Nama : Ade Rani

NIM : 18220001
Jurusan : Manajemen 1
Tugas : (2) Pengembangan Sumber Daya Manusia

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

1. Perencanaan Strategis Bisnis / Organisasi / Perusahaan berdampak pada

perencanaan SDM
A. Perencanaan Strategis
Dampak perencanaan bisnis pada perencanaan SDM adalah penetapan filosofi,
menetapkan identitas maksud dan tujuan, evaluasi kekuatan dan kelemahan,
perencanaan bentuk organisasi, pengembangan strategis, perencanaan program kerja.
B. Proses Perencanaan Bisnis / Kegiatan
Proses perencanaan bisnis / kegiatan berkaitan dengan rencana strategis jangka
panjang, menengah, anggaran tahunan, analisis masalah, syarat perkiraan / ramalan,
sampai ke rencana kerja.
C. Sistem Informasi Pada Perencanaan SDM
1) Memprediksi kebutuhan SDM: “teknik delphi” dan “analisis trend”
2) Teknik delphi memprediksi kebutuhan SDM berdasarkan konsesus antara
manajer dari lini sampai dengan manajer senior yang memiliki keahlian dan
informasi mengenai faktor eksternal dan internal yang dapat mempengaruhi
kebutuhan SDM internal.
3) Tenaga konsultan dapat digunakan untuk membantu proses perkiraan.
4) Analisis trend memprediksi kebutuhan SDM berdasarkan faktor bisnis yang
berdampak pada kebutuhan SDM mendatang.
D. Prakiraan / Ramalan SDM
1) Prakiraan Suplai SDM Eksternal Dan Internal
Prakiraan suplai SDM eksternal dan internal, salah satunya dapat dilakukan
dengan memakai analisis Markov.
2) Prakiraan Kebutuhan SDM
a. Memprediksi kebutuhan SDM: “teknik delphi” dan “analisis trend”
b. Teknik delphi memprediksi kebutuhan SDM berdasarkan konsesus antara
 manajer dari lini sampai dengan manajer senior yang memiliki keahlian dan
informasi mengenai faktor eksternal dan internal yang dapat mempengaruhi
kebutuhan SDM internal.
c. Tenaga konsultan dapat digunakan untuk membantu proses perkiraan.
d. Analisis trend memprediksi kebutuhan SDM berdasarkan faktor bisnis yang
berdampak pada kebutuhan SDM mendatang
e. Faktor tersebut diukur relasi / hubungannya dengan jumlah SDM yang
digunakan dalam bentuk data statistik dan menggunakannya sebagai bahan
prediksi.
E. Prosedur Pengawasan Dan Evaluasi Perencanaan SDM
1) Memandu aktivitas perencanaan SDM.
2) Mengidentifikasi deviasi dari rencana semula dan penyebabnya.
3) Perampingan: kebalikan dari pertumbuhan organisasi / perusahaan dan
merupakan perubahan sekali waktu dalam organisasi / perusahaan dan dalam
jumlah karyawan yang dipekerjakan.
4) Out placement (penempatan ke luar): prosedur dimana pegawai yang
diberhentikan, diberi bantuan untuk menemukan pekerjaan di tempat lain.
5) Program sukses: proses untuk memastikan bahwa orang yang memenuhi syarat
telah tersedia untuk mengisi posisi manajerial kunci.
6) Sistem informasi SDM: semua pendekatan terorganisasi untuk memperoleh
informasi relevan dan tepat waktu yang digunakan sebagai dasar keputusan SDM.
7) Sistem informasi harus dirancang untuk memberi informasi:
a. Tepat waktu: manajer harus memiliki akses terhadap informasi mutakhir.
b. Akurat: manajer harus bisa mengandalkan ketepatan informasi yang
diberikan.
c. Ringkas: manajer dapat menyerap banyak informasi yang diperlukan dalam
situasi tertentu saja.
d. Lengkap: manajer harus menerima informasi lengkap, bukan parsial.

2. Konteks Strategi SDM

A. Pentingnya konteks strategi SDM
1) Perubahan Lingkungan
2) Perubahan Peran SDM
3) Perubahan posisi
 Terdiri dua aspek:
a. Perilaku SDM
b. Kompetensi SDM
4) Peran Strategi SDM
a. Peran strategis SDM sebagai hasil keluaran mengubah posisi, diharapkan
memberi kontribusi signifikan dalam perencanaan bisnis.
b. Hasil mengubah posisi:
- Bussines person: praktisi SDM
- Shaper of change: partisipasi tim atas perubahan
- Consultant to organization or partner to line: aktif dalam konsorsium,
penyiapan proposal, dan partisipasi dalam sistem komputerisasi
- Strategy formulator and implementor: mengerti strategi bisnis, orientasi
bisnis strategi, strategi semua bagian organisasi / perusahaan dan aplikasi
praktik manajemen SDM dari berbagai lini strategi
- Talent manajer: komunikasi dengan semua manajer lini secara terus
menerus, konferensi pengembangan jaringan kerja, dan intelijen komputer
- Asset manajer and cost controller: pelatihan akuntansi dan keuangan
B. Perumusan strategi MSDM
1) Perumusan strategi manajemen
2) Perumusan strategi SDM
Perumusan strategi SDM dapat dilihat dari proses perencanaan SDM dua arah
dan proses penyatuan SDM.
a. Proses perencanaan dua arah
Proses perencanaan SDM dua arah dapat dilihat dari tujuan pendekatan, masa
depan, analisis perencanaan, evaluasi dan kontrol.
b. Proses penyatuan
Dalam proses penyatuan, pengembangan, dan penerapan strategi SDM dapat
dilihat dari penilaian lingkungan, pengembangan dan penerapan strategi.
c. Proses terpisah
d. Proses terpadu
3) Rencana kegiatan
4) Penerapan

C. Manajemen SDM Strategis

 1) Manajemen SDM strategis: tautan SDM dengan tujuan dan sasaran strategi untuk
meningkatkan kinerja bisnis, mengembangkan kultur organisasi / perusahaan
yang mendorong inovasi dan keluwesan.
2) Istilah strategis SDM: merujuk pada jalan tindakan SDM, khususnya jalan yang
direncanakan organisasi / perusahaan untuk berupaya mencapai sasaran.

3. Penarikan Dan Seleksi SDM / Pegawai

A. Pengertian Penarikan SDM / Pegawai
Penarikan pegawai merupakan tindak lanjut dari fungsi manajemen pertama, yaitu
pengadaan pegawai. Dalam proses pengadaan, tercakup kegiatan analisis jabatan
yang menghasilkan gambaran dan syarat jabatan yang harus dipenuhi. Penarikan
adalah proses pencarian dan pemikiran calon pegawai yang mau dan mampu
melamar sebagai pegawai. Proses penarikan dimulai ketika pelamar dicari dan
berakhir bila lamaran mereka diserahkan ke organisasi / perusahaan.
B. Sumber penarikan SDM / Pegawai
Dampak positif dan negatif dari kebijakan penarikan SDM, antara lain:
1) Penarikan SDM dari dalam organisasi / perusahaan adalah kebijakan penarikan
SDM yang lebih mengutamakan / memberikan kesempatan lebih banyak bagi
pegawai yang sudah ada dalam organisasi / perusahaan.
2) Penarikan SDM dari luar organisasi / perusahaan adalah kebijakan penarikan
SDM yang lebih mengutamakan / memberikan kesempatan kepada masyarakat
luas. Penarikan SDM dari luar organisasi / perusahaan dapat dilakukan dengan
cara:
a. Pelamar langsung
b. Rekomendasi dari pegawai yang sudah bekerja
c. Iklan
d. Kantor penempatan
e. Lembaga pendidikan
f. Organisasi / serikat pekerja
g. Lembaga penyalur tenaga kerja
h. Penarikan dari dari organisasi / perusahaan lain / membajak
i. Penarikan SDM langsung ke tempat asal mereka
j. Nepotisme: cara penarikan SDM melalui keluarga
C. Prosedur Penarikan SDM
 Prosedur penarikan SDM dapat dilakukan dengan cara antara lain:
1) Membuat pengumuman tentanng penarikan SDM
2) Penerimaan surat lamaran
3) Pelaksanaan seleksi
D. Arti dan Pentingnya Seleksi SDM
Seleksi harus dilakukan secara jujur, cermat, dan objektif supaya SDM yang diterima
memenuhi syarat jabatan. Seleksi SDM sangat penting karena:
1) Kinerja organisasi / perusahaan akan selamanya bergantung pada kinerja SDM
2) Seleksi yang efektif sangat penting karena dana yang diinvestasikan untuk
menarik / mengangkat SDM sebagai pegawai sangat besar
3) Globalisasi disertai revolusi komunikasi dan informasi, kemajuan ilmu
pengetahuan dan teknologi dan persaingan yang semakin ketat memerlukan SDM
berkualitas tinggi sehingga seleksi memegang peran penting
E. Prosedur pemilihan SDM
1) Seleksi administrasi
2) Wawancara pendahuluan
3) Formulir lamaran pekerjaan
4) Pemeriksaan referensi
5) Tes psikologi
6) Wawancara lanjutan
7) Pemeriksaan kesehatan
8) Persetujuan atasan langsung

4. Penempatan Organisasi SDM

A. Sistem Pengangkatan SDM
1) Patronage System (Sistem kawan)
Patronage system adalah sistem pengangkatan SDM oleh pejabat berwenang
berdasarkan pertimbangan subyektif antara yang mengangkat dan yang diangkat.
2) Merit System (Sistem merit)
Merit system adalah sistem pengangkatan tenaga kerja berdasarkan bakat,
kecakapan, dan prestasi kerja sesuai kriteria yang telah ditetapkan.

5. Riset dan Audit SDM

A. Arti dan pentingnya riset dan audit SDM
Audit merupakan kegiatan pemeriksaan terhadap suatu kesatuan ekonomi yang
dilakukan seseorang / kelompok / lembaga yang independen bertujuan
mengevaluasi / mengukur lembaga / perusahaan dalam melaksanakan tugas /
pekerjaan dengan kriteria yang telah ditentukan.
Audit diidentifikasikan menjadi:
1) Management Audit / Policy Audit (Audit Manajemen / Kebijakan)
Kebijakan yang dilakukan manajemen dengan tujuan meningkatkan kualitas
SDM melalui perbaikan pelaksanaan fungsi manajemen, pencapaian rencana
yang ditetapkan, serta pencapaian social objective.
2) Performance / Operational Audit (Audit Kinerja / Operasional)
Kegiatan penilaian sistematis yang dilaksanakan objektif dan independen
berorientasi untuk masa depan atas semua kegiatan yang ada dalam perusahaan.
3) Financial Audit (Audit keuangan)
Financial audit mempunyai orientasi pengujian / penilaian secara independen dan
objektif atas tingkat kewajaran dan kecermatan, serta data keuangan /
administrasi untuk memberi perlindungan keamanan aset perusahaan dengan
melakukan evaluasi kelayakan internal kontrol yang diterapkan.
B. Latar Belakang Perlunya Audit SDM
Audit menelaah seberapa baik manajer mematuhi kebijakan SDM. Jika manajer
mengabaikan kebijakan SDM / melanggar peraturan hubungan pegawai, audit akan
mengungkap kesalahan ini sehingga tindakan korektif dapat diambil.
C. Norma Audit
1) Manajemen diminta lebih bertanggung jawab atas efektivitas sistem pengendalian
intern dan mutu pekerjaan organisasi / perusahaan.
2) Anggota manajemen semakin dapat menerima internal audit sebagai alat untuk
menyediakan analisis objektif, penilaian, rekomendasi, saran, informasi
pengendalian, dan prestasi organisasi perusahaan.
3) Eksternal auditor dapat menggunakan hasil pekerjaan divisi audit untuk
melengkapi pekerjaan karena divisi audit telah menyediakan bukti cukup
independen.

Tujuan norma audit:

1) Menanamkan pengertian atas peranan dan tanggung jawab divisi audit kepada
semua tingkat manajemen, badan / lembaga lain yang mempunyai hubungan
audit
2) Menetapkan dasar sebagai pedoman dan pengukuran tugas audit
3) Perbaikan atas pelaksanaan tugas audit

Norma internal audit meliputi:

1) Independensi divisi audit dari kegiatan objek yang diperiksa dan objektivitas
internal audit
2) Kemandirian jabatan auditor harus digunakan seksama
3) Ruang lingkup tugas divisi audit
4) Pelaksanaan tugas divisi audit
5) Pengelolaan divisi audit

Audit organisasi / perusahaan dilakukan dengan memperhatikan:

1) Independensi / kebebasan
a. Status organisasi
b. Objektivitas
2) Kemahiran jabatan
a. Divisi audit
- Pengisian staf
- Pengetahuan, keterampilan, dan kecakapan ilmu
- Pengawasan
b. Internal audit
- Ketaatan pada kode etik, auditor dituntut kejujuran, objektif, tekun, dan
loyalitasnya tinggi pada perusahaan sehingga auditor harus bertindak
sesuai kode etik.
- Memiliki pengetahuan, keterampilan, dan kecakapan ilmu memadai
sebagai modal melakukan audit, dll.
3) Ruang lingkup audit
a. Ruang lingkup audit mencakup pengujian dan evaluasi terhadap kecukupan
efektivitas sistem pengendalian intern perusahaan dan kualitas manajemen
dalam melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.
b. Tingkat kepercayaan dan integritas informasi
 c. Perlindungan atas harta perusahaan
d. Penggunaan sumber daya secara efisien dan efektif, dll.
4) Pelaksanaan audit
a. Perencanaan audit
b. Pengujian dan evaluasi informasi
c. Penyampaian hasil audit
d. Tindak lanjut audit
5) Pengelolaan divisi audit
a. Tujuan, wewenang, dan tanggung jawab
b. Perencanaan
c. Kebijakan dan prosedur
d. Manajemen dan pengembangan pegawai
e. Jaminan mutu audit
D. Manfaat Audit SDM
Manfaat audit manajemen SDM:
1) Mengidentifikasi kontribusi divisi SDM terhadap perusahaan
2) Meningkatkan citra profesional divisi SDM
3) Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih besar di antar
pegawai divisi SDM
4) Memperjelas tugas dan tanggung jawab divisi SDM, dll.
E. Tujuan Audit SDM
Tujuan audit SDM mengevaluasi kegiatan:
1) Menilai efektivitas SDM
2) Mengenali aspek yang dapat diperbaiki
3) Mempelajari aspek tersebut secara mendalam
4) Menunjukkan kemungkinan perbaikan dan membuat rekomendasi untuk
perbaikan. Pelaksanaan audit hendaknya mencakup evaluasi terhadap fungsi
SDM, penggunaan prosedur oleh manajer, dan dampak kegiatan tersebut pada
sasaran dan kepuasan kerja
F. Pendekatan dan peralatan riset untuk audit SDM
1) Pendekatan dan peralatan riset terapan yang umum digunakan dalam audit SDM:
a. Pendekatan riset untuk audit
b. Pendekatan komperatif
c. Pendekatan wewenang dari luar
 d. Pendekatan statistik
e. Pendekatan kepatuhan
f. Pendekatan manajemen berdasarkan sasaran
2) Peralatan riset SDM
a. Wawancara
b. Kuisioner dan survei
c. Analisis catatan
3) Catatan yang direview audit umumnya:
a. Catatan keamanan dan kesehatan pegawai
b. Tingkat absensi / perputaran pegawai
c. Rencana kegiatan yang disetujui
d. Pemberian kompensasi
e. Catatan seleksi dan penempatan internal, dll.
4) Informasi eksternal
5) Percobaan SDM
6) Laporan audit
7) Laporan untuk manajer operasi
8) Laporan untuk manajer dalam divisi SDM
9) Laporan untuk manajer divisi SDM
10) Isi dan cara penyusunan laporan audit
Laporan audit umumnya terdiri atas:
a. Judul
b. Daftar isi
c. Ringkasan dan kesimpulan, terutama untuk pimpinan eksekutif
d. Masalah pokok
e. Kesimpulan dan saran
f. Tubuh
g. Sumber data
h. Lampiran
G. Sumber Data, Prospek, dan Pendekatan Riset Audit SDM
Sumber data audit SDM
Sumber data yang digunakan untuk audit, diperoleh dari:
1) Pemeriksaan fisik
2) Konfirmasi
 3) Dokumentasi
4) Observasi
5) Pertanyaan pada klien
Prospek audit
1) Audit strategi perusahaan
2) Audit strategi kerja sama
3) Audit fungsi SDM
4) Audit kepuasan kerja
5) Prospek audit SDM di masa yang akan datang
Pendekatan riset audit SDM
1) Interview / wawancara
2) Informasi eksternal
3) Survei
4) Eksperimen SDM
5) Analisis sejarah
6) Audit internasional
Pendekatan audit SDM dengan riset
1) Applied Research (Riset Terapan)
2) Comparatif Approach (Pedekatan Komperatif)
3) Outside Authority Approach (Pendekatan Otoritas Pihak Luar)
4) Statistical Approach (Pendekatan Statistik)
5) Compliance Approach (Pendekatan Kepatuhan)
6) Management By Objective Approach (Pendekatan Manajemen Berdasarkan
Sasaran)
H. Instrumen Laporan Dan Rekomendasi Hasil Audit SDM
Instrumen Audit SDM
1) Wawancara
2) Kuesioner
3) Informasi eksternal
4) Analisis catatan
5) Eksperimen riset
6) Audit internasional

Laporan audit
 1) Laporan untuk manajer lini
2) Laporan untuk manajer SDM
3) Laporan untuk manajer sumber daya
Rekomendasi Hasil Audit
Rekomendasi hasil audit memuat temuan atas hasil audit yang dilakukan auditor.
Temuan bersifat negatif biasanya dibuat KDT (Kertas Data Temuan) oleh auditor
dijadikan laporan kepada institusi auditor.

6. Metode Perencanaan SDM

A. Teknik prediksi metode kuantitatif
Teknik prediksi metode kuantitatif antara lain:
1) Moving Average (Teknik Rata-Rata Bergerak)
2) Exponential Smoothing (Teknik Eksponen Penentu)
3) Trend Projection (Teknik Proyeksi Kecenderungan)
4) Regression (Teknik Regresi)
5) Linear Programming (Teknik Hubungan Linear)
6) Actuarial Model (Model Prakiraan Hambatan)
7) Probability Matrix (Teknik Matrik Peluang)
8) Simulation (Teknik Simulasi)
9) First-Order Markov Model (Model Markov Dengan Urutan Prioritas)
10) Semi Markov Model (Model Semi Markov)
B. Karakteristik Metode Kuantitatif
1) Biasanya digunakan perusahaan berskala besar dan menengah karena jumlah
pekerjaan / jabatan banyak dan bervariasi sehingga permintaan SDM akan besar
2) Ditunjang data SDM beberapa tahun ke belakang
3) Digunakan biasanya pada saat kondisi ekonomi normal
4) Pada perusahaan multinasional terdapat kendala yang disebabkan perbedaaan
budaya dalam menjalankan operasi bisnis
5) Teknik perhitungan kuantitatif tidak menyinggung kualitas SDM dan
kompetitifnya

C. Orientasi SDM
 Orientasi merupakan kegiatan yang dilaksanakan untuk memperkenalkan pegawai
baru dengan pegawai lama / manajemen secara menyeluruh sesuai hierarki
perusahaan.
Tujuan pelaksanaan orientasi:
1) Mengenalkan pegawai baru dengan ruang lingkup perusahaan dan kegiatannya
2) Memberi informasi penting tentang peraturan, kebijakan, dan ketentuan
perusahaan
3) Menghindari kemungkinan timbulnya kekacauan yang dihadapi pegawai baru
atas tugas dan pekerjaan baru diserahkan kepadanya
4) Menghemat waktu, tenaga, dan biaya dengan memberi pengenalan awal
menyeluruh atas semua kegiatan perusahaan
5) Memberikan kesempatan kepada pegawai baru untuk menanyakan kesulitan
tentang tugas dan pekerjaan mereka, dll.

7. Analisis Dan Perencanaan Pekerjaan

A. Analisis Pekerjaan Sebagai Alat Perencanaan SDM
Analisis pekerjaan: perangkat dasar SDM
1) Analisis pekerjaan: proses sistematis untuk menentukan keterampilan, tugas, dan
pengetahuan yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan dalam organisasi
2) Pekerjaan: tugas yang harus dilaksanakan agar organisasi dapat mencapai
tujuannya
3) Posisi: kumpulan tugas dan tanggung jawab yang dilaksanakan oleh satu orang
4) Tujuan analisis pekerjaan, untuk mengetahui tentang:
a. Tugas mental dan fisik apa saja yang dilaksanakan pegawai?
b. Kapan pekerjaan diselesaikan?
c. Dimana pekerjaan diselesaikan?
d. Bagaimana pegawai melaksanakan pekerjaannya? Dll
5) Deskripsi pekerjaan: dokumen yang memberi informasi berkenaan dengan tugas,
kewajiban, dan tanggung jawab dari pekerjaan
6) Spesifikasi pekerjaan: dokumen menjelaskan spesifikasi minimum yang dapat
diterima dan harus dimiliki seseorang agar dapat menjalankan pekerjaan tertentu
Jenis data yang dikumpulkan melalui analisis pekerjaan:
1) Aktivitas kerja
2) Aktivitas berorientasi pegawai
 3) Mesin, perkakas, peralatan, dan alat bantu kerja yang digunakan
4) Hal berwujud dan tidak berwujud yang berhubungan dengan pekerjaan
5) Hasil kerja
6) Konteks pekerjaan
7) Persyaratan pribadi untuk pekerjaan
B. Pentingnya Analisis Jabatan
Secara sistematis, analisis pekerjaan mengumpulkan data dan membuat pertimbangan
semua informasi penting yang berhubungan dengan pekerjaan tertentu.
Analisis jabatan terdiri atas job dan analysis. Istilah yang ada hubungannya dnegan
analisis jabatan: tugas, posisi, habatan, okupasi, uraian jabatan, persyaratan jabatan,
dan evaluasi jabatan.
C. Prinsip Dan Jenis Analisis Pekerjaan
Prinsip Analisis Pekerjaan:
1) Analisis pekerjaan harus memberi semua fakta penting yang ada hubungannya
dengan pekerjaan.
2) Analisis pekerjaan harus memberi fakta yang diperlukan untuk bermacam-macam
tujuan.
3) Analisis pekerjaan harus sering ditinjau dan diperbaiki. Dalam perusahaan besar,
pekerjaan tidak statis dan sering mengalami perubahan.
4) Analisis pekerjaan harus menunjukkan unsur pekerjaan paling penting di antara
beberapa unsur pekerjaan dalam tiap pekerjaan.
5) Analisis pekerjaan harus memberi informasi teliti dan dipercaya sehingga
diperlukan pelayanan dari ahli.
Jenis analisis pekerjaan:
1) Analisis pekerjaan untuk menentukan syarat mental yang dibutuhkan pegawai
agar berhasil melaksanakan pekerjaan.
2) Analisis pekerjaan untuk menentukan langkah yang harus ditempuh dalam
mengerjakan pekerjaan kepada pegawai baru.
3) Analisis pekerjaan untuk menentukan nilai tiap pekerjaan secara adil.
4) Analisis pekerjaan untuk mempermudah pegawai pada pekerjaan tertentu, dengan
maksud menghilangkan gerakan pegawai yang tidak perlu.

D. Manfaat informasi analisis pekerjaan

 1) Untuk menentukan tugas dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan pegawai
yang diserahi pekerjaan.
2) Untuk menentukan basis rasional bagi struktur kompensasi, tunjangan, dan
insentif lain.
3) Untuk menilai tantangan lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan individu.
4) Sebagai pedoman merekrut, menyeleksi, dan menempatkan SDM dalam
perusahaan.
5) Sebagai dasar mengembangkan pegawai melalui pendidikan dan pelatihan, dll
E. Proses penyelenggaraan analisis pekerjaan
Proses dan prosedur analisis pekerjaan
1) Tahap Persiapan
a. Mempelajari visi, misi, tujuan dan sasaran perusahaan
b. Mempelajari struktur organisasi, kebijakan, peraturan dan berbagai pedoman
perusahaan
c. Menentukan program yang memerlukan analisis pekerjaan di bidang
kelembagaan, ketatalaksanaan, dan kepegawaian
d. Menyusun formulir analisis pekerjaan dan petunjuk cara penyajiannya
e. Menyiapkan tenaga analisis pekerjaan, dll
2) Mengumpulkan Data
a. Wawancara: untuk mendapat informasi pekerjaan
b. Daftar pertanyaan: untuk mendapat informasi pekerjaan, terutama apabila
populasi pekerjaan yang diliput luas
c. Pengamatan: cara mengumpulkan informasi tentang pekerjaan dengan
pembicaraan dicatat sistematis
d. Buku catatan harian: digunakan untuk mencatat kegiatan sehari-hari
3) Pengolahan Data
Data yang terkumpul melalui tempat metode pengumpulan data, dilanjutkan
pengolahan data dan penyusunan draf awal deskripsi pekerjaan.
4) Diskusi Hasil Pengolahan Data
Penyusunan draf / konsep deskripsi pekerjaan, berisi beberapa informasi
pekerjaan, oleh penganalisis dikonsultasikan dengan penyelia / pengarah dari
masing-masing unit kerja responden di forum diskusi.

F. Deskripsi Pekerjaan dan Spesifikasi pekerjaan

 1) Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan: pernyataan tertulis menguraikan fungsi, tugas, wewenang,
tanggung jawab, kondisi kerja dan aspek lain, serta hubungan lini ke atas dan ke
bawah.
2) Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan akan memberi petunjuk karakteristik pegawai yang
diperlukan untuk memangku jabatan / melaksanakan pekerjaan tertentu.
G. Desain Pekerjaan
Desain kerja: fungsi penetapan kegiatan kerja individu / kelompok pegawai secara
organisasional. Tujuannya mengatur penugasan kerja yang memenuhi kebutuhan
organisasi, teknologi, dan keperilakuan. Desain pekerjaan mempengaruhi kualitas
kehidupan kerja, tercermin pada kepuasan individu pemegang jabatan.
H. Tujuan analisis pekerjaan
Tindakan yang diperlukan MSDM untuk mencapai tujuan yang didasarkan informasi
analisis pekerjaan:
1) Evaluasi peran lingkungan terhadap pekerjaan individu
2) Kaji kembali kemungkinan ada persyaratan kerja yang usang
3) Ciptakan peraturan yang dapat menguntungkan semua pihak
4) Rancang kebutuhan SDM masa depan, dll

8. Sistem Informasi SDM (SISDM)

A. Arti dan Pentingnya Sistem Informasi SDM (SISDM)
Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM): prosedur sestematik
pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan, perolehan kembali dan validasi berbagai
data tertentu yang dibutuhkan suatu organisasi/perusahaan tentang SDM, kegiatan
SDM, dan karakteristik satuan kerja. Sistem ini disebut sistem informasi SDM,
sistem pemrosesan data SDM, dan lain-lain. SISDM digunakan untuk mendukung
berbagai kegiatan berkaitan SDM organisasi.
Sistem informasi SDM harus dirancang untuk menyediakan informasi yang
memiliki karakteristik:
1. Tepat waktu: manajer harus memiliki akses informasi mutakhir.
2. Akurat: manjer harus dapat mengendalikan akurasi/ketepatan informasi yang
disediakan.
3. Ringkas: manajer dapat menyerap sekaligus sejumlah besar informasi pd suatu
 saat.
4. Releven: manajer hanya menerima informasi yang dibutuhkan dalam situasi
tertentu.
5. Lengkap: manajer hendaknya menerima informasi utuh/lengkap, bukan
informasi sebagian/persial.
6. Employe self service (ESS): proses mengotomatiskan transaksi yg sebelumnya
bersifat padat karya bagi pegawai dan profesional SDM.
7. Manager serf service (MSS): menggunakan perangkat lunakdan jaringan
perusahaan utk mengotomatiskan proses SDM berbasis kertas yang memerlukan
persetujuan manajer, penyimpanan/input dokumen, dan proses yg menunjang
pekerjaan manajer.
8. Konsep perencanaan pekerjaan: proses menentukan tugas spesifik utk
dikerjakan, metode yg dipakai menjalankan tugas, cara pekerjaan berhubungan
dg pekerjaan lain dlm organisasi.
9. Pemerkayaan pekerjaan: perubahan muatan dan tingkat tanggung jawab
pekerjaan sehingga memberi tantangan besar bagi pegawai.
10. Perluasan pekerjaan: meningkatkan jumlah tugas yang harus dikerjakan pegawai,
di mana semua tugas berada pada tingkat tanggung jawab yang sama.
11. Rekayasa ulang: pemikiran ulang mendasar dan perancangan ulang redikal dari
proses bisnis untuk mencapai peningkatan dramatis dalam ukuran kinerja
kontemporer, seperti biaya, kualitas, layanan, dan kecepatan.
B. SISDM Berbasis Komputer
Sistem informasi SDM: setiap pendekatan yang tertata dan sistematis untuk
memperoleh informasi releven, tepat waktu sebagai dasar pengambilan keputusan di
dibidang SDM.
Adopsi e-Hr (e-HUMAN resourches) dapat dilakukan karena:
1. Pendekatan layanan SDM
2. Pemangkasan biaya dan efesiensi operasi
3. Menyediakan layanan

Manfaat SISDM berbasis komputer:

1. Meningkatkan ases terhadap data SDM
2. Melancarkan dan membakukan proses
3. Menyediakan data konsisten dan akurat
4. Menciptakan profil internal lebih baik bagi divisi SDM

Fungsi dasar SISDM berbasis komputer:

1. Menyimpan data pribadi pegawai, termasuk riwayat karier/pekerjaan kualifikasi
dan kompetensi, serta catatan cuti dan ketidak hadiran.
2. Menyimpan data pekerjaan pegawai termasuk tingkat/jenjang jabatan, gaji dan
maslahat, jam kerja, lokasi,uraian jabatan/defenisi peran.
3. Membuat laporan ringkas berbagai aspek informasi.

SISDM harus dirancang untuk menyediakan informasi yang memiliki

karakteristik:
1. Tepat waktu: manajer harus memiliki akses informasi mutahir.
2. Akurat: manajer harus dapat mengendalikan akurasi/ketepatan informasi yang
disediakan.
3. Ringkas: manajer dapat menyerap sekaligus sejumlah besar informasi pada suatu
saat.
4. Releven: manajer hanya menerima informasi yang dibutuhkan dalam situasi
tertentu.
5. Lengkap: hendaknya manajer menerima informasi utuh/lengkap, bukan
informasi sebagian/persial.

Realisasi kegiatan perencanaan SDM

1. Hasil analisis pekerjaan (deskripsi, spesifikasi, standar pekerjaan) dijadika acuan
dalam perencanaan SDM agar volume dan beban kerja sesuai dengan kualifikasi
SDM supaya produktifitas tetap tinggi.
2. Kegiatan rekrutmen (internal & eksternal) berpedoman pada jumlah dan
kualifikasi yang ditetapkan dalam perencanaan SDM.
3. Kegiatan seleksi calon pegawai harus sesuai dengan kualifikasi dan berlangsung
objektif.

Sistem informasi sember daya manusia merupakan pendekatan yang dilakukan

organisasi untuk memperoleh informasi releven dan tepat sebagai dasar pengambilan
keputusan SDM. Keseluruhan proses dalam menghimpun, mencatat, menyimpan,
menganalisis, dan melengkapi atau menghimpun kembalali data SDM untuk
melayani pihak berwenang menggunakannya dalam upaya mewujudkan eksistensi
organisasi/perusahaan.
Karakteristik SISDM
1. Data base
Mencangkup elemen data penting dan dibutuhkan secara internal dan eksternal.
Dirancang secara baik untuk memberi manfaat optimal bagi organisasi.
2. Data entry
Pemasukan data secara seleksi sehingga menghasilkan informasi sesuai
kebutuhan organisasi.
3. Retrivel
Memberi informasi kepada pengguna secara: tepat waktu, akurat, singkat,
releven,dan lengkap.
4. SISDM
Kelompok yang bertanggung jawab terhadap keberhasilan SISDM, bertugas
menjamin keberanaran data, memutakhirkan data periodik, dan menjaga
kerahasiaan data.
5. Kualitas data
Berhubungan dengan akurasi,ketersediaan dan ketepatan waktu, dan kejelasan.
Kebutuhan tingkat akurasi data dapat dinilai dari kebutuhan organisasi apabila
data kurang akurat.

Langkah merancang SISDM

1. Mempelajari sistem yang baik
2. Mengembangkan informasi yang dibutuhkan pimpinan
3. Mengembangan sistem informasi baru
4. Memilih perangkat software dan hardware

Beberapa kesalahan dalam merancang SISDM

1. Sistem informasi melayani semua fungsi dan pegawai dalam waktu bersamaan.
2. Ahli SDM dalam perancangan SISDM belum banyak.
3. Dalam organisasi terdapat sistem terpisah.
4. Sistem terlalu kompleks dan tidak berorientasi kepada pemakai.
5. Manajemen organisasi tidak mendukung.