Kelas Percepatan Karir

BELAJAR PENGGUNAAN
MS OFFICE UNTUK
MENJADI SEKRETARIS

Manfaat MS Office
Microsoft Excel
Aplikasi ini banyak berfungsi di bidang pekerjaan yang yang membutuhkan
perencanaan budget, penginputan data dan pelaporan pekerjaan.

Microsoft Word
Digunakan untuk melakukan komunikasi tertulis ke sesama pekerja ataupun
klien. Aplikasi ini juga berperan penting bagi perusahaan saat membuat memo,
draft laporan, dan surat-surat lainnya.

Microsoft Powerpoint
Digunakan untuk menyampaikan materi atau gagasan secara verbal/langsung
dengan dukungan fitur audio, video, gambar dan animasi.
FUNGSI
DASAR
Chapter I

SPREADSHE
ET
Data Entry
Ada dua macam data yang dapat dimasukkan ke setiap sel, yaitu:
1. Nilai tetap, seperti teks, angka, tanggal, hingga waktu.
2. Formula/rumus yang dapat digunakan untuk operasi lainnya.

Catatan:
1. Bilangan pecahan decimal secara default menggunakan titik (.) dan bukan
koma (,) jika kita menggunakan format Bahasa Inggris. Cara merubah format
Bahasa bisa melalui Start -> Control Panel -> Regional and Language
Option.
2. Penulisan Formula dengan titik koma (;) digunakan jika setting komputer anda
memakai default Bahasa Indonesia. Jika Bahasa Inggris maka tanda koma (,).
3. Bilangan pecahan (misalnya ½) bisa dilakukan dengan mengetik bilangan
bulat, kemudian ketik bilangan pecahannya, contoh (0 1/2). Jika langsung
diketikkan 1/2 maka akan dibaca sebagai tanggal.
4. Bilangan dengan notasi ilmiah, misalnya 3.56E+2 (E+2 berarti 102)
Sort dan Filter

FUNGSI LEFT, MID, RIGHT, CONCATENATE

LEFT: mengambil beberapa karakter teks dari arah kiri atau dari awal sebuah teks
Rumus: =LEFT(text; [num_chars])

MID: mengambil beberapa karakter di tengah teks

Rumus: = MID(text; start_num, num_chars)

RIGHT: mengambil sejumlah karakter dari akhir teks atau dari arah kanan ke kiri
Rumus: =RIGTH(text; [num_chars])

CONCATENATE: menggabungkan teks dari beberapa cell ke satu cell tertentu

Rumus:
=CONCATENATE(B2; " “; C2)
=CONCATENATE(“Harga Barang “; C2)
 FUNGSI LEFT, MID, RIGHT, CONCATENATE

Catatan
1. Tanpa spasi yang ditulis antar beberapa entri terpisah, maka entri text akan dijalankan bersamaan.
2. Simbol operator perhitungan (&) memungkinkan Anda menggabungkan item teks tanpa harus
menggunakan sebuah fungsi.

FUNGSI DAN
FORMULA
Kelas Percepatan Karir - Excel

BAR
 SUM : Formula untuk penjumlahan
Rumus Excel SUM ini memiliki fungsi utama
untuk mencari penjumlahan atau
menjumlahkan angka.

Rumus yang bisa digunakan:

=C2+C3+C4+C5+C6+C7
=SUM(D2:D7)

Pengurangan, Perkalian, dan Pembagian

Pengurangan (operator -): =C2-D2
Perkalian (operator *): =C2*D2
Pembagian (operator /): =C2/D2

SUMIF : Penjumlahan dengan satu kriteria tertentu

Penting: Kriteria teks atau kriteria apa pun yang mencakup simbol logika atau matematika
harus disertakan dalam tanda kutip ganda ("). Jika kriteria adalah numerik, tanda kutip ganda
tidak diperlukan.
 SUMIFS : Penjumlahan dengan kriteria lebih dari satu

Penting:
1. Pastikan argumen Criteria_range harus berisi jumlah baris dan kolom yang sama seperti
argumen sum_range.
2. Jika hasil menunjukkan angka nol , pastikan Creteria 1, 2 berada dalam tanda kutip.

COUNT, COUNTA, COUNTIF, COUNTIFS

COUNT: menghitung jumlah cell yang berisi angka.
Rumus: =COUNT(value1;[value2];..]

COUNTA: menghitung jumlah cell yang tidak kosong dalam suatu rentang.
Rumus: =COUNTA(value1;[value2];..]

COUNTIF: menghitung jumlah cell, pada suatu range yang memiliki satu kriteria tertentu.
Rumus: =COUNTIF(range; criteria)

COUNTIFS: menerapkan kriteria ke sel di beberapa rentang dan menghitung berapa kali
semua kriteria terpenuhi.
Rumus: =COUNTIF(range; criteria)
AVERAGE, AVERAGEIF, AVERAGEIFS, MIN, MAX
AVERAGE: menghitung nilai rata-rata (aritmetika)
Rumus: =AVERAGE(number1;number2)

AVERAGEIF: Menghitung nilai rata-rata dari semua sel dalam range yang memenuhi kriteria.
Rumus: = AVERAGEIF(range; criteria; [average_range])

AVERAGEIF: Menghitung nilai rata-rata dari semua sel dalam range yang memenuhi beberapa kriteria
sekaligus.
Rumus: = AVERAGEIFS(average_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], ...)

MIN: Mencari angka terkecil dalam serangkaian nilai

Rumus: = MIN(number1;number2)

MAX: Mencari angka terbesar dalam serangkaian nilai

Rumus: = MAX(number1;number2)
FUNGSI
LOGIKA
Kelas Percepatan Karir - Excel
FUNGSI IF
Fungsi IF merupakan salah satu fungsi paling populer di Excel, yang memungkinkan
Anda membuat perbandingan logis antara nilai dan perkiraan (TRUE/FALSE)

Rumus: IF(logical_test; value_if_true; [value_if_false])

=IF(A2>B2,"Melebihi Budget","OK")

Secara ideal, pernyataan IF harus berlaku terhadap kondisi minimal, seperti

Pria/Wanita, Ya/Tidak/Mungkin, misalnya, namun terkadang Anda mungkin perlu
mengevaluasi skenario lebih kompleks yang membutuhkan penumpukan* lebih dari
3 fungsi IF secara bersamaan. Maksimal scenario yang bisa ditumpuk adalah 64.

FUNGSI IF BERTINGKAT
Fungsi IF bertingkat akan digunakan saat Anda memerlukan pencarian kondisi,
dimana apabila suatu kondisi sudah terpenuhi, dia tidak akan melanjutkan
pencariannya lagi.

Rumus:
IF(logical_test; value_if_true; IF(logical_test; value_if_true; [value_if_false]))
IFS(logical_test1, value_if_true1, [logical_test2, value_if_true2],…)

Catatan:
• Jika suatu kondisi_logika suatu argumen dievaluasi dan menghasilkan nilai selain
TRUE atau FALSE, fungsi ini akan mengembalikan kesalahan #VALUE! .
• Jika tidak ada kondisi TRUE yang ditemukan, fungsi ini akan menghasilkan
kesalahan #N/A.
CONTOH

FUNGSI IF – OR
Fungsi IF-OR digunakan untuk menjalankan suatu rumus tertentu, apabila salah
satu kondisi terpenuhi.

Rumus:
IF(OR(Logical1; Logical2;…); value_if_true; [value_if_false])

Misalkan: Dari lamaran dan test karyawan, yang akan diterima hanya yang memiliki
ijasah S1 atau hasil test diatas 80. Tentukan siapa saja yang akan diterima.
FUNGSI IF – AND
Fungsi IF-AND digunakan untuk menjalankan suatu rumus tertentu, apabila semua
kondisi terpenuhi.

Rumus:
IF(AND(Logical1; Logical2;…); value_if_true; [value_if_false])

Misalkan: Dari lamaran dan test karyawan, yang akan diterima hanya yang memiliki
ijasah S1 dan hasil test diatas 80. Tentukan siapa saja yang akan diterima.

FUNGSI IF – OR - AND
Ketiga IF-OR-AND juga bisa digunakan secara bersama-sama dalam kasus-kasus
tertentu jika diperlukan.

Rumus:
IF(AND(OR(Logical1; Logical2;…); value_if_true; [value_if_false])

Misalkan: Dari lamaran dan test karyawan, yang akan diterima hanya yang memiliki
ijazah SMK atau S1 dan hasil test diatas 80. Tentukan siapa saja yang akan diterima.
FUNGSI
LOOKUP DAN
Chapter IV

PIVOT
HLOOKUP - VLOOKUP
Gunakan HLOOKUP jika nilai perbandingan terletak di sebuah baris di bagian atas
tabel data, dan Anda ingin mencari ke beberapa baris tertentu di bawahnya.
Gunakan VLOOKUP jika nilai perbandingan terletak di kolom sebelah kiri data yang
ingin dicari.

Rumus:
HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])
VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Catatan:
Range Lookup akan berisi TRUE atau FALSE. Nilai ini akan menentukan apakah
HLOOKUP/VLOOKUP kita mencari data sama persis atau mendekati.
Jika berisi TRUE/dikosongkan -> mencari data yg mendekati
Jika berisi FALSE -> mencari data yang sama persis, jika tidak ditemukan akan ditulis #N/A

CONTOH HLOOKUP & VLOOKUP

VLOOKUP – LEFT – MID – RIGHT

Contoh:
Penggunaan VLOOKUP
untuk melihat Supplier,
Merek, atau Rasa dari SKU
number

VLOOKUP DARI KIRI

Fungsi MATCH mencari item tertentu di rentang sel

Rumus: =MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])
 VLOOKUP DENGAN DUA KRITERIA PENCARIAN

Contoh:
Penggunaan VLOOKUP
untuk mencari harga
barang tertentu pada toko
tertentu.

PIVOT TABLE
Pivot Table adalah sebuah tabel interaktif yang dalam waktu singkat bisa menampilkan ringkasan
data dalam jumlah yang besar dan melakukan kalkulasi pada setiap item yang dibutuhkan dengan
menggunakan cara perhitungan sesuai kebutuhan.
FUNGSI PIVOT TABLE
1. Menyajikan data dengan beberapa tampilan yang berbeda dari sumber data yang sama
2. Memindahkan field pada berbagai lokasi yang berbeda
3. Menentukan field atau kolom mana saja yang akan ditampilkan dalam penyajian laporan
atau ringkasan data
4. Melakukan kalkulasi atau mengumpulkan field-field data aritmatika dalam beberapa cara
(SUM, COUNT, AVERAGE, dan lain-lain)
5. Melakukan filter untuk menampilkan nilai-nilai data yang mana saja yang akan ditampilkan
6. Membuat laporan dalam bentuk lain dari sebuah pivot table yang telah dibuat
7. Membuat pivot chart dari sebuah pivot table yang telah ada

PERSIAPAN DATA
1. Pastikan tidak ada baris atau kolom yang kosong pada range data yang akan anda buat
sebagai sumber data pivot table.
2. Setiap kolom pada data sumber harus mempunyai nama yang unik (unique header name).
3. Hindari penggunaan merge cell pada header tabel sumber data anda.
4. Tipe data pada setiap kolom harus sama. Jangan campur angka dan huruf.

SUMBER DATA
CARA MEMBUAT PIVOT TABLE
FUNGSI
DASAR
Chapter V

MS WORD

FONT &
PARAGRAPH
Document Formatting – MS Word
Pengeditan Teks dan Pengaturan Font

3
1 2

Tips Menambahkan Font Baru ke dalam Microsoft Word

Membuat Daftar Angka & Bullets
1 3
Membuat Daftar
• Untuk membuat daftar dengan awalan
angka, ketik 1 dan titik (.), spasi, kemudian 2
teks yang ingin ditulis. Word akan otomasi
membuat daftar dengan angka di
depannya.
• Jika ingin membuat daftar dengan bullets,
ketik (*) dan spasi sebelum teks nya. 2 Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod
tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim
veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea
commodo consequat. Duis aute irure dolor in reprehenderit in voluptate velit
Untuk mengakhiri daftar yang ada silahkan esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint occaecat cupidatat
tekan enter hingga nomor/bullets berhenti. non proident, sunt in culpa qui officia deserunt mollit anim id est laborum.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do

Membuat Daftar dari Teks yang sudah ada
1. Pilih dan block teks yang ingin anda ubah
menjadi daftar.
2. Pilih Home > Bullets atau Home >
Numbering
eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim
3 ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut
aliquip ex ea commodo consequat. Duis aute irure dolor in
reprehenderit in voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla
pariatur. Excepteur sint occaecat cupidatat non proident, sunt in
culpa qui officia deserunt mollit anim id est laborum.

STYLES &
THEMES
Document Formatting – MS Word
Menggunakan Styles & Themes

Theme dan Styles digunakan untuk membuat dokumen anda terlihat lebih professional dengan format yang
seragam. Anda tidak perlu mengubah warna, ukuran huruf, efek (bold, italic, underline) satu per satu dengan
metode manual

Styles

Themes
Styles

1
2
1 2 3 4

1
 1 2

3
 4

PAGE &
LAYOUT
Layout & Desain – MS Word
1
3
2

1 2

1
 Header, Footer, Page Number
Header Footer Page Number
MENAMBAHKA
N OBJEK
Layout dan Desain – MS Word

TERTENTU
1
2
 Quick Parts
Auto Text Document Properties
Contoh Sebelum dan Sesudah Formatting

Before After
FITUR MAIL
MERGE
Kelas Percepataan Karir – MS Word

Apa itu fungsi Mail Merge?

Mail Merge adalah fitur yang memungkinkan anda untuk membuat sekumpulan dokumen yang “dipersonalisasi” untuk
setiap penerima. Misalnya: formulir/surat yang dipersonalisasi untuk menyapa setiap penerima dengan nama masing-
masing. Jadi, anda tidak perlu membuat beberapa file surat untuk masing-masing orang, apabila isi dokumennya sama.

Fitur mail merge memperlukan sumber data, seperti data, spreadsheet excel, atau database yang memuat informasi yang
dibutuhkan. Contoh nya adalah sebagai berikut:
 Mail Merge dengan Sumber Data: Excel
Berikut ini adalah hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan data di Excel untuk Mail Merge:
1. Pastikan nama kolom di spreadsheet anda cocok dengan field name yang ingin anda masukkan ke dalam mail merge.
Contoh: Jika anda ingin menyapa pembaca dengan nama depan mereka di dokumen tersebut, anda memerlukan
kolom terpisah antara nama depan dan nama belakang.
2. Pastikan semua data ada di sheet pertama dari file excel anda.
3. Apabila entri data yang ingin dibaca adalah persentase, mata uang, dan kode pos, maka pastikan format datanya sudah
benar di spreadsheet, sehingga MS Word dapat membaca nilainya.
4. File excel yang dijadikan sumber data harus disimpan di drive yang sama dalam laptop/computer anda.
5. Pastikan data yang mau digunakan sudah final/lengkap sebelum menghubungkan antara file spreadsheet dengan MS
Word anda.
1
2
 2

1
FUNGSI
DASAR
Chapter VI

POWERPOIN
T

SLIDE FORMATTING
Kelas Percepataan Karir – MS PowerPoint

Kompetensi Dasar
1. Menambahkan Slide Baru
2. Memilih Layout Slide
3. Menampilkan Gridlines & Ruler
4. Menambahkan section/bagian
 2

1
STYLES & THEMES
Kelas Percepataan Karir – MS PowerPoint

Kompetensi Dasar
1. Mengubah Themes
2. Memilih Styles
3. Mengubah Master Slide
1 1

Q
TRANSISI, ANIMASI,
TRIGGER
Kelas Percepataan Karir – MS PowerPoint

Kompetensi Dasar
1. Mengubah transisi slide
2. Menambahkan Animasi
3. Memberikan trigger
 Tampilkan Gambar

Sembunyikan Gambar
SLIDE SHOW
Kelas Percepataan Karir – MS PowerPoint

SETTING
Kompetensi Dasar
1. Menjalankan presentasi (manual/ otomatis)
2. Memahami toggle/tombol saat melakukan presentasi
3. Menampilkan presenter screen dan notes pada slide
4. Rehearse & Record Presentasi
PENGGUNAA
N MS OFFICE
DALAM
Chapter VII

KARIR

Bidang Administrasi

Administrasi Surat Menyurat

1. Perlu mencatat nomor surat
2. Mengganti beberapa variable dalam surat
menyurat
Bidang Sumber Daya Manusia

Lingkup Pekerjaan Sumber Daya Manusia

1. Surat-menyurat
2. Menghitung rekap absensi dan penggajian
3. Memeriksa kelengkapan administrasi karyawan
4. Melakukan penilaian kinerja karyawan

Rekap Absensi Penggajian

Kelengkapan Administrasi Karyawan

Penilaian Karyawan
MEMBUAT
DAFTAR ISI
Contoh Kasus MS Word
MEMBUAT VIDEO
DENGAN PPT
Kelas Percepataan Karir – MS PowerPoint
Terima
Kasih!
Frederick Yocie G. S

Ada
Pertanyaan?