BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Surat adalah alat komunikasai penyampaian informasi secara tertulis

dari satu pihak ke pihak lain.Informasi yang disampaikan tersebut dapat berupa
pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, pemikiran,
sanggahan, kritikan dan sebagainya. Bila suatu surat mendapat jawaban atau
balasan maka terjadilah hubungan surat menyurat yang sering di sebut
korespondensi.Peranan surat menyurat sangat penting dalam suatu
organisasi,baik organisasi kecil, sedang,ataupun besar.Surat berfungsi sebagai
alat informasi tertulis mengenai suatu hal tertentu secara jelas dan tertulis dan
harus terinci.Surat sebagaialat komunikasi dapat mencapai tujuanya.Surat
harus ditulis dengan menggunakan bahasa yang mudah dimengerti,jelas,dan
terang mengenai maksud dan terangnya.
Setiap surat masuk yang di terima dan surat keluar yang dikirim oleh
suatu organisasi pemerintah atau swasta mempunyai nilai yang sangat
penting,baik sebagai alat komunikasi,sebagai pusat ingatan,sebagai bukti
otentik dan sekaligus dapat menunjukkan dinamika atau kegiatan hidup suatu
kantor atau organisasi. Oleh karena itu pengelolaan atau penanganan surat
masuk dan keluar harus dilakukan setepat-tepatnya sehingga selalu dapat diiluti
proses perkembanganya.

B. RUANG LINGKUP KEGIATAN

Adapun ruang lingkup kegiatan selama melaksanakan Pendidikan Sistem

Ganda (PSG) di Kantor CAMAT JANGKANG adalah sebagai berikut, antara lain:

1. Tugas Utama

1. Mengarsipkan surat masuk

2. Mengarsipkan surat keluar

1
 3. Menerima surat masuk

4. Mengarsipkan proposal dan surat rekomendasi

2. Tugas Tambahan

1. Mengawasi petugas kebersihan di lapangan

2. Membantu menyalurkan atau membagikan kartu KKS ( KARTU

KELUARGA SEJAHTERA )

C. METODE DOKUMENTASI HASIL LAPORAN

1. Metode Pengumpulan Data (Dokumentasi)

Secara umum, saya menggunakan metode ilmiah (saintifik),

dengan beberapa langkah-langkah, yaitu:

a. Mengamati, saya melakukan kegiatan pengamatan terhadap suatu

fenomena tertentu dengan indera (melihat, mendengar, mencium,

meraba, dan merasa), serta dapat juga ditunjang dengan bantuan

alat tertentu;

b. Menanya, saya merumuskan pertanyaan tentang hal-hal baru yang

belum diketahui terkait fenomena yang diamati;

c. Mengumpulkan Informasi, saya mengumpulkan data/ informasi

melalui sumber-sumber tertentu untuk menjawab rumusan

pertanyaan yang telah dibuat sebelumnya;

d. Menalar/ Mengasosiasi, saya menggunakan data/ informasi yang

telah didapat untuk menemukan jawaban atau menarik kesimpulan;

2
 e. Mengomunikasikan, saya menyampaikan jawaban (kesimpulan)

terhadap pertanyaan baik secara lisan maupun tulisan.

2. Teknik Pengumpulan Data (Dokumentasi)

Teknik yang digunakan oleh saya dalam pengumpulan data, yaitu:

a. Observasi

b. Wawancara

c. Dokumentasi

d. Penyajian Data

3. Alat Pengumpulan Data (Dokumentasi)

a. Camera

b. Handphone genggam

c. Buku

d. Pulpen dan pensil

D. TUJUAN

1. Membuat aplikasi yang memudahkan pencatatan arsip dan pencarian arsip.

2. Mencegah hilangya surat hilang.

3. Meminimalisir terjadinya kesalahan salah tulis penomoran surat.

4. Merubah dokumen surat masuk dan keluar yang awalnya hardcopy menjadi

softcopy sehingga tidak lagi membutuhkan ruang yang besar untuk

melakukan penyimpanan.

3
E. MANFAAT

Seorang mengelola surat masuk dan surat keluar dengan baik,dapat membantu

meningkatkan kinerja suatu kantor karena distrilasi surat tepat sasaran.

Berikut ini adalah beberapa manfaat surat masuk dan surat keluar :

1. Surat masuk dan surat keluar akan tercatat dengan baik

2. Prosedur penanganan surat jelas dan dapat dijalankan dengan baik

3. Surat masuk akan disimpan dan dikelola dengan baik sehingga mudah

ditemukan ketika diperlukan.

4. Seringkali ada surat masuk yang bersifat rahasia.dengan penanganan surat

yang baik maka kerahasiaan akan tetap terjaga.

4
 BAB II
PEMBAHASAN

A. GAMBAR UMUM
Kecamatan jangkang termasuk wilayah kabupaten sanggau provinsi kalimantan
barat kecamatan jangkang memiliki 11 desa diantaranya :
1. Desa Balai Sebut 7. Desa Selampung
2. Desa Empiyang 8. Desa Semirau
3. Desa Jangkang Benua 9. Desa Semombat
4. Desa Ketori 10. Desa Tanggung
5. Desa Pisang 11. Desa Terati
6. Desa Sape
Kecamatan jangkang memiliki luas mencapai ± 1.589,2 m² batas wilayah
bagian utara berbatasan dengan kabupaten sintang, pada bagian timur
berbatasan dengan kecamatan kapuasn dan mukok, bagian selatan berbatasan
dengan kabupaten sekadau sedangkan bagian barat berbatasan dengan wilayah
kecamatan bonti dan noyan.

B. VISI DAN MISI DU/ DI

1. Visi
“TERWUJUDNYA PELAYANAN YANG BERKUALITAS,
AMANAH DAN BERTANGGUNG JAWAB”
2. Misi
1. Meningkatkan kualitas aparatur pelayanan yang santun,disiplin dan
profesional;
3. Memberikan pelayanan prima dan profesional dengan di dukung oleh
sarana dan prasarana yang memadai;
4. Meningkatkan partisipasi masyarakat dalam pelayanan publik.

5
C. STRUKTUR DU/ DI

STURKTUR ORGANISASI KANTOR CAMAT JANGKANG

6
 BAB III
HASIL KEGIATAN

A. RINCIAN PELAKSANAAN KEGIATAN

Pada bagian ini, saya akan menjabarkan secara lebih rinci tentang
pelaksanaan kegiatan berdasarkan pengalaman dan hasil dokumentasi dari saya
sendiri. Berikut ini merupakan rincian pelaksaan kegiatan Pendidikan Sistem
Ganda (PSG) yang telah dilaksanakan oleh saya di KANTOR CAMAT,
Kecamatan JANGKANG, Kabupaten SANGGAU, Provinsi KALIMANTAN
BARAT.

1. Kegiatan Bulan Juli s.d Agustus 2021

a. Nama Peserta Didik : Rademtus Rodet
b. NISN : 0035457803
c. Kelas : XII OTP 1
d. Alamat : Dusun Kolo,Desa Empiyang,Kec Jangkang
e. Asal Sekolah : Smk Kristen Ekklesia Kembayan
f. Pembimbing Sekolah : Yupita,S.Sos
g. Tempat PSG : Kantor Camat Jangkang
h. Pembimbing DU/ DI : Yuliana Ernawati,S.Kom

Tabel 3.1. Rincian Kegiatan PSG di Bulan Juli s.d Agustus 2021

NO Hari/Tanggal/Tahun Bagian/Divisi Jenis dan Urut Kegiatan Absen Ket

1. Mengarsipkan surat
1 Kamis , 01 Juli 2021 Kesra   Masuk
masuk dan keluar
1. Kerja bakti di kantor
2 Jumat , 02 Juli 2021 Kesra   Masuk
camat jangkang
3 Sabtu , 03 Juli 2021 Libur
4 Minggu , 04 Juli 2021 Libur
1. Upacara Bendera di
Kantor Camat Jangkang
5 Senin , 05 Juli 2021 Kesra 2. Mencatat Surat masuk   Masuk
dan mengarsipkan surat
masuk

7
 1. Mengarsipkan
6 Selasa , 06 Juli 2021 Kesra rekomendasi pengajuan   Masuk
gereja
1. Mengarsipkan
7 Rabu , 07 Juli 2021 Kesra rekomendasi pengajuan   Masuk
PAUD
1. Mengarsipkan surat
masuk
8 Kamis , 08 Juli 2021 Kesra   Masuk
2. Mengfotocopy surat
3. Mencatat surat keluar
1. Kerja bakti mengambil
9 Jumat , 09 Juli 2021 Kesra bambu bersama staf-staf   Masuk
camat di hutan
10 Sabtu , 10 Juli 2021 Libur
11 Minggu , 11 Juli 2021 Libur
1. Mengelola surat masuk
dan mengarsipkan
12 Senin , 12 Juli 2021 Kesra Masuk
proposal dan
rekomendasi gereja.  
1. Mencatat surat keluar
13 Selasa , 13 Juli 2021 Kesra dari kantor camat Masuk
jangkang kekantor desa  
Kesra 1. Mengarsipkan surat
14 Rabu , 14 Juli 2021 Masuk
masuk  
Kesra 1. Mengarsipkan surat
15 Kamis , 15 Juli 2021 masuk Masuk
2. Mengelola surat keluar  
16 Jumat , 16 Juli 2021 Kesra Masuk
1. Kerja bakti  
17 Sabtu , 17 Juli 2021 Libur
18 Minggu , 18 Juli 2021 Libur
1. Upacara
19 Senin , 19 Juli 2021 Kesra 2. Mengarsipkan surat Masuk
keluar  
20 Selasa , 20 Juli 2021  
1. Mengelola arsip lama
21 Rabu , 21 Juli 2021 Kesra 2. Mengarsipkan surat Masuk
masuk dari SD  
1. Mencatat mengarsipkan
22 Kamis , 22 Juli 2021 Kesra surat masuk dari Masuk
TK/PAUD  
1. Kerja bakti
2. Mengelola surat keluar
dari kantor camat ke
23 Jumat , 23 Juli 2021 Kesra Masuk
Bank BRI untuk
pembukaan rekening
untuk bantuan sembako  

8
24 Sabtu , 24 Juli 2021 Libur
25 Minggu , 25 Juli 2021 Libur
1. Mencatat surat keluar
26 Senin , 26 Juli 2021 Kesra 2. Mengarsipkan Masuk
rekomendasi Gereja  
1. Mengelola data-data
lansia sekaligus
27 Selasa , 27 Juli 2021 Kesra mengantar data-data Masuk
lansia Desa Empiyang,
Kecamatan Jangkang  
1. Mengarsipkan surat
28 Rabu , 28 Juli 2021 Kesra Masuk
masuk  
1. Mendampingi/mengawa
si petugas kebersihan di
lapangan
29 Kamis , 29 Juli 2021 Kesra Masuk
2. Mengarsipkan surat
masuk dari puskesmas
balai sebut  
Tidak
30 Jumat , 30 Juli 2021
    Masuk
31 Sabtu , 31 Juli 2021 Libur
1 Minggu , 01 Agustus 2021 Libur
1. Membantu mencari
kayu bersama staf
camat, untuk persiapan
2 Senin , 02 Agustus 2021 Kesra Masuk
menyambut hari
kemerdekaan indonesia
(HUT RI KE 76)  
1. Mengarsipkan surat
msuk dari desa ketori,
3 Selasa , 03 Agustus 2021 Kesra Masuk
laporan umat beragama
desa ketori.  
1. Mengarsipkan surat
masuk dari desa danPMI
(Palang Merah
Indonesia) Kab.
4 Rabu , 04 Agustus 2021 Kesra Masuk
Sanggau.
2. Mencatat surat keluar
dari kantor camat
jangkang  
1. Membantu membagikan
5 Kamis , 05 Agustus 2021 Kesra kartu KKS (kartu Masuk
keluarga sejahtera)  
Tidak
6 Jumat , 06 Agustus 2021 Kesra
    Masuk
7 Sabtu , 07 Agustus 2021 Libur
8 Minggu , 08 Agustus 2021 Libur

9
 1. Upacara di kantor camat
Jangkang
9 Senin , 09 Agustus 2021 Kesra Masuk
2. Mengarsipkan surat
masuk  
Tidak
10 Selasa , 10 Agustus 2021 Kesra
    Masuk
11 Rabu , 11 Agustus 2021     libur
1. Membantu membagikan
12 Kamis , 12 Agustus 2021 Kesra kartu KKS (kartu Masuk
keluarga sejahtera)  
1. Kerja bakti
membersihkan lapangan
untuk persiapan
menyambut HUT RI ke
13 Jumat , 13 Agustus 2021 Kesra 76 Masuk
2. Mengirim mengantar
surat keluar ke pada
pemerintah desa
empiyang  
14 Sabtu , 14 Agustus 2021 Libur
15 Minggu , 15 Agustus 2021 Libur
Kesra 1. Mengarsipkan proposal
16 Senin , 16 Agustus 2021 rekomendasi PAUD Masuk
2. Mengarsipkan  
Kesra 1. Ikut Upacara penaikan
bendera merah putih
17 Selasa , 17-Agust-21
memperingati HUT RI  Masu
ke 76   k
Kesra 1. Ikut rapat LPTQ
(lembaga
pengembangan tilawtil
18 Rabu , 18-Agust-21
qur’an)
2. Mengarsipkan surat  Masu
masuk   k
Kesra  Masu
19 Kamis , 19-Agust-21
1. Mengetik makalah   k
Kesra  Tidak
20 Jumat , 20-Agust-21
    Masuk
21 Sabtu , 21-Agust-21 Libur
22 Minggu , 22-Agust-21 Libur
Kesra 1. Mengawasi petugas
23 Senin , 23-Agust-21 kebersihan di lapangan
kec.jangkang    Masuk
Kesra 1. Mengarsipkan surat
24 Selasa , 24-Agust-21
masuk    Masuk
Kesra 1. Mengarsipkan surat
25 Rabu , 25-Agust-21
masuk    Masuk
26 Kamis , 26-Agust-21 Kesra 1. Mengawasi petugas    Masuk

10
 kebersihan di lapangan
kec.jangkang
Kesra 1. Kerja bakti
27 Jumat , 27-Agust-21 2. Mencatat data –data Masuk
sekolah sekecamatan
28 Sabtu , 28-Agust-21 Libur
29 Minggu , 29-Agust-21 Libur
Kesra 1. Mengarsipkan surat
30 Senin , 30-Agust-21
masuk    Masuk
31 Selasa , 31-Agust-21 Kesra
1. Mengelola surat masuk    Masuk

BAB IV

11
 PENUTUP

A. KESIMPULAN
Berdasarkan proses kegiatan yang saya laksanakan selama 2 bulan
saya mendapatkan pembahasan bab sebelumnya sesuai dengan data-data yang
saya peroleh, surat merupakan barometer pada suatu instansi, oleh sebab itu di
kantor camat jangkang surat berfungsi sebagai alat kelengkapan camat dalam
mendukung aktivitas instansinya.
 Praktek kerja industri digunakan untuk mengukur kemampuan siswa
dalam teori yang sebelum dipraktekan dalam bidang perkantoran.
 Kegiatan prakerin melatih siswa untuk menjadi pribadi yang bertanggung
jawab dalam melaksanakan tugas.
 Apa yang diperoleh di tempat praktek selama melaksanakan tugas adalah
sebagai bekal dunia kerja.

B. SARAN DAN HARAPAN

Saya memberi saran untuk menggunakan microsoft office (word atau
excel ) atau sofware administrasi yang mendukung penggunaan ini dilakukan
agar mempermuda pencairan kembali arsip – arsip yang telah disimpan. Untuk
tugas yang lain saya merasa sudah terstruktur dengan baik dan segala kegiatan
yang dilakukan di kantor camat jangkang pada dasarnya sudah ada ketentuan
standarisasinya sehingga masing-masing bagian pun melakukan tugasnya
sesuai dengan ketentuan yang berlaku di kantor camat jangkang.

12