AKUNTANSI
2021
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI...................................................................................................................................1
A.AKTIVITAS SIKLUS PENGGAJIAN.......................................................................................6
1. Memperbarui Database Induk Penggajian............................................................................7
2. Menvalidasi Data Waktu Dan Kehadiran.............................................................................8
3. Menyiapkan Penggajian......................................................................................................10
4. Mengeluarkan Penggajian..................................................................................................13
5. Menghitung Dan Mengeluarkan Pajak Penghasilan Yang Dibayar Pegawai Serta Potongan
Pegawai Sukarela.......................................................................................................................15
B.OPSI OUTSOURCING: BIRO JASA PENGGAJIAN DAN ORGANISASI PENGUSAHA
PROFESIONAL............................................................................................................................16
DAFTAR PUSTAKA....................................................................................................................17
1
Siklus manajemen sumber daya manusia (MSDM/penggajian) – human resources
management (HRM)/payroll cycle adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pengolahan
data terkait yang terus-menerus berhubungan dengan mengelola kemampuan pegawai secara
efektif. Tugas-tugas yang lebih penting meliputi :
Tugas 1 dan 6 dilakukan hanya sekali pada setiap pegawao, sementara tugas 2 sampai 5
dijalankan berulang-ulang selama seorang pegawai bekerja untuk perusahaan tersebut. Pada
kebanyakan perusahaan, keenam aktivitas ini dibagi ke dalam dua sistem terpisah. Tugas 4,
kompensasi pegawai, merupakan fungsi utama sistem penggajian. Sistem MSDM menjalankan
lima tugas lainnya. Pada banyak perusahaan, kedua sistem tersebut dikelola secara terpisah.
Sistem MSDM biasanya merupakan tanggung jawab dari direktur sumber daya manusia,
sementara pengawas mengelola sistem penggajian. Meski demikian, sistem ERP
menggabungkan kedua set aktivitas tersebut.
Figur 15-1 menggambarkan bagian sistem ERP yang mendukung siklus MSDM/penggajian:
2
Keberhasilan sebuah organisasi bergantung pada pegawai yang memiliki kemampuan dan
pegawai yang memiliki motivasi karena pengetahuan dan kemampuan mereka memengaruhi
kualitas dari barang serta jasa yang diberikan ke pelanggan. Sistem manajemen pengetahuan
(knowledge management system) tidak hanya berjalan seperti seperti seuah petunjuk yang
mengidentifikasi area-area keahlian yang dimiliki oleh pegawai individu, tetapi juga menangkap
dan menyimpan pengetahuan tersebut, sehingga pengetahuan tersebut dapat dibagikan dan
digunakan oleh yang lainnya. Sebagai contoh, kantor konsultan professional sering menyediakan
jasa serupa ke banyak klien yang berbeda. Perangkat lunak manajemen pengetahuan
memungkinkan para konsultan untuk menyimpan solusi-solusi mereka terhadap masalah tertentu
dalam sebuah database yang dibagikan.
3
pengetahuan [knowledge management system] tidakhanya berjalan seperti sebuah petunjuk yang
mengidentifikasi area – area keahlian yang dimiliki pegawai individu, tetapi juga menangkap dan
menyimpan pengetahuan tersebut, sehingga dapat dibagikan dan digunakan oleh yang lainnya.
Sistem manajemen pengetahuan dapat secara signifikan meningkatkan produktivitas.
Ancaman umum utama yang dicantumkan dalam Tabel 15-1 merupakan data induk yang
tidak akurat atau tidak valid. Salah satu cara ntuk mengurangi ancaman ketidakakuratan
atau tidak validnya data induk, yaitu menggunakan berbagai pengendalian integritas
pemrosesan untuk meminimalkan risiko kesalahan input data.
Ancaman umum kedua dalam siklus MSDM/Penggajian adalah pengungkapan yang tidak
diotorisasi atas informasi sensitif, seperti gaji dan evaluasi kinerja untuk pegawai
individu.
Ancaman umum ketiga dalam siklus MSDM/Penggajian terkait dengan hilang atau
rusaknya data induk.
Ancaman umum keempat dalam siklus MSDM/Penggajian adalah mempekerjakan
pegawai yang tidak berkualifikasi atau bahkan seorang pencuri.
qAncaman umum kelima dalam siklus MSDM/Penggajian adalah pelanggaran atas
hukum dan peraturan terkait perekrutan dan pemecatan pegawai secara tepat.
4
5
A. AKTIVITAS SIKLUS PENGGAJIAN
6
Figur 15.3 menunjukkan aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian.
Setiap aktivitas menjelaskan bagaimana informasi diperlukan untuk menjalankan dan mengelola
aktivitas yang dikumpulkan, diproses dan disimpan.
PROSES
7
Figur 15-1 menunjukkan bahwa departemen MSDM bertanggung jawab untuk
memperbarui database penggajian untuk perubahan yang diajukan secara internal terkait
ketenagakerjaan, sedangkan departemen penggajian memperbarui informasi mengenai
tarif pajak dan potongan penggajian lainnya Ketika ia menerima pemberitahuan
perubahan dari berbagai unit pemerintahan dan perusahaan asuransi. Meskipun
penggajian diproses dalam batch mode, departemen MSDM memiliki akses online untuk
memperbarui database induk penggajian sehingga seluruh perubahan penggajian
dimasukkan secara tepat waktu dan secara tepat pula ditunjukkan dalam periode
pembayaran berikutnya.
8
PROSES
Bagi para pegawaiyang dibayar bedasarkan jam, banyak perusahaan
menggunakan kartu waktu (time card): untuk mencatat waktu kedatangan dan
keberangkatan pegawai setiap harinya. Para pegawai yang mendapatkan gaji tetap sering
mencatat pekerjaan tenaga kerja mereka dengan kartu waktu. Bahkan, para supervisor
mereka secara informal mengawasi kehadiran mereka dalam pekerjaan. Para profesional
pada organisasi jasa seperti KAP, kantor hukum, dan kantor konsultan dengan cara yang
sama melacak waktu yang mereka habiskan untuk melakukan berbagai tugas dan bagi
klien yang mana saja, mereka mencatat data – data tersebut dalam lembar waktu [time
sheet]. Para pemberi kerja/atasan menggunakan lembar waktu tersebut untuk menentukan
biaya dan secara akurat mengaihkan kepada para klien atas jasa yang telah diberikan
perusahaan.
9
3. Menyiapkan Penggajian
Langkah ketiga dalam siklus penggajian adalah menyiapkan penggajian (lingkaran 3.0
dalam Figur 15-3).
PROSES
Figur 15-4 menunjukkan urutan aktivitas-aktivitas untuk memproses penggajian.
Pertama, transaksi penggajian diedit dan transaksi yang divalidasi kemudian disortor
berdasarkan nomor pegawai. Jika organiasi memproses penggajian dari beberapa
divisi,setiap file transaksi penggajian juga harus digabungkan. Untuk setiap pegawai,
catatan file induk penggajian dan catatan transaksi yang terkait akan dibaca dan gaji kotor
akan dihitung. Semuakomisis, bonus, dan insentiflain yang berlaku juga dimasukkan
dalam perhitungan gaji kotor. Berikutnya, seluruh potongan penggajian dijumlahkan dan
totalnya digunakan untuk mengurangi gaju kotor, sehingga didapatkan jumlah gaji bersih.
Potongan penggajian terbagi 2, potongan pajak gaji [pajak penghasilan], dan potongan
sukarela [iuran dana pensiun, premi asuransi, kesehatan, dll].
Ketika gaji bersih dihitung, dasar yaer-to-date untuk gaji kotor, potongan, dan gaji
bersih dalam setiap catatan pegawai dalam file induk penggajian diperbaharui.
Berikutnya daftarpenggajian dan potongan dibuat. Daftar penggajian (payroll register)
atau register penggajian mencantumkan gaji kotor setiap pegawai, potongan penggajian,
dan gaji bersih dalam format multikolom. Daftar inijuga berlaku sebagai dokumendasi
pendukung untuk mengotorisasi transferdanake rekening pengecekan penggajian
organisasi. Daftar potongan (deduction register): memuat potongan-potongan sekarela
lainnya bagi setiap pegawai. Figur 15-5 menyajikan contoh dari dua laporan ini. Terakhir,
sistem mencetak cek gaji pegawai (atau faksimili, dalam kasus setoran langsung). Cek
gaji ini biasanya menyertakan sebuah laporan pendapatan (earning statement) yang
memuat jumlah gaji kotor, potongan dan gaji bersih untuk periode terkini serta total year-
to-date untuk masing-masing kategori.
Berikut menunjukkan urutan aktivitas-aktivitas untuk memproses penggajian:
10
Figur 15-5 contoh daftar penggajian dan daftar potongan:
11
Tabel 15-2 isi dan tujuan dari laporan MSDM/penggajian yang biasanya
dihasilkan:
12
4. Mengeluarkan Penggajian
Langkah berikutnya adalah pengeluaran nyata atas cek gaji ke pegawai (lingkaran 4.0
dalam Figur 15-3). Sebagian besar pegawai dibayar menggunakan cek atau setoran langsung
dengan jumlah gaji bersih kedalam rekening bank pribadi mereka.
PROSES
Setelah cek gaji disiapkan, petugas penggajian memeriksa dan menyetujui daftar
penggajian. Sebuah voucher pencairan kemudian disiapkan untuk mengotoriasai transfer
dan dari rekening pengecekan umum perusahaan ke rekening bank penggajinya. Voucher
pencairan tersebut kemudian digunakan untuk memperbarui buku besar. Setelah
memeriksa daftar penggajian dan voucher pencairan, kasir kemudian menyiapkan dan
menandatangani sebuah cek (atau mengajukan sebuah transaksi Electronic Funds
Transfer (EFT) yang mentransfer dana dari rekening bank penggajian perusahaan.
Setoran langsung adalah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya
pemrosesan penggajian. Para pegawai yang dibayar dengan setoran langsung biasanya
menerima sebuah salinan cek gaji yang mengindikasikan jumlah yang disetor bersama
dengan laporan pendapatan. Sistem penggajian tersebut harus menghasilakn
serangkaianfile setoran penggajian,satu untuk masing – masing bank dimana setoran
penggajian dibuat. Setoran langsung menyediakan penghematan kepada para atasan
dengan menghapus biaya pembelian, pemrosesan, dan pendistribusian cek kertas. Hal
tersebut juga mengurangi biaya bank dan biaya pos. Akhibatnya, sebagian besar
perusahaan sekarang menawarkan para pegawainya opsi atas pembayaran setoran tunai
dan mendorongnya untuk memilih bentuk pengiriman ini.
Sebagai tambahan, cek penggajian tidak boleh ditarik melalui rekening bank
umum organisasi. Sebagai gantinya untuk tujuan pengendalian, sebuah rekening
bankpenggajian yang terpisah harus digunakan [pengendalian 10.5]. dengan melakukan
hal tersebut, dapat membatasi dampak kerugian perusahaan terhadpat jumlah kas
dalamrekening penggajian terpisah. Hal ini juga mempermudah untuk merekonsiliasi
penggajian dan mendeteksi pemalsuan cek gaji. Pemisahan tugas [pengendalian 10.6]
adalah pengendalian penting lainnya. Oleh karena itu, petugas penggajian memiliki
tanggung jawab untuk mencatat penggajian, sedangkan kasir bertanggung jawab untuk
mendistribusikan cek gaji. Penting juga bahwa seseorang yang mendistribusikan cek gaji
atau mengotorisasi transaksi EFT untuk setoran langsung, ia tidak memiliki tugas terkait
MSDM/penggajian.
Penggunaan autentikasi multifaktor dan pengendalian dalin mempersempit akses
atas database induk penggajian [pengendalian 10.7]akan mengurangiresiko pembuatan
cek untuk pegawai fiktif. Selain itu, orang yang bertanggung jawab atas
pendistribusiancekgaji harus diminta untuk secara tegas mengindentifikasi setiap orang
yang mengambil cek gaji tersebut [pengendalian 10.8]. prosedur khusus sebaiknya
digunakan untuk menangani cek gaji yang tidak diklaim karena prosedur tersebut
mengndikasikan kemungkinan sebuah masalah.cek gaji yang tidakdiklaim harus
dikembalikan ke kantor bendahara untuk segera disetorkan kembali [pengendalian 10.9].
Cek gaji tersebut kemudian harus dilacak kembali ke catatan waktu dan dicocokkan
14
terhadap file induk penggajan pegawai untuk memverifikasi bahwa cek tersebut memang
sah.
PROSES
Para atasan harus membayar pajak social security sebagai tambahan terhadap
potongan dari cek gaji pegawai. Sebagai tambahan terhadap pengeluaran pajak yang
wajib, para atasan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa danalain yang
dikurangkan dari cek gaji pegawai dihitung dengan benar dan dibayarkan dengan tepat
waktu ke entitas yang sesuai. Pengurangan tersebut meliputi pembayaran yang diminta
pengadilan untuk tunjangan, dukungan anak, atau kebangkrutan.
15
B. OPSI OUTSOURCING: BIRO JASA PENGGAJIAN DAN
ORGANISASI PENGUSAHA PROFESIONAL
Biro jasa penggajian dan PEO biasanya menarik bagi bisnis kecil dan menengah karena
alasan berikut:
Mengurangi biaya.
Biro jasa penggajian dan PEO memanfaatkan skala ekonomi terkait dengan menyiapkan
cek gaji untuk sejumlah besar perusahaan.
Jangkauan manfaat yang lebih luas.
PEO menyetarakan biaya atas proses administrasi manfaat untuk seluruh kliennya.
Akibatnya, PEO memungkinkan perusahaan – perusahaan kecil untuk meminta
jangkauan manfaat sama luasnya dengan yang biasanya disediakan PEO untuk
perusahaan besar.
Pembebasan atas sumber daya komputer.
Sebuah biro jasa penggajian atau PEO mengeliminasi satu atau lebih aplikasi sistem
informasi akuntansi. Sumber daya komputer yang bebas tersebut kemudian dapat
digunakan diarea lain.
16
DAFTAR PUSTAKA
Romney, Marshall B., and Steinbart, Paul John. 2016. Sistem Informasi Akuntansi: Accounting
Information Systems. Ed. 13. Jakarta: Salemba Empat.
17