MANAGEMENT KOLEKSI

(Collection Management)

Manajemen Koleksi adalah pengorganisasian dan pembinaan yang mencakup prinsip-prinsip

pengembangan koleksi. Pemenuhan kebutuhan para pengguna sebagai tujuan utama, mengusahakan cara
alternatif pemerolehan dokumen dan informasi guna melengkapi koleksi yang telah ada.
Suatu proses informasi berupa mengumpulkan, komunikasi, koordinasi, perumusan kebijakan, evaluasi,
dan perencanaan. Proses ini, mempengaruhi keputusan tentang ketetapan akses ke sumber informasi
dalam mendukung kebutuhan intelektual pengguna perpustakaan. Pengembangan koleksi menjadi bagian
dari manajemen koleksi terutama berkenaan dengan keputusan tentang pengadaan koleksi perpustakaan.
manajemen koleksi adalah suatu istilah yang mewakili proses perencanaan suatu koleksi perpustakaan
atau lembaga informasi, yang meliputi aspek pengumpulan, pemeliharaan,komunikasi, koordinasi,
kebijakan, serta perawatan dan evaluasi dalam rangka mencapai target koleksi dari organisasi.
Tujuan manajemen koleksi adalah
1. Mengetahui mutu, lingkup dan kedalaman koleksi
2. Menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perpustakaan serta lembaga induknya
3. Mengikuti perubahan, perkembangan, sosial budaya, ilmu dan tekhnologi.
4. Meningkatkan nilai informasi
5. Mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi
6. Menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi

Manfaat manajemen koleksi

1. Membantu menetapkan metode untuk menilai bahan pustaka yang harus dibeli
2. Membantu merencanakan bentuk-bentuk kerja sama dengan perpustakaan lain, seperti pinjam antar
perpustakaan, kerjasama dalam pengadaan, dan sebagainya.
3. Membantu identifikasi bahan pustaka yang perlu dipindahkan ke Gudang atau dikeluarkan dari koleksi.
4. Membantu dalam merencanakan anggaran jangka panjang dengan menetapkan prioritas-prioritas dan
garis besar sasaran pengembangan
5. Membantu memilih cara terbaik untuk pengadaan.

INVENTARISASI
Kegiatan pencatatan data bahan pustaka yang diterima perpustakaan pada buku induk ataupun sarana
bantu lainnya. Kegiatan penerimaan dan inventarisasi merupakan dua kegiatan yang dilakukan secara
berkesinambungan.
Inventarisasi merupakan salah satu kegiatan yang penting di dalam pengelolaan dan pengembangan
koleksi perpustakaan, terutama yang berkaitan dengan komposisi subjek, efektivitas, jumlah koleksi dan
kondisi terkini.

Kegiatan atau pekerjaan dalam inventarisasi adalah sebagai berikut:

1. Pemeriksaan 2. Pengelompokkan 3. Pengecapan 4. Pencatatan
Manfaat Dan Tujuan Inventarisasi Perpustakaan
Untuk mengetahui jumlah, komposisi, dan keberadaan koleksi yang dapat diakses oleh pengguna,
sehingga mempermudah dalam pemanfaatannya. Dengan inventarisasi akan dapat diketahui lengkap
tidaknya koleksi yang terdapat di perpustakaan dilihat dari segi jumlah atau kelengkapan nomor/volume,
komposisi subjek, dan jenis literatur. berimbang dengan subjek lainnya perlu diupayakan penambahan
dengan materi yang lebih mutkhir, terlebih lagi jika sudah ada edisi terbaru agar dapat mengikuti
perkembangan ilmu dan teknologi

Tugas Dan Wewenang Bagian Inventarisasi Bahan Pustaka Sebagai Beikut:

1. Menetapkan jenis dan jumlah buku inventaris yang diperlukan.
2. Menetapkan macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventaris dan petunjuk pengisiannya.
3. Menetapkan dan melaksanakan pemberian tanda hak milik perpustakaan.

Prosedur Penerimaan Bahan Pustaka

1. Pemeriksa alat pengirim dan penerimanya. Jika sesuai baru dibuka kemasannya
2. Periksa kiriman apakah sesuai dengan surat pengantar dan daftar pesanan kita,dan sekaligus periksa
kondisi fisiknya,apakah dalam keadaan baik atau rusak.
3. Jika ada yamg tidak sesuai dengan pesanan,baik judul,pengarang, ISBN atau dalam keadaan
rusak,kiriman tersebut disisihkan dan dikembalikan ke pengirim disertai dengan surat permintaan
pergantian yang sesuai(klaim)
4. Untuk kiriman apakah sesuai dengan surat pengantar dan daftar pesanan serta kondisis fisiknya baik,
dibuatkan tanda terima dan kirimkan Kembali kepada pengirimnya sebagai bukti penerimaan.
5. Bahan pustaka terlebih dahuli diberi stempel kepemilikan dan stemple perpustakan.Stempel
kepemilikan paling tidak memuat keterangan : a. Nomor registrasi. b. Tanggal perolehan. c. Asal
perolehan(beli,hadiah,pertukaran). d. Lokasi penyimpanan. e. Jumlah eksemplar.

SHELVING
Shelving merupakan pemajangan buku/koleksi di rak. Pemajangan dikelompokkan menurut subjek,
sesuai dengan nomor klasifikasi yang ada dalam label buku. Hal ini dilakukan untuk mempermudah temu
kembali koleksi, saat diperlukan pengguna.
Penyimpanan dan penyusunan koleksi (shelving), adalah suatu kegiatan menyimpan koleksi bahan
pustaka yang telah diolah/diproses menjadi koleksi perpustakaan pada rak-rak buku/pustaka berdasarkan
susunan menurut kelompok macamnya dan bidang ilmunya masingmasing maupun urutan nomor
penempatan (call number).
Shelving adalah kegiatan penjajaran koleksi ke dalam rak buku perpustakaan atau tempat koleksi
berdasarkan sistem tertentu. Kegiatan ini merupakan langkah terakhir dari proses pengolahan bahan
pustaka.
Sistem Kegiatan Shelving Ada Dua Macam Yaitu:
1. Berdasarkan jenis, yaitu disusun berdasarkan jenis koleksi dalam bidang apapun dijadikan satu
susunan. 2. Berdasarkan sandi pustaka atau call number, yaitu disusun berdasarkan urutan nomor kelas
sesuai dengan tata susunan koleksi. Sistem ini cocok untuk penjajaran koleksi buku teks.
Tujuan dari kegiatan shelving adalah memudahkan para pemustaka dalam menemukan koleksi yang
mereka cari
Perawatan Bahan Pustaka
Perawatan bahan pustaka merupakan kegiatan mencegah, melindungi dan memperbaiki semua bahan
pustaka baik perlindungan dari kerusakan oleh sebabsebab alamiah, maupun kerusakan akibat tangan-
tangan usil manusia. Kegiatan perawatan bahan pustaka dapat dilakukan dengan dua cara yaitu tindakan
pencegahan (preventif) dan tindakan perbaikan (kuratif).
a. Melindungi, bahan pustaka dilindungi dari seranggan serangga, manusia, jamur, panas matahari, air dan
sebagainya, dengan pelestarian yang baik serangga dan binatang kecil, tidak akan dapat menyentuh bahan
pustaka, manusia tidak akan salah dalam menangani dan memakai bahan pustaka, jamur tidak akan dapat
tumbuh, dan sinar matahari serta kelembaban udara diperpustakaan akan mudah terkontrol.
b. Pengawetan, dengan dirawat baik-baik, bahan pustaka menjadi awet, bisa di pakai lebih lama, dan
diharapkan lebih banyak pembaca dapat mempergunakan bahan pustaka tersebut.
c. Kesehatan, dengan perawatan yang baik,bahan pustaka pustaka menjadi bersih, bebas dari debu, jamur,
binatang perusak, sumber sarang dari berbagai penyakit, sehingga pemakai maupun pustakawan menjadi
tetap sehat, pembaca lebih bergairah membaca dan memakai perpustakaan.
d. Pendidikan pemakai, perpustakaan dan pustakawan sendiri harus belajar bagaimana cara memakai dan
merawat dokumen, menjaga disiplin, tidak membawa makanan dan minuman kedalam perpustakaan,
tidak mengotori bahan pustaka maupun ruangan perpustakaan, mendidik pemakai serta pustakawan
sendiri untuk berdisiplin tinggi dan menghargai kebersihan.
e. Kesabaran, Merawat bahan pustaka ibarat merawat bayi atau orang tua, harus sabar. Bagaimana kita
bisa menambal buku berlubang, membersihkan kotoran binatang kecil dan tahi buku, menghilangkan
noda dari bahan pustaka memerlukan tingkat kesabaran yang tinggi.
f. Sosial, Perawatan tidak bisa dilakukan dengan diri sendiri, pustakawan harus mengikutsertakan
pembaca perpustakaan untuk tetap merawat bahan pustaka dan perpustakaan, rasa pengorbanan tinggi
harus diberikan setiap orang, demi kepentingan dan keawetan bahan pustaka.
g. Ekonomi, dengan perawatan yang baik bahan pustaka menjadi lebih awet, keuangan dapat dihemat.
h. Perawatan yang baik, penataan bahan pustaka yang rapi, perpustakaan tampak makin jadi indah,
sehingga menambah daya tarik kepada pambaca.
Tujuan Dan Fungsi Perawatan Bahan Pustaka
Menurut Perpustakaan Nasional RI (1995: 20) tujuan dan fungsi perawatan dan pelestarian bahan pustaka
yaitu: “Mengusahakan agar koleksi selalu tersedia dan siap pakai. Hal ini dapat dilakukan dengan
melestarikan bentuk fisik bahan pustaka, melestarikan informasi yang terkandung dengan alih media atau
melestarikan keduaduanya (bentuk fisik maupun kandungan informasinya)”
Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki (1991: 271) tujuan dan fungsi perawatan bahan pustaka yaitu
melestarikan kandungan informasi bahan pustaka dengan alih bentuk menggunakan media lain atau
melestarikan bentuk aslinya selengkap mungkin untuk dapat digunakan secara optimal.

Keamanan Koleksi
Perpustakaan sangat rawan terhadap tindakan penyalahgunaan koleksi. Hal ini disebabkan salah satunya
oleh sistem layanan perpustakaan yang digunakan. Umumnya perpustakaan menyediakan layanan dengan
sistem terbuka. Pada sistem tersebut, pengguna dapat secara langsung memilih bahan pustaka yang
diinginkan pada rak tempat jajaran koleksi diletakkan. Hal ini dapat mendorong terjadinya
penyalahgunaan koleksi perpustakaan oleh pengguna.
Menurut Obiagwu (1992), tindakan penyalahgunaan koleksi dapat digolongkan menjadi empat, yaitu
pencurian (theft), penyobekan (mutilation), peminjaman tidak sah (unauthorized borrowing), dan
vandalisme (vandalism).
Untuk Mengurangi Risiko Tindakan Penyalahgunaan Koleksi, Perlu Diperhatikan Tiga Aspek,
Yaitu:
1. Keamanan fisik (physical security) perpustakaan, yang mencakup arsitektur, staf keamanan, dan
perangkat keras, seperti perlindungan pada pintu dan jendela.
2. Penggunaan teknologi keamanan seperti barcode, radio frequency identification (RFID), microdots,
dan closed circuit television (CCTV).
3. Kebijakan keamanan, prosedur, dan rencana.

Stock Opname
Stock opname adalah kegiatan pengecekan koleksi perpustakaan untuk mengetahui kondisi koleksi.
Melalui kegiatan stock opname, diketahui berapa jumlah real koleksi yang ada, berapa koleksi yang tidak
ada (hilang), berapa koleksi yang rusak, apakah ada koleksi yang salah tempat, dan sebagainya.
Kebijakan stock opname adalah aturan atau prosedur tentang waktu pelaksanaan.
Menurut Sulistyo-Basuki (1991:235 ), stock opname adalah “Pemeriksaan fisik terhadap buku yang
tercatat milik perpusakaan”. Sebelum melakukan kegiatan ini perlu dipertimbangkan terlebih dahulu
pelayanan apa yang dibutukan dan kapan waktu yang tepat untuk melakukan kegiatan stock opname agar
tidak mengganggu pelayanan yang disediakan oleh perpustakaan kepada penggunaanya.
Tujuan Dilakukan Kegiatan Stock Opname
1. Mengetahui keadaan koleksi bahan pustaka yang ada di perpustakaan.
2. Mengetahui jumlah buku (judul/eksemplar) koleksi menurut golongan klasifikasi dengan tepat.
3. Menyediakan jajaran katalog yang tersusun rapi yang menandakan kondisi koleksi bahan pustaka.
4. Untuk mengetahui dengan tepat bahan pustaka yang tidak ada katalognya.
5. Untuk mengetahui bahan pustaka yang dinyatakan hilang.
6. Mengetahui dengan tepat kondisi bahan pustaka, apakah dalam keadaan rusak atau tidak lengkap.
Agar Kegiatan Stock Opname Berjalan Sesuai Rencana Dan Lancar
1. selama masa berlangsungnya stock opname tidak meminjamkan koleksi tersebut pada pemustaka dan
siapapun.
2. Buku-buku belum masuk dalam rak supaya diperiksa dahulu dan buku yang dipinjam oleh pemustaka
sebaik segera ditarik. Sebaiknya stock opname dilakukan tiga bulan akan tetapi rata-rata perpustakaan
melakukan stock opname setahun sekali.

Keuntungan Stock Opname

1.Dapat disusun dari daftar bahan pustaka yang disiangi karena sudah tidak sesuai dengan subjek, tahun,
kondisi bahan pustaka dan susunan bahan pustaka yang muthakir.
2. Mengetahui bahan pustaka yang paling banyak diminati oleh pengguna informasi. Hal ini berarti stock
opname digunakan sebagai petunjuk pemilihan bahan pustaka.
3. Mengetahui tingkat hilangnya bahan pustaka di perpustakaan.
4. Dapat diperolehnya susunan bahan pustaka yang rapi dan baik.
5. Mudah membersihkan bahan pustaka dari debu dan kotoran lain.
Kerugian Stock Opname
mengganggu kenyamanan pengguna. Kenyamanan pengguna dapat dilihat pada penagihan buku yang
sedang dipinjam. Kenyamanan pengguna dapat juga dilihat pada perturan tidak adanya pelayanan pada
pengguna selama kegiatan stock opname berlangsung.

Wedding (Penyiangan)
Penyiangan (wedding) adalah pengeluaran atau penghapusan koleksi perpustakaan karena alasan-alasan
tertentu, misalnya koleksi tersebut sudah tidak relevan lagi dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.
Kebijakan penyiangan adalah aturan atau prosedur tentang waktu pelaksanaan penyiangan (misalnya
setiap 5 tahun sekali), kriteria penilaian penyiangan (misalnya, informasi yang terkandung di dalam
koleksi tersebut sudah kadaluwarsa (out of date)
Penyiangan (weeding) adalah upaya pemberdayaan koleksi bahan pustaka terhadap koleksi lama, agar
tempat penyimpanan bahan pustaka dapat dioptimalkan dan bermanfaat bagi pemustaka dengan
memisahkan koleksi yang sudah rusak, eksemplar yang terlalu banyak, sudah ada edisi terbaru, kurang
pragmatis, dan bahasa yang digunakan sulit dipahami oleh pemustaka. Kegiatan penyiangan dilakukan
agar tidak menumpuknya koleksi lama di perpustakaan, dan tempat yang digunakan sebelumnya dapat
dimanfaatkan untuk koleksi terbaru. Sehingga koleksi yang ada di perpustakaan selalu berdaya guna dan
diminati oleh pemustaka

Tujuan Penyiangan Bahan Pustaka

Membuat koleksi lebih dimanfaatkan sebagai informasi yang akurat, relevan, up to date dan memudahkan
pemakai dalam menggunakan koleksi.
Menurut kenretno yang dikutip oleh Rahmah Elva tujuan dari penyiangan antara lain :
1. Menyelamatkan nilai informasi suatu dokumen
2. Menyelamatkan fisik dari suatu dokumen
3. Mengatasi kendala ruangan yang kecil atau sempit agar memperoleh tambahan tempat (shelf space)
4. Mempercepat proses temu kembali
5. Agar koleksi dimanfaatkan secara maksimal sebagai central informasi yang akurat, relevan, up to date
6. Memungkinkan petugas perpustakaan untuk mengelola koleksi lebih efektif dan efisien
Menurut Akbar (2008: 1) tujuan penyiangan yang dilakukan
Memperoleh tambahan tempat untuk koleksi baru. Membuat koleksi lebih dapat dimanfaatkan sebagai
sumber informasi yang akurat, relevan, up to date, serta menarik, dan kemudahan pada pemakai dalam
menggunakkan koleksi. Memungkinkan staff perpustakaan mengelola koleksi secara efektif dan efisien.

Manfaat Penyiangan Bahan Pustaka

1. Bahan pustaka yang ada dapat terus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pengguna baik dari segi
isi, usia maupun fisiknya
2. Mengurangi kepadatan koleksi, sehingga ruangan yang tersedia benar-benar diisi untuk koleksi yang
sering digunakan dan sesuai dengan kebutuhan pengguna
3. Bahan pustaka hasil penyiangan dapat dimanfaatkan oleh perpustakaan lain yang memerlukan.
Prosedur Penyiangan Bahan Pustaka
1. Pustakawan mengadakan pemilihan bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi berdasarkan
pedoman penyiangan, misalnya atas dasar usia terbit, subyek, cakupan, kandungan informasi, dan fisik
bahan Pustaka
2. Pustakawan mendata calon bahan pustaka yang akan disiangi, misalnya buku, majalah, brosur, leaflet,
kaset rekaman, dan sebagainya
3. Apabila memungkinkan, sertakan data pemanfaatan buku
4. Pustakawan membiat daftar dari bahan pustaka yang mungkin sudah waktunya dikeluarkan dari koleksi
5. Buku yang dikeluarkan dari koleksi, kartu bukunya dikeluarkan dari kantong buku yang bersangkutan,
kartu katalognya ditarik dari laci/jajaran katalog dan menghapus data dari pangkalan data atau katalog
elektronik
6. Buku-buku tersebut di cap “Dikeluarkan dari koleksi perpustakaan”
7. Apabila bahan pustaka tersebut masih dapat dipakai orang lain dapat disisihkan untuk bahan penukaran
atau hadiah
8. Apabila pustakawan ragu bahwa buku itu mungkin masid dicari bisa di susun di gudang dulu
Menurut Darwanto (2012:2)
Penyiangan harus dilakukan secara berkala dan berkelanjutan, minimal lima tahun sekali untuk koleksi
buku. Sebaiknya perpustakaan membuat peraturan tertulis tentang penyiangan koleksi perpustakaan untuk
dipakai sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan ini.