PEMROSESAN TRANSAKSI

Sistem Pemrosesan Transaksi (transaction processing system - TPS)

sebagai suatu kegiatan yang terdiri dari tiga subsistem utama yang disebut
siklus: siklus pendapatan, siklus pengeluaran, dan siklus konversi. Meskipun
setiap siklus melakukan tugas-tugas tertentu yang berbeda dan mendukung
tujuan yang berbeda, mereka berbagi karakteristik umum. Misalnya, ketiga siklus
TPS ini menangkap transaksi keuangan, mencatat dampak transaksi dalam
catatan akuntansi, dan menyediakan informasi tentang transaksi kepada para
pengguna untuk mendukung kegiatan mereka setiap hari. Selain itu, siklus
transaksi menghasilkan banyak data mentah yang berasal dari laporan
manajemen dan laporan keuangan.

SIKLUS TRANSAKSI

Terdapat tiga siklus akuntansi yang memproses sebagian besar aktiva

perusahaan: siklus pengeluaran, siklus konversi, dan siklus pendapatan. Siklus
ini terdapat pada semua jenis usaha-baik yang mencari keuntungan dan tidak
untuk keuntungan. Misalnya, setiap bisnis (1) menimbulkan pengeluaran dalam
pertukaran untuk sumber daya (siklus pengeluaran), (2) memberikan nilai tambah
melalui produk atau jasa (siklus konversi), (3) menerima pendapatan dari sumber
luar (siklus pendapatan).

1. Siklus Pengeluaran
Aktivitas bisnis dimulai dengan pemerolehan bahan baku, properti, dan
tenaga kerja melalui pertukaran dengan kas-siklus
pengeluaran (expenditure cycle). Terdapat subsistem-subsistem utama,
yaitu:
 Sistem pembelian/utang. Sistem ini mengenai kebutuhan untuk
memperoleh persediaan fisik (seperti bahan baku) dan melakukan
pemesanan ke pemasok. Saat barang diterima. Sitem mencatat
kejadian dengan meningkatkan persediaan dan mendirikan akun
hutang yang harus dibayar di kemudian hari.
 Sistem pengeluaran kas. Ketika kewajiban dibuat oleh sistem
pembelian jatuh tempo, sistem pengeluaran kas mengotorisasi
pembayaran, mengeluarkan dana ke pemasok, dan mencatatat
transaksi dengan mengurangi kas dan akun utang.
 Sistem penggajian. mengumpulkan data pemakaian tenaga kerja
dari setiap karyawan, meghitung gaji, dan mengeluarkan cek
PEMROSESAN TRANSAKSI

pembayaran kepada karyawan. Sistem pencarian yang

berhubungan dengan gaji, sebagian besar perusahaan memiliki
sistem yang terpisah untuk proses penggajian.
 Sistem aktiva tetap. sebuah perusahaan memproses transaksi
yang berkaitan dengan akuisisi, pemeliharaan, dan pelepasa aset
tetap. Ini adalah item yang relatif permanen yang secara kolektif
merupakan investasi keuangan terbesar sebuah organisasi.
Contoh aset tetap meliputi tanah, bangunan, furniture, mesin, dan
kendaraan bermotor.
2. Siklus Konversi
Sistem konversi terdiri atas dua subsistem utama, yaitu sistem produksi
dan sistem akuntansi biaya. Sistem produksi melibatkan perencanaan,
penjadwalan dan pengendalian produk fisik melalui proses produksi.
Sistem akuntansi biaya memantau arus informasi biaya yang berkaitan
dengan produksi. Informasi yang dihasilkan oleh sistem ini digunakan
untuk pengendalian persediaan, penganggaran, pengendalian biaya,
pelaporan kinerja dan keputusan manajemen.
3. Siklus Pendapatan
Perusahaan menjual barang jadi melalui siklus pendapatan (revenue
cycle), yang melibatkan penjualan tunai, penjualan kredit, dan
penerimaan kas setelah penjualan kredit. Transaksi siklus pendapatan
juga memiliki komponen fisik dan keuangan.
 Pemrosesan pesanan penjualan. Mayoritas penjualan bisnis
dilakukan secara kredit dan melibatkan tugas-tugas seperti
penyiapan pesanan penjualan, pemberian kredit, pengiriman
produk (atau pemberian jasa) kepada pelanggan, penagihan
pelanggan, dan pencatatan transaksi dalam akun-akun (piutang,
persediaan, pengeluaran, dan penjualan).
 Penerimaan kas. Pemrosesan penerimaan kas meliputi penagihan
kas, penyimpanan kas di bank, dan pencatatan peristiwa-peristiwa
ini dalam akun (piutang dan kas).
PEMROSESAN TRANSAKSI

PENCATATAN AKUNTANSI
1. Sistem Manual
Bagian ini menjelaskan tujuan dari setiap jenis catatan akuntansi yang
digunakan dalam siklus transaksi. Pembahsan akan dimulai dengan
catatan tradisional yang digunakan dalam sistem manual (dokumen,
jurnal, dan buku besar) dan kemudian memeriksa perangkat magnetisnya
dalam sistem berbasis komputer.
a. Dokumen
Sebuah dokumen memberikan bukti adanya peristiwa ekonomi
dan dapat digunakan untuk memulai proses transaksi. Ada tiga
jenis dokumen:
 Dokumen sumber. Peristiwa ekonomi menimbulkan
beberapa dokumen yang diciptakan pada awal (sumber)
transaksi. Ini disebut dokumen sumber (source document).
Dokumen ini digunakan untuk menangkap dan
menformalisasi data transaksi yang diperlukan untuk
memproses siklus transaksi.
 Dokumen produk. Dokumen produk (product document)
adalah hasil dari pemrosesan transaksi, bukan dokumen
yang memicu mekanisme proses.
 Dokumen perputaran. Dokumen perputaran (turnaround
document) adalah dokumen produk dari satu sistem yang
menjadi dokumen sumber dari sistem lainnya. Dokumen
perputaran berisi informasi penting tentang akun
pelanggan untuk membantu sistem penerimaan kas
memproses cek tersebut.
b. Jurnal
Sebuah jurnal adalah catatan secara kronologis. Pada titik tertentu
dalam proses transaksi, ketika semua fakta yang relevan tentang
transaksi diketahui, peristiwa dicatat dalam jurnal secara
kronologis. Dokumen adalah sumber utama dari data bagi jurnal.
Jurnal menyimpan catatan yang lengkap dari transaksi yang
diproses perusahaan sehingga menyediakan sarana untuk
membukukannya (posting) ke akun-akun. Terdapat dua jenis
jurnal:
PEMROSESAN TRANSAKSI

 Jurnal khusus digunakan untuk mencatat kelas transaksi

khusus yang muncul dalam volume besar. Transaksi
seperti ini dapat dikelompokkan dalam jurnal khusus atau
diproses secara efisien daripada yang dilakukan di jurnal
umum. Kebanyakan perusahaan menggunakan beberaoa
jurnal khusus, diantaranya jurnal penerimaan kas, jurnal
pengeluaran kas, jurnal pembelian, dan jurnal penggajian.
 Register. Istilah register mengacu pada jenis-jenis tertentu
dari jurnal khusus. Misalnya jurnal penggajian sering
disebut dengan register penggajian. Akan tetapi, kita juga
menggunakan istilah register untuk menunjukkan catatan
harian (log). Misalnya, register penerimaan adalah log
untuk semua penerimaan bahan baku atau barang dagang
yang dipesan dari pemasok.
 Jurnal umum. Perusahaan menggunakan jurnal umum
untuk mencatat transaksi yang jarang terjadi atau tidak
sama. Untuk praktisnya, kebanyakan perusahaan telah
mengganti jurnal umum mereka dengan voucher jurnal.
Pada dasarnya voucher jurnal adalah dokumen sumber
khusus yang berisis ayat jurnal tunggal yang menentukan
akun-akun buku besar umum yang dipengaruhi. Voucher
jurnal digunakan untuk mencatat transaksi rutin, transsaksi
nonrutin, ayat penyesuaian, dan ayat penutup. Total
voucher jurnal yang diproses ekuivalen dengan jurnal
umum.
c. Buku Besar
Buku besar (ledger) adalah buku akun keuangan, yang
mencerminkan pengaruh keuangan dari transaksi setelah
dibukukan dari berbagai jurnal. Jurnal menunjukkan efek
kronologis dari aktivitas bisnis, sedangkan buku besar
menunjukkan aktivitas per jenis akun. Buku besar menunjukkan
kenaikan, penurunan, dan saldo lancar dari setiap akun. Dua jenis
buku besar:
 Buku besar umum (general ledger) berisi informasi akun
perusahaan dalam bentuk rangkuman dari akun
PEMROSESAN TRANSAKSI

pengendali. Departemen buku besar umum memperbarui

catatan catatan tersebut dari voucher (tanda bukti) jurnal
yang disiapkan dari jurnal khusus dan sumber lainnya dari
seluruh lokasi perusahaan. Buku besar umum
menyediakan nilai tunggal untuk setiap akun pengendali,
seperti utang, piutang, dan persediaan. Informasi dengan
tingkat rangkuman tinggi ini memadai untuk pelaporan
keuangan, tetapi tidak berguna dalam mendukung
kegiatan operasi bisnis sehari-hari.
 Buku besar pembantu (subsidiary ledger) disimpan
dalam departemen akuntansi perusahaan. Buku besar ini
mencakup persediaan, utang, penggajian, dan piutang.
Pemisahan ini memungkinkan pengendalian dan dukungan
ke operasi dengan lebih baik. Selain menyediakan
informasi laporan keuangan, buku besar merupakan
mekanisme untuk memverifikasi keakuratan semua data
akuntansi yang telah diproses oleh sumber-sumber yang
terpisah. Dengan merekonsiliasi rangkuman saldo dari
akun buku besar pembantu, jurnal, dan akun pengendali
secara berkala, kelengkapan dan keakuratan pemrosesan
transaksi dapat dinilai secara formal.
2. Jejak Audit Digital
Catatan akuntansi yang dijelaskan sebelumnya memberikan jejak
audit untuk melacak transaksi dari sumber dokumen laporan keuangan.
Deri sekian banyak tujuan jejak audit, yang paling penting untuk akuntan
adalah audit akhir tahun.
Audit eksternal secara berkala mengevaluasi laporan keuangan
organisasi bisnis yang dimilki publik atas nama pemegang saham dan
pihak-pihak lain yang berkepentingan. Tanggung jawab auditor mencakup
peninjauan akun-akun dan transaksi tertentu untuk menentukan
validilitas, akurasi dan kelengkapannya.
Audit piutang dagang sering kali berisi prosedur yang disebut
konfirmasi. Hal ini melibatkan kontak dengan pelanggan tertentu untuk
menentukan apakah transaksi yang dicatat dalam akun benar-benar
terjadi dan bahwa pelanggan setuju dengan saldo yang dicatat. Informasi
PEMROSESAN TRANSAKSI

yang terdapat dalam sumber dokumen dan anak perusahaan account

memungkinkan auditor untuk mengidentifikasi dan menemukan
pelanggan yang dipilih untuk konfirmasi.
3. Sistem Proses Akuntansi Berbasis Komputer
a. Jenis File
Meskipun jejak audit dalam sistem berbasis komputer kurang bisa
diamati daripada sistem manual tradisional, jejak audit tetap ada.
Catatan akuntansi dalam sistem berbasis komputer disajikan
dalam empat jenis file magnetis yang berbeda.
 File master (master file), umumnya berisi data akun. Buku
besar umum dan buku besar pembantu adalah contoh dari
file master.
 File Transaksi adalah file sementara yang menyimpan
catatan transaksi yang akan digunakan untuk mengubah
atau memperbaharui data dalam file master. Pesanan
penjualan. Penerimaan persediaan, dan penerimaan kas
adalah contoh-contoh dari file transaksi.
 File referensi, menyimpan data yang digunakan sebagai
standar untuk memproses transaksi. Misalnya, program
penggajian dapat mengacu ke tabel pajak untuk
menghitung jumlah yang sebenarnya dari pajak yang
ditahan untuk transaksi penggajian.
 File arsip, berisi transaksi masa lalu yang dipertahankan
untuk referensi di masa depan. File arsip meliputi jurnal,
informasi penggajian periode sebelumnya, daftar nama
karyawan sebelumnya, catatan tentang akun yang
dihapus, dan buku besar periode sebelumnya.
b. Jejak Audit Digital
Sama jejak kertas, jejak audit digital memungkinkan penelusuran
transaksi. Auditor yang berusaha untuk mengevaluasi akurasidari
angka piutang yang dipublikasi dalam neraca dapat melakukan
langkah-langkah berikut ini:
a) Bandingkan saldo piutang dagang dalam neraca dengan
saldo akun pengendali piutang dagang di file induk.
PEMROSESAN TRANSAKSI

b) Rekonsiliasikan angka akun pengendali piutang dagang

dengan total akun pembantu piutang dagang.
c) Pilih sampel dari ayat-ayat yang diperbaharui pada akun
dibuku besar. Dari ayat-ayat jurnal berikut ini, identifikasi
dokumen sumber spesifik yang dapat ditarik dari file-file ini
dan diverifikasi.

TEKNIK DOKUMENTASI
Para akuntan menggunakan dokumentasi sistem secara rutin. Oleh sebab itu,
kemmapuan untuk mendokumentasikan sistem dalam bentuk grafik merupakan
keahlian penting yang harus dikuasai oleh para akuntan. Ada enam teknik
dokumentasi dasar yang diperkenalkan dalam bagian ini yaitu:
a. Diagram arus data (menggunakan simbol-simbol untuk menyajikan
entitas, proses arus data, dan penyimpanan data yan gberkaitan dengan
suatu sistem)
b. Diagram relasi entitas (teknik dokumentasi yang diguanakan untuk
menyajikan relasi entitas, entitas adalah sumber daya fisik, pelaku, yang
akan digunakan untuk mendapatkan data)
c. Bagan alir dokumen (digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen
dari sistem manual)
d. Bagan alir sistem (menggambarkan aspek-aspek komputer dalam sebuah
sistem)
e. bagan alir program (harus memiliki sebuah bagan alir program
pendukung yang mendeskripsikan logikanya)
f. Diagram tata letak (digunakan untuk mengungkapkan struktur internal
catatan yang merupakan file atau tabel database).

SISTEM PROSES AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER

Sistem akuntansi berbasis komputer dibagi menjadi dua kelompok besar: sistem
batch dan sistem real-time. Sejumlah konfigurasi alternatif terdapat dalam setiap
kelompok. Para desainer sistem mendasarkan pilihan konfigurasinya pada
berbagai pertimbangan.
PEMROSESAN TRANSAKSI

Perbedaan Karakteristik antar Pemrosesan Batch dan Real-Time

Metode Pemrosesan Metode Pemrosesan

Karakteristik Pembeda
Data Batch
Kerangka Waktu Terdapat jeda antara
Informasi waktu terjadinya kegiatan
ekonomi dengan waktu
pencatatannya
Sumber Daya Umumnya, lebih sedikit
sumber daya (peranti
keras, pemrograman,
pelatihan) yang dibutuhkan
Efisiensi Operasional Record tertentu diproses
setelah peristiwa terjadi
untuk menghindari
penundaan operasional
Data Real-Time
Pemrosesan dilakukan
ketika kegiatan ekonomi
terjadi
Lebih banyak sumber daya
yang dibuthkan daripada
pemrosesan batch
Semua record yang
berkaitan dengan peristiwa
diproses segera

SKEMA DATA CODING

1) Skema Data Coding
Dalam konteks proses transaksi, data coding melibatkan penciptaan
numerik sederhana atau kode abjad untuk mewakili fenomena ekonomi
yang kompleks yang memfasilitasi pengolahan data yang efisien
Sistem Tanpa Kode
Perusahaan memproses transaksi dalam volume besar yang serupa
dalam atribut dasar mereka. Tugas ini menjadi sangat sulit karena jumlah
atribut yang sama dan item dalam peningkatan kelas.
Sistem Dengan Kode
Masalah-masalah ini diselesaikan, atau setidaknya sangat berkurang,
dengan menggunakan kode untuk mewakili setiap item dalam
persediaan.
2) Klasifikasi Abjad dan Skema Pengkodean
Kode Berurutan
Seperti namanya, kode berurutan mewakili item dalam bentuk berurutan
(naik atau turun). Keunggulan, mendukung rekonsilliasi transaksi batch,
seperti perintah penjualan pada akhir proses. Jika sistem pemrosesan
transaksi mendeteksi kesenjangan dalam urutan nomor transaksi, ia
mengingatkan manajemen terhadap kemungkinan transaksi yang hilang
PEMROSESAN TRANSAKSI

atau salah tempat. Kekurangannnya adalah tidak membawa kandungan

informasi di luar pesanan mereka dalam urutan.
Kode Blok
Sebuah aplikasi umum kode blok adalah pembangunan akun.a
Keunggulannya yaitu memungkinkan untuk penyisipan kode baru dalam
blok tanpa harus mereorganisasi seluruh struktur kode. Kekurangannya
yaitu isi dari kode blok tidak mudah terlihat.
Kode Kelompok
Kode kelompok numerik digunakan untuk mewakili item yang kompleks
atau peristiwa yang melibatkan dua atau lebih dari data yang terkait.
Keunggulannya yaitu memfasilitasi sejumlah data yang beragam dalam
jumlah yang besar, mengizinkan analisis rinci dan pelaporan baik di
dalam kelas barang dan kelas yang berbeda dari item. Kekurangannya
yaitu cenderung berlebihan.
Kode Abjad
Kode abjad banyak digunakan untuk tujuan yang sama dengan kode
numerik. Keunggulannya yaitu kapasitas untuk mewakili sejumlah besar
item meningkat secara dramatis melalui penggunaan kode abjad murni
atau karakter abjad yang tertanam dalam kode numerik. Kekurangannya
yaitu (1) sebagai kode numerik, ada kesulitan rasionalisasi arti kode yang
telah ditetapkan secara berurutan, dan (2) pengguna cenderung
mengalami kesulitan menyortir catatan yang dikodekan dengan abjad.
Kode Mnemonic
Kode Mnemonic adalah karakter abjad dalam bentuk akronim dan
kombinasi lainnya yang menyampaikan hal yang berarti. Keunggulannya
yaitu skema pengkodean tidak memerlukan pengguna untuk menghafal.
Kekurangannya yaitu meskipun kode mnemonic berguna untuk mewakili
kelas item, mereka memiliki kemampuan terbatas untuk mewakili item
dalam kelas.