MAKALAH

MANAJEMEN RECORD CANTER

Nama : Gregorius Devis Saputra

Nim : E0131191008

Dosen Pengampu : Syarifah Salmah S.E,M.Si

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

 UNIVERSITAS TANJUNGPURA

2020/2021

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Mahakuasa karena telah memberikan kesempatan pada
penulis untuk menyelesaikan makalah ini. Atas rahmat dan hidayah-Nya lah penulis dapat
menyelesaikan makalah yang berjudul MANAJEMEN RECORD CANTER dengan tepat waktu.

Makalah MANJEMEN RECORD CANTER disusun guna memenuhi tugas dosen pada bidang
studi manajemen record canter jurusan kearsipan universitas tanjungpura. Selain itu, penulis juga
berharap agar makalah ini dapat menambah wawasan bagi pembaca.
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR

BAB I PENDAHULUAN……………………………………………………………….1

1……Latar belakang…………………………………..………………………..………1

BAB II PEMBAHASAN………………………………………………………….…….2

1…Pengertian sistem penyimpanan arsip…………….....……………………………..3

2… Tujuan penyimpanan arsip……………….………………….………………...…...4

BAB III PENUTUP…………………………………….…….…...…………………….4

1……Kesimpulan……………………………..………….…….………………………5

2……Saran……………………………………..……….…..…………………………..5

DAFTAR PUSTAKA…………………………………..………………………………..6
BAB I PENDAHULUAN

1.Latar belakang

Ilmu pengetahuan selalu berkembang dan mengalami kemajuan yang sangat pesat, sesuai dengan
perkembangan zaman dan perkembangan cara berpikir manusia.

Bangsa Indonesia sebagai salah satu negara berkembang tidak akan bisa maju selama belum
memperbaiki kualitas sumber daya manusia bangsa kita. Kualitas hidup bangsa dapat meningkat
jika ditunjang dengan sistem pendidikan yang mapan. Dengan sistem pendidikan yang mapan,
memungkinkan kita berpikir kritis, kreatif, dan produktif

Dalam UUD 1945 disebutkan bahwa negara kita ingin mewujudkan masyarakat yang cerdas.
Untuk mencapai bangsa yang cerdas, harus terbentuk masyarakat belajar.

Masyarakat belajar dapat terbentuk jika memiliki kemampuan dan keterampilan mendengar dan
minat baca yang besar. Apabila membaca sudah merupakan kebiasaan dan membudaya dalam
masyarakat, maka jelas buku tidak dapat dipisahkan dari kehidupan sehari-hari dan merupakan
kebutuhan pokok yang harus dipenuhi.

Dalam dunia pendidikan, buku terbukti berdaya guna dan bertepat guna sebagai salah satu sarana
pendidikan dan sarana komunikasi. Dalam kaitan inilah perpustakaan dan pelayanan
perpustakaan harus dikembangkan sebagai salah satu instalasi untuk mewujudkan tujuan
mencerdaskan kehidupan bangsa.
Perpustakaan merupakan bagian yang vital dan besar pengaruhnya terhadap mutu pendidikan.
Judul makalah ini sengaja dipilih karena menarik perhatian penulis untuk dicermati dan perlu
mendapat dukungan dari semua pihak yang peduli terhadap dunia pendidikan.

BAB II PEMBAHASAN

1.Pengertian Sistem Penyimpanan Arsip

Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk
yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.

Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti
shahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat
berbentuk audio, video dan digital.

Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi,
badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal
dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang
ada.

Kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki
nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun yang diterima,
agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. “Sistem penyimpanan adalah rangkaian tata cara
dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat, sehingga
bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat”.
2.Tujuan penyimpanan arsip

Agar proses pencarian arsip yang mengandung informasi terkait lebih mudah ditemukan

Pada dasarnya setiap arsip yang disimpan dalam suatu system mempunyai informasi yang
penting didalamnya, oleh karena penggunaan arsip ini terkait dengan informasi yang ada pada
saat masa lalau masa kini dan masa mendatang.

Sudah barang tentu banyaknya dokumen / arsip yang tersimpan menjadi acuan dalam proses
pencarian arsip tersebut, oleh karena adanya manajemen penyimpanan dokumen yang tertata
dengan baik mampu menjadi solusi dalam proses pencarian informasi dalam suatu arsip. Jika
penyimpanan arsip sudah tertata dan terstruktur dengan baik maka proses pencarian suatu
dokumen akan menjadi lebih mudah dan cepat.

Begitu juga sebaliknya jika proses penyimpanan dokumen tidak tertatadan terstruktur dengan
baik maka hal tersebut akan menghambat proses pencarian dokumen terkait karena tidak adanya
struktur yang baik dalam proses pencarian dokumen yang sangat banyak.

Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan effektif dan effisien. Proses penyimpanan
arsip yang effisien dan effektif dapat pula menjadikan penyusutan data yang tersimpan baik
dalam bentuk hardcopy maupun softcopy. Tanpa mengurangi informasi yang terdapat
didalamnya Penataan Sistem Penyimpanan Arsip berfungsi pula sebagai alternative lain dari
penghematan space dan kertas pada ruang penyimpanan.
Sebagai contoh dapat kita asumsikan penyimpanan arsip dalam bentuk softcopy dapat membantu
effisiensi pada ruang penyimpanan real, seperti menyimpan arsip dan data retensi dalam bentuk
softcopy dan kita bisa memusnahkan dokumen fisik yang sudah terlalu lama disimpan dengan
terlebih dahulu menyimpqan dokumen retensi tersebut kedalam bentuk softcopy dan
menyimpannya didalam sebuah system manajemen dokumen.

Sehingga apabila data tersebut dibutuhkan kembali suatu saat, kita dapat mengambil data yang
tersimpan dari file softycopy tersebut.

Menjaga dari kehilangan informasi yang terdapat didalam arsip. Salah satu Tujuan Penataan
Sistem Penyimpanan Arsip yaitu bagaimana menghindari hilangnya informasi yang terdapat
didalam arsip itu sendiri, dapat dibayangkan apabila peneglolaan arsip yang tidak tersimpan
dengan baik maka beberapa resiko yang terjadi salah satunya adalah hilangnya fisik arsip tanpa
disengaja.

Tujuan Penataan Sistem Penyimpanan ArsipArsip yang tidak tersimpan dengan baik dan lokasi
penyimpanan yang tersebar membuat banyak kesulitan bagi user untuk mencari kembali
informasi, selain waktu yang kurang effisien dalam mencari arsip tersebut maka resiko
kehilangan arsip semakin besar dikarenakan banyaknya dokumen arsip yang tidak memiliki
informasi lokasi dimana terdapatnya arsip yang diinginkan.

Dari beberapa informasi diatas dapat di gamabrkan bahwa sesungguhnya Penataan Sistem
Penyimpanan Arsip merupakan hal yang sangat penting bagi kelangsungan berjalannya suatu
organisasi ataupun individu, dengan Penataan Sistem Penyimpanan Arsip yang baik maka proses
pencarian informasi dan data yang ada akan semakin lebih effisien. dan meningkatkan tingkat
effektifitas dalam suatu proses kerja.
III PENUTUP

Dapat di simpulkan dalam makalah ini bahwa pengertian penyimpanan arsip dan tujuan
penyimpanan arsip. Wajib di ketahui oleh orang yang bekerja di kearsipan karna bias membantu
saat bekerja.

.2 Saran

Apabila terdapat kesalahan di dalam makalah ini mohon kritik dan sarannya agar makalah ini
bisa jadi sempurna dan baik. Agar kita bisa lebih memahami tentang system kersipan.
DAFTAR PUSTAKA

Anhar. 1980.Pengurusan Surat Dan Kearsipan. Jakarta: Dekdikbud.