P P K P 2

Nama : Alya Wulandari

Kelas : XI-TKPA

Hari / Tgl : Minggu/15/08/2021

URAIAN PROSEDUR TENDER-------------------------------------------------------------------

1).PENERIMAAN PENGAJUAN PENGADAAN

 Terhadap pengajuan pengadaan yang diterima,diteliti,dan dikembalikan ke

user (pemakai)jika tidak sesuai dengan persyaratan persetujuan.Termasuk
kelengkapan HPS/OE/EE
 Berdasarkan pertimbangan nilai yang akan dibeli memenuhi kriteria untuk
dilakukan pengadaan dengan prosedur tender,maka jumah peserta :
a) Tender skala kecil :paling sedikit 3 penyedia eksternal
b) Tender skala sedang dan besar :paling sedikit 5 penyedia eksternal
Dalam prosedur ini dapat dilakukan oleh tim/panitia tender oleh direksi
atau pejabat tertinggi setempat.

2).PENGUMUMAN TENDER

 Mempersiapkan dokumen tender berupa persyaratan administrasi dan teknis

 Membuat pengumuman tender pengadaan berikut dokumen tender secara
online,untuk menjaring calon penyedia eksternal lain yang belum mengajukan
sebagai penyedia eksternal dalam DPEP dan berhak untuk mengikuti pengadaan
sesuai bidangnya
 Mempublished pengumuman tender di aplikasi E-Procurement

3).PEMASTIAN JUMLAH PENYEDIA EKSTERNAL YANG MENDAFTAR

 Memastikan bahwa penyedia eksternal yang telah mendaftar (memenuhi

persyaratan) minimal 3 penyedia eksternal untuk tender skala kecil atau 5 penyedia
eksternal untuk tender skala sedang dan besar.
 Memperpanjang waktu pengumuman jika jumlah peserta >3 penyedia eksternal
untuk tender skala kecil atau jumlah peserta <5 penyedia eksternal untuk tender
skala sedang dan besar
4).VERIFIKASI ADMINISTRASI DAN TEKNIS

 Memastikan bahwa penyedia esternal yang telah mendaftar dan telah memasukkan
data administrasi dan teknis di aplikasi E-Procurement
 Melakukan seleksi administrasi dan teknis terhadap penyedia eksternal yang
mendaftar.Waktu yang diperlukan tidak melebihi 7 hari kerja.
 Menyampaikan hasil seleksi administrasi dan teknis

5).PEMASTIAN JUMLAH PENYEDIA EKSTERNAL YANG LULUS SELEKSI

 Memastikan bahwa penyedia eksternal yang lulus seleksi administrasi dan teknis
kurang dari tiga penyedia eksternal

6).TENDER ULANG

 Membuat pengumuman tender ulang.Mengingat jumlah peserta yang lulus seleksi

administrasi dan teknis <2penyedia eksternal untuk tender skala kecil atau ,3
penyedia eksternal untuk tender skala sedang dan besar.
 Mempublished pengumuman pengadaan di aplikasi E-Procurement

7).PELAKSANAAN BIDDING

 Memberikan penjelasan rencana kerja dan syarat tender dan spesifikasi barang/jasa
yang dibutuhkan,jadwal pemasukkan dan pembukaan penawaran
 Meastikan penyedia eksternal telah menyampaikan atau menandatangani pakta
integritas
 Apabila penyedia eksternal yang hadir pada penjelasan pekerjaan kurang dari 2
penyedia eksternal untuk tender skala kecil atau kurang dari tiga penyedia
eksternal maka pelaksanaan tender diulang di hari lain,dengan dibuktikan dengan
risalah rapat
 Membuat risalah rapat dan berita acara penjelasan pekerjaan
 Memastikan penyedia eksternal memasukkan penawaran harga di aplikasi E-
Procurement sesuai waktu yang ditentukan
 Melakukan negosiasi harga untuk mendapatkan harga yang wajar sebagai dasar
penetapan pemenang jika diperlukan

8).PENILAIAN TRANSAKSI PENGADAAN

 Melakukan penilaian data adminisrasi teknis dan harga diatas transaksi pengadaan
yang disampaikan oleh masing masing penyedia eksternal
 Meminta penambahan anggaran kepada user apabila hasil negoisasi haga lebih
besar dari anggarannya (maksimum 10% dari anggaran)
  Untuk memastikan kesesuaian terhadap prosedur,maka proses pengadaan dengan
nilai >Rp.2.miliar review akan dilakukan secara random

9).PERSETUJUAN PENETAPAN

 Menetapkan penyedia eksternal yang terpilih untuk melaksanakan pengadaan

sesuai hasil penilaian transaksi untuk persetujuan penetapan pemenang
 Jika tidak disetujui kembali ke proses sebelumnya untuk didapat hasil yang terbaik
atau diproses ulang

10).PENGUMUMAN PEMENANG

 Membuat pengumuman pemenang kepada seluruh peserta

 Mempublished pengumuman pemenang di aplikasi E-Procurement
 Menyerahkan seluruh dokumen proses tender (di luar yang ada di aplikasi E-
Procurement )kepada divisi umum/fungsi umum

11).PENUNJUKKAN DAN PELAKSANAAN PENGADAAN

 Memastikan tanggal pemenuhan barang/jasa sesuai hasil negosiasi di alikasi ERP

(PROMISED DATE)
 Menerbitkan SPK,jika dalam penyelesaian kontrak dipersyaratkan
 Menerbitkan kontrak sesuai dengan prosedur yang ditetapkan
 Mendistribusikan copy SPK /kontrak kepada user dan penerima barang/jasa

12).PEMASTIAN PENYEDIA EKSTERNAL WANPRESTASI

 Memastikan penyedia eksternal sanggup memenuhi atau memasok barang/jasa

yang telah di sepakati

13).PEMUTUSAN KONTRAK/PERJANJIAN

 Memonitor jangka waktu pemenuhan penyelesaian pengadaan barang/jasa dari

penyeda eksternal yang ditunjuk
 Menyampaikan surat teguran kesatu,kedua,dan ketiga mengingatkan kewajiban
penyedia eksternal sesuai kesepakatan kontrak
 Menerbitkan pemberitahuan pemutusan kontrak ataau perjanjian berdasarkan
surat teguran yang telah disampaikan
 Mencairkan jaminan uang muka/pelaksanaan/pemeliharaan yang diberikan oleh
penyedia eksternal
14).PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BARANG/JASA

 Memverifikasi hasil pekerjaan yang diterima dengan cara menguji coba

 Apabila hasil pemeriksaan dan pengujian hasil pekerjaan menunjukan bahwa
pekerjaan yang diterima tidak sesuai dengan SPK/Kontrak agar dibuat laporan
ketidaksesuaian penerimaan
 Apabila hasil pemeriksaan menunjukan bahwa pekerjaan yang diterima sesuai
dengan yang disyaratkan dan dibuat berita acara serah terima hasil pekerjaan
 Membuat receipt/bukti penerimaan gudang (BPG)atas pekerjaan yang diterima

TAHAPAN UMUM DALAM TENDER

1) TAHAP PERTAMA,undangan untuk mengikuti tender umumnya perusahaan atau vendor yang
mendapat undangan tersebut adalah mereka yang sudah biasa mengikuti tender.Dalam
beberapa kasuus bisasaja perusahaan mengundang pula perusahaan lain yang belum pernah
mengikuti tender sebelumnya.
2) TAHAP KEDUA,penjelasan tender. Pada tahap ini seluruh peserta yang diundang diberi
penjelasan secara terbuka tentang proyek yang ditenderkan,cara penilaian serta persyaratan
legal dan teknisnya .Untuk bisa masuk ke tahap berikutnya ,perusahaan yang baru diundang
harus bisa memenuhi syarat legalnya,antara lain copy akte notaris,NPWP,laporan pajak,laporan
keuangan 3 tahun terakhir dan sebagainya.
3) TAHAP KETIGA,adalah pengajuan proposal teknis.Untuk proyek yang dianggap kecil
nilainya,perusahaan biasanya tidak mngisyaratkan biaya tender.Tetapi untuk proyek yang
dianggap besar biasanya ada biaya tender yang bisa dicairkan jika proses tender selesai.
4) TAHAP KEEMPAT,UNDANGAN PRESENTASI PROPOSAL .perusahaan akan memilih dari sekian
banyak yang memasukkan,mana yang akan dipanggil untuk presentasiberdasarkan penilaian
pesentasi proposal teknis.
5) TAHAP KELIMA,presentasi proposal.masing masing perusahaan atau vendor diberi kesempatan
untuk melakukan presentasi di hadapan tim penilaian.pada tahap ini biasanya peserta tender
sudah diwajibkan memberkian bank garansi (yang bisa diterbitkan oleh bank atau asuransi.Bank
garansi ini bisa disebut sebagai perjanjian.Isinya adalah garansi kalau proyek tidak bisa
diselesaikan maka uang yang ditaruh di bank garansi akan menjadi hak milikpemberi tender dan
tidak bisa dicairkan oleh vendor.
6) TAHAP KEENAM,adalah pengumuman hasil presentasi.Pada tahap ini diumumkan hasil
presentasi masing masing perusahaan yang lolos tahap ini akan diundang dalam tahap
berikutnya ,yakni auction dengan memasukkan harga.
7) TAHAP TERAKHIR,AUCTION .Inilah kesempatan perusahaan pemberi tender untuk mencari
pemenang dengan solusi paling bagus dengan harga paling bagus.Pemenang auction inilah yabg
secara resmi ditunjuk sebagai pemenang tender.Pada tahap in baru muncul agreement untuk
pelaksanaan proyek,yang terdiri atas beberapa hal.Biasanya soal garansi,pernyataan bahwa
haganya normal,dan persyaratan normal.
 Dokumen yang dibutuhkkan
dalam proses
tender

 Pengumuman atau undangan.

 Instruksi kepada penawar atau data lelang.
 Syarat umum kontrak.
 Syarat khusus kontrak.
 Daftar kualitas dan harga.
 Spesifikasi teknis dan gambar.
 Bentuk surat penawaran.
 Bentuk jaminan penawaran.