MENCAIRKAN PENGGAJIAN

Sebagian besar karyawan dibayar baik dengan cek atau dengan setoran langsung dari
jumlah pembayaran bersih ke rekening bank pribadi mereka. Tidak seperti
pembayaran tunai, kedua metode menyediakan sarana untuk mendokumentasikan
jumlah upah yang dibayarkan.

PROSES
Setelah cek gaji disiapkan, hutang dagang meninjau dan menyetujui daftar
penggajian. Sebuah voucher pengeluaran kemudian disiapkan untuk mengesahkan
transfer dana dari rekening giro umum perusahaan ke rekening bank penggajiannya.
Voucher pengeluaran kemudian digunakan untuk memperbarui buku besar. Setelah
meninjau daftar penggajian dan voucher pencairan, kasir kemudian menyiapkan dan
menandatangani cek (atau memulai transaksi transfer dana elektronik [EFT])
mentransfer dana ke rekening bank penggajian perusahaan. Jika organisasi masih
mengeluarkan cek kertas, kasir juga meninjau, menandatangani, dan mendistribusikan
cek gaji karyawan. Kasir segera menyetorkan kembali cek gaji yang tidak diklaim ke
dalam rekening bank perusahaan. Daftar gaji yang tidak diklaim kemudian dikirim
ke departemen audit internal untuk penyelidikan lebih lanjut. Setoran langsung
merupakan salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya
pemrosesan penggajian. Karyawan yang dibayar dengan setoran langsung umumnya
menerima salinan cek gaji yang menunjukkan jumlah yang disetorkan bersama
dengan laporan pendapatan. Sistem penggajian harus menghasilkan serangkaian file
setoran penggajian, satu untuk setiap bank yang melaluinya setoran penggajian
dilakukan. Setiap file berisi catatan untuk setiap karyawan yang rekeningnya dikelola
di bank tertentu. Setiap catatan termasuk nama karyawan, nomor Jaminan Sosial,
nomor rekening bank, dan jumlah gaji bersih. File-file ini dikirim secara elektronik
ke setiap bank yang berpartisipasi. Dana tersebut kemudian ditransfer secara
elektronik dari rekening bank majikan ke rekening karyawan. Setoran langsung
memberikan penghematan kepada pemberi kerja dengan menghilangkan biaya
pembelian, pemrosesan, dan pendistribusian cek kertas. Ini juga mengurangi biaya
bank dan biaya pengiriman. Organisasi masih dapat menghilangkan kebutuhan untuk
mengeluarkan cek penggajian kertas dengan membayar karyawan tersebut dengan
kartu debit penggajian. Kartu debit penggajian adalah kartu nilai tersimpan yang
tidak dapat ditarik berlebihan, tetapi dapat diisi ulang dengan dana tambahan setiap
hari gajian.

ANCAMAN DAN KONTROL

ancaman utama lainnya dalam proses penggajian adalah pencurian cek gaji atau
penerbitan cek gaji kepada karyawan fiktif atau yang diberhentikan. Hal ini dapat
mengakibatkan peningkatan biaya dan hilangnya uang tunai. Menerapkan kontrol
penggajian yang terkait dengan pengeluaran kas lainnya dapat mengurangi ancaman
ini. Khususnya:
• Akses ke cek penggajian kosong dan ke mesin tanda tangan cek harus dibatasi
(kontrol io.1). Demikian pula, kemampuan untuk mengotorisasi transaksi EFT harus
dibatasi (kontrol 10.2) dan dikendalikan melalui penggunaan otentikasi multifaktor
yang kuat.
• Semua cek penggajian harus diberi nomor secara berurutan dan diperhitungkan
secara berkala (kontrol 10.3). Jika penggajian dilakukan melalui setoran langsung,
semua transaksi EFT harus ditinjau. Kasir harus menandatangani semua cek
penggajian hanya jika didukung oleh dokumentasi yang tepat (daftar penggajian dan
kontrol voucher pengeluaran 10.4).
Selain itu, cek penggajian tidak boleh ditarik ke rekening bank reguler organisasi.
Sebagai gantinya, untuk tujuan pengendalian, rekening bank penggajian yang terpisah
harus digunakan (kontrol 10.5). Melakukan hal itu membatasi eksposur kerugian
perusahaan terhadap jumlah uang tunai di akun penggajian yang terpisah. Ini juga
memudahkan untuk merekonsiliasi penggajian dan mendeteksi pemalsuan cek gaji.
Seperti kas kecil, akun penggajian harus dioperasikan sebagai dana imprest. Setiap
hari gajian, jumlah cek tertulis (atau transfer dana EFT) untuk mengisi rekening giro
penggajian harus sama dengan jumlah gaji bersih untuk periode tersebut. Jadi, ketika
semua cek pembayaran telah dicairkan, akun penggajian harus memiliki saldo nol.
Rekening giro penggajian yang terpisah juga memudahkan untuk menemukan cek
palsu saat rekening tersebut direkonsiliasi. Pemisahan tugas (pengendalian 10.6)
adalah pengendalian penting lainnya. Dengan demikian, utang usaha bertanggung
jawab untuk mencatat penggajian, tetapi kasir bertanggung jawab untuk
mendistribusikan cek gaji.
Penggunaan otentikasi multifaktor dan kontrol lainnya untuk membatasi akses ke
database master penggajian (kontrol 10.7) mengurangi risiko pembuatan cek untuk
karyawan yang tidak ada. Selain itu, orang yang bertanggung jawab untuk
membagikan cek gaji harus diminta untuk secara positif mengidentifikasi setiap orang
yang mengambil cek gaji (kontrol 10.8). Kontrol lebih lanjut diberikan dengan
meminta departemen audit internal secara berkala mengamati, secara mengejutkan,
proses distribusi gaji untuk memverifikasi bahwa semua cek diambil oleh karyawan
yang sah. Audit internal juga harus menggunakan analisis data untuk
mengidentifikasi tanda-tanda penipuan penggajian. Prosedur khusus harus digunakan
untuk menangani cek gaji yang tidak diklaim karena menunjukkan kemungkinan
adanya masalah, seperti karyawan yang tidak ada atau diberhentikan. Cek
pembayaran yang tidak diklaim harus dikembalikan ke kantor bendahara untuk segera
disetorkan kembali (kontrol 10.9). Mereka kemudian harus ditelusuri kembali ke
catatan waktu dan dicocokkan dengan file induk penggajian karyawan untuk
memverifikasi bahwa mereka memang sah.

MENGHITUNG DAN MEMBERIKAN IMBALAN, PAJAK, DAN Potongan

KARYAWAN YANG DIBAYAR KARYAWAN
Aktivitas penggajian terakhir adalah menghitung dan mengirimkan pajak gaji dan
tunjangan karyawan kepada pemerintah atau entitas lain.

PROSES
Pengusaha harus membayar pajak Jaminan Sosial di samping jumlah yang dipotong
dari gaji karyawan. Undang-undang federal dan negara bagian juga mewajibkan
pemberi kerja untuk menyumbangkan persentase tertentu dari gaji kotor setiap
karyawan, hingga batas tahunan maksimum, ke dana asuransi kompensasi
pengangguran federal dan negara bagian.
Selain pembayaran wajib pajak, pemberi kerja bertanggung jawab untuk memastikan
bahwa dana lain yang dipotong dari cek gaji karyawan dihitung dengan benar dan
dikirimkan pada waktu yang tepat ke entitas yang sesuai. Pengurangan tersebut
termasuk pembayaran yang diperintahkan pengadilan untuk tunjangan, tunjangan
anak, atau kebangkrutan. Banyak pemberi kerja juga menyumbangkan sebagian atau
seluruh jumlah untuk membayar premi asuransi kesehatan, kecacatan, dan jiwa
karyawan mereka serta memberikan kontribusi yang sesuai untuk rencana pensiun.
Banyak pemberi kerja juga menawarkan rencana tunjangan fleksibel kepada
karyawan mereka, di mana setiap karyawan memilih beberapa pertanggungan
minimum dalam asuransi kesehatan, rencana pensiun, dan kontribusi amal. Rencana
tunjangan yang fleksibel menempatkan tuntutan yang meningkat pada sistem
HRM/penggajian perusahaan. Misalnya, staf HRM dari sebuah perusahaan besar
dengan ribuan karyawan dapat menghabiskan banyak waktu hanya untuk menjawab
pertanyaan rencana 401(k). Selain itu, karyawan ingin dapat membuat perubahan
dalam keputusan investasi mereka secara tepat waktu. Organisasi dapat memenuhi
tuntutan karyawan untuk layanan tersebut tanpa meningkatkan biaya dengan
menyediakan akses ke informasi HRM/penggajian di intranet perusahaan.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ancaman utama dalam aktivitas ini adalah gagal melakukan pengiriman uang yang
diperlukan, pengiriman uang yang tidak tepat waktu, atau kesalahan dalam
pengiriman uang tersebut. Masalah-masalah ini dapat mengakibatkan denda dari
instansi pemerintah dan keluhan karyawan jika kesalahan tersebut berdampak buruk
pada masa pensiun mereka atau tunjangan lainnya.
Circular E, Employer's Tax Guide, diterbitkan oleh IRS, memberikan instruksi rinci
tentang kewajiban majikan untuk memotong dan mengirimkan pajak gaji dan untuk
mengajukan berbagai laporan. Untuk mengurangi ancaman pengiriman uang yang
hilang atau tidak tepat waktu, informasi dalam Edaran E harus digunakan untuk
mengkonfigurasi sistem penggajian agar secara otomatis mencairkan dana saat
penggajian diproses (kontrol 11.1 dan 12.1). Kontrol integritas pemrosesan (kontrol
13.1), seperti pemeriksaan cross-footing dan total batch, meminimalkan risiko
ketidakakuratan. Tinjauan pengawasan reguler (kontrol 13.2) dari laporan penggajian
menyediakan kontrol detektif. Selain itu, memberikan laporan pendapatan kepada
karyawan (kontrol 13.3) memungkinkan mereka mendeteksi dan melaporkan masalah
secara tepat waktu.

Opsi Outsourcing: Biro Layanan Penggajian dan Organisasi Pemberi Kerja

Profesional
Dalam upaya untuk mengurangi biaya, banyak organisasi mengalihdayakan fungsi
penggajian dan HRM mereka ke biro layanan penggajian dan organisasi pemberi
kerja profesional. Abiro jasa penggajianmemelihara data master penggajian untuk
setiap kliennya dan memproses penggajian untuk mereka. Organisasi pengusaha
profesional (PEO) tidak hanya memproses penggajian tetapi juga menyediakan
layanan HRM seperti desain dan administrasi tunjangan karyawan.
Ketika organisasi melakukan outsourcing pemrosesan penggajian, mereka mengirim
data waktu dan kehadiran bersama dengan informasi tentang perubahan personel ke
biro layanan penggajian atau PEO pada akhir setiap periode pembayaran. Biro
layanan penggajian atau PEO kemudian menggunakan data tersebut untuk
menyiapkan cek gaji karyawan, laporan pendapatan, dan daftar penggajian. Layanan
pemrosesan penggajian juga secara berkala menghasilkan formulir W-2 karyawan
dan laporan terkait pajak lainnya. Biro layanan penggajian dan PEO sangat menarik
bagi usaha kecil dan menengah karena alasan berikut:
- Mengurangi biaya.
Biro layanan penggajian dan PEO mendapat manfaat dari skala ekonomi yang terkait
dengan menyiapkan cek gaji untuk sejumlah besar perusahaan. Mereka dapat
membebankan biaya yang biasanya kurang dari biaya melakukan penggajian di
rumah. Biro layanan penggajian atau PEO juga menghemat uang dengan
menghilangkan kebutuhan untuk mengembangkan dan mempertahankan keahlian
yang diperlukan untuk mematuhi undang-undang perpajakan yang terus berubah.

-Jangkauan manfaat yang lebih luas.

PEO mengumpulkan biaya administrasi manfaat di semua klien mereka. Akibatnya,
PEO memungkinkan perusahaan kecil untuk menawarkan berbagai manfaat yang
sama yang biasanya diberikan oleh perusahaan besar.

-Membebaskan sumber daya komputer.

Biro layanan penggajian atau PEO menghilangkan satu atau lebih aplikasi sistem
informasi akuntansi (AIS) (manajemen penggajian dan tunjangan). Sumber daya
komputasi yang dibebaskan kemudian dapat digunakan untuk meningkatkan layanan
di area lain, seperti entri pesanan penjualan. Outsourcing dapat memberikan cara
untuk mengurangi biaya. Namun, perusahaan perlu memastikan untuk secara hati-hati
memantau kualitas layanan untuk memastikan bahwa sistem yang dialihdayakan
secara efektif mengintegrasikan data HRM dan penggajian dengan cara yang
mendukung manajemen karyawan yang efektif.

Ringkasan dan Kesimpulan

Kasus Sistem informasi siklus HRM/penggajian terdiri dari dua subsistem yang
terkait, tetapi terpisah: HRM dan penggajian. Sistem HRM mencatat dan memproses
data tentang aktivitas perekrutan, perekrutan, pelatihan, penugasan, evaluasi, dan
pemberhentian karyawan. Sistem penggajian mencatat dan memproses data yang
digunakan untuk membayar karyawan atas jasa mereka. Sistem HRM/penggajian
harus dirancang untuk mematuhi berbagai peraturan pemerintah yang terkait dengan
pajak dan praktik ketenagakerjaan. Selain itu, kontrol yang memadai harus ada untuk
mencegah (1) membayar lebih kepada karyawan karena data waktu dan kehadiran
yang tidak valid (dilebih-lebihkan) dan (2) mengucurkan cek gaji kepada karyawan
fiktif. Kedua ancaman ini paling baik dapat diminimalkan dengan pemisahan tugas
yang tepat, khususnya dengan menjalankan fungsi berikut oleh individu yang
berbeda:
1. Mengotorisasi dan membuat perubahan pada file induk penggajian untuk peristiwa
seperti perekrutan, pemecatan, dan kenaikan gaji.
2. Mencatat dan memverifikasi waktu kerja karyawan.
3. Menyiapkan gaji.
4. Mendistribusikan gaji.
5. Rekonsiliasi rekening bank penggajian.
Meskipun HRM dan sistem penggajian secara tradisional telah dipisahkan, banyak
perusahaan termasuk AOE mencoba mengintegrasikannya untuk mengelola
sumber daya manusia mereka secara lebih efektif dan untuk memberikan manfaat
dan layanan yang lebih baik kepada karyawan. Elizabeth Venko dan Ann Brandt
menunjukkan kepada Peter Wu bagaimana sistem ERP baru AOE akan
memfasilitasi pengintegrasian kedua fungsi ini. Peter terkesan dengan betapa
mudahnya dia mengambil data tentang keterampilan karyawan dan kehadiran di
kelas pelatihan dari database ini. Dia setuju bahwa ini akan memenuhi kebutuhan
manajer departemen untuk akses cepat dan lancar ke informasi tersebut. Peter juga
menyadari bahwa staf HRM juga dapat menggunakan kemampuan kueri ini untuk
memberikan respons cepat terhadap permintaan informasi karyawan tentang
tunjangan, pengurangan, atau rencana pensiun mereka. dia adalah bahkan lebih
terkesan ketika Elizabeth dan Ann menjelaskan bahwa fitur tambahan lain yang
baru-baru ini diterapkan juga akan memungkinkan karyawan untuk membuat
perubahan langsung dalam alokasi tabungan pensiun, pilihan program medis, dan
pilihan manfaat lainnya. Peter menyadari bahwa membebaskan staf HRM dari
tugas-tugas rutin klerikal akan memungkinkan mereka untuk mencurahkan lebih
banyak waktu untuk membantunya mengatur informasi yang dibutuhkan untuk
membuat keputusan strategis, seperti perencanaan kebutuhan tenaga kerja masa
depan, konseling karir, pengembangan karyawan, dan negosiasi dengan penyedia
layanan. untuk meningkatkan manfaat. Elizabeth menjelaskan bahwa pemrosesan
penggajian sendiri dapat terus dilakukan dalam mode batch karena tidak perlu
pemrosesan online (karyawan akan terus dibayar hanya secara berkala). Namun,
dia ingin meminta karyawan untuk mendaftar untuk menyetor langsung gaji
mereka atau menerima kartu debit penggajian, sehingga menghilangkan kebutuhan
untuk mengeluarkan cek gaji. Matriks kontrol akses akan dibuat untuk
mempertahankan pemisahan tugas yang memadai dalam sistem baru dan
melindungi integritas database HRM/penggajian. Misalnya, hanya karyawan
HRM yang akan menambah karyawan baru, dan hanya dari terminal yang terletak
di departemen HRM. Linda Spurgeon senang dengan pekerjaan Elizabeth dan
Ann dalam meningkatkan sistem HRM/penggajian perusahaan. Dia menunjukkan
bahwa tugas mereka selanjutnya adalah bekerja sama dengan Stephanie Cromwell,
kepala keuangan AOE, untuk meningkatkan proses penutupan keuangan dan
membantu mengembangkan laporan yang akan memberikan wawasan yang lebih
baik tentang kinerja AOE.