Undangan
3. Draft Proposal
4. Phone message
5. Activity Report
6. Interview Report Form
Tanggal 3 September

Kegiatan Praktik
1. Menerima memo tentang inventarisasi ulang perabot dan peralatan kantor dari Manajer
Divisi General Affair-Melakukan follow up
3. Draft Lay out ruang promosi produk yang dipersiapkan oleh Manager General Affair
didiskusikan bersama Manajer Pemasaran
4. Draft Lay Out ruang promosi produk segera diajukan kepada Direktur untuk mendapat
persetujuan-Membuat memo pengantar
Employee Rating Sheet oleh seluruh karyawan, sebelum Penilaian Motivasi Kerja
42
6. Menerima telepon dari Kantor Departemen Perdagangan Jatim untuk diminta
mempresentasikan produk-produk peralatan kantor elektronik yang dijual PT Karya
Bersama beserta jasa service yang ada-Melakukan follow up
7. Sesuai instruksi Direktur segera dibuat iklan promo distributor sekaligus informasi
kepindahan ke gedung baru untuk dimuat pada harian “Kompas”-Membuat draft iklan
1.000.000 – Gunakan form Petty Cash model imprest yang tersedia Pengeluaran Petty Cash
sebagai berikut:
01 September Rp. 125.000 untuk pembelian tinta printer & ATK
03 September Rp. 80.000 untuk pembelian pengharum ruangan
05 September Rp. 155.000 untuk dinner bersama General Manager & staf “Dell” Jkt
06 September Rp. 75.000 untuk membuat duplikat kunci almari arsip
08 September Rp. 120.000 untuk biaya pengiriman proposal ke Canon S’pore
08 September Rp. 190.000 untuk pembelian BBM ke Jember kunjungan 3 toko
10 September rp 50.000 untuk pembelian pulsa hp
Cash Voucher (Buatkan Petty cash voucher untuk masing-2 pengambilan yang lain untuk
kelengkapan penyelesaian petty cash)
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
2. Memo
3. Phone message
7. Daftar Hadir
8. Activity Report
43
DIVISI PEMASARAN
Kasus Pendamping
ü Rencana penawaran kerjasama dengan Kantor Departemen Perdagangan Jatim dalam

hal pengadaan peralatan kantor elektronik
arsip-arsip lama
ü Manajer Pemasaran harus membuat laporan perjalanan dinas ke Batam bulan lalu
Tanggal 4 September

Kegiatan Praktik
3. Sebagai tindak lanjut Surat Permintaan Penawaran 3 unit mesin printer merk Canon dari
PT Samafitro –Mengirim Surat Penawaran
4. Telepon berdering dari Kantor Departemen Perdagangan Jatim , yang menyampaikan
bahwa appointment dengan Kepala Bagian Pengadaan akan datang ke kantor PT Karya
44
Bersama besok pk 10:00, pesan telepon diserahkan pada Direktur –Phone message &
Melakukan tindak lanjut
5. Manajer Pemasaran harus membuat laporan perjalanan ke Batam bulan lalu ke :
v Galaxy Trading Co untuk penjajakan penawaran pengadaan peralatan kantor
elektronik
v Mengunjungi Kawasan Industri “Simpang” melihat area yang akan dibeli
sehubungan dengan rencana pengembangan bisnis.
v Mengunjungi David & Co yang akan menjadi patner dalam rencana pengembangan
bisnis di Batam tahun depan
Manajer Pemasaran juga harus membuat laporan pertanggung jawaban keuangan
yang digunakan dalam perjalan dengan rincian sebagai berikut (sesuai gunakan form
yang tersedia):
1. Uang muka yang diambil sebelum berangkat Rp. 4.000.000,-
2. Biaya hotel dua malam di Hotel Novotel-Batam @ Rp. 538.000/room/night
++,
3. Makan malam di hotel tgl 26 Agustus Rp. 152.500
4. 26 Agustus Airport tax Rp. 100.000,
5. Dinner bersama Mr. David dari David & Co di Tzang Restaurant 27 Agustus
Rp. 345.000,
6. Airport tax 28 Agustus Rp. 100.000 ,
7. 28 Agustus Taxi Prima Rp. 80.500,
8. 26 Agustus - Taxi Airport Batam Rp. 143.500.
9. Menyewa mobil di Batam tgl 27 dan 28 Agustus @ Rp. 375.000 per hari
Lengkapi pertanggungan jawab tersebut dengan tanda-2 bukti /kwitansi
6. Mengirim surat ucapan terimakasih atas penerimaan kunjungan dan kepercayaan kerjasama
kepada David & Co.
Kegiatan Akhir
45
Lembar kerja
3. Memo
4. Jadwal retensi
6. Daftar Hadir
7. Formulir Perjalanan dinas/Travel Reimbursement
8. Surat Perintah perjalanan dinas
9. Pengambilan uang muka /Advance Payment
10. Jadwal perjalanan dinas /Itinerary
11. Activity Report
46
Tanggal 5 September
Kegiatan Praktik
1. Menerima telepon dari Telkomsel untuk Manajer Pemasaran mengenai pembatalan

appointment dengan Manajer Marketing Telkomsel yang seharusnya dijadwalkan hari
ini pk 16:00 – Melakukan follow up
2. Balasan segera dikirim melalui surat dengan usul tanggal pengganti minggu depan – Mengirim
surat appointment
3. Menawarkan kepada “ACER” dalam hal kerjasama pengadaan Komputer untuk PT
Indoprima yang diperlukan adalah Laptop maupun LCD projector-Mengirim Surat
Penawaran
4. Dengan meningkatnya volume kerja di Divisi Pemasaran, maka semua
karyawan harus bekerja lembur – mengisi overtime permit form
5. Melakukan evaluasi pengembangan distribusi pemasaran dari bulan Januari s.d Agustus
untuk dilaporkan kepada Direktur, koordinasi data bersama dengan Divisi Penjualan-
Laporan evaluasi
7. Menyusun rencana bentuk kegiatan promosi beserta alokasi biaya masing-masing
kegiatan promosi untuk 1 tahun-Data Rencana Promosi
Kegiatan Akhir
47
Lembar kerja
2. Surat appointment
3. Surat Penawaran Kerjasama
4. Daftar Hadir
6. Laporan evaluasi
7. Activity Report
48
Divisi Pemasaran
Kasus Pendamping
ü Asosiasi Pengusaha Komputer Indonesia (Apkomindo) Jatim akan menyelenggara-kan
Program Computer Fair yang menawarkan kepada PT Karya Bersama untuk
berpartisipasi juga dalam Program Computer Fair bulan Oktober yang akan datang
ü Merencanakan bulan promosi Natal & Tahun Baru sesuai dengan rencana anggaran
promosi yang telah diajukan tahun ini
Tanggal 6 September

Kegiatan Praktik

3. Sesuai dengan rencana up date data seluruh karyawan, maka Manager menginstruksikan
kepada seluruh staf Divisi Pemasaran memperbaharui data diri masing-masing –
Mengisi Employee Personnel File
4. Penyerahan Employee Personnel File yang telah dilengkapi kepada Divisi Personalia -
5. Menyusun Laporan Kerja Periodik Divisi Pemasaran per 30 September Data dimulai
Kerja
49
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
3. Memo
6. Propoposal Promosi
7. Daftar Hadir
8. Activity Report
Tanggal 7 September

Kegiatan Praktik

3. Mengirim surat jawaban kepada pihak Asosiasi Pengusaha Komputer Indonesia
(Apkomindo) Jatim tentang bentuk partisipasi PT Karya Bersama dalam Program
Computer Fair, barang-barang yang akan digelar awal telah diterima dari S’pore
(koordinasi dengan Divisi Logistik) - Surat Informasi
4. Menyusun proposal promosi Natal & Tahun Baru sesuai dengan anggaran promosi
pemasaran tahun ini untuk mendapat persetujuan Direktur-Proposal promosi
50
5. Membuat surat penawaran kerjasama untuk rencana bulan promosi Natal & Tahun Baru
ke beberapa perusahaan computer dan alat-alat elektronik yaitu : (HP, Lenovo, Intel,
Canon, ASUS, Matrox, Aztez, Panasonic, Evolis, Grandtec, Avermedia, Touchls,
Epson, Projector, Eten PDA dan Tally Genicom) – Surat Penawaran
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
3. Proposal Promosi
4. Surat Informasi
5. Surat Penawaran
6. Daftar Hadir
7. Activity Report
51
DIVISI GENERAL AFFAIR
Kasus Pendamping
ü Menerima desain logo perusahaan dan semua desain marketing tools yang dibutuhkan
(kop surat dan semua dokumen, lay out laporan, papan nama semua divisi, name tag
karyawan dan sebagainya) dari Divisi Marketing.
ü Mencetak Name Tag dan mendistribusikannya kepada seluruh karyawan
ü Mencetak papan nama divisi dan mendistribusikannya ke semua divisi
ü Peresmian penggunaan gedung baru akan dilaksanakan bulan depan
ü Membutuhkan tambahan 2 orang staf Divisi General Affair sehubungan dengan rencana
pindah ke gedung baru
ü Mendapat teguran dari aparat lingkungan di sekitar gedung lama mengenai pembuangan
sisa-sisa karton/kertas bekas yang mengganggu pemukiman penduduk
Tanggal 1 September
Kegiatan Praktik
pertemuan)
rinci
5. Mempersiapkan Akte Pendirian Perusahaan
6. Menerima desain logo perusahaan dan semua desain marketing tools yang dibutuhkan
(kop surat dan semua dokumen, lay out laporan, papan nama semua divisi, name tag
karyawan dan sebagainya) dari Divisi Marketing.
52
7. Mencetak Name Tag dan mendistribusikannya kepada seluruh karyawan
8. Mencetak papan nama divisi dan mendistribusikannya ke semua divisi
9. Menyusun Company Profile (termasuk Visi & Misi) & Organisational Structure
10. Mempersiapkan dokumentasi pendirian perusahaan (SIUP dll)
11. Menyusun pembagian kerja Divisi
12. Format e-mail address atas nama perusahaan
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
3. Notula Rapat
4. Meeting Agenda
5. Struktur Organisasi
6. Company Profile
7. Daftar Hadir
8. Activity Report
2 September
Kegiatan Praktik
3. Membuat rencana acara peresmian pembukaan gedung baru- Activity Plan form
53
4. Membuat rencana anggaran biaya peresmian gedung baru
5. Membuat konsep susunan acara peresmian gedung baru
6. Menerima telepon dari pihak Sekretaris Komisaris Utama sehubungan
dengan undangan peresmian gedung baru oleh Komisaris Utama-phone message kepada
Direktur
7. Draft Proposal event peresemian gedung secara lengkap berdasarkan
data-data yang telah disusun diserahkan kepada Direktur
8. Membuat Surat Permohonan meresmikan pembukaan gedung baru kepada Komisaris
Utama-Surat disampaikan oleh Direktur
9. Sebagai tindak lanjut kebutuhan 2 orang calon staf Divisi General Affair, membuat
memo ditujukan kepada Ma najer Personalia dilampiri dengan Employment Requisition
Form
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
2. Surat Undangan
3. Draft Proposal
4. Phone message
5. Employment Requisition Form
6. Activity Report
Tanggal 3 September

54
Kegiatan Praktik
3. Membuat Lay out planning ruang promosi produk didiskusikan dengan Manager
Pemasaran – draft dipersiapkan oleh Manager General Affair
4. Terkait kepindahan ke gedung baru, maka setiap divisi perlu melakukan inventarisasi
ulang perabot dan peralatan kantor – Memo kesemua Divisi
label yang sudah diberi kode pada tiap perabot-peralatan- Form Daftar Induk Inventaris
6. Telepon berdering dari Ms Helena Ong Marketing Manager Canon Singapore, yang
ingin menemui Direktur minggu depan, meminta tanggal dan waktu, pesan telepon
diserahkan pada Direktur – Melakukan tindak lanjut
1.000.000 – Gunakan form Petty Cash model imprest yang tersedia
Pengeluaran Petty Cash sebagai berikut:

01 September Rp. 150.000 untuk pembelian tinta printer
03 September Rp. 325.000 untuk pembelian 2 file box
04 September Rp. 110.000 untuk pengiriman proposal kerjasama ke Canon S’pore
07 September Rp. 85.000 untuk perbaikan kunci lemari buku yang macet
08 September Rp. 140.000 untuk biaya pengiriman pos ke Los Angeles
12 September Rp. 175.000 untuk lunch menjamu 2 orang Manajer HP
15 September mengambil uang Rp. 60.000 untuk membeli meterai menggunakan Petty Cash
Voucher (Buatkan Petty cash voucher untuk masing-masing pengambilan yang lain untuk
55
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
3. Memo
4. Activity Plan
5. Phone message
9. Daftar Hadir
10. Activity Report
56
Kasus Pendamping
ü Membuat appointment dengan Direktur Tokyo Bank, sehubungan dengan penjajakan
kerjasama pengadaan peralatan kantor
ü Mengumpulkan data beberapa penerbangan ke Singapore dan Hongkong terkait dengan
perjalanan dinas Direktur
arsip-arsip lama
Tanggal 4 September

Kegiatan Praktik

-– Memo kesemua Divisi
2. Menelepon Tokyo Bank untuk membuat appointment dengan Direktur Mr. Kawasaki
mengkonfirmasikan undangan dinner tgl 8 September pk 20:00 di JW Marriott Hotel-
Restaurant
3. Menelpon JW Marriott Hotel- Restaurant memesan tempat untuk dinner empat orang
tgl 8 September, di non smoking area
4. Direktur akan melakukan perjalanan dinas ke Singapore dan Hong Kong. Pelajari
korespondensi yang ada, kelengkapan dokumen, tujuan perjalanan dan catatan yang
dibuat oleh Direktur, adalah sebagai berikut:
57
- Tgl 9 Oktober saya akan menemui Mr. Steven Wong di Golden Horse Singapore,
menginap di Hilton Hotel . Dari Singapore saya meneruskan perjalanan ke Hong
Kong untuk mengikuti Workshop yang diadakan tgl 11 dan tgl 12 Oktober.
- Tgl 10 Oktober ada Welcome dinner pk. 20:00 di Tang Palace –Regal Kowloon Hotel
Hong Kong
- Carikan tiket yang sesuai dengan waktu yang saya perlukan untuk meeting di
Singapore dan Workshop di Hong Kong tersebut.
- Siapkan uang dalam bentuk HK dollar and Singapore dollar, Untuk Hotel dan Uang
saku menurut peraturan perusahaan HK$ 75 /hari dan Sin $ 80/hari
Fiscal Rp. 1.000.000 dan airport tax Rp. 75.000
- Segera Transfer biaya training lewat HSBC dan kirim konfirmasi pada mereka
5. Menelpon Agen Perjalanan atau Airline untuk menanyakan jadwal penerbangan dari
Surabaya ke Singapore dan membuat ringkasan dalam bentuk memo
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
3. Memo
4. Jadwal retensi
6. Daftar Hadir
7. Formulir Perjalanan dinas/Travel Requisition
8. Surat Perintah perjalanan dinas
9. Perkiraan Biaya
10. Pengambilan uang muka /Advance Payment
11. Jadwal perjalanan dinas /Itinerary
12. Activity Report
58
Tanggal 5 September

Kegiatan Praktik
1. Telephone berdering dari Travel Agent menanyakan apakah tiket untuk Direktur sudah
dapat diterbitkan, karena sudah sampai batas waktu reservasinya, bila tidak segera
diterbitkan maka reservasi akan batal secara otomatis. Harga ticket: US $ 685 -
Currency rate : 1 US$ = Rp. 9200.- Syarat pembayaran Cash on Delivery, jawaban
ditunggu segera – Melakukan tindak lanjut!
2. Menyusun rencana pembelian ATK untuk kepentingan seluruh Divisi, kebutuhan
dialokasikan mulai bulan Oktober sampai dengan Desember, segera diajukan ke
Direktur untuk mendapat persetujuan
3. Mengirim surat ucapan terimakasih atas kesediaan Mr. Kawasaki menghadiri dinner tgl
8 September yll dalam rangka rencana kerjasama pengadaan peralatan kantor elektronik
di Tokyo Bank-Surat Ucapan
4. Alokasi kebutuhan pembelian ATK diserahkan kepada Divisi Keuangan setelah
mendapat persetujuan dari Direktur-Memo kepada Manajer Keuangan
5. Telephone berdering menyampaikan pesan dari Singapore Airline bahwa penerbangan
tgl 8 Oktober untuk rute Surabaya Singapore ada perubahan ditunda satu jam dari jadwal
semula – Melakukan tindak lanjut
6. Dengan meningkatnya volume kerja di Divisi General Affair, maka semua karyawan
harus bekerja lembur – mengisi overtime permit form
Kegiatan Akhir
59
Lembar kerja
2. Memo
4. Daftar Hadir
5. Surat Ucapan
6. Perkiraan Pembelian ATK kebutuhan perusahaan
7. Activity Report
60
Kasus Pendamping
ü PT Karya Bersama mendapat penunjukan sebagai Panitia penyelenggara rapat tahunan
Asosiasi Pengusaha Indonesia (Apindo) khusus area Jatim
ü Dengan berakhirnya masa sewa kontrak gudang di gedung lama pada bulan Desember
yang akan datang, sesuai instruksi Direktur masih diperlukan perpanjangan masa sewa
kontrak
Tanggal 6 September

Kegiatan Praktik

kepada seluruh staf Divisi General Affair memperbaharui data diri masing-masing –
5. Membuat usulan prosedur kerja baru yang lebih baik, tepat, mudah, praktis dan efisien
demi tercapainya tujuan Divisi General Affair-Dalam bentuk Proposal
6. Menyusun Laporan Kerja Periodik Divisi General Affair per 30 September Data dimulai
Kerja
61
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
3. Memo
6. Daftar Hadir
7. Activity Report
Tanggal 7 September

Kegiatan Praktik

3. Menyusun draft susunan acara rapat tahunan Asosiasi Pengusaha Indonesia (Apindo)
berikut usulan tempat serta anggaran penyelenggaraan diusulkan kepada Direktur-
Memo kepada Direktur
4. Masa sewa kontrak gudang di gedung lama akan berakhir pada bulan Desember yang
akan datang, sebelum dibuat surat perpanjangan sewa kontrak perlu mengirim surat
pengajuan perpanjangan sewa kontrak kepada pemilik gedung - Surat permohonan
62
5. Membuat proposal pengajuan dana kebagian keuangan untuk perpanjangan sewa
kontrak gudang lama dan Mou perpanjangan sewa kontrak gedung lama untuk masa 2
tahun kedepan – Proposal dan MOU
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
3. Memo
4. Surat permohonan
5. Proposal
6. Mou
7. Daftar Hadir
8. Activity Report
63
DIVISI LOGISTIK
Kasus Pendamping
ü Sehubungan dengan teguran dari aparat lingkungan di sekitar gedung lama mengenai
pembuangan sisa-sisa karton/kertas bekas yang mengganggu pemukiman penduduk,
maka perlu melakukan relokasi tempat penampungan untuk lokasi baru pembuangan
ü Membutuhkan tenaga kerja honorer 2 orang bidang administrasi pergudangan
sehubungan dengan rencana pindah ke gedung baru
ü PT Karya Bersama akan bekerja sama dengan perwakilan Hewlett-Packard (HP) dalam
hal pelayanan Maintenance & Service computer selama dua tahun
ü Sehubungan dengan komplain keterlambatan barang, Divisi Logistik perlu
berkoordinasi dengan Divisi Penjualan
Tanggal 1 September
Kegiatan Praktik
pertemuan)
rinci
5. Membuat rencana kerja relokasi tempat penampungan untuk lokasi baru pembuangan -
Activity Plan form
6. Membuat rencana anggaran biaya
7. Mengundang Manajer General Affair sehubungan dengan relokasi tempat pembuangan-
Memo undangan
64
8. Menyusun draft proposal kepada Direktur tentang rencana kerja relokasi tempat
penampungan untuk pembuangan
9. Berkoordinasi dengan Divisi Penjualan terkait dengan kasus keterlambatan barang
10. Menyiapkan bagan alir proses barang masuk dan keluar Gudang
11. Menyiapkan formulir persediaan barang dagangan di gudang untuk aktifitas stock
opname
12. Menyusun pembagian kerja Divisi
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
3. Notula Rapat
4. Meeting Agenda
5. Draft Proposal
7. Daftar Hadir
8. Activity Report
Tanggal 2 September
PT Karya Bersama akan bekerja sama dengan perwakilan Hewlett-Packard (HP) dalam hal
pelayanan Maintenance & Service computer selama dua tahun. Untuk itu harus dipersiapkan
segera konsep perjanjian kerjasama sebelum diadakan pertemuan dengan pihak perwakilan
Hewlett-Packard (HP) minggu depan
65
Kegiatan Praktik
3. Menyusun draft perjanjian kerjasama dengan pihak perwakilan Hewlett-Packard (HP)
tentang pelayanan Maintenance & Service computer
4. Membuat surat undangan kepada pihak perwakilan Hewlett-Packard (HP) untuk
membahas masalah rencana kerjasama dalam hal pelayanan Maintenance & Service computer-
Surat Undangan
5. Melakukan pertemuan dengan pihak perwakilan Hewlett-Packard (HP)-Rapat rencana
kerjasama-Meeting Agenda
6. Terkait dengan bentuk pelayanan baru dengan pihak Hewlett-Packard (HP) tersebut,
sebagai tindak lanjut melakukan koordinasi dengan pihak Divisi Pemasaran & Divisi
Penjualan guna penyampaian kepada customer-Memo pemberitahuan
7. Meningkatnya frekwensi arus pengiriman barang 3 bulan terakhir ini, perlu adanya
penambahan 2(dua) unit mobil operasional khusus pengangkutan barang jenis pick up-
Melakukan survey harga
8. Proposal usulan pengadaan 2(dua) unit mobil operasional pengangkutan barang
diserahkan segera kepada Direktur
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
2. Surat Undangan
66
4. Meeting Agenda
5. Draft Perjanjian Kerjasama
6. Activity Report
Tanggal 3 September
Kegiatan Praktik
pertemuan)
label yang sudah diberi kode pada tiap perabot-peralatan- Form Daftar Induk Inventaris
4. Sebagai tindak lanjut kebutuhan 2 orang calon tenaga administrator honorer-membuat
memo ditujukan kepada Manajer Personalia dilampiri dengan Employment Requisition
Temporary Form
5. Melakukan pengecekan barang-2 atas pemesanan PT Nusantara berupa 3 unit 3G-GPRS
PCMCIA Card Merlin U630 Vodapone dengan stok yang ada-Menerima Sales Order
Form dari Divisi Penjualan terkait pemesanan PT Nusantara-Meng update Kartu
Gudang
6. Mempersiapkan Surat Pengiriman Barang
7. Menerima memo pengajukan pembelian 1 unit mesin printer Canon I 225 & Scanner
D646 uex seharga Rp 6.000.000.- dari Divisi Personalia-memerlukan disposisi Direktur
terlebihi dahulu sebelum memo diserahkan kepada Divisi Keuangan beserta disposisi
Direktur
67
9. Petty Cash yang dikelola oleh Adminstrator sudah mulai menipis, maka perhitungan kas kecil
harus segera ditutup untuk dapat segera mengisinya kembali. Uang pada kas kecil selalu
berisi Rp. 1.000.000 – Gunakan form Petty Cash model imprest yang tersedia
01 September Rp. 135.000 untuk pembelian ATK
03 September Rp. 85.000 untuk ongkos pemindahan barang dari truck
04 September Rp. 165.000 untuk makan 2 orang staf tugas ke Madiun
06 September Rp. 75.000 untuk perbaikan siku rak besi dalam gudang
08 September Rp. 120.000 untuk biaya pengiriman barang yang retur
08 September Rp. 225.000 untuk pembelian BBM 3 pickup operasional
09 September Rp 50.000 untuk pembelian pulsa hp
Cash Voucher (Buatkan Petty cash voucher untuk masing-2 pengambilan yang lain untuk
Kegiatan Akhir
68
Lembar kerja
2. Memo
3. Lembar disposisi
4. Phone message
6. Surat Pengiriman Barang
7. Kartu Gudang
10. Daftar Hadir
11. Activity Report
69
Tanggal 4 September

Kegiatan Praktik
pertemuan)
2. Keterlambatan pengiriman 20 Unit Notebook merk Toshiba dari Jepang
3. Menelpon Agen yang menangani pengiriman 20 Unit Notebook Toshiba tentang status
barang-barang tersebut – periksa dokumen Bill of Lading
4. Penerimaan Lima set Acer Computer Power S200- Intel Pentium 4, 176 Acer CRT
Monitor dari Singapore Purchase Order No 1389. Semua barang harus diperiksa-
5. Mengirimkan surat pesanan kepada PT ASTRA untuk pembelian 1 unit Toyota
Avanza untuk kendaraan operasional kantor dengan harga @ Rp. 100.000 .000 per unit
on the road warna hitam dengan pembayaran cash setelah barang diterima, barang
ditunggu secepatnya paling lambat satu bulan setelah pesanan.
6. Mengirimkan surat pesanan kepada PT Montera untuk pembelian 30 unit meja komputer
tipe 2S34T dengan harga @ Rp. 300.000 per unit untuk melengkapi pesanan PT Telkom,
dengan pembayaran satu bulan setelah barang diterima, barang ditunggu secepatnya paling
lambat satu bulan setelah pesanan.
7. Perusahaan memerlukan mesin scanner yang sudah dianggarkan tahun lalu, 1 unit
scaner HP-ScanJet 7800 seharga Rp 7.078.300.- hari ini dibeli dari PT Quantum
Computer, potongan tunai sebesar 10%, pembayaran menggunakan Billyet Giro Bank
BM
70
DIVISI LOGISTIK
Kasus Pendamping
ü Melakukan tindak lanjut atas permintaan penawaran dari Departemen Perdagangan

Jatim dalam hal pengadaan peralatan kantor elektronik
arsip-arsip lama
ü Keterlambatan penerimaan 10 Unit Notebook merk Asus type VivoBook S400 dari
Jepang segera melakukan penanganan kepada jasa pengiriman yang menangani
Tanggal 4 September
Kegiatan Praktik
1. Menerima memo dari Divisi General Affair tentang pembenahan ruangarsip demi
3. Penerimaan dua Unit Photocopy tipe 12RS3 Manucacture/State Tokyo Japan Price @
US$ 2000 – Purchase Order No 20001 Mesin dari CV Canada trading Co. di Jakarta
harus diperiksa apakah dalam keadaan baik, Gunakan Official Report of goods
inspection form & Official Report of goods investigation – Currency Rate : 1 US$ Rp
9500,-
4. Membuat surat pada CV Canada Trading Co Jakarta memberitahukan tentang
penerimaan dua unit Photocopy tersebut diatas serta pembayaran sesuai perjanjian-Surat
Pemberitahuan Penerimaan Barang
71
5. Menginformasikan kepada Divisi Penjualan atas penerimaan Unit Photocopy tipe
12RS3 tersebut diatas – Memo
6. Terkait penawaran kepada Departemen Perdagangan Jatim dalam hal pengadaan
peralatan kantor elektronik melakukan koordinasi dengan Divisi Penjualan untuk
menyiapkan daftar barang-Menelpon Divisi Penjualan
7. Mengirimkan surat pesanan kepada PT Montera untuk pembelian 8 unit meja komputer
tipe 2S34T dengan harga @ Rp. 225.000 per unit untuk melengkapi pesanan PT
Telkom, dengan pembayaran satu bulan setelah barang diterima, barang ditunggu
secepatnya paling lambat satu bulan setelah pesanan-Surat Pesanan
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
2. Memo
3. Jadwal retensi
5. Daftar Hadir
6. Report of goods inspection form
7. Official Report of goods investigation
8. Surat Pemberitahuan Penerimaan Barang
9. Surat Pemesanan Barang
10. Activity Report
72
Tanggal 5 September
Kegiatan Praktik
1. Keterlambatan penerimaan 10 Unit Notebook merk Asus type VivoBook S400 dari
Jepang- Menelpon Jasa pengiriman yang menangani
2. Karena keterlambatan pengiriman ternyata disebabkan kesalahan transporter, maka
segera membuat surat klaim kepada jasa pengangkutan “Yoyo” –Surat klaim
3. Dengan meningkatnya volume kerja di Divisi Logistik, maka semua karyawan harus
bekerja lembur – mengisi overtime permit form
4. Menginventarisir semua persediaan barang dagangan setiap jenisnya di gudang dan
barang yang terjual periode Januari s.d Agustus untuk menentukan jumlah persediaan
akhir dalam unit, melakukan cross checking data dengan Divisi Penjualan- Menyusun
data laporan
5. Mengalokasikan biaya perawatan selama 12 bulan kedepan untuk 2(dua) unit mobil
pickup khusus pengangkutan barang yang baru di beli perusahaan beberapa waktu yll.-
Menyusun alokasi biaya
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
2. Memo
3. Surat Klaim
4. Daftar Hadir
73
6. Dala laporan persediaan barang
7. Data alokasi biaya perawatan kendaraan
8. Activity Report
74
Divisi Logistik
Kasus Pendamping
ü Data-data pengiriman barang-barang :
- 8 (delapan) unit Android Acer Iconia A500 16GB
- 5 (lima) unit Apple iPad 3G 64GB
- 5 (lima) unit Canon MP 558 (Print,Scan,Copy,Card/Camera Dr)
- dan 10 (Sepuluh) unit Toshiba computer power S200 intel Pentium 8,
untuk dipamerkan dalam Program Computer Fair yang diselenggarakan oleh Asosiasi
Pengusaha Komputer Indonesia (Apkomindo) Jatim, tiba hari ini dari Singapore
ü Mengusulkan pengadaan mesin genset yang belum dimiliki perusahaan untuk
pengadaan tahun depan
Tanggal 6 September

Kegiatan Praktik

kepada seluruh staf Divisi Logistik memperbaharui data diri masing-masing – Mengisi
4. Penyerahan Employee Personnel File yang telah dilengkapi kepada Divisi Personalia -
75
5. Membuat usulan prosedur kerja baru yang lebih baik, tepat , mudah, praktis dan efisien
demi tercapainya tujuan Divisi Logistik-Dalam bentuk Proposal
6. Menyusun Laporan Kerja Periodik Divisi Keuangan per 30 September Data dimulai
dari Kasus pertama hingga akhir termasuk rencana kerja bulan Desember – Laporan
Kerja
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
3. Memo
6. Daftar Hadir
7. Activity Report
Tanggal 7 September

Kegiatan Praktik
76
3. Mengusulkan pengadaan mesin genset dengan dilampiri data beberapa merk mesin
Genset, distributor, harga, type untuk rencana anggaran pembelian tahun depan -
Proposal Pembelian
4. Dengan datangnya barang-barang tersebut diatas melalui perusahaan ekspedisi, maka
harus segera diperiksa apakah dalam keadaan baik, Gunakan Official Report of goods
inspection form & Official Report of goods investigation form
5. Membuat surat pada “ACER” alamat di Orchad Road 456 Singapore, “APPLE” alamat
di Rose Road 561 Singapore, “CANON” alamat di Jasmin Road 601 Singapore, dan
“TOSHIBA” alamat di Shafire Road 79 Singapore, memberitahukan tentang
penerimaan barang-barang tersebut – Surat pemberitahuan
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
3. Memo
4. Daftar Hadir
5. Activity Report
6. Proposal
7. Surat Pemberitahuan
8. Report of goods inspection form
9. Official Report of goods investigation form
77
DIVISI PERSONALIA
Kasus Pendamping
ü Mempersiapkan progam ‘Team Building’ karyawan PT Karya Bersama bulan depan
ü Akan diadakan penilaian Motivasi kerja bagi seluruh karyawan
ü PT Karya Bersama akan bekerja sama dengan pihak lembaga penyelenggara kursus
bahasa Inggris kelas Business English bagi para staff, dan kelas regular bagi 20
karyawan yang terbagi dalam tiga tingkatan, elementary, intermediate dan advance class
selama 6 bulan. Untuk itu harus dipersiapkan segera konsep perjanjian sebelum
diadakan pertemuan dengan pihak penyelenggara minggu depan
ü Ada kebutuhan tambahan tenaga dari semua divisi. Oleh sebab itu, Divisi Personalia
perlu berkoordinasi dengan semua divisi terkait dengan kebutuhan karyawan ini.
1 September
Kegiatan Praktik
pertemuan)
rinci
5. Membuat pembagian kerja Divisi
6. Membuat draft job analysis
7. Mempersiapkan draft format penilaian karyawan
78
8. Mempersiapkan proses wawancara satu orang calon Supervisor Divisi Pemasaran yang
telah mengikuti tes rekruitmen-Koordinasi bersama Manajer Pemasaran-Menyerahkan
Interview Report Form
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
3. Notula Rapat
4. Meeting Agenda
5. Daftar Hadir
6. Activity Report
2 September
Kegiatan Praktik
3. Membuat rencana progam ‘Team Building’ karyawan PT Karya Bersama - Activity Plan
form
4. Membuat rencana anggaran biaya progam ‘Team Building’ karyawan PT Karya
Bersama
6. Membuat konsep susunan acara progam ‘Team Building’ karyawan
79
7. Menerima telepon dari pihak Sekretaris Komisaris sehubungan dengan undangan
peresmian ‘Team Building’ karyawan PT Karya Bersama-phone message kepada
Direktur
8. Draft proposal program ‘Team Building’ karyawan PT Karya Bersama
secara lengkap berdasarkan data-data yang telah disusun diserahkan kepada
Direktur
9. Mempersiapkan proses wawancara satu orang calon staf Divisi Pemasaran yang telah
mengikuti tes rekruitmen-Koordinasi bersama Manajer Pemasaran
10. Manajer Personalia mengirim surat berdasarkan memo dari Manajer General Affair dan
mengirim melalui e-mail kepada PT Daya Beta Insani tentang permintaan 2 orang calon
staf Divisi General Affair
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
2. Surat Undangan
3. Draft Proposal
4. Phone message
5. Activity Report
3 September

80
Kegiatan Praktik
3. Menerima memo kebutuhan 2 orang calon tenaga administrator honorer dari Divisi
Logistik- Melakukan tindak lanjut
4. Menerima memo kebutuhan 4 orang calon tenaga kasir- Melakukan tindak lanjut
5. Sebagai tindak lanjut dari kebutuhan SDM atas permintaan Divisi Logistik dan Divisi
Keuangan, mengajukan permintaan kepada PT HRD Indonesia- Mengirim Surat
Permintaan SDM
6. Semakin meningkatnya frekwensi pekerjaan administrasi di Divisi Personalia, perlu
penambahan 1 unit mesin printer, mengajukan pembelian 1 unit mesin printer Canon I
225 & Scanner D646 uex seharga Rp 6.000.000.- kepada Divisi Logistik- Memo
pengajuan pembelian mesin printer
7. Menginformasikan kepada seluruh manajer divisi tentang Evaluasi Kerja karyawan
yang harus dilaksanakan sebelum Penilaian Motivasi Kerja Karyawan diberlakukan-
Memo pemberitahuan pelaksanaan
8. Mengundang rapat Direktur beserta seluruh manajer berkoordinasi tentang pengisian
Employee rating sheet untuk menilai diri masing-masing bagi seluruh karyawan,
sebelum Penilaian Motivasi Kerja Karyawan dilaksanakan-Mempersiapkan Employee
rating sheet
1.000.000 – Gunakan form Petty Cash model imprest yang tersedia
01 September Rp. 120.000 untuk pembelian Flashdisk /USB
01 September Rp. 150.000 untuk pembayaran general check up 1 orang calon staf
04 September Rp. 55.000 untuk ekspedisi surat paggilan tes beberapa calon supervisor
05 September Rp. 178.000 untuk pembayaran cetakan sertifikat staf berprestasi
06 September Rp. 50.000 untuk pembelian pulsa hp
10 September Rp. 65.000 untuk biaya taksi ke bank kepentingan transfer setor pajak
81
13 September Administrator mengambil uang Rp. 60.000 untuk membeli meterai
menggunakan Petty Cash Voucher (Buatkan Petty cash voucher untuk masing-2
pengambilan yang lain untuk kelengkapan penyelesaian petty cash)
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
3. Memo
4. Activity Plan
5. Phone message
8. Employee rating sheet
10. Daftar Hadir
11. Activity Report
82
DIVISI PERSONALIA
Kasus Pendamping
ü Melakukan tindak lanjut penyelenggaraan kursus bahasa Inggris kelas Business English
bagi para staff, dipersiapkan segera konsep perjanjian sebelum diadakan pertemuan
dengan pihak penyelenggara minggu depan
arsip-arsip lama
ü Divisi Personalia Divisi Personalia membuat laporan bulanan data karyawan terkait
dengan keperluan Divisi Kuangan menyusun anggaran biaya gaji karyawan
Kegiatan Praktik
Tanggal 4 September

Kegiatan Praktik
2. Melakukan koordinasi bersama Manager Keuangan terkait penyusunan anggaran
program ‘Team Building’ karyawan bulan depan –Memo undangan
83
3. Melakukan koordinasi bersama Manager General Affair terkait penyusunan rencana
agara program ‘Team Building’ karyawan bulan depan –Memo undangan
4. Menginformasikan kegiatan program ‘Team Building’ karyawan kepada seluruh
karyawan-Memo Edaran
5. Menerima memo pengajuan training ’Selling Personnel in Industry 4.0’ untuk staf
Divisi Penjualan
6. Sebagai tindak lanjut memo pengajuan training ’Selling Personnel in Industry 4.0’ oleh
Divisi Penjualan, mengirim permintaan penawaran kepada Prima Daya Management
Consultant-Membuat surat permintaan penawaran
7. Bekerja sama dengan pihak lembaga penyelenggara kursus bahasa Inggris kelas
Business English bagi para staff, dan kelas regular bagi 20 karyawan yang terbagi dalam
tiga tingkatan, elementary, intermediate dan advance class selama 6 bulan. Untuk itu
harus dipersiapkan segera konsep perjanjian sebelum diadakan pertemuan dengan pihak
penyelenggara minggu depan-Draft perjanjian kerjasama
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
3. Memo Undangan
4. Memo Edaran
5. Jadwal retensi
7. Daftar Hadir
8. Draft perjanjian kerjasama
9. Surat Permintaan Penawaran
10. Activity Report
84
Tanggal 5 September

Kegiatan Praktik
1. Divisi Personalia membuat laporan bulanan data karyawan terkait dengan keperluan
Divisi Kuangan menyusun anggaran biaya gaji karyawan-Mengisi Personnel Department
Monthly Activity Report
Data yang ada : Seleksi pertama : 3 dari 20 orang pelamar, di interview oleh Manajer
Personalia, Seleksi ke dua, 2 dari 3 pelamar diinterview oleh Manajer Penjualan, dan
seorang pelamar untuk posisi staf keuangan diterima minggu ini. Satu karyawan Bagian
Gudang mengundurkan diri dengan alasan mendapatkan pekerjaan baru, Satu karyawan
honorer di Bagian Pengiriman telah habis masa
kontraknya dan tidak diperpanjang lagi
2. Dengan meningkatnya volume kerja di Divisi Personalia, maka semua
karyawan harus bekerja lembur – mengisi overtime permit form
3. Menerbitkan surat peringatan kepada Sdr. Indrayana dari bagian penagihan,
pelanggaran yang dilakukan lalai sehingga terlambat menyetorkan uang tagihan kepada
kasir-Surat Peringatan
4. Menerima Undangan Rapat Koordinasi dari Manajer Keuangan tentang laporan dan
system penggajian karyawan- rapat koordinasi
5. Mempersiapkan draft proposal kepada Direktur tentang sistem penggajian karyawan
yang selama ini dilakukan secara manual diusulkan melalui suatu bank (payroll)-
Draft Proposal
6. Mengirim surat permintaan penawaran kerjasama payroll kepada Bank-Surat
permintaan penawaran
85
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
3. Personnel Department Monthly Activity Report
4. Darft proposal payroll
5. Daftar Hadir
6. Surat Permintaan Penawaran
7. Activity Report
86
Divisi Personalia
Kasus Pendamping
ü Mempersiapkan perpanjangan surat kontrak kerja 2 (dua) orang staf Divisi Keuangan
dan Divisi Pemasaran yang akan habis masa kerjanya di akhir bulan September
ü Sehubungan dengan meningkatnya frekwensi kerja di Divisi Personalia terkait dengan
rencana pelaksanaan sistem payroll untuk karyawan, mengusulkan penambahan unit
komputer berikut mesin printer Mengumpulkan data distributor, harga, type
perlengkapan arsip elektronik, sesuai dengan rencana anggaran pembelian tahun depan
Tanggal 6 September

Kegiatan Praktik

kepada seluruh staf Divisi Personalia memperbaharui data diri masing-masing –
4. Penyerahan Employee Personnel File dari seluruh divisi kepada Divisi Personalia-
Melakukan follow up
5. Membuat usulan prosedur kerja baru yang lebih baik, tepat, mudah, praktis dan efisien
demi tercapainya tujuan Divisi Logistik-Dalam bentuk Proposal
87
6. Menyusun Laporan Kerja Periodik Divisi Personalia per 30 September Data dimulai
Kerja
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
3. Memo
6. Proposal Pembelian
7. Surat Kontrak Kerja
8. Daftar Hadir
9. Activity Report
Tanggal 7 September

Kegiatan Praktik

88
3. Perpanjangan surat kontrak kerja 2 (dua) orang staf Divisi Keuangan dan Divisi
Pemasaran yang akan habis masa kerjanya di akhir bulan September, karena masih
dibutuhkan tenaganya, maka diperpanjang untuk masa 1 (satu) tahun-Draft
Perpanjangan Surat Kontrak Kerja
4. Seubungan dengan rencana pelaksanaan sistem payroll untuk karyawan, mengusulkan
penambahan unit komputer baru berikut mesin printer, type disesuaikan dengan
kebutuhan-Proposal Pembelian
5. Mengundang Seluruh Manager Devisi untuk sosialisasi sistem baru yaitu payroll untuk
seluruh karyawan - Memo
6. Dengan semakin berkembangnya teknologi perkantoran dan ketatnya persaingan bisnis,
perlu adanya update kompetensi serta wacana seluruh staf perusahaan dengan
pelaksanaan pelatihan Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran-Susun Rencana pelatihan
OTKP
Kegiatan Akhir
Lembar kerja
3. Memo
4. Proposal Pembelian
5. Surat Kontrak Kerja
6. Daftar Hadir
7. Activity Report
89

Modul Perkantoran Dan Kesekretariatan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul Perkantoran Dan Kesekretariatan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

A D A AK K M

Halaman Sampul ........................................................................................................... i

Setelah menempuh mata kuliah Praktikum Perkantoran dan Kesekretariatan, mahasiswa

PT Karya Bersama adalah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan dan

Kegiatan Usaha Perusahaan

ü Melakukan koordinasi dengan seluruh Divisi atas pengajuan proposal masing-

Rencana kegiatan praktik

Rencana kegiatan praktik

Rencana kegiatan praktik

Rencana kegiatan praktik

Rencana kegiatan praktik

Rencana kegiatan praktik

ü Melakukan tindak lanjut atas permintaan penawaran dari Departemen Perdagangan

Rencana kegiatan praktik

Rencana kegiatan praktik

Rencana kegiatan praktik

1. Mempelajari Activity Report pertemuan lalu

Rencana kegiatan praktik

1. Mempelajari Activity Report pertemuan lalu

1. Mempelajari Activity Report pertemuan yang lalu

Rencana kegiatan praktik

ü Rencana penawaran kerjasama dengan Kantor Departemen Perdagangan Jatim dalam

Rencana kegiatan praktik

Rencana kegiatan praktik

1. Menerima telepon dari Telkomsel untuk Manajer Pemasaran mengenai pembatalan

Rencana kegiatan praktik

1. Mempelajari Activity Report pertemuan lalu

Rencana kegiatan praktik

1. Mempelajari Activity Report pertemuan lalu

Rencana kegiatan praktik

Pengeluaran Petty Cash sebagai berikut:

Rencana kegiatan praktik

1. Sesuai dengan rencana pembenahan ruang arsip sekaligus memusnahkan arsip-arsip

Rencana kegiatan praktik

Rencana kegiatan praktik

1. Mempelajari Activity Report pertemuan lalu

Rencana kegiatan praktik

1. Mempelajari Activity Report pertemuan lalu

Rencana kegiatan praktik

ü Melakukan tindak lanjut atas permintaan penawaran dari Departemen Perdagangan

Rencana kegiatan praktik

1. Mempelajari Activity Report pertemuan lalu

Rencana kegiatan praktik

Rencana kegiatan praktik

Rencana kegiatan praktik

Rencana kegiatan praktik

Rencana kegiatan praktik

1. Mempelajari Activity Report pertemuan lalu

Rencana kegiatan praktik

1. Mempelajari Activity Report pertemuan lalu

Anda mungkin juga menyukai