LECTURE NOTES

MGMT6072
Introduction to Management and
Business

Week 4

Managing Communication &

Being an Effective Leader

MGMT6072-Introduction to Management and Business-R4

 LEARNING OUTCOMES

1. Peserta diharapkan mampu mendefinisikan sifat dan fungsi komunikasi serta pemimpin
dan kepemimpinan.

2. Peserta diharapkan mampu membandingkan metode komunikasi serta teori-teori awal

kepemimpinan dan teori kontingensi utama sebagai pemimpin.

3. Peserta diharapkan mampu memberikan contoh hambatan dalam komunikasi antar pribadi
dan cara mengatasinya

4. Peserta diharapkan mampu menguraikan pandangan modern tentang kepemimpinan

5. Peserta diharapkan mampu mendefinisikan motivasi.

6. Peserta diharapkan mampu mengaplikasikan teori-teori awal dan teori modern tentang
motivasi yang masih relevan

OUTLINE MATERI :

• The Nature and Function of Communication

• Methods of Interpersonal Communication
• Effective Interpersonal Communication
• Organizational Communication
• Information Technology and Communication
• Who are Leaders and What is Leadership?
• Early Leadership Theories
• Contingency Theories of Leadership
• Contemporary Views of Leadership
• Leadership Issues in The Twenty First Century

MGMT6072-Introduction to Management and Business-R4

 ISI MATERI

 The Nature and Function of Communication

Komunikasi adalah perpindahan dan pemahaman makna. Perpindahan

makna, ini berarti bahwa jika informasi atau ide belum tersampaikan, maka
komunikasi belum dilakukan. Pembicara yang tidak didengar atau penulis yang
materinya tidak dibaca, maka belum berkomunikasi. Pemahaman makna, surat yang
ditulis dalam bahasa Spanyol yang ditujukan kepada seseorang yang tidak bisa
membaca bahasa Spanyol, tidak dapat dianggap sebagai komunikasi sampai surat
tersebut diterjemahkan ke dalam bahasa di mana orang tersebut bisa membaca dan
memahami isinya.

Komunikasi meliputi komunikasi antar pribadi – komunikasi antara dua

orang atau lebih dan komunikasi organisasi - semua pola, jaringan, dan sistem
komunikasi dalam sebuah organisasi.

Fungsi komunikasi meliputi :

• Bertindak untuk mengendalikan perilaku karyawan dalam beberapa cara.

Organisasi mempunyai hierarki wewenang dan pedoman formal yang harus

ditaati karyawan. Setiap karyawan dapat mengomunikasikan keluhan yang
berkaitan dengan deskripsi pekerjaannya

• Motivasi

Komunikasi memotivasi dengan cara menjelaskan kepada karyawan apa

yang harus dilakukan, seberapa baik mereka melakukannya, dan apa yang
dapat dilakukan untuk memperbaiki kinerja jika belum sesuai dengan standar
yang telah ditetapkan.

MGMT6072-Introduction to Management and Business-R4

  Mengungkapkan ekspresi secara emosional
Kelompok kerja adalah sumber utama dari interaksi sosial. Komunikasi yang
terjadi di dalam kelompok itu merupakan mekanisme dasar di mana para
anggota berbagi perasaan frustasi dan kepuasan kerja.

 Memberikan informasi

Individu dan kelompok kerja membutuhkan informasi untuk melakukan

berbagai hal dalam organisasi. Komunikasi memberikan informasi tersebut.

 Methods of Interpersonal Communication

Pesan yang akan disampaikanakan lewat di antara sumber (pengirim) dan

penerima. Pesan ini dikonversikan ke dalam bentuk simbolik (encoding) dan
melewati beberapa media (saluran) ke penerima, yang menerjemahkan kembali pesan
pengirim (decoding). Hasilnya adalah perpindahan makna dari satu orang ke orang
lain.

Metode berkomunikasi antar pribadi meliputi

(1) komunikasi verbal meliputi: tatap muka, telepon, rapat kelompok,
presentasi formal,
(2) komunikasi non verbal: merupakan komunikasi yang disampaikan
tanpa kata-kata. Contoh: bahasa tubuh (mengacu pada gerak tubuh,
ekspresi wajah dan gerakan tubuh lainnya) dan intonasi verbal
(penekanan yang diberikan seseorang terhadap kata-kata atau ungkapan
yang mengandung makna.

• Effective Interpersonal Communication

Para manajer menghadapi hambatan komunikasi yang dapat mengganggu proses
komunikasi antar pribadi, contoh :

MGMT6072-Introduction to Management and Business-R4

 • Penyaringan; merupakan tindakan manipulasi informasi yang disengaja agar
terlihat lebih baik pada penerima

Emosi; apa yang dirasakan penerima ketika ia menerima sebuah pesan

akan memengaruhi penafsirannya. Emosi yang ekstrem kemungkinan
besar akan menghambat komunikasi yang efektif.
Informasi yang berlebih; merupakan suatu situasi di mana informasi
melebihi kapasitas pengolahan seseorang.
Bahasa; kata-kata memiliki arti yang berbeda bagi orang yang berbeda.
Umur, pendidikan, dan latar belakang budaya merupakan tiga variabel
yang paling jelas memengaruhi bahasa yang digunakan oleh seseorang
dan definisi yang ia berikan pada kata-kata itu.
Jargon merupakan istilah atau bahasa teknis yang digunakan oleh para
anggota kelompok untuk saling berkomunikasi.

Mengatasi hambatan-hambatan dalam komunikasi

 Menggunakan umpan balik

Banyak permasalahan komunikasi dapat langsung dihubungkan
dengan kesalahpahaman dan ketidakakuratan. Permasalahan ini
mungkin tidak terjadi jika manajer menggunakan umpan balik,
baik verbal maupun non-verbal

 Menyederhanakan bahasa
Para manajer harus mempertimbangkan kepada siapa pesan
tersebut diarahkan dan menyesuaikan bahasa untuk individu-
individu tersebut.

 Menyimak dengan aktif

Menyimak untuk mendapatkan makna yang menyeluruh tanpa
terlebih dahulu membuat penilaian atau interprestasi.

• Organizational Communication

Komunikasi dalam sebuah organisasi digambarkan sebagai formal mupun

informal, komunikasi formal mengacu pada komunikasi yang berlangsung dalam

MGMT6072-Introduction to Management and Business-R4

 aturan-aturan kerja organisasi yang ditetapkan. Komunikasi informal adalah
komunikasi organisasi yang tidak didefinisikan dalam hierarki struktur organisasi.
Ketika karyawan saling berbincang di ruang makan siang, saat berolahraga
menggunakan fasilitas perusahaan.
Arah komunikasi organisasi adalah (1) komunikasi ke bawah (komunikasi
yang mengalir ke bawah dari seorang manajer pada karyawannya); (2) komunikasi
ke atas; komunikasi yang mengalir dari karyawan kepada para manajer, (3)
komunikasi ke samping; komunikasi yang terjadi diantara para karyawan pada
tingkatan organisasi yang sama dan (4) komunikasi diagonal; komunikasi yang
melintasi wilayah kerja dan tingkatan organisasi, misal karyawan produksi yang
meminta kenaikan gaji pada manajer HRD.

 Who are Leaders and What is Leadership?

Pemimpin adalah seseorang yang dapat memengaruhi orang lain dan memiliki
otoritas manajerial. Kepemimpinan adalah apa yang dilakukan pemimpin. Kepemimpinan
merupakan proses memimpin sebuah kelompok dan memengaruhi kelompok itu dalam
mencapai tujuannya.

• Early Leadership Theories

Teori–teori awal kepemimpinan ini berfokus pada pemimpin (teori sifat) dan
bagaimana pemimpin berinteraksi dengan anggota kelompoknya (teori perilaku).

Teori Sifat
Fokus riset kepemimpinan pada tahun 1920-an dan 1930-an terletak pada
memahami sifat pemimpin yaitu, karakteristik yang dapat membedakan antara pemimpin
dan non pemimpin. Ada 7 sifat-sifat yang dipelajari adalah
 Penggerak (drive)
 Hasrat untuk memimpin
 Kejujuran dan integritas
 Kepercayaan diri
 Kecerdasan
 Pengetahuan yang relevan mengenai pekerjaan
 Extraversion
MGMT6072-Introduction to Management and Business-R4
 Peneliti akhirnya memahami bahwa sifat itu sendiri tidak cukup membantu
dalam mengidentifikasi pemimpin yang efektif karena mengesampingkan interaksi antara
pemimpin dengan anggota kelompoknya yang juga merupakan faktor situasional.

Teori Perilaku

Teori kepemimpinan yang mengidentifikasi perilaku yang membedakan

antara pemimpin efektif dan tidak efektif. Penelitian dilakukan di beberapa tempat
seperti:

(1) Universitas Iowa

Meneliti tiga tipe gaya kepemimpinan untuk menemukan gaya

kepemimpinan yang efektif. Gaya autokrasi menggambarkan pemimpin yang
mendikte metode kerja, membuat keputusan sepihak dan membatasi partisipasi
karyawan. Gaya demokratis menggambarkan pemimpin yang melibatkan
karyawan dalam membuat keputusan, mendelegasikan wewenang, dan
menggunakan umpan balik sebagai kesempatan untuk melatih karyawan. Gaya
laissez-faire yang menggambarkan pemimpin yang memberikan kesempatan
kepada kelompok untuk membuat keputusan dan menyelesaikan pekerjaan
dengan cara apapun yang menurut karyawan pantas dilakukan.

(2) Universitas Ohio

Penelitian ini mengidentifikasikan dua dimensi perilaku pemimpin.

Dimensi inisiasi struktur mengacu pada sejauh mana pemimpin menentukan
peranannya dan peran anggota kelompok dalam mencapai tujuan.

Dimensi lainnya adalah konsiderasi, sejauh mana pemimpin memiliki

hubungan kerja dengan karakteristik saling percaya dan rasa hormat terhadap
gagasan dan perasaan anggota kelompok. Pemimpin yang memiliki konsiderasi

MGMT6072-Introduction to Management and Business-R4

 tinggi dan inisiasi struktur yang tinggi pula, seringkali mencapai kinerja dan
kepuasan kelompok yang tinggi pula.

(3) Universitas Michigan

Penelitian Universitas Michigan menghasilkan dua dimensi perilaku

kepemimpinan, yakni berorientasi pada karyawan dan berorientasi pada produksi.

(4) Manajerial Grid

Manajerial Grid menggunakan dimensi “perhatian pada orang” dan

“perhatian pada produksi” dan mengevaluasi manfaat perilaku pemimpin ini
dengan membuat ranking skala 1 (rendah) ke 9 (tinggi).

 Contingency Theories of Leadership



Ada tiga teori kontingensi kepemimpinan yang dapat dipelajari, yaitu:


(1) Model Fiedler

Teori kepemimpinan yang menjelaskan bahwa kinerja kelompok yang efektif

bergantung pada kesesuaian antara gaya kepemimpinan dan banyaknya
kendali serta pengawasan terhadap situasi ini.

(2) Teori Kepemimpinan Situasional

Merupakan teori yang dikembangkan oleh Paul Hersey dan Ken Blanchard
yang fokus pada kesiapan karyawannya. Kesiapan adalah tingkat di mana
orang memiliki kemampuan dan kemauan untuk menyelesaikan pekerjaan
tertentu.

(3) Teori Jalur Tujuan

Teori kepemimpinan yang menyatakan bahwa tugas pemimpin adalah

membantu pengikutnya mencapai tujuan dan mengarahkan atau memberi

MGMT6072-Introduction to Management and Business-R4

 dukungan sesuai kebutuhan untuk memastikan bahwa tujuan mereka sejalan
dengan tujuan kelompok atau organisasi.

• Contemporary Views of Leadership

Ada tiga pandangan teori kepemimpinan kontemporer meliputi :

(1) Kepemimpinan Transformasi – Transaksional

Pemimpin transformasi adalah pemimpin yang menstimulasi dan

menginspirasi bawahan untuk mencapai hasil yang luar biasa.

Pemimpin transaksional adalah pemimpin yang memimpin dengan pertukaran

sosial

(2) Kepemimpinan Karismatik – Visioner

Pemimpin karismatik adalah pemimpin yang antusias dan percaya diri, yang
kepribadian dan tindakannya dapat memengaruhi orang untuk berperilaku
dengan cara tertentu.

Kepemimpinan visioner adalah pemimpin yang memiliki kemampuan untuk

menciptakan dan mengartikulasi sebuah visi masa depan yang realistis, dapat
dipercaya, dan menarik, sehingga dapat memperbaiki situasi saat ini.

(3) Kepemimpinan Tim

Pemimpin tim harus fokus pada dua prioritas: (a) mengatur batasan-batasan
eksternal tim, dan (b) memfasilitasi proses tim. Peran kepemimpinan tim
adalah sebagai manajer konflik, pelatih dan pemecah masalah.

MGMT6072-Introduction to Management and Business-R4

 Motivasi

 What is Motivation

Motivasi mengacu pada proses di mana usaha seseorang diberi energi, diarahkan,
dan berkelanjutan menuju tercapainya suatu tujuan. Definisi ini memiliki tiga
elemen kunci yakni:

a. Energi, adalah ukuran dari intensitas atau dorongan. Seseorang yang

termotivasi menunjukkan usaha dan bekerja keras. Namun kualitas usaha
itu juga harus dipertimbangkan.
b. Arah, usaha tingkat tinggi yang dilakukan harus diarahkan pada hal yang
menguntungkan organisasi. Usaha yang diarahkan, dan konsisten dengan
tujuan organisasi adalah jenis usaha yang diinginkan para karyawan.
c. Ketekunan. Akhirnya motivasi mencakup harapan perusahaan agar
karyawan tekun dalam usahanya untuk berkelanjutan menuju tercapainya
tujuan organisasi.

 Early Theories of Motivation



Ada empat teori awal motivasi, yakni:

a. Teori Hierarki Kebutuhan Maslow

Abraham Maslow adalah seorang psikolog yang menyatakan bahwa dalam

setiap orang terdapat sebuah hierarki dari lima kebutuhan. Maslow berpendapat
bahwa setiap tingkatan dalam hierarki kebutuhan secara substansial harus
dipenuhi sebelum kebutuhan berikutnya menjadi dominan.

MGMT6072-Introduction to Management and Business-R4

 Seorang individu bergerak naik pada hierarki kebutuhan dari satu
tingkatan ke tingkatan berikutnya. Maslow memisahkan lima kebutuhan ke dalam
tingkatan yang lebih tinggi dan yang lebih rendah. Kebutuhan fisiologis dan
keamanan pada tingkatan kebutuhan rendah, sedangkan kebutuhan sosial,
penghargaan, dan kebutuhan aktualisasi diri pada tingkatan kebutuhan yang lebih
tinggi.

1. Kebutuhan fisiologis: kebutuhan seseorang akan makanan, minuman,

tempat berteduh.
2. Kebutuhan keamanan: kebutuhan seseorang akan keamanan dan
perlindungan dari kejahatan fisik dan emosional serta jaminan bahwa
kebutuhan fisik akan terus dipenuhi.
3. Kebutuhan sosial: kebutuhan seseorang akan kasih sayang, rasa
memiliki, penerimaan, dan persahabatan.
4. Kebutuhan penghargaan: kebutuhan seseorang akan faktor-faktor
penghargaan internal, seperti harga diri, otonomi, dan prestasi serta
penghargaan eksternal, seperti status, pengakuan dan perhatian.
5. Kebutuhan aktualisasi diri: kebutuhan seseorang akan pertumbuhan,
pencapaian prestasi dan pemenuhan diri, dorongan untuk mampu
menjadi apa yang diinginkan.

Para manajer yang menggunakan hierarki tingkat kebutuhan Maslow untuk

memotivasi karyawan, melakukan hal-hal untuk memenuhi kebutuhan karyawan,
oleh karena itu manajer perlu memahami pada tingkatan kebutuhan apa orang itu
berada pada hierarki.

b. Teori X dan Teori Y Mc Gregor.

Teori X adalah pandangan negatif orang-orang yang mengasumsikan

bahwa para pekerja memiliki sedikit ambisi, tidak menyukai pekerjaan, ingin
menghindari tanggung jawab, dan perlu dikendalikan agar dapat bekerja secara
efektif.

MGMT6072-Introduction to Management and Business-R4

 Teori Y adalah pandangan positif yang mengasumsikan bahwa karyawan
menikmati pekerjaan, mencari dan menerima tanggung jawab, dan berlatih
mengarahkan diri. Mc Gregor percaya bahwa asumsi teori Y akan menjadi
panduan praktik manajemen dan menyatakan bahwa partisipasi dalam
pengambilan keputusan, pekerjaan yang menantang dan penuh tanggung jawab
serta hubungan kelompok yang baik akan memaksimalkan motivasi karyawan.

c. Teori Dua Faktor Herzberg

Teori dua faktor atau disebut juga teori motivasi higienis mengusulkan
bahwa faktor-faktor intrinsik terkait dengan kepuasan kerja, sedangkan faktor-
faktor ekstrinsik berhubungan dengan ketidakpuasan kerja.

Karakteristik yang berkaitan dengan kepuasan kerja (di gambar ada di sisi
kiri). Ketika orang merasa nyaman dengan pekerjaan mereka, mereka cenderung
untuk menyebutkan faktor-faktor intrinsik yang timbul dari pekerjaan itu sendiri,
seperti pencapaian, pengakuan, prestasi, pertumbuhan dan tanggung jawab.

Ketika mereka merasa tidak puas, mereka cenderung untuk menyebutkan

faktor-faktor ekstrinsik seperti kebijakan, hubungan dengan pengawas, kondisi
kerja, gaji, status hubungan antar pribadi.

d. Teori Tiga Kebutuhan Mc Clelland

David Mc Clelland mengusulkan teori tiga kebutuhan, yakni

(a). Kebutuhan akan prestasi yang merupakan pendorong untuk sukses dan unggul
dalam kaitannya dengan serangkaian standar,

Seseorang dengan kebutuhan akan prestasi yang tinggi berjuang untuk pencapaian
prestasi pribadi alih-alih jabatan dan penghargaan. Mereka lebih memilih
pekerjaan yang menawarkan tanggung jawab pribadi untuk menemukan solusi
terhadap masalah-masalah, di mana mereka dapat menerima umpan balik yang

MGMT6072-Introduction to Management and Business-R4

 cepat dan jelas tentang kinerja mereka untuk mengatakan apakah kinerjanya
meningkat, dan di mana mereka dapat menetapkan tujuan yang menantang.

(b). Kebutuhan akan kekuasaan merupakan kebutuhan untuk membuat orang lain
berperilaku dengan cara di mana mereka tidak akan bersikap sebaliknya.

(c). Kebutuhan akan afiliasi merupakan keinginan atas hubungan antar pribadi
yang akrab dan dekat.

• Contemporary Theories of Motivation

Teori-teori kontemporer ini didukung oleh penelitian. Pendekatan motivasi kontemporer ini
adalah :

(a) Teori Penetapan Tujuan

Teori ini menyatakan bahwa tujuan yang spesifik meningkatkan kinerja, dan ketika
menerima tujuan yang sulit, kinerjanya lebih tinggi daripada tujuan yang mudah. Dari
pengertian di atas dapat dirangkum sebagai berikut:

i. Teori ini berhubungan dengan orang-orang secara umum (bukan untuk orang yang ingin
meraih prestasi)
ii. Teori ini berlaku untuk orang-orang yang menerima dan berkomitmen pada tujuan.
Tujuan yang sulit akan menghasilkan kinerja yang tinggi, hanya jika tujuan itu diterima.
iii. Umpan balik yang datang dari diri karyawan sendiri, di mana seorang karyawan
memonitor sendiri kemajuannya-telah menjadi motivator yang lebih kuat daripada
umpan balik yang datang dari orang lain.

MGMT6072-Introduction to Management and Business-R4

(b) Teori Penguatan

Teori yang menyebutkan bahwa perilaku adalah fungsi dari konsekuensi-

konsekuensinya. Konsekuensi akan mengikuti perilaku dan meningkatkan profitabilitas
di mana perilaku akan diulang disebut daya penguat (reinforces).

Manajer dapat menggunakan daya penguat yang positif dalam tindakan yang
membantu organisasi mencapai tujuannya, seperti pujian, hadiah, promosi, dan
sebaliknya menghindari menggunakan daya penguat yang negatif seperti menghukum
perilaku yang tidak diinginkan, karena hukuman menghilangkan perilaku yang tidak
diinginkan namun efeknya bersifat sementara.

(c) Teori Desain Pekerjaan

Desain pekerjaan mengacu pada cara menggabungkan tugas-tugas untuk membentuk

suatu pekerjaan yang lengkap. Manajer harus merancang dengan sengaja dan penuh
perhatian untuk mempertimbangkan perubahan lingkungan, teknologi organisasi, serta
ketrampilan, kemampuan dan prestasi karyawan. Cara yang dilakukan manajer meliputi:

1. Pemekaran pekerjaaan; merupakan perluasan pekerjaan secara horisontal melalui

penambahan lingkup pekerjaan.

2. Pengayaan pekerjaan; merupakan perluasan pekerjaan secara vertikal dengan

menambahkan tanggung jawab perencanaan dan evaluasi.

(d) Teori Keadilan

Teori dimana karyawan akan membandingkan rasio input hasil dan pekerjaannya
dengan rasio lainnya yang relevan kemudian memperbaiki ketidakadilan yang ada.

MGMT6072-Introduction to Management and Business-R4

(e) Teori Ekspektasi

Teori di mana seorang individu cenderung untuk bertindak dengan cara tertentu
dengan harapan bahwa tindakan itu akan diikuti oleh suatu hasil tertentu dan pada
daya tarik hasil tersebut bagi individu.

MGMT6072-Introduction to Management and Business-R4

 SIMPULAN

Komunikasi adalah perpindahan dan pemahaman makna. Perpindahan makna, ini

berarti bahwa jika informasi atau ide belum tersampaikan, maka komunikasi belum
dilakukan. Komunikasi baik komunikasi formal mau pun komunikasi informal sangatlah
penting di dalam organisasi. Komunikasi meliputi komunikasi antar pribadi – komunikasi
antara dua orang atau lebih dan komunikasi organisasi - semua pola, jaringan, dan sistem
komunikasi dalam sebuah organisasi. Komunikasi memiliki empat fungsi, yaitu:
pengendali, motivasi, ekspresi emosional, dan informasi

Pemimpin adalah orang yang dapat memengaruhi orang lain dan yang memiliki
orientasi manajerial. Kepemimpinan adalah proses memimpin dan memengaruhi suatu
kelompok untuk mencapai tujuan. Manajer harus menjadi pemimpin karena memimpin
adalah salah satu dari fungsi manajemen.

Motivasi adalah proses di mana usaha seseorang diberi energi, diarahkan, dan
berkelanjutan menuju tercapainya suatu tujuan. Teori awal motivasi meliputi teori hirarki
lima kebutuhan Maslow, teori X dan teori Y Mc Gregor, dan teori dua faktor Herzberg.

Para manajer menghadapi tantangan dalam memotivasi karyawan yang unik.

Beragam tenaga kerja mencari fleksibilitas. Pekerja profesional menginginkan dukungan
dan tantangan pekerjaan, dan mereka memotivasi diri dengan pekerjaan itu sendiri.
Karyawan tidak tetap termotivasi dengan pelatihan ketrampilan agar mereka dapat
meningkatkan diri menjadi karyawan tetap.

MGMT6072-Introduction to Management and Business-R4

 DAFTAR PUSTAKA

• Robbins, S.P., & Coulter, M.K.. (2011). Management, Global Edition. 11th
Edition. PE. New Jersey, USA. ISBN: 9780273752776. chapter 16 dan 17
• http://edis.ifas.ufl.edu/pdffiles/HR/HR02000.pdf
• http://59.67.71.238:8080/wzq/wenxian/pdf/12.pdf

MGMT6072-Introduction to Management and Business-R4