A. Anggota atau karyawan organisasi harus menjalankan peran tertentu.

Pada setiap jabatan biasanya

terkandung harapan (ekspektasi) mengenai perilaku yang diharapkan dari pemegang jabatan tersebut.
Analisis jabatan, misalnya menetapkan tugas-tugas yang perlu dikerjakan dalam suatu jabatan dan
perilaku seperti apa yang dipersyaratkan untuk menjalankan jabatan tersebut. Analisis jabatan
menghasilkan berbagai jenis keterangan yang kemudian akan digunakan untuk menyusun uraian jabatan
(job description). Uraian jabatan merupakan penjelasan mengenai tugas-tugas yang tercakup dalam
suatu jabatan. Dengan demikian, organisasi berusaha mengidentifikasikan tugas-tugas yang harus
diselesaikan dalam suatu jabatan serta persyaratan perilaku untuk menjalankan jabatan tersebut.
Kesimpulannya, melalui uraian jabatan ini persyaratan peran pada suatu jabatan diatur dan dikendalikan
oleh organisasi.

Persyaratan peran dinyatakan secara tegas dan terperinci jika tingkat formalisasi organisasi tinggi.
Walaupun demikian, terdapat juga persyaratan peran yang sifatnya lebih longgar, di mana karyawan
diberi kebebasan yang memadai untuk menyesuaikan perilaku kerjanya terhadap situasi yang dihadapi.
Persyaratan peran semacam ini biasanya hanya menetapkan pembatasan minimal kepada pemegang
jabatan. Ketat ataupun longgarnya persyaratan peran menunjukkan derajat formalisasi suatu organisasi.

B. Peraturan merupakan pernyataan yang secara eksplisit menunjukkan apa yang boleh maupun yang
tidak boleh dilakukan oleh karyawan dalam suatu organisasi. Prosedur merupakan serangkaian langkah
berurutan dan saling berkaitan, yang perlu diikuti oleh karyawan dalam menyelesaikan
tugasnya.Kebijakan merupakan petunjuk berupa serangkaian pembatas yang mengarahkan karyawan
dalam melakukan pengambilan keputusan. Peraturan, prosedur, dan kebijakan merupakan cara atau
teknik yang digunakan organisasi untuk mengatur perilaku anggotanya.

Sebuah Bank menginstruksikan teller-nya agar selalu meminta fotokopi kartu tanda penduduk dari
nasabah yang mencairkan cek dengan nilai minimal tertentu. Di Bank lain, penarikan uang tunai yang
melebihi batas tertentu hanya dapat dilakukan apabila sudah disetujui oleh supervisor yang merupakan
atasan teller yang melayani nasabah. Contoh-contoh ini menunjukkan peraturan yang wajib dipatuhi
oleh karyawan. Peraturan menunjukkan secara jelas apa yang boleh dilakukan dalam pelaksanaan tugas,
bagaimana cara melakukan tugas, dan jadwal pelaksanaan tugas tersebut. Peraturan tidak memberikan
peluang kepada karyawan untuk mengambil keputusan sesuai pikirannya sendiri. Peraturan justru
merupakan pernyataan yang jelas mengenai pola perilaku yang dipersyaratkan.

Prosedur diberlakukan agar pelaksanaan pekerjaan dilakukan dengan cara yang sudah dibakukan. Input
yang sama, diproses dengan cara yang sama sehingga bisa dihasilkan output yang juga sama. Apabila
kepada seorang petugas diajukan pertanyaan mengenai tugas-tugas yang tercakup dalam pekerjaannya,
biasanya jawaban yang diberikan berhubungan erat dengan prosedur kerja yang diwajibkan dalam
menjalankan pekerjaannya. Organisasi biasanya memberikan prosedur kerja yang jelas dan tidak
membiarkan karyawan menetapkan cara kerja individual yang diperoleh melalui proses coba-coba (trial
and error).

Kebijakan boleh dianggap sebagai suatu koridor yang memberikan kebebasan lebih besar dibanding
prosedur. Kebijakan biasanya tidak memuat perilaku kerja yang secara khusus dan terperinci mengatur
perilaku karyawan dalam menjalankan tugasnya. Kebijakan justru memberikan batas-batas yang tidak
boleh dilewati karyawan dalam menjalankan tugas sehingga di antara batas-batas tersebut terdapat
koridor yang memberikan kebebasan tertentu kepada karyawan. Kebebasan ini sering kali tersirat dari
corak istilah yang digunakan, yaitu istilah yang bisa ditafsirkan berbeda, seperti “terbaik', “memuaskan”,
atau “kompetitif yang mungkin, artinya berbeda-beda bagi setiap orang. Sebagai contoh, dalam
kebijakan suatu perusahaan dinyatakan bahwa perusahaan akan membayarkan ‘imbalan yang
kompetitif kepada karyawan. Kebijakan semacam ini tidak secara jelas memastikan besar imbalan yang
akan dibayarkan kepada karyawan, tetapi memberikan patokan bisa digunakan untuk menetapkannya.
Istilah ‘imbalan yang kompetitif perlu ditafsirkan, tetapi memberikan gambaran umum tentang cara
penetapan imbalan. Jika perusahaan lain yang sejenis membayar karyawan sebesar Rp1.000.000,00
setiap bulan maka imbalan sebesar Rp600.000,00 atau Rp2.000.000,00 tidak sesuai dengan petunjuk
mengenai sifat kompetitif yang diberikan dalam kebijakan.

Kebijakan tidak harus tertulis untuk menjelaskan batas-batas koridor kebebasan. Karyawan biasanya
memahami batas-batas kebebasan hanya melalui pengamatan terhadap cara bertindak karyawan senior
yang sudah lebih lama bekerja dalam organisasi. Sebagai contoh, karyawan non-edukatif pada
kebanyakan perguruan tinggi di Indonesia biasanya satu sama lain masih terikat hubungan keluarga,
walaupun kebijakan perguruan tinggi bersangkutan tidak pernah menyatakan bahwa yang diutamakan
untuk diterima sebagai karyawan hanyalah kerabat karyawan lama. Petugas yang menangani rekrutmen
karyawan baru biasanya tersosialisasikan dan menjadi paham mengenai aturan tidak tertulis itu.
Walaupun tidak tertulis, pengaruh aturan yang telah tersosialisasikan akan sama kuatnya, atau bahkan
melebihi pengaruh aturan yang tertulis dalam buku petunjuk kebijakan perusahaan.