ISSN 2085 - 2215

PENGELOLAAN ANGGARAN HUMAS

oleh

Wahjoe Mawardiningsih

Staff Pengajar Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik - Universitas Surakarta

A. Pengertian Humas

Kata “humas’ yang merupakan singkatan dari kata-kata hubungan masyarakat, sudah

tidak asing lagi bagi kita. Seperti asal katanya, maka pekerjaan humas banyak berhubungan

dengan “masyarakat”. Pengertian “masyarakat” dalam hubungan masyarakat, bisa merupakan

masyarakat kecil ataupun masyarakat luas dalam arti jumlah maupun jarak.

B. Penggolongan Humas

Pekerjaan kehumasan sangat penting bagi suatu organisasi, baik itu organisasi yang

mencari keuntungan ataupun tidak; bagi organisasi yang masih baru ataupun lama;

organisasi yang baru muncul, sedang berkembang ataupun sudah mapan dalam

pertumbuhannya.. Terlebih bagi organisasi yang memang bergerak untuk mendapatkan laba

dari hasil operasional sehari-harinya, maka pekerjaan-pekerjaan yang berbau humas dirasa

sangat penting.

Kategori humas bisa dikelompokkan menjadi dua menurut posisi humas itu berada,

yaitu:

a. Humas internal:

Para petugas humas yang bekerja pada suatu organisasi/perusahaan/instansi, yang mana

humas di sini merupakan suatu bagian dalam struktur organisasi/perusahaan/instansi

tersebut. Jadi di samping terdapat bagian humas dalam organisasi itu, juga terdapat

bagian-bagian lain yang juga berkompeten dengan baik. Untuk istilah, ada yang

57
 ISSN 2085 - 2215

menyebutnya bagian humas, departemen humas bahkan ada juga yang menyebut divisi

humas. Apapun istilahnya, pada dasarnya pekerjaan bagian humas sama, hanya variasi

kegiatan kehumasan akan berbeda tergantung kebijaksanaan pimpinan organisasi dan

pimpinan bagian humas itu sendiri.

b. Humas eksternal:

Para petugas humas yang bekerja pada suatu organisasi/perusahaan yang bergerak di

bidang jasa kehumasan dengan bertujuan salah satunya, yaitu mendapatkan laba selain

memberikan jasa pelayanan kehumasaan kepada para pelanggannya yang sering mereka

sebut sebagai klien..

C. Cakupan Pekerjaan Humas

Pekerjaan-pekerjaan humas yang dihadapi para petugasnya baik pimpinan humas

ataupun bukan, sesungguhnya ada banyak. Keragaman pekerjaan yang mereka tangani,

tergantung pula dari kebijakan pimpinan organisasi/perusahaan/instansi dimana mereka

bekerja, baik humas internal ataupun humas eksternal.

1. Humas internal

Pekerjaan-pekerjaan di bidang kehumasan, bagi humas internal bila dijabarkan

antara lain:

1. membina hubungan yang baik/harmonis dengan pihak-pihak di dalam organisasi.

pihak-pihak ini antara lain:

a) para pemilik organisasi/perusahaan

b) para karyawan dan keluarganya

2. membina hubungan yang baik/harmonis dengan pihak-pihak di luar organisasi, yaitu:

a) pemerintah (setempat/daerah/pusat)

58
 ISSN 2085 - 2215

b) masyarakat sekitar organisasi

c) para relasi

d) calon konsumen/calon klien

e) para konsumen/para klien

Pada intinya, pekerjaan para petugas humas adalah membuat citra

organisasi/perusahaan untuk selalu positif.:

- Bila dikategorikan bercitra negative, maka hal itu menjadi tugas pimpinan organisasi

dan bagian humas agar bisa merubah citra organisasi menjadi positif.

- Bila dikategorikan bercitra positif, tugas pimpinan dan bagian humas membuat citra

organisasi menjadi lebih positif, minimal tetap dalam posisi positif jangan sampai turun

menjadi negative.

Menurut paparan di atas, tertangkap dalam benak kita, seakan-akan pekerjaan di

bidang kehumasan sangat sederhana dan mudah. Pendapat ini tidak 100% salah. Jika

organisasi memang sudah dalam posisi mapan dalam segalanya, termasuk citra dan

keuangan; maka hal itu tidak terlalu merepotkan bagian humas untuk menunjang

kelancaran pelaksanaan tugas-tugasnya. Namun juga perlu diingat, ada pepatah

mengatakan, pekerjaan mempertahankan adalah lebih sulit daripada memperjuangkan

kesuksesan..

Maka, kegiatan-kegiatan kehumasan tetap harus dijalankan dengan penuh

perhitungan. Jangan sampai karena merasa organisasi dalam posisi “aman”, aktivitas-

aktivitas yang dilaksanakan berjalan dengan tanpa persiapan yang mapan.

Kegiatan-kegiatan kehumasan perlu ketelitian dari perencanaan hingga

pelaksanaan bahkan saat evaluasinya juga. maka sering kita temui pada organisasi-

organisasi atau perusahaan-perusahaan besar terdapat bagian dalam organisasi itu yang

59
 ISSN 2085 - 2215

khusus menangani pekerjaan-pekerjaan humas yang terdiri dari tenaga-tenaga humas yang

terlatih..

2. Humas eksternal

Humas eksternal ada yang menyebutnya biro humas, konsultan humas. Untuk

memudahkan saya menjelaskan humas eksternal, untuk selanjutnya, saya akan menyebut

dengan istilah biro humas saja.

Sebaiknya kegiatan pelayanan yang diberikan kepada para klien, jangan

menyimpang dari garis kebijaksanaan yang telah ditetapkan pimpinan biro humas. Pada

dasarnya, dari awal berdiri suatu biro humas, sudah menentukan arah atau jenis

pelayanannya yang akan diberikan kepada para kliennya kelak.

Sebagai contoh, ada biro humas yang khusus mengarahkan pelayanan di bidang

konsultasi komunikasi, ada yang melayani di bidang konsultasi manajemen dan lain-lain.

Ada perbedaan yang tegas antara humas internal dan biro humas, yaitu pelayanan

kepada pihak lain untuk biro humas adalah fleksibel tergantung kesepakatan antara biro

humas dengan kliennya. Biasanya para klien yang datang ke biro humas sudah dalam

kondisi “sakit”, maka pihak biro humas yang biasanya telah memiliki jaringan kerjasama

dengan pihak-pihak lain yang cukup professional, akan menangani masalah kehumasan

yang dihadapi klien-kliennya dengan professional juga.

D. Perencanaan Anggaran Kegiatan Kehumasan

Mengetahui dalam dunia humas terdapat dua kelompok besar yaitu humas internal

dan biro humas seperti yang telah saya sampaikan di atas, maka dalam penerapan

perencanaan anggaran keuangan juga agak berbeda, disesuaikan dengan rencana pekerjaan.

60
 ISSN 2085 - 2215

Kegiatan menjalankan dan mengontrol anggaran perlu memperhitungkan pendekatan

atau persepsi manajemen umum terhadap pengeluaran untuk kegiatan-kegiatan humas. Maka

penting untuk mengaitkan pengajuan anggaran dengan rencana-rencana kegiatan yang akan

datang..

1. Anggaran humas internal

Dalam pengajuan anggaran pada saat menjelang pergantian tahun, sebaiknya tetap

berpijak pada pengajuan dan pemakaian riil dari anggaran tahun terakhir yang berjalan dan

rencana kegiatan yang akan datang dengan berpijak pada prediksi kemungkinan situasi

yang akan datang.

Umumnya, departemen keuangan akan menerbitkan panduan yang mencakup hal-hal

seperti factor inflasi standar yang dapat dimasukkan ke dalam perhitungan anggaran, atau

target pengeluaran biaya yang harus dilakukan. Jika berharap dapat memperoleh lebih

banyak uang dari yang dinyatakan dalam panduan, kepala bagian atau manajer departemen

humas harus mempunyai argumen yang bagus.

Saat menganggarkan biaya untuk staf dan pimpinan humas, perlu dicantumkan item-

item rinci seperti gaji, bonus, tunjangan, kendaraan, asuransi dan lain-lain termasuk

pengeluaran tak terduga. Namun biasanya departemen keuangan memberi petunjuk rincian

untuk hal ini.

Berikut contoh struktur anggaran depertemen humas pada tingkat korporasi

1. Gaji dan biaya karyawan

a. gaji, honor staf honorer, tunjangan-tunjangan, honor pelayanan jasa

b. asuransi-asuransi,

c. pelatihan dan pengembangan profesional

61
 ISSN 2085 - 2215

2. Biaya perjalanan

a. uang saku

b. biaya perjalanan, biaya taktis dalam perjalanan

c. biaya komunikasi

3. Perlengkapan kantor, jasa

a. pembelanjaan alat-alat tulis dan alat kantor

b. biaya perawatan, antara lain: telepon, ac, komputer

4. program komunikasi financial

a. laporan-laporan keuangan,

b. rapat umum tahunan, kunjungan dan rapat pialang dan pemegang saham

c. konsultasi komunikasi finansial

5. program hubungan dengan pemerintah

a. kunjungan dan acara kontak, konsultasi hubungan dengan pemerintah

b. jasa pemantauan

6. program komunikasi pemasaran

a. literatur produk, iklan produk

b. pameran, peluncuran produk, promosi penjualan

c. audiovisual produk,

7. program komunikasi internal

a. publikasi karyawan, penghargaan pada para karyawan

b. konferensi pengarahan karyawan dan manajemen

c. konsultasi komunikasi internal

8. program hubungan dengan masyarakat

a. open day, dan kegiatan komunitas lainnya

b. menjadi sponsor, membagi donasi

62
 ISSN 2085 - 2215

9. kegiatan korporasi

a. identitas korporasi, iklan

b. brosur, literature lain

Usahakan untuk menghindari memberi kejutan-kejutan yang tidak menyenangkan

pimpinan manajemen. Bila mengajukan pengeluaran tak terduga untuk sebuah inisiatif

baru, harus dipresentasikan rencana tersebut secara formal pada atasan dan tunjukkan

adanya biaya tambahan. Usahakan persetujuan formal untuk tambahan anggaran ini dan

pastikan mencatatnya pada suatu nota untuk sang manajer dan untuk departemen

keuangan.

Contoh alasan-alasan sah bagi pengeluaran tak terduga, antara lain:

a. dampak peraturan baru

b. peningkatan perpajakan

c. krisis manajemen komunikasi

d. komunikasi penarikan produk, program komunikasi di saat perusahaan memperoleh

penghargaan

e. perlindungan terhadap ancaman pengambilalihan

Kontrol keuangan yang sangat teliti bisa jadi akan lebih meningkatkan reputasi

pimpinan humas sebagai seorang manajer daripada ukuran kinerja lainnya.

Ada sepuluh tip utama untuk anggaran yang terpercaya:

1. tunjukkan control keuangan yang luar biasa

2. berikan perhatian yang besar tentang kepatuhan anggaran

3. jangan lupakan barang modal

4. miliki kewenangan yang tunggal dan jelas untuk setiap sumber biaya

5. simpanlah salinan seluruh tagihan yang anda setujui,

63
 ISSN 2085 - 2215

6. jangan terima beban pembayaran yang tidak disetujui

7. buatlah perkiraan pengeluaran secara konstan

8. dapatkan penawaran yang kompetitif dari para pemasok secara teratur

9. mintalah persetujuan tertulis untuk setiap perubahan anggaran

10. jangan beri kejutan anggaran yang tidak menyenangkan pada pimpinan

Jadi perlu ditetapkan prosedur-prosedur untuk menyusun dan mengontrol

anggran, berapapun besar atau kecilnya anggaran itu. Manajemen keuangan yang handal

akan lebih dari sekedar melaksanakan serangkaian prosedur dan mengorganisasikan

departemen humas sedemikian rupa, hingga dapat menghargai uang dengan bagus.

Banyak uang disia-siakan dalam program pemberian sponsor. Memang salah satu

tugas humas adalah menjadi penyandang dana bagi pihak lain atau menjadi sponsor.

Sebaiknya bagian humas benar-benar menguji seluruh kegiatan pensponsoran untuk

memastikan bahwa hal itu benar-benar ditargetkan pada khalayak yang penting dan

memposisikan organisasi/perusahaan dalam cara dan acara yang tepat.

Terkadang pula bagian humas terpaksa menjamu para tamu dengan biaya yang

cukup “wah” karena kehendak dewan direksi/pemilik organisasi, di sini petugas bagian

kehumasan harus pintar-pintar mengatur anggaran. Maka terkadang untuk

mengimbanginya, perlu dilakukan penyegaran terhadap acara

organisasi/perusahaan/korporasi dengan mencari ide-ide baru yang lebih segar dan

murah. Mengerjakan hal sederhana dengan baik adalah filosofi yang berguna untuk

menghemat banyak uang.

Perlu memastikan ke para staf, bahwa pemaksimalan nilai uang adalah ukuran

penting bagi kinerja mereka. Beri pujian yang tinggi pada tim untuk setiap ide

penghematan biaya yang cemerlang.

64
 ISSN 2085 - 2215

2. Anggaran biro humas

Berbeda dengan humas internal, perencanaan anggaran biro humas agak sulit

diprediksikan pada akhir pergantian tahun. Karena memang pekerjaan yang akan ditangani

oleh biro humas tidak bisa dipastikan pada tiap akhir tahun untuk perrencanaan yang akan

datang.. Hal ini tergantung dari pihak klien yang sangat berpengaruh terhadap konsep

keuangan biro humas.

Bisa jadi dalam satu tahun biro humas kebanjiran proyek karena banyak klien yang

harus dilayani, terkadang hanya satu atau dua klien yang datang. Satu klien yang akan

dilayanipun lama waktu pelayanan juga berbeda-beda tergantung dari kasusnya dan

kesepakatan penanganannya dengan pihak klien.

Maka isi beban anggaran apa saja yang akan dibutuhkan juga agak sulit

diprediksikan dari awal, jadi biro humas juga membutuhkan kas atau modal uang yang

tidak sedikit yang harus selalu ada, untuk cadangan bila sewaktu-waktu mendapatkan

proyek kehumasan dari klien namun baru mendapat uang muka yang sedikit atau bahkan

bisa jadi sama sekali belum menerima namun pekerjaan pelayanan harus segara

dilaksanakan.

Dan satu-satunya perbedaan yang substansial antara anggaran humas internal

dengan anggaran biro humas, yaitu adanya komponen laba masuk dalam perencanaan

anggarannya.

Ketika biro humas menghitung tarif pembayarannya per jam atau per hari,

biasanya ia menggabungkan pos pengeluaran umum utnuk upah dan gaji dengan biaya

operasional dan laba, tapi estiminasi material dan beban lain-lain dipisahkan karena pos

ini dibebankan tanpa keuntungan. Sumber penghasilan biro humas adalah juga jumlah jam

kerja, maka ada yang meminta imbalan per hari. Biaya per jam untuk setiap praktisi, meski

65
 ISSN 2085 - 2215

bernaung di bagay biro humas yang sama, bapi bisa bervariasi pendapatan mereka

tergantung tingkat keahliannya

Seperti juga pada humas internal, ada empat elemen yang pokok harus selalu ada,

yaitu:

a. tenaga kerja

b. biaya kantor

c. materi atau peralatan

d. biaya lain-lain.

Ad. a. pengeluaran untuk gaji atau honor tenaga kerja harus diperhitungkan semuanya

hingga mendetil. Para professional atau praktisi yang akan terlibat dalam proyek

harus diperhitungkan besar masing-masing dalam menerima gaji atau honornya

dalam sebuah proyek yang akan mereka kerjakan. Karena biasanya penerimaan

masing-masing tenaga yang bekerja terlibat dalam suatu proyek tidak sama dan

biasanya mereka menerima dalam jumlah besar dikarenakan penerimaan

pekerjaan mereka dituntut professional dan bersifat momental.

Ad. b. biaya-biaya kantor yang dimaksud antara lain, sewa gedung, biaya listrik,

asuransi, alat pendingin ruangan dan lain-lain

Ad. c. kebutuhan-kebutuhan yang berupa peralatan kantor untuk jumlahnya juga

tergantung dari lama dan jenis pelayanan. Pada suatu proyek mungkin dibutuhkan

banyak sekali tinta printer dan CD atau flash disk, namun pada proyek lain,

kebutuhan akan alat-alat tersebut sedikit sekali.

Ad. d. kebutuhan-kebutuhan yang bersifat insidential, masuk dalam kelompok ini. Antara

lain: ongkos perjalanan, sewa ruang hotel, ongkos menjamu tamu, biaya

audio/audio visual, dekorasi dan lain sebagainya.

66
 ISSN 2085 - 2215

E. perhitungan beban biaya

.Berikut contoh anggran sebuah program humas.

12 acara pertemuan rapat 12 x n jam x Rp n Rp n

12 news release 12 x n jam x Rp n Rp n

Acara peresmian gedung baru n jam x Rp n Rp n

Menyiapkan laporan dan pembukuan tahunan n jam x Rp n Rp n

Menyunting dan merencang jurnal internal

Triwulan 4 x n jam x Rp n Rp n

4 naskah feature 4 x n jam x Rp n Rp n

2 kaset wawancara untuk radio 2 x n jam x Rp n Rp n

Dana cadangan (10%) n jam x Rp n Rp n

-------------

Subtotal Rp nn

Perkiraan biaya material:

News release Rp n

Pencetakan laporan tahunan Rp n

Pencetakan jurnal internal Rp n

Prangko dan alat tulis Rp n

Kaset perekam wawancara Rp n

Biaya ekstra:

Acara peresmian gedung baru Rp n

Dana cadangan (10%) Rp n

------------

Total Rp nn

67
 ISSN 2085 - 2215

Analisis anggaran tersebut:

a. acara pertemuan rapat adalah serangkaian pertemuan bulanan antara pihak konsultan

dengan klien. Dimisalkan dalam akan berlangsung 12 kali pertemuan.

b. 12 x n jam x Rp n adalah total biaya atas penyelenggaraan 12 kali pertemuan yang

masing-masing berlangsung selama n jam, dimana biayaper jamnya adalah Rp n. Jika

tiap pertemuan berlangsung selama tiga jam, sedangkan biaya per jamnya adalah Rp

100.000,- maka total biaya pertemuan selama setahun:

12 x 3 jam x Rp 100.000,- = Rp 3.600.000,-.

Selanjutnya acara pertemuan yang nanti berlangsung harus diusahakan agar tidak

menyimpang dari batasan-batasan yang telah ditetapkan oleh anggaran tersebut. Namun

demikina, Rp 100.000,- tidak bisa dianggap sebagi tarif standart untuk industri humas,

karena jumlahnya bisa dua kali lebih besar.

c. Beban kerja keseluruhan terdiri dari pembuatan berita (news release) yang diperkirakan

mencapai satu buah untuk setiap bulannya; berbagai kegiatan pengorganisasaia ndan

penyelenggaraan acara peresmian gedung markas besar yang baru milik organisasi;

penulisan serta perancangan laporan dan pembukuan rutin tahunan; melakukan

penelitian, penulisan dan penerbitan empat buah artikel kolom iklan pada media massa

terkemuka; serta mengorganisir dan merekam dua buah wawancara yang sengaja dibuat

untuk disiarkan melalui stasiun radio atau televise setempat.

d. Untuk mewujudkan semua pekerjaan tersebut, diperlukan sekitar 500 jam kerja. Bila

tarifnya adalah Rp 100.000,- per jam, maka jumlah yang harus dibayarkan oleh klien

akan mencapai Rp. 50.000.000,-

Tarif konsultan humas di London cenderung mahal dari pada di negara Eropa lainnya.

Namun tarif di negara berkembang pada umumnya, relative masih murah. Di luar tarif

ini, klien masih harus membayar berbagai ongkos pengdaan materi dan pengeluaran

68
 ISSN 2085 - 2215

biaya ekstra lainnya. Sebagai angka perkiraan kasar, total biaya yang harus ditanggung

klien mencapai dua kali lipat dari jumlah tariff konsultan. Tentu saja angkanya bervariasi

antara satu tempat dengan tempat lain. Banyak factor yang turut mempengarhi, misal

tarif hotel, ongkos catering. Secara umum ditegaskan bahwa pos biaya yang terbesar

adalah untuk jam kerja konsultan.

e. Dana cadangan dalah sejumalah uang yang sengaja disediakan untuk berjaga-jaga

seandainya pengeluaran actual pada pos tertentu, karena berbagai sebab, melebihi

perkiraan semula. Ini sering terjadi karena factor yang tidak dapat dipastikan

sebelumnya, misal kenaikan haraga bahan.

f. Berdasar taksiran angka-angka biaya dalam anggaran tersebut, pihak klien dapat

mempertimbangkan untuk menyetujui anggaran tersebut, membelanjakan lebih banyak

atau lebih sedikit dana, melaksanakan program dalam anggaran yang telah disetujui,

memperbesar atau menurunkan anggaran. Pihak klien dan biro humas saling

mengetahui permasalahan, apa yang harus dilakukan, program apa yang seharusnya

dijalankan dan biro humas bertanggung-jawab untuk mampu melakukan fungsi humas

dengan kondisi seperti itu.

69
 ISSN 2085 - 2215

DAFTAR PUSTAKA

Jefkins Frank, 2003, edisi V, Public Relations, Penerbit Erlangga, Jakarta

Beard Mike, 2004, Edisi III, Manajemen Departemen Public Relation, Penerbit Erlangga,
Jakarta.

Adisaputro Gunawan dkk, 2003, Anggaran Perusahaan, BPFE Yogyakarta, Yogyakarta.

70