TUGAS MAKALAH

ANALISIS ADMINISTRASI DALAM ARTI SEMPIT

MATA KULIAH : ANALAISIS ADMINISTRASI

DOSEN : ANSHAR A. ABIDIN, S,IP, M. Pd

DISUSUN OLEH :
KELOMPOK 11
SEMESTER VII.A

NAMA : NIM :
1. MUH. IQBAL
2. SALMIAH
3. JUMASITA
4. WIWI PRATIWI

STIA AL-GAZALI BARRU

TAHUN AJARAN
2021
 BAB I
PENDAHULUAN
Administrasi mengandung pengertian sempit itu dimaksudkan sebagai
ketatausahaan yang diartikan sebagai kegiatan penyusunan keterangan keterangan
secara sistematis dan pencatatan secara tertulis semua kegiatan yang diperlukan
dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-
keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lainnya.
Dengan demikian, administrasi merupakan kegiatan tulis menulis, mengirim, dan
menyimpan keterangan. Secara umum kata administrasi dapat diartikan sebagai
suatu kegiatan untuk membantu, melayani, mengarahkan dan mengatur semua
kegiatan organisasi di dalam mencapai tujuan secara tertib dan efisien. (H.M
Daryanto, 2011).
Banyak orang beranggapan bahwa administrasi itu sama dengan juru ketik,
tata usaha atau pekerjaan yang bersangkutan dengan tulis menulis. Administrasi
adalah upaya mencapai tujuan secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan
orang-orang dalam suatu pola kerjasama. Efektif dalam arti hasil yang dicapai
upaya itu sama dengan tujuan yang ditetapkan. Sedangkan efisien berhubungan
dengan penggunaan sumber dana, daya waktu.
Oleh karena itu makalah ini akan membahas mengenai pengertian
administrasi secara sempit dan kegiatan-kegiatan dalam administrasi dengan
harapan mahasiswa dapat menambah wawasan dan pengetahuan tentang
administrasi bagi para pembaca.
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Administrasi dalam arti sempit
Pengertian Administrasi secarass sempit merupakan penyusunan sekaligus
pencatatan data-data maupun informasi secara sistematis yang dimaksudkan untuk
menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali.
Administrasi dalam arti sempit lebih tepatnya disebut dengan tata usaha (office
work, clerical work), administrasi berarti tata usaha yang mencakup setiap
pengaturan yang rapih dan sistematis serta penentuan fakta-fakta secara tertulis
dengan tujuan memperoleh pandangan yang menyeluruh serta hubungan timbal
balik antara satu fakta dengan fakta yang lainnya.
kegiatan administrasi dalam tata usaha dapat dirangkum atau disimpulkan
kedalam tiga kelompok, diantaranya sebagai berikut ini:
1. Korespondensi (Correspondence)
Yaitu surat-menyurat adalah rangkaian aktivitas yang berkenaan
dengan pengiriman informasi secara tertulis di mulai dari penyusunan,
penulisan hingga pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang
telah dituju.
2. Ekspedisi (Expedition)
Merupakan kegiatan administrasi mencatat setiap informasi yang
dikirim atau diterima, baik untuk kepentingan intern maupun kepentingan
ekstern.
3. Pengarsipan (Filing)
Merupakan suatu proses pengaturan dan penyimpanan informasi
secara sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan
kembali saat diperlukan.

Administrasi dalam arti sempit lainnya adalah kegiatan catat –

mencatat,surat – menyurat, ketik-mengetik,agenda dan sebagainya yng
bersifat teknis ketatausahaan.
B. Kegiatan-Kegiatan dalam Administrasi
1. Catat-mencatat
Catat-mencatat merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data
yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat
dikirim dan disimpan.
Contoh: membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan dll.

2. Surat-menyurat
Urusan surat menyurat adalah suatu bagian yang penting dari
pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat adalah sebagai alat
penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, dan lain-lain kepada pihak lain. Menurut Ig. Wursanto yaitu
suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan keputusan,
pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dan sebagainya secara tertulis dari
satu pihak kepada pihak yang lain. 1989:20. 47.
Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan
informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama
pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.
Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan
berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau
lazimnya korespondensi. Hubungan timbal balik antara dua pihak dengan
alat komunikasi secara tertulis dapat dikatakan sebagai hubungan surat
menyurat atau dapat juga disebut korespondensi. Namun, apabila ada
orang atau organisasi yang berkirim surat dan hanya dilakukan sepihak
saja tanpa adanya balasan maka hal tersebut tidak dapat disebut sebagai
surat menyurat atau korespondensi.
Dengan demikian sureat merupakan jembatan pngertian dan alat
komunikasi bagi seseorang dengan orang lain .karena sifatnya yang
 demikian, maka surat surat harus disusun secarasingkat dan padat tetapi
jelas dan tegas bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti,
sederhana, dan teratur Penulis surat harus memikirkan terlebih dahulu
dengan sungguh sungguh apa yang akan ditulis serta menyadari
kepadasiapa tulisan itu ditujukan . karena memalui surat itu berarti
penuklis telah mengantarkan dan membawa idenya kepadaorang lain.
Bagi suatu organisasi, surat berarti sangat penting, yaitu:
- Sebagai alat komunikasi
- Sebagai dokumen organisasi
- Sebagai tanda bukti (Alat pembuktian/persaksian)
Dengan proses surat menyurat yang berjalan lancar dan efektif di
seluruh bagian dan aparat organisasi, informasi dan pengendalian
organisasi akan dapat berjalan dengan baik karena pada hakekatnya suatu
kegiatan ketatausahaan mempunyai ciri ciri utama sebagai berikut:
- Bersifat pelayanan
- Bersifat menetas keseluruh bagian atau pengurus organisasi.
- Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi
3. Pembukuan
Menurut UU Nomor 28 Tahun 2007 Pasal 28, pengertian pembukuan
adalah suatu proses pencatatan yang dilakukan secara teratur untuk
mengumpulkan data dan informasi keuangan.
4. Ketik-mengetik
Mengetik berperan penting dalam penyelesaian suatu pekerjaan
kantor, karena pada dasarnya suatu pekerjaan kurang efisien jika
pencatatan itu dilakukan dengan tulis tangan. Pekerjaan mengetik pada
dasarnya merupakan pekerjaan juru tulis. Adapun Tujuan Pekerjaan
Mengetik Antara Lain:
a. Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.
b. Mempercepat pekerjaan tulis menulis.
c. Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.
d. Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak.
 e. Praktis.
Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan syarat
dasar untuk melaksanakan pekerjaan kantor. Juru tik yang efektif ialah
mereka yang berketerampilan mengetik di atas 250 hentakan per menit.
Setiap pegawai tata usaha (terutama juru tik) diharapkan memiliki
kemampuan dengan kecepatan minimal 250 hpm selain itu harus memiliki
pengetahuan tentang jenis-jenis mesin tik, teknik yang baik, bentuk-bentuk
surat (dinas maupun niaga), tanda-tanda koreksi, jenis-jenis kertas dan
ukuran kertas.

5. Agenda
Buku agenda adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat, surat
masuk dalam jangka waktu satu tahun. Buku agenda dibedakan menjadi 3
yaitu:
a. Agenda tunggal adalah satu buku agenda yang dipergunakan untuk
mencatat surat masuk dansurat keluar sekaligus dengan nomor yang
berurutan.
b. Agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk
mencatat surat masuk sendiri dan surat keluar sendiri, berarti ada 2
buku agenda yaitu buku agenda masuk dan buku agenda keluar.
c. Agenda kembar adalah satu buku agenda untuk mencatat surat masuk
dan surat keluar dalam satu buku.

6. Menghimpun
Menghimpun yaitu kegiatan mencari data, mengusahakan tersedianya
segala informasi yang belum ada sehingga siapuntuk dipergunakan bila
diperlukan. Mengimpu juga bisa diartikan sebagai kegiatan mencari dan
mendapatkan berbagai keterangan yang diperlukan suatu organisasi
sehongga organisasi tersebut dapat dengan mudah mendapatkan gambaran
tindakan dari informasi yang telah terhimpun.
 Contoh: mengumpulkan data,mencari informasi, membuat klipping
dan lain-lain.

7. Mengolah
Merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan
informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna.
Contoh: membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, dan
membuat laporan keuangan.

8. Mengirim dan menyimpan

Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai
cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
Contoh: mengirim e-mail dan faksimili surat
Menyimpan yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai
cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer,
menyusun buku.
 BAB III
KESIMPULAN
Administrasi dalam arti sempit adalah suatu bentuk kegiatan yang meliputi
catat-mencatat, surat menyurat, pembukuan sederhana, ketik-mengetik, dan
sebagainya yang mempunyai sifat teknis ketatausahaan
Kegiatan-kegiatan dalam administrasi meliputi:
1. Catat-mencatat merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data
yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat
dikirim dan disimpan.
2. Surat-menyurat adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan
administrasi kesekretariatan.
3. Pembukuan adalah suatu proses pencatatan yang dilakukan secara teratur
untuk mengumpulkan data dan informasi keuangan.
4. Ketik-mengetik berperan penting dalam penyelesaian suatu pekerjaan
kantor, karena pada dasarnya suatu pekerjaan kurang efisien jika
pencatatan itu dilakukan dengan tulis tangan.
5. Agenda adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat, surat masuk
dalam jangka waktu satu tahun.
6. Menghimpun yaitu kegiatan mencari data, mengusahakan tersedianya
segala informasi yang belum ada sehingga siapuntuk dipergunakan bila
diperlukan.
7. Mengolah merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data
dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna.
8. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara
dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
Menyimpan yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara
dan alat ditempat tertentu yang aman.
 DAFTAR PUSTAKA
N, Sora. 2014. Pengertian Administrasi Secara Sempit dan Luas.
http://www.pengertianku.net/2014/06/pengertian-administrasi-secara-
sempit-dan-luas.html.(diakses pada 12/11/2021)

Nurhidayat, Yayat. Administrasi surat menyurat.

https://id.scribd.com/doc/58456749/ADMINISTRASI-SURAT-
MENYURAT. (diakses pada 12/11/2021)

ManageRadio. 2018. Pengertian Administrasi Dalam Arti Sempit

http://manageradio.com/administrasi/pengertian-administrasi-dalam-arti-
sempit-dan-luas/. (Diakses pada 12/11/2021)