MAKALAH MANAJEMEN PENGADAAN FARMASI

DI RUMAH SAKIT

DOSEN PENGAMPU MATA KULIAH

Apt. Ika Hardani, M. Farm

DI SUSUN OLEH :
1. Ananda Prima Annisa (19011129)
2. Ani Kristyorini (19011130)
3. Arif Muhadi (19011131)
4. Arta Wuan Putri Meivia (19011132)
5. Denisa Widyaningsih (19011134)
6. Dini Aprilia Wardhani (19011135)

Akademi Farmasi Mitra Sehat Mandiri Sidoarjo

2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan
hidayah-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul
Manajeman Pengadaan Farmasi ini tepat pada waktunya. Adapun tujuan dari
penulisan dari makalah ini adalah untuk memenuhi tugas Apt. Ika hardani, M.
Farm pada mata kuliah Manajemen Farmasi.

Selain itu, makalah ini juga bertujuan untuk menambah wawasan tentang
manajemen pengadaan farmasi di rumah sakit bagi para pembaca dan juga
bagi penulis.Saya mengucapkan terima kasih kepada Apt. Ika hardani, M. Farm,
selaku dosen pengampu yang telah memberikan tugas ini sehingga dapat
menambah pengetahuan dan wawasan sesuai dengan bidang studi yang kami
tekuni.

Kami juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membagi sebagian pengetahuannya sehingga saya dapat menyelesaikan makalah
ini.kami menyadari, makalah yang kami tulis ini masih jauh dari kata sempurna.
Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun akan saya nantikan demi
kesempurnaan makalah ini.

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .............................................................................................................. i

DAFTAR ISI............................................................................................................................ ii
BAB I PENDAHULUAN.................................................................................................. 1

1.1 Latar Belakang ............................................................................................................. 1

1.2 Rumusan Masalah ........................................................................................................ 1
1.3 Tujuan .......................................................................................................................... 1

BAB II PEMBAHASAN ........................................................................................................ 2

2.1 Definisi Rumah Sakit ................................................................................................... 2

2.2 Perijinan ....................................................................................................................... 3
2.3 Pengelolaan Obat dan Perbekalan Kesehatan .............................................................. 5
2.4 Perencanaan dan Permintaan Obat ............................................................................... 6
2.5 Pemesanan ................................................................................................................... 7
2.6 Penerimaan ................................................................................................................... 8
2.7 Penyimpanan ................................................................................................................10
2.8 Pendistribusian ............................................................................................................ 12

BAB III PENUTUP ............................................................................................................... 15

3.1 Kesimpulan .............................................................................................................. 15

3.2 Saran ......................................................................................................................... 15

BAB IV DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 16

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Rumah Sakit sebagai salah satu sarana upaya kesehatan yang

menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan serta dapat dimanfaatkan untuk
pendidikan tenaga kesehatan dan penelitian. Pelayanan di rumah sakit berupa
pelayanan rawat jalan, pelayanan rawat inap, dan pelayanan gawat darurat yang
mencakup pelayanan medik dan penunjang medik. Salah satu unit pelayanan yang
mempunyai peranan yang sangat penting di dalamnya adalah unit kefarmasian.

Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) adalah suatu bagian/unit/divisi atau

fasilitas di rumah sakit, tempat penyelenggaraan semua kegiatan pekerjaan
kefarmasian yang ditujukan untuk keperluan rumah sakit itu sendiri. Instalasi
farmasi rumah sakit dikepalai oleh seorang apoteker dan dibantu oleh beberapa
orang apoteker yang memenuhi persyaratan peraturan perundang-undangan yang
berlaku, dan merupakan tempat atau fasilitas penyelenggaraan yang bertanggung
jawab atas seluruh pekerjaan serta pelayanan kefarmasian ( Siregar, 2003 ).

Pelayanan farmasi rumah sakit pada dasarnya tidaklah terlepas dari prinsip –
prinsip manajemen logistik, dimana fungsi – fungsi manajemen merupakan
rangkaian dari berbagai proses, yang terdiri dari perencanaan, pengadaan,
penyimpanan, pendistribusian, penghapusan, serta pengawasan.

1.2 Rumusan Masalah

Bagaimana alur proses pengadaan sediaan farmasi dan hal – hal apa saja yang
terkait dengan pengadaan sediaan farmasi tersebut?

1.3 Tujuan

Mengetahui dan memahami alur atau proses pengadaan sediaan farmasi, serta hal
– hal yang terkait didalamnya.

1
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Definisi Rumah Sakit

Dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI no 3 th 2020 tentang klasifikasi dan

perizinan Rumah Sakit menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan Rumah Sakit
adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan
perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan,
dan gawat darurat. Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) adalah suatu unit di
rumah sakit tempat penyelenggaraan semua kegiatan pekerjaan kefarmasian yang
ditujukan untuk keperluan rumah sakit dan pasien. Pekerjaan kefarmasian yang
dimaksud adalah kegiatan yang menyangkut pembuatan, pengendalian mutu
sediaan farmasi, pengelolaan perbekalan farmasi (perencanaan, pengadaan,
penerimaan,penyimpanan,distribusi,pencatatan,pelaporan,pemusnahan/penghapus
an), pelayanan resep, pelayanan informasi obat, konseling, farmasi klinik di
ruangan.

Tugas dari IFRS adalah melaksanakan pengelolaan sediaan farmasi dan

perbekalan kesehatan. Sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan yang dimaksud
adalah obat, bahan obat, gas medis dan alat kesehatan, mulai dari pemilihan,
perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian,
pengendalian, penghapusan, administrasi dan pelaporan serta evaluasi yang
diperlukan bagi kegiatan pelayanan rawat jalan dan rawat inap.
IFRS sangat berperan penting terhadap pelayanan di rumah sakit terutama
pengelolaan dan pengendalian sediaan farmasi dan pengelolaan perbekalan
kesehatan.
IFRS juga memiliki tanggung jawab untuk mengembangkan pelayanan farmasi
yang luas dan terkoordinasi dengan baik dan tepat untuk memenuhi kebutuhan
unit pelayanan yang bersifat diagnosis dan terapi untuk kepentingan pasien yang
lebih baik.

Fungsi dari IFRS adalah sebagai unit pelayanan dan unit produksi. Yang
dimaksud unit pelayanan adalah pelayanan yang bersifat manajemen (nonklinik)
yaitu pelayanan yang tidak bersentuhan langsung dengan pasien dan tenaga
kesehatan lain, pelayanan IFRS yang menyediakan unsur logistik atau perbekalan
kesehatan dan aspek administrasi.

IFRS yang berfungsi sebagai pelayanan non manajemen (klinik) adalah pelayanan
yang bersentuhan langsung dengan pasien atau tenaga kesehatan lainnya. Fungsi
ini berorientasi pasien sehingga membutuhkan pemahaman yang lebih luas
tentang aspek yang berkaitan dengan penggunaan obat dan penyakitnya serta

2
menjunjung tinggi etika dan perilaku sebagai unit yang menjalankan asuhan
kefarmasian yang handal dan profesional.

Ruang lingkup IFRS yaitu memberikan pelayanan farmasi berupa

pelayanan nonklinik dan klinik. Pelayanan nonklinik biasanya tidak secara
langsung dilakukan sebagai bagian terpadu, pelayanan ini sifatnya administrasi
atau manajerial seperti pengelolaan sediaan farmasi dan pengelolaan perbekalan
kesehatan dan interaksi profesional dengan tenaga kesehatan lainnya.

Pelayanan klinik mencakup fungsi IFRS yang dilakukan dalam program rumah
sakit yaitu pelayanan obat di apotik/depo, konseling pasien, pelayanan informasi
obat, evaluasi penggunaan obat, monitoring efek samping obat, pemantauan terapi
obat.

Instalasi Farmasi Rumah Sakit di pimpinan oleh seorang apoteker dan dibantu
oleh beberapa orang apoteker yang memenuhi persyaratan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan kompeten secara profesional yang bertanggung jawab
atas seluruh pekerjaan serta pelayanan kefarmasian.

2.2 Perijinan

Izin Mendirikan Rumah Sakit adalah izin yang diberikan oleh pejabat yang
berwenang kepada instansi Pemerintah, Pemerintah Daerah atau badan swasta
yang akan mendirikan bangunan atau mengubah fungsi bangunan yang telah
ada untuk menjadi rumah sakit. Kewenangan Penerbit Izin Mendirikan Rumah
Sakit:
2.3 Rumah Sakit kelas A diterbitkan oleh Menteri Kesehatan.
2.4 Rumah Sakit kelas B diterbitkan oleh Pemerintah Daerah Propinsi.
2.5 Rumah Sakit kelas C dan D diterbitkan oleh Pemerintah Daerah
Kabupaten/Kota.

Di dalam Permenkes 3 tahun 2020 tentang Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit
juga menyebutkan bahwa Izin Operasional Rumah Sakit atau Izin Operasional
adalah izin komersial atau operasional yang diterbitkan oleh Lembaga OSS untuk
dan atas nama menteri, gubernur, atau bupati/wali kota setelah pemilik Rumah
Sakit mendapatkan Izin Mendirikan. Adapun beberapa dasar hukum Permenkes 3
tahun 2020 tentang Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit adalah:

1. Pasal 17 ayat (3) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia

Tahun 1945;
2. Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 116,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4431);

3
 3. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5063);
4. Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 153, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5072);
5. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5584)
sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Undang- Undang
Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 23
Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5679);
6. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2014 tentang Tenaga Kesehatan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 298,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5607);
7. Peraturan Pemerintah Nomor 47 Tahun 2016 tentang Fasilitas Pelayanan
Kesehatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor
229, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5942);
8. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2018 tentang Pelayanan Perizinan
Berusaha Terintegrasi Secara Elektronik (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2018 Nomor 90, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 6215);
9. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 64 Tahun 2015 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Kementerian Kesehatan (Berita Negara Republik Indonesia
Tahun 2015 Nomor 1508) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan
Menteri Kesehatan Nomor 30 Tahun 2018 tentang Perubahan atas
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 64 Tahun 2015 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Kementerian Kesehatan (Berita Negara Republik Indonesia
Tahun 2018 Nomor 945);

Di dalam pembangunan rumah sakit baru pastinya harus

mempersiapkannsegala sesuatunya dengan maang termasuk dengan persyaratan
perizinan, ada banyak persyaratan yang harus dilengkapi diantaranya :

a. Foto copy KTP Pemilik

b. Foto copy akta pendirian badan hukum yang sah sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan, kecuali instansi Pemerintah atau
Pemerintah Daerah.

4
 c. Foto copy sertifikat tanah/bukti kepemilikan tanah atas nama badan
hukum pemilik rumah sakit.
d. Foto copy IMB.
e. Dokumen pengelolaan dan pemantauan lingkungan.
f. Proposal studi kelayakan / profil klinik yang akan didirikan meliputi
pengorganisasian, lokasi, bangunan, prasarana, ketenagaan, peralatan,
kefarmasian, laboratorium serta pelayanan yang diberikan.
g. Master plan.
h. Detail Engineering Design.
i. Foto copy/salinan denah bangunan dan peta lokasi.
j. Surat pernyataan bersedia mentaati peraturan yang berlaku yang
ditandatangani oleh pemilik sarana.
k. Rekomendasi dari Dinas Kesehatan.

2.3 Pengelolaan Obat Dan Perbekalan Farmasi

Keberhsilan dari sistem pengelolaan perbekalan farmasi tergantung dari
ketaatan pada kebijakan, tugas pokok dan fungsi. Pentingnya suatu kebijakan dan
panduan tugas pokok dan fungsi untuk pengendalian perbekalan farmasi
merupakan keharusan. Semua staf IFRS harus mengetahui, memahami dan
menerapkan panduan tersebut karena hal ini merupakan suatu bagian penting bagi
mekanisme komunikasi dan koordinasi internal IFRS. Pimpinan rumah sakit
melalui Komite Farmasi dan Terapi (KFT) dan IFRS menetapkan kebijakan
pengelolaan perbekalan farmasi yang meliputi tugas pokok dan fungsinya.

Kebijakan yang harus dibuat oleh rumah sakit dalam pengelolaan

perbekalan farmasi sebaiknya merujuk kepada peraturan perundangan yang
berlaku seperti:

 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 tahun 2009 tentang

Kesehatan
 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009 tentang
Rumah Sakit
 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 35 tahun 2009 tentang
Narkotika
 Peraturan pemerintahan No. 72 tahun 1998 tentang Pengamanan
Sediaan Farmasi
 SK Menteri Kesehatan tentang Kebijakan Obat Nasional
 SK Menteri Kesehatan tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di
Rumah Sakit
 SK Menteri Kesehatan tentang Pedoman Pelaksanaan Jaminan
Kesehatan bagi masyarakat miskin.

5
  Peraturan Pemerintah Daerah yang berkaitan dengan pengelolaan
barang Negara.

Dalam proses penyusunan kebijakan hendaknya perlu diingat jangan

sampai bertentangan dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.
Hal ini diperlukan untuk menghindari kerumitan di kemudian hari. Berdasarkan
peraturan perundang-undangan seperti tersebut di atas, maka perlu disusun
kebijakan obat di rumah sakit yang mencakup:

-Pengadaan dan penerimaan

-Pengaturan perbekalan farmasi yang dibawa penderita

-Pengaturan perbekalan farmasi sumbangan

Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit :

-Pengaturan obat-obat yang diproduksi sendiri dan tidak ada di pasaran

-Pengaturan distribusi obat -Pengaturan pemberlakuan formularium sebagai dasar
pengadaan obat
-Pengaturan uji coba produk baru
-Pengaturan penetapan harga jual perbekalan farmasi
-Pengaturan pengelolaan obat satu pintu
-Pengaturan perbekalan farmasi khusus
-Pengaturan pengelolaan resep kadaluwarsa dan pemusnahannya

Keberhasilan penerapan kebijakan yang telah ditetapkan akan tergantung

kepada proses selanjutnya. Lebijakan yang telah disusun sebaiknya
disosialosasikan kepada seluruh profesional kesehatan di rumah sakit. Selain itu
diperlukan juga supervisi yang terus menerus dari pimpinan rumah sakit untuk
menjamin pelaksanaan kebijakan yang telah ditetapkan. Kebijakan yang telah
ditetapkan hendaknya bersifat dinamis, evaluasi, dan revisi secara periodik
diperlukan agar dapat mengikuti perkembangan kebutuhan pelayanan di rumah
sakit.

2.4 Perencanaan dan Permintaan Obat

Perencanaan persediaan obat-obatan di apotek berfungsi untuk memprediksi

kebutuhan persediaan obat untuk jangka waktu tertentu. Berdasarkan Keputusan
Menteri Kesehatan No. 1121/Menkes/SK/XII/2008 tentang Pedoman Teknis
Pengadaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan untuk Pelayanan Kesehatan
Dasar, proses perencanaan persediaan obat meliputi:

6
 Tahap pemilihan obat, Obat dipilih berdasarkan jenis dan memperhatikan
pola penyakit, pola konsumsi, pola budaya, serta pola kemampuan
masyarakat.

 Tahap kompilasi pemakaian obat, Kompilasi pemakaian obat adalah

rekapitulasi data pemakaian obat di unit pelayanan kesehatan yang
bersumber dari Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat
(LPLPO).

 Tahap perhitungan kebutuhan obat, Perhitungan kebutuhan obat dilakukan

dengan menggunakan metode konsumsi dengan melakukan analisis trend
pemakaian obat tiga tahun sebelumnya atau lebih, serta menggunakan
metode morbiditas yakni perhitungan kebutuhan obat berdasarkan pola
penyakit.

 Tahap proyeksi kebutuhan, Perhitungan kebutuhan obat yang dilakukan

secara komprehensif dengan mempertimbangkan data pemakaian obat dan
jumlah sisa stok pada periode yang masih berjalan.

- Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang
telah direncanakan dan disetujui. Pengadaan obat-obatan di apotek
biasanya dilakukan melalui pembelian/pemesanan yang dilakukan melalui
jalur resmi sesuai dengan peraturan perundang-undangan medis.

- Penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan untuk memastikan kesesuaian kedatangan
barang dengan surat pesanan di antaranya kesesuaian jenis obat maupun
jumlah yang dipesan. Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin
kesesuaian jenis spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga
yang tertera dalam surat pesanan dengan kondisi fisik yang diterima.

2.5 Pemesanan

Pembelian adalah rangkaian proses pengadaan untuk mendapatkan

perbekalan farmasi. Hal ini sesuai dengan Peraturan Presiden RI No. 94
tahun 2007 tentang Pengendalian dan Pengawasan atas Pengadaan dan
Penyaluran Bahan Obat, Obat Spesifik dan Alat Kesehatan yang Berfungsi
Sebagai Obat dan Peraturan Presiden RI No. 95 tahun 2007 tentang
Perubahan Ketujuh atas Keputusan Presiden Nomor 80 tahun 2003 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Proses pembelian mempunyai beberapa langkah yang baku dan
merupakan siklus yang berjalan terus-menerus sesuai dengan kegiatan
rumah sakit. Langkah proses pengadaan dimulai dengan mereview daftar
perbekalan farmasi yang akan diadakan, menentukan jumlah masing-
masing item yang akan dibeli, menyesuaikan dengan situasi keuangan,

7
 memilih metode pengadaan, memilih rekanan, membuat syarat kontrak
kerja, memonitor pengiriman barang, menerima barang, melakukan
pembayaran serta menyimpan kemudian mendistribusikan.
Ada 4 metode pada proses pembelian.

a. Tender terbuka, berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar, dan sesuai
dengan kriteria yang telah ditentukan. Pada penentuan harga metode ini
lebih menguntungkan. Untuk pelaksanaannya memerkukan staf yang kuat,
waktu yang lama serta perhatian penuh.
b. Tender terbatas, sering disebutkan lelang tertutup. Hanya dilakukan
pada rekanan tertentu yang sudah terdaftar dan memiliki riwayat yang
baik. Harga masih dapat dikendalikan, tenaga dan beban kerja lebih ringan
bila dibandingkan denan lelang terbuka.
c. Pembelian dengan tawar menawar, dilakukan bila item tidak penting,
tidak banyak dan biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk item
tertentu.
d. Pembelian langsung, pembelian jumlah kecil, perlu segera tersedia.
Harga tertentu, relatif agak lebih mahal.

Mulyadi (1993:6) menyatakan sistem adalah suatu jaringan prosedur yang

dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok
perusahaan. Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya
melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat
untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang
terjadi berulang-ulang. Dari definisi di atas dapat diketahui bahwa suatu
sistem terdiri dari jaringan prosedur; sedangkan prosedur merupakan
urutan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal (clerical operation) terdiri dari
kegiatan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku
jurnal, dan buku besar:

1. Menulis
2. Menggandakan
3. Menghitung
4. Memberi kode
5. Mendaftar
6. Memilih (mensortasi)
7. Memindahkan
8. Membandingkan

2.6 Penerimaan

8
 Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi,
jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak atau surat
pesanan dengan kondisi fisik yang diterima. Semua dokumen terkait penerimaan
barang harus tersimpan dengan baik. Obat tidak boleh diterima jika sudah atau
mendekati kadaluarsa Nomor bets dan tanggal kedaluwarsa obat, bahan obat  dan
alat kesehatan harus dicatat pada saat penerimaan, untuk mempermudah
penelusuran. Selain itu, kesesuaian jumlah, jenis dan bentuk sediaan obat tersebut
juga diperiksa dan dilakukan pemeriksaan berupa data pada Surat Pesanan (SP),
faktur serta kondisi fisik barang tersebut. Jika ditemukan obat,bahan obat, dan alat
kesehatan diduga palsu, bets tersebut harus segera dipisahkan dan dilaporkan ke
instansi berwenang, dan ke pemegang izin edar. Pengiriman obat,bahan obat, dan
alat kesehatan yang diterima dari sarana transportasi harus diperiksa sebagai
bentuk verifikasi terhadap keutuhan kontainer / sistem penutup, fisik dan fitur
kemasan serta label kemasan.

Tetapi jika seluruh obat dan alat kesehatan yang diantar telah sesuai dengan
faktur, kondisi yang baik dan tidak mendekati kadaluwarsa, maka produk tersebut
selanjutnya akan dibawa ke gudang penyimpanan. Faktur yang dibawa oleh kurir
tersebut pada saat mengantar barang akan ditandatangani oleh petugas gudang
sebagai pihak penerima, kemudian tanggal penerimaan barang juga harus di tulis
dengan jelas pada faktur tersebut. Faktur yang sudah ditandatangan kemudian di
stempel dengan stempel PBF yang bersangkutan. Lembar copy faktur dari pihak
supplier akan di terima oleh PBF, data dari faktur tersebut kemudian di input.
Data yang di input berupa data nomor faktur, nama obat pesanan, jumlah pesanan
dan harga yang di peroleh untuk pembelian produk tersebut.Data lain yang juga
terdapat dalam faktur adalah tanggal jatuh tempo. Lamanya tempo yang akan
diberikan masing-masing penyalur untuk PBF melakukan pembayaran obat
pesanannya dapat berbeda-beda, yaitu antara 7 sampai 60 hari dari sejak barang
tersebut diatarkan ke pihak PBF. Tanggal jatuh tempot yang telah disesuaikan
oleh PBF kemudian di tulis di dalam faktur tersebut.

Berikut prosedur penerimaan produk Menurut CDOB (BPOM RI,2015)

a) Pemeriksaan Fisik Barang

b) Petugas gudang menerima barang kiriman yang berasal dari:

 Kiriman pusat
 Kiriman dari principal
 Retur barang dari pelanggan

a) Kepala logistik/petugas gudang memeriksa dokumen pengiriman/dokumen

pengembalian barang apakah alamatnya sesuai.

9
 b) Pemeriksaan barang dilakukan dengan teliti dan benar
c) Periksa barang yang dikirim, bandingkan dengan dokumen kirim/dokumen
return. Pemeriksaan dilakukan pada jenis barang, jumlah, bets, shelf life
expired date dan kualitas kemasan produk apakah kemasannya original
dan belum pernah dibuka/rusak.
d) Bila terdapat ketidaksesuaian jenis barang, jumlah, kemasan barang rusak
dan shelf life expired date yang telah ditetapkan maka:

 Kiriman dari pusat, dari principal, dibuatkan berita acara yang

ditandatangani oleh ekspedisi dan gudang yang kemudian dikirim ke
pengirim dan bagian pemesanan untuk mendapatkan penyelesaian dan
dimonitor oleh kepala logistik.
 RUD (Retur ketika dalam pengiriman)/Non RUD, dilakukan koreksi pada
form retur yang diketahui oleh pihak pengirim sesuai fisik barang yang
diterima.
 Setelah pemeriksaan dilakukan maka dokumen kiriman/dokumen
pengembalian barang ditandatangani oleh kepala logistik dan diserahkan
ke Adm Gudang untuk diproses secara sistem selambat- lambatnya 1 x 24
jam.
 Sebelum dokumen diproses secara sistem maka simpan produk pada area
penerimaan, pastikan tumpukan barang tidak melebihi ketentuan level
tumpukan yang diijinkan. Untuk produk rantai dingin disimpan pada ruang
pendingin/kulkas.
 Setelah diproses secara sistem maka segera simpan produk ke lokasi
penyimpanan sesuai dengan dokumen penerimaan.
 Produk yang menunggu keputusan apakah dapat diterima atau tidak,
dikarantina di ruang/tempat sesuai dengan tipe suhu produk yang
berdangkutan (ambient, AC, Cold Room/Chiller/Kulkas). Untuk produk
rantai dingin yang tidak sesuai suhunya disimpan pada
chiller/refrigerator/cold room dengan label karantina.

2.7 Penyimpanan

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan

cara menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai
aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Metode
penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, menurut bentuk sediaan
san alfabetis dengan menerapkan prinsip FEFO dan FIFO, dan disertai sistem
informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai
kebutuhan.Penyimpanan sebaiknya dilakukan dengan memperpendek jarak
gudang danpemakai dengan cara ini maka secara tidak langsung terjadi efisiensi.

10
Tujuan penyimpanan adalah
a. Memelihara mutu sediaan farmasi
b. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
c. Menjaga ketersediaan
d. Memudahkan pencarian dan pengawasan

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang bangunan gudang

adalah sbb:
1. Kemudahan bergerak
Untuk kemudahan bergerak, gudang perlu ditata sebagai berikut:
a) Gudang menggunakan sistem satu lantai,jangan menggunakan sekat-sekat
karena akan membatasi pengaturan ruangan
b) Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi, ruang
gudang dapat ditata berdasarkan sistem arus garis lurus, arus U atau arus L.

2. Sirkulasi udara yang baik

salah satu faktor penting dalam merancang bangunan gudang adalah adanya
sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan
memaksimalkan umur hidup dari perbekalan farmasi sekaligus bermanfaat dalam
memperpanjang dan memperbaiki kondisi kerja.

3. Rak dan Pallet

Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat meningkatkan
sirkulasi udara dan perputaran stok perbekalan farmasi.

4. Kondisi penyimpanan khusus

 Vaksin memerlukan “Cold Chain”
 Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan
selalu terkunci.
 Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus disimpan
dalam ruangan khusus, sebaiknya disimpan di bangunan khusus terpisah
dari gudang induk.
5. Pencegahan kebakaran
Alat pemadam kebakaran harus dipasang pada tempat
yang mudah dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Tabung pemadam

Penyusunan Stok Perbekalan Farmasi

Perbekalan farmasi disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis. Untuk

memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah berikut:

11
1. Gunakan prinsip FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out)
dalam penyusunan perbekalan farmasi yaitu perbekalan farmasi yang masa
kadaluwarsanya lebih awal atau yang dietrima lebih awal harus digunakan lebih
awal sebab umumnya perbekalan farmasi yang datang lebih awal biasanya juga
diproduksi lebih awal dan umumnya relatif lebih tua dan masa kadaluwarsanya
lebih awal.
2. Susun perbekalan farmasi dalam kemasan besar di atas pallet secara rapi dan
teratur.
3. Gunakan lemari khusus untuk penyimpanan narkotika.
4. Simpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi oleh temperatur , udara,
cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai.
5. Simpan perbekalan farmasi dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan
perbekalan farmasi dalam dengan perbekalan farmasi perbekalan farmasi untuk
penggunaan luar.
6. Cantumkan nama masing-masing perbekalan farmasi pada rak dengan rapi.

2.8 Pendistribusian

Distribusi adalah kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit

untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat
jalan serta untuk menunjang pelayanan medis.

Jenis Sistem Distribusi

Ada beberapa metode yang dapat digunakan oleh IFRS dalam mendistribusikan
perbekalan farmasi di lingkungannya. Adapun metode yang dimaksud antara lain:

1. Resep Perorangan
Resep perorangan adalah resep yang ditulis dokter untuk tiap pasien. Dalam
sistem ini perbekalan farmasi disiapkan dan didistribusikan oleh IFRS sesuai
yang tertulis pada resep.
Keuntungan resep perorangan, yaitu:
a. Semua resep/order dikaji langsung oleh apoteker, yang kemudian memberikan
keterangan atau informasi kepada pasien secara langsung.
b. Memberikan kesempatan interaksi profesional antara apoteker, dokter,
perawat, dan pasien.
c. Memungkinkan pengendalian yang lebih dekat.
d. Mempermudah penagihan biaya perbekalan farmasi bagi pasien.
Kelemahan/Kerugian sistem resep perorangan, yaitu:
a. Memerlukan waktu yang lebih lama
b. Pasien membayar obat yang kemungkinan tidak digunakan

12
2. Sistem Distriusi Persediaan Lengkap Di Ruang
Definisi sistem distribusi persediaan lengkap di ruang adalah tatanan kegiatan
pengantaran sediaan perbekalan farmasi sesuai dengan yang ditulis dokter pada
order perbekalan farmasi, yang disiapkan dari persediaan di ruang oleh perawat
dengan mengambil dosis/unit perbekalan farmasi dari wadah persediaan yang
langsung diberikan kepada pasien di ruang tersebut.

Keuntungan persediaan lengkap di ruang, yaitu:

a. Pelayanan lebih cepat
b. Menghindari pengembalian perbekalan farmasi yang tidak terpakai ke IFRS.
c. Mengurangi penyalinan order perbekalan farmasi.
Kelemahan persediaan lengkap di ruang, yaitu:
a. Kesalahan perbekalan farmasi sangat meningkat karena order perbekalan
farmasi tidak dikaji oleh apoteker.
b. Persediaan perbekalan farmasi di unit pelayanan meningkat, dengan fasilitas
ruangan yang sangat terbatas. Pengendalian persediaan dan mutu, kurang
diperhatikan oleh perawat.
c. Kemungkinan hilangnya perbekalan farmasi tinggi.
d. Penambahan modal investasi, untuk menyediakan fasilitas penyimpanan
perbekalan farmasi yang sesuai di setiap ruangan perawatan pasien.

3. Sistem Distribusi Dosis Unit (Unit Dose Dispensing =UDD)

Definisi perbekalan farmasi dosis unit adalah perbekalan farmasi yang diorder
oleh dokter untuk pasien, terdiri atas satu atau beberapa jenis perbekalan farmasi
yang masing-masing dalam kemasan dosis unit tunggal dalam jumlah persediaan
yang cukup untuk suatu waktu tertentu.
jenis kemasan dan juga sistem untuk mendistribusikan kemasan itu. Pasien
membayar hanya perbekalan farmasi yang dikonsumsi saja

Keuntungan
Beberapa keuntungan sistem distribusi dosis unit yang lebih rinsi sebagai berikut:
1. Pasien hanya membayar perbekalan farmasi yang dikonsumsinya saja.
2. Semua dosis yang diperlukan pada unit perawatan telah disiapkan oleh IFRS.
3. Mengurangi kesalahan pemberian perbekalan farmasi.
4. Menghindari duplikasi order perbekalan farmasi yang berlebihan.
5. Meningkatkan pemberdayaan petugas profesional dan non profesional yang
lebih efisien.

Kelemahan:
1. Meningkatnya kebutuhan tenaga farmasi
2. Meningkatnya biaya operasional

13
4. Sistem Distribusi Kombinasi
Definisi: sistem distribusi yang menerapkan sistem distribusi resep/order
individual sentralisasi, juga menerapkan distribusi persediaan di ruangan yang
terbatas. Perbekalan farmasi yang disediakan di ruangan adalah perbekalan
farmasi yang diperlukan oleh banyak penderita, setiap hari diperlukan, dan
biasanya adalah perbekalan farmasi yang harganya murah mencakup perbekalan
farmasi berupa resep atau perbekalan farmasi bebas.

Keuntungan sistem distribusi kombinasi yaitu:

a. Semua resep/order perorangan dikaji langsung oleh apoteker.

b. Adanya kesempatan berinteraksi dengan profesional antara apoteker, dokter,
perawat dan pasien/keluarga pasien.
c. Perbekalan farmasi yang diperlukan dapat segera tersedia bagi pasien.

14
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang diperoleh mengenai

gambaran perencanaan pengadaan obat – obatan, maka pengambil keputusan,
tidak ada kegiatan – kegiatan yang mendukung proses penggunaan obat-obatan
yang beredar di rumah sakit dan sulit mengetahui dengan pasti penggunaan obat
yang rasional. Dan juga kita bisa menilai bahwa sangat rumitnya menejemen
farmasi di lingkungan rumah sakit dengan terlihatnya banyak pihak yang
dilibatkan dan banyaknya hal yang harus dipertimbangkan dan yang pasti teliti
dan sabar harus ditanamkan pada diri TTK ataupun apoteker.

3.2 Saran

Keberhasilan dari perbaikan perencanaan pengadaan farmasi, dilihat dari

indikator berikut : berkurangnya stok kosong obat di instalasi farmasi,
menurunnya jumlah pembelian keluar, tidak terulang lagi kejadian obat ED masih
tersimpan di apotek maupun ruangan.

15
 BAB IV

DAFTAR PUSTAKA

https://pelayananpublik.id/2019/07/30/rumah-sakit-sejarah-syarat-tujuan-dan-
fungsinya-menurut-uu/
https://www.jogloabang.com/kesehatan/permenkes-3-2020-klasifikasi-perizinan-
rumah-sakit
https://dpmppt.slemankab.go.id/wp-content/uploads/2018/05/IZIN-
MENDIRIKAN-RUMAH-SAKIT.pdf
https://galihendradita.files.wordpress.com/2015/03/pedoman-pengelolaan-
perbekalan-farmasi-2010.pdf
https://www.google.com/search?
q=PENGELOLAAN+OBAT+DI+RUMAH+SAKIT&safe=strict&client=firefox-
b-d&channel=crow2&ei=UmKmYMvzKpS-

16