ELEMEN DAN PROSEDUR DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

ELEMEN DAN PROSEDUR DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

1. Empat Langkah Dalam Siklus Pemrosesan Data

Salah satu fungsi penting system informasi akuntansi adalah untuk memproses transaksi perusahaan
secara efisien dan efektif. Dalam system manual, data dimasukkan kedalam jurnal dan buku besar diolah dalam
kertas kerja. Dalam system berbasis computer, data dimasukkan dalam computer dan disimpan dalam file serta
data base. Operasi yang ditunjukan dalam data untuk menghasilkan informasi yang relevan dan bermakna
mengacu pada siklus pemrosesan data.

a. Input Data

Langkah pertama dalam pengolahan input adalah menangkap data transaksi dan memasukkannya
kedalam system. Proses pengambilan data biasanya dipicu oleh aktivitas bisnis. Data harus dikumpulkan sekitar
tiga fase dari masing-masing aktivitas bisnis, diantaranya:

 Setiap aktivitas yang berkepentingan

 Sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas
 Orang-orang yang berpartisipasi dalam setiap aktivitas

b. Penyimpanan Data

Data perusahaan adalah salah satu sumber daya yang penting. Namun, keberadaan data yang relevan
tidak menjamin bahwa mereka berguna. Untuk berfungsi dengan tepat, sebuah organisasi harus memilih telah
siap dan mudah mengakses data tersebut. Oleh karenanya para akuntan harus memahami bagaimana data
harus di organisir dan disimpan dalam sebuah system informasi akuntansi serta bagaimana data bisa diakses.

1) Buku besar. Informasi akuntansi secara kumulatif disimpan dalam buku besar umum dan buku besar
pembantu. Buku besar umum berisi ringkasan data untuk setiap akun asset kewajiban, ekuitas,
pendapatan dan beban. Sedangkan buku besar pembantu berisi data untuk akun besar umum dengan
banyak sub-sub akun individual. Akun piutang perusahaan memiliki catatan terpisah untuk setiap
pelanggan, dengan informasi rinci seperti nama, alamat, pembelian, pembayaran, saldo rekening, dan
batas kredit. Buku besar pembantu sering digunakan untuk piutang, persediaan, asset tetap, dan
hutang.
2) Teknik-teknik pengkodean. Data didalam buku besar secara logika menggunakan teknik-teknik
pengkodean. Pengkodean penentuan angka atau huruf sistematika kedalam aitem untuk
mengklasifikasi dan mengorganisir mereka. Pengkodean dapat dilakukan dengan beberapa cara:

PURNAWAN T.TOTOU 19150015

ELEMEN DAN PROSEDUR DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

 Kode-kode berurutan, item-item diberi angka secara teratur kedalam akun untuk semua aitem.
 Kode blok, blok-blok angka dipisahkan untuk kategori data tertentu.
 Kode group, dimana dua atau lebih sub group digit digunakan untuk mengkode item.
 Kode hapalan, huruf dan angka saling berseling untuk mengidentifikasi sebuah item.
3) Bagan rekening. Sebuah contoh yang bagus dari coding adalah bagan akun, yang merupakan daftar
nomor ditugaskan untuk setiap akun buku besar. Nomor rekening ini memungkinkan data transaksi
yang tepat. Mereka juga memfasilitasi penyusunan laporan kekuangan dan laporan, karena data yang
disimpan dalam rekening individu dengan mudah dapat disimpulkan untuk presentasi. Namun, data
yang disimpan dalam rekening ringkasan tidak dapat dengan mudah dianalisis dan dilaporkan secara
lebih rinci. Karena itu, penting bahwa bagan akun mengandung detail yang cukup untuk memenuhi
kebutuhan informasi organisasi.
4) Jurnal. Data transaskis dicatat dalam jurnal sebelum dimasukkan kedalam buku besar. Sebuah jurnal
menunjukan akun dan jumlah yang didebet serta dikredit. Jurnal umum digunakan untuk mencatat
transaksi-transaksi yang tidak rutin, misalnya pembayaran gaji, dan penyesuaian diakhir periode serta
jurnal penutup. Sedangkan jurnal khusus digunakan untuk mencatat transaksi rutin yang berulah
misalnya penjualan, penerimaan kas, serta pengeluaran kas.
5) Audit trail. Jejak audit dilacaknya jalan transaksi melalui system pengolahan data dari titik asal ke hasil
akhir, atau mundur dari output akhir ke titik asal. Hal ini digunakan untuk memeriksa akurasi dan
validitas posting buku besar.
6) Computer-Berdasarkan konsep storage. Suatu entitas adalah sesuatu yang disimpan informasinya,
seperti karyawan, persediaan, dan pelanggan. Setiap entitas memiliki atribut, atau karakteristik yang
menarik, yang disimpan, seperti tingkat upah dan alamat.

File adalah sekelompok catatan yang terkait. Sebuah file induk, seperti buku manual di SIA, menyimpan
informasi kumulatif tentang sebuah organisasi. Persediaan dan peralatan file induk menyimpan informasi tentang
sumber daya penting organisasi. File induk yang permanen, mereka ada diperiode fiscal. Namun, catatan master
file individu mungkin sering berubah. Secara berkala, catatan baru ditambahkan atau dihapus dari file induk.

Sebuah file transaksi berisi catatan transaksi bisnis individu yang terjadi selama waktu tertentu. Hal ini
serupa dengan sebuah jurnal di AIS secara manual. File transaksi tidak permanen dan mungkin tidak diperlukan
diluar periode fiscal saat ini. Namun, mereka biasanya diadopsi untuk jangka waktu tertentu untuk tujuan
cadangan.

c. Pemrosesan Data

PURNAWAN T.TOTOU 19150015

ELEMEN DAN PROSEDUR DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Setelah data aktivitas bisnis dimasukkan kedalam system, data harus diproses untuk menjaga database
saat ini. Ada empat jenis aktivitas pengolahan data, antara lain sebagai berikut:

 Membuat catatan data baru, seperti menambahkan karyawan baru direkrut kedatabase penggajian.
 Membaca, mengambil, dan melihat data yang ada.
 Memperbarui data yang tersimpan sebelumnya.
 Menghapus data, seperti membersihkan file master vendor perusahaan yang tidak berkaitan bisnis.

Memperbarui dilakukan secara berkala, misalnya setiap hari, disebut sebagai batch processing. Meskipun
batch processing lebih murah dan lebih efisien, data yang terbaru dan akurat hanya setelah pengolahan. Untuk
itu, batch processing hanya digunakan untuk aplikasi, seperti gaji, yang tidak perlu sering memperbarui dan yang
secara alamiah terjadi atau diproses pada periode waktu yang tetap.

Sebagian besar perusahaan memperbarui setiap transaksi yang disebut sebagai online, pemrosesan real-
time karena memastikan bahwa informasi yang tersimpan selalu saat ini, sehingga meningkatkan kegunaan
pengambilan keputusan. Hal ini juga lebih akurat karena kesalahan input data dapat diperbaiki secara real time
atau menolak. Hal ini juga memberikan keuntungan kompetitif yang signifikan.

d. Output Informasi

Langkah terakhir dalam siklus pengolahan data adalah output informasi. Ketika ditampilkan di monitor,
output mengacu pada soft copy ketika diprint dalam kertas disebut hard copy informasi biasanya disajikan dalam
salah satu dari tiga bentuk, yaitu: dokumen, laporan, atau respon query.

2. Prosedur Dan Dokumen Yang Digunakan Untuk Pengumpulan Dan Pemrosesan Data

Secara historis, kebanyakan bisnis menggunakan dokumen sumber paper untuk mengumpulkan data
tentang kegiatan bisnis mereka. Dokumen kemudian dipindahkan data ke computer. Bila data yang dimasukkan
menggunakan layar computer, mereka sering mempertahankan nama yang sama dan format dasar sebagai
sumber dokumen paper itu diganti.

Perubahan haluan dokumen adalah output perusahaan yang dikirim kepihak eksternal, yang sering
menambahkan data ke dokumen, dan kemudian dikembalikan kepada perusahaan sebagai dokumen masukan.
Dokumen berada dalam bentuk yang dapat dibaca mesin untuk memudahkan pengolahan dokumen selanjutnya
sebagai catatan masukan. Contohnya adalah tagihan utilitas yang dikirimkan ke pelanggan, kembali dengan
pembayaran pelanggan, dan dibaca oleh alat scan khusus ketika dikembalikan.

PURNAWAN T.TOTOU 19150015

ELEMEN DAN PROSEDUR DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sumber data transaksi sebagai perangkat otomatisasi menangkap data dalam bentuk mesin yang dapat
dibaca pada waktu dan tempat asal mereka. Contoh termasuk ATM yang digunakan oleh bank, point-of-sale
(POS) scanner yang digunakan ditoko-toko ritel, dan bar code scanner yang digunakan digudang.

Langkah kedua dalam proses input untuk membuat data yang yakin diambil adalah akurat dan lengkap.
Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dengan menggunakan otomatisasi sumber data atau dirancang
dengan baik dan layar meningkatkan akurasi dan kelengkapan dengan memberikan instruksi atau menanyakan
tentang data apa untuk mengumpulkan, mengelompokkan potongan logis terkait informasi berdekatan,
menggunakan kotak checkoff atau pull-down untuk menyajikan pilihan yang tersedia, dan menggunakan shading
dan perbatasan yang tepat dengan jelas memisahkan item data. Kadang-kadang layar ini menyerupai sumber
dokumen, dan user mengisi layar dengan cara yang sama akan dokumen sumber paper.

Pengguna dapat meningkatkan control baik dengan menggunakan sumber dokumen diberi nomor
sebelumnya atau dengan memiliki system otomatis menetapkan nomor urut untuk setiap transaksi baru.
Pernumbering menyederhanakan memverifikasi bahwa semua transaksi telah dicatat dan bahwa tidak ada
dokumen telah salah.

Langkah ketiga dalam proses input untuk membuat kebijakan perusahaan diikuti, seperti menyetujui atau
memverifikasi transaksi. Sebagai contoh, S & S tidak ingin menjual barang ke pelanggan yan tidak membayar
tagihan atau menjual item untuk pengiriman segera yang keluar dari saham. Masalah-masalah ini dicegah
dengan pemrograman system untuk memeriksa pelanggan batas kredit dan sejarah pembayaran, serta status
persediaan, sebelum mengkonfirmasi cutomer sale.

 Prosedur Pengolahan Data

 Merekam data transaksi pada sebuah dokumen
 Mencatat transaksi ke dalam jurnal yang merupakan catatan yang sifatnya kronologis tentang
apa yang telah terjadi
 Membukukan (memposting) data dari jurnal ke dalam rekening-rekening buku besar yang
meringkas data berdasarkan jenis rekening.

Dokumen transaksi (source documents), adalah media atau formulir, bisa berbentuk kertas atau elektronik
(computer screens), berfungsi untuk :

 Merekam data, mendokumentasikan transaksi, mengotorisasi transaksi, dan memerintahkan kegiatan.

 Pengendalian transaksi (benomor urut tercetak).
 Menjamin kelengkapan data, tersedia informasi tercetak serta petunjuk pengisian dan distribusi.

PURNAWAN T.TOTOU 19150015

ELEMEN DAN PROSEDUR DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

 Prinsip Umum Perencanaan Dokumen

a. Pertimbangan umum :
 Pertimbangan bobot dan kualitas kertas sesuai dengan pemakaian dokumen
 Formatting dan ukuran standart untuk keperluan pengarsipan, penjilidan, dan pengiriman
 Untuk dokumen pengiriman pihak eksternal alamat tujuan berada diposisi jendela amplop
 Warna kertas yang berbeda untuk tembusan dokumen agar mudah pendistribusiannya
 Ringkasan tata cara pengisian dokumen

b. Bagian pembukuan (atas) dokumen :

 Nama dokumen ditempel paling atas dan dicetak tebal
 Cantumkan nomor urut dokumen
 Dokumen untuk pihak eksternal nama dan alamat perusahaan dicantumkan pada bagian atas
dokumen

c. Bagian isi
 Informasi yang logis dikumpulkan menjadi satu
 Sediakan ruang yang cukup untuk merekam data barang yang dipesan
 Urutkan data sesuai urutan standar

d. Bagian bawah

Sediakan ruang yang cukup untuk mencantumkan diposisi, tanda tangan atau persetujuan, mencantumkan
nilai total transaksi, dan menjelaskan distribusi dokumen.

 Jenis-Jenia Kode Rekening

a) Kode urut (sequential code), yaitu kode yang dibuat urut karena dokumen atau objek yang
diberi kode akan dikontrol dan diawasi berdasarkan urutannya, contoh : kode untuk cek.
b) Kode blok (block codes), disebut kode blok karena kode diklasifikasi kedalam beberapa blok,
dan setiap blok digunakan untuk member kode sekelompok objek tertentu.
c) Kode grup (group codes). Dalam kode group setiap angka merepresentasikan objek tertentu.
Contoh : 1 = Aktifa, 11 = Aktifa lancer.

PURNAWAN T.TOTOU 19150015

ELEMEN DAN PROSEDUR DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

d) Kode kombinasi (mnemonic codes), adalah kode yang dibuat dengan mengkombinasikan
huruf dan angka. Contoh : AL-1 = Aktiva Lancar.

PURNAWAN T.TOTOU 19150015